NEE. wethouder Koster. Van: G. Kraaijkamp Tel nr: Nummer: 14A.00805

Transcriptie

1 VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Van: G. Kraaijkamp Tel nr: Nummer: 14A Datum: 23 oktober 2014 Tekenstukken: Nee Bijlagen: 5 Afschrift aan: N.a.v. (evt. briefnrs.): Team: Onderwijs, Welzijn & Zorg Onderwerp: Ondertekening samenwerkingsovereenkomst aanvraag ESF Advies: 1. Bevestigen van de participatie in de regionale aanvraag ESF subsidie; 2. Akkoord te gaan met de afspraken zoals opgenomen in de concept-samenwerkingsovereenkomst (bijlage 1) en het memo van RBO en Berenschot aan het Directeurenoverleg Midden-Utrecht (bijlage 2); 3. De ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst (bijlage 1) te laten geschieden door de voorzitter van het dagelijks bestuur van Ferm Werk namens de deelnemende gemeenten voor zover gesitueerd in de AMR Midden-Utrecht. De burgemeester verleent zijn volmacht aan wethouder Y. Koster, voorzitter van het dagelijks bestuur van Ferm Werk, om de samenwerkingsovereenkomst te ondertekenen; 4. Ferm Werk vragen noodzakelijke gegevens aan te leveren en een adequate administratie bij te houden. Begrotingsconsequenties NEE B. en W. d.d.: Portefeuillehouder: wethouder Koster

2 Inleiding: Regionaal (binnen de AMR Midden-Utrecht) wordt gewerkt aan het indienen van een gezamenlijke ESFaanvraag met betrekking tot de eerste periode ( ) van de programmaperiode De aanvraag wordt namens partijen (gemeenten en subregio s) in de regio ingediend door centrumgemeente Utrecht. In dat verband sluiten regionale partijen een samenwerkingsovereenkomst. De hier aan de orde zijnde subsidieaanvraag staat los van de besteding van de te verwerven subsidie. De subsidie wordt aangevraagd op basis van reguliere activiteiten waarvoor de bekostiging reeds is geregeld. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om de inzet van (al in dienst zijnde) jobcoaches in re-integratietrajecten. De helft van de kosten kan als subsidie worden ontvangen als aan de voorwaarden wordt voldaan. Omdat bedoelde activiteiten sowieso (ook zonder dat subsidie zou worden verkregen) worden uitgevoerd, is het te ontvangen subsidiebedrag voor andere activiteiten inzetbaar. Regionaal (in het Directeurenoverleg) is de intentie uitgesproken de subsidie (na aftrek van indirecte kosten van de aanvraag) aan te wenden voor nader te bepalen regionale projecten op het terrein van bevordering (arbeids)participatie. Bevoegdheid: Het college is bevoegd te besluiten over deelname aan de gezamenlijke aanvraag en de ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst op te dragen aan de voorzitter van het dagelijks bestuur van Ferm Werk. Beoogd effect: Beoogd wordt dat centrumgemeente Utrecht in staat wordt gesteld namens de regio de ESF-aanvraag in te dienen en op die wijze middelen te verwerven die kunnen worden ingezet voor regionale projecten op het terrein van bevordering (arbeids)participatie. Argumenten: 1. Bevestigen van de participatie in de regionale aanvraag ESF subsidie. De voorbereiding van de aanvraag vindt al enige tijd plaats. In eerste instantie was alleen Ferm Werk daarbij betrokken. Inmiddels is sprake van goede afstemming tussen Ferm Werk en de gemeenten Woerden, Oudewater en Montfoort (Bodegraven-Reeuwijk behoort niet tot de AMR Midden-Utrecht). De voorwaarden waaraan de aanvraag moet voldoen zijn minder complex dan bij eerdere aanvragen en de aanvraag wordt ondersteund door specialisten van RBO en Berenschot. Daardoor brengt participatie in de aanvraag weinig risico s met zich mee terwijl de opbrengsten substantieel kunnen zijn. 2. Akkoord te gaan met de afspraken zoals opgenomen in de concept-samenwerkingsovereenkomst (bijlage 1) en het memo van RBO en Berenschot aan het Directeurenoverleg Midden-Utrecht (bijlage 2). Deze afspraken hebben met name betrekking op de taak- en verantwoordelijksheidsverdeling tussen centrumgemeente, ondersteunende bureaus en partners (regiogemeenten en subregio s / gemeenschappelijke regelingen) en over de verdeling van de te ontvangen subsidie. Ten aanzien van het laatste wordt voorgesteld dat eerst de centrale indirecte kosten worden gedekt (kosten van ondersteunende bureaus) en vervolgens de decentrale indirecte kosten naar rato van de directe kosten per subregio (de kosten van activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd). Overigens zijn deze afspraken alleen relevant als de uiteindelijke subsidie erg tegenvalt en niet voldoende is om de indirecte kosten te dekken. De kans daarop is zeer klein.

3 3. De ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst (bijlage 1) te laten geschieden door de voorzitter van het dagelijks bestuur van Ferm Werk namens de deelnemende gemeenten voor zover gesitueerd in de AMR Midden-Utrecht. De aanvraag wordt ingediend door centrumgemeente Utrecht namens de gehele arbeidsmarktregio. In de aanvraag worden vijf clusters onderscheiden waarbij één cluster is gereserveerd voor indirecte activiteiten en kosten. Er is voor gekozen de clusters geografisch vast te stellen. Woerden maakt deel uit van het cluster Stichtse Vecht en Ferm Werk. Zoals gezegd levert Ferm Werk de gegevens aan ten behoeve van de aanvraag en wordt door Ferm Werk de uitvoering geadministreerd (voor het gehele cluster) conform de voorschriften. Het ligt daarom voor de hand dat de voorzitter van het DB van Ferm Werk de overeenkomst ondertekent namens de drie gemeenten Woerden, Oudewater en Montfoort. De gemeente Stichtse Vecht maakt geen deel uit van Ferm Werk en tekent derhalve zelfstandig. 4. Ferm Werk vragen noodzakelijke gegevens aan te leveren en een adequate administratie bij te houden. De aanvraag wordt gedaan op basis van reguliere activiteiten op het vlak van bevordering van de (arbeids)participatie. Deze activiteiten vinden voor de gemeente Woerden plaats bij Ferm Werk. Daar worden inwoners ondersteund door consulenten, jobcoaches, etc. Het is derhalve logisch dat Ferm Werk de noodzakelijke gegevens aanlevert (dit is inmiddels gebeurd) en een adequate administratie bijhoudt waarmee na afloop verantwoording aan het Agentschap kan plaatsvinden. Kanttekening: De aanvraag dient uiterlijk 31 oktober a.s. te worden ingezonden. Op dat moment hoeft de samenwerkingsovereenkomst nog niet te zijn getekend. Wel is het noodzakelijk dat er een collegebesluit ligt waaruit blijkt dat Woerden deelneemt aan de aanvraag. Financiën: Regiobreed kan voor het tijdvak ,6 miljoen aan subsidie worden aangevraagd. 30% daarvan wordt aangevraagd door het onderwijs (PrO- en VSO-scholen). 70% ( 2,5 miljoen) wordt aangevraagd door de gemeenten. Omdat de subsidie uiteindelijk ten hoogste 50% van de kosten bedraagt, moet de aanvraag ruim 5,0 miljoen bedragen. Op basis van de aantallen inwoners met een bijstandsuitkering is een verdeling gemaakt over de subregio s. De drie Ferm Werk gemeenten leveren gezamenlijk een bijdrage in de aanvraag ter grootte van ongeveer ,=. Het voorgaande houdt niet in dat deze drie gemeenten bij toekenning van de subsidie ook de beschikking krijgen over dit subsidiebedrag. Zoals aangegeven wordt er naar gestreefd de totale subsidie in te zetten voor regionale projecten. Aan te nemen is dat deze projecten vorm krijgen in het nieuwe werkbedrijf en dat Ferm Werk daar een (uitvoerende) rol bij kan spelen. De inzet van de subsidie wordt geregeld in een nog op te stellen bestedingsvoorstel. Uitvoering: De gemeente Utrecht dient als centrumgemeente de aanvraag in namens de regio. Ferm Werk heeft gegevens aangeleverd ten behoeve van de aanvraag. Daarbij gaat het om reguliere activiteiten die worden geadministreerd onder de noemer van ESF-activiteiten. Ferm Werk verantwoordt e.e.a. in zijn administratie. De aanvraag staat los van de besteding van de subsidie. Begin 2015 wordt een regionale werkgroep ingericht met het doel een bestedingsvoorstel te ontwikkelen voor het te verwachten subsidiebedrag. Communicatie / Website: Nvt Ondernemingsraad: Nvt

4 Samenhang met eerdere besluitvorming: Het college is eerder geïnformeerd over de achtergronden en voortgang van de aanvraag door middel van een memo dd 1 april 2014 (zie bijlage 4) Bijlagen: 1. (14i.04488) Concept samenwerkingsovereenkomst ESF (14i.04489) Memo RBO / Berenschot Gevraagde besluiten ESF-aanvraag gemeenten dd. 7 oktober (14i.04490) Memo RBO / Berenschot ESF-aanvraag gemeenten: risico s en samenwerkingsovereenkomst dd. 29 september (14i.04491) Memo ESF aanvraag arbeidsmarktregio Utrecht (Claudia Drabik, 1 april 2014) 5. (14i.04492) Samenvatting ESF versie 2, 16 april 2014

5 Arbeidsmarktregio Utrecht-Midden - Samenvatting ESF Bron: CSanpoptregeling, versie 11 februari 2014 Aanvrager Centrumgemeente Utrecht namens regiogemeenten en PrO- & VSO-scholen Doel: verder stimuleren regionale gezamenlijke aanpak om de mogelijkheden tot arbeidsinpassing van deze doelgroep (PrO/VSO) te vergroten Subsidieplafond Utrecht-Midden: voor eerste projectperiode Vorm (keuze) Startdatum Eén regio-aanvraag (met tenminste 30% subsidie doelgroep PrO/VSO) Twee regio-aanvragen (één voor gemeenten en één voor PrO/VSO) 1 juli 2014 = beoogde datum indiening regio-aanvraag PrO/VSO 1 sept. / 1 okt = beoogde datum indiening regioaanvraag gemeenten Duur project 24 maanden Doel ESF algemeen Bevorderen actieve inclusie en bestrijding armoede en discriminatie Doel projecten centrumgemeenten 1. Vergroten van de mogelijkheden tot arbeidsinpassing; én 2. Bevordering gelijkheid vrouwen en mannen en bevordering gelijke kansen en non-discriminatie Doelgroepen a. "Zes-maanden-doelgroep" b. Nuo's (niet-uitkeringsontvangers) cl. Arbeidsbelemmerden Personen die (in de afgelopen 12 maanden) tenminste zes maanden een uitkering hebben ontvangen van gemeente of UWV - Dienstverband < 12 uur per week; of: - Gemiddeld aantal gewerkte uren in laatste 3 maanden < 12 uur/week Personen met Wwb-uitkering die naar het oordeel van B&W (schriftelijke verklaring) een lichamelijke, verstandelijke, psychische of psychosociale beperking hebben. N.B. Definitie wordt voor tweede aanvraagronde in 2016 aangepast aan definitie Participatiewet c2. Arbeidsbelemmerden Met uitkering WIA, WAO, WAZ, ZW of Wajong d. 55-plussers Met uitkering WWB, IOAW, IOAZ of uitkering UWV e. Jongeren Personen t/m 27 jaar fl. PrO-VSO f2. PRO-VSO Ingeschreven leerlingen 15 jaar of ouder Ex-leerlingen van 15 jaar of ouder, in de eerste 24 maanden na uitschrijving school, met (naar oordeel school) behoefte aan: - ondersteuning regulier onderwijs; - begeleiding bij arbeidsintegratie. Samenvatting ESF versie 2 i*b^ GO /16 april 2014 pag. 1

6 Doelgroepbepaling Subsidiabele activiteiten - Alleen op moment van instroom in project; - Hoeft niet opnieuw aangetoond te worden als individueel traject doorloopt in twee opeenvolgende ESF-projecten. Zijn gericht op: - bestrijding jeugdwerkloosheid; - aansluiting PrO/VSO-onderwijs op arbeidsmarkt; -vergroten mogelijkheden arbeidsinpassing. A. Kostensoorten directe activiteiten B. Kostensoorten projectbeheer (max. 10% van A) 1. Plaatsingssubsidies 2. Externe kosten 3. Directe loonkosten 4. Externe kosten projectcoördinatie en projectadministratie 5. Directe loonkosten projectcoördinatie en projectadministratie Subsidies aan werkgevers, stagebedrijven of leerkwerkbedrijven die arbeids-, leerwerkof stage-overeenkomsten met deelnemers sluiten met een minimale looptijd van 3 maanden NIET: Toekomstige loonkostensubsidies uit inkomensdeel Participatiewet ter overbrugging verschil tussen minimumloon en loonwaarde. Kosten van diensten/producten externe uitvoerders die voor deelnemers worden ingezet Loonkosten van ureninzet interne medewerkers die deelnemers begeleiden, coachen of instructie geven Kosten extern ESF-bureau Loonkosten van ureninzet interne medewerkers (tenminste 50% ESF) Subsidie 50% van gerealiseerde kosten Realisatie-eis Structuur 12 maanden: 20% realisatie, anders verlaging subsidie {met niet gerealiseerde deel) 24 maanden: 60% realisatie, anders malusregeling: geen 50% maar 40% subsidie Opbouw ESF-project: subprojecten met elk één kostensoort; Regioaanvraag gemeenten: maximaal vijf clusters van subprojecten; Regioaanvraag PrO/VSO: maximaal drie clusters van subprojecten; Projectbeheer (B): is één van de (drie of vijf} clusters; Administratievoering : mag op één locatie per cluster; Controle Agentschap: per cluster; Zie ook document: 'Voorbeeld regio-aanvraag gemeenten 11 februari 2014", Agentschap SZW. Wijzigingen/ aanvullende uitleg o o o o o Publiciteitsverplichtingen gelden vooralle betrokken partijen; Onderbenutting subsidie kan worden herverdeeld over aanvragers die overrealiseren; Activiteiten die qua inhoud en/of organisatie logischerwijs bij elkaar horen, moeten samen één subproiect vormen met één kostensoort; Na één jaar is een voorschot mogelijk van max. 50%, indien 50% kosten gerealiseerd; Activiteiten ten behoeve van hele doelgroep zijn toegestaan (bijv. voorzieningen zoals jongerenloket) -> geen deelnemersadministratie nodig. Samenvatting ESF versie 2 7 GO / 16 april 2014 pag. 2

7 1. PLAATSINGSSUBSIDIES: subsidies voor werkgevers die arbeids-, leerwerk- of stage-overeenkomsten met deelnemers sluiten Verantwoording kosten Verantwoording prestatie ACTIVITEIT - Toekenningsbrieven /- formulieren; - Betaalbewijzen Afhankelijk van activiteit en definitieve inhoud HPA VERWACHTE PRESTATIEVERANTWOORDING Eenmalig bedrag of meerdere betalingen, bijv. - Loonkostensubsidies; - Jongerenvouchers; - Stagevergoedingen; - Leerwerkplekvergoeding; - Begeleiding door werkgever; - Jobcoaching; - enz. - Deelnemeradministratie; - Arbeidsovereenkomst; - Stagecontract; - Leerwerkovereenkomst 2. EXTERNE KOSTEN: Kosten van diensten/producten van externe uitvoerders die voor deelnemers worden ingezet Voorwaarde Verantwoording marktconformiteit Verantwoording kosten Verantwoording prestatie ACTIVITEIT Inhuren externe uitvoerders volgens nationale en Europese aanbestedingsregels (marktconformiteit); anders gedeeltelijke/volledige correctie kosten. Dossier inkoopprocedure Facturen en betaalbewijzen Afhankelijk van dienst/product en definitieve inhoud HPA VERWACHTE PRESTATIEVERANTWOORDING Extern ingekochte cursussen en scholing, individueel of in groepen, bijv. - vakopleidingen; - werknemersvaardigheden; - taaltraining; - enz. - Deelnemeradministratie; - Diploma / certificaat; en/of: - Verklaring deelname / Aanwezigheidsregistratie Extern ingekochte instrumenten, bijv. - arbeidskundige onderzoeken; - beroepeninteressetesten; - ioonwaarde-metingen; - enz. - Deelnemeradministratie; - Onderzoeksrapportages; -Testuitslagen Samenvatting ESF versie 2 GO/16april 2014 pag.3

8 Extern ingekochte trajecten, bijv. - re-integratietrajecten; - leerwerktrajecten; - enz. - Deelnemeradministratie; -Trajectplannen; - Voortgangsrapportages; - Eindrapportages. Extern ingekochte ureninzet, bijv. - jobcoaching; - individuele begeleiding; - enz. - Deelnemeradministratie; -Trajectplannen; - Intakeverslagen; - Voortgangsrapportages; - Eindrapportages -> Evt. caseloadverantwoording 3. DIRECTE LOONKOSTEN: Loonkosten van ureninzet interne medewerkers die deelnemers begeleiden, coachen of instructie geven Verantwoording aantal uren Verantwoording kosten - Sluitende urenregistratie - Salarisstrook start project; - Salarisstroken na wijzigingen salaris of wijziging parttimefactor; - CAO: bewijsstuk % eindejaarsuitkering & aantal contracturen fulltime Verantwoording prestatie Afhankelijk van activiteit en definitieve inhoud HPA ACTIVITEIT VERWACHTE PRESTATIEVERANTWOORDING Interne ureninzet medewerkers groepsactiviteiten, bijv.: - voorlichtingsbijeenkomsten; - sollicitatieworkshops; - enz. Interne ureninzet medewerkers individuele activiteiten, bijv.: - intake; - voortgangsbewaking; - begeleiding; - uitstroomgesprekken; - nazorg; - enz. - Deelnemeradministratie; - Presentielijsten - Deelnemeradministratie; - Intakeverslagen; - Voortgangsrapportages; - Eindrapportages; -> Evt. caseloadverantwoording Samenvatting ESF versie 2 GO/16april 2014 pag.4

9 Interne ureninzet medewerkers contacten scholen en werkgevers: - voorlichting; - banenmarkt; - voortgangsoverleg; - jobhunting; - zoeken leerwerkplekken; - zoeken stageplekken; - bemiddeling deelnemers; - matching deelnemers; - enz. - Deelnemeradministratie (voor zover van toepassing); - Logboeken; - Gespreksverslagen; - Intakeverslagen; - Voortgangsrapportages; - Eindrapportages; -> Evt. caseloadverantwoording 4. EXTERNE KOSTEN projectcoördinatie en administratie Voorwaarde Verantwoording marktconformiteit Verantwoording kosten Verwachte verantwoording prestatie Inhuren externe uitvoerder volgens nationale en Europese aanbestedingsregels (marktconformiteit); anders gedeeltelijke/volledige correctie kosten. Dossier inkoopprocedure Facturen en betaalbewijzen Geen 5. DIRECTE LOONKOSTEN projectcoördinatie en administratie Voorwaarde Medewerker werkt tenminste 50% van zijn contracturen voor ESF-project Verantwoording aantal uren Verantwoording kosten - Sluitende urenregistratie; - Addendum arbeidsovereenkomst - Salarisstrook start project; - Salarisstroken na wijzigingen salaris of wijziging parttimefactor; - CAO: bewijsstuk % eindejaarsuitkering & aantal contracturen fulltime Verwachte verantwoording prestatie Geen Samenvatting ESF versie 2 TOTI G 0 / 16 april 2014 pag. 5

10 BIJLAGE: Excelbestand "Inventarisatie AMR Utrecht-Midden ESF " Toelichting Het Excelbestand is bedoeld om te inventariseren welke activiteiten mogelijk kunnen worden opgenomen in het eerste ESF-project (looptijd juli 2014 t/m juni 2016). Om te laten zien hoe het bestand werkt, is onderstaande fictieve situatie is als voorbeeld ingevuld op de eerste veertien regels met activiteiten. A 1 en 2: In gemeente A zal m.i.v. januari 2015 een ATC operationeel zijn, waar naar verwachting 36 arbeidsbelemmerden en plussers geplaatst zullen worden. Alle 54 deelnemers zullen een extern ingekochte competentietest doen. 3 en 4: In totaal 45 deelnemers zullen gedurende gemiddeld 2 uur per week worden begeleid door interne medewerkers met een bruto maandsalaris van gemiddeld en 6: In totaal 24 deelnemers zullen een extern ingekochte opleiding tot logistiek medewerker volgen. B 7, 8, 9: Werkplein B zal, na afloop van het lopende project actie J, doorgaan met het uitgeven van jongerenvouchers. Door inzet van een fulltime jobhunter (salaris 3.000) verwacht men 70 stagevouchers a 500 en 50 werkvouchers a te kunnen uitgeven. LET OP: De jobhunter in dit voorbeeld werkt voor de hele doelgroep van 400 jongeren. De gemiddelde ureninzet per jongere is daarom fictief. Om toch een berekening te kunnen maken, wordt het totaal aantal werkbare uren voor 1 jaar (1.720) gedeeld door het totaal aantal jongeren: / 400 = 4,3 uur. 10: In 2016 zullen voor Nuo's met een taalachterstand externe taaitrajecten worden ingezet. C 11: Op PrO-schooI C worden per jaar 15 leerlingen tijdens externe stages begeleid door een interne stagedocent met een salaris van Zijn gemiddelde ureninzet per leerling is 40 uur per schooljaar. 12: leder schooljaar volgen 10 leerlingen een extern ingekochte branchecursus Horeca of Groen. 13: Gedurende het gehele project worden gemiddeld 5 nazorgleerlingen die extra ondersteuning nodig hebben, op hun werkplek begeleid door een extern ingehuurde jobcoach. 14: Vanaf schooljaar zullen gemiddeld 5 nazorgleerlingen naar de avondschool gaan om een branchecertificaat te halen. Samenvatting ESF versie 2 pag. 6

11 M E M O DATUM : 29 september 2014 AAN : Directeurenoverleg Midden-Utrecht VAN : RBO (Gerrita Otten) en Berenschot (Johan Stuiver) BETREFT : ESF-aanvraag gemeenten: risico s en samenwerkingsovereenkomst Inleiding De arbeidsmarktregio (AMR) Midden-Utrecht is bezig met de voorbereiding van de eerste gemeentelijke ESF-aanvraag in de programmaperiode De eerste PrO-VSO-aanvraag werd reeds op maandag 25 augustus jl. ingediend. Centrumgemeente Utrecht zal de gemeentelijke aanvraag indienen namens de vijf sub- D het indienen van de aanvraag is 31 oktober In het directeurenoverleg d.d. 4 september jl. werd de concept aanvraag besproken, waarna het overleg heeft gevraagd om aanvullende informatie. Deze memo betreft algemene informatie over de ESF-aanvraag, de indeling in clusters, risico s en de regionale samenwerkingsovereenkomst (zie bijlage voor de tweede conceptversie). Algemeen In een ESF-aanvraag worden kosten opgenomen van directe activiteiten (activiteiten gericht op ESFdeelnemers) en indirecte activiteiten (projectleiding en administratie). De kosten worden gemaakt door aanvrager gemeente Utrecht of één van de andere gemeenten, sub- of andere samenwerkende partijen. Directe kosten De aanvraag, die wordt voorbereid door het regionale ESF-projectteam, zal worden gevuld met subsidiabele activiteiten waarvoor al reguliere financiering beschikbaar is. Alle subsidiabele activiteiten moeten ESF-proof geadministreerd worden. Per kostensoort gelden hiervoor administratieve voorschriften. De sub- hierover geïnformeerd, zodat zij kunnen beoordelen welke kosten zij het meest geschikt achten voor de ESF-aanvraag. Subsidie Het door de Staatssecretaris vastgestelde subsidieplafond voor AMR Midden-Utrecht bedraagt voor D P O-VSO-aanvraag betrof al 30% van dit gemeentelijke aanvraag betreft de overige 70%: Voor alle gerealiseerde kosten die conform ESF-vereisten kunnen worden onderbouwd, ontvangt de aanvrager 50% subsidie. Om de maximale subsidie voor de regio binnen te halen, moet dus tenminste het dubbele aan subsidiabele kosten correct verantwoord worden:. De subsidie zal t.z.t. worden bestemd voor regionale arbeidsmarktprojecten conform het nog op te stellen subsidie-bestedingsplan. Indirecte kosten Iedere sub-regio maakt indirecte kosten. Deze kosten bestaan uit de ureninzet voor het ESFprojectteam (projectleiding en coördinatie) en de ureninzet voor het vastleggen en aanleveren verplichte ESF-brongegevens en documenten (administratie). 1

12 Daarnaast heeft centrumgemeente Utrecht ESF-adviesbureau RBO ingehuurd om alle betrokken partijen te adviseren en waar nodig te ondersteunen, de centrale projectadministratie te voeren, de voortgang van het project te monitoren en de einddeclaratie bij het Agentschap SZW in te dienen. Voor ieder ESF-project mag een bedrag ter grootte van maximaal 10% van de directe kosten worden opgevoerd voor indirecte kosten (projectleiding en administratie). Ook op deze indirecte kosten ontvangt de ESF-aanvrager 50% subsidie. Investering indirecte kosten Gedurende de looptijd van het project bestaat de investering van de sub- de extra interne ureninzet voor projectleiding en administratie. Daarnaast is er een gezamenlijke regionale investering die bestaat uit de externe kosten van ingehuurde ESF-expertise. Alle indirecte kosten moeten volledig voorgefinancierd worden, maar zijn voor 50% subsidiabel. De 50% cofinanciering blijft dus voor eigen rekening van de arbeidsmarktregio. Voorbereidingskosten Voorbereidingskosten voor ESF-projecten (gemaakt vóór het indienen van de aanvraag) zijn nooit subsidiabel. Voor de extra voorbereidingskosten voor de nieuwe programmaperiode ESF hebben alle ontvangen. AMR Midden-Utrecht zou de gezamenlijke indirecte kosten t/m oktober 2014, dus tot de start van het eerste project, (deels) uit dit voorbereidingsbudget kunnen financieren. Clusters Een ESF-project mag worden ingedeeld in maximaal vijf clusters van subprojecten. Eén van deze clusters is verplicht gereserveerd voor de indirecte activiteiten projectleiding en administratie. De andere vier clusters moeten bestaan uit één of meer subprojecten die qua geografie, organisatie inhoud bij elkaar horen. Per subproject mag één kostensoort worden opgevoerd. Van ieder cluster mag de administratie op één locatie beschikbaar zijn. In de conceptaanvraag wordt daarom uitgegaan van de volgende geografische clusters: 1. Utrecht; 2. Kromme Rijn Heuvelrug; 3. Werk en Inkomen Lekstroom; 4. Stichtse Vecht en FermWerk. R A. Korting subsidie door fouten administratie Bij de eindcontrole wordt ieder cluster afzonderlijk beoordeeld. Het Agentschap SZW neemt steekproeven op de ESF-deelnemers en op subsidiabele kosten. Fouten (die niet alsnog weerlegd kunnen worden), leiden tot extrapolatie van de bijbehorende financiële correctie over het hele cluster. Voorbeeld: I kosten verantwoord. Van de 20 steekproefdeelnemers blijken er twee niet tot de ESFdoelgroep te behoren (10% fout). Deze fout leidt tot een geëxtrapoleerde correctie op de kosten van 10% = dus 2

13 B. Korting subsidie door malusregeling a. Uit de verplichte voortgangsrapportage na het eerste projectjaar moet een minimale tussenrealisatie van 20% van de aanvraag (en dus 20% van de subsidie) blijken. Is dit niet het geval, dan wordt het oorspronkelijk toegekende subsidiebedrag verlaagd met het niet gerealiseerde deel t.o.v. die 20%. b. Bij een eindrealisatie van minder dan 60% wordt het subsidiepercentage over de gehele einddeclaratie verlaagd van 50% naar 40%. C. Minder subsidie door onderrealisatie Onderrealisatie leidt tot een lager subsidiebedrag en, als niet tijdig een wijzigingsverzoek wordt ingediend, mogelijk ook tot verlaging van het subsidiepercentage. Een lager subsidiebedrag heeft uiteraard gevolgen voor het op te stellen subsidie-bestedingsplan. Onderrealisatie van het project kan verschillende oorzaken hebben. Bij onderrealisatie door overmacht c.q. niet beïnvloedbare externe factoren zijn er geen of onvoldoende ESF-deelnemers of zijn er geen of onvoldoende kosten (de beoogde interne loonkosten of externe kosten worden niet gemaakt of de plaatsingssubsidies worden niet verstrekt). Onderrealisatie kan ook het gevolg zijn van onvoldoende inzet van een sub-regio om de begrote kosten ESF-proof te administreren, waardoor besloten moet worden de kosten niet op te voeren in de einddeclaratie. Optie: Mocht in het subsidie-bestedingsplan zijn opgenomen, dat (een deel van) de subsidie op directe en/of op indirecte kosten rechtstreeks terugvloeit naar de sub- de regionale samenwerkingsovereenkomst worden bepaald, dat dit niet geldt bij verwijtbare nalatigheid door D. Indirecte kosten > 10% van directe kosten De omvang van de indirecte kosten is uiteraard (deels) afhankelijk van de realisatie van het project. Minder ESF-deelnemers en/of minder activiteiten leiden tot kleinere aantallen documenten en gegevens die verwerkt en vastgelegd moeten worden. Bij onderrealisatie zal dan ook sprake zijn van lagere indirecte kosten. Toch kan één of meer van de hierboven genoemde situaties leiden tot totale indirecte kosten die meer dan 10% van de directe kosten bedragen. Voorbeeld: Er is sprake van onderrealisatie. De werkelijke, goedgekeurde directe kosten bedragen D werkelijke indirecte kosten bedragen ; meer dan 10%. V O subsidie verstrekt; de overige is niet subsidiabel en blijft volledig voor eigen rekening. Optie: De arbeidsmarktregio kan in het subsidie-bestedingsplan opnemen, dat van de te ontvangen subsidie eerst een deel ter grootte van de geïnvesteerde indirecte kosten terugvloeit naar de sub-, zodat de indirecte kosten altijd 100% gedekt zijn. In bovengenoemd voorbeeld N Beperking risico O beperken, zijn de volgende punten van belang. 3

14 1. Het indienen van een zo realistische mogelijke aanvraag vergroot de kans op een hoog realisatiepercentage en verkleint de kans op een korting wegens onderrealisatie. 2. Voor iedere sub-regio geldt, dat bij voorkeur méér dan de begrote kosten ESF-proof worden worden geadministreerd. Dit biedt ruimte voor eventuele correcties van het Agentschap SZW én voor het schrappen van (onvoldoende onderbouwde) kosten vóór het indienen van de einddeclaratie, zodat de kans op het maximale subsidiebedrag zo groot mogelijk blijft. 3. ESF-adviseur RBO: a. ondersteunt de vijf sub- ESF-proof maken van de reguliere werkprocessen; b. voert de centrale projectadministratie; c. monitort en bewaakt pro-actief de realisatie binnen de clusters en subprojecten; d. dient zo nodig tijdig een wijzigingsverzoek in bij het Agentschap SZW; e. minimaliseert de kans op fouten door continue controle van documenten en gegevens in de administraties per cluster; f. beoordeelt vóór het indienen van de einddeclaratie of alle kosten voldoende verantwoord en onderbouwd zijn en dus geschikt om te worden opgenomen in de einddeclaratie. Samenwerkingsovereenkomst In een samenwerkingsovereenkomst tussen centrumgemeente Utrecht en de sub- regiogemeenten worden Zie de bijlage bij dit document voor de tweede versie van de concept samenwerkingsovereenkomst. Bijlage: Concept Samenwerkingsovereenkomst Gemeenten d.d

15 Tekst rood: aanvullingen t.o.v. versie 2 d.d Tekst blauw: nog aan te passen / opties Samenwerkingsovereenkomst betreffende Arbeidsmarktregio Midden-Utrecht; ESF-programmaperiode ; investeringsprioriteit A: bevordering van sociale inclusie en bestrijding van armoede en discriminatie; regio-aanvraag gemeenten eerste aanvraagtijdvak ; Samenwerkingsverband ESF : < projecttitel > De ondergetekende, Gemeente Utrecht P en de ondergetekenden, ondertekening door alle afzonderlijke gemeenten? ondertekening (deels) door sub- Gemeente Zeist, Gemeente Bunnik Gemeente De Bilt, statutair gevestigd, Gemeente Utrechtse Heuvelrug, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd Gemeente Wijk bij Duurstede te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door Gemeente Oudewater, st, Gemeente Woerden Gemeente Montfoort te dezen rechtsgeldig Gemeente Houten Gemeente IJsselstein Gemeente Lopik te deze Gemeente Nieuwegein Gemeente Vianen, Gemeente Stichtse Vecht, statutair CONCEPT versie 3 d.d Samenwerkingsovereenkomst E F -2016: < projecttitel > 1

16 P P P P Overwegende dat: Het Samenwerkingsverband zich ten doel stelt om een maximaal subsidiebedrag voor de arbeidsmarktregio Midden-Utrecht te genereren, ten behoeve van de uitvoering van nader te bepalen regionale arbeidsmarktprojecten. Het Samenwerkingsverband hiertoe het project < projecttitel > heeft geïnitieerd en gaat P Het Samenwerkingsverband beschikt over de kennis, expertise, ervaring en infrastructuur die nodig is om het Project uit te voeren. De Penvoerder voor de financiering van het Project, namens het Samenwerkingsverband, een subsidieaanvraag indient uit hoofde van ESF , hierna A Het Samenwerkingsverband afspraken met betrekking tot het Project op schrift willen vastleggen. Komen als volgt overeen: Artikel 1 - Voorwerp van de overeenkomst 1.1 Het voorwerp van deze overeenkomst is de organisatie van een samenwerkingsverband om het Project te implementeren zoals aangegeven in de bijlagen. De bijlagen bevatten: De subsidieaanvraag bij het Agentschap SZW met inbegrip van bijlagen, hierna te A (bijlage I); De bij de Aanvraag ingediende begroting (bijlage (II); De subsidiebeschikking van het Agentschap SZW, afgegeven bij aanvang van het Project, hi B (bijlage III). 1.2 De bijlagen met inbegrip van alle bepalingen waarop ze zijn gebaseerd en waarnaar ze verwijzen worden beschouwd als een integrerend deel van deze overeenkomst. Artikel 2 - Onderwerp van de overeenkomst 2.1 Met deze Samenwerkingsovereenkomst zullen de Penvoerder en de Partners de procedures en regels binnen het opgerichte Samenwerkingsverband vastleggen om het Project te voltooien, zoals goedgekeurd door: < het regionaal directeurenoverleg Midden-Utrecht > < colleges van B&W van de Partners > CONCEPT versie 3 d.d Samenwerkingsovereenkomst E F -2016: < projecttitel > 2

17 Artikel 3 - Duur van de Overeenkomst 3.1 Deze Samenwerkingsovereenkomst zal in werking treden vanaf <datum indiening Aanvraag>. 3.2 Ze zal worden beëindigd op de dag dat de definitieve ESF-betaling in het kader van dit project is ontvangen door de Penvoerder. Artikel 4 - Verplichtingen 4.1 De Penvoerder en de Partners verbinden zich er toe om alles in het werk te stellen om de uitvoering van het project zoals omschreven in Artikel 1 van deze overeenkomst mogelijk te maken alsook de tijdige start en uitvoering van het Project in zijn geheel te garanderen met inachtneming van het tijdschema conform de verplichtingen jegens het Agentschap SZW, dat uit de Aanvraag en de Beschikking voortvloeit. 4.2 De Penvoerder zal alle verplichtingen die voortvloeien uit de Aanvraag en de Beschikking, met inbegrip van de bijlagen, vervullen. 4.3 De Penvoerder zal meer bepaald de volgende verplichtingen vervullen: De algemene coördinatie, het beheer en de uitvoering van het Project verzekeren; Het Samenwerkingsverband in en buiten rechte vertegenwoordigen en alle plichten die uit deze vertegenwoordiging voortvloeien, vervullen; Een efficiënte en betrouwbare projectadministratie en een management- en controlesysteem opzetten conform de richtlijnen omtrent subsidiabiliteit in de Subsidieregeling ESF R en de Handleiding Projectadministratie ESF , HPA De beschrijving van de projectadministratie, het management- en controlesysteem en de uitvoeringsafspraken die daar uit voortvloeien, vastleggen in een AO/IB (Administratieve Organisatie en Intern Beheer) Het Project opstarten en implementeren conform de Aanvraag, de Beschikking en de AO/IB Het Samenwerkingsverband tenminste eenmaal per kwartaal op de hoogte stellen van de voortgang en realisatie van het Project; Het Samenwerkingsverband tijdig op de hoogte stellen van omstandigheden die de voortgang en/of de realisatie van het Project dreigen te beïnvloeden; Voortgangsrapporten, tussenrealisaties en de project-einddeclaratie opstellen en indienen bij het Agentschap SZW conform de eisen in de Beschikking, de Regeling en de HPA Het Samenwerkingsverband vertegenwoordigen tijdens monitorgesprekken en controles door het Agentschap SZW. CONCEPT versie 3 d.d Samenwerkingsovereenkomst E F -2016: < projecttitel > 3

18 4.4 Iedere Partner of samenwerkende combinatie van Partners, zal alle verplichtingen vervullen die voortvloeien uit de Aanvraag, de Beschikking en de AO/IB, voor zover deze verplichtingen betrekking hebben op de projectactiviteiten in zijn werkgebied binnen de arbeidsmarktregio en/of betrekking hebben op de projectkosten die voor zijn rekening komen. 4.5 Iedere Partner zal meer bepaald de volgende verplichtingen vervullen: De Penvoerder de bevoegdheid geven de Partner in het Project te vertegenwoordigen; Zijn deel van het Project uitvoeren en administreren conform de Aanvraag, de Beschikking en de uitvoeringsafspraken in de AO/IB; Zich houden aan de in de Aanvraag en de projectbegroting omschreven projectplanning en uitvoering van activiteiten qua aantallen, hoeveelheden en bedragen Uitsluitend zelf verantwoordelijkheid dragen voor de juistheid en geldigheid van de door hem aangeleverde gegevens betreffende subsidiabele activiteiten en uitgaven binnen zijn deel van het Project De Penvoerder, indien deze dat nodig acht, alle gevraagde informatie verstrekken en inzage geven in zijn deel van het Project ten behoeve van het indienen van voortgangsrapporten, tussenrealisaties en de einddeclaratie bij het Agentschap SZW; De Penvoerder onmiddellijk op de hoogte stellen van iedere gebeurtenis of omstandigheid die zou kunnen leiden tot een tijdelijke of definitieve wijziging van het Project of zijn deel van het Project De Penvoerder, indien deze dat nodig acht, ondersteunen bij monitorbezoeken of controles van het Agentschap SZW. 4.6 De uit de verplichtingen van de Penvoerder voortvloeiende indirecte, centrale kosten van projectleiding, coördinatie en administratie worden door de Penvoerder voorgefinancierd, ongeacht of het gaat om de kosten van interne ureninzet of extern ingehuurde expertise. 4.7 Iedere Partner financiert zijn eigen indirecte kosten van projectleiding, coördinatie en administratie vóór. 4.8 Na ontvangst van de toegekende subsidie zullen eerst alle voorgefinancierde indirecte projectkosten terugvloeien naar de Penvoerder en de Partners. 4.9 Indien de subsidie ontoereikend is om de totale indirecte kosten te dekken, zullen eerst de voorgefinancierde centrale kosten terugvloeien naar de Penvoerder en daarna een deel van de indirecte kosten naar iedere Partner, naar rato van het aandeel van die Partner in de werkelijk gerealiseerde directe projectkosten. CONCEPT versie 3 d.d Samenwerkingsovereenkomst E F -2016: < projecttitel > 4

19 4.10 Indien in het geheel geen subsidie wordt toegekend, dan zullen de Partners bijdragen in de door de Penvoerder voorgefinancierde centrale indirecte kosten, naar rato van de verdeelsleutel in de ingediende ESF-aanvraag. De eigen indirecte kosten van de Partners zullen volledig voor eigen rekening blijven. Artikel 5 Aansprakelijkheid en overmacht 5.1 Elke Partner is aansprakelijk jegens de andere Partners en zal de andere Partners vrijwaren en beschermen tegen alle schade en kosten die voortvloeien uit het niet naleven van de plichten en verplichtingen zoals omschreven in deze overeenkomst en haar bijlagen. 5.2 Geen enkele Partner zal aansprakelijk worden gehouden voor het niet naleven van de verplichtingen die uit deze overeenkomst voortvloeien ingeval van overmacht. In een dergelijk geval moet de betrokken Partner dit onmiddellijk schriftelijk melden aan de andere Partners. Artikel 6 - Organisatorische structuur van het Samenwerkingsverband 6.1 Om het beheer van het Samenwerkingsverband en de realisatie van het Project tot een succes te maken, is een ESF-Projectteam in het leven geroepen. Het ESF-Projectteam is verantwoordelijk voor het toezicht op de uitvoering van het Project. Leden van het ESF- Projectteam zijn medewerkers van de Penvoerder en de Partners of andere organisaties voor zover de Penvoerder en de Partners dit nuttig achten. Het ESF-Projectteam wordt voorgezeten door < de Penvoerder > < één van de Partners > < een onafhankelijke partij > 6.2 Het Samenwerkingsverband maakt nadere afspraken over de samenstelling, rol en taken van het ESF-Projectteam en legt deze vast in een bijlage bij de AO/IB. Artikel 7 - Samenwerking met derden, delegatie en uitbesteding 7.1 Ingeval van een samenwerking met derde partijen met inbegrip van leveranciers van goederen/diensten, zal de betrokken Partner volledig verantwoordelijk blijven jegens de Penvoerder voor wat betreft de overeenstemming met zijn verplichtingen zoals vastgelegd in deze Samenwerkingsovereenkomst. 7.2 De Penvoerder zal door de Partner geïnformeerd worden inzake het voorwerp en de inhoud van elke samenwerkingsovereenkomst die wordt gesloten met een derde partij en die het Project betreft. 7.3 Geen enkele Partner zal het recht hebben om zijn rechten en verplichtingen in het kader van deze Samenwerkingsovereenkomst over te dragen zonder de voorafgaande toestemming van CONCEPT versie 3 d.d Samenwerkingsovereenkomst E F -2016: < projecttitel > 5

20 de andere Partners. 7.4 De uitbesteding aan deskundigen of leveranciers van goederen/diensten die het Project betreffen, moet plaatsvinden in overeenstemming met de procedures vermeld in de voorschriften voor openbare aanbestedingen die gelden voor de Partner, in overeenstemming met de EU-richtlijnen inzake openbare aanbestedingen en in overeenstemming met de daarvoor geldende richtlijnen in de Regeling en de HPA. Artikel 8 - Afstand van rechten en plichten, wettelijke opvolging 8.1 De Penvoerder noch de Partners mogen hun plichten en rechten in het kader van deze overeenkomst afstaan zonder de voorafgaande toestemming van de Partners. De Partners zijn op de hoogte van de bepalingen in de Beschikking op basis waarvan de Penvoerder en de Partners verplichtingen en rechten kunnen toewijzen zoals vastgelegd in de Beschikking, namelijk enkel middels het verkrijgen van de voorafgaande schriftelijke toestemming van het Agentschap SZW. 8.2 Ingeval van een wettelijke opvolging is de Penvoerder of de betrokken Partner verplicht alle plichten in het kader van deze overeenkomst over te dragen aan de wettelijke opvolger. Artikel 9 Financieel Beheer en besteding subsidie 9.1 De Penvoerder ontvangt de voor het Project toegekende subsidie en is verantwoordelijk voor het reserveren en beheren van het ontvangen bedrag tot aan het moment van besteding en/of verdeling van de gelden conform het door de Partners overeen te komen subsidiebestedingsplan. Artikel 10 - Toezicht, Evaluatie en Rapportering 10.1 De Penvoerder draagt de algemene verantwoordelijkheid voor het Project en zorgt voor het continue toezicht op de projectactiviteiten door de Partners. De criteria inzake toezicht, evaluatie en rapportering voor alle Partners worden vermeld in de AO/IB De Penvoerder is gedurende de projectduur verantwoordelijk voor het indienen van de voortgangsrapportages, de tussenrealisatie en de eindrapportage aan het Agentschap SZW. Het doel van deze rapporten wordt beschreven in de vastgestelde AO/IB. De rapporteringperiodes zoals vermeld in de vastgestelde AO/IB evenals de instructies inzake de rapporteringformulieren moeten worden nageleefd Elke projectpartner is verplicht alle informatie aan de Penvoerder te verschaffen die deze laatste nodig acht voor de voorbereiding van bovenstaande rapporten en voor elke andere specifieke documentatie die de Project Stuurgroep of de Programma-autoriteiten zouden kunnen opvragen. CONCEPT versie 3 d.d Samenwerkingsovereenkomst E F -2016: < projecttitel > 6