Gemeenschappelijke Regeling Bureau Openbare Verlichting JAARVERSLAG 2014

Transcriptie

1 Gemeenschappelijke Regeling Bureau Openbare Verlichting JAARVERSLAG 2014 Opgesteld door Wilco Knip (Bureau OVL) Datum: Maart 2015

2 INHOUD 1 INLEIDING SAMENVATTING ALGEMEEN Bedrijfsvoering Ontwikkelingen Toekomstverwachting JAARVERSLAG Strategisch beheer Operationeel beheer Dienstverleningspakket Plus Kennis- en adviescentrum UITWERKING Beheer Kern- en beheergegevens Meldingen Inspectieopdrachten Uitvoeringsopdrachten Ondergrondse storingen Prestatienorm bovengrondse storingen Onderhoud Schouw Remplace Uitvoering onderhoudscontract Projecten PARAGRAFEN Weerstandsvermogen Financiering JAARREKENING Balans per 31 december Staat van baten en lasten Toelichting op de jaarrekening Algemeen Waarderingsgrondslagen voor de balans Grondslagen voor de resultaatbepaling Toelichting op de balans per 31 december Toelichting op de staat van baten en lasten over CONTROLE VERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT ONTWERP BESLUIT Bijlage 1: Overzicht van de materiële vaste activa Jaarverslag 2014 Bureau Openbare Verlichting Pagina 1

3 1 INLEIDING Deze managementrapportage geeft een weergave van het beheer en onderhoud over het jaar 2014 en het daarbij behorende financiële jaarverslag. De financiële cijfers zijn afgezet tegen de begroting van Zoals beschreven in de begroting wordt ook hier een onderscheid gemaakt tussen strategisch en operationeel beheer en komen functies als kennis- en adviescentrum en de activiteiten die vallen onder de Dienstverleningpakket Plus aan de orde. Op basis van deze rapportage kan een beeld worden gevormd hoe de bedrijfsvoering zich ontwikkelt en of het bedrijfsmatig, technisch en financieel goed gaat en of de juiste beslissingen zijn genomen. 2 SAMENVATTING In 2014 heeft de Gemeenschappelijke Regeling Bureau OVL naast de begroting 2015 en het jaarverslag 2013 de kwartaalrapportages over de eerste drie kwartalen van 2014 gepresenteerd. Het jaarverslag met de daarbij behorende jaarrekening en de begroting 2015 zijn vastgesteld door het bestuur en mede goedgekeurd door de Provincie Zuid-Holland. De kwartaalrapportages zijn in de vergaderingen van het Dagelijks en Algemeen Bestuur gepresenteerd en vastgesteld. De uitvoeringswerkzaamheden in 2014 zijn naar tevredenheid uitgevoerd. Het percentage meldingen dat buiten de gestelde responstijd is afgehandeld is gezakt tot onder de vijf procent. Financieel gezien wijken de werkelijke kosten en opbrengsten iets af van de begroting. De werkelijke baten liggen 3,0 % hoger dan begroot. Deze worden hoofdzakelijk veroorzaakt door meer opbrengsten uit projecten. De werkelijke lasten zijn 1,4 % hoger dan begroot. Deze lastenverhoging wordt veroorzaakt door hogere personeelskosten en projectlasten (inhuur personeel). Daarnaast zijn zowel de huisvestingskosten, de beheerlasten, de afschrijvingen en de overige bedrijfslasten lager dan begroot. 3 ALGEMEEN Overlegging van het jaarverslag aan de deelnemende partijen gebeurt volgens artikel van de Dienstverleningsovereenkomst. Deze deelnemende partijen zijn de gemeenten Giessenlanden, Gorinchem, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Leerdam, Molenwaard, Nederlek, Papendrecht, Vianen en Zederik. Het is van belang te weten dat Bureau OVL een beheerorganisatie is, die zich richt op het functioneren van openbare verlichting in de deelnemende gemeenten waarbij sprake is van een goede prijs/kwaliteit verhouding. De hoofdtaak is de uitvoering van het administratieve beheer en de centrale aansturing en regie op de uitvoeringswerkzaamheden aan de openbare verlichting middels het Basispakket. De prijs is hierbij gesteld op 7,88 per lichtobject. Door de invoering van het coördinatiemodel is het mogelijk om de toenemende hoeveelheid projecten uit te voeren (Pluspakket). Naast het Basis- en Pluspakket fungeert Bureau OVL als kenniscentrum voor de deelnemende gemeenten. Bij managementrapportages spelen de bekende vragen, waarop een antwoord moet komen om tot een goede beoordeling te komen: Wat wilden we bereiken (de begroting). Wat hebben we daarvoor gedaan (de bedrijfsactiviteiten). Wat hebben we bereikt (het resultaat). Wat heeft dit gekost (de budgetbewaking). Welke van invloed zijnde zaken zijn er te melden (de bijzonderheden). Door telkens kort na afloop van de rapportageperiode hierop antwoorden te geven, wordt niet alleen adequaat de vanuit het recente verleden nog aanwezige kennis benut, maar kan er ook nog tijdig worden bijgestuurd voor de komende tijd en kan een eventuele benodigde aanpassing al vrij snel kan worden ingevoerd. Dit geldt zowel voor de interne organisatie, die al direct actie kan ondernemen als voor de deelnemende partijen, zodra zij kennis kunnen nemen van de rapportage. Jaarverslag 2014 Bureau Openbare Verlichting Pagina 2

4 3.1 Bedrijfsvoering De personele bezetting bestond op 1 januari 2014 uit 4 fte s vast personeel en 2,4 fte s aan inhuur medewerkers (drie personen). In de loop van 2014 is de personele bezetting gewijzigd van naar 4,1 fte s (vijf personen) vast personeel en 1,4 fte s (drie personen) inhuur medewerkers. De algemene leiding, de werkvoorbereiding voor het regulier onderhoud, het administratief storingenbeheer, het databeheer en de overige administratieve werkzaamheden worden uitgevoerd door een team van vaste medewerkers. De werkzaamheden die voortvloeien uit projecten worden uitgevoerd door inhuur medewerkers. Met ingang van 1 februari heeft, zoals eerder benoemd, de ingehuurde Algemeen Manager plaatsgemaakt voor een Algemeen Manager met een vast dienstverband. Twee van de vaste medewerkers hebben besloten om na een zwangerschapsperiode minder te gaan werken. Door de hoeveelheid projecten is een projectmanager ingehuurd voor circa 16 uur en een toezichthouder voor 20 uur per week. In de loop van 2014 bleek dat de performance en de mogelijkheden van het huidige beheersysteem niet aan de wensen en eisen voldoen en heeft de leverancier besloten om de beheersoftware te herschrijven op basis van een Oracle database i.p.v. een Microsoft SQL database. Ook aan de behoefte van de contactambtenaren van de aangesloten gemeenten om inzicht te krijgen in de arealen van de gemeente zal gehoor worden gegeven. In het derde kwartaal is gestart met testen van de nieuwe software. De verwachting is dat de nieuwe software in de loop van 2015 in gebruik genomen kan worden. De verwachting is dat de licentiekosten voor het nieuwe pakket hoger zullen zijn dan het huidige pakket. 3.2 Ontwikkelingen In september 2013 is een energieakkoord afgesloten. De vraag heerst of benoemde doelstellingen haalbaar zijn. Bureau OVL heeft de doelstelling gepresenteerd aan het Algemeen Bestuur en aan de contactambtenaren. Er is verzocht aan alle gemeenten om mee te doen aan de energiemonitoring om zodoende de bezuiniging op gebied van energieverbruik in beeld te krijgen. Na gesprekken met een aantal gemeenten blijkt dat er verschillen zijn in de verwachtingen en behoeftes van gemeentes over de werkzaamheden van Bureau OVL. Tijdens de gesprekken tussen de medewerkers van gemeenten en de Algemeen Manager blijkt dat er meer behoefte is aan een hogere mate van dienstverlening. Echter de vraag is hoe dit bekostigd moet worden. Is er behoefte aan verschillende niveaus van dienstverlening of kan door het verhogen van de beheerkosten per lichtpunt aan deze behoefte voldaan worden. Op dit moment worden extra behoeften (opstellen van beheerplannen en uitvoeringsplannen) van gemeentes via projecten gerealiseerd. Dan is er de landelijke betrokkenheid bij het netbeheer, waarbinnen een werkgroep is opgestart om de openbare verlichting een hogere prioriteit te brengen, ook waar het gaat om verdere individualisering. Slim verlichten (statisch- en dynamisch dimmen, schakelen en monitoren gaat immers een steeds belangrijker rol spelen. Tijdens één van de overleggen met de contactambtenaren is een presentatie gegeven over invulling van de rol van Installatie Verantwoordelijkheid. De invulling van de Installatieverantwoordelijkheid is ook gepresenteerd aan een deel van het Algemeen Bestuur. Om de kosten en opbrengsten beter te kunnen toewijzen aan de diverse producten (beheer, projecten en advies & kennis) is een start gemaakt met het opstellen van een verdienmodel. Hiermee zal dan inzichtelijk gemaakt kunnen worden welke kosten aan het basispakket, het pluspakket en de het kenniscentrum toebedeeld moeten worden. Op basis van het verdienmodel kan dan bepaald worden of het beheertarief aangepast kan worden en/of de uurtarieven voor de begeleiding van projecten juist zijn. De koppeling van een projectadministratie aan de financiële administratie is hierbij noodzakelijk. In 2015 zullen financiële middelen beschikbaar gesteld moeten worden om een projectadministratie aan te schaffen en in te richten. Eind 2015 loopt het contract af met de huidige onderhoudsaannemer. Middels het opstellen van een nieuwe bestek zal het onderhoud via een Europese aanbesteding op de markt gezet moeten worden. Ook voor het Jaarverslag 2014 Bureau Openbare Verlichting Pagina 3

5 maken van een nieuw onderhoudsbestek en de daarbij behorende aanbesteding zullen financiële middelen beschikbaar gesteld moeten worden. 3.3 Toekomstverwachting Het jaar 2014 heeft zich gekenmerkt door veel werk en relatieve drukte. De nieuwe algemeen manager heeft zich door interne afstemming en extern overleg ingewerkt. Het aantal projecten op zich is enorm toegenomen. Dit kwam in het eerste halfjaar naar voren en daardoor moest het tweede halfjaar worden benut als aanloop om hier meer tijd in te steken. Daarnaast groeide wel de kennis en ervaring binnen de organisatie, waardoor mogelijk interne taakverschuivingen kunnen worden gerealiseerd, ter verkrijgen van een zo groot mogelijk efficiency. Hierbij spelen de al eerder genoemde drie essen : slim, slank en slagvaardig, waarbij geldt dat de bedrijfsvoering binnen de tijd en de raming blijft. De situatie in 2014 is over het algemeen goed ingeschat. Het bewaken van de bedrijfsprocessen moet een constant onderdeel gaan vormen van de bedrijfsvoering. Verslaglegging per afgesproken periode is een doorlopend proces. Het hanteren van periodes gebeurt om feiten meetbaar en vooral vergelijkbaar te maken. Ook speelt een rol dat de constateringen in de voorafgaande periode aanleiding kunnen geven tot aanpassingen binnen facetten van de bedrijfsvoering. De resultaten van metingen vormen in de praktijk een uitstekend sturingsmechanisme. Uiteindelijk zal het mogelijk moeten zijn om op ieder gewenst moment in de bedrijfsprocessen te meten en bij te sturen. Het hebben van een projectadministratie is hierbij een belangrijke factor. Ditzelfde geldt voor een aanpassing van de gestelde doelen, bijvoorbeeld als blijkt dat deze niet - meer - kunnen worden gehaald. Een dergelijk flexibel bedrijfsbeleid zal ten goede komen aan de bedrijfskwaliteit en het bereiken van de doelstellingen. Zaken die in de toekomst aandacht vragen zijn donkertebeleid, kostenreductie, energiebesparing, beperken van lichthinder, duurzaamheid, slim -verlichten en inschakeling van op de arbeidsmarkt achtergestelde werknemers of de inzet van stagiaires. Hoewel er op onderdelen zeker sprake is van zogenaamde containerbegrippen, die specifieke toelichting behoeven, kan in dit verband ook worden genoemd: 1. Ernaar toewerken dat de burgers, bedrijven en instellingen goed te woord worden gestaan, waarbij hun meldingen de juiste aandacht krijgen. Van groot bijkomend belang is dat de deelnemende gemeenten op het gebied van de openbare verlichting in een positief licht komen te staan. 2. Eventuele uitbreiding van het aantal deelnemers. Volumevergroting biedt de mogelijkheid om kostentechnisch en fysiek meer invloed op de markt te hebben. 3. Uniformiteit bewerkstelligen voor alle deelnemende gemeenten, waardoor de werkzaamheden op termijn kunnen vereenvoudigen. 4. De individuele gemeenten werk uit handen nemen, waarbij steeds meer specifieke kennis en ervaring kan worden ingezet en overgebracht. 5. Toewerken naar een zo optimaal mogelijke actuele marktkennis. 6. Het onderhouden van netwerken, waarbij naast de grote leveranciers ook de kleinere aanbieders in de gelegenheid zijn om mee te dingen, conform de Aanbestedingswet Optimalisatie van de afhandeling van meldingen en streven naar het waar mogelijk verkorten van de termijn waarbinnen klachten worden opgelost. Jaarverslag 2014 Bureau Openbare Verlichting Pagina 4

6 4 JAARVERSLAG Strategisch beheer Het strategisch beheer heeft betrekking op beleidsvorming en beleidsbewaking. Het opdrachtgeverschap en budgetbeheer met betrekking tot openbare verlichting, energielevering, ATS-diensten 1 en contracten met de netbeheerder zijn verantwoordelijkheden van de gemeente. Taken en producten voor een gemeente hiervan zijn onder meer het (laten) opstellen van beleidsplannen, bepalen en vastleggen van de gewenste kwaliteit (onder andere opgenomen in beheerplannen), programmering en monitoring. Het vergaren van kennis- en advies is daarnaast een onderdeel van het strategisch beheer. In het kader van opdrachtgeverschap is de gemeente verantwoordelijk voor het budgetbeheer en sluit zij overeenkomsten met derden voor het operationeel beheer, het uitvoeren van het onderhoud, vervangingsprojecten, renovaties en reconstructies. Middels de afgesloten dienstverleningsovereenkomst brengen de gemeenten de volgende van de hierboven genoemde strategische beheertaken onder bij Bureau OVL in het basis dienstverleningspakket. - ATS-diensten 1 - Contracten met netbeheerder - Kennis- en adviescentrum - Input leveren voor het opstellen van beleids- en beheerplannen - Contracten voor uitvoering van het onderhoud De overige strategische beheertaken zoals voornamelijk de vervangingsprojecten, renovaties en reconstructies en het opstellen van beleids- en beheerplannen kunnen door de deelnemende gemeenten bij Bureau OVL worden onder gebracht op basis van regieovereenkomsten. 1 Diensten van de netbeheerders voor de aansluiting op het openbare elektriciteitsnet, voor het transport van elektriciteit en voor de zogenaamde systeemdiensten. 4.2 Operationeel beheer Het operationeel beheer omvat alle uitvoerende diensten die verricht moeten worden ten behoeve van het goed en veilig functioneren van de openbare verlichting, zowel ondergronds als bovengronds. De technische uitvoering voor de ondergrondse werkzaamheden is bij wet voorbehouden aan de netbeheerder (behoudens daar waar gemeenten in bezit zijn van een eigen energienet). Voor de deelnemende gemeenten geldt dat zij allen in het gebied van Stedin te Rotterdam gesitueerd zijn en dat de lichtpunten zijn aangesloten op het net van de netbeheerder. In opdracht van de deelnemende gemeenten is de technische uitvoering van het onderhoud voor het bovengrondse deel ondergebracht bij een marktpartij. Het deel van het operationeel beheer dat in het dienstverleningspakket is opgenomen heeft voor Bureau OVL in hoofdzaak betrekking op de volgende diensten: a. Beheer van alle verlichtingsobjecten b. Directievoering op werkzaamheden van de onderhoudsaannemer (Heijmans) c. Behandeling (storings)meldingen d. Verrichten schouwen e. Administratief verwerken van revisie Jaarverslag 2014 Bureau Openbare Verlichting Pagina 5

7 4.3 Dienstverleningspakket Plus In artikel 5 van de Dienstverleningsovereenkomst is de mogelijkheid opgenomen om tegen betaling van daartoe vastgestelde tarieven ook andere buiten de basis dienstverleningsovereenkomst vallende activiteiten van Bureau OVL af te nemen. Dit betreft vooral projectmatige activiteiten, zoals individuele ondersteuning van gemeenten, aanvragen van offertes, begeleiden en toetsen van projecten, functioneren als projectleider of directievoerder bij nieuwbouw, renovaties en reconstructies, opstellen van kengetallen, beheer- en uitvoeringsplannen, aanbesteden van energie-inkoop, inkoop van aanverwante producten en diensten enzovoort. Daarnaast wordt er naar gestreefd om bij de uitvoering van projecten meer gebruik te gaan maken van externe capaciteit, waarbij Bureau OVL de sturende en controlerende rol vervult. Dit wordt gerealiseerd binnen een zogenaamd coördinatiemodel met inhuur van extern personeel naar rato van de uit te voeren opdrachten. Hierdoor kan Bureau OVL flexibel inspelen op de vraag. 4.4 Kennis- en adviescentrum Eén van de taken van Bureau OVL is het vergaren en onder de deelnemers verspreiden van specifieke kennis op het gebied van de openbare verlichting. De markt waarbinnen de openbare verlichting zich afspeelt groeit en innoveert, waarop adequaat ingespeeld moet worden. Door dit centraal via Bureau OVL te doen wordt er slechts eenmaal inspanning en tijd in gestoken, wat leidt tot besparing van tijd en kunnen alle deelnemers eenduidig geïnformeerd worden. Het vergaren van de kennis bestaat uit het bijhouden van vakliteratuur, bezoeken van vergaderingen, bijeenkomsten en andere overlegmomenten en het opbouwen van een informatienetwerk. Marktkennis vergaren bij leveranciers en branchegenoten speelt hierbij een belangrijke rol. De verspreiding van informatie onder de deelnemers gebeurt daarnaast individueel aan de hand van gestelde vragen en collectief in de maandelijks gevoerde overleggen met de contactambtenaren van de gemeentes. Daar waar nodig zullen de betrokken bestuurders geïnformeerd worden. Daarnaast ontwikkelt zich standaard advisering, informatievoorziening en betrokkenheid betreffende beleidspunten voor de deelnemende gemeenten. Een voorbeeld hiervan is de intussen gestelde vraag over het vervangingsbeleid. Moet er op de eerder genoemde tijdstippen worden vervangen of kunnen de bestaande materialen nog wel even mee. Mogelijk is er een natuurlijker moment, bijvoorbeeld als er toch werkzaamheden in de betreffende wijk plaatsvinden. In dit verband kan ook worden vermeld dat de inmiddels opgedane ervaring steeds meer wordt benut om te worden verwerkt in bestekken voor toekomstige werken. Jaarverslag 2014 Bureau Openbare Verlichting Pagina 6

8 5 UITWERKING 5.1 Beheer De beheertaak is gedurende 2014 naar behoren uitgevoerd met uitzondering van de remplace. Door een interpretatieverschil met de aannemer is de uitvoering van de remplace te laat gestart. Alle meldingen van burgers en meldingen vanuit de schouw zijn uitgezet bij de onderhoudsaannemer door middel van inspectieopdrachten. Kabelstoringen zijn uitgezet bij de netbeheerder Stedin en storingen die niet direct verholpen kunnen worden en incidentele opdrachten, worden via uitvoeringsopdrachten uitgezet bij de aannemer. Dit zijn over het algemeen schades en defecte armaturen die niet direct verholpen kunnen worden. Ook kleine onderhoudsopdrachten zijn middels uitvoeringsopdrachten uitgevoerd Kern- en beheergegevens Aantal lichtobjecten en verbruik elektriciteit: Het totaal aantal lichtobjecten in 2013 bedroeg stuks. In 2014 is dit met 2,9% gestegen tot GEMEENTE Lichtobjecten Inwoners 1 Oppervlakte [ha] Verbruik kwh Plateau Verbruik kwh dal Giessenlanden Gorinchem Hardinxveld- Giessendam Hendrik-Ido- Ambacht Leerdam Molenwaard Nederlek Papendrecht Vianen Zederik Totaal Op basis van gegevens van januari Op basis van bevestiging van Stedin na opgave door Bureau OVL in november Jaarverslag 2014 Bureau Openbare Verlichting Pagina 7

9 5.2 Meldingen De meldingen betreffen vooral het niet functioneren van lichtobjecten door defecte lampen en ontstane schades. Alle meldingen worden dagelijks volgens afspraak digitaal doorgegeven aan de aannemer. Elke dag vindt hierop bewaking plaats door Bureau OVL. De werkzaamheden in het derde kwartaal zijn naar tevredenheid uitgevoerd. In onderstaande tabel is het aantal meldingen in de eerste drie kwartalen, verdeeld naar gemeente en onderverdeeld naar activiteit, vergeleken met de meldingen van Wat opvalt is dat het aantal storingen in het eerste en derde kwartaal overeenkomt met respectievelijk Q1 en Q3 van Het aantal meldingen in het tweede kwartaal is aanzienlijk lager dan Q2 van Gemeente Activiteit Giessenlanden Gorinchem Hardinxveld- Giessendam Hendrik-Ido-Ambacht Leerdam Molenwaard Nederlek Papendrecht Vianen Zederik kwartaal Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 storingen kabelstoringen opdrachtverzoeken storingen kabelstoringen opdrachtverzoeken storingen kabelstoringen opdrachtverzoeken storingen kabelstoringen opdrachtverzoeken storingen kabelstoringen opdrachtverzoeken storingen kabelstoringen opdrachtverzoeken storingen kabelstoringen opdrachtverzoeken storingen kabelstoringen opdrachtverzoeken storingen kabelstoringen opdrachtverzoeken storingen kabelstoringen opdrachtverzoeken Jaarverslag 2014 Bureau Openbare Verlichting Pagina 8

10 Aantal aantal In onderstaande grafiek is het verschil in aantal storingen tussen het eerste en tweede kwartaal duidelijk zichtbaar. De toename van het aantal storingen in de maanden september, oktober en november heeft een relatie met de schouw die in acht gemeenten heeft plaatsgevonden en met de hoeveelheid regen die in augustus is gevallen. 700 Meldingen tot jan. tot feb. tot mrt. tot apr storingen kabelstoringen opdrachtverzoeken tot mei tot jun tot jul tot aug tot sep tot okt tot nov tot dec In onderstaande grafiek is duidelijk het verschil zichtbaar tussen het aantal meldingen in 2013 en Het aantal storing in 2014 is ten opzichte van 2013 afgenomen met 794 stuks (afname van 15%) Het aantal kabelstoringen is in 2014 in vergelijking met 2013 afgenomen met 153 stuks (afname van 18%) Meldingen 2013 vs Q Q Q Q Q Q Q Q4 storingen kabelstoringen opdrachtverzoeken Jaarverslag 2014 Bureau Openbare Verlichting Pagina 9

11 5.2.1 Inspectieopdrachten Het eerste kwartaal zijn inspectieopdrachten uitgezet. Dit is vergelijkbaar met het eerste kwartaal van Het tweede kwartaal laat een verrassend laag aantal melding zien. Daar de weersomstandigheden van het tweede kwartaal niet relevant afwijken ten opzichte van het tweede kwartaal van 2013 kan de afname van het aantal meldingen gerelateerd worden aan het feit dat de administratie na de inventarisatie van 2013 goed op orde is en er dus geen onbekende of afwijkende lampen in het areaal voorkomen. Daarnaast kan de uitgevoerde remplace van de afgelopen 2 jaar ook een reden zijn dat er minder lampuitval is. Het aantal opdrachten in kwartaal 3 en 4 hebben een relatie met de schouwrondes in september en oktober. INSPECTIEOPDRACHTEN naar aanleiding van melding van bovengrondse storingen (inclusief schouw) JAAR Kwartaal Aantal Percentage areaal 3,1% 2,3% 2,0% 3,3% 3,1% 1,1% 2,0% 2,9% Uitvoeringsopdrachten Net zoals bij de inspectieopdrachten is bij de uitvoeringsopdrachten een duidelijke afname te constateren van het aantal storingen/schades. Ook hier kan het op orde hebben van het beheer en het onderhoud van de afgelopen twee jaar een reden zijn voor het lage aantal vervolgopdrachten. UITVOERINGSOPDRACHTEN vervolgopdrachten naar aanleiding van niet direct af te handelen inspectieopdrachten JAAR Kwartaal Aantal Percentage areaal 0,64% 0,70% 0,53% 0,53% 0,74% 0,27% 0,41% 0,40% Ondergrondse storingen Zodra er sprake is van een meervoudige storing wordt deze als kabelstoring bij de regionale netbeheerder Stedin gemeld. Stedin probeert deze kabelstoringen binnen een termijn van vijf dagen op te (laten) lossen. Alhoewel de afhandelingstermijn al aanmerkelijk verbeterd is, blijft dit een groot aandachtspunt. Bureau OVL bewaakt de afhandeling. Er vindt structureel overleg plaats om de termijnen te verbeteren. Inmiddels is door Stedin een pilot gestart voor het in kaart brengen van de gehele keten. Hierin participeren naast Stedin en Joulz ook de steden Dordrecht, Rotterdam en Bureau OVL namens de 10 gemeenten. KABELSTORINGEN naar aanleiding van melding van bovengrondse storingen (inclusief schouw) JAAR Kwartaal Aantal Jaarverslag 2014 Bureau Openbare Verlichting Pagina 10

12 Temp. [C] Storingen versus klimaat Er is een relatie zichtbaar tussen het klimaat en kabelstoringen. Zowel temperatuur als neerslag hebben invloed op de hoeveelheid storingen. Temperatuur heeft vaak een directe invloed terwijl de storingen als gevolg van neerslag vaak later optreden Kabelstoringen Gemiddelde temp. [C] Meerjarig temp. gemiddelde Hoeveelheid neerslag [mm] Meerjarig hoeveelheid neerslag Jan 75 6,0 3,6 66,6 74,3 Feb 39 6,8 3,7 69,6 59,1 Maart 48 8,4 6,4 24,7 72,4 April 28 11,8 9,1 23,0 46,8 Mei 24 13,5 12,9 121,7 63,9 Juni 26 15,9 15,5 43,7 69,3 Juli 40 19,8 17,9 110,1 81,0 Augustus 57 16,1 17,5 145,2 69,9 September 77 15,9 14,5 27,3 75,5 Oktober 93 13,4 10, November 96 8,2 6,7 39,5 82 December 98 4,8 3,7 116,5 80 storingen [stuks] neerslag [mm] Kabelstoring vs klimaat ste kwartaal 2de kwartaal 3de kwartaal 4de kwartaal hoeveelheid neerslag [mm] aantal storingen [stuks] gemiddelde temp [C] 7,1 13,7 17,3 8,8 20,0 18,0 16,0 14,0 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0,0 Jaarverslag 2014 Bureau Openbare Verlichting Pagina 11

13 Aantal Prestatienorm bovengrondse storingen In onderstaande tabel staan de gemelde storingen en afhandelingstijd daarvan. Door nauwgezet toezicht door de medewerkers van Bureau OVL en het feit dat de aannemer volledig is ingewerkt in de regio is het percentage van het aantal meldingen buiten de prestatienorm teruggebracht van 16% (eind 2013) naar gemiddeld 4,1% over geheel Het huidige beheersysteem geeft nog niet voldoende betrouwbare rapportages v.w.b. de overschrijding van de prestatienorm. De hoeveelheden zijn correct, maar de afhandelingstermijn zijn handmatig gecorrigeerd. Prestatienorm 5 dagen Kwartaal Kwartaal Kwartaal Kwartaal Gerealiseerd aantal 1463 stuks 516 stuks 924 stuks 1398 stuks Gerealiseerd percentage 95,6 % 93,0 % 94,3% 98,3% Niet gerealiseerd aantal 67 stuks 39 stuks 55 stuks 24 stuks Niet gerealiseerd percentage 4,4 % 7,0% 5,7% 1,7% Tabel afhandeltijd meldingen Afhandeldagen In onderstaande grafiek is het aantal afhandeldagen van de meldingen over 2014 inzichtelijk gemaakt. Uit deze grafiek kan afgeleid worden dat 9,8% van de meldingen op de dag van melding worden afgehandeld, dat 75,7% binnen drie dagen wordt afgehandeld en dat 95,9 % van de meldingen binnen de prestatienorm van 5 dagen wordt afgehandeld Aantal meldingen >10 Aantal bonnen Aantal afhandeldagen Jaarverslag 2014 Bureau Openbare Verlichting Pagina 12

14 5.3 Onderhoud Dit is na de Europese aanbesteding in uitvoering bij Heijmans Wegen B.V. (de aannemer). Bureau OVL informeert, stuurt aan en zorgt voor toetsing en monitoring van de uitvoering van het onderhoudscontract. Er is sprake van twee soorten onderhoud: Preventief onderhoud, gericht op een goed functionerende openbare verlichting, bestaande uit remplace - preventieve vervanging van lampen -, schoonmaakwerkzaamheden, schilderwerk lichtmasten, incidenteel vervangen van objecten en/of onderdelen. Correctief onderhoud, gericht op snel en effectief repareren van individuele verlichtingsobjecten bij schade of storing, bestaande uit het verhelpen van storingen, uitvoeren van inspecties, verhelpen van schades en behandelen van klachten Schouw Bij het beheren van de openbare verlichting in Nederland spelen de meldingen van burgers een belangrijke rol. De meeste van deze meldingen betreffen vooral de verlichting in woonwijken en dan nog met name in de dichtbevolkte wijken. Dergelijke meldingen worden gestimuleerd door onder andere het vergemakkelijken van het indienen van meldingen via telefoon en website. Ook een adequate directe aanpak van de klachten en terugkoppeling naar de burger die de melding deed, werkt hierbij positief. Op industrieterreinen, hoofd(ontsluitings)wegen en in het landelijk gebied is het aantal burgermeldingen aanzienlijk minder. Hierdoor kunnen gevaarlijke en ongewenste situaties ontstaan en voortduren. Om in dit manco te voorzien vindt er regelmatig een schouw plaats, afhankelijk van de situatie en de gemeente, twee tot acht keer per jaar. Voor acht van de tien gemeenten wordt de schouw uitgevoerd door de onderhoudsaannemer en twee gemeenten doen het zelf. Schouwschema 2014 aantal jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec Giessenlanden 2x 9 39 Gorinchem 2x 9 39 Hardinxveld-Giessendam 2x Hendrik Ido Ambacht 2x 7 40 Leerdam 8x Molenwaard 3x Nederlek 5x Papendrecht Vianen 4x Zederik weeknummer Remplace Uiteraard heeft ook openbare verlichting een bepaalde levensduur. Door veroudering kunnen vermindering van lichtopbrengst of andere kwaliteitsproblemen ontstaan. Dergelijke slijtage noopt uiteindelijk tot vervanging. Dit vergt planning en voorbereiding. Bureau OVL levert de deelnemende gemeenten een planning en begroting van de te vervangen lampen en voert vervolgens directie bij de uitvoering van de remplace door de aannemer. In het tweede kwartaal van 2014 zijn de remplacelijsten uitgezet bij de gemeenten. De aannemer heeft de opdrachten voor de uitvoering van de gemeenten ontvangen en had in de tweede helft van het jaar 2014 de remplace moeten uitvoeren. Door een afstemmingsfout heeft Bureau OVL niet voldoende toegezien op de voortgang en is de remplace voor 2014 te laat gestart. Na analyse blijkt wel dat het aantal storingen niet is toegenomen door het vertraagd uitvoeren van de remplace. Hieruit kan men concluderen dat de levensduur van de lampen in de praktijk langer is dan theoretisch is berekend. Jaarverslag 2014 Bureau Openbare Verlichting Pagina 13

15 5.3.3 Uitvoering onderhoudscontract 2014 Overzicht van de uitvoeringskosten per gemeente per maand Gemeente Januari Februari Maart April Mei Juni subtotaal Giessenlanden Gorinchem Hardinxveld-Giessendam Hendrik-Ido-Ambacht Leerdam Molenwaard Nederlek Papendrecht Vianen Zederik TOTAAL Gemeente Juli Augustus September Oktober November December TOTAAL Giessenlanden Gorinchem Hardinxveld-Giessendam Hendrik-Ido-Ambacht Leerdam Molenwaard Nederlek Papendrecht Vianen Zederik TOTAAL Factuur nog niet goedgekeurd De facturen van december (rood) zijn wel ingediend, maar op het moment van het maken van deze rapportage nog niet goedgekeurd door de gemeenten. Ervaringen uit het verleden tonen aan dat de factuurbedragen eerder zullen afnemen dan toenemen. Jaarverslag 2014 Bureau Openbare Verlichting Pagina 14

16 Overzicht van de uitvoeringskosten (in euro) per gemeente per activiteit over 2014 Gemeente Storingen Schouw Remplace Incidenteel onderhoud Totaal Giessenlanden Gorinchem Hardinxveld-Giessendam Hendrik-Ido-Ambacht Leerdam Molenwaard Nederlek Papendrecht Vianen Zederik Totaal Factuur nog niet goedgekeurd Op basis van het aantal meldingen is inzichtelijk gemaakt wat de gemiddelde kosten per melding zijn. De verschillen zullen hoofdzakelijk met de kosten van de toegepaste materialen te maken hebben. 80,00 70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 0,00 Gemiddelde kosten per storingsmelding De kosten per storing liggen tussen de 47,00 en 68,00. Gemiddeld zijn de kosten per storing 57,85. De storingskosten zijn opgebouwd uit twee component; arbeid en materiaal. Jaarverslag 2014 Bureau Openbare Verlichting Pagina 15

17 Op basis van het aantal uitvoeringsopdrachten is inzichtelijk gemaakt wat de gemiddelde kosten per uitvoeringsopdracht zijn. 700,00 Gemiddelde kosten per uitvoeringsopdracht per gemeente 600,00 500,00 400,00 300,00 200,00 100,00 0,00 De hoge kosten van Zederik zijn als volgt te verklaren: De kosten voor de aansluitingen zijn afgerekend via het los-/vastnemen contract dat Bureau OVL heeft afgesloten met Heijmans. Hierdoor worden de kosten via Bureau OVL afgerekend i.p.v. via Stedin. Totaaloverzicht 2014: Giessenlanden Hardinxveld- Hendrik Ido Molen- Papen- Gemeente Gorinchem Giessendam Ambacht Leerdam waard Nederlek drecht Vianen Zederik aantal aansluitingen aantal inwoners oppervlak in km 2 441,27 65,19 22,01 19,35 11,99 35,18 126,47 31,44 10,77 42,39 76,48 aantal inwoners per lichtobject 4,57 4,04 4,62 5,48 4,20 4,78 4,63 4,50 5,36 4,24 3,82 aantal lichtobjecten per inwoner 0,22 0,25 0,22 0,18 0,24 0,21 0,22 0,22 0,19 0,24 0,26 aantal lichtobjecten per km 2 212,55 54,98 346,98 167,13 571,73 122,83 49,64 99,65 556,55 109,37 46,69 kwh-dal per jaar per lichtobject 128,16 129,75 159,04 120,68 126,99 119,93 111,38 113,99 144,36 140,79 114,66 kwh-plateau per jaar per lichtobject 40,51 41,61 51,47 38,62 40,06 38,42 35,25 33,29 45,71 44,56 36,14 Kosten 2014: Storing per lichtobject 5,31 5,64 3,94 3,98 4,82 7,80 5,73 4,56 5,04 4,99 6,59 Schouw per lichtobject 0,30 0,22 0,21 0,22 0,20 0,88 0,31 0,50-0,44 - Remplace per lichtobject 1,58-0,10 1,43 1,17-2,49 2,10 5,54 0,48 2,44 Incidenteel onderhoud 6,21 7,15 3,11 3,72 3,23 7,86 5,54 7,05 2,74 7,90 13,83 Totaal 13,40 13,01 7,36 9,35 9,42 16,53 14,07 14,22 13,32 13,80 22,87 Storingen 2014: Aantal storingen 1e melding Vervolgopdracht Kabelstoringen Totaal storingen in verhouding tot areaal storingen per lichtobject 9,3% 9,3% 6,2% 6,6% 8,2% 14,9% 11,0% 9,7% 7,4% 9,2% 10,7% kabelstoringen per lichtobject 1,5% 1,1% 0,8% 1,2% 1,5% 2,2% 1,3% 3,3% 1,1% 1,3% 1,5% totaal gemiddeld Jaarverslag 2014 Bureau Openbare Verlichting Pagina 16

18 5.4 Projecten Inmiddels verricht Bureau OVL voor negen van de tien deelnemende gemeenten projectwerkzaamheden op het gebied van de openbare verlichting. Hierdoor kan er worden toegewerkt naar een verdere uniformiteit, wat de nodige efficiencyvoordelen met zich zal meebrengen. Het hierbij van toepassing zijnde motto is: Samen waar het kan, individueel waar het moet Baten Bureau OVL beheer en projecten per gemeente Beheer Projecten In het eerste kwartaal van 2014 had Bureau OVL in totaal 68 projecten in behandeling en gedurende het tweede kwartaal waren dat er 73. Deze opdrachten waren qua omvang en tijdsbesteding zeer divers. Variërend van een opdracht voor het begeleiden van enkele lichtmasten tot het adviseren en begeleiden bij grootschalige vervangingsprojecten in Hendrik-Ido-Ambacht en Giessenlanden (volledig vervangen van de bestaande conventionele verlichting door LED verlichting). Samen met de gemeente Vianen is een beleidstraject opgestart, waarbij middels het opstellen van een nulmeting van het areaal en een bijhorende presentatie een beleidsplan, beheerplan en uitvoeringsplannen zijn opgesteld. Projecten 2014 Kwartaal Kwartaal Kwartaal Kwartaal Lopende projecten Gerealiseerde projecten Nieuwe projecten Jaarverslag 2014 Bureau Openbare Verlichting Pagina 17

19 6 PARAGRAFEN 6.1 Weerstandsvermogen Bureau OVL is gestart zonder eigen vermogen. Bij de oprichting is geen startkapitaal van de deelnemende gemeenten gevraagd. De beschikbare weerstandscapaciteit van Bureau OVL betreft voorlopig het budget voor onvoorziene uitgaven ad Voor een uitvoerende organisatie zonder vastgoed met een beperkte en flexibele personele capaciteit is dit niet bezwaarlijk. Op 24 mei 2013 is bij het vaststellen van de begroting 2014 de omvang van het weerstandsvermogen bepaald op ( 1,11 per lichtpunt). De onderbouwing (en functie) hiervan is als volgt: De algemene reserve: 5% van (= begrotingsomvang) De reserve personele verplichtingen: 1 maandsalaris (inclusief VT en sociale lasten) Risico s in verband met projectmatige inzet: vast bedrag Totaal Op 22 juni 2012 heeft het algemeen bestuur besloten de financiele reserves van Bureau OVL te bestemmen voor het financieren van de investeringen en het weerstandsvermogen (totaal ). Daardoor kon de algemene reserve van en de bestemmingsreserve voor interne financiering (ad ) bij het vaststellen van de jaarrekening 2012 worden volgestort. Omdat de bestemmingsreserve als onderdeel van de weerstandscapaciteit geldt, bedraagt de omvang van het weerstandsvermogen De weerstandsratio (=beschikbare reserves /omvang risico s /) bedraagt 1,9. De gewenste weerstandsratio bedraagt normaliter 1,0. Tevens is besloten om de bestemmingsreserve voor interne finananciering ten bedrage van ongewijzigd vast te vstellen. De bestemmingsreserve voor inwerken wordt niet tot het weerstandsvermogen gerekend. Op het weerstandsvermogen rusten per ultimo 2014 geen verplichtingen vanwege ingediende claims e.d. 6.2 Financiering De financieringsfunctie omvat het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico s. Meer concreet gaat het om financiering van het beleid tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden, het te allen tijde zorgen voor voldoende liquide middelen (waarbij een tijdelijk overschot tegen een zo hoog mogelijk rendement wordt uitgezet) en het daarbij afdekken van met name rente- en kredietrisico s. Op basis van de wet Financiering decentrale overheden (wet Fido) wordt gewerkt met twee treasuryinstrumenten: een financieringsstatuut en deze financieringsparagraaf. Op 9 januari 2012 is het financieringsstatuut vastgesteld. De financieringsactiviteiten van Bureau OVL zijn van bescheiden omvang. De omvang van de materiele vaste activa bedraagt volgens de jaarrekening De aanschaffingswaarde hiervan bedraagt en wordt in 5 jaar afgeschreven. Bij het vaststellen van de financiële omvang is uitgegaan van het gemiddelde van de aanschaffingswaarde zijnde thans Het wordt niet nodig geacht het eigen vermogen hierop aan te passen. Jaarverslag 2014 Bureau Openbare Verlichting Pagina 18

20 Per ultime 2014 bedraagt het tegoed aan liquide middelen bij de Rabobank Alle financiële transacties gaan via het administratiekantoor Verstegen naar de Rabobank. De kredietkwalificatie (= double A) van de Rabobank voldoet aan de norm van het financieringsstatuut. De kasgeldlimiet voor Bureau OVL betreft het wettelijk vastgesteld minimum van Gelet op de omvang van de beschikbare liquiditeiten bij Bureau OVL is de kasgeldlimiet bestuurlijk niet relevant. In verband met het ontbreken van vaste geldleningen is het renterisico nihil en is een onder- of overschrijding van de renterisiconorm niet aan de orde. Jaarverslag 2014 Bureau Openbare Verlichting Pagina 19