Whitepaper. Samenwerkingsplatformen ing. Nyree Lemmens, PhD., Business Analyst

Transcriptie

1 Whitepaper Samenwerkingsplatformen ing. Nyree Lemmens, PhD., Business Analyst

2 Inhoudsopgave Inleiding Technologie faciliteert samenwerking Nut, presentatie en proces emergeren in samenwerking Gemak dient de mens: informatie moet gevonden kunnen worden Digitaal communiceren kun je leren: Training... 7 Samenvatting: Samenwerken ontstaat niet vanzelf... 8

3 Inleiding By 2016, 50 percent of large organizations will have internal Facebook-like social networks, 30 percent of these networks will be considered as essential as and telephones are today. - Gartner.com Samenwerkingsplatformen zijn software platformen die speciaal ontworpen zijn om ideeën te delen, antwoorden te zoeken en te vinden, documenten te managen, projecten op het spoor te houden, en teams verbonden te houden. De achterliggende gedachte: door samenwerking hoeft het wiel niet telkens opnieuw uitgevonden te worden. Samenwerken is de business trend van dit moment. Samenwerk platformen stellen bedrijven en haar medewerkers in staat om, organisatie en demografie overstijgend, de best werkende oplossingen te vinden waar dan ook ter wereld, en deze lokaal uit te rollen. Eventuele problemen die ontstaan kunnen gezamenlijk en direct verholpen worden. Perfect practice makes perfect! Vrijwel elke bedrijfssector heeft een nut voor dergelijke samenwerkingsplatformen. Of het nu de zorg is waar specialisten, verzorgers, sociale werkers, en vrijwilligers allemaal één doel voor ogen hebben, namelijk de gezondheid van haar patiënten. Of bijvoorbeeld de automobiel sector waar monteurs, op locatie, tegen problemen aanlopen en advies nodig hebben voor het bepalen van de beste oplossing. Samenwerkingsplatformen faciliteren de wensen van de medewerkers, ondersteunen het doel van de organisatie, en maken het werkproces efficiënter en daardoor winstgevender. Het is dan ook niet verwonderlijk dat er behoefte is aan een samenwerk platform zoals SharePoint of Lotus Notes. Zowel vanuit oogpunt van de gebruikers als vanuit oogpunt van het bedrijf is er vraag naar dergelijke technologieën. Veel bedrijven implementeren dan een dergelijk platform voor samenwerking. En wanneer dat dan eenmaal gebeurd is?... Dan blijven resultaten uit! Vaak concluderen een bedrijf en haar medewerkers dat de technologie niet functioneert als resultaten uitblijven. Vaak is dat echter niet het probleem. Wat is er dan wel aan de hand? Leuk dat samenwerkingsplatform maar hoe gebruik ik het? Doelstelling In veel gevallen is het probleem dat niemand weet hoe het platform effectief te gebruiken 1. De organisatie en haar medewerkers hebben dan ook vaak de volgende vragen: Wie heeft welke informatie nodig? Wat is het doel van die informatie? Hoe kunnen we die informatie samen gebruiken? Wordt de informatie op de juiste manier gepresenteerd? Willen we de informatie op die manier gebruiken? Waar kunnen we de informatie vinden? Hoe kunnen we de informatie vinden? Het whitepaper belicht deze vragen, geeft argumenten waarom ze belangrijk zijn en pointers om samenwerking effectief te faciliteren. 1 Er wordt aangenomen dat het platform bedachtzaam is opgezet

4 1. Technologie faciliteert samenwerking Het enkel beschikbaar stellen van technologie voor een doel is geen garantie voor het bereiken van dat doel. Wanneer een timmerbedrijf alle materialen beschikbaar heeft voor het bouwen van een brug en deze bovendien klaar heeft liggen op de bouwlocatie maakt dat nog niet dat de brug zichzelf uit de onderdelen samenstelt. Toch is dat, in het algemeen, de gedachtegang die heerst wat betreft technologie. Samenwerking ontstaat niet automagisch door het beschikbaar stellen van technologie Technologie moet gebruikt worden om haar nut te bewijzen. Bovendien moeten technologiegebruikers weten waarvoor en hoe ze de technologie moeten gebruiken. Gechargeerd: geef een timmerman een breinaald en hij zal trachten deze te gebruiken voor de taak die voor hem ligt, bijvoorbeeld een spijker in hout slaan. Het gereedschap kan al dan niet nuttig zijn voor de taak maar erg effectief en efficiënt is het allemaal niet. Weten waarvoor gereedschap nuttig is en hoe het op die taak te gebruiken is dus noodzakelijk. Technologie faciliteert samenwerking, gebruikers geven vorm aan de samenwerking Enkel het juiste gereedschap geven aan de juiste personen is echter geen garantie voor samenwerking. Twee timmermannen die hout, wat spijkers en hamers krijgen om een brug mee te bouwen worden niet automagisch gestimuleerd om die brug in gezamenlijk overleg te bouwen. De technologie moet dus ook op een plan- en doelmatige manier gebruikt kunnen worden om van nut te zijn. De samenwerking ontstaat door het juiste gebruik van de juiste gereedschappen door de juiste gebruikers.

5 2. Nut, presentatie en proces emergeren in samenwerking Communiceren, via welk medium dan ook, gebeurd altijd tussen gebruikers. Communiceren heeft alleen zin als de context bij alle partijen gelijk is. Het is dus niet nuttig om alle, en vaak verschillende typen, informatie voor alle gebruikers te allen tijde beschikbaar te stellen. Zonder een duidelijke context weten de gebruikers niet wat ze met de informatie moeten doen. Het resultaat is veelal dat de gebruikers afhaken. Zonder gebruikers geen communicatie. Zonder communicatie geen samenwerking. Nut bepaald of informatie op het netvlies blijft staan Elke gebruiker heeft een bepaalde behoefte aan specifieke informatie. Alleen de informatie die van nut is voor de gebruiker heeft een contextuele betekenis en zal als belangrijk ervaren worden. Informatie zal dus altijd een, voor de gebruiker belangrijk, doel en reden moeten hebben om relevant te zijn. Presentatie bepaald of informatie gebruikt wordt Hoe duidelijk het doel en de relevantie van informatie ook is, als de presentatie van de informatie niet past bij de taak dan is de informatie nutteloos en wordt dus niet gebruikt. Oftewel, op welke manier wil de gebruiker gebruik maken van de informatie? Strookt dit ook met de manier waarop de informatie gepresenteerd en gebruikt kan worden door de gebruiker? Proces bepaald hoe er over informatie gecommuniceerd wordt Zonder gebruiksrichtlijnen communiceert iedere gebruiker op zijn eigen manier over informatie. De persoon aan de andere kant van de communicatielijn weet niet precies wat hij kan verwachten en schakelt daardoor af. Na korte tijd is er geen communicatie meer omdat niemand het nuttig acht. Een proces wat de context en manier van communiceren inregelt zorgt ervoor dat er effectief gecommuniceerd wordt 2. 2 Hoe goed een proces ook ingeregeld is, als niemand zich aan het proces houdt dan faalt communicatie alsnog.

6 3. Gemak dient de mens: informatie moet gevonden kunnen worden Het bouwbedrijf heeft zijn lessen geleerd. Ze communiceert met haar medewerkers, de timmermannen, waarvoor (i.e., het bouwen van een brug) ze de technologie (e.g., het hout, de spijkers, de hamers) moeten gebruiken. Bovendien geeft het bedrijf ook een planmatige aanpak (i.e., proces) hoe (i.e., nut & presentatie) de technologie te gebruiken. Ook zorgt het bedrijf ervoor dat alle technologie (i.e., de materialen) aanwezig zijn. Alles is opgezet om het doel op een effectieve en efficiënte manier te behalen. Toch? Wanneer de timmermannen op de bouwplaats arriveren staan ze gemotiveerd te trappelen om met het werk van start te gaan. Ze zien het hout liggen. Maar waar zijn de hamers en de spijkers? Na navraag bij de opzichter blijken deze materialen ergens anders opgeslagen te liggen, maar waar is niet helemaal duidelijk. Bovendien blijkt uiteindelijk dat er 5 typen hamers en 50 soorten spijkers zijn. Informatie kan alleen gebruikt worden als deze ook gevonden kan worden. Een dergelijke situatie ontstaat ook vaak bij samenwerk platformen. Ogenschijnlijk lijkt alles goed geregeld te zijn. De medewerkers weten met welk doel ze de technologie, op welke wijze, voor hun nuttig, kunnen gebruiken. Voorbeeld: SharePoint Op SharePoint is een duidelijke teamwerkruimte gemaakt. Iedere medewerker weet wat zijn rol is en wat hij/zij moet opleveren en doet dat ook naar beste weten. Helaas weet iedereen het anders. E.g., documentje opgeslagen in mapje x met naam y. Dergelijke onduidelijkheid vertroebelt het nut en de presentatie. Het vinden van de essentiële informatie wordt moeilijker en moeilijker, het nut verdwijnt, de gebruikers schakelen af, communicatie verdwijnt. Zonder communicatie geen samenwerking!

7 4. Digitaal communiceren kun je leren: Training Een samenwerkplatform inrichten en gebruiken is al met al geen simpele aangelegenheid. Met name het gebruik is een uitdaging. Zowel voor bedrijf als voor gebruiker. Een gedegen training van de gebruikers kan veel problemen voorkomen. Een samenwerkplatform wordt vaak opgezet en ingericht voor een specifieke klant en/of voor specifieke toepassingen. Met betrekking tot de inrichting zijn er grofweg twee methodes: 1) De standaard inrichting Functionaliteiten worden middels basis componenten gerealiseerd. 2) De customized inrichting Functionaliteiten worden middels maatwerk toegespitst op het doel en de gebruiker. Aan de hand van bovenstaande inrichting kunnen er drie soorten training gegeven worden, afhankelijk van (maar in ruwe vorm aflopend in) functioneel beheer verantwoordelijkheden. 1) Administrator training Een dergelijke training richt zich onder meer op het aanmaken/inrichten van (team)sites, het verzamelen/aandragen van verbeterpunten. 2) Key-user training Deze training zou zich met name richten op rechten geven, content up-to-date houden, ondersteuning eindgebruikers, verbeterpunten verzamelen/aandragen, zorgdragen correcte naleving beheer model, in beperkte mate inrichten 3) End-user training De training kan, ruwweg, op twee vlakken plaatsvinden: a. Een totaal training die elk knopje, van elke functionaliteit, duidelijk maakt aan de gebruiker. b. Een toegespitste training die specifieke knopjes van, voor de gebruiker, nuttige functionaliteit duidelijk maakt. Door de training ontstaat bekendheid met de technologie en het gebruik daarvan. Training stimuleert nut, ondersteunt het proces en levert automatisch eventuele verbeterpunten op voor presentatie.

8 Samenvatting: Samenwerken ontstaat niet vanzelf Samenwerkingsplatformen bieden bedrijven en haar medewerkers kansen om op een effectieve, efficiënte en kostenbesparende manier haar doelen te bereiken. De achterliggende gedachte is: Het wiel hoeft niet telkens opnieuw uitgevonden te worden. Samenwerking ontstaat echter niet automagisch door het aanschaffen en inrichten van samenwerkplatform technologie. Meer precies, het is niet zo dat gebruikers automatisch weten hoe ze de technologie moeten gebruiken. Ook is het niet zo dat technologie automagisch resultaat oplevert. Ervan uitgaande dat de technologie bedachtzaam is ingericht ligt het uitblijven van samenwerking niet per definitie aan mankementen van de gebruikte en ingerichte technologie. Samenwerking ontstaat door communiceren (via welk medium dan ook). Als de gebruikers door gebrek aan nut, presentatie of proces niet communiceren dan faalt samenwerking ook. Samenwerking is mensenwerk! Het trainen van gebruikers op de technologie kan voor het noodzakelijke nut, de presentatie en het proces zorgen. De training vergroot de kans op het daadwerkelijk ontstaan van samenwerking.

9 KEMBIT B.V. Kasteel Wijnandsrade Opfergeltstraat BW Wijnandsrade High Tech Campus Eindhoven High Tech Campus AE Eindhoven +31 (0) contactus@kembit.nl kembit.nl