4. nog te starten projecten (nog steeds relevant en noodzakelijk).

Transcriptie

1 MMSBIitlllL Gemeenteraad Maasdriel Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk Afdeling Doorkiesnummer Kerkdriel Verzenddatum Bedrijfsvoering (0418) december DEC 2012 Onderwerp Aanbieden evaluatie Informatiebeleidsplan en nadere toelichting bij raadsvoorstel "Verlengen looptijd l&a plan tot 1 juli Geachte leden van de raad, Kerkstraat <i$ Poslbus GA, Kerkdriel T: r:04i In de commissie Samenleving & Financien van dinsdag 20 november jl. (agendapunt 6) hebben wij u toegezegd inzage te geven in de concept evaluatie Informatiebeleidsplan Bijgaand treft u deze notitie aan. Wij stellen voor de inhoudelijke behandeling van een geactualiseerde evaluatie gelijktijdig te laten plaatsvinden met het nieuwe Informatiebeleidsplan in de raad van april infofpniaasdiiol.nl Bank nr Aanvullend vragen wij uw aandacht voor het volgende In het eerste kwartaal van dit jaar is de balans opgemaakt van het l&a-plan Op basis van een indeling in 4 groepen vond evaluatie plaats: 1. afgeronde projecten; 2. vervallen projecten (voortschrijdend inzicht, altematieve oplossingen); 3. lopende projecten; 4. nog te starten projecten (nog steeds relevant en noodzakelijk). Het resterende krediet viel grofweg uiteen in twee delen. 1. afgeronde en vervallen projecten Deze kredieten zijn bij de jaarrekening 2011 afgesloten; 2. nog lopende en nog te starten projecten Hiervan resteert op dit moment nog Tijdens de afwikkeling van het l&a plan is gestart met het schrijven van het nieuwe informatiebeleidsplan (IBP ). In dit nieuwe plan zijn ook de lopende en

2 nog te starten projecten uit het oude plan meegenomen. Uitgangspunt bij opname is dat projecten met het oog op wet, regelgeving en bedrijfsvoering noodzakelijk zijn. Bij de uitwerking van het IBP bleek ook dat er meer tijd nodig was om het gehele plan te completeren en door te rekenen. Dit is toegelicht in het raadsvoorstel. In 2012 zijn de noodzakelijke lopende projecten verder uitgevoerd en waar nodig bijgesteld, binnen de door uw raad beschikbaar gestelde en nog lopende kredieten.toen bleek dat vaststelling van het nieuwe plan door uw raad in 2012 niet rond kwam is gekeken op welke wijze de periode tot het nieuwe plan overbrugd kon worden. Daarnaast diende zich in 2012 een aantal nieuwe projecten waarbij uitstel niet mogelijk of ongewenst is. In het raadsvoorstel staan die globaal benoemd. In Bijlage 2 worden deze nader gespecificeerd. Een commissielid vroeg of het resterende krediet een andere bestemming kan krijgen. Dit is niet het geval. Het resterende krediet is in ieder geval nodig binnen de financele contouren van het IBP zoals die nu indicatief vorm krijgen. Wij vertrouwen u hiermee voldoende gmformeerd te hebben. Pagina 2 van 4

3 BIJLAGE 1 Evaluatie Informatiebeleidsplan Gemeente Maasdriel met 1 bijlage (concept) Pagina 3 van 4

4 Evaluatie Informatiebeleidsplan Gemeente Maasdriel CONCEPT Kerkdriel, 28 februari 2012 Auteur: Ton Bosman

5 Inhoudsopgave Inleiding 3 Onderdeel 1: Realisatieplan E-overheidsvoorzieningen 3 Onderdeel 2: ICT- infrastructuur 5 Onderdeel 3: Lopende zaken met betrekking tot Informatisering & Automatisering (l&a) 5 Conclusies 6 Aanbevelingen 6 Bijlage 1. Overzicht projecten informatiebeleidsplan

6 Inleiding Door de gemeenteraad is in maart 2009 het informatiebeleidsplan vastgesteld. Het betrof een plan met 57 projecten met een totaal investeringswaarde van De eerste aanzet voor dit plan is medio 2007 gestart en in mei 2008 het college aangeboden. Het omvangrijke beleidsplan heeft de begrotingscyclus doorlopen en is in maart 2009 door de gemeenteraad vastgesteld. Daarmee is het plan ook in de tijd doorgeschoven en staat verder te boek als informatiebeleidsplan Het informatiebeleidsplan is opgezet om een aantal landelijke en in wetgeving vastgelegde ontwikkelingen te kunnen invoeren en financieren. Hierin is de gemeente geslaagd en zij voldoet aan de wettelijke eisen. Daarnaast moet worden geconcludeerd dat door vertraagde wetgeving (Basisregistratie Topografie) en landelijke ontwikkelingen op het gebied van automatisering regelmatig verlenging van termijnen (invoering BAG) heeft plaatsgevonden. Het Informatiebeleidsplan kent 3 sporen: Onderdeel 1: Realisatieplan E-overheidsvoorzieningen = de elektronische overheid die voldoet aan wettelijke eisen; " Onderdeel 2: ICT-infrastructuur= aansluiten op landelijke basisvoorzieningen en aansluiten op de Gemeentelijke Model Architectuur (Gemma v.h. NORA); Onderdeel 3: Lopende zaken met betrekking tot Informatisering & Automatisering (l&a)= professionalisering organisatie & doorontwikkeling. Het totaal budget voor het informatiebeleidsplan is voor 90% uitgevoerd dan wel in uitvoering, aangeduid als verplichtingen. Een aantal projecten tot een totaal bedrag van is niet in uitvoering genomen omdat of de noodzaak tot uitvoering niet meer aanwezig was of er een andere financieringsvorm is gekozen danwel dat aansluiting is gezocht bij landelijke ontwikkelingen zodat vanuit de gemeente geen kosten meer te maken zijn, aangeduid als afgevoerde projecten. Geraamd budget Uitgevoerde projecten Verplichtingen Afgevoerde projecten Saldo Onderdeel 1: Realisatieplan E-overheidsvoorzieningen Het programma gaat over de invoering van de elektronische overheid. In de Verklaring betreffende betere dienstverlening van het Kabinet en de VNG d.d. 18 april 2006 is de invoering als volgt geprioriteerd: Prioriteit 1 realisatie basisvoorzieningen Realisatie Burgerservicenummer (uitgifte) (Gerealiseerd) Realisatie Basisregistraties Adressen en Gebouwen (bronhouderschap) (Gerealiseerd) Realisatie Gemeentelijke Basisadministratie voor persoonsgegevens (bronhouderschap) (Gerealiseerd) 3

7 Prioriteit 2 aansluiting op basisvoorzieningen gg Burgerservicenummer (afname) (Gerealiseerd) / U \A/»V' 'Il )) ' 0III- 1 1 Gemeentelijke Basisadministratie voor persoonsgegevens (afname) (Gereaiilelrcq'*^""*'"' Basisregistraties Adressen en Gebouwen (afname) (Gerealiseerd) DigiD (Gerealiseerd) e-formulieren (Gerealiseerd) Digitaal omgevingsloket (Gerealiseerd) Nieuwe Handelsregister (Gedeeltelijk realiseerd) Bedrijven- en Instellingennummer Basisregistratie Kadaster (wacht op Kadaster) Bedrijvenloket, E-dienstenrichtlijn(Gerealiseerd) Basisregistratie Topografie (wacht op wetgeving) Wet informatie-voorziening Ondergrondse Netwerken (WION) Basisregistratie WOZ (wacht op Waarderingskamer) In dit deelplan hebben zich enkele verschuivingen voorgedaan op basis van landelijke regelgeving, zoals het tijdens de looptijd van het plan ingevoerde Nationaal Urgentieprogramma (NUP). In dit programma zijn maatregelen opgenomen om de digitale dienstverlening te verbeteren. Hiervoor is via de stelpost een aanvullend budget opgenomen van Verder is in uitvoering genomen de implementatie van het digitale werken, waarbij alle in- en uitgaande correspondentie slechts digitaal in de organisatie wordt bewerkt. De implementatiekosten hiervan bedroegen meer dan geraamd. Door bezuinigingen en gekozen altematieve oplossingen zijn deze kosten gecompenseerd binnen dit onderdeel. Voorts lijkt een besparing in 2011 op drukwerk, kantoorartikelen, portikosten en 0,5 fte kopieerwerk structureel te zijn tot een bedrag van ca De gemeentelijke website is geheel vernieuwd, voldoet aan de landelijke webrichtlijnen en kent veel mogelijkheden om de dienstverlening te verbeteren, zoals aanvragen en betalen van gemeentelijke producten, aangeven van vooringevulde(naw gegevens) formulieren en digitale afspraken voor bezoek aan het gemeentehuis. (Door het meer op afspraak werken konden met eenzelfde personele inzet de openingstijden worden verruimd.) Een viertal projecten, zoals Bedrijvenloket, publicatie decentrale regelgeving zijn landelijk gerealiseerd dan wel heeft de gemeente zich bij landelijke voorzieningen, zoals aangesloten die kunnen worden benaderd via de gemeentelijke website. Deze posten zijn afgevoerd. Geraamd budget E- voorzieningen Uitgevoerde projecten Verplichtingen Afgevoerde projecten Saldo

8 Onderdeel 2: ICT- infrastructuur In dit onderdeel is opgenomen de vervanging van de servers en workstations op basis van capaciteitsuitbreiding en afschrijving. Tevens is een gegevensmagazijn ingericht om een koppeling tot stand te brengen tussen de basisadministraties en de mid-office en back office systemen. Op deze wijze kan invulling worden gegeven aan het uitgangspunt "eenmalig uitvragen van gegevens en meervoudig gebruik". Een aantal koppelingen zijn nog uit te voeren waardoor een deel van het budget wordt aangeduid als verplichting. De upgrade van office 2003 naar de versie 2007 is uitgesteld omdat de versie 2003 nog blijkt te voldoen. Binnenkort wordt wel een upgrade verwacht naar de (verbeterde) versie 2010 waarmee dit project als verplichting is opgenomen. De telefooncentrale met de daarbij behorende software was niet opgenomen in het projectplan. De noodzaak tot vervanging werd urgent als gevolg van storingen en slechte bereikbaarheid van het gemeentehuis. Aanpassingen op de bestaande, verouderde centrale was niet mogelijk. Binnen het totaal l&a project zijn door de Stuurgroep verschuivingen aangebracht waardoor de telefooncentrale gefinancierd kon worden. Verder resteert op de stelpost vervanging software nog een bedrag van , gereserveerd voor de vervanging van het financieel pakket. Het huidige financiele pakket is niet geschikt om te voorzien in een noodzakelijke projectenregistratie. Vervanging heeft vertraging opgelopen omdat getracht wordt afstemming te vinden met de financiele softwarepakketten en inrichting van de financiele administratie met de gemeente Zaitbommel met het oog op de aanstaande samenwerking. De als project opgenomen hardware voor het klantbegeleidingssysteem is gefinancierd binnen het budget van de verbouwing publiekshal en kan derhalve hier worden afgevoerd. Geraamd budget ICT infrastructuur Uitgevoerde projecten Verplichtingen Afgevoerde projecten Saldo Onderdeel 3: Lopende zaken met betrekking tot Informatisering & Automatisering (l&a) Dit onderdeel richt zich op een verbetering van bedrijfsvoeringszaken alsmede de inhuur kosten van een automatiseringscoordinator. Het project vervanging server AS400 hangt samen met de landelijke ontwikkelingen over een verbeterde Basisregistratie personen.(gba). Deze ontwikkelingen zijn nog uitgesteld waarmee dit project is opgenomen als verplichting. De ontwikkelingen van de Grootschalige Basiskaart en de Basisregistratie Topografie zijn door vertraging in de wetgeving in de tijd vooruit geschoven. Verwacht wordt dat de Eerste Kamer deze wetgeving binnen afzienbare tijd zal afronden. Het benodigde budget is als verplichting opgenomen. Voor het project Scared Service Centre ICT, een samenwerkingsverband binnen de regio Rivierenland, is opgenomen. Vooralsnog is dit initiatief gestopt en is het budget als afgevoerd project opgenomen. Het project Integraal beheer Openbare ruimte is voliedig uitgevoerd. De kosten daarvan zijn bestreden uit het budget IBOR en kunnen van het project l&a worden afgevoerd. Het digitaliseren van het archief bouwdossiers is gelet op de ontwikkelingen van WABO en Regionale uitvoeringsdiensten vooralsnog niet in uitvoering genomen. Inmiddels is duidelijk geworden dat indien behoefte bestaat aan historische dossiers deze alsnog naar behoefte te scannen zijn. Het budget is als af te voeren project genoteerd. Geraamd budget lopende zaken l&a Uitgevoerde projecten Verplichtingen Afgevoerde projecten Saldo

9 Conclusies Het opzetten van het informatiebeleidsplan is gestart medio 2007.In maart 2009 kon worden gestart met de uitvoering. Wijzigingen in de projecten Gebaseerd op de uitgangspunten van het Kabinetsbeleid inzake Overheid geeft antwoord, verbeteren van dienstverlening en invoeren van basisadministraties waren de hoeveelheid projecten in de tijd uitgezet te ambiteus. Bij de projecten is vaak aangehaakt op landelijke tendenzen, die in de uitvoeringsfase op basis van voortschrijdend inzicht weer veranderden. Voorbeeld: Publicaties milieu op basis van arrest Aarhus, verplicht overheden milieu bepalingen te publiceren. Inmiddels is dit centraal door de Provincies georganiseerd. Het Bedrijvenloket met publicaties over europese aanbestedingen e.d. Volgens kabinetsbeleid een zaak voor overheden, was in het l&a plan opgenomen. Is landelijk opgepakt via www. Antwoordvoorbedrijven.nl waarbij een verwijzing vanuit de gemeentelijke website volstaat. Anderszijds zijn gemeenten nieuw taken toebedeeld zoals opgenomen in het Nationaal Urgentieprogramma (NUP) inzake dienstverlening. De stuurgroep heeft hierop geanticipeerd door binnen het totaal informatiebeleidsplan budgetten anders in te zetten dan wel projecten definitief af te voeren. Wijzigingen in de tijd Het personeelsverloop, juist bij coordinerende functies, heeft geleid tot een ongecoordineerde start. Medio 2010 is gemtervenieerd, een stuurgroep ingesteld, programmamanager aangewezen en budgetten specifiek gemaakt. Verder is geconstateerd dat de keuzes voor software en de implementatie ervan veel meer tijd heeft gekost dan gepland. Dit heeft er toe geleid dat een aantal projecten nog niet voiledig is afgerond en in het nieuwe Informatiebeleidsplan zullen moeten worden opgenomen. Overigens voldoet de gemeente Maasdriel wel aan alle wettelijke eisen met betrekking tot basisregistraties extern en intern gebruik van gegevens, etc. Wijziging in budgetten De budgetten werden in eerste aanleg op basis van jaarschijven beschikbaar gesteld, dit leidde er toe dat geen inzicht bestond in de kosten per project. (De financiele administratie is zoals eerder aangegeven hier ook niet op in te richten). Medio 2010 is alsnog met terugwerkende kracht een projectadministratie opgezet, waardoor inzicht in de projectkosten is verkregen en budgetbeheer per project mogelijk werd. Het Informatiebeleidsplan is dan ook af te sluiten met een beperkt overschot van Aanbevelingen 1. Het verdient aanbeveling om voor de uitvoering van een informatiebeleidsplan een integraal verantwoordelijk programmamanager aan te wijzen, die de projectleiders en uitvoerenden coordineert en verantwoording aflegt aan de stuurgroep. De ervaringen opdaan met projectmatig werken maken onderdeel uit van het invoeringsprogramma Projectmatig werken. 2. De budgetten ( ) voor projecten die gedeeltelijk zijn uitgevoerd dan wel nog in uitvoering moeten worden genomen opnemen in het Informatiebeleidsplan De budgetten ( ) van projecten die uit het Informatiebeleidsplan zijn afgevoerd, toevoegen aan het nieuwe Informatiebeleidsplan ter financiering van nieuwe projecten.

10 BIJLAGE 1 Behorende b:j Evaluatie ISAplan 2C09-201lv2 28 februari T. Bosman Overzicht projecten Informatiebeleidsplan d.d. 28 februari 2012 AANGEPAST / GECORRIGEERD: 13 juni 2012 Omschrijving Raming Besluiten Aangepaste Werkelijke Status project Verschil l&a plan stuurgroep raming uitgaven (Gedeeltelljk)G opnemen erealiseerd Afvoeren in IBP Aanvraag verkl. cmtrent gedrag C Ja Bedrijvenloket ,00 Ja Brondoc GBA overzetten Verseon ,00 Nee Publ decentrale regelgeving , ,00 Ja Identificatie en authent BSN Ja 0 Identificatie enik , Ja 0 Publ. dienstveri/ext.prj.leid Ja 0 Publiceren milieuinformatie ,00 0,00 Ja 0 Telefon en fysiek Icket WMO ,00 0,00 Ja 0 Bestemmingsplannen Geoproces , ,78 gedeeltelijk Bouw- en won.toez.syst en WABO , ,93 gedeeltelijk Implemenlalie DMS , ,66 gedeeltelijk Klachten en me'dingensysteem , ,00 gedeeltelijk Project ZsM , ,62 gedeeltelijk Publiceren WKPB 2e tranche , ,00 Nee Software ontwikkeling website , ,31 gedeeltelijk Uitvoering NUP , ,00 Nee Dig. afspr.bezcek gemeentehuis ,69 0,31 Ja Digitalisering bestemmingsplan Ja Inrichten telemelriesysteem Ja 0 Project GBA Ja Software BAG. Puberr & Serv.nr , Ja 0 Verv. luchtfoto's , Ja 478 Subtotaal deel ) / Hardware klantbegel.syst , ,00 Ja Architectuur NORA (Geoweb) ,00 Ja Deelproject gegevensmagazijn ,06 gedeeltelijk Upgrade Windows 2003-Visla ,00 Nee 0 Verv. print- kopieer en scanap ,00 Ja Software mobiele handhaving ,60 Ja Uitv.risico-analyse inf.beveil , Nee Upgr. Office 2003-Office Nee Hardware audiovisuele hulpmidd Ja Hardware verv.telefooncenlrale ,18 Ja Hardware verv.werkslaticns ,40-0,40 Ja Investeringen ISA-plan ,76 Ja Migratie Oracle 9i naar ,45-0,45 Ja Servers ,00 1,00 Ja Stelpost software ,38 80,62 Ja 81 Vervangen software stelpost , ,65 gedeeltelijk Subtotaal deel Digital, archief bouv.dossier , ,35 Nee Integraal Beheer Openb. Ruimte ,00 Ja Inventarisatiesysteem software ,00 0,00 Nee Kopp.gegev.ihkv samenw.verb , ,00 Nee Bestuur on'ine ,00 0,00 Ja Geo informatiebeleidsplan , ,00 Nee Vervanging AS400 (GBA) ,00 Nee Digitaliseren begraafplaatsadm , Ja Reserveringssysteem verg.serv , ,24 Ja Verbeteren atimo tijd.reg.syst , ,00 Ja EXPL. Inhuur coordinator , Ja Subtotaal deel ff.656 Totaal Restant krediet

11 BIJLAGE 2 Nadere toelichting op projecten l&a plan De indeling in categrieen is gelijk aan de opsomming in het raadsvoorstel. Verdere digitalisering werkstromen en invoering papierloos vergaderen Dit betreft o.a. de projecten voor verdere invoering van het Management Informatiesysteem Pepperflow (mede ter ondersteuning van projectmatig werken en tevens bron voor de LTA). Ook het digitaliseren van de registers van de burgerlijk stand (noodzaak door inktvraat) valt onder deze categorie. Noodzakelijke vervanging hardware (o.a. mailserver en laptops raad door ipads) Diverse hardware is aan het eind van haar technische levensduur en de support vanuit de leverancier gaat dan ook ten einde lopen. Hiermee zou de organisatie dan een operationeel risico gaan lopen. De mailserver is hier een voorbeeld van. Maar ook de aanschaf van ipads voor de raad ter vervanging van de (bijna afgeschreven) laptops valt onder deze categorie. Dit laatste met als doel het scheppen van randvoorwaarden om - op termijn - papierarm te vergaderen Hier valt ook onder de noodzakelijke vervanging van de videokast voor raadsverlegging. Tot slot vallen onder deze categorie ook uitbreiding van geheugencapaciteit en noodzakelijke verbreding van de dataverbindingen ten gevolge van toegenomen gebruik o.a. door verregaande digitalisering. Noodzakelijke vervanging en/of uitbreiding bedrijfsapplicaties (o.a. financieel systeem (DECADE) en managementinformatie) Dit betreft ondermeer de noodzakelijk upgrade van het Document Management Systeem Verseon waarmee papierloos werken wordt ondersteund. Ook valt hieronder de noodzakelijke vervanging van het zwaar verouderde financiele systeem FMS door Decade. Door gezamenlijk met Zaitbommel voor zowel Decade als Verseon te kiezen geeft dit extra mogelijkheden voor verdere samenwerking met onze buurgemeente. Verbetering dienstverlening aan burgers (o.a. telefonie en website) Hieronder vallen o.a. de aansluiting op het register voor niet-ingezetenen, de koppeling van de telefooncentrale aan de bedrijfssystemen van de frontoffice, de invoering van het 14+ nummer en de eerste stappen in het realiseren van de nieuwe webrichtlijnen. Verbetering interne bedrijfsprocessen Onder deze categorie vallen ondermeer de upgrade van het tijdverantwoordingssysteem Atimo en de invoering van de RAET Verzuimmanager om de (ziekte)verzuimbegeleiding effectief te kunnen ondersteunen. Realiseren van diverse noodzakelijke geautomatiseerde koppelingen. Het rijk schrijft voor dat burgers in principe eenmalig gegevens vertrekken en de gemeente deze meermaals kan gebruiken. Dit vereist dat geautomatiseerde systemen gekoppeld worden. Het realiseren en beheren van dergelijke koppelingen is specialistisch en arbeidsintensief werk. Pagina 4 van 4