Noordhoff Uitgevers. Winschoterdiep 70A 9723 AB Groningen Postbus MB Groningen

Transcriptie

1 Noordhoff Uitgevers Winschoterdiep 70A 972 AB Groningen Postbus MB Groningen t + 1 (0) f + 1 (0) ho@noordhoff.nl Geachte docent, Hartelijk dank voor uw interesse in Bedrijfsadministratie met ERP. Dit proefkatern geeft u een eerste indruk van deze nieuwe uitgave van Noordhoff Uitgevers. Benieuwd naar de inhoud en de opzet van dit boek? Lees het in dit proefkatern! Het proefkatern geeft u een goed beeld van wat u kunt verwachten. Zodra Bedrijfsadministratie met ERP daadwerkelijk in de zomer van 2014 beschikbaar is krijgt u deze uitgave uiteraard ook per post toegestuurd. Binnenkort verschijnt ook de ondersteunende site Hier vindt u extra materiaal dat u tijdens de colleges of als naslagwerk kunt inzetten. Ook voor studenten is er aanvullend digitaal materiaal zoals oefentoetsen en een begrippentrainer. De perfecte manier voor studenten om zich voor te bereiden op hun tentamen! Wellicht dat u naar aanleiding van het proefkatern nog vragen heeft. Neem dan contact op met uw accountmanager. Hij of zij komt graag langs om deze uitgave of andere methoden van Noordhoff Uitgevers persoonlijk toe te lichten. Ook als u vragen heeft over Toets-op-maat, de toetsenbank voor docenten van Noordhoff Uitgevers, of ons overige digitale aanbod kunt u altijd uw accountmanager benaderen. Veel succes gewenst met het maken van de juiste keuze! Met vriendelijke groet, Noordhoff Uitgevers Vragen? Neem contact op met uw accountmanager Regio Noord Oost Zuid West Accountmanager Alice Fähner Hans Sips Nino Adamo Karen van de Reep Telefoon a.fahner@noordhoff.nl h.sips@noordhoff.nl n.adamo@noordhoff.nl k.vandereep@noordhoff.nl

2

3 Noordhoff Uitgevers bv Bedrijfsadministratie met ERP Financieel geïnformeerd J.P.M. van der Hoeven J.D.J. Beunen Eerste druk Noordhoff Uitgevers Groningen/Houten

4 Noordhoff Uitgevers bv Ontwerp omslag: Rocketindustries Omslagillustratie: Getty Images Eventuele op- en aanmerkingen over deze of andere uitgaven kunt u richten aan: Noordhoff Uitgevers bv, Afdeling Hoger Onderwijs, Antwoordnummer 1, 9700 VB Groningen, info@noordhoff.nl 0 / Noordhoff Uitgevers bv Groningen/Houten, The Netherlands. Behoudens de in of krachtens de Auteurswet van 1912 gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16h Auteurswet 1912 dient men de daarvoor verschuldigde vergoedingen te voldoen aan Stichting Reprorecht (postbus 060, 210 KB Hoofddorp, Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet 1912) kan men zich wenden tot Stichting PRO (Stichting Publicatieen Reproductierechten Organisatie, postbus 060, 210 KB Hoofddorp, All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted, in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording, or otherwise, without the prior written permission of the publisher. ISBN NUR 12

5 Noordhoff Uitgevers bv Woord vooraf Dit boek is geschreven naar aanleiding van de vernieuwing van het vakdomein bedrijfsadministratie in het hbo. Veel docenten constateerden dat de bestaande literatuur te ver vervreemd was geraakt van de beroepspraktijk: de beroepspraktijk heeft zich in de afgelopen decennia sterk ontwikkeld. De twee belangrijkste ontwikkelingen zijn: Een sterke nadruk op de procesoriëntatie in plaats van de functionele gerichtheid, De integratie tussen bedrijfsadministratie en ERP, de integratie van domeinen logistiek, financiën, controlling, verkoop, HRM en dergelijke. Daarom is in dit boek gekozen voor een geheel nieuwe opzet, een procesgeoriënteerde aanpak, waarbij de processen uit de praktijk als handvat zijn gehanteerd. Docenten en andere gevorderden zullen af en toe verbaasd zijn over de volgorde waarin de onderwerpen zijn gerangschikt, omdat deze sterk afwijkt van de volgorde in de tot nu toe bestaande literatuur. Een tweede wezenlijk verschil ten opzichte van bestaande methoden is dat er een sterke integratie bestaat vanuit de bedrijfsadministratie naar ERP (Enterprise Resource Planning). Vanwege het herstellen van de nauwe band met de huidige beroepspraktijk is dit noodzakelijk gebleken: het domein bedrijfsadministratie bestuderen zonder de toepassing in moderne informatiesystemen is volgens vele praktijkbeoefenaren niet meer adequaat. Dit alles betekent dat de inhoud weliswaar nog steeds veel herkenning biedt, maar dat toch een geheel ander concept in dit boek is uitgewerkt. Studenten worden per proces aan de hand genomen om het proces te doorlopen. de hand van de in (bijna) elk hoofdstuk aangebrachte splitsing in twee modules, bestaat de gelegenheid het boek concentrisch door te werken: eerst alle basismodules en verderop in het curriculum herhaling en bestudering van de vervolgmodules. Ook is het niet nodig het boek in de gepresenteerde hoofdstukkenvolgorde te doorlopen. Wel moet altijd worden begonnen met het eerste hoofdstuk, we adviseren daarna hoofdstukken 2-4 in een eigen volgorde door te nemen alvorens te starten met hoofdstukken 5 en 6, die op zich wat abstracter zijn dan de eerste vier. Hoofdstuk 5 moet bestudeerd zijn, voordat aan hoofdstuk 8 kan worden begonnen. Dit theorieboek is pakketonafhankelijk geschreven en vormt voor studenten het startpunt. Omdat het pakketonafhankelijk is, zijn niet alle details besproken: deze staan toegelicht in een pakketspecifiek toepassingsboek. Dat toepassingsboek kent dezelfde hoofdstukindeling als het theorieboek. Beide boeken kunnen daarom naast elkaar worden gebruikt om een onderwerp te belichten. Voor de toepassingen hebben we ons moeten beperken tot twee aanbieders van ERP-toepassingen: Microsoft Dynamics NAV 201 (R2) SAP ERP

6 Noordhoff Uitgevers bv Deze twee toepassingen worden op het moment van schrijven van deze methode beide op grote schaal in het Nederlandse hbo gebruikt. Het theorieboek is ook te gebruiken wanneer een andere toepassing wordt gebruikt, maar voorziet niet in pakketspecifieke details en opgaven. De in dit theorieboek aanwezige opgaven zijn deels traditioneel van aard, maar er zijn ook opgaven die verder gaan dan eerder gebruikelijk was. Het studenten actief laten nadenken over de informatievoorziening en rapportages en de relatie van die twee tot de bedrijfsprocessen vindt u ook in de opgaven terug. Niet alle onderwerpen die bij boekhouden aan bod zouden kunnen komen, zijn in dit boek uitgewerkt. We hebben een selectie gemaakt van de meest voorkomende processen en daarin hebben de onderwerpen een plaats gekregen. Onderwerpen als consolidatie (het samenvoegen van jaarrekeningen van verschillende ondernemingen die tot hetzelfde concern behoren) en de administratieve verwerking van allerlei ingewikkelde belastingregels (die ook met de jaarrekening samenhangen) vallen buiten de scope van (de eerste druk van) dit boek. Dit boek voorziet in een duidelijke layout, margewoorden, uitgebreide begrippenlijsten per hoofdstuk (waarin ook Engelstalige terminologie is weergegeven) en een register. Op de methodenite vindt u presentaties van de hoofdbegrippen van dit boek, alsook een aantal extra opgaven. Een woord van dank gaat uit naar de vele meelezers, die hun steentje hebben bijgedragen aan de totstandkoming van dit boek. Concreet noemen we José Fleskens, Dick Hol, Paul Schepen, Peter Cramer, Ankie van Delden en Gert-Jan Bierkens. Daarnaast hebben auteurs van andere onderdelen van deze methode een belangrijke bijdrage geleverd: Coen Overgaag, Rob Gabriëls en Geert Penners. We rekenen erop dat u als gebruiker ons uw ervaringen zou willen toespelen en staan open voor verbetersuggesties. Hoewel het boek met zorgvuldigheid is geschreven, kan het voorkomen dat er hier en daar nog ruimte is voor verbetering. Daarom vragen we beleefd, maar met klem om uw feedback. U kunt uw opmerkingen richten aan hans@vanderhoeven.net of aan de uitgever. Ons ideaal zou zijn dat we een volgende druk van dit boek nog beter geschikt kunnen maken met de suggesties van de gebruikers. Daarnaast zouden er wellicht nog onderwerpen op verzoek van gebruikers kunnen worden toegevoegd. Natuurlijk hopen we dat u het boek met evenveel plezier gaat gebruiken als waarmee wij het hebben geschreven. Vlijmen/Roermond, januari 2014 Drs. Hans van der Hoeven Drs. Arjan Beunen

7 Noordhoff Uitgevers bv Inhoudsopgave Studiewijzer 1 Basis boekhouden 1.1 Wat is boekhouden? 1.2 ERP-systemen 1. De balans en de winst- en verliesrekening van een eenmanszaak 1.4 Het rekeningenstelsel 1.5 Omzetbelasting 1.6 Geld onderweg Begrippenlijst Opgaven 2 Verkoopproces (O2C) Module 1: Het verkoopproces van de handelsonderneming 2.1 Inleiding in het verkoopproces 2.2 De klant en het artikel 2. Klantcontact leggen 2.4 Offerte uitbrengen 2.5 Order vastleggen en verwerken 2.6 Leveren van goederen 2.7 Factureren van de verkooporder 2.8 Incasseren van de vordering 2.9 De boekingsgang van het verkoopproces 2.10 Oninbare vorderingen 2.11 Kortingen bij verkoop en betalingskortingen 2.12 Verkoopretouren 2.1 Controles 2.14 Rapportages, analyse en interpretatie 2.15 Verkoop van services Module 2: Het verkoopproces: ingewikkelder situaties 2.16 Uitbreidingen in het verkoopproces 2.17 Statiegeld bij levering van goederen 2.18 Vooruitbetalingen 2.19 Buitenlandse transacties 2.20 Hoe worden boekingen in het systeem ingesteld? Begrippenlijst Opgaven Inkoopproces (P2P) Module 1: Het inkoopproces van de handelsonderneming.1 Inleiding in het inkoopproces.2 De leverancier en het artikel. Initiatief tot inkoop

8 6 Noordhoff Uitgevers bv.4 Inkoopofferte aanvragen en leverancier selecteren.5 Inkooporder plaatsen.6 Goederen ontvangen.7 Inkoopfactuur ontvangen en controleren.8 Leverancier betalen.9 De boekingsgang van het inkoopproces.10 Kortingen bij inkoop en betalingskortingen.11 Inkoopretouren.12 Controles.1 Rapportage, analyse en interpretatie.14 Inkoop van services (met daarbij kostenfacturen).15 Inkoop van vaste activa Module 2: Het inkoopproces: ingewikkelder situaties.16 Het magazijnproces.17 betalingen.18 VVP inclusief inkoop/magazijnkosten.19 Waarderingsmethoden voor de voorraad.20 Bankbetalingen nader bekeken.21 Kosten van Research & Development.22 Hoe worden boekingen in het systeem ingesteld? Begrippenlijst Opgaven 4 Humanresourcesproces (H2R) Module 1: Het humanresourcesproces 4.1 Inleiding in het humanresourcesproces 4.2 De medewerker en de functie 4. Werving, selectie en indiensttreding 4.4 Competentiemanagement en beoordeling 4.5 Verzuim en verlof 4.6 Kosten van personeel 4.7 Salarisverwerking 4.8 Controles 4.9 Rapportage, analyse en interpretatie Begrippenlijst Opgaven 5 Proces financiële maandafsluiting en maandrapportage Module 1: Het proces financiële maandafsluiting: algemeen 5.1 De financiële maandafsluiting 5.2 Permanence in de kosten en baten 5. Voorzieningen 5.4 Componentenmethode als variant voor verdeling van onderhoudskosten 5.5 Oninbare vorderingen 5.6 Vaste activa: afschrijving 5.7 Interest 5.8 Salarissen 5.9 Belastingen 5.10 Controles 5.11 Rapportage, analyse en interpretatie Module 2: Het proces financiële maandafsluiting: voortzetting 5.12 Verbijzondering van indirecte kosten 5.1 Kostenboekingen: de kostenverdeling

9 Noordhoff Uitgevers bv Budgettering 5.15 Cashflowadministratie Begrippenlijst Opgaven 6 Proces financiële jaarafsluiting Module 1: Het proces financiële jaarafsluiting 6.1 Bijzondere boekingen rondom vaste activa: herwaardering en buitengebruikstelling 6.2 Bijzondere boekingen ten aanzien van niet-tastbare vaste activa als patenten, copyrights, merknamen, goodwill 6. Bijzondere boekingen ten aanzien van prijsverschil bij inkopen 6.4 Bijzondere boekingen rondom valuta-aanpassingen 6.5 Controles, kolommenbalans en voorafgaande journaalposten 6.6 Rapportage, analyse en interpretatie 6.7 Feitelijke jaarafsluiting en daarbij horende automatische boekingen 6.8 XBRL-SBR Module 2: De winstverdeling 6.9 Verschillen in winstverdeling door verschillende juridische vormen 6.10 Winst bij persoonlijke ondernemingsvormen 6.11 Winst bij rechtspersonen Begrippenlijst Opgaven 7 Financieringsproces: Eigen en Vreemd vermogen Module 1: Verwerving van vermogen 7.1 Eigen vermogen 7.2 Vreemd vermogen Module 2: Leasing 7. Financial lease 7.4 Operational lease Begrippenlijst Opgaven 8 Productieproces Module 1: Productielogistiek 8.1 Het artikel: materiaal en eindproduct 8.2 Kostprijsberekening 8. Soorten productieprocessen 8.4 De fasen productievoorbereiding en productie-uitvoering 8.5 Productievoorbereiding 8.6 Productie-uitvoering 8.7 Productieorders, MRP-run en inkoopvoorstellen 8.8 Meting en boeking van inputs 8.9 Meting en boeking van outputs 8.10 Onderhanden werk afronden 8.11 Rapportage, analyse en interpretatie Module 2: Bijzonderheden in het productieproces 8.12 Het klantorderontkoppelpunt (KOOP) 8.1 Machine-uren ook als directe kosten Begrippenlijst Opgaven

10 8 Noordhoff Uitgevers bv 9 Dienstverleningsproces Module 1: Projectmatig werken en de projectadministratie 9.1 Inleiding 9.2 Voorbeeld: aannemingsbedrijf 9. Voorbeeld: accountant 9.4 Voorbeeld: internetprovider 9.5 Quasigoederen 9.6 Rapportage, analyse en interpretatie Begrippenlijst Opgaven 10 Opzet en inrichting informatiesysteem Module 1: Opzet en inrichting 10.1 Selectie van een ERP-systeem 10.2 Implementatietraject 10. Financiële variabelen bij de implementatie 10.4 Informatievoorzieningsproces 10.5 Controletechnische functiescheiding 10.6 Change management Begrippenlijst Opgaven Register

11

12 10 Noordhoff Uitgevers bv Studiewijzer De gebruikte structuur van dit boek ziet er als volgt uit. De start wordt gevormd door het onderdeel basis boekhouden. In dit hoofdstuk bespreken we de basisbeginselen, die je eerst goed moet beheersen, voordat je aan de andere hoofdstukken kunt beginnen. Daarna is een goede volgorde om eerst met de meer logistiek getinte hoofdstukken aan de slag te gaan, zoals het verkoopproces of het inkoopproces. Andere processen zijn meer financieel van aard, te denken valt aan het proces van de financiële maandafsluiting (en dat geldt ook de financiële jaarafsluiting), waar de logistiek minder sturend is dan in de eerdergenoemde hoofdstukken. Achter in het boek staat een hoofdstuk over het opzetten en inrichten van een informatiesysteem. Natuurlijk kan in het kader van dit boek niet worden ingegaan op het totale proces van implementatie van een informatiesysteem (we hebben het dan over een ERP-systeem, zoals in het basis boekhoudhoofdstuk wordt besproken) met alle bijbehorende details, maar we besteden wel aandacht aan de invloed van wijzigingen in bedrijfsprocessen en de relatie daarvan met rapportage en vastleggingen. Wanneer een proces verandert, zal waarschijnlijk ook een aanpassing moeten volgen in de inrichting (instellingen) van het systeem. We kiezen daarbij een insteek vanaf de financieel specialist, niet die van een IT-specialist, die de daadwerkelijke aanpassing vaak zal gaan aanbrengen. We raden aan dit hoofdstuk pas te gaan bestuderen wanneer je al veel andere processen hebt doorgenomen. De meeste hoofdstukken kennen twee modules: een basismodule en een voortgezette module. Je kunt ervoor kiezen alleen de basismodule te bestuderen, of eerst alle basisstof door te nemen en daarna in een tweede ronde te herhalen en te verdiepen met de voortgezette modules. Een en ander is natuurlijk ook afhankelijk van de opzet en inrichting van de studie die je volgt. Bij dit theorieboek, dat in beginsel softwarepakketonafhankelijk is geschreven, hoort een toepassingsboek, waarin de verdere details van een specifiek ERP-systeem wordt belicht. Er zijn twee toepassingsboeken beschikbaar, voor de twee in Nederland in het hoger onderwijs meest gebruikte ERP-systemen: Microsoft Dynamics NAV SAP ERP In de praktijk gebruik je de combinatie van het theorieboek en een van beide toepassingsboeken, afhankelijk van de keuze die jouw opleiding heeft gemaakt. Omdat de theorie geen nauwe aansluiting met een van de bestaande ERP-systemen heeft, kun je na bestudering van dit theorieboek ook met andere ERP-systemen (van andere aanbieders) aan de slag.

13 Noordhoff Uitgevers bv STUDIEWIJZER 11 FIGUUR 1 Opzet van dit boek: de bedrijfsprocessen 2 Verkoopproces 9 Dienstverleningsproces Inkoopproces 8 Productieproces 1 START: Basis Boekhouden 4 HRM-proces 7 Financieringsproces 6 Proces financiële jaarafsluiting 5 Proces financiële maandafsluiting De theorie is belangrijk omdat financiële specialisten, zoals (assistent-)controllers en (assistent-)accountants met elkaar communiceren in een eigen vaktaal en daarbij maken ze meestal gebruik van journaalposten (of boekingen), die we meteen in het basishoofdstuk zullen bespreken. In de daaropvolgende hoofdstukken gaan we steeds opnieuw journaalposten gebruiken om het geleerde toe te passen. Natuurlijk is het niet de bedoeling dat je de journaalposten van buiten leert, het gaat er juist om dat je begrijpt hoe een journaalpost is opgebouwd. Gaandeweg moet je in staat zijn steeds te kunnen beredeneren hoe een boeking eruit zal moeten zien. Behalve dat je journaalposten kunt maken, moet je door het systeem gegenereerde (vaak complexe) boekingen kunnen uitleggen en ook moet je kunnen constateren dat er ergens een fout is gemaakt. Foutanalyse en de correctie van de fout wordt (in de praktijk) natuurlijk ook van je gevraagd. Ook ga je leren hoe de informatiebehoeften van het management en andere belanghebbenden moeten worden vertaald in rapportages uit het systeem. Om de juiste informatie te kunnen rapporteren, moeten uiteraard de juiste gegevens worden geregistreerd in het systeem. Die registratie vindt meestal primair plaats binnen een (logistiek) proces. Daarom is dit boek opgebouwd aan de hand van de procesoriëntatie: bedrijfsprocessen zijn sturend voor de hele informatieverzorging binnen de onderneming. Hieruit blijkt al dat je niet kunt volstaan met het alleen bestuderen van een toepassingsboek, maar dat de combinatie van theorieboek en een van de toepassingsboeken nodig is om het vakgebied te begrijpen en de vereiste competenties te verwerven.

14 12 Noordhoff Uitgevers bv Noordhoff Uitgevers 12 bv Degenen die al eerder het vak boekhouden hebben gevolgd, zullen veel bekende zaken tegenkomen, maar af en toe verbaasd zijn over de volgorde waarin de onderwerpen zijn gerangschikt. Dat komt doordat andere boeken geen procesoriëntatie kennen, maar een meer functionele insteek. Omdat in ondernemingen vrijwel altijd procesgeoriënteerd wordt gewerkt, is het hierop aansluiten een heel logische weg om de stof te bestuderen. Niet alle onderwerpen die bij boekhouden aan bod zouden kunnen komen, zijn in dit boek uitgewerkt. We hebben een selectie gemaakt van de meest voorkomende processen en daarin hebben de onderwerpen een plaats gekregen. Onderwerpen als consolidatie (het samenvoegen van jaarrekeningen van verschillende ondernemingen die tot hetzelfde concern behoren) en de administratieve verwerking van allerlei ingewikkelde belastingregels (die ook met de jaarrekening samenhangen) vallen buiten de scope van (de eerste druk van) dit boek.

15 72 Noordhoff Uitgevers bv

16 Noordhoff Uitgevers bv 7 Inkoopproces (P2P) Module 1: Het inkoopproces van de handelsonderneming.1 Inleiding in het inkoopproces.2 De leverancier en het artikel. Initiatief tot inkoop.4 Inkoopofferte aanvragen en leverancier selecteren.5 Inkooporder plaatsen.6 Goederen ontvangen.7 Inkoopfactuur ontvangen en controleren.8 Leverancier betalen.9 De boekingsgang van het inkoopproces.10 Kortingen bij inkoop en betalingskortingen.11 Inkoopretouren.12 Controles.1 Rapportage, analyse en interpretatie.14 Inkoop van services (met daarbij kostenfacturen).15 Inkoop van vaste activa Module 2: Het inkoopproces: ingewikkelder situaties.16 Het magazijnproces.17 betalingen.18 VVP inclusief inkoop/magazijnkosten.19 Waarderingsmethoden voor de voorraad.20 Bankbetalingen nader bekeken.21 Kosten van Research & Development.22 Hoe worden boekingen in het systeem ingesteld? Begrippenlijst Opgaven Het inkoopproces voorziet in aanvulling van de voorraden, maar ook in het verwerven van diensten en duurzame bedrijfsmiddelen, zoals machines en automatiseringsapparatuur. Snelheid van handelen en een correcte afhandeling zijn noodzakelijk, omdat klanten niet lang willen wachten op wat zij (in het verkoopproces) hebben gekocht. Daarnaast is er veel geld gemoeid met het inkopen, wat betekent dat we in het inkoopproces ook een aantal

17 74 Noordhoff Uitgevers bv controles moeten inbouwen om tot een betrouwbare informatievoorziening te komen. Natuurlijk maken we ook nu weer uitgebreid gebruik van een ERP-systeem. In module 1 volgen we het inkoopproces (P2P betekent Purchase to Pay) op de voet en zullen we dieper ingaan op de activiteiten waarbij een financiële dimensie aanwezig is. Voor een eerste bestudering van het inkoopproces is het voldoende om alleen deze basismodule door te nemen. In module 2 bespreken we enkele meer specifieke zaken rondom het inkoopproces. Module 1: Het inkoopproces van de handelsonderneming Het inkoopproces kan worden opgedeeld in een aantal stappen. Eerst besteden we aandacht aan stamgegevens rondom de leverancier en het artikel, daarna volgen we het inkoopproces op de voet. Het proces start met het initiatief tot inkopen, dat afkomstig is van nieuwe verkooporders of omdat de minimumvoorraadhoogte in het magazijn is bereikt. In een productieonderneming kan natuurlijk ook blijken uit de productieplanning dat er een tekort dreigt aan bepaalde materialen of grondstoffen. Nadat de inkoopbehoefte is gebleken kunnen er inkoopoffertes bij de leveranciers worden aangevraagd en wordt een inkoopbeslissing genomen: bij welke leverancier gaan we inkopen? De order wordt geplaatst en we wachten op de actie van de leverancier, die de goederen gaat bezorgen. Pas op het moment van ontvangst van de zending wordt de eerste financiële boeking in het inkoopproces gemaakt. Het plaatsen van de order behelst geen financiële boeking. Daarna wordt de inkoopfactuur van de leverancier ontvangen en wordt in een volgende processtap de inkoopfactuur betaald. De complete boekingsgang tonen we in paragraaf.9. Verderop besteden we aandacht aan kortingen, inkoopretouren en komen rapportages en controles in het inkoopproces aan bod. Module 1 wordt afgesloten met specifieke inkopen: services (diensten) en vaste activa..1 Inleiding in het inkoopproces Het inkoopproces begint met een inkoopinitiatief, een behoefte aan goederen of diensten die het bedrijf nu niet (voldoende) heeft. In veel gevallen gaat het over het aanvullen van de voorraad handelsgoederen omdat de voorraad gedaald is door verkopen aan klanten. Maar in andere gevallen moeten er artikelen speciaal voor een afnemer worden ingekocht. Hoewel we in dit hoofdstuk niet spreken over productiebedrijven, geldt daarvoor het inkoopproces natuurlijk ook. We hebben het dan over grondstoffen (materialen). Daarnaast kan het zijn dat er machines, auto s of kantoorinrichting moeten worden ingekocht. We hebben het dan over het inkopen van vaste activa (duurzame productiemiddelen). In dit hoofdstuk bespreken we het inkoopproces en de boekingen die aan de hand daarvan worden gemaakt, bijvoorbeeld binnen een handelsonderneming van kantoorartikelen. De activiteiten die bij het inkoopproces worden uitgevoerd, zijn weergegeven in figuur.1.

18 Noordhoff Uitgevers bv INKOOPPROCES (P2P) 75 FIGUUR.1 Inkoopproces Initiatief tot inkoop Inkoopofferte en leverancierselectie Inkooporder plaatsen Goederen ontvangen Inkoopfactuur controleren Leverancier betalen.2 De leverancier en het artikel Voordat we kunnen gaan inkopen zal opnieuw een aantal basisgegevens in ons ERP-systeem ingevoerd moeten zijn. Die basisgegevens worden vaak ook aangeduid met de term stamgegevens. Voor het inkoopproces denken we dan onder andere aan basisgegevens over leveranciers en over artikelen. Over de leveranciers moeten we in elk geval registreren: leveranciersnummer leveranciersnaam (naam van het bedrijf) adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, factuuradres naam contactpersoon bankrekeningnummer btw-nummer betalingscondities en valuta mogelijke bijzondere afspraken, zoals kortingen, die met de leverancier zijn overeengekomen Maar ook bijvoorbeeld gegevens over de inkoper; meestal wordt een inkoper aan een leverancier gekoppeld. Ook andere inkopers kunnen dan zaken doen met deze leverancier, maar het vaste contact is de inkoper die op de leverancierskaart is vermeld. In veel ERP-systemen is er de mogelijkheid om een contact (= relatie) aan te maken, waarbij de gegevens van een nieuwe relatie worden ingevoerd. Die nieuwe relatie kan dan op een later moment in het proces worden bevorderd tot leverancier. Veelal zal daarvoor een sjabloon worden gebruikt waarmee het zonder veel extra invoer mogelijk is op basis van standaardgegevens de relatie om te zetten tot leverancier. Door het gebruik van relaties wordt ook voorkomen dat het leveranciersbestand vervuilt, doordat er veel leveranciers zijn aangemaakt waarvan uiteindelijk toch niet is gekocht, bijvoorbeeld omdat elders de inkoop tegen betere condities tot stand gekomen is. Ook hier geldt weer: in elk ERP-systeem worden ongeveer dezelfde gegevens vastgelegd, maar vaak wel met een eigen terminologie. In het toepassingsdeel is een overzicht opgenomen van de belangrijkste basisgegevens die in het betreffende ERP-systeem zijn opgenomen. Wanneer we op rekening inkopen, krijgen we een schuld aan de leverancier, we zijn dan geld schuldig. Natuurlijk moet nauwkeurig worden bijgehouden hoe groot onze schuld aan elke leverancier is; deze informatie vinden we op de leverancierskaart. Een andere, veelgebruikte naam voor een leverancier is crediteur, daarom heet een leverancierskaart ook wel een crediteurenkaart. In sommige ERP-systemen is de term leverancierskaart niet aanwezig, men splitst dan in stamgegevens crediteuren, respectievelijk Stamgegevens Leveranciers Contact Leverancier Sjabloon Schuld aan de leverancier Leverancierskaart Crediteur

19 76 Noordhoff Uitgevers bv crediteurenposten (de zogenoemde transactiegegevens). Op de leverancierskaart staan alle posten, dat wil zeggen alle inkopen op rekening (minposten, ofwel crediteringen) en alle betalingen die we per bank aan de leveranciers hebben gedaan (plusposten, ofwel debiteringen). Wanneer er nog onbetaalde posten zijn, heeft de leverancierskaart een zogenoemd saldo: het verschil tussen debiteringen en crediteringen. De saldi van alle leverancierskaarten samen vormen het totaalbedrag dat de onderneming aan schulden heeft bij zijn leveranciers. Stel dat een van de leveranciers Johnsson BV is, dan zie je als in figuur.2 een stapeltje leverancierskaarten, waarvan (in dit geval) die leverancier bovenop ligt. In werkelijkheid zijn het natuurlijk geen echte papieren kaarten, maar records in de database van het ERP-systeem. FIGUUR.2 Stapeltje leverancierskaarten Leverancierskaart Johnsson BV saldi = Totaal openstaande schulden aan leveranciers Ook voor een artikel moeten basisgegevens worden vastgelegd. Hierbij moeten we in elk geval registreren: artikelnummer artikelnaam en -omschrijving inkoopprijs van het artikel verkoopprijs van het artikel btw-tarief bij welke leverancier in te kopen Ook hier kunnen nog veel andere stamgegevens worden genoemd als vaste leverancier (voorkeursleverancier), artikelkorting, artikelcategorie, afmetingen, enzovoorts. Voor dit moment hebben we voldoende informatie om verder te gaan naar het feitelijke inkoopproces.. Initiatief tot inkoop In figuur. wordt het initiatief nemen tot inkopen gemarkeerd. Inkopen ontstaan vanwege een bepaalde behoefte. De behoefte aan artikelen, die bijvoorbeeld weer moeten worden verkocht. Wanneer bijvoorbeeld een klant een grote order plaatst, zal in de voorraadadministratie blijken dat er niet voldoende in het magazijn beschikbaar is om die order uit te kunnen leveren. Op dat moment ontstaat de behoefte om meer artikelen in te kopen. In andere gevallen wil een afnemer artikelen hebben die niet tot ons normale

20 Noordhoff Uitgevers bv INKOOPPROCES (P2P) 77 FIGUUR. Processtap Initiatief tot inkoop Initiatief tot inkoop Inkoopofferte en leverancierselectie Inkooporder plaatsen Goederen ontvangen Inkoopfactuur controleren Leverancier betalen Leverancierskaart Artikelkaart assortiment behoren. Wellicht is het in zo n geval erg aantrekkelijk om speciaal voor die ene situatie (precies voldoende) artikelen in te kopen. De artikelen worden in dat geval niet aan het assortiment toegevoegd en op voorraad genomen, maar we spreken dan van een klantorderspecifieke inkoop. Zo n inkoop moet bij een bedrijf met verschillende vestigingen/magazijnen zelfs voor een specifieke vestiging worden ingekocht. Stel dat een onderneming een vestiging heeft in Amsterdam en een andere in Breda. Bij elke inkoop moet dan duidelijk worden aangegeven voor welke vestiging wordt ingekocht (zodat de leverancier ook weet waar de goederen moeten worden afgeleverd). Zoals bij veel processen: de logistiek bepaalt hoe het inkoopproces verloopt. Verkopen uit de voorraad is dus een ander logistiek concept dan klantorderspecifiek inkopen. Elke logistiek medewerker realiseert zich altijd dat voorraden geld kosten en dus zo laag mogelijk gehouden moeten worden. Dit wordt natuurlijk wel afgewogen tegen de wensen en behoeften van klanten. We kijken eerst in figuur.4 naar het klantorderspecifiek inkopen. Klantorderspecifieke inkoop Vestiging Logistiek FIGUUR.4 Klantorderspecifiek inkopen Klantorder (verkoopkant) Inkopen Goederen ontvangen Goederen uitleveren aan de klant (verkoopkant) Wanneer ik normaal gesproken alleen op klantorder inkoop, komt het inkoopinitiatief voort uit de ontvangen klantorders. In het meest extreme geval heb ik in zo n situatie helemaal geen voorraad, je bestelt immers pas bij de leverancier wanneer er een verkooporder is afgesloten. Wanneer de onderneming het logistieke concept van verkopen uit voorraad toepast zien we een ander beeld ontstaan, zoals is weergegeven in figuur.5. Inkoopinitiatief FIGUUR.5 Op voorraad inkopen Verkoopprognose Gewenste voorraadmutatie Inkopen Goederen ontvangen Voorraad vormen in magazijn Goederen uitleveren aan de klant (verkoopkant)