Model bedrijfsplan voor bovenschoolse voorzieningen

Transcriptie

1 Model bedrijfsplan voor bovenschoolse voorzieningen Leeuwarden, sector Jeugd en Onderwijs najaar 2007/ herzien voorjaar 2008 kenmerk: insightmodelbedrijfsplanbovenschoolevoorzieningen.doc

2 1. Ter inleiding. De afgelopen jaren is een toename te constateren van het aantal bovenschoolse voorzieningen in het onderwijs, met name in het voortgezet onderwijs en middelbaar beroepsonderwijs. Het gaat dan om voorzieningen voor specifieke groepen leerlingen die om uiteenlopende redenen in het reguliere onderwijs (tijdelijk) geen plaats kunnen vinden. Te denken valt aan Time-out voorzieningen, de reboundvoorzieningen, een voorziening als Wyldemerk in Friesland en ook aan projecten als Herstart en Op de rails. In veel gevallen duurt het lang voordat de plannen voor dergelijke voorzieningen een concrete vorm hebben gekregen. En vervolgens duurt het nog geruime tijd voordat er met de daadwerkelijke uitvoering kan worden begonnen. Dat heeft veel te maken met maken met de omstandigheid dat er vaak wel allerlei ideeën bestaan en wensen leven, maar dat het kennelijk erg moeilijk is om die ideeën en wensen te concretiseren en tot uitvoering te brengen. Binnen het project In sight, dat loopt van medio 2005 tot eind 2007, is o.a. afgesproken dat er een model bedrijfsplan voor een bovenschoolse voorziening wordt opgesteld. Bijgaand plan is opgesteld op basis van de kennis en ervaring die de afgelopen jaren met bovenschoolse voorzieningen en projecten in Leeuwarden is opgedaan (de Sluisgroep, de Reboundvoorziening, het Centrum voor Jeugd en Gezin). Daarnaast is gebruik gemaakt van diverse informatiebronnen, waaronder de Kamer van Koophandel ( Bij de KvK gaat het uiteraard om handelsondernemingen en ondernemingsplannen, maar de parallel met onderwijsvoorzieningen kan eenvoudig getrokken worden. Het model bedrijfsplan bevat een globaal overzicht van de informatie die in ieder geval in het bedrijfsplan moet zijn opgenomen. Op welke wijze en in welke volgorde dat wordt gedaan is aan de opsteller. Het is overigens nog niet erg gebruikelijk om voor het starten van een (onderwijs)voorziening een bedrijfsplan op te stellen. Toch is het verstandig om, alvorens te starten, een aantal aspecten eens op een rij te zetten. Waarom moet er een nieuwe voorziening komen en wat moet zo n voorziening dan opleveren? Vaak wordt er uit idealisme of bevlogenheid begonnen en blijken er na verloop van tijd allerlei problemen te ontstaan die er eigenlijk bij de start al waren maar niet werden erkend. Natuurlijk kunnen in een bedrijfsplan niet alle mogelijke voors en tegens van een voorziening worden opgenomen. Maar een bedrijfsplan kan er wel aan bijdragen dat er systematischer naar de (on)mogelijkheden van het plan voor een voorziening wordt gekeken. 2

3 2. Doel van het bedrijfsplan. Het doel van een bedrijfsplan is, heel algemeen geformuleerd, aan te geven welke activiteiten er worden ondernomen, voor wie dat gebeurt, door wie het gebeurt, waar het gebeurt, wat het moet opleveren en wat het gaat kosten. Daarnaast bevat het plan o.a. gegevens over de opsteller, over de positie van de beoogde voorziening in relatie tot het onderwijsveld en aanpalende beleidsterreinen, de samenwerking met instellingen etc. Hoe uitgebreid dat allemaal wordt beschreven is ter bepaling aan de opsteller. Het is verstandig daarbij rekening te houden met degenen die het plan moet beoordelen. Wellicht is het praktisch om vanuit een beperkt, niet al te uitgebreid, plan te werken. Daar waar het nodig of gewenst is kan een dergelijk plan dan via bv. door het toevoegen van bijlagen uitgebreid worden. 3. De belangrijkste elementen in een bedrijfsplan. De volgende elementen dienen in ieder geval in een bedrijfsplan voor een (bovenschoolse) voorziening te worden opgenomen: - een inleiding op het plan; - de aanleiding tot het opstellen van het plan; - achtergronden problematiek en beoogde voorziening; - het doel van de voorziening; - de doelgroep van de voorziening; - de opzet van de voorziening; - de randvoorwaarden (bv. de financiering); - de partners; - de organisatie; - een plan van aanpak en het tijdpad (de implementatie). Overigens kan bij het opstellen van een bedrijfsplan ook gebruik gemaakt worden van het stappenplan dat is opgenomen in de Handreiking reboundvoorzieningen in het voortgezet onderwijs, Garant, Apeldoorn/Antwerpen, In dit plan worden zes fasen van ontwikkeling voor een reboundvoorziening onderscheiden, te weten: - de oriëntatiefase (waarover hebben we het?); - het opstellen van het plan van aanpak (hoe pakken we het aan?); - de besluitvorming over het plan en de uitvoering - het plan voor de uitvoering met tijdplan; - de implementatie, d.w.z. de daadwerkelijke uitvoering van het plan volgens het tijdpad; - de borging, d.w.z. de controle op het daadwerkelijk uitvoeren van de plannen volgens plan van aanpak en tijdplan. In paragraaf 4 worden de verschillende onderdelen uitgewerkt aan de hand van voorbeelden en vragen. 3

4 4. Een uitwerking van de elementen van een bedrijfsplan. a) De inleiding. In de inleiding kan kort worden ingegaan op het plan en op de aanleiding tot het opstellen ervan; ook kan iets worden aangegeven over bv. de opsteller(s); b) De aanleiding tot het opstellen van het plan. Uiteraard is er altijd een aanleiding voor het ontwikkelen van een plan voor een voorziening. Die aanleiding kan liggen in wettelijke verplichtingen, provinciaal of gemeentelijk beleid, eigen visies etc. In alle gevallen moet er wel worden aangegeven waarom er een voorziening moet komen. Landelijk beleid is interessant, maar als een bepaalde problematiek niet aan de orde is heeft het weinig zin een oplossing (en dus een voorziening) tot stand te brengen voor een kennelijk niet bestaand probleem. c) De achtergronden van de problematiek en voorziening. In deze paragraaf kunnen de achtergronden van de problematiek worden geschetst. Vragen die hierbij aan de orde komen zijn o.a. : wat is het probleem, sinds wanneer speelt het, in welke omvang speelt het, welke oplossingen zijn al bedacht en met welk resultaat etc. De bedoeling van deze paragraaf is de positie van de beoogde nieuwe voorziening binnen de al bestaande (onderwijs)infrastructuur te verhelderen. Daarmee kan ook duidelijk worden gemaakt welke bijdrage van de beoogde voorziening wordt verwacht aan het oplossen van de geschetste problematiek. Daarnaast is het zinvol aandacht te schenken aan verschillen met bestaande, vergelijkbare, voorzieningen. Met name voor niet-ingewijden is het soms moeilijk de verschillen en overeenkomsten tussen voorzieningen te doorzien. d) Het doel van de voorziening. Uitgaande van de achtergronden en de daarin geschetste problematiek wordt in deze paragraaf ingegaan op het doel van de voorziening. Gaat het om het bieden van opvang, om het verminderen van overlast, om het bieden van aangepast onderwijs voor specifieke doelgroepen etc. Daarbij moet natuurlijk een relatie worden gelegd met de geschetste problematiek: de voorziening is bedoeld om de problematiek te verminderen of op te lossen. In deze paragraaf wordt dan ook aangegeven op welke wijze, op welke termijn en in welke mate de voorziening bijdraagt aan het oplossen van de problematiek. In deze paragraaf zal ook duidelijk moeten worden gemaakt dat er aan de beoogde voorziening behoefte is (moet er bv. een behoefteonderzoek worden gedaan; zijn er voldoende betrouwbare bronnen die de behoefte aan de voorziening ondersteunen). 4

5 e) De doelgroep van de voorziening. Het is verstandig om afzonderlijk aandacht te besteden aan een omschrijving van de doelgroep. Voor wie is de beoogde voorziening bestemd en, evenzeer van belang, voor wie niet. Waarin ligt het verschil met doelgroepen van andere, al bestaande, voorzieningen? Hoeveel leerlingen kunnen er opgevangen worden en voor welke tijd? f) De opzet van de voorziening. In deze paragraaf wordt uiteengezet hoe de beoogde voorziening er in hoofdlijnen uit gaat zien. Daarbij gaat het vooral om de inhoudelijk kant, te weten het programma van de voorziening. Welke programma s worden er aangeboden, welke methodieken worden er gebruikt, wordt er onderscheid gemaakt naar subdoelgroepen, hoe vindt de selectie en toelating van leerlingen plaats, welke aanvullende (hulp- en ondersteunings)programma s worden aangeboden, hoe is de uitstroom van leerlingen geregeld, op welke wijze wordt de sociale omgeving van de leerlingen (bv. het gezin) bij het programma betrokken etc. g) De randvoorwaarden. Het is duidelijk dat een voorziening niet kan functioneren als er niet een aantal randvoorwaarden wordt vervuld. De belangrijkste daarvan zijn: - de financiering; wat kost het in stand houden en exploiteren van een voorziening; te denken valt aan de kosten voor huisvesting, personeel, gas en elektra etc., verzekeringen, materiaal, onderhoud, inhuur deskundigheid van derden etc. Het is uiteraard ook belangrijk om aan te geven welke inkomsten er worden verworven: wie betalen de voorziening? - een andere belangrijke randvoorwaarde is het beschikken over voldoende en deskundig personeel; hoeveel personeelsleden zijn er noodzakelijk, over welke deskundigheid moet het personeel beschikken, is het personeel beschikbaar of moeten er wervingscampagnes worden gestart, moet het personeel in dienst komen of wordt het ingehuurd etc.; ook kan aangegeven worden op welke wijze (aanvullende) scholing plaatsvindt; - de huisvesting is ook een belangrijk punt van aandacht; gaat het om een apart gebouw, is er een geschikt gebouw beschikbaar, wordt gebruik gemaakt van bestaande gebouwen, is er sprake van onderhuur of medegebruik, zijn er wensen t.a.v. de positie in de gemeente (centraal, bereikbaarheid met openbaar vervoer) etc. 5

6 h) De partners. In deze paragraaf wordt ingegaan op de partners die in de beoogde voorziening samenwerken en op de partners die op andere wijze een bijdrage leveren aan de voorziening. Het gaat immers in dit geval om een bovenschoolse voorziening; er zijn dus meerdere partners bij betrokken. Wie zijn dat, welke taken oefenen ze uit, wat is hun doelstelling, en wat is hun bijdrage aan het opzetten en in stand houden van de voorziening, op welke wijze wordt die samenwerking formeel geregeld (via financiering/inkoop van diensten, via convenanten, binnen de budgetten en taken van de verschillende partners etc.). i) De organisatie. Er van uitgaande dat er sprake is van meerdere partners is het belangrijk een goede organisatievorm op te zetten. Daarin moet duidelijk worden welke taken en (bestuurlijke) bevoegdheden bij wie zijn belegd. Met name als er meer besturen gezamenlijk een voorziening in stand houden is het van belang goed na te gaan of er een nieuwe rechtspersoon moet komen voor de bovenschoolse voorziening, dan wel of de bovenschoolse voorzienig bij een van de bestaande rechtspersonen kan worden ondergebracht. j) Het plan van aanpak en het tijdpad (de implementatie). Als alles met betrekking tot bovenstaande aspecten op papier is gezet dan kan met de uitvoering worden begonnen. Het verdient aanbeveling het plan van aanpak te splitsen in een aantal onderdelen en die ook te koppelen aan een tijdpad, bv.: - de inspraak- en besluitvormingsprocedures; - formaliseren organisatiestructuur (belangrijk omdat er dan besluiten kunnen worden genomen over huur gebouwen, aantrekken personeel etc.); - invullen randvoorwaarden (huisvesting, personeel, financiën, administratie); - communicatie met en naar de media, naar de mogelijke doelgroep(en), de partners in en buiten het beleidsterrein etc. - de borging, d.w.z. de controle op de uitvoering van de plannen volgens het plan van aanpak en het tijdsplan. 6

7 5. Tenslotte. Zoals hierboven al is opgemerkt is het model bedrijfsplan vooral opgesteld op basis van de praktische ervaringen die de afgelopen jaren in de regio Leeuwarden zijn opgedaan met het opstellen van projectplannen voor diverse onderwijs- en jeugdvoorzieningen. In de regel, zo is althans de ervaring, worden die plannen vanuit een inhoudelijke visie ontwikkeld. In de praktijk blijkt het vervolgens moeilijk de inhoudelijke visie om te zetten in een uitvoeringsplan waarin activiteiten, randvoorwaarden en bekostiging een plaats hebben. Ook de plannen voor een opvangvoorziening voor mbo-leerlingen zijn vanuit de inhoudelijke kant ontwikkeld. Daarnaast is er wel voortdurend getracht ook op een systematische wijze naar de uitvoeringsaspecten te kijken. Dat heeft uiteindelijk mede geleid tot dit modelbedrijfsplan, dat in de definitieve versie niet meer in de In sight projectgroep is besproken omdat het project feitelijk op 31 december 2007 als project is beëindigd. Een aantal werkzaamheden loopt echter, op andere wijze gefinancierd, door zoals ook in het projectverslag over de periode is opgemerkt. 7