Het declaratieproces in. Projecten en uren. van AccountView

Transcriptie

1 Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)

2 Copyright Alle rechten met betrekking tot de documentatie en de daarin beschreven software berusten bij AccountView BV. Dit geldt ook voor eventuele aanvullingen of wijzigingen. Het gebruik van de in deze documentatie beschreven software is gebonden aan regels die worden omschreven in de licentiebepalingen. Reproductie van het materiaal, op welke wijze dan ook, is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming uitdrukkelijk verboden. De informatie in deze documentatie kan zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd en impliceert geen enkele verplichting voor AccountView BV. AccountView BV, AccountView, MyAccountView, AccountView Go, AuditViews, AutoCodering, BusinessViews, BusinessModeller, BusinessDimensions, BusinessReporter, BusinessAlerter, SetupAnalyser, Controllers Desk, Samenstel-assistent en het logo van AccountView BV zijn handelsmerken van AccountView BV. Microsoft, Visual FoxPro, SQL Server, Windows, Excel en Word zijn geregistreerde handelsmerken van Microsoft Corporation. Alle andere genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren. Copyright AccountView BV, 2009

3 Inhoud Copyright... 2 Inhoud... 3 Inleiding... 5 Deel 1 - Wat u eerst moet weten Het declaratieproces in vogelvlucht... 6 Projectdeclaratiemethoden De tabs Invoer en Specificatie... 7 Namen voor de tabellen De declaratieregels De specificatietabel Twee soorten specificaties Overige informatie op de tab Specificatie Overige informatie op de tab Invoer Regels van de specificatietabel en de declaratieregels bewerken Verbanden binnen de specificatietabel...11 Verband S Verband S Verband S Verband S Verband S Verbanden binnen de tabel met declaratieregels...12 Verband D Verband D Het veld Verdeling regelbedrag in de administratie-instellingen...13 Voorbeeld - Beginsituatie...13 Voorbeeld - Resultaat met Verdeling regelbedrag = Naar eerste specificatieregel...13 Voorbeeld - Resultaat met Verdeling regelbedrag = Lineair...14 Voorbeeld - Resultaat met Verdeling regelbedrag = Procentueel...14 Voorbeeld - Resultaat met Verdeling regelbedrag = Handmatig Risico s voor de bruikbaarheid van rapporten...16 Deel 2 - Het declaratieproces stap voor stap Voorbereidingsfase...17 Voorwaarde vooraf...17 De hoofdstappen van deze fase...17 Het resultaat van deze fase Voorbereidingsrapporten genereren en aanvullen...17 Gebruikelijke werkwijze...17 Alternatieve werkwijze...17 Belangrijke inrichtingselementen...18 Procedures Voorschotten genereren...18 Gebruikelijke werkwijze...18 Alternatieve werkwijze...19 Belangrijke inrichtingselementen...19 Procedures Declaratievoorstellen aanmaken...20 Aanbeveling...20 Belangrijke inrichtingselementen...21 Procedures Bewerkingsfase...23 Voorwaarde vooraf...23 De hoofdstappen van deze fase...23 Het resultaat van deze fase...23

4 2.1 Declaratievoorstellen bewerken...23 Algemene aandachtspunten...23 Volgorde van bewerkingen...23 Specifieke bewerkingen voor de tabel met declaratieregels...24 Voorschotten...25 Belangrijke inrichtingselementen...25 Procedures voor het declaratievoorstel/de factuur...25 Procedures voor de tabel met declaratieregels...25 Procedures voor de specificatietabel Het resultaat van bewerkingen controleren...31 Belangrijke inrichtingselementen...31 Procedures Afrondingsfase...33 Voorwaarde vooraf...33 De hoofdstappen van deze fase...33 Het resultaat van deze fase Loonaandeel herrekenen...33 Belangrijke inrichtingselementen...33 Procedure Declaratievoorstellen definitief maken...33 Belangrijke inrichtingselementen...34 Procedures Verkoopfacturen genereren...35 Belangrijke inrichtingselementen...35 Procedures...35 Bijlage A Inrichtingselementen voor het declaratieproces Administratie-instellingen - Algemeen (Algemeen) Administratie-instellingen - Projecten en uren (Facturering) Declaratieformules Factuurlayout Projectdeclaratiemethoden Stamgegevens project - Algemeen Stamgegevens project - Facturering Stamgegevens project - Termijndeclaraties...40 Bijlage B Begrippenlijst Procedure-index Trefwoordenlijst... 48

5 5 Inleiding Dit document is bedoeld voor organisaties waar wordt gewerkt met het venster Declaratievoorstellen en vensters die daarmee samenhangen. Het is geschreven voor alle medewerkers die bij het declareren betrokken zijn maar vooral voor hen die declaratievoorstellen bewerken. In dit document wordt het volledige declaratieproces van Projecten en uren beschreven. Er wordt daarbij ingegaan op zowel de processtappen als belangrijke administratie-instellingen en andere inrichtingselementen. In AccountView kunt u factuurinformatie flexibel en interactief opstellen. Dat gebeurt in declaratievoorstellen die elk zijn gebaseerd op een onderliggende specificatie. Die specificatie bevat de aantallen en bedragen (van uren en materialen) die op de projecten zijn geboekt. De koppeling tussen factuurinformatie en onderliggende specificatie biedt veel analysemogelijkheden. Zo kan de brutomarge van projecten vanuit verschillende invalshoeken worden bekeken. De koppeling houdt echter ook in dat aanpassingen in de factuurinformatie, dus in de declaratievoorstellen, zorgvuldig en met kennis van zaken moeten worden uitgevoerd. Deel 1, met als titel Wat u eerst moet weten, geeft u de daarvoor benodigde achtergrondinformatie. Het declaratieproces kan worden opgedeeld in drie fasen die ieder uit twee of meer hoofdstappen bestaan. Per hoofdstap zijn er meestal meerdere handelingen mogelijk. In deel 2 (Het declaratieproces stap voor stap) komen alle stappen aan bod en worden de handelingen beschreven in de vorm van procedures. U zult zien dat er flink wat inrichtingselementen zijn die een belangrijke rol spelen in het declaratieproces. U zult ze zelf niet kunnen wijzigen, maar zij bepalen voor een deel wat u kunt, wat u ziet, wat u moet doen en hoe u dat moet doen. Het is daarom van belang dat u weet om welke elementen het gaat, wat hun invloed is en waar u kunt nagaan wat de ingestelde waarden zijn. Daarom is per processtap aangegeven welke inrichtingselementen invloed hebben. In bijlage A kunt u terugvinden waar u de ingestelde waarde kunt bekijken en waarop het element invloed heeft. U zult bij het bestuderen van dit document allerlei termen tegenkomen. Bijlage B is de begrippenlijst. Die kunt u op elk moment opslaan om betekenissen na te lezen. Zoek voor u deel 1 gaat bestuderen in ieder geval de termen projectboeking, annuleren, uitstellen, declareren, declaratieresultaat en factureren op. Als u de inhoud van dit document in praktijk gaat brengen, zult u na verloop van tijd wel weten welke stappen u moet doorlopen en welke procedures daarbij horen. U kunt dan in de procedure-index snel de pagina vinden van procedures die u nog niet uit uw hoofd kent. Hoewel in dit document de procedures stapsgewijs zijn beschreven, blijft het raadzaam met F1 aanvullende informatie over de velden op te vragen. Daarnaast is het vooral voor de bewerkingsfase belangrijk dat u het effect van uw handelingen doorkrijgt. Wij raden u aan eerst alle handelingen uit te proberen in een oefenadministratie. Een kopie van uw eigen administratie is daarvoor het meest geschikt. Daarin zijn de inrichtingselementen immers gelijk aan die waarmee u in de praktijk zult werken. Eventueel is ook de voorbeeldadministratie Your Advice te gebruiken. Die voorbeeldadministratie is te vinden op de CD met AccountView-software. In de beschrijving van vensters wordt in dit document uitgegaan van de kolomindeling waarmee AccountView wordt geleverd. Werkt u met AccountView Business, dan beschikt u over de optie Beeld > Kolommen. Daarmee kunt u kolommen toevoegen en verwijderen en de volgorde van de kolommen wijzigen. In dat geval kan de kolomindeling waarmee u werkt, afwijken van wat is beschreven.

6 Deel 1 - Wat u eerst moet weten 6 Deel 1 - Wat u eerst moet weten In dit deel wordt het declaratieproces in fasen opgedeeld. De kolommen en velden van een declaratievoorstel worden beschreven, evenals de verbanden daartussen. Daarnaast wordt ingegaan op de invloed van projectdeclaratiemethoden en van enkele velden in de administratie-instellingen. Het is niet vreemd als u de informatie in dit deel wat abstract vindt. Het zal u helpen als u AccountView erbij neemt, vooral als u daarin een declaratievoorstel hebt dat u als oefenmateriaal kunt gebruiken. 1 Het declaratieproces in vogelvlucht In dit document is het declaratieproces voor de overzichtelijkheid opgedeeld in drie fasen: de voorbereidings-, bewerkings- en afrondingsfase. In de voorbereidingsfase verzamelt u informatie over de projectkosten die kunnen worden gefactureerd. Dat gebeurt door het aanmaken van declaratievoorstellen. Een declaratievoorstel bevat in deze fase voorlopige factuurgegevens. Die gegevens bestaan uit de kosten die op dat project zijn geboekt. Met de informatie uit de declaratievoorstellen wordt onder andere besloten: of er kosten zijn die niet in rekening worden gebracht, of er kosten zijn die pas een volgende keer worden gefactureerd, en welke bedragen op de factuur moeten worden afgerond. Het resultaat van de voorbereidingsfase is een serie declaratievoorstellen en een of meer rapporten waarop is aangetekend hoe de declaratievoorstellen moeten worden bewerkt om tot factuurinformatie te komen. In de bewerkingsfase worden de voorlopige gegevens uit de declaratievoorstellen bewerkt aan de hand van de rapporten met aantekeningen. De gegevens van een declaratievoorstel zijn verdeeld over vijf tabs: Algemeen, Invoer, Specificatie, Notities en Klant-notitie. Tijdens de bewerkingsfase spelen de tabs Invoer en Specificatie de hoofdrol. Na afloop van de bewerkingsfase bevatten de declaratievoorstellen de uiteindelijke factuurinformatie. In de afrondingsfase worden de facturen definitief. De facturen worden afgedrukt en de factuurinformatie wordt doorgeboekt naar de financiële administratie. In iedere fase zijn rapporten beschikbaar om u te helpen overzicht te krijgen (en te houden). Ze kunnen u helpen bij het nemen van beslissingen. Projectdeclaratiemethoden Projecten kunnen op verschillende manieren worden gefactureerd, zoals via voorcalculatie of nacalculatie. In AccountView kan daarnaast per project worden vastgelegd hoe gedetailleerd de informatie op de factuur moet worden. Daartoe worden in de administratie projectdeclaratiemethoden ingericht. Daarna kan in de stamgegevens van elk project de relevante methode worden geselecteerd. In de projectdeclaratiemethode kan worden vastgelegd dat elke boeking als een aparte regel op de factuur moet worden opgenomen. Vaak is het echter voldoende boekingen op de factuur te verdichten. Dat wil zeggen dat de aantallen en bedragen van bepaalde boekingen bij elkaar worden opgeteld. Zo kan in een projectdeclaratiemethode worden vastgelegd dat uren per medewerker of per periode bij elkaar worden genomen. Ook combinaties als optelling van alle uren per medewerker per periode zijn mogelijk. Het regelen van de verdichting (en dus de gedetailleerdheid) van facturen is een belangrijke functie van projectdeclaratiemethoden. In de projectdeclaratiemethode wordt ook gedefinieerd welke omschrijving de regels van de factuur standaard krijgen. De omschrijvingen komen met de andere factuurinformatie in het declaratievoorstel en kunnen daar handmatig worden gewijzigd.

7 Deel 1 - Wat u eerst moet weten 7 Tot slot wordt met de projectdeclaratiemethode geregeld welk factuurartikel wordt gebruikt. Het factuurartikel legt de koppeling tussen de projectadministratie en de financiële administratie. Daarop wordt hier verder niet ingegaan. 2 De tabs Invoer en Specificatie Tijdens de bewerkingsfase werkt u de voorlopige informatie uit de declaratievoorstellen óm tot definitieve. Dit doet u op de tabs Invoer en Specificatie. In dit hoofdstuk wordt de informatie op deze beide tabs uitvoerig belicht. De tabellen, losse velden en enkele onderlinge afhankelijkheden tussen de velden worden besproken. (Verbanden tussen de tabelkolommen komen aan bod in hoofdstuk 3, Regels van de specificatietabel en de declaratieregels bewerken.) Namen voor de tabellen Er zijn twee dingen die opvallen als u de tabs Invoer en Specificatie van een declaratievoorstel met elkaar vergelijkt. Ten eerste bevat de tab Invoer één tabel, terwijl de tab Specificatie er twee heeft. En ten tweede blijkt de tabel van de tab Invoer gelijk aan de bovenste tabel van de tab Specificatie. U zult zien dat de inhoud van deze beide tabellen aan elkaar gelijk blijft, welke bewerking u in een van beide ook uitvoert. In dit document wordt de tabel die op beide tabs voorkomt, de tabel met declaratieregels genoemd. De tabel die alleen op de tab Specificatie voorkomt, wordt in dit document de specificatietabel genoemd. Tabel met declaratieregels Specificatietabel - Afbeelding 1 - De tab Specificatie met de declaratieregels en de specificatietabel Werkt u met AccountView Business, dan kunt u desgewenst voor elk van de tabellen met declaratieregels een andere kolomindeling instellen. In dat geval komen de regels van beide tabellen met elkaar overeen, maar ziet u per tab andere informatie over die regel. 2.1 De declaratieregels De declaratieregels gebruikt u om tijdens het declaratieproces de factuurinformatie te verzamelen. Als na afloop van dat proces de factuur wordt afgedrukt, wordt voor elke declaratieregel een regel op de factuur gezet. Dat geldt voor volledig ingevulde declaratieregels (waarvan alle kolommen zijn ingevuld), voor regels met alleen een omschrijving en voor lege regels. Bij het declaratieproces gaat het er dus om in de tabel met declaratieregels te komen tot de juiste factuurinformatie, in de juiste volgorde. De declaratieregels met alleen een omschrijving vormen op de factuur kopjes boven de volledig ingevulde regels. Lege regels kunt u naar wens toevoegen om de factuur overzichtelijker te maken. De tabel met declaratieregels bevat standaard vijf kolommen: één met omschrijvingen en vier met bedragen. In de kolom Bedrag decl ziet u het bedrag declarabel: het bedrag aan kosten uit projectboekingen dat (potentieel) declarabel is. De kolom Bedrag fact bevat het bedrag dat gaat worden gefactureerd als u verder geen wijzigingen aanbrengt. De kolom

8 Deel 1 - Wat u eerst moet weten 8 Bedr ann bevat het bedrag dat wordt geannuleerd. Dit is het deel van Bedrag decl waarvan u hebt aangegeven dat het niet in rekening wordt gebracht. Tot slot is er de kolom Bedr uitst met het bedrag dat wordt uitgesteld. Dit is het deel van Bedrag decl dat niet nu, maar in een volgende periode wordt gefactureerd. Als u een declaratievoorstel na het aanmaken (nog) niet hebt bewerkt, dan bevatten de kolommen Bedr ann en Bedr uitst alleen nulbedragen. Dit betekent dat er geen bedragen zijn geannuleerd of uitgesteld. Daarom zijn ook de waarden in de kolommen Bedrag decl en Bedrag fact aan elkaar gelijk: alles wat op het project is geboekt, gaat (als u verder niets wijzigt) ook worden gefactureerd. De tekst in de kolom Omschrijving komt voort uit de formule die hiervoor is gedefinieerd in de projectdeclaratiemethode. - Afbeelding 2 - Nog onbewerkt declaratievoorstel met de vijf standaardkolommen van de tabel met declaratieregels In de administratie-instellingen bepaalt de inhoud van het veld Wijzigingen aanbrengen waar u bewerkingen kunt uitvoeren. Als in dat veld Niet toegestaan is geselecteerd, dan kunt u alleen de informatie op de tab Specificatie bewerken. De bewerkingen op die tab werken wel direct door op de tab Invoer. Als in dit veld Toegestaan is geselecteerd, dan kunt u op beide tabs bewerkingen uitvoeren. 2.2 De specificatietabel De inhoud van de specificatietabel is afhankelijk van de declaratieregel waarin de cursor (op deze tab) staat. Als u de cursor zet in een volledig ingevulde declaratieregel, dan ziet u dat in de specificatietabel een of meer regels worden weergegeven. Deze regels geven informatie over afzonderlijke boekingen. Worden in de specificatietabel meerdere regels weergegeven, dan ziet u in de bijbehorende declaratieregel verdichte informatie over die regels. Die verdichting is het gevolg van de projectdeclaratiemethode die is ingesteld voor het project. U kunt in principe in ieder declaratievoorstel een andere verdichting tegenkomen. Dat komt doordat de projectdeclaratiemethode per project wordt ingesteld. Zelfs meerdere verdichtingen per declaratievoorstel is mogelijk. U kunt namelijk bij het aanmaken van declaratievoorstellen aangegeven dat factuurinformatie van projecten met dezelfde debiteur op één factuur moeten worden verzameld. Dat leidt tot verschillende verdichtingen binnen het declaratievoorstel in het geval voor die projecten verschillende projectdeclaratiemethoden zijn ingesteld. Verder kan het ook voorkomen dat in een projectdeclaratiemethode voor bepaalde waarden van dimensies uitzonderingen op de verdichting zijn gemaakt. Dat heeft dan tot gevolg dat u binnen een project verschillende verdichtingen tegenkomt. De specificatietabel bevat acht vaste kolommen. In de aantalkolommen Aant decl, Aant fact, Aant ann, Aant uitst vindt u voor elke regel respectievelijk het aantal dat is gedeclareerd, dat gaat worden gefactureerd, dat is geannuleerd en dat is uitgesteld. In de kolom Tarief fact staat het tarief waartegen de aantallen uit de desbetreffende regel

9 Deel 1 - Wat u eerst moet weten 9 worden gefactureerd. De combinatie van aantallen en tarieven levert de bedragen op in de bedragkolommen Bedrag fact, Bedr ann en Bedr uitst. De acht vaste kolommen - Afbeelding 3 - Een nog onbewerkt declaratievoorstel met de acht vaste kolommen en enkele dimensiekolommen van de specificatietabel Als u nog geen bewerkingen in het declaratievoorstel hebt uitgevoerd, bevatten ook hier de kolommen voor geannuleerde en uitgestelde bedragen en aantallen alleen nullen. Verder zijn de gedeclareerde aantallen (Aant decl) gelijk aan de te factureren aantallen (Aant fact), en zijn de gedeclareerde bedragen (Bedrag decl) weer gelijk aan de gefactureerde bedragen (Bedrag fact). U zult zien dat bewerkingen in deze tabel, meteen worden doorgevoerd in de declaratieregels van zowel de tab Invoer als Specificatie. Naast de vaste kolommen bevat de specificatietabel een dimensiekolom voor elk van de dimensies die voor uw administratie zijn ingesteld. Wij raden u aan de acht vaste kolommen zo breed te maken dat de inhoud ervan volledig wordt weergeven. Versmal daarvoor desnoods minder belangrijke dimensiekolommen. Werkt u met AccountView Business, dan hebt u de mogelijkheid (dimensie)kolommen helemaal uit de tabel te halen. Doe dat alleen als u de informatie daarin niet nodig hebt. 2.3 Twee soorten specificaties Met debiteuren wordt weleens afgesproken dat in sommige gevallen de factuurregels nader worden gespecificeerd. Daartoe kunt u tijdens de bewerkingsfase de menu-optie Specificatie opnemen gebruiken. De extra informatie die u daarmee toevoegt, doorbreekt de verdichting die met de projectdeclaratiemethode voor het project is vastgelegd. Deze specificatie wordt in dit document aangeduid met incidentele specificatie. De informatie op de tab Specificatie wordt de onderliggende specificatie genoemd. De inhoud van de incidentele specificatie wordt bepaald door de declaratieformule. Tijdens het uitvoeren van de menu-optie Specificatie opnemen selecteert u de gewenste formule op basis van zijn omschrijving. De formules zelf worden gedefinieerd in het venster Declaratieformules. Hoe dat gaat, wordt in dit document niet beschreven. 2.4 Overige informatie op de tab Specificatie Onder aan de tab Specificatie ziet u negen velden. De drie velden aan de linkerkant, Bedrag declarabel, Bedrag resultaat en Bedrag factureren, hebben betrekking op de regel van de specificatietabel waarin de cursor staat. De middelste drie velden bevatten totalen voor de volledige specificatietabel en de drie velden aan de rechterkant bevatten totalen van de volledige tabel met declaratieregels.

10 Deel 1 - Wat u eerst moet weten 10 - Afbeelding 4 - Het verband tussen velden en tabellen van de tab Specificatie Tabel 1 geeft een overzicht van de waarden die u in de velden aantreft. De namen van velden zijn daarin schuin gedrukt. Verder moet u (XXX) lezen als alle waarden uit de kolom XXX bij elkaar opgeteld. Als voorbeeld bekijken we de regel met in de eerste kolom Aantal resultaat: In de derde kolom van die regel staat Aantal factureren - Aantal declarabel. Dat betekent dat de waarde in het veld Aantal resultaat wordt berekend door van de waarde uit het veld Aantal factureren de waarde uit het veld Aantal declarabel af te trekken. In de tweede kolom van de regel staat Specificatietabel. Dat houdt in dat de waarde van het veld Aantal resultaat betrekking heeft op de hele specificatietabel: de waarde is een optelling van de afzonderlijke regels van de specificatietabel. U ziet dan ook in tabel 1 dat het veld Aantal declarabel (zie de eerste kolom) inderdaad wordt berekend door de waarden uit de kolom Aant decl op te tellen: (Aant decl). Veld Betreft Veldwaarde is Bedrag declarabel Specificatietabelregel Aant decl x Tarief fact Bedrag resultaat Specificatietabelregel Bedrag factureren - Bedrag declarabel Bedrag factureren Specificatietabelregel Aant fact x Tarief fact Aantal declarabel Specificatietabel (Aant decl) Aantal resultaat Specificatietabel Aantal factureren - Aantal declarabel Aantal factureren Specificatietabel (Aant fact) Totaal declarabel Tabel met declaratieregels (Bedrag decl) Totaal resultaat Tabel met declaratieregels Totaal factureren - Totaal declarabel Totaal factureren Tabel met declaratieregels (Bedrag fact) - Tabel 1 - De waarden van de velden van de tab Specificatie Tip: Hou in gedachten dat velden met resultaat in de naam een combinatie tonen van wat is geannuleerd en wat is uitgesteld. Zo bevat Aantal resultaat het totaal van geannuleerde en uitgestelde aantallen. 2.5 Overige informatie op de tab Invoer Boven aan de tab ziet u voor welke debiteur het declaratievoorstel is bedoeld (zie afbeelding 5). Daaronder staat de projectcode en -omschrijving. De projectinformatie hier is afhankelijk van de regel waarop de cursor staat. Maar alleen als u voorstellen met dezelfde debiteur (tijdens het aanmaken van de declaratievoorstellen) samenvoegt, treft u verschillende projecten binnen een voorstel aan. De drie velden rechts onder de tabel met declaratieregels kent u van de tab Specificatie, alleen heet Totaal resultaat hier Declaratieresultaat. Ze bevatten op beide tabs dezelfde waarden. De waarden in de vier velden links onder de tabel met declaratieregels zijn weer afhankelijk van regel waar de cursor staat. Het factuurartikel dat hier wordt vermeld, is gedefinieerd in de projectdeclaratiemethode. De velden daaronder zijn dezelfde als die

11 Deel 1 - Wat u eerst moet weten 11 midden onder in de tab Specificatie. Ze geven hier dezelfde informatie als onder de specificatietabel, hoewel u die tabel zelf niet ziet. - Afbeelding 5 - De tab Invoer 3 Regels van de specificatietabel en de declaratieregels bewerken Tijdens de bewerkingsfase bewerkt u de regels van de specificatietabel en de declaratieregels om zo tot de gewenste factuurinformatie te komen. U ziet dan vaak dat een wijziging van u een automatische wijziging van een ander veld tot gevolg heeft. In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe dat komt. Daarbij wordt ook ingegaan op de velden Restbedr na wijziging en Verdeling regelbedrag uit de administratie-instellingen. Uw doel tijdens de bewerkingsfase is een correcte, overzichtelijke factuur. Maar als u zich alleen daarop richt, loopt u het risico dat u de bruikbaarheid van de projectgegevens vermindert. Paragraaf 3.4 is gewijd aan deze risico s en hoe u die kunt vermijden. 3.1 Verbanden binnen de specificatietabel De kolommen van de specificatietabel staan niet los van elkaar. Als u een waarde wijzigt, is er vaak een andere veld waarvan de waarde automatisch ook wijzigt. Daarnaast zijn er een kolom en een veld waarvan de waarden vastliggen. Deze eigenschappen zijn te beschrijven met vijf verbanden. U ziet ze hieronder eerst in formulevorm; in de tekst daarna worden ze toegelicht. Verband S1: Verband S2: Verband S3: Verband S4: Verband S5: Verband S1 Aant decl = constant Bedrag declarabel = constant Aant fact = Aant decl - Aant ann - Aant uitst Bedrag fact = Bedrag declarabel - Bedr ann - Bedr uitst Bedrag fact = Aant fact x Tarief fact De waarden in de kolom Aant decl liggen vast. Ze tonen de aantallen uit de projectboekingen, bijvoorbeeld van uren of materialen. Die boekingen zijn hier niet te wijzigen en deze aantallen daarom ook niet. Verband S2 Links onder de specificatietabel staat het veld Bedrag declarabel. De waarde in dit veld toont het bedrag uit de projectboeking voor de regel uit specificatietabel waarin de cursor staat. Ook hiervoor geldt dat wat is geboekt, in deze tab niet te wijzigen is.

12 Deel 1 - Wat u eerst moet weten 12 Verband S3 U kunt in de specificatietabel per regel de waarden van drie van de vier aantalkolommen wijzigen: Aant fact, Aant ann en Aant uitst. Volgens verband S1 blijft Aant decl immers constant. Verband S3 laat zien dat: als u Aant ann of Aant uitst wijzigt, Aant fact automatisch wordt aangepast. als u Aant fact wijzigt, óf Aant ann óf Aant uitst automatisch wordt aangepast. Welke van de twee wordt gewijzigd, is vastgelegd in het veld Restbedr na wijziging van de administratie-instellingen. Als daar Annuleren is ingesteld, dan wijzigt Aant ann. Is daar Uitstellen ingesteld, dan wijzigt Aant uitst. Samengevat staat in verband S3 dat een wijziging van u aan één kant van het isgelijkteken (het teken = ) leidt tot een automatische wijziging aan de andere kant ervan. Let op: Verband S4 Het veld Restbedr na wijziging is alleen beschikbaar voor wie met de module Uren en Declaraties II werkt. Voor anderen werkt AccountView alsof dit veld zou zijn ingesteld op Uitstellen. Dit verband lijkt op het vorige, maar werkt op de bedragkolommen. Per regel is Bedrag declarabel constant (volgens verband S2) en kunt u Bedrag fact, Bedr ann en Bedr uitst wijzigen. Of uw wijziging van Bedrag fact leidt tot een automatische wijziging van Bedr ann of van Bedr uitst, is net als bij verband S3 afhankelijk van het veld Restbedr na wijziging. Verband S4 kan op dezelfde manier als verband S3 worden samengevat: een wijziging van u aan één kant van het isgelijkteken (het teken = ) leidt tot een automatische wijziging aan de andere kant ervan. Verband S5 Verband S5 houdt in dat de waarde in Bedrag fact altijd gelijk is aan de waarde in Aant fact vermenigvuldigd met dat in Tarief fact. Deze relatie werkt als het ware twee kanten op, waarbij Aant fact steeds ongewijzigd blijft. U zult zien dat als u bij Bedr fact iets anders invult, Tarief fact wordt aangepast, en omgekeerd. 3.2 Verbanden binnen de tabel met declaratieregels Ook de bedragkolommen van de tabel met declaratieregels zijn met elkaar verbonden. In formulevorm: Verband D1: Verband D2: Bedrag decl = constant Bedrag fact = Bedrag decl - Bedr ann - Bedr uitst Verband D1 De waarden in deze kolom tonen de totalen van de boekingsbedragen uit de bijbehorende specificatietabelregel. De afzonderlijke bedragen uit de specificatietabelregels zijn hier niet te wijzigen, dus deze totalen ook niet. Verband D2 Dit verband is in feite hetzelfde als verband S4 (van de specificatietabel), alleen op verdichtingsniveau: Per regel is Bedrag decl constant (volgens verband D1) en kunt u Bedrag fact, Bedr ann en Bedr uitst wijzigen. Of uw wijziging van Bedrag fact leidt tot een automatische wijziging van Bedr ann of van Bedr uitst, is afhankelijk van het veld Restbedr na wijziging. En ook hier geldt dat een wijziging van u aan één kant van het isgelijkteken (het teken = ) leidt tot een automatische wijziging aan de andere kant ervan.

13 Deel 1 - Wat u eerst moet weten Het veld Verdeling regelbedrag in de administratie-instellingen Sommige bewerkingen zijn het makkelijkst direct in de declaratieregels uit te voeren. U kunt in de declaratieregels alle teksten en waarden wijzigen, behalve die in kolom Bedrag decl. En in lege velden kunt u niets invoeren. Wijzigingen in de bedragkolommen van de tabel met declaratieregels werken weer direct door in de specificatietabel. In het veld Verdeling regelbedrag van de administratieinstellingen wordt ingesteld hoe dat gebeurt. Dit veld regelt namelijk hoe het wijzigingsbedrag wordt verdeeld over de regels van de specificatietabel. Het veld kan worden ingesteld op Naar eerste specificatieregel, Lineair, Procentueel of Handmatig. Hieronder wordt de werking bij elk van deze waarden met een voorbeeld uitgelegd. Let op: Het veld Verdeling regelbedrag is alleen beschikbaar voor wie met de module Uren en Declaraties I werkt. Voor anderen werkt AccountView alsof dit veld zou zijn ingesteld op Naar eerste specificatieregel. Voorbeeld - Beginsituatie Afbeeding 6 toont de tab Specificatie van een declaratievoorstel. U kunt zien dat dit voorstel nog niet is bewerkt: de kolommen Bedr ann en Bedr uitst en de velden Aantal resultaat en Totaal resultaat bevatten alleen nulbedragen. - Afbeelding 6 - De beginsituatie voor de regel met omschrijving * Boxer In de regel met omschrijving * Boxer staat een gedeclareerd bedrag van ,00. Bij deze regel horen twee specificatietabelregels: een boeking van ,00 en een van 1.750,00. Stel dat het bedrag van ,00 op de factuur moet worden afgerond op ,00. Dat is een wijziging die in de declaratieregel eenvoudig kan worden uitgevoerd. Daarvoor gaat u naar het veld in de kolom Bedrag fact en wijzigt de waarde in ,00. Voorbeeld - Resultaat met Verdeling regelbedrag = Naar eerste specificatieregel In afbeelding 7 ziet u wat het gevolg is van die wijziging als Verdeling regelbedrag is ingesteld op Naar eerste specificatieregel.

14 Deel 1 - Wat u eerst moet weten 14 - Afbeelding 7 - Het resultaat: Verdeling regelbedrag is ingesteld op Naar eerste specificatieregel. In de declaratieregel staat in de kolom Bedrag fact de waarde ,00 en in de kolom Bedr uitst de waarde -250,00. Blijkbaar is de administratie-instelling Restbedr na wijziging ingesteld op Uitstellen. (Het uitgestelde bedrag wordt meegenomen in het volgende declaratievoorstel dat u voor het desbetreffende project aanmaakt.) Verder staat in het veld Totaal resultaat nu 250,00. In de specificatietabel ziet u dat het bedrag van 250,00 waarmee Bedrag fact in de declaratieregel is opgehoogd, nu ook is opgeteld bij Bedrag fact van de eerste regel van de specificatietabel. Ook het uitgestelde bedrag ziet u op die regel staan. Voorbeeld - Resultaat met Verdeling regelbedrag = Lineair In afbeelding 8 is diezelfde wijziging in de declaratieregel aangebracht, maar nu stond Verdeling regelbedrag ingesteld op Lineair. - Afbeelding 8 - Het resultaat: Verdeling regelbedrag is ingesteld op Lineair. Nu ziet u dat het bedrag waarmee Bedrag fact in de declaratieregel werd opgehoogd, is verdeeld over beide regels van de specificatietabel. In ieder van de specificatietabelregels is Bedrag fact met hetzelfde bedrag opgehoogd en ook Bedr uitst is voor beide regels gelijk. Had de specificatietabel drie regels bevat, dan zou Bedrag fact in elk van de regels zijn opgehoogd met 83,33 (dus 250 gedeeld door 3). Bij vier regels was elke regel met 62,50 (250 gedeeld door 4) opgehoogd. Voorbeeld - Resultaat met Verdeling regelbedrag = Procentueel In afbeelding 9 ziet u weer hetzelfde resultaat in de declaratieregel, maar nu stond Verdeling regelbedrag ingesteld op Procentueel.

15 Deel 1 - Wat u eerst moet weten 15 - Afbeelding 9 - Het resultaat: Verdeling regelbedrag is ingesteld op Procentueel. Nu zijn in beide specificatietabelregels de factuurbedragen gewijzigd, maar elk met een verschillende waarde. Bij elkaar opgeteld zijn ze wel weer 250,00. De verdeling is evenredig aan het factuurbedrag van elke regel op het moment dat u de wijziging aanbrengt. Dit gaat als volgt. We noemen het oude Bedrag fact uit de declaratieregels BFd(oud) en het nieuwe BFd(nieuw). Het oude Bedrag fact uit een regel van de specificatietabel noemen we BFs(oud) en het nieuwe BFs(nieuw). Dan geldt: BFs(nieuw) = (BFd (oud) - BFd(nieuw)) / BFd(oud) x BFs(oud) Dus voor de eerste regel: BFs(nieuw) = ( )/ x = -246,55 en de tweede regel: BFs(nieuw) = ( )/ x = -3,45 Voorbeeld - Resultaat met Verdeling regelbedrag = Handmatig Tot slot kan Verdeling regelbedrag ook op Handmatig worden ingesteld. Het resultaat ziet u in afbeelding Afbeelding 10 - Het resultaat: Verdeling regelbedrag is ingesteld op Handmatig. U ziet dat in de tabel met declaratieregels het Bedrag fact is gewijzigd, maar in de specificatietabel staan nog de oude bedragen. U zult nu zelf de bedragen in de specificatietabel zo moeten aanpassen dat het totaal in kolom Bedr ann gelijk is aan, in dit geval, -250,00.

16 Deel 1 - Wat u eerst moet weten 16 Let op: Als u een groter of kleiner bedrag over de regels van specificatietabel verdeelt, dan wordt het werkelijk verdeelde bedrag overgenomen in de tabel met declaratieregels. U wordt daarvoor niet altijd gewaarschuwd. 3.4 Risico s voor de bruikbaarheid van rapporten Als u bedragen wijzigt in een declaratieregel, dan leidt dat tot wijziging van de regels van de specificatietabel. Hoe dat gebeurt, is afhankelijk van de instelling van het veld Verdeling regelbedrag uit de administratie-instellingen. Voor de factuur is die verdeling alleen van belang als u incidentele specificaties opneemt. Toch is het belangrijk dat u ook in andere gevallen de juiste verdeling toepast. De geannuleerde, uitgestelde en dus gefactureerde bedragen en aantallen worden gebruikt in een aantal rapporten. Met die rapporten kunnen in principe projectresultaten worden geanalyseerd, maar bij een onjuiste verdeling wordt dat onmogelijk. Het volgende voorbeeld zal dat verduidelijken. In afbeelding 11 ziet u dat er in de declaratieregel met de omschrijving * Opstellen van de jaarrekening een flink deel van het Bedrag decl is geannuleerd. Het veld Verdeling regelbedrag was ingesteld op Naar eerste specificatieregel. Daarom is het totale geannuleerde bedrag op een regel met uren van medewerker Cox gaan drukken, en zelfs zo dat het Bedrag fact en het Tarief fact negatief zijn geworden. - Afbeelding 11 - Het effect van een onjuiste verdeling van het regelbedrag Wordt dit zo gelaten, dan leidt de incorrecte verdeling tot een vertekend beeld. Er is geen relatie meer tussen het geannuleerde bedrag en de regels uit de specificatietabel die daartoe aanleiding gaven. Maar ook rapporten als Declarabele uren per medewerker worden onbruikbaar. In dat rapport wordt per medewerker vermeld wat de verhouding is tussen zijn of haar gedeclareerde en gefactureerde bedragen.

17 Deel 2 - Het declaratieproces stap voor stap 17 Deel 2 - Het declaratieproces stap voor stap Dit deel beschrijft de uitvoering van het declaratieproces. Het is opgezet als een naslagwerk en het uitgangspunt in de beschrijving is dat u bekend bent met de inhoud van deel 1. Dit deel heeft drie hoofdstukken. In ieder hoofdstuk wordt een van de drie fasen behandeld. Elk hoofdstuk begint met een inleiding waarin onder andere de hoofdstappen en het resultaat van de fase staan. Daarna worden stuk voor stuk de hoofdstappen beschreven. Elke hoofdstap-paragraaf bevat een kop Belangrijke inrichtingselementen. De daarin genoemde velden en overige zaken kunt u desgewenst opzoeken in bijlage A (Inrichtingselementen voor het declaratieproces). Deze informatie is opgenomen voor het geval de (ingestelde) werking van AccountView anders is dan u wilt of verwacht. Onder het kop Procedures zijn de handelingen beschreven die u tijdens die hoofdstap kunt (of moet) uitvoeren. Als u de procedure van een specifieke handeling zoekt, kunt u die opzoeken in de procedure-index. Daarachter staat de pagina waarop u de procedure kunt vinden. 1 Voorbereidingsfase VOORWAARDE VOORAF Zorg ervoor dat alle kosten van de periode(n) waarover gaat worden gefactureerd, zijn geregistreerd en gejournaliseerd. DE HOOFDSTAPPEN VAN DEZE FASE De voorbereidingsfase bestaat uit drie hoofdstappen: 1. Voorbereidingsrapporten genereren en aanvullen 2. Voorschotten genereren 3. Declaratievoorstellen aanmaken HET RESULTAAT VAN DEZE FASE Na uitvoering van deze fase heeft u declaratievoorstellen voor alle projecten waarvoor een factuur moet worden verzonden. Daarnaast hebt u rapporten waarop is aangetekend hoe u de declaratievoorstellen moet gaan bewerken om tot de juiste factuurinformatie te komen. 1.1 Voorbereidingsrapporten genereren en aanvullen Gebruikelijke werkwijze U hebt voor de declaratievoorstellen informatie nodig over wat er precies moet worden gefactureerd. Daarvoor genereert u nu eerst het rapport Te factureren. Dit rapport geeft een volledig overzicht van de projectkosten die kunnen worden gefactureerd. Als u werkt met de module Projectvoorschotten, dan genereert u nu ook het rapport Termijndeclaraties. In dit rapport staan per project de declaratiebedragen, de definitief gefactureerde bedragen, de nog te factureren bedragen en de wel en niet verrekende voorschotten. De rapporten helpen u om te beslissen welke kosten, in aantallen en bedragen, op de factuur moeten komen. De beslissingen kunt u op de rapporten zelf aangeven. Pas als dat is gebeurd, gaat u verder met de volgende hoofdstap. Alternatieve werkwijze U kunt in plaats van het rapport Te factureren ook het rapport Declaratievoorstellen gebruiken. U maakt dan eerst de declaratievoorstellen aan en genereert vervolgens dat

18 Deel 2 - Het declaratieproces stap voor stap 18 rapport. De procedures voor het aanmaken en verwijderen van declaratievoorstellen en het genereren van het rapport kunt u vinden via de procedure-index. Als u met de module Projectvoorschotten werkt, is bij deze methode de kans aanwezig dat u een of meer aangemaakte declaratievoorstellen straks weer moet verwijderen. Dat is alleen het geval voor projecten waarvan wordt besloten dat een voorschot moet worden gefactureerd, en niet de werkelijk gemaakte kosten. Deze alternatieve werkwijze wordt verder niet besproken. BELANGRIJKE INRICHTINGSELEMENTEN (geen) PROCEDURES RAPPORT TE FACTUREREN GENEREREN a. Kies Bestand > Projecten en uren > Projecten. b. Desgewenst selecteert u het project of markeert u de projecten waarvan u de informatie in het rapport wilt opnemen. c. Kies Rapporten > Te factureren. d. Markeer het gewenste bereik voor de projecten: het geselecteerde project, de gemarkeerde projecten of alle. e. Stel de gewenste uitvoer in met de velden Samengevat tot en met Projectgroepinformatie weergeven en (als die door uw keuzes beschikbaar is) de knop BRONTABELLEN. Met deze velden en de knop bepaalt u welke informatie in het rapport wordt weergeven en hoe gedetailleerd die informatie is. Wij raden u aan in eerste instantie Groepering op projectkaartdimensies te kiezen. Daarna kunt u experimenteren met de andere mogelijkheden om erachter te komen welke uitvoer voor uw organisatie het best bruikbaar is. f. Voer de laatste periode in waarvan de boekingen in het rapport moeten worden opgenomen. RAPPORT TERMIJNDECLARATIES GENEREREN >> Deze procedure is alleen van belang als u werkt met de module Projectvoorschotten. a. Kies Bestand > Projecten en uren > Projecten. b. Desgewenst selecteert u het project of markeert de projecten waarvan u de informatie in het rapport wilt opnemen. c. Kies Rapporten > Termijndeclaraties. d. Markeer het gewenste bereik voor de projecten: het geselecteerde project, de gemarkeerde projecten of alle. e. Markeer desgewenst het veld Datumbereik als u alleen termijndeclaraties uit een bepaalde periode in het rapport wilt opnemen. 1.2 Voorschotten genereren >> Paragraaf 1.1 is alleen van belang als u werkt met de module Projectvoorschotten. Met de module Projectvoorschotten kunt u voor uw projecten voorschotten en declaraties met vaste bedragen aanmaken. In dit document wordt ervan uitgegaan dat het aanmaken van declaraties met vaste bedragen al is gebeurd. De beschrijving daarvan is daarom niet opgenomen; de mogelijkheid wordt hier alleen genoemd. U kunt namelijk de gegevens van declaraties met vaste bedragen tegenkomen als u voorschotten gaat aanmaken, en wel in de tab Termijndeclaraties van het venster Stamgegevens project. Het genereren van voorschotten wordt hieronder beschreven. Gebruikelijke werkwijze Mogelijk blijkt uit de aantekeningen op de rapporten dat voor een of meer projecten een voorschot moet worden gedeclareerd. Die voorschotten nemen dan in deze periode de plaats in van de facturen met de gedeclareerde kosten (aantallen en bedragen). U moet in zo n geval eerst de desbetreffende declaratievoorstellen verwijderen. Daarna voert u de gegevens van de nieuwe voorschotten in en declareert u de voorschotten.

19 Deel 2 - Het declaratieproces stap voor stap 19 Alternatieve werkwijze Als u al voordat u aan het declaratieproces begint, weet dat voor een of meer projecten een voorschot moet worden aangemaakt, dan kunt u de gegevens daarvoor vooraf invoeren, nog voor u de voorbereidingsrapporten genereert. Direct daarna declareert u de voorschotten. Dat houdt in dat per voorschot alvast een declaratievoorstel wordt aangemaakt. Deze alternatieve werkwijze wordt verder niet besproken. BELANGRIJKE INRICHTINGSELEMENTEN Veld: Fact.art voorschotten PROCEDURES DECLARATIEVOORSTELLEN VERWIJDEREN a. Kies Bestand > Projecten en uren > Declaratievoorstellen. b. Selecteer het declaratievoorstel dat moet worden verwijderd. c. Kies Bewerken > Verwijderen (CTRL+DEL). VOORSCHOTGEGEVENS VOOR EEN PROJECT INVOEREN a. Kies Bestand > Projecten en uren > Projecten. b. Selecteer het project waarvoor u voorschotgegevens wilt invoeren en kies Bewerken > Stamgegevens (F6). c. Ga naar de tab Termijndeclaraties. Het kan zijn dat hier al regels voor eerdere voorschotten of voor al gegenereerde termijndeclaraties met vaste bedragen staan. d. Kies Bewerken > Toevoegen (CTRL+N) om een nieuwe regel toe te voegen. e. Voer de gegevens van het voorschot in. Dat zijn in ieder geval de kolommen Brontype, Fin.per, Declaratietype, Declaratiedatum, Omschrijving en Declaratiebedrag. Voor Declaratietype kiest u hier natuurlijk Voorschot. VOORSCHOTGEGEVENS VOOR MEERDERE PROJECTEN INVOEREN a. Kies Bestand > Projecten en uren > Projecten. b. Selecteer eventeel het project of markeer de projecten waarvoor u voorschotgegevens wilt invoeren en kies Document > Termijndeclaraties genereren. c. Selecteer Voorschot bij Termijndeclaratietype. d. Voer een omschrijving en (bij Termijnbedrag) het voorschotbedrag in. e. Voer het aantal voorschotten (per project) in. Voor eenmalige voorschotten is dat 1. f. Voer bij de startdatum de datum in van het eerste (of enige) voorschot. g. Voer bij Declaratietermijn het interval tussen twee voorschotten. Bij eenmalige voorschotten is de inhoud van dit veld onbelangrijk. De gegenereerde voorschotten vindt u terug in de tab Termijndeclaraties van het venster Stamgegevens project van de desbetreffende projecten. VOORSCHOTTEN DECLAREREN a. Kies Bestand > Projecten en uren > Projecten. b. Desgewenst selecteert u het project of markeert u de projecten waarvoor een voorschot moet worden gedeclareerd. c. Kies Document > Voorschotten declareren. d. Markeer het gewenste bereik voor de projecten: het geselecteerde project, de gemarkeerde projecten of alle. e. Markeer eventueel het veld Datumbereik. U kunt dan een periode opgeven waardoor voorschotten met een declaratiedatum buiten de opgegeven periode niet worden gedeclareerd. f. Kies VOLGENDE. g. Voer desgewenst een selectiecode voor de factuur in. Daarmee kunt u later, bij het afdrukken, facturen eenvoudig selecteren.

20 Deel 2 - Het declaratieproces stap voor stap 20 h. Markeer Per debiteur samenvoegen als u voorschotten (van verschillende projecten) per debiteur bij elkaar in een declaratievoorstel wilt laten opnemen. De gedeclareerde voorschotten vindt u terug in het venster Declaratievoorstellen. 1.3 Declaratievoorstellen aanmaken De laatste stap in de voorbereidingsfase is het aanmaken van de declaratievoorstellen. Na deze stap bevat het venster Declaratievoorstellen zowel de voorstellen met gedeclareerde kosten als de voorstellen met voorschotten. De declaratievoorstellen bevatten de nog niet gefactureerde kosten voor een enkel project of voor alle projecten van een debiteur. Van termijndeclaraties met een vast bedrag wordt gewoonlijk geen apart declaratievoorstel gemaakt. Ze leiden tot extra regels onderaan andere declaratievoorstellen. Met de wizard Declaratievoorstellen aanmaken verzamelt u voor individuele of groepen projecten en voor de in te voeren boekingsperiode, alle projectkosten die nog niet zijn gefactureerd. Deze kosten worden in declaratievoorstellen geplaatst. In de volgende fase gaat u de details van voorstellen verder aanpassen. Dat doet u aan de hand van de informatie op het rapport Te factureren. U kunt de wizard diverse keren uitvoeren, steeds voor een andere groep projecten. Zo kunt u per keer bijvoorbeeld een ander minimumfactuurbedrag opgeven of een aangepaste factuuromschrijving. Alle aangemaakte declaratievoorstellen komen terecht in het venster Declaratievoorstellen. Als u werkt met de module Uren en declaraties II, dan kan in de de administratieinstellingen zijn vastgelegd welke declaratievoorstellen u in het venster Declaratievoorstellen ziet. Afhankelijk van de instelling van het veld Decl.voorst.weergave ziet u ze allemaal, of alleen de voorstellen die aanbepaalde voorwaarden voldoen. Voorstellen die u ziet, kunt u in de volgende fase ook bewerken. Aanbeveling Inventariseer voor u de wizard Declaratievoorstellen aanmaken gaat uitvoeren, voor welke projecten u dezelfde en voor welke projecten u afwijkende invoerwaarden moet gebruiken. Stel uzelf daarbij de volgende vragen: Wat is voor elk project de laatste periode of datum van de projectboekingen die moeten worden meegenomen? Moeten voor alle projecten bestaande concept-declaratievoorstellen worden verwijderd, of juist niet? Zijn er projecten waarvoor voorschotten moeten worden verrekend, of juist niet? Zijn er projecten waarvan voor deze periode al voorschotten zijn gedeclareerd? Zijn er projecten waarvan declaratievoorstellen per debiteur moeten worden samengevoegd, of juist niet? Welk minimumfactuurbedrag moet voor elk project worden gebruikt? De mogelijkheden zijn: het minimumfactuurbedrag uit de administratie-instellingen (veld Min.fact.bedr proj), het minimumfactuurbedrag uit de stamgegevens van het project (veld Min.bedrag factuur), een in de wizard in te voeren bedrag of nul (geen minimumbedrag). Zijn er projecten waarbij moet worden afgeweken van de standaardfactuuromschrijving uit de administratie-instellingen (veld Factuuromschrijving)? Factuuromschrijvingen zijn ook te wijzigen nadat de declaratievoorstellen al zijn aan gemaakt. Die wijzigingen moeten dan wel voor elk voorstel apart worden doorgevoerd. Zie daarvoor procedure Factuuromschrijvingen wijzigen. Raadpleeg voor deze vragen ook de helpinformatie bij de wizard. Druk daarvoor in AccountView op F1 en ga naar de tab Index. Voer in het zoekvenster in: min factuurbedrag. Dit onderwerp wordt nu met een blauwe balk gemarkeerd. Dubbelklik op die balk en ga meteen naar de tab Contents. U ziet dat daar de onderste van de