Afdeling: Concernzaken Leiderdorp, Onderwerp: SSC Bedrijfsplan RVS Aan de raad.

Transcriptie

1 Pagina 1 van 10 Versie Nr. 1 Concept Registratienr.: 2010i01302 Afdeling: Concernzaken Leiderdorp, Onderwerp: SSC Bedrijfsplan RVS Aan de raad. Beslispunten 1. Kennis te nemen van het bedrijfsplan SSC Leidse Regio versie 30 juni Uw wensen en bedenkingen aan het college kenbaar te maken over het Bedrijfsplan SSC Leidse Regio. 1 Inleiding 1.a In het kort Het college heeft op 24 augustus 2010, behoudens het advies van de Bijzondere Ondernemingsraad, besloten om met ingang van 1 januari 2011 de in het als bijlage 2 gevoegde bedrijfsplan genoemde werkzaamheden, gefaseerd en na tussentijdse evaluaties, op te dragen aan de nog te vormen gemeenschappelijke regeling. Uw raad wordt gevraagd om kennis te nemen van het bedrijfsplan en uw wensen en bedenkingen aan het college kenbaar te maken. 1.b Voorgeschiedenis Op 10 juni 2008 is door de colleges van de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude het Convenant Shared Service Center Leidse Regio ondertekend. In het convenant spreekt Leiderdorp, samen met de drie andere gemeenten het voornemen uit om samen te werken op het gebied van de uitvoering van diverse bedrijfsvoeringstaken. Het convenant kreeg een vervolg in de Businesscase+ waarin vooral de haalbaarheid van het voornemen tot samenwerking werd beoordeeld. De Businesscase+ bood de gemeenten voldoende aanleiding om ook opdracht te verstrekken om een volwaardig bedrijfsplan uit te werken. In de periode van november 2009 tot juni 2010 werd vanuit de projectorganisatie SSC gewerkt aan de totstandkoming van dat bedrijfsplan. In dit voorstel wordt uw raad geïnformeerd over het bedrijfsplan en de conclusies die ons college daaraan verbond. 1.c Samenhang beleidsvelden De samenwerking is conform de uitgangspunten zoals geformuleerd in de Notitie Sturen op Regionale Samenwerking.

2 Pagina 2 van 10 Versie Nr. 1 Concept 2 Beoogd effect De samenwerking binnen Servicepunt71 in organisatorische zin op specifieke middelenfuncties mogelijk te maken en daarmee te realiseren dat de gemeente Leiderdorp kan deelnemen in de meerwaarde daarvan (zowel in kwalitatieve als kwantitatieve zin). 3 Argumenten Gedragen Het bedrijfsplan voldoet aan de door de stuurgroep SSC opgestelde inhoudelijke eisen. Binnen het proces is veel aandacht voor afstemming tussen de vier gemeenten geweest, naast het maandelijkse secretarissen- en stuurgroepoverleg vonden ook andere, formele en informele overleggen plaats waarin de eigen gemeentelijke kennis en kunde ruimschoots is gebruikt en geraadpleegd. De gekozen werkwijze geeft het vertrouwen dat het voorliggende bedrijfsplan zorgvuldig en gedragen tot stand is gekomen. Zorgvuldig Voorbereiding: Maandelijks besprak het projectteam de belangrijkste aandachtspunten met de gemeentesecretarissen en de directeuren bedrijfsvoering van de vier gemeenten. In dit overleg werden deze punten door de ambtelijke gesprekspartners bekrachtigd en werden richtinggevende uitspraken (voorgenomen keuzen) gedaan aan de hand waarvan de projectorganisatie namens de vier gemeenten verder kon. Opdrachtgeveroverleg: Na de vorming van de GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING SERVICEPUNT71 zijn de vier gemeenten zowel individueel als collectief opdrachtgever van Servicepunt71. In het opdrachtgeveroverleg werd/wordt deze rol gezamenlijk voorbereid. De resultaten en ideeën van het overleg werden steeds betrokken bij de totstandkoming van het bedrijfsplan. Klankbordgroepoverleg: De projectorganisatie werkte met zes deelprojectleiders die binnen het totaalplan de inbreng per bedrijfsvoeringstaak verzorgden. De betrokkenheid van en de feitelijke situatie in de gemeenten zijn van groot belang. Elk deelproject werkte gedetailleerd uit hoe het vakgebied straks onderdeel is van het servicecentrum. Daarbij werd ook gekeken hoe en onder welke voorwaarden gemeenten onderwerpen gezamenlijk kunnen oppakken. Bijzondere Ondernemingsraad: De coördinerend gemeentesecretaris heeft steeds ook, gezamenlijk met het projectteam de voortgang binnen het proces met de Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) besproken om zo ook hun beelden te kunnen betrekken bij de totstandkoming van het bedrijfsplan. Totstandkoming: In het convenant werd verondersteld en in de Businesscase+ werd ingeschat en aangenomen dat het mogelijk was om door samenwerking met de drie andere gemeenten de doelstellingen van de samenwerking te realiseren. In het bedrijfsplan worden de veronderstellingen, inschattingen en aannames nader beoordeeld en naar het oordeel van ons college overtuigend onderbouwd zodat de genoemde werkzaamheden met vertrouwen, gefaseerd en zorgvuldig, overgedragen kunnen worden aan het Servicepunt71.

3 Pagina 3 van 10 Versie Nr. 1 Concept Registratienr.: 2010i01302 Om een indruk te geven van de wijze waarop deze onderbouwing tot stand is gekomen en de daarbij betrachte zorgvuldigheid te illustreren wordt uw raad hieronder een aantal voorbeelden gegeven. De uitgevoerde spendanalyse die tot doel heeft om het besparingspotentieel te bepalen leidt tot de conclusie dat door samen te werken binnen Servicepunt71 het realistisch is om rekening te houden met een besparing op inkoop binnen de vier gemeenten tot een bedrag van 5,6 miljoen euro. Desgevraagd geeft DPA, het bureau dat de spendanalyse begeleidde, aan dat bij een minder behoudende, maar naar hun oordeel nog steeds realistische insteek, een besparingsvoordeel van acht miljoen ook haalbaar zal blijken. De formatie van Servicepunt71 werd bepaald op netto 7% minder formatie dan waar nu mee wordt gewerkt binnen de vier gemeenten. De benchmarkgegevens vanuit Berenschot en Drechtsteden zijn meermalen beduidend lager dan de gegevens die in het bedrijfsplan worden gehanteerd. Daarnaast wordt verwacht, gezien het feit dat er sprake is van grote organisatorische verandering, een uitstroom van personeel verwacht. Daardoor kan worden gesteld dat, ondanks het feit dat medewerkers 1 op 1 overgaan, de 7% minder formatie mogelijk is. Door expertise op te bouwen binnen Servicepunt71 zal minder noodzaak bestaan tot inhuur van externe expertise. De beperking van inhuur van externe expertise wordt in het bedrijfsplan aannemelijk gemaakt. Desondanks is deze beperking van externe inhuur niet betrokken in de impactanalyse waarin de effecten voor de gemeenten worden weergegeven. Door vermindering van de kwetsbaarheid binnen de gemeenten zal minder noodzaak bestaan om de effecten van de kwetsbaarheid (afwezigheid, piekdrukte) op te vangen door middel van externe inhuur. In het bedrijfsplan wordt ook deze beperking van externe inhuur niet betrokken in de impactanalyse waarin de effecten voor de gemeenten worden weergegeven. Bij de begroting van de personele lasten wordt geraamd alsof alle medewerkers die de functies van het servicecentrum vervullen zijn ingeschaald op het maximum van de bij hun functie behorende salarisschaal. In praktijk binnen de gemeentelijke overheid doet een dergelijke situatie zich niet voor. De structurele besparing (na het volledig wegvallen van de transitiekosten en rekening houdend met leiderdorpse kosten en oplossingsrichtingen) bedraagt ruim (waarvan is gealloceerd als zijnde taakstelling) voor Leiderdorp. De verwachting is, aangezien er op inkoop eerder wordt samengewerkt dan de planning van het bedrijfsplan aangeeft, dit eerder wordt gehaald. Daarnaast verwachten wij een hoger inkoopvoordeel (zie punt besparingsvoordeel). NB: Het effect van de conservatieve inschattingen leidt, wanneer blijkt dat de inschattingen te conservatief waren niet tot schade; ook dan blijft de winst ten bate komen van de vier gemeenten.

4 Pagina 4 van 10 Versie Nr. 1 Concept Als zodanig dient het bedrijfsplan beschouwd te worden als het eindresultaat van de zorgvuldige voorbereiding om te komen tot samenwerking Door de werkzaamheden gefaseerd en zorgvuldig over te dragen aan Servicepunt71 gaat de samenwerking met de drie andere gemeenten van start. Daarmee wordt gerealiseerd dat de gemeente Leiderdorp kan deelnemen in de meerwaarde van deze samenwerking zoals deze hieronder wordt beschreven. De meerwaarde van Servicepunt71: In het bedrijfsplan zijn de zes doelstellingen van de samenwerking opgenomen. Dit zijn: 1. bieden van continuïteit door beperking van organisatorische kwetsbaarheid; 2. verder verhogen van de kwaliteit van processen; 3. verder verhogen van de professionaliteit en deskundigheid van medewerkers; 4. efficiënter inzetten van de beschikbare arbeidskracht; 5. realiseren van besparingen door schaalvoordelen; 6. bijdragen aan betere dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen. Het bedrijfsplan heeft ons college overtuigd dat deze doelstellingen gerealiseerd worden door als vier gemeenten samen te werken. Door slimme keuzes te maken bij de inrichting van het servicecentrum is geborgd dat de gemeente als eigenaar, opdrachtgever en klant verzekerd is van: Solidariteit: voordeel voor allen Wanneer situaties bestaan of ontstaan die leiden tot een onredelijk of onbedoeld negatief of positief effect voor één of meer van de gemeenten, worden maatregelen getroffen om dat effect te vermijden of te compenseren. Dit uitgangspunt heeft betrekking op zowel de financiële als de niet-financiële effecten. Beleidsvrijheid De gemeenten behouden hun autonomie op het gebied van bedrijfsvoering. Kaderstellend, strategisch beleid op de vakgebieden blijft de verantwoordelijkheid van de gemeenten. Meer voor minder Het Servicepunt71 levert bij aanvang dezelfde producten en diensten als de vier gemeenten op dit moment zelf leveren. Door de bedrijfsvoering binnen Servicepunt71 te organiseren is het mogelijk deze producten en diensten goedkoper te leveren. De andere wijze van organiseren draagt bij aan het realiseren van de zes eerdergenoemde doelstellingen. Het resultaat is niet alleen een financiële besparing, maar ook een kwaliteitsverbetering. De meerwaarde van samenwerking: Nog los van alle rationele voordelen geldt dat met de vorming van het dienstencentrum de vier gemeenten een organisatie maken waar de gemeenten trots op kunnen zijn. Een professionele organisatie die laat zien dat de gemeenten waar mogelijk de krachten bundelen en met en voor elkaar een bijdrage leveren aan het leveren van meerwaarde aan de burgers, bedrijven en instellingen van de vier gemeenten. De samenwerking stelt de gemeente ook in staat om ook andere, meer politiek-strategische, doelen te realiseren: De samenwerking vergroot de bestuurskracht van de individuele gemeenten en versterkt de positie van de gezamenlijke gemeenten in regioverband.

5 Pagina 5 van 10 Versie Nr. 1 Concept Door nu al een positie in te nemen binnen Servicepunt71 kan (nog los van de wens daartoe) de gemeente haar positie in de regio versterken en consolideren door op termijn (3-5 jaar) andere buur- en regiogemeenten toe te laten treden als klant van het servicecentrum. Dit kan niet direct aangezien eerst organisatorisch alles op orde moet zijn. De overheveling van taken kost, naast een transformatiefase, tijd om zeker te zijn om toe te werken naar een consolidatiefase. Bestuurlijk strategisch is dit misschien wel de belangrijkste reden om versterking van de samenwerking in de regio na te streven: een verbeterde dienstverlening, een betere bestuurskracht en bestuurlijke onafhankelijkheid. Samenwerken met de drie gemeenten levert niet alleen een voordeel op voor de eigen gemeente, ook de andere drie gemeenten profiteren van de samenwerking. De samenwerking stelt de gemeente in staat om een goede, gewaardeerde buurgemeente te zijn voor anderen. Anticiperen op ontwikkelingen. Gelet op (financiële) ontwikkelingen (rijksbijdrage gemeenten, taakoverhevelingen naar gemeenten) wordt verwacht dat veel gemeenten de broekriem zullen (moeten) aanhalen door te kiezen voor bredere samenwerkingsverbanden. Logische onderwerpen voor samenwerking zijn daarbij vooral de politiek-arme onderwerpen zoals bedrijfsvoering. Effecten op de eigen Leiderdorpse organisatie. Het aangaan van een samenwerking zoals in het bedrijfsplan wordt beschreven betekent ook het nodige voor de eigen ambtelijke organsatie. Er worden werknemers uitgeplaatst van de gemeente Leiderdorp naar Servicepunt71. De leiderdorpse organisatie moet een andere rol oppakken: de rol van regiemeente. Dit vraagt een andere manier van aansturen. In het opdrachtgeversoverleg is hier uitvoerig bij stilgestaan. Dit zal de komende tijd verder worden uitgewerkt. In de huidige opleidingsbudgetten is, om bepaalde competenties te ontwikkelen, hier al rekening mee gehouden. Financiering:

6 Pagina 6 van 10 Versie Nr. 1 Concept Dekking van de kosten: zonder de benodigde investeringen is deelname binnen de GR, en daarmee overdracht van bedrijfsvoeringstaken, niet mogelijk. Nadere informatie over de financiële impact van het overdragen van de bedrijfsvoeringstaken naar Servicepunt71 treft u aan in bijlage 2: financiële impactanalyse gemeente Leiderdorp. Deze impactanalyse is gebaseerd op het effect dat de samenwerking heeft ten opzichte van de huidige bedrijfsvoering (referentiejaar 2009). Op het moment van daadwerkelijke start is voorzien in een herijking van de aangeleverde gegevens op basis van de dan geldende situatie. Het gaat dan om een herijking van zowel de materiële als de personele inbreng binnen de samenwerking. In bijlage 3 treft u het eindresultaat van de impactanalyse gemeente Leiderdorp aan inclusief de financiële gevolgen voor de eigen organisatie. Financiën vergeleken met de eerder aan uw college gepresenteerde Businesscase+: De Businesscase+ en het bedrijfsplan kennen een verschillende achtergrond, aanpak en doelstelling: een verkenning en schets van de (financiële) haalbaarheid vs. een volwaardig bedrijfsplan met grondiger aanpak, bredere reikwijdte en toetsing, beoordeling en nadere onderbouwing. Gelet op de eerdere behandeling van de Businesscase+ en de samenhang met het bedrijfsplan volgt hierna op hoofdlijnen een schets van de financiële verschillen tussen beiden. Transitiekosten: Businesscase+ 7,1 M --- Bedrijfsplan 6,0 M Het verschil wordt vooral verklaard doordat een deel van de voorziene transitiekosten vanuit de Businesscase+ (nl. de uitwerking van de BCase+ naar het nu voorliggend resultaat) inmiddels zijn gemaakt. Inkoopvoordeel: Businesscase+ 4,6 M --- Bedrijfsplan 5,6 M Het verschil is volledig te verklaren door de gehanteerde systematiek die ten grondslag ligt aan de berekeningen van de inkoopvoordelen. Voor de Business Case+ is een meer rudimentaire systematiek gehanteerd op basis van ervaringen elders en zo goed mogelijk geverifieerde aannames en uitgangspunten. Voor het Bedrijfsplan is een gedetailleerde spendanalyse uitgevoerd. Hierbij is het werkelijke inkoopvolume (op basis van uitgaven) per gemeente vastgesteld, naar kostensoorten uitgesplitst en is op basis van een analyse en een marktverkenning het inkoopvoordeel vastgesteld. Dekking van de kosten: voordat Servicepunt71 een batig exploitatiesaldo kent dient er eerst geïnvesteerd te worden in de samenwerking. De gemeenschappelijke regeling beschikt bij aanvang niet over voldoende reserves (reserve Regionalisering) om van daaruit de financiering van deze kosten te kunnen realiseren. Ook binnen de eigen gemeentelijke begroting zijn deze bedragen nog niet volledig opgenomen, vandaar dat de gemeenteraad gevraagd wordt om de benodigde middelen beschikbaar te stellen. Gekozen wordt om deze extra kosten, die niet alleen uit de reserve Regionalisering kunnen worden gedekt, in mindering te brengen op de taakstelling (zie cijferstaat bijlage). Het gevolg is dat de taakstelling in 2011 wordt verlaagd van ,- naar ,- en in 2012 wordt verlaagd van ,- naar ,-. Structureel betekent het effect van het SSC een positief voordeel van ruim naast de ingeboekte taakstelling ad ,-. (Zie ook 4. Kanttekeningen). De financiering staat is opgenomen in het raadsvoorstel van de gemeenschappelijke regeling Servicepunt71.

7 Pagina 7 van 10 Versie Nr. 1 Concept herallocatie: de budgetten die nu worden ingezet om de producten en diensten op het vlak van bedrijfsvoering te realiseren dienen samengevoegd te worden naar één budget om van daaruit de bijdrage aan Servicepunt71te kunnen doen. 4 Kanttekeningen/Risico-inventarisatie In de het bedrijfsplan is een risicoparagraaf opgenomen. Hieronder worden er voor Leiderdorp nog een aantal specifieke kanttekeningen/risico s genoemd: Kanttekeningen: De voordelen van Servicepunt 71 zijn niet allemaal direct zichtbaar op de dag van de feestelijke opening Op basis van ervaringen met shared service centers blijkt dat het oprichten ervan niet zonder slag of stoot zal verlopen, maar ook dat het perspectief (na drie jaar) positief is en daarna structureel positief blijft. De ervaring vanuit het Servicecentrum Drechtsteden laat zien dat het perspectief ook al na 1,5 jaar positief kan zijn. Het vergt de inzet en aandacht van alle betrokkenen om gedurende de eerste vormingsfaset Servicepunt71de gelegenheid te geven zijn meerwaarde te bewijzen. Nabijheid van de adviseurs De (beleids)adviseurs op het gebied van kaderstelling, control en bestuurlijk/politiek strategisch advies gaan niet over naar Servicepunt71. Voor collegeleden verandert er op dit gebied dus niets. De adviseurs voor de ambtelijke organisatie werken voor een belangrijk deel op locatie bij de gemeente, hiertoe worden in de gemeentehuizen werkplekken ingericht. Voor de ambtelijke organisatie geldt datt Servicepunt71 zal werken met vaste adviseurs per gemeente. Uiteraard wordt daarbij zorg gedragen voor een goede achtervang bij afwezigheid of piekdrukte, want juist daar zit één van de meerwaarden van het Servicepunt71. Grip op een organisatie op afstand De rolverdeling op strategisch, tactisch en operationeel niveau is in het bedrijfsplan uitgewerkt. Hieruit blijkt dat de gemeente op alle niveaus haar invloed heeft en houdt op de inhoud van de dienstverlening, de kwaliteit ervan en de prijs die ervoor betaald wordt. Voor wat betreft de vaststelling van het beleid op het vlak van bedrijfsvoering, geldt dat dit voorbehouden blijft aan de gemeente. Voorzien is in grip op meerdere niveaus (klant, opdrachtgever en eigenaar). Voor bestuurders gaat het vooral om de grip als eigenaar van de gemeenschappelijke regeling. De gemeentesecretaris behoudt als opdrachtnemer van het college de eindverantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering en is en blijft als zodanig voor het college aanspreekbaar De accountant van de gemeente Leiderdorp zal bij haar werkzaamheden mbt de jaarrekening (rechtmatigheid) van Leiderdorp voor een (groot) deel moeten steunen op werkzaamheden die plaatsvinden binnen Servicepunt71. Vanuit het opdrachtgeverschap zullen de vier gemeenten goed afspraken moeten maken, inclusief de wijze van rapporteren door de accountant van Servicepunt71.. Financiering/kosten Er is gekozen om de kosten te nemen in het jaar dat ze daadwerkelijk vallen, inclusief het bedrag dat gereserveerd is in de bestemmingsreserve Regionalisering (restant deel SSC: ) rekening houdend met de taakstellingen die gerealiseerd dienen te worden. Een andere mogelijkheid is het extra benodigde krediet te financieren vanuit een vrije

8 Pagina 8 van 10 Versie Nr. 1 Concept (bestemmings)reserve. Dit heeft tot gevolg dat de taakstelling gerealiseerd kunnen worden en dus geen belasting vormen voor de exploitatie. Het budget van Servicepunt71 is deels gebaseerd op historische kosten plus/minus wijzigingen. Door zero-base budgetting (van niets opbouwen op basis van activiteiten) is er mogelijk nog lucht in de begroting. PM post Besluitvorming in de andere gemeenten Wanneer niet alle gemeenten een gelijkluidend besluit nemen kan dat een wijziging van de impact op de gemeente Leiderdorp met zich meebrengen. Uw college zal, wanneer deze situatie zich onverhoopt voordoet nader geadviseerd worden over de consequenties daarvan. De kosten van het sociaal plan Deze zijn niet meegenomen in het bedrijfsplan. Deze komen voor rekening van de gemeente zelf. Er is dus (vooralsnog) geen rekening gehouden met frictiekosten. Met het huidige personeelsbeleid wordt echter al geanticipeerd op de mogelijke ontwikkelingen. Vacatures waarvan nu al bekend is waarvan de functie bij Servicepunt71 komen te vervallen worden of tijdelijk ingevuld of er wordt hierop ingehuurd. Inkoopbudgetten zijn centraal o Potentieel voordeel moeilijk meetbaar. o De inkoopbudgetten blijven bij de gemeenten liggen. Het voordeel op de inkopen wordt nu wel als voordeel m.b.t. Servicepunt71 ingeboekt. o Het inkoopvoordeel is gebaseerd op ervaringscijfers en laag ingeschat. Het voordeel is echter slecht meetbaar omdat het nooit duidelijk zal worden of de achterblijvende organisatie niet hetzelfde voordeel had kunnen behalen bij goed onderhandelen. o Het inkoopvoordeel kan alleen ontstaan indien de geraamde budgetten bij de achterblijvende gemeenten realistisch op basis van de oude inkoopsystematiek zijn gemaakt. Hoe vaak komt het niet voor dat een budget te laag blijkt te zijn. Op dat moment haal je dus geen voordeel, maar minder nadeel. o De spendanalyse (de analyse op potentiële inkoopvoordelen) zijn defensiefingestoken. Daarnaast is reeds voor 0,5 fte een inkoper aangesteld waardoor de inkoopvoordelen t.o.v. het huidige bedrijfsplan eerder worden gerealiseerd. Huisvesting Er is nog onduidelijkheid over de huisvesting. Het eventueel niet kiezen voor het Tweelinghuis in Leiden brengt veel extra kosten met zich mee. Het uithuizen van de huidige bewoners van het Tweelinghuis is in ieder geval niet meegenomen en is voor rekening van de eigenaar. Potentieel voordeel reeds in begroting verwerkt In de Leiderdorpse begroting is het volgende voordeel al ingeboekt ; vanaf Zoals aangegeven in de beslispunten bij het treffen van de Gemeenschappelijke Regling zal de taakstelling SSC voor 2011 en 2012 worden verlaagd met respectievelijk en (zie Raads. Hantering prijspeil Alle kosten betreffen prijspeil 2009, de startdatum is 2011, de prijzen zullen dus minimaal 2 jaar geïndexeerd moeten worden.

9 Pagina 9 van 10 Versie Nr. 1 Concept Vertraging Het risico van vertraging is niet meegenomen en niet uitgedrukt in geld. Juridische zaken: Commissie Bezwaar- en Beroepschriften Vanuit JZ is het belangrijkste signaal dat de achterblijvende organisatie een bepaalde mate van juridische kennis moet hebben. Het verweer voeren bij de Commissie Bezwaar- en Beroepschriften kan bij complexe zaken worden ingekocht. In principe zal dit echter door de medewerkers van de afdelingen moeten worden gedaan. Ook de motivering van besluiten is (reeds nu) aandachtspunt. Opdrijvend effect loonschalen Er zal voor gezorgd moeten worden dat de medewerkers van Leiderdorp evenveel kansen hebben om op de hogere functies in Servicepunt71 te worden geplaatst. De medewerkers van Leiderdorp (kleinere gemeenten) zitten veelal voor vergelijkbaar werk in lagere functieschalen. Dit wordt onder andere veroorzaakt omdat in deze gemeenten vaak sprake is van gemengde functies ipv sterk gespecialiseerd. In het bedrijfsplan wordt gesteld dat de functieopbouw van Servicepunt71 gelijk is aan de samenvoeging van de deelnemende gemeenten. Dit betekent dan wel dat iedereen op zijn huidige schaal moet overgaan, anders ontstaan er extra kosten waarmee geen rekening is gehouden. In het mijlpalenoverleg (vertegenwoordigd door de secretarissen/hoofden bedrijfsvoering) is afgesproken dat Servicepunt71 dit binnen het budget oplost. Dit betekent mogelijk voor de medewerkers van de gemeente Leiderdorp (Oegstgeest en Zoeterwoude) minder kansen t.o.v. Leiden. Om medewerkers goed geëquipeerd de transformatie in te laten gaan zullen medewerkers komende tijd ruimte krijgen voor ontwikkelingstrajecten. Kwetsbaarheid Een van de doelstellingen voor het oprichten van Servicepunt71 is het verminderen van de kwetsbaarheid. Dit wordt voor de functies die overgaan naar Servicepunt71 geregeld. Echter, er ontstaat een nieuwe kwetsbaarheid bij de (senior)functies die achterblijven op de vakgebieden die worden ingebracht in Servicepunt71 (strategisch advies, kaderstelling, opdrachtgeverschap, regie). Er is voor 2010 budget gereserveerd voor het opleiden met betrekking tot opdrachtgeverschap. Kwetsbaarheid Gelet op het steeds meer papierloos werken worden gemeenten steeds meer afhankelijk van geautomatiseerde systemen. Door de vergaande digitalisering van documentenstromen dient dit via een DMS (documentmanagementsysteem) tevens te worden gecommuniceerd met het Servicepunt71. Indien door Servicepunt71 en de vier gemeenten niet gekozen wordt voor één oplossing voor een DMS vormt dit een belemmering voor de efficiënte werkwijze. Geadviseerd wordt op korte termijn de handen ineen te slaan en te kiezen voor een gezamenlijk DMS. Standaardisatie Mogelijk is er spanning tussen het streven naar standaardisatie (door het Servicepunt71) enerzijds en de vraag (flexibiliteit, door de vier gemeenten) anderzijds. Dit kan zich met name voor doen op het gebied van ICT waar de (materiële)budgetten worden overgeleverd. De productdienstencatalogus schrijft precies voor welke producten/diensten tegen welke voorwaarden kunnen worden afgenomen. Extra vraag kan leiden tot meerwerk en tot extra kosten (bijvoorbeeld: een afwijkende koffieautomaat t.o.v. het standaard assortiment leidt tot extra kosten). Risico s:

10 Pagina 10 van 10 Versie Nr. 1 Concept Bij de berekening van de kosten (het tarief vanuit Servicepunt71 naar de 4 gemeenten) wordt als uitgangspunt de uitname van huidige budgetten gehanteerd. Mogelijk zal er in de toekomst gewerkt worden met andere verrekentarieven. Dit kan zowel een opdrijvend als kostenverlagend effect hebben. Op dit moment is het effect niet kwantificeerbaar. Binnen de achterblijvende organisatie zullen de processen opnieuw moeten worden ingericht en beschreven. Binnen het bedrijfsplan is hiermee geen rekening gehouden. Dit zit in de verdubbelde regiekosten. Mogelijke is er meer capaciteit nodig. PM post. 5 Milieu nvt 6 Communicatie en participatie nvt 7 Kosten, baten en dekking De kosten en baten komen/vallen in diverse programma s. Bijlage 3 geeft weer wat de financiële impact is. Samengevat: Rekening houdend met en de impactanalyse en de gevolgen/oplossingsrichtingen binnen de Leiderdorpse organisatie betekent dat de taakstelling voor 2011 met en in 2012 met moet worden verlaagd. Dit is verwerkt in de beslispunten van de Gemeenschappelijke Regeling Servicepunt71 8 Evaluatie In de tekst van de gemeenschappelijke regeling zijn artikelen opgenomen over de evaluatie van de samenwerking en een tussentijdse evaluatie gedurende het implementatietraject van de verschillende onderdelen cq service eenheden in Servicepunt71. Het College van burgemeester en wethouders van Leiderdorp, de secretaris, de burgemeester, A.H. Schouten M. Zonnevylle Bijlagen: Bijlage 1: Bedrijfsplan SSC Leidse Regio