Voor u ligt het jaarverslag van de International Federation of Medical Students Associations- VUmc (IFMSA-VUmc) over het beleidsjaar

Transcriptie

1 Voorwoord Geachte lezer, Voor u ligt het jaarverslag van de International Federation of Medical Students Associations- VUmc (IFMSA-VUmc) over het beleidsjaar In dit jaarverslag vindt u een overzicht van de verschillende projecten, cursussen en overige activiteiten die IFMSA-VUmc in het afgelopen jaar heeft georganiseerd. Daarnaast is het financieel jaarverslag opgenomen. Tevens vindt u meer informatie over onze stichting en het Bestuur. Het afgelopen jaar heeft voor IFMSA-VUmc vooral in het teken gestaan van naamsbekendheid creëren en het groeien en floreren van de stichting. Onze stichting zou niet kunnen bestaan zonder de tomeloze inzet van alle vrijwilligers die bij een van de werkgroepen aangesloten zijn. Wij willen via deze weg iedereen bedanken die zich het afgelopen jaar heeft ingezet voor IFMSA- VUmc. Hoogachtend, Mede namens het Bestuur, Sylke Hendriksma Vicevoorzitter Intern IFMSA-VUmc

2 Inhoudsopgave Bestuur Achtergrondinformatie IFMSA-VUmc 5-6 Voorzitter 7-10 Vicevoorzitter Intern Vicevoorzitter Extern Penningmeester Secretaris Werkgroep Publieke Gezondheid (SCOPH) Werkgroep Vluchtelingen & Mensenrechten (SCORP) Werkgroep Stages (SCORE) Werkgroep Seksuele Gezondheid inclusief Aids (SCORA) Werkgroep Medisch Onderwijs (SCOME) Werkgroep Europese Integratie & Educatie (EMSA) Contactgegevens 38 Bijlage: Financieel jaarverslag 2

3 Bestuur Voorzitter Valentina Poetsema Vicevoorzitter Intern Sylke Hendriksma Vicevoorzitter Extern Fong Ngo Penningmeester Kay Kistemaker Secretaris Eline Huizing 3

4 Coördinator Publieke Gezondheid (SCOPH) Luca Janssen Coördinator Vluchtelingen & Mensenrechten (SCORP Rebecca Hermans Coördinator Stages (SCORE) n.v.t.* (zie pagina ) stages.vumc@ifmsa.nl Coördinator Seksuele Gezondheid inclusief aids (SCORA) Lian van Hartingsveldt scora.vumc@ifmsa.nl Coördinator Medisch Onderwijs (SCOME) Bradley Hunsel * (zie pagina ) scome.vumc@ifmsa.nl Coördinator Europese Educatie & Integratie (EMSA) Paula Hoogland emsa.vumc@ifmsa.nl Tel.: 4

5 Achtergrondinformatie IFMSA-VUmc In 1951 besloot een groep medisch studenten uit verschillende landen, waaronder Nederland, een internationaal netwerk voor medisch studenten op te richten: The International Federation of Medical Students Associations (IFMSA). IFMSA is inmiddels uitgegroeid tot een studentenorganisatie die wordt vertegenwoordigd in meer dan 90 landen en meer dan leden telt. IFMSA- Vrije Universiteit medisch centrum (IFMSA-VUmc) is onderdeel van IFMSA-NL (The Netherlands), welke het Nederlandse lid is van IFMSA. IFMSA is tevens onderdeel van het netwerk van de European Medical Students Association (EMSA), een Europese medische studievereniging die streeft naar de integratie van Europese studenten en richt zich hiervoor op onderwerpen binnen Medical Sciences, Ethics en Education. IFMSA is verbonden aan de Verenigde Naties als een non-politieke en non-profit organisatie en wordt sinds 1969 erkend door de World Health Organisation als het officiële internationale forum voor medisch studenten waar het ideeën en expertise uitwisselt over onderwerpen als volksgezondheid, medisch onderwijs, reproductieve gezondheid en mensenrechten. Er wordt daarnaast contact onderhouden en samengewerkt met organisaties als Unicef, UNESCO en Amnesty International. De studentenorganisatie dient medisch studenten van over de hele wereld door het mogelijk maken van internationale samenwerking, door het aanbieden van trainingen en internationale stages en draagt zo bij aan de ontwikkeling van cultureel bewuste en sociaal verantwoordelijke artsen. Doel IFMSA-VUmc IFMSA-VUmc, als onderdeel van the International Federation of Medical Students Associations (IFMSA-NL), stelt zich ten doel: het dienen van de samenleving en de medisch studenten in Nederland en over de hele wereld, door: Op te treden als een medium waardoor uitwisseling van medisch studenten kan plaatsvinden; Het promoten en faciliteren van projecten en trainingen voor zowel de samenleving als medisch studenten en deze studenten daarbij ontvankelijk te maken voor andere culturen en wereldwijde gezondheidsproblematiek; Op te treden als forum voor medisch studenten in Nederland om met medisch studenten uit de gehele wereld over onderwerpen te discussiëren gerelateerd aan individuele en volksgezondheid, onderwijs en wetenschap en hiermee bewustwording te creëren; Blikverbreding te stimuleren door op te treden als orgaan dat contacten legt met andere soortgelijke internationale organisaties en tevens met andere medische studentenorganisaties binnen Nederland; Medisch studenten in staat te stellen hun kennis en capaciteiten te benutten in het voordeel van de samenleving. 5

6 Statutaire doelstellingen IFMSA-VUmc Artikel 4 De stichting stelt zich ten doel de Public Health in de ruimste zin des woords te verbeteren, de medische studenten en de samenleving te dienen en te onder steunen door: Het promoten en faciliteren van projecten en trainingen voor zowel de medisch studenten als de samenleving; Op te treden als forum voor medisch studenten in Nederland om met medisch studenten uit de gehele wereld te discussiëren over onderwerpen gerelateerd aan individuele en volksgezondheid, onderwijs en wetenschap en hiermee bewustwording te creëren; Op te treden als een medium door middel waarvan uitwisseling van medisch studenten kan plaats vinden; Blikverbreding te stimuleren door op te treden als orgaan dat contacten legt met andere soortgelijke organisatie in zowel binnen- als buitenland; Medisch studenten aan te moedigen hun kennis en capaciteiten te benutten in het voordeel van de samenleving; Alsmede al hetgeen met het vorenstaande verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, in de ruimste zin des woords. Artikel 5 De stichting tracht dit doel te bereiken met enkel wettige middelen, als onafhankelijke stichting zonder discriminatie op grond van politieke of religieuze overtuiging, etniciteit, sekse, seksuele geaardheid of wat voor vorm van discriminatie ook. 6

7 Voorzitter Valentina Poetsema, april mei 2014 In de periode van april 2013 tot en met mei 2014 heb ik de mooie functie van Voorzitter IFMSA-VUmc mogen vervullen. Het afgelopen bestuur was het eerste bestuur dat in één keer wisselende en ook wij zullen dit doen. Hoewel we in april 2013 niet direct compleet waren, we begonnen toen met vier personen, werd dit snel opgelost. Juni 2013 hadden we een volledig Dagelijks Bestuur en een bijna volledig bestuur, we misten hier alleen een SCOMEcoördinator in. Echter is deze er na de zomer toch al snel bij gekomen. Het vorige bestuur had in hun beleid vooral de aandacht gericht op het actiever maken van de werkgroepen, leden enthousiast houden en de functie van Vicevoorzitter Extern zo goed mogelijk ondervangen. Wij hadden echter geluk met het laatste punt, want voor IFMSA-VUmc was dit het eerste jaar sinds de afgelopen twee waarin de functie van Vicevoorzitter Extern was vervuld, wat ons een hoop extra mogelijkheden heeft gegeven omdat er voor iedere functie de nodige aandacht beschikbaar was. Beleid Zoals gebruikelijk bij IFMSA-VUmc, hebben wij in de zomer ons beleid bepaald. Ook wij wilden doorgaan met het enthousiast houden van de leden, we wilden meer saamhorigheid creëren binnen onze vereniging. Behalve enthousiastere leden wilden we ook een hoger aantal leden werven, omdat wij wisten dat we veel leden zouden verliezen in de loop na het nieuwe studiejaar ( ) toe. Het vorige jaar hadden we afscheid moeten nemen van de werkgroep Stages en PR, maar dit jaar hoopten we deze weer op te kunnen zetten. Voor onze leden wilden we wel toegankelijk blijven, dit wilden we bereiken door af en toe langs de vergaderingen te gaan. Dit zorgde ervoor dat wij de leden beter leerden kennen, maar ook dat ze ons beter leerden kennen. Buiten deze aandachtspunten om wilden we als IFMSA-VUmc ook serieuzer genomen worden. Zowel door de andere comités binnen IFMSA als door externen. We wilden meer professionaliteit uitstralen als Dagelijks Bestuur, maar we wilden meer naamsbekendheid als verenigingen. Voor ons was het allemaal een ergernis dat niemand wist dat onze projecten door IFMSA-VUmc georganiseerd werden en hier zouden wij verandering in brengen. Ledenwerving In het jaar voor ons was er een goede ledenwerving geweest. Twee keer per jaar hebben we een ledenwerving. De eerste is in september/oktober en de tweede in februari/maart. Om een concreet doel te stellen keken we naar het aantal dat ze vorig jaar aan leden hadden geworven, dit waren er 26 en hier moesten we natuurlijk overheen. Om het reëel te houden, stelden we het doel op minstens 35 nieuwe leden. Dit doel konden we echter niet bepalen zonder overleg met onze werkgroep coördinatoren. Per werkgroep hebben we gekeken hoeveel leden erbij zouden kunnen. Dus wat er minimaal nodig was, maar ook wat er maximaal bij kon. We wilden niet dat een goede ledenwerving uiteindelijk tot overwerkte werkgroep 7

8 coördinatoren zou leiden. Iedereen was positief gestemd en met z n negenen zijn we met een plan begonnen voor onze promotie. Hoewel we een kleine teleurstelling hadden dat we niet op de algemene standjesmarkt konden, hadden we verder een goede promotie. We hielden college praatjes, echter dit jaar niet alleen bij de geneeskunde jaren, maar ook op de Faculteit der Aard en Levenswetenschappen. Hier hebben we praatjes gehouden in de eerste jaren van Biomedische wetenschappen, Gezondheid en Leven en Gezondheidswetenschappen. Buiten de collegepraatjes om, stonden wij op de route tijdens de kroegentocht van de IDEE-week van de MFVU en op de standjesmarkt voor de geneeskunde studenten. De aanmeldingen liepen buitengewoon goed, tegen onze verwachtingen in en uiteindelijk hadden we meer dan 100 aanmeldingen. En toen was er de taak om al deze mensen in te plannen voor een sollicitatie gesprek. Dit jaar mochten we 61 nieuwe leden aannemen. Toen stond ons opeens de taak deze leden ook vast te houden. De New Commers Session Tijdens de sollicitaties hadden we al gepeild onder de potentiële leden of ze aanwezig zouden kunnen zijn bij onze New Commers Session. Op deze avond hebben we ze uitgelegd wat IFMSA-VUmc inhoudt en wat we doen. Daarna hadden ze de mogelijkheid om hun eigen werkgroep te leren kennen, waarna er nog een borrel was. Dit was allemaal onder het genot van een hapje en een drankje. Tijdens het praatje, waar ik ze mocht uitleggen wat wij allemaal doen, was er een buffet. En het toetje werd gebracht door de Vicevoorzitter Intern en mij, zodat ze onze gezichten alvast zagen. Leden betrokken houden We hadden nu echt volle werkgroepen, maar nu was het belangrijk om deze leden ook allemaal vast te houden en betrokken te houden. Tijdens de sollicitatie gesprekken hebben we een hele lijst vragen op onze sollicitanten afgevuurd hierbij zaten ook de data van bijeenkomsten die we hebben. Dit om al een beetje een idee te krijgen of ze bereid waren om daar ook naartoe te komen. Ons allereerste landelijke activiteit was trainingsweekend Vanaf de sollicitaties hebben we ze warm gemaakt om daarnaartoe te gaan. En ook dit jaar was het ons gelukt om met een goed aantal IFMSA-VUmc te vertegenwoordigen. Om de leden ook naar andere activiteiten te laten gaan, hebben we het puntensysteem in het leven geroepen. Voor de aanwezigheid bij een activiteit (dit kan een Algemene Vergadering zijn, maar ook een project van een willekeurige werkgroep) kregen ze punten. Deze werden genoteerd door de secretaris en voor het beste lid en de beste werkgroep zal er een prijs komen aan het einde van onze termijn. Terwijl we in de eerste maanden van ons termijn nog met maximaal 15 personen in een Open Vergadering zaten, was dit verderop in ons bestuursjaar minstens 35. Ook hebben we dit jaar de werkgroepen om de Dagelijks Bestuursleden verdeeld, zodat wij beter betrokken konden zijn bij de werkgroepen en ook af en toe 8

9 vergaderingen konden bijwonen. Per functie en periode verschilde het hoe vaak dit mogelijk was. Werkgroep coördinatoren en bestuur Het succes dat we hebben gehad in de werkgroepen is wel dankzij ons goed gevulde bestuur. Zonder al deze betrokken werkgroep coördinatoren was het ons nooit gelukt om al die leden zo betrokken te houden. De werkgroep coördinatoren zijn verplicht om naar de meeste activiteiten te gaan en zo zorgen zij ook dat hun leden mee daarnaartoe gaan. Het was geweldig om te zien hoe iedere werkgroep coördinator zijn taken uitvoert, de een stelde meteen allemaal project voorzitters aan terwijl de ander het heel anders aanpakte. De coördinatoren hebben ook een aardig takenpakket. Zij maken deel uit van het bestuur en wonen één keer in de twee weten de Bestuursvergadering bij. Ook helpen zij met het voorbereiden van de Algemene Vergaderingen. Maar zij moeten natuurlijk ook de vergaderingen van hun eigen werkgroep leiden en het overzicht houden daarin. Het is uiteraard ook belangrijk om de sfeer binnen het bestuur goed te houden. Helemaal aan het begin van ons bestuurs jaar deden we dit bijvoorbeeld met een etentje en aan het einde van de zomervakantie zijn we met z n allen op bestuur weekend gegaan om elkaar goed te leren kennen. Dagelijks bestuur Voor de zomervakantie hadden we gelukkig al een volledig Dagelijks Bestuur. Met elkaar hebben we de taken besproken. Vooral voor onze Vicevoorzitter Extern was het lastig, omdat zij geen voorganger had. We hebben geprobeerd zo goed mogelijk de taken te verdelen, maar het meeste viel toch pas op z n plaats toen we echt bezig waren. Daarom probeerden we ook veel te evalueren en te kijken waar we dingen beter konden aanpakken. Bereikte doelen Als ik terugkijk op dit jaar zie ik dat we velen van onze doelen bereikt. We zijn gegroeid als vereniging, hebben onze naam meer laten klinken op de VU en staan ook binnen IFMSA beter op de kaart. Op de VU heeft dit ervoor gezorgd dat mensen weten welke vereniging achter onze projecten zitten en dat ze ons ook weten te benaderen als ze ergens aan mee willen werken. Bij IFMSA betekent dit dat we serieuzer worden genomen als comité. We zijn gegroeid en hebben onze leden ook vast en enthousiast kunnen houden. Dit merkten we tijdens onze tweede ledenwerving. Opeens merkten we dat we eigenlijk niet veel meer leden erbij konden hebben, wat voor ons betekende dat de leden die we hadden ook actief zijn gebleven. Dit merkten we aan het aantal punten dat onze leden halen, maar ook op de Open Vergaderingen waar ze in een groot aantal aanwezig zijn. 9

10 Tot slot Voor IFMSA-VUmc was het een mooi jaar, we hebben veel dingen bereikt die we ook graag wilden bereiken. Voor het bestuur was het een jaar vol ontwikkelingen. Deze ontwikkelingen waren niet alleen voor onze vereniging, maar ook hebben we onszelf kunnen en mogen ontplooien. Momenteel hebben we al weer zicht op een volgend bestuur. Voor het huidige bestuur betekent het dat wij een goede overdracht moeten leven zodat zij het beleid door kunnen zetten en hun eigen verbeteringen kunnen aanbrengen. Er zijn mooie stappen gezet en ik verwacht dat ook zij weer voor verbeteringen kunnen zorgen. 10

11 Vicevoorzitter Intern Sylke Hendriksma, mei mei 2014 Van mei 2013 tot en met mei 2014 heb ik het voorrecht gehad om de functie van Vicevoorzitter Intern binnen het Bestuur van IFMSA-VUmc te mogen bekleden. De functie van Vicevoorzitter Intern (VVI) is een maand vacant geweest alvorens ik deze mooie taak op me heb mogen nemen. Sollicitatieperiode September en oktober zijn drukke maanden geweest voor het Bestuur. In ons beleidsplan hadden we als speerpunten voor het komende jaar meer naamsbekendheid en een groei van de ledenlijst. Om dit te bewerkstelligen zijn we in de eerste maanden van het collegejaar druk bezig geweest met promotie. Daarna heb ik me bezig gehouden met het mailen van de studenten die aan hadden gegeven interesse te hebben in IFMSA-VUmc. Officiële cijfers zijn hier niet van, maar het zijn er in ieder geval meer dan 300 geweest. Uiteindelijk hebben ruim 100 studenten zich aangemeld, waarna ik samen met de Voorzitter en Secretaris een rooster heb gemaakt om alle sollicitanten in een week te zien. Leden De belangrijkste taken voor mij als VVI hadden betrekking op de leden. Als Vicevoorzitter Intern ben je samen met de Voorzitter het gezicht van de vereniging als het gaat om interne zaken. Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor leden en werkgroep coördinatoren. Ik vond het zeer belangrijk dat de leden zich welkom binnen onze vereniging voelden en dat ze betrokken en actief bleven bij de projecten én de vereniging zelf. Ik heb dit op de onderstaande manieren proberen te bewerkstelligen. SCOSA Een van mijn grootste doelen was het opzetten van de werkgroep SCOSA, Standing Committee on Social Activities. Dit is een werkgroep die sociale activiteiten organiseert binnen de vereniging om het groepsgevoel te vergroten. Samen met een klein groepje actieve leden zijn we SCOSA gestart, met als grootste prestatie het nieuwjaarsdiner met ruim 50 man! Aan het eind van het collegejaar hopen we nog een grote BBQ te organiseren, als afsluiting van het succesvolle jaar. Weekmail De weekmail is bij uitstek het middel om de leden op de hoogte te houden over wat er binnen de vereniging speelt. Aan het einde van de periode van de vorige VVI heeft de weekmail al een kleine metamorfose ondergaan, door alleen in de kleuren van IFMSA-VUmc te werken. Dit heeft tot gevolg gehad dat de mail duidelijker en overzichtelijker is geworden. Daarnaast heb ik getracht om de inhoud van de mail kort en bondig te houden, zodat de leden niet onnodig veel tijd kwijt zijn aan het lezen van irrelevante zaken. Ook heb ik er altijd voor gezorgd dat de inhoud afwisselend was, van eigen projecten, tot oproepen voor hulp tot en met internationale evenementen. Ten slotte heb ik samen met de 11

12 Vicevoorzitter Extern gewerkt aan een nieuwe lay-out, zodat de weekmail er in de toekomst nog professioneler uitziet. We hopen dit voor het einde van ons termijn te kunnen invoeren. Leden Vergadering Het moment om met de leden in contact te komen en ze enthousiast te maken voor andere projecten is tijdens de Leden Vergaderingen (LV s). In het verleden werden deze vergaderingen niet altijd goed bezocht, echter met de nieuwe ledenlichting hebben we getracht een nieuwe start te maken. We hebben de LV verplicht gesteld, tenzij er een goede reden was om niet te komen. Mochten de leden niet kunnen, dan werd er van ze verondersteld dat zij mij zouden mailen. Daarnaast heeft de Secretaris hard gewerkt aan een puntensysteem. Dit alles heeft tot gevolg gehad dat de opkomst op de LV s drastisch omhoog is gegaan. Contact werkgroepen Een ander deel van mijn tijd heb ik besteed aan het contact met de werkgroepen. Binnen het Dagelijks Bestuur hebben we de werkgroepen verdeeld over de DB-leden, zodat elke werkgroep een contactpersoon binnen het DB had. Ik ben het afgelopen jaar contactpersoon geweest voor EMSA. Alhoewel ik mij in het begin van het jaar had voorgenomen om zoveel mogelijk vergaderingen van alle werkgroepen en commissies bij te wonen, bleek dit in praktijk vaak niet haalbaar. Het contact met de werkgroep coördinatoren was hierdoor nog meer van cruciaal belang. Ik ben het hele jaar door op de hoogte gehouden wat er binnen de werkgroepen speelde en kon zo eventueel ingrijpen waar het nodig was. Projecten Een ander doel van ons als Bestuur was professionaliteit uitstralen, naar zowel de leden als extern. We hebben ervoor gezorgd dat er bij de projecten die het afgelopen jaar georganiseerd zijn in principe altijd een afvaardiging van het Dagelijks Bestuur aanwezig was. Ik heb daardoor dit jaar heel veel mooie projecten gezien en waar bij mij persoonlijk het contact met de organiserende leden centraal stond. Huishoudelijk regelement Door persoonlijke interesses in beleid en de zaken die daarbij komen kijken, heb ik me ook bezig gehouden met het Huishoudelijk Regelement van IFMSA-VUmc. In samenwerking met het DB hebben we verschillende wijzigingen doorgevoerd, van de extra eisen voor de RvA tot de naamsverandering van de Leden Vergaderingen ( voorheen Open Vergaderingen). Helaas is het in mijn termijn niet gelukt om eens kritisch naar de Statuten te kijken en eventueel wijzigingen aan te brengen, maar ik zou mijn opvolger zeker willen helpen mocht zij dit willen. Ondersteuning voorzitter Als Vicevoorzitter Intern is een van de meest belangrijke taken het ondersteunen van de voorzitter. Dit kan heel breed getrokken worden. Het loopt uiteen van het samen bijwonen van het landelijke voorzittersoverleg (VZO), tot het ondersteunen in de taken of het overnemen van taken bij afwezigheid van de Voorzitter. 12

13 Jaarverslag Aan het einde van ons termijn staat er voor de Vicevoorzitter Intern nog een grote taak op zich te wachten, het samenstellen en schrijven van het jaarverslag. Gelukkig heb ik het niet helemaal alleen hoeven doen, maar heeft de rest van het Bestuur meegeholpen door het schrijven van hun eigen stukken. Daarnaast heeft de VVE de voorkant ontworpen. Overige activiteiten Als Vicevoorzitter Intern heb ik in zekere zin een vrije rol gehad in mijn activiteiten. Naast de hierboven beschreven activiteiten heb ik nog tal van andere zaken op me mogen nemen. Hierbij moet gedacht worden aan vragen of problemen van leden beantwoorden en oplossen, contact onderhouden met de zusterverenigingen en eventueel taken overnemen van overige Bestuursleden mocht het nodig zijn. Tot slot Ik wil afsluiten door te zeggen dat ik het als een eer heb ervaren om een jaar de Vicevoorzitter Intern van IFMSA-VUmc te mogen zijn. Ik heb ontzettend veel geleerd en tal van onvergetelijke mooie momenten meegemaakt. Ik ben ontzettend trots wat we als bestuur en vereniging hebben bereikt en ik weet zeker dat de komende jaren de vereniging alleen nog maar meer zal groeien. 13

14 Vicevoorzitter Extern Fong Ngo, mei mei 2014 De functie Vicevoorzitter Extern is een aantal jaren vacant geweest. Ik was nog maar kort -enkele weken- lid van IFMSA-VUmc, maar ik had al bij mijn sollicitatie laten weten een bestuursjaar te willen doen bij deze maatschappelijk betrokken vereniging. Zonder overdracht te hebben gehad of een handboek van een oude Vicevoorzitter Extern te hebben bestudeerd, was het voor mij zeker een grote uitdaging om nieuw leven te blazen in deze functie. Ergens was het prettig, want ik kon zo mijn eigen invulling geven aan de taken van een VVE. Facultair studentenoverleg Een taak die wel vaststond was dat de VVE samen met de voorzitter tijdens het FSO (facultair studentenoverleg), IFMSA-VUmc moeten vertegenwoordigen. Tijdens deze overkoepelende vergadering (MFVU, studentenraad, Co-raad, opleidingscommissie, studentassessor en JVC) wordt vooral over de gang van zaken in en om de medische faculteit besproken. Verder was ik binnen de vereniging zelf de bestuur contactpersoon van de werkgroep medisch onderwijs (SCOME). Promotie Dankzij nationale vergaderingen waar alle comités samenkomen, het VVEoverleg en het PR-overleg heb ik veel inspiratie opgedaan en ideeën bedacht over hoe wij meer leden konden werven voor de vereniging en hoe ik IFMSA in de spotlights kon zetten. Qua promotiemateriaal hebben alle comités dit jaar geïnvesteerd in de nationale gadget: een pleisterdoos met het IFMSA-NL logo. Om IFMSA-NL meer te promoten heb ik erop toegezien dat de Global Medicine (tijdschrift van IFMSA-NL, zie globalmedicine.nl) gedistribueerd werd op de VU waaronder de medische faculteit, wis- en natuurkundefaculteit en in het VUmc. Dit jaar is gebleken dat PR een belangrijke rol heeft gespeeld bij het succes en o.a. de groei in het aantal leden van de vereniging. Wij hebben nu zo'n 100 leden, een enorme groei ten opzichte van voorgaande jaren. Door middel van posters, filmpjes, sociale media en collegepraatjes hebben wij meer studenten weten te bereiken met onze projecten. Dit hebben we te danken aan de komst van een PR-werkgroep. Het opstarten van een PR-werkgroep was een goede zet. De PR-werkgroep bestaat momenteel uit vier leden inclusief de VVE die het overzicht houdt. Sociale media, zoals eerder genoemd, is onmisbaar gebleken voor promotie. Onze facebookpagina is onder handen genomen en we zorgen voor content die up-to-date is. Door online actief bezig te zijn hebben we ons bereik vergroot en veel likes erbij gekregen wat goed is voor de bekendheid van IFMSA- VUmc. Verder zijn wij online nog te vinden op de vernieuwde website van ifmsa.nl. Hier wordt de agenda voor interne leden zowel externen constant door de VVE bijgewerkt. Verder zijn de contactgegevens van het bestuur, het fotoarchief en verschillende documenten (facturen, declaratieformulieren, aanvragen voor PR en lokalen) hier te vinden voor de interne leden. 14

15 Huisstijl Naast het ontwerpen van promotiemateriaal, ben ik ook bezig geweest met het produceren van een nieuwe huisstijl voor IFMSA-VUmc. We hebben nieuwe templates voor brieven, formulieren en PowerPointpresentaties. Samen met de Secretaris heb ik gezorgd voor de truien en polo's voor onze eigen leden. Ten slotte is er in samenwerking met de Vicevoorzitter Intern gekeken naar een mogelijkheid om de weekmail te vernieuwen. Sponsoring Op het gebied van sponsoring is er door mij persoonlijk weinig werk verricht. Dit komt omdat de werkgroepen zelf de sponsoring op hun nemen, zij weten wat belangrijk is om hun project op rolletjes te laten verlopen. Meestal was sponsoring in de vorm van materiaalvoorziening. Wellicht kan het komende bestuur nog meer aandacht schenken aan sponsoring en het onderhouden van externe relaties (Bureau Internationale Samenwerking en Medico Vision) gezien dit jaar meer in het teken stond van het creëren van promotie en naamsbekendheid voor IFMSA-VUmc. Concluderend De functie Vicevoorzitter Extern was voor mij als nieuw lid een grote uitdaging. Het tempo lag vrij hoog, maar je merkt dat je snel groeit in de rol als bestuurder en dat voor je het weet het jaar weer om is. En dat terwijl er nog bepaalde zaken zijn die ik nog graag zou willen aanpakken. Als Vicevoorzitter Extern hoop ik dat IFMSA-VUmc in de toekomst dit succes kan behouden en nog meer succes zal behalen. En hopelijk krijgen wij namens IFMSA-VUmc als vereniging meer waardering voor het werk wat wij doen: de medische studenten betrekken met de maatschappij en hen leren om een brede blik op de wereld te hebben. 15

16 Penningmeester Kay Kistemaker, april mei 2014 Toen ik benaderd werd door het vorige Bestuur voor een bestuursfunctie, was ik vereerd dat ze mij een geschikte kandidaat vonden als een van hun opvolgers. De functie van Penningmeester sprak mij gelijk aan en met veel enthousiasme heb ik dan ook dit afgelopen jaar deze functie vervuld. Het werken binnen een bestuur beviel mij zelfs zo goed, dat ik heb besloten nog een jaar actief te blijven binnen het bestuur van IFMSA-VUmc, dit keer als Voorzitter. OsFinancials Het grootste gedeelte van mijn tijd was ik toch wel kwijt met het boekhoudprogramma. In het begin vond ik het allemaal best lastig en heb ik mijn voorganger vaak om hulp moeten vragen. Maar mettertijd werd ik er steeds bekwamer in. Daardoor vond ik het ook steeds leuker om te doen en het is fijn te merken dat je het programma steeds meer onder de knie krijgt. Toch blijft het een lastig programma en ik hoop dat er op nationaal niveau gauw een nieuw programma wordt gevonden waarmee we voortaan de boekhouding kunnen doen. Financiële documenten Naast de boekhouding was ik ook geregeld bezig met het beoordelen van begrotingen en realisaties van de verschillende projecten. Daarnaast hielp ik leden ook met het maken van een begroting en/of een realisatie voor hun project en gaf ik feedback alvorens de verschillende projectcoördinatoren hun begroting opstuurden naar het Dagelijks Bestuur of het nationale bestuur met een aanvraag voor een subsidie. Uiteraard heb ik zelf ook een realisatie van 2013 en een begroting van 2014 gemaakt voor IFMSA-VUmc. Kascommissie Dit jaar heb ik de kascommissie in het leven geroepen. Deze commissie controleert de boekhouding minimaal tweemaal per jaar om te zien of alles goed gaat met de financiën binnen IFMSA-VUmc. Samen met de rest van het Dagelijks Bestuur hebben we de taken van de kascommissie in het Huishoudelijk Reglement opgenomen en heb ik een oproep gedaan onder de leden. Al gauw waren er twee leden die bereid in de kascommissie plaats te nemen. Ledenadministratie Samen met de secretaris Eline heb ik de ledenlijst bijgewerkt nadat we in september een lichting nieuwe leden hadden binnengehaald. Omdat het hier ging om ruim 60 leden was het een grote klus, vandaar dat we het met z n tweeën deden. Bovendien besloten we de lijst op te schonen en zijn we nagegaan welke leden nog wel actief waren bij ons en welke niet. Degenen die niet meer actief hebben we g d of ze nog van plan waren actief te worden. Wanneer dit niet het geval was, werden ze van de lijst gehaald. Dit schoonde erg op. 16

17 Overig Naast deze bezigheden ben ik ook veel betrokken geweest bij projecten van verschillende werkgroepen. Het was erg leuk en mooi om te zien hoe succesvol onze activiteiten dit jaar bezocht zijn. Ik ben ook erg blij met Eline Huizing als mijn opvolgster en heb er vertrouwen in dat zij haar penningmeestertaken net zo goed, zo niet beter, zal vervullen. Ik heb een fantastisch jaar gehad dankzij mijn Bestuur en de leden en kijk uit naar het volgende bestuursjaar! 17

18 Secretaris Eline Huizing, mei mei 2014 Op 6 mei 2013 ben ik verkozen en geïnstalleerd als Secretaris van het bestuur Dit was tevens ook de dag dat ik 20 jaar werd, dus dat was meteen een mooi begin van mijn 21 e levensjaar Het is een fijne periode om in te beginnen, aangezien het collegejaar ten einde loopt en hiermee ook onze activiteiten. Hierdoor is er tijd geweest om ingewerkt te worden, een beleidsweekend te houden en een relatief rustige Algemene Vergadering (AV) bij te wonen in de functie van Secretaris. Sollicitatieperiode De drukste periode voor de Secretaris is de sollicitatieperiode. In het beleidsweekend in de zomer is gekozen om te zorgen voor groei van de vereniging. Dit heeft ertoe geleid dat tijdens de IDEE-week en in het begin van het collegejaar er enorm veel aandacht is besteed aan de promotie van de vereniging. Het effect van deze aandacht hierop was erg duidelijk te zien in de hoeveelheid aanmeldingen, namelijk 112. Uiteindelijk zijn er 95 sollicitatiegesprekken gevoerd en 61 nieuwe leden aangenomen. Hier heeft een hoop organisatorisch werk in gezeten wat voornamelijk bestond uit plannen, notuleren, mailen en bespreken. Het was dan ook een erg drukke, volle, maar zeer leuke periode waardoor het nieuwe collegejaar goed begonnen kon worden als Secretaris. Puntensysteem Na deze ontzettende groei was mijn belangstelling uit gegaan naar het blijven motiveren van leden. Hierdoor heb ik het puntensysteem ingevoerd. Het idee hierachter is om de leden punten te geven als zij naar activiteiten van ons gaan. Om de leden vooral te stimuleren om naar de eerste nationale bijeenkomst te gaan, zijn daar veel punten voor gegeven. Het lid met de meeste punten krijgt een mooie prijs en komt op onze Wall of fame te staan. Hierdoor geeft het Bestuur waardering voor de inzet van de leden en dit zal hen stimuleren om zich te blijven inzetten. Er is namelijk nog een plek op de Wall of fame en dat is voor de meest actieve werkgroep. Deze werkgroep krijgt dan ook een heerlijke diner als prijs die gemaakt zal worden door het Bestuur. Verjaardagsmail Nadat het puntensysteem opgezet en werkend was, werd het tijd voor een andere uitdaging. Om toch als vereniging een beetje actief te blijven in de levens van onze leden en onze waardering voor hun inzet te laten zien, heb ik mij bezig gehouden met het maken van een geautomatiseerde verjaardag mail. Dit heb ik uiteindelijk gemaakt met Google Script. Deze is namelijk gelinkt aan mijn Gmail account en daardoor kan het Script gemakkelijk contact maken met mijn Gmail account en daar vanuit de mail versturen. In een Google Spreadsheet heb ik alle namen, geboortedata en adressen van de leden ingevuld en elke dag tussen en uur zorgt het Script ervoor dat er door de lijst van geboortedata gegaan wordt en deze vergelijkt met de datum van vandaag. Als deze overeenkomt, wordt de naam daarvan afgelezen en deze in een standaard mailtje geplaatst met het adres dat erbij staat. 18

19 Overige taken De taken die hier beschrijven worden, behoren niet standaard tot de functie van Secretaris. Buiten deze taken zijn ook de standaard taken uitgevoerd, zoals notulen, agenda maken, lokalen reserveren en andere dergelijke organisatorische en administratieve taken. Vooral de ledenlijst bijwerken vergde nogal wat inspanning. Dit is daarom ook samen met de Penningmeester, Kay Kistemaker, gebeurd. Ook het bestellen van onze truien en polo s is een belangrijk moment geweest. Ook op dit punt heeft het Bestuur goed samengewerkt en is het in overeenstemming gegaan met de VVE. Uit deze twee voorbeelden is goed af te leiden dat het Bestuur zeer goed heeft samengewerkt. Het is daarom ook een bijzonder plezierige tijd geweest voor mij, wat mij heeft doen besluiten om mij nog een jaar in te zetten voor deze mooie vereniging, in de functie van Penningmeester. 19

20 Standing Committee on Public Health SCOPH Luca Janssen, april mei 2014 Afgelopen jaar heeft SCOPH een enorme groei doorgemaakt. Het aantal leden is van 6 naar 18 gegaan en dit heeft mij als coördinator de gelegenheid gegeven om de leden van de werkgroep in te delen in één of meerdere projectgroepen, naar voorkeur van de leden. Het grote aantal zorgde ervoor dat er deuren geopend zijn voor nieuwe mogelijke projecten. Zo hebben we ontwikkelingsstages, die een tijd op non-actief heeft gestaan, weer opgepakt en zijn er 2 nieuwe projecten gekomen: Studenten voor Lekker Fit en Artsen zonder Grenzen. Maar niet alleen hebben we nieuwe projecten opgestart, ook in het al lopende project Dr. House hebben we dit jaar veel energie in kunnen steken en mede door de goede promotie meer studenten weten te bereiken. Daarnaast is er weer een nieuwe enthousiaste groep begonnen om Donorrequest in Amsterdam op de kaart te zetten. Dr.House Na zeven collegepraatjes, acht kaartverkoopdagen en heel wat weken voorbereiding was het op 14 januari eindelijk zover; de eerste Dr. House van het jaar! Er stond dit keer een speciale editie op het programma: Dr. House & Donor, georganiseerd door de projectgroepen Dr.House en Donorrequest. Om de algemene kennis van het publiek van tevoren te testen, begonnen we met enkele quizvragen die op een mobiele telefoon beantwoord konden worden. Om de nadruk nog extra op Donor te leggen, hadden we de jeugdambassadeur van de Nederlandse Transplantatie Stichting (NTS) en een ex-transplantatie patiënt uitgenodigd voor deze avond. Zij verzorgden samen een informatief en indrukwekkend interview. Hierna gingen we van start met de aflevering. Door het leuke commentaar van Dr. Jos Kooter en de quizvragen die tijdens de aflevering naar voren kwamen, werd het een hele leerzame, gezellige en interactieve avond. Tijdens de pauze konden de 159 aanwezigen zich inschrijven als donor of wat meer informatie krijgen bij organisaties zoals Sanquin, EuropDonor en de NTS. Met 5 nieuwe orgaandonoren, 18 nieuwe bloeddonoren, 26 nieuwe stamceldonoren, 385 voor EuropDonor en vele enthousiaste studenten is het succes van de eerste Dr. House avond van het jaar een feit! Met hetzelfde enthousiasme en geleerd van deze Dr.House hebben we voor juni nog een Dr. House avond op de planning staan. Donorrequest In samenwerking met 4 studenten van IFMSA-UvA bestaat er een Donorrequest groep van totaal 8 leden die afgelopen jaar de taken van de oude groep heeft overgenomen. Dit project draait om het geven van donorvoorlichting op middelbare scholen in Amsterdam. Na vele vergaderingen en een teambuilding verloopt de samenwerking prettig. Er is een voorzitter van de VU en vicevoorzitter van de UvA, zo hebben beide verenigingen evenveel inspraak. In voorbereiding van de opleidingsavond voor de peer educators (peers) heeft de groep besloten eerst zelf een opleiding te krijgen van de National Public health 20