KWALITEITSHANDBOEK AFDELING BODEMSANERING ISO 9001:2000. Versie 1.0. Provinciehuis Zuid-Hollandplein 1 Postbus LP Den Haag

Transcriptie

1 KWALITEITSHANDBOEK AFDELING BODEMSANERING ISO 9001:2000 Versie 1.0 Provinciehuis Zuid-Hollandplein 1 Postbus LP Den Haag Tel: Fax:

2 Alle rechten zijn uitdrukkelijk voorbehouden aan de Afdeling Bodemsanering van de Provincie Zuid-Holland. Niets uit deze uitgave mag vermenigvuldigd of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, of op welke andere wijze dan ook, zonder schriftelijke toestemming van de Afdeling Bodemsanering van de Directie Groen, Water en Milieu Opgesteld door : Adromi Management Consultancy b.v.: C. van der Linde Beoordeeld door: Kwaliteitscoördinator: Geautoriseerd door: Afdelingshoofd:

3 Code: KHB 0 Pagina: 1 van 1 Inhoudsopgave Datum: 31 juli 2002 INHOUD 1.0 Verklaring van uitgifte 2.0 Algemeen 2.1 Vastleggen van het kwaliteitsmanagementsysteem (waarin ook structuur en beheer) 2.2 Codering 2.3 Begrippen en definities 2.4 Lijst van documenten verband houdende met het handboek Documenten Formulieren Digitale Registraties Registraties 2.5 Lijst van wijzigingen en toevoegingen 2.6 Verwijzingstabel 3.0 Beleid 4.0 Organisatie 4.1 Omschrijving (organigram) organisatie Provincie Zuid-Holland 4.2 Omschrijving (organigram) organisatie Afdeling Bodemsanering 4.3 Omschrijving organisatie Kwaliteit 4.4 Overlegstructuur 5.0 Referentiemodel; samenhang processen 6.0 Inhoudsopgave procedures 7.0 Inhoudsopgave werkinstructies

4 Code: KHB 1 Pagina: 1 van 1 Verklaring van uitgifte Datum: 31 juli VERKLARING VAN UITGIFTE Het management van de Afdeling Bodemsanering van de Directie Groen, Water en Milieu van de Provincie Zuid-Holland verklaart hierbij dit kwaliteitshandboek, bestaande uit de delen Kwaliteitshandboek (KHB) en Procedureboek (PRO), in zijn volledigheid geldig, van kracht en bindend voor alle medewerkers van de deelnemende afdeling, daartoe behorende bureaus en projecten. Vanuit het Procedurehandboek (Hoofdprocessen) wordt, waar van toepassing, verder verwezen naar onderliggende werkinstructies. Dit voor zover het in dit kwaliteitshandboek beschreven kwaliteitsmanagementsysteem zich over hun werkzaamheden uitstrekt, met ingang van heden: 1 augustus 2002 Om de geldigheid en volledigheid van het kwaliteitshandboek aan te geven is elke bladzijde van de inhoudsopgave van de verschillende delen van het handboek door de Kwaliteitscoördinator afzonderlijk geparafeerd. Elk deel van het kwaliteitshandboek bestaat uit de in de betreffende inhoudsopgave genoemde hoofdstukken en paragrafen. Het geparafeerde kwaliteitshandboek is het moederexemplaar. Alle overige geregistreerde exemplaren zijn van het moederexemplaar getrouwe kopieën. 's-gravenhage Ir. J.E.J. Verbunt Afdelingshoofd

5 Code: KHB 2 Pagina: 1 van 11 Algemeen Datum: 31 juli ALGEMEEN 2.1 Vastleggen van het kwaliteitsmanagementsysteem Het kwaliteitsmanagementsysteem van de Afdeling Bodemsanering van de Directie Groen, Water en Milieu van de Provincie Zuid-Holland zoals genoemd in de verklaring van uitgifte van het kwaliteitshandboek is opgesteld conform de eisen gesteld de NEN-EN-ISO 9001:2000 norm. 2.2 Codering De informatie in het KHB is gecodeerd d.m.v. een combinatie van letters en cijfers. De letters hebben betrekking op: KHB = Kwaliteitshandboek PRO = Procedures DOC = Documenten FRM = Formulieren RGS = Registraties WI = Werkinstructies De cijfers geven de volgende aspecten aan: 1 e cijfer = hoofdstuk 2 e cijfer = paragraaf 3 e cijfer = (eventuele) subparagraaf 2.3 Begrippen en definities Afwijking Het niet voldoen aan een eis. Corrigerende maatregel Maatregel om de oorzaak van een waargenomen afwijking of andere ongewenste situatie weg te nemen. Dienst Zowel de resultaten die een gevolg zijn van activiteiten op het contactvlak tussen leverancier en afnemer als de resultaten die het gevolg zijn van interne activiteiten van de leverancier ten einde aan de behoeften van de afnemer te voldoen. Dienstverlening De activiteiten van de leverancier die noodzakelijk zijn voor het verwezenlijken van de dienst. Document Informatie en haar gegevensdrager. Doelmatigheid De verhouding tussen de behaalde resultaten en de gebruikte middelen.

6 Code: KHB 2 Pagina: 2 van 11 Algemeen Datum: 31 juli 2002 Doeltreffendheid De mate waarin geplande activiteiten worden gerealiseerd en geplande resultaten worden behaald. Klacht Een formele uiting van ontevredenheid van de cliënt/opdrachtgever over de aan hem geleverde dienst of de dienstverlening. Kwaliteit De mate waarin een geheel van eigenschappen en kenmerken voldoet aan eisen. Kwaliteitsaudit Een systematisch, onafhankelijk en gedocumenteerd proces voor het verkrijgen van auditbewijsmateriaal en het objectief beoordelen daarvan om vast te stellen in welke mate aan de overeengekomen auditcriteria is voldaan. Kwaliteitsbeheersing Het aspect van kwaliteitsmanagement gericht op het voldoen aan kwaliteitseisen. Kwaliteitsborging Het aspect van kwaliteitsmanagement gericht op het geven van vertrouwen dat aan kwaliteitseisen zal worden voldaan. Kwaliteitscoördinator De door het Afdelingshoofd aangewezen persoon die verantwoordelijk is voor en toezicht houdt op de werking van het kwaliteitszorgsysteem. Kwaliteitshandboek Een document dat het kwaliteitsmanagementsysteem van een organisatie specificeert. Kwaliteitsplan Een document dat specificeert welke procedures en bijbehorende middelen door wie en wanneer voor een specifiek project, product, proces of contract moeten worden toegepast. Kwaliteitsmanagementsysteem Managementsysteem voor het sturen en beheersen van een organisatie op kwaliteit. Kwaliteitsverbetering Het aspect van kwaliteitsmanagement gericht op het vergroten van het vermogen om te voldoen aan kwaliteitseisen. Leverancier Organisatie of persoon die een product of dienst levert. Preventieve maatregel Maatregel om de oorzaak van een mogelijke toekomstige afwijking of andere ongewenste mogelijke situatie weg te nemen. Procedure Gespecificeerde wijze van het uitvoeren van een activiteit of een proces. Proces Geheel van samenhangende of elkaar beïnvloedende activiteiten dat input omzet in output.

7 Code: KHB 2 Pagina: 3 van 11 Algemeen Datum: 31 juli 2002 Registraties Een document waarin bereikte resultaten kenbaar gemaakt zijn of waarin het bewijs geleverd wordt van uitgevoerde activiteiten. Ter inzage Een ieder binnen de organisatie heeft inzage in de betreffende stukken. Alleen daartoe aangewezen personen zijn bevoegd de stukken te kopiëren, in te vullen, tekst toe te voegen, etc. Toegankelijk Een ieder binnen de organisatie heeft inzage in de betreffende stukken en kan daar gebruik van maken bij het uitvoeren van zijn/haar werkzaamheden (kopiëren, invullen, aanvullen, etc.). Vertrouwelijk Alleen daartoe aangewezen personen zijn bevoegd de betreffende stukken in te zien en eventueel te wijzigen of aan te passen. 2.4 Lijst van documenten verband houdende met het handboek Hieronder treft u een lijst aan van alle tot het kwaliteitsmanagementsysteem behorende documenten, formulieren en registraties. De nummering is gekoppeld aan de betreffende procedures en werkinstructies. Bij de documenten, formulieren en registraties is vermeld: - de beheerder van het document of registratie; - versiedatum; - archief waarin het zich bevindt; - afgesproken bewaartermijn. Voorbeeld: DOC 10.1 FRM 10.1 RGS 10.1 SYS 1.1 Auditplan Auditformulier Auditrapport Globis Documenten (DOC) Paraaf directie: Code Registratie of rapportage Status Bewaar termijn Beheerder Revisie Plaats Beleid DOC 1.0a Geïntegreerd werkprogramma Bodemsanering vastgesteld 3 jaar afd.hfd. dec allen DOC 1.0b BOBEL-nota vastgesteld n.v.t. afd.hfd. juli 1998 allen DOC 1.0c Strategisch afdelingsplan Bodemsanering vastgesteld n.v.t. afd.hfd. DOC 1.0d Afdelingsplan vastgesteld 1 jaar afd.hfd. DOC 1.0e Bureauwerkplan BOS vastgesteld 1 jaar hfd.bos DOC 1.0f Bureauwerkplan SEB vastgesteld 1 jaar hfd.seb DOC 1.0g Bureauwerkplan BB vastgesteld 1 jaar hfd.bb DOC 1.0h Werkprogramma algemene taken vastgesteld 1 jaar hfd.bb

8 Code: KHB 2 Pagina: 4 van 11 Algemeen Datum: 31 juli 2002 Organisatie Primaire proces DOC 2.0a Wet Bodembescherming vastgesteld n.v.t. VROM jan DOC 2.0b Provinciale Milieu Verordening Zuid-Holland vastgesteld n.v.t. hfd.bbjz 3 e tranche DOC 3.1a Protocol voor het Oriënterend onderzoek (SDU) vastgesteld n.v.t. VROM 1993 DOC 3.1b NEN-5740 vastgesteld n.v.t. NNI DOC 3.1c NVN-5725 vastgesteld n.v.t. NNI DOC 3.1d Protocol voor het Nader onderzoek, deel 1 (SDU) vastgesteld n.v.t. VROM 1993 DOC 3.1e Richtlijn nader onderzoek, deel 1 (SDU) vastgesteld n.v.t. VROM 1993 DOC 3.1f Nader Onderzoeksrichtlijn Ernst-, Urgentie en vastgesteld n.v.t. VROM 1997 Tijdstipbepaling (SDU) DOC 3.1g Handleiding afwegingsproces saneringsdoelstelling vastgesteld n.v.t. VROM 2000 (SDU) DOC 3.1.1a Mandaatlijst vastgesteld n.v.t. hfd. ABES juni 2001 Q-schijf DOC 3.1.2a Circulaire Interventiewaarde vastgesteld n.v.t. DOC 3.1.2b Circulaire Beoordeling en Afstemming vastgesteld n.v.t. DOC 3.1.2c Circulaire Tijdstipbepaling vastgesteld n.v.t. DOC 3.1.2d Handleiding "Urgentie van bodemsanering", SDU 1995 vastgesteld n.v.t DOC Algemene wet bestuursrecht vastgesteld n.v.t. DOC 3.2.3a Beroepschrift n.v.t. DOC 3.3.1a Regeling financiële bepalingen bodemsanering vastgesteld n.v.t. VROM DOC 3.3.5a Startnotitie "aanleveren gegevens t.b.v. activiteiten- en vastgesteld 1 jaar hfd. FPC beleidsbegroting" DOC 3.3.5b Voorjaarsbericht vastgesteld ½ jaar DOC 3.3.5c Beleidsbegroting vastgesteld 1 jaar DOC 3.3.5d Activiteitenbegroting vastgesteld 1 jaar DOC Startnotitie "aanleveren gegevens t.b.v. opstellen vastgesteld 1 jaar hfd. FPC jaarrekening" DOC 3.4 Stappenplan Bodem in Beeld 2005 vastgesteld n.v.t. proj.leider Secundaire processen DOC 5.0 Functieboek vastgesteld n.v.t. afd.hfd. DOC 6.0a Standaard Inwerkprogramma n.v.t. hfd. P&O DOC 6.0b Personeelsgids vastgesteld 1 jaar hfd. P&O DOC 7.0a De Europese Richtlijn Diensten (92/50/EEG) vastgesteld n.v.t. EU DOC 7.0b De Europese Richtlijn Werken (93/37/EEG) vastgesteld n.v.t. EU DOC 9.0 Handboek Globis vastgesteld n.v.t. hfd. BB okt Controle en evaluatie Corrigerende en preventieve maatregelen Status: concept, vastgesteld

9 Code: KHB 2 Pagina: 5 van 11 Algemeen Datum: 31 juli 2002 Formulieren (FRM) Paraaf directie: Code Registratie of rapportage Status Bewaar termijn Beleid FRM 1.0a Format Afdelingsplan vastgesteld 1 jaar hfd. FPC FRM 1.0b Format Bureauwerkplannen vastgesteld 1 jaar hfd. FPC Organisatie Primaire proces FRM 3.1.1a Checklist juridische toets n.v.t. FRM 3.1.1b Apostille n.v.t. FD FRM 3.2.1a Meldingsformulier bodemverontreiniging (SEB) n.v.t. FRM 3.2.1b Projectbegeleidingsformulier n.v.t. FRM 3.2.1c Checklist Ernst, Urgentie en saneringsplan n.v.t. FRM 3.2.1d Aanvraagformulier verkorte procedure (SEB) n.v.t. FRM 3.2.1e Checklist inhoud Saneringsplan (SEB) n.v.t. FRM 3.2.1f Checklist bij Saneringsplan te verstrekken gegevens n.v.t. FRM 3.2.1g Saneringsplan initiatiefformulier (SPIF) n.v.t. FRM 3.2.1h Bericht van ontvangst n.v.t. FRM 3.2.4a Formulier start sanering (SEB) n.v.t. FRM 3.2.4b Checklist controle sanering n.v.t. FRM Checklist "Instemming evaluatierapport" n.v.t. FRM Checklist bij Nader Onderzoek te verstrekken gegevens n.v.t. FRM 3.3.1a Model Accountantsprotocol en accountantsverklaring n.v.t. FRM 3.3.1b Format bestedingsverantwoording n.v.t. FRM Format prestatieverantwoording n.v.t. FRM 3.1 Checklist inhoud zorgplan / checklist nazorgplan Secundaire processen FRM 6.0 Formulier Jaargesprekken n.v.t. hfd. P&O FRM 7.0.1a Format offerte n.v.t. FRM 7.0.1b WUP-formulier offerteaanvraag n.v.t. FRM WUP-formulier opdrachtverlening n.v.t. Controle en evaluatie FRM 11.1 Auditformulier n.v.t. K.C. FRM 11.2a Beoordelingsformulier leveranciers n.v.t. K.C. Corrigerende en preventieve maatregelen FRM 12.1 Meldingsformulier n.v.t. K.C. FRM 12.2 Evaluatieformulier n.v.t. K.C. Status: concept, vastgesteld Beheerder Revisie Plaats

10 Code: KHB 2 Pagina: 6 van 11 Algemeen Datum: 31 juli 2002 Digitale registraties (SYS) Paraaf directie: Code Registratie of rapportage Status Bewaar termijn Beleid Organisatie Primaire proces SYS 1.1 Globis SYS SUS SYS 3.4 Tijgerbalsem SYS IBS Beheerder Revisie Plaats Secundaire processen SYS FRIS Controle en evaluatie Corrigerende en preventieve maatregelen Status: concept, vastgesteld Registraties en rapportages (RGS) Paraaf directie: Code Registratie of rapportage Status Bewaar termijn Beleid Organisatie Primaire proces RGS 3.1.1a Rapportage Initieel Onderzoek RGS 3.1.1b Aanschrijvingsbrief RGS Rapportage Nader Onderzoek RGS Rapportage Saneringsonderzoek RGS 3.1.4b Rapportage Saneringsplan RGS 3.1.5a Startnotitie sanering RGS 3.1.5b Saneringsbestek RGS 3.1.5c Vergunningen voor uitvoeren werkzaamheden RGS 3.1.5d Milieukundig begeleidingsplan RGS Saneringsverslag (BOS) RGS 3.2.1a Ontwerpbeschikking ernst en urgentie RGS 3.2.1b Kennisgevingsbrief RGS 3.2.1c Publicatie RGS 3.2.1d Opschortingbrief RGS 3.2.2a Nota van de vakafdeling RGS 3.2.2b Brief besluit op bezwaarschrift RGS 3.2.3a Verweerschrift RGS 3.2.3b Dupliek RGS 3.2.3c Pleitnota RGS 3.2.4a Map meldingen Start Saneringen RGS 3.2.4b Brief niet instemmen met saneringswijze RGS 3.2.5a Locatiedossier RGS 3.2.5b Instemmingbrief RGS 3.3.1b Financiële verantwoording RGS 3.3.1c Managementletter Beheerder Revisie Plaats

11 Code: KHB 2 Pagina: 7 van 11 Algemeen Datum: 31 juli 2002 RGS RGS RGS 3.3.4a RGS 3.3.4b RGS RGS 3.3.6a RGS 3.3.6b RGS RGS RGS 3.4 RGS 3.4.1a RGS 3.4.1b RGS 3.4.1c RGS 3.4.1d RGS e RGS 3.4.2a RGS 3.4.2b RGS 3.4.2c RGS 4.0a RGS 4.0b Prestatieverantwoording Monitoringsverantwoording Managementrapportage financiële voortgang Managegementrapportage t.o.v. afdelings- en bureauplannen Aanbiedingsnotitie begroting Startnotitie werkprogramma Werkprogramma Aanbiedingsnotitie Jaarrekeningbegroting Aanvraag calamiteitenbudget Voorstel voor AMT Rapportage Stichting BSB Attenderingsbrief Voornemen tot aanwijzing Zienswijze Aanwijzing Startnotitie BOBEL-nota Concept-BOBEL-nota Oplegnotitie Evaluatieverslag project WUP-evaluatieformulier Secundaire processen RGS 6.0 Rapportage jaargesprekken RGS Offerteaanvraag RGS 7.0.2a Opdrachtverlening RGS 7.0.2b Afwijzingsbrief RGS 7.0.2c Kostenraming RGS 8.0 Distributielijst kwaliteitsdocumentatie n.v.t. K.C. Controle en evaluatie RGS 11.1a Auditplan 1 jaar K.C. RGS 11.1b Auditrapportage 1 jaar K.C. RGS 11.2a Map Beoordelingsformulieren leveranciers n.v.t. WUP RGS 11.2b Overzicht leveranciers Ter inzage n.v.t. WUP RGS 11.3 Management review Ter inzage 1 jaar K.C. Corrigerende en preventieve maatregelen RGS 12.1a Map meldingsformulieren n.v.t. K.C. RGS 12.1b Map Verbeter- en onderzoeksprojecten n.v.t. K.C. RGS 12.2 Map evaluatieformulieren n.v.t. K.C. Status: concept, vastgesteld

12 Code: KHB 2 Pagina: 8 van 11 Algemeen Datum: 31 juli Lijst van wijzigingen en toevoegingen De lijst van wijzigingen en toevoegingen geeft inzicht in de ontwikkeling van het gedocumenteerde kwaliteitsmanagementsysteem en de daarbij behorende documenten, formulieren en (digitale) registraties. Zodra één van de onderdelen een wijziging of toevoeging ondergaat wordt de wijzigingsdatum inclusief de aard van wijziging in onderstaande tabel vastgelegd. Datum van uitgifte Gewijzigd document (nummer en blad) en wijziging Wijzigingsdatum

13 Code: KHB 2 Pagina: 9 van 11 Algemeen Datum: 31 juli Verwijzingstabel De verwijzingstabel geeft inzicht in de dekking van de gestelde eisen vanuit de ISO 9001:2000 norm. In onderstaande tabel wordt per normelement (linkerkolom) aangegeven met welke documentatie (het kwaliteitsmanagementsysteem) praktisch invulling wordt gegeven aan de gestelde eisen. De letters in de tabel hebben betrekking op: KHB = Kwaliteitshandboek PRO = Procedures DOC = Documenten FRM = Formulieren RGS = Registraties WI = Werkinstructies De cijfers geven de volgende aspecten aan: 1 e cijfer = hoofdstuk 2 e cijfer = paragraaf 3 e cijfer = (eventuele) subparagraaf NEN-EN-ISO 9001:2000 KHB Code: PRO Code: WI Code : DOC Code: RGS Code: 4 Kwaliteitszorgsysteem 4.1 Algemene eisen Algemene documentatie eisen Algemeen 1, Kwaliteitshandboek Beheersing van documenten , 8.1, Beheersing van kwaliteitsregistraties 2.4, Directie verantwoordelijkheid 5.1 Betrokkenheid directie 3.0, d 5.2 Klantgerichtheid d 5.3 Kwaliteitsbeleid d 5.4 Planning Kwaliteitsdoelstellingen d Kwaliteitsplanning 1.0d 5.5 Verantwoordelijkheid, bevoegdheid en communicatie Verantwoordelijkheden en 4.4 Alle pro s 5.0 bevoegdheden Directievertegenwoordiger Interne communicatie Management review Algemeen Review input 11.1, , 3.3.4, , 11.2a, 12.2, 3.3.4a, 3.3.4b Review output Middelen management 6.1 Voorziening in middelen , , 1.0a, 1.0d 3.3.6, Personeel Algemeen , 6.0, 5.0, 6.0a, d Opleiding, bewustzijn en bekwaamheid 5.0, , 6.0a, 1.0d 6.3 Faciliteiten Werkomgeving FRM Code:

14 Code: KHB 2 Pagina: 10 van 11 Algemeen Datum: 31 juli Product realisatie 7.1 Planning van de realisatie processen , a, 1.0c, 1.0d, 1.0 e, 1.0f, 1.0g, 1.0h 7.2 Klantgerelateerde processen Identificatie van de producteisen a Beoordeling van de producteisen 2.0, 3.1, 3.2, 3.3, , 3.3.2, 3.3.3, 3.3.4, Communicatie met de klant 5.0, , , , Ontwerp en/of ontwikkeling Planning van ontwerp en/of ontwikkeling Ontwerp- en/of ontwikkelingsinput Ontwerp- en/of ontwikkelingsoutput Ontwerp- en/of ontwikkelingsbeoordeling Ontwerp- en/of ontwikkelingsverificatie Ontwerp- en/of ontwikkelingsvalidatie Beheer van ontwerp- en/of ontwikkelingswijziging 7.4 Inkoop Beheersing van het inkoopproces , a, 7.0b 7.0.2a, 7.0.2b 7.0.1b Inkoopinformatie , b Verificatie van ingekochte producten 7.0, 11.2, 7.0.1, 7.0.2, 11.2a 11.2a Productie en dienstverlening Beheersing van de werkzaamheden Validatie van processen Identificatie en naspeurbaarheid 8.0, Klanteigendommen 3.1, 3.2, 3.3, Conservering van producten 7.6 Beheersing van meet- en monitoringsmiddelen 3.1, 4.0, Meten, analyseren en verbeteren 8.1 Algemeen , 11.2, 11.3, 12.1, , 11.2, 11.3, 12.1, Meten en monitoren Klanttevredenheid Interne audits a, 11.1b Meten en monitoren van processen 5.0, t/m Meten en monitoren van producten t/m Beheersing van afwijkingen

15 Code: KHB 2 Pagina: 11 van 11 Algemeen Datum: 31 juli Analyse van gegevens 11.1, 11.2, 11.3, 12.1, Verbeteren Continue verbetering , 11.3, 12.1, , 11.2, 11.3, 12.1, , 11.2, 11.3, 12.1, Corrigerende maatregelen Preventieve maatregelen

16 Code: KHB 3 Pagina: 1 van 2 Beleid Datum: 31 juli BELEID De Afdeling Bodemsanering van de provincie Zuid-Holland maakt deel uit van de directie Groen,Water en Milieu. De werkzaamheden van de afdeling bestaan voornamelijk uit: het begeleiden van saneringen van derden (beoordelen bodemonderzoek, het opstellen van beschikkingen over ernst en urgentie, het toetsen van saneringsplannen en het controleren van de uitvoering; de voorbereiding en de uitvoering van overheidssaneringen (bodemonderzoek, saneringsplannen en toezicht op de werkzaamheden); financieel beleid en uitvoering op het gebied van bodemsanering (planning en control, boekhouding en administratie, informatievoorziening, opstellen meerjarenprogramma s); ontwikkeling en implementatie van bodemsaneringsbeleid. De missie van de afdeling Bodemsanering is: "Samenwerken aan actief bodembeheer" (bron: SAP Bodemsanering 2000). Het kwaliteitsbeleid van de afdeling Bodemsanering is gerelateerd aan het kwaliteitsbeleid van de Provincie Zuid-Holland. Dit is gericht op het structureren en verbeteren van de kwaliteit van de aangeboden diensten. In dit handboek zijn de processen vastgelegd zoals die plaatsvinden binnen de afdeling bodemsanering als geheel en binnen de bureaus Overheidssaneringen (BOS), Saneringen Eigen Beheer (SEB) en het Bedrijfsbureau (BB). Deze structurering en het daarmee verkregen inzicht zijn gericht op de verbetering van de kwaliteit van de aangeboden diensten. Om dit te bereiken werkt de Afdeling Bodemsanering continue aan verbetering van de organisatie, het primaire proces en de daaruit voortvloeiende diensten. De afdeling Bodemsanering besteedt in dit kader veel aandacht aan het herontwerpen en borgen van de professionele kwaliteit van de verschillende diensten. Voor het beheersen van het proces en het identificeren van mogelijkheden tot verbetering wordt gebruik gemaakt van het in dit handboek (volgens NEN-EN-ISO 9001:2000) vastgelegde kwaliteitsmanagementsysteem. In dit kwaliteitshandboek worden de activiteiten van de Afdeling Bodemsanering beschreven. Tevens wordt aangegeven op welke wijze deze activiteiten worden uitgevoerd. Middels periodieke interne audits en evaluaties wordt het peil en de effectiviteit van het kwaliteitsmanagementsysteem in de gaten gehouden. Naar aanleiding van de resultaten van de interne audits, evaluaties, medewerkerstevredenheidsonderzoek, klanttevredenheidsonderzoek en de managementrapportage worden afdelingsdoelstellingen en actiepunten voor een komende periode vastgesteld. De afdelingsdoelstellingen worden aan het begin van de beleidscyclus in het afdelingsplan (DOC 1.0d) opgenomen. De doelstellingen worden door de directie geautoriseerd. Vervolgens worden zij bekend gemaakt aan het voltallige personeel van de afdeling. Daarnaast krijgt het uitvoerend personeel een toelichting op de doelstellingen en aanwijzingen cq. richtlijnen voor het uitvoeren van de actiepunten om de doelstellingen te bereiken.

17 Code: KHB 3 Pagina: 2 van 2 Beleid Datum: 31 juli 2002 De Afdeling Bodemsanering steunt het algemene provinciale beleid en geeft de volledige medewerking om door middel van het beschreven managementsysteem de doelstellingen te bereiken. Namens de afdeling Bodemsanering, Ir. J.E.J. Verbunt Afdelingshoofd

18 Code: KHB 4 Pagina: 1 van 4 Organisatie Datum: 31 juli ORGANISATIE 4.1 Organisatiestructuur PZH De Provincie Zuid-Holland heeft een vastgelegde organisatiestructuur. Deze organisatiestructuur wordt weergegeven in onderstaand organogram PZH.

19 Code: KHB 4 Pagina: 2 van 4 Datum: 31 juli Organisatiestructuur afdeling Bodemsanering Het onderhavige handboek beslaat de afdeling Bodemsanering. De afdelingsstructuur is volgens onderstaand organogram opgebouwd. Afdelingshoofd Opmerking: Onder SEB valt de sectie CRM waar Henk Baank werkt, moeten we die niet apart noemen Secretariaat Beleidseenheid inclusief kwaliteitscoördinator Bedrijfsbureau Bureau sanering in eigen beheer Bureau overheidssanering 4.3 Organisatie van kwaliteitsverbetering Door de Directie Groen, Water en Milieu is een directievertegenwoordiger aangesteld die tot taak heeft om, naast zijn andere werkzaamheden, het kwaliteitsmanagementsysteem te onderhouden en de coördinatie van de organisatieverbetering te initiëren en te laten begeleiden. De volgende functionaris is door de directeur van de Directie Groen, Water en Milieu aangewezen: Naam : Dhr. ir. J.E.J. Verbunt Functie : Hoofd afdeling Bodemsanering Plaats in de organisatie : zie organogram Door de directievertegenwoordiger zijn de werkzaamheden die betrekking hebben op het onderhouden van het kwaliteitsmanagementsysteem en de mogelijke verbeteringen van de organisatie gedelegeerd aan de Kwaliteitscoördinator. De kwaliteitscoördinator stelt de aandachtspunten voor kwaliteit vast, analyseert en beoordeelt deze en werkt aan de oplossing voor het betreffende probleem. De volgende functionaris is hiermee belast: Naam : Dhr. ing. A.W. Vorstenburg Functie : Beleidsmedewerker Plaats in de organisatie : zie organogram

20 Code: KHB 4 Pagina: 3 van 4 Datum: 31 juli Overlegstructuur Overleg Frequentie Deelnemers Agenda Afdelingsmanagement-team 1x per week (AMT) Overleg met Gedeputeerde Milieu Kort Managementteam (KMT) Breed Managementteam (BMT) 2x per maand 1x per week 2x per maand Afdelingshoofd Bureauhoofden Secretaris Afdelingshoofd Bureauhoofden Secretaris Directeur Afdelingshoofden Secretaris Directeur Afdelingshoofden Secretaris Overleg AMT-senioren 1x per maand Afdelingshoofd Bureauhoofd Senior beleidsmedewerkers - terugkoppelingen - besluitvorming - afstemming/planning - kwaliteitszorg - terugkoppelingen / mededelingen - terugkoppelingen - voorbespreken GS - beleidsafstemming - nieuwe ontwikkelingen - personeelszaken - vakinhoudelijke zaken - beleidsontwikkeling Seniorenoverleg 2x per maand Senior beleidsmedewerkers - afstemming - beleidsontwikkeling Bureau-overleg BOS 2x per maand Medewerkers Bureau BOS - kwaliteitszorg - beleidsontwikkeling - vakinhoudelijke zaken/ casuïstiek - werkplanning Bureau-overleg SEB 2x per maand Medewerkers bureau SEB - kwaliteitszorg - beleidsontwikkeling - vakinhoudelijke zaken/ casuïstiek - werkplanning Bureau-overleg BB 2x per maand Medewerkers bureau BB - kwaliteitszorg - beleidsontwikkeling - vakinhoudelijke zaken/ casuïstiek - werkplanning Juristenoverleg 1x per maand Juristen - vakinhoudelijke zaken/ casuïstiek Projectgroep Integraal Gegevensbeheer (PIG) 1x per maand Bureauhoofd BB DCMR Vertegenwoordiger per bureau - informatiebeleid - werkplanning - kwaliteitszorg Afdelingsoverleg / nascholing 4-6 x per jaar Alle medewerkers - vaktechnische thema s - ontwikkelingen Intern financieel overleg 2x per maand Bedrijfsbureau - afstemming bureauwerkplannen Overleg met VROM 1x per jaar Bedrijfsbureau - financiële afstemming VROM - kwaliteitszorg Overleg DCMR 1x per maand Bedrijfsbureau DCMR - financiële planning BOOG 8x per jaar Afdelingshoofd Andere provincies = notulist - afstemming landelijk beleid en ontwikkelingen

21 Code: KHB 4 Pagina: 4 van 4 Datum: 31 juli 2002

22 Kwaliteitshandboek Afdeling Bodemsanering Provincie Zuid-Holland Code: KHB 5 Pagina: 1 van 1 Referentiemodel Datum: 31 juli REFERENTIEMODEL; SAMENHANG PROCESSEN Proces Model K L A N T KHB 3 PRO1.0 e i s e n Management verantwoordelijkheid KHB 3, PRO 1.0, 8.0, 10, 11 Middelen KHB 4, PRO 5.0, 6.0, 7.0 PRO 2.0 Proces Management PRO 9.0 PRO 3.1 PRO 3.2 PRO 3.3 PRO 3.4 PRO 4.0 A C P D t e v r e d e n h e i d K L A N T PRO11.2 Meten, analyseren, verbeteren PRO 10, 11

23 Code: KHB 6 Pagina: 1 van 1 Inhoudsopgave procedure Datum: 31 juli INHOUDSOPGAVE PROCEDURES ALGEMEEN 0.0 Toelichting rollen BELEID 1.0 Vaststellen afdelingsbeleid en doelstellingen PRIMAIR PROCES 2.0 Beoordeling nieuwe projecten 3.0 Projectuitvoering 3.1 Overheidssanering (BOS) 3.2 Sanering in Eigen Beheer (SEB) 3.3 Bedrijfsvoering (BB) 3.4 Overige taken 4.0 Projectafsluiting en -evaluatie SECUNDAIR PROCES 5.0 Werving en selectie 6.0 Opleiding en ervaringsontwikkeling 7.0 Uitbesteding en inkoop 8.0 Documentatiebeheer 8.1 Projectadministratie 8.2 Boekhouding en administratie 9.0 Informatiebeleid en kennismanagement 10.0 Innovatie VERBETERPROCESSEN 11.0 Controle en evaluatie van het kwaliteitsmanagementsysteem 11.1 Interne kwaliteitsaudits 11.2 Selectie en beoordeling leveranciers 11.3 Management review 12.0 Corrigerende en preventieve maatregelen 12.1 Klachten, afwijkingen en verbetermaatregelen 12.2 Klanttevredenheid

24 Code: PRO 1.0 Pagina: 1 van 2 Vaststellen afdelingsbeleid en doelstellingen Datum: 31 juli TOELICHTING ROLLEN In de beschrijving van de processen en werkinstructies zijn bij "Bereik" en in de teksten verwijzingen naar functies opgenomen. Als dit vanwege bijvoorbeeld de mandaatlijst noodzakelijk is, is de specifieke functie vermeld (bijv. afdelingshoofd). Omdat medewerkers met verschillende functies ook dezelfde taken kunnen uitvoeren, is verder een aantal rollen benoemd. In de meeste gevallen worden deze "rollen" in de beschrijvingen gebruikt. Onderstaand overzicht geeft de rollen weer met de bijbehorende werkzaamheden en verantwoordelijkheden. Taken en verantwoordelijkheden Bijbehorende functies uit het functieboek Opstellen projectvoorstel Uitvoeren /aansturen, bewaken en tussentijds verantwoorden (inhoudelijk, financieel, planning) Afronden en overdragen Dossiervorming Projectleider Afdelingshoofd Bureauhoofd Senior technisch beleidsmedewerker Technisch beleidsmedewerker Senior financieel beleidsmedewerker Administratief financieel medewerker Controller Financieel beleidsmedewerker Coördinator financiële administratie Medew. informatiebeleid & kennismanagement 1e medewerker financiën Medewerker applicatiebeheer Financieel medewerker Senior projectleider Juridisch beleidsmedewerker Technisch beleidsmedewerker Senior technisch medewerker Projectmedewerker Coördinator technische beleidsadvisering Bestuurlijk juridisch medewerker Medewerker communicatie Technisch medewerker Projectmedewerker Ondersteunende werkzaamheden (technisch, juridisch en Projectmedewerker schaal 7 administratief) Projectmedewerker schaal 8 Inhoudelijke beoordeling onderzoeken en saneringsplannen Bepalen inhoud beschikkingen Bewaken doorlooptijd Toezicht houden op de uitvoering van de sanering Plantoetser CRM-medewerker Registratie onderzoeksrapporten en saneringsplannen Opstellen berichten van ontvangst, beschikkingen, advertenties en kadastrale vastleggingen Registratie beschikkingen Technisch beleidsmedewerker Coördinator technische beleidsadvisering Technisch medewerker Bestuurlijk juridisch medewerker Administratief medewerker