Bestuurlijke Informatieverzorging II proefexamen 1 - uitwerking

Transcriptie

1 Onderstaande uitwerking is een voorbeelduitwerking van het inrichtingsvraagstuk. Als aanvulling kunnen theorievragen gesteld worden over - Inhoud COSO ERM - Voorbeelden KSF met prestatie indicatoren met benoemen kans, impact en splitsen naar interne en extern risico - Kwaliteitsaspecten informatie - Principes verandermanagement IT De indeling van het inrichtingsvraagstuk dient als volgt t worden uitgewerkt: - Risicoprofiel van de onderneming: 1. Typologie (benoemen per te herkennen bedrijfsonderdeel) 2. Probleemanalyse (een opsomming van bijzonderheden in de casus) 3. Kritische succesfactoren 4. Risico s van interne beheersing - Algemene beheersingsmaatregelen: 5. Functiescheiding 6. Begroting en richtlijnen 7. Inrichting van de automatisering - Procesbeschrijving - Managementinformatie onderverdeeld naar o Strategische informatie o Tactische informatie o Operationele informatie o Governance informatie UITWERKING 1. Typologie Nieuwbouw en renovatie van stallen: stukproductie. Fabricage van standaard betonelementen: heterogene massaproductie. 2. Probleemanalyse - Zorgvuldige uitvoering van de turn-key-projecten moet de goede reputatie in stand houden. - Contracten met en controle op de leveranties en verrichtingen van derden moeten nauwgezet worden uitgevoerd en vastgelegd. - Projectbeheer, voor- en nacalculatie per project, dienen adequaat te zijn geregeld. - Meer- en minderwerk dient qua bouwtechnische en financiële consequenties nauwgezet te worden geregistreerd. - De kwaliteit van de betonelementen dient nauwgezet te worden gecontroleerd. 3. Kritische succesfactoren - Voldoen aan contractuele verplichtingen; - Nauwgezette informatieverkrijging voor het uitbrengen van offertes; - Beheersing van de kosten per fase van een project, met mogelijkheden tot bijsturing; - Goed functionerend geautomatiseerd systeem; - Bezetting van de productiecapaciteit - Nauwgezette verwerking van meer- en minderwerk; - Voortdurende voortgangs- en kwaliteitscontrole tijdens de uitvoering; 4. Risico s - Te weinig onderbouwde offertes; - Onduidelijkheden in de contracten en afspraken met derden; - Onzorgvuldige voorcalculatie; - Onvoldoende coördinatie tijdens de uitvoering; - Niet tijdig beschikbaar zijn van capaciteit (mensen, middelen, vervoer); - Geen goede afstemming van gedetailleerde nacalculaties met de voorcalculaties;

2 - Onvolledige verwerking van de consequenties (zowel technisch als financieel); - Niet tijdige facturering van de termijnen; - Onderbezetting van de productiecapaciteit; - Vertraging in de leveranties van derden, waardoor een tijdige oplevering van de projecten in gevaar komt. - Dubieuze debiteuren 5. Functiescheiding De in de casus genoemde functies vormen de basis voor de controle-technische functiescheiding. Beschikkende functies: directeur, verkoop, inkoop en personeelszaken. Secundaire functiescheiding binnen het bedrijfsbureau is noodzakelijk. De functies ontwerp, voorcalculatie, inkoop, projectbegeleiding (inclusief voortgangscontrole en kwaliteitscontrole) projectuitvoering en financiële nacalculatie dienen derhalve gescheiden te zijn. Technische nacalculatie door de projectbegeleiding (projectbeheer). De administratie is registrerend en controlerend. Voorts dient onderkend te worden, dat in het geautomatiseerde geïntegreerde systeem door functionarissen bedrijfshandelingen worden geïnitieerd, die rechtstreekse gevolgen hebben voor andere functies. Bij de procesbeschrijving zal hierop nader worden ingegaan. De functiescheiding met betrekking tot de fabricage en afzet van betonelementen zal onder punt 9 worden behandeld. 6. Begroting en richtlijnen De volgende aspecten dienen in onderlinge samenhang te worden beschreven: - Meerjarenplan; - Jaarplan; - Begrotingen (afzet, productie (w.o. capaciteitsbezetting), inkoop, personeel, vervoer, overige kosten, liquiditeit en investeringen); - Normen en tarieven (ook voor vervoer); - Bepaling risico en winstopslag van de projecten; - Autorisatie door de directeur; - Periodieke afstemming van realisatie en begroting. NB: De begrotingsaspecten m.b.t. de fabricage van betonelementen worden behandeld onder punt 9. Richtlijnen dienen te worden opgesteld met betrekking tot: - Offerte- en contractprocedures; - Kwaliteitscontrole en voortgangscontrole; - Productierapportage; - Facturering; - Behandeling van meer- en minderwerk. - Automatiseringsprocedures 7. Organisatie van de automatisering Aandacht dient te worden besteed aan de volgende maatregelen: - fysieke beveiliging; - functiescheiding systeembeheer en bestandbeheer; - toegangsbeveiliging met passwords, competentietabellen e.d. Dit is van essentieel belang omdat primaire vastleggingen consequenties hebben voor diverse functies, die deze a.h.w. aangeleverd krijgen (zie onder procesbeschrijving). Beveiliging van het netwerk is derhalve essentieel. - Backup en recovery procedures; - Zichtbaar maken van geprogrammeerde controles (documentatie), waaronder invoercontroles. Application controls dienen in de beschrijving van de processen aan de orde te komen.

3 8. PROCESSEN Stallenbouw 8.1 Het voorbereiden van offertes 8.2 Het verkrijgen van opdrachten 8.3 Inkoopproces 8.4 Voorbereiding van de uitvoering 8.5 Uitvoering en rapportage van de projecten 8.6 Verwerking van meer- en minderwerk 8.7 Facturering 8.8 Personeel 8.9 Vervoer 8.10 Nacalculatie en resultatenbepaling 8.1 Het voorbereiden van offertes Onderkend dient te worden dat deze voorbereiding een complexe aangelegenheid is, die meerdere fasen omvat en nauwgezet dient te worden uitgevoerd en gecontroleerd. Offerte Uit gesprekken en waarnemingen ter plaatse door hoofd Verkoop samen met functionarissen van het bedrijfsbureau, die verantwoordelijk zijn voor ontwerp, calculatie en voorbereiding van de uitvoering. Hierbij wordt een onderscheid aangebracht tussen de door Stabiel BV zelf te verrichten werkzaamheden en de noodzakelijke leveranties en diensten van derden. Deze bevindingen worden door Verkoop vastgelegd in een offertebestand. De beschikbare eigen capaciteit wordt ontleend aan het onder het bedrijfsbureau ressorterende planningsbestand, waarin het beslag op personeel, vervoermiddelen etc. gedetailleerd en in de tijd gespecificeerd wordt bijgehouden. De ontwerpers van het bedrijfsbureau maken een bestekontwerp (beschrijving van de uit te voeren werkzaamheden in fasen). Vastlegging hiervan in het offertebestand. (opvragen offertes aan onderaannemers)de afdeling Inkoop verstrekt het bestek aan potentiële aanbieders van diensten en leveranties en vraagt (zo nodig na inventarisatie ter plaatse van uitvoering) van laatstgenoemden de offertes. Na selectie door Inkoop en bedrijfsbureau en na goedkeuring van Verkoop wordt de definitieve keuze van de leveranciers bepaald. Deze ontvangen bericht dat hun aanbieding in de projectcalculatie zal worden opgenomen, met het verzoek de capaciteit voorlopig te reserveren tot de beslissing over het al of niet doorgaan van het project is gevallen. Alle gegevens inzake geselecteerde onderaannemers worden vastgelegd in het offertebestand en gecontroleerd door Verkoop. De door de afdeling Calculatie van het bedrijfsbureau wordt aan de hand van de beschikbare offertes van onderaannemers en de inzet van eigen capaciteit een offertecalculatie opgesteld. Deze vormt aangevuld met de informatie over risico- en winstopslag, de grondslag voor de door Verkoop uit te brengen offerte. De offerte wordt opgenomen in het offertebestand. De eigen capaciteit waarop in de offerte beslag is gelegd blijft voorlopig gereserveerd in het planningsbestand. Alvorens de offerte wordt uitgebracht door Verkoop wordt aldaar (o.m. aan de hand van de vastleggingen in het offertebestand) vastgesteld dat alle stappen in het proces correct zijn uitgevoerd. 8.2 Het verkrijgen van de opdrachten Indien een opdracht wordt verkregen, krijgen alle vastleggingen in het offertebestand een definitieve status en worden opgenomen in het projectenbestand. De voorlopige

4 reserveringen van capaciteit krijgen nu eveneens een definitieve status. Voor iedere opdracht (project) wordt een projectmanager aangesteld, die ressorteert onder het bedrijfsbureau en belast is met de voorbereiding van en controle op de uitvoering. De leiding van de feitelijke uitvoering ter plaatse berust bij een meewerkend uitvoerder (voorman). De afdeling Inkoop meldt aan de onderaannemers dat hun aanbieding geaccepteerd is. Alle voorcalculatorische gegevens, o.m. inzake planning, capaciteitsbeslag en contractuele soll-posities (ook van de onderaannemers) worden opgenomen in de desbetreffende bestanden (controle door bedrijfsbureau). 8.3 Inkoopproces De inkopen omvatten: a) leveringen en diensten van onderaannemers; b) grondstoffen etc. voor de fabricage van betonelementen (zie onder punt 9); c) vervoersdiensten van derden; d) overige inkopen. Afdeling Inkoop legt alle gecontracteerde inkopen vast in de inkoopadministratie (o.a. ten behoeve van de controle op juiste en tijdige prestaties van leveranciers). Sub a):ten aanzien van inkopen sub a) liggen de criteria voor levering reeds volledig vast in de contracten. Inkoop bewaakt hier de tijdige levering. Bedrijfsbureau voert de kwalitatieve en kwantitatieve controle op de leveringen uit. Na akkoordmelding volgt opname van de inkoopfacturen in de financiële administratie en crediteurenadministratie. Sub b): Grondstoffen voor betonelementen zijn nodig voor de elementen bestemd voor de eigen projecten en voor die voor derden. Sub c): De inkoop van vervoersdiensten van derden wordt geïnitieerd door het geautomatiseerde systeem. In de calculatie dient hiermee reeds rekening te zijn gehouden. Beoordeling van aanbiedingen van derden heeft plaats door de verantwoordelijke projectmanager. De planning van de inkoop, het vervoer en de productie wordt verricht via het geautomatiseerde systeem, dat beschikt over de productie- en afleveringscriteria van elementen voor de eigen projecten alsmede over productie- en afzetbegrotingen voor derden (zie onder punt 9). Sub d): De overige inkopen bieden geen bijzonder probleem. 8.4 Voorbereiding van de uitvoering De projectmanager van het bedrijfsbureau vervult deze taken met behulp van het geautomatiseerde geïntegreerde systeem. Het aansturen van de activiteiten op de bouwplaatsen (planning, werkuitgifte aan personen en afroepen bij de betonelementenfabricage en de afdeling vervoer) en de coördinatie ter plaatse is in hoge mate afhankelijk van het goed functioneren van het dit systeem. De projectbegeleiding bewaakt dit en initieert eventuele nieuwe data die noodzakelijk worden bij vertragingen e.d. op het werk. 8.5 Uitvoering en rapportage van de projecten De projectmanager is verantwoordelijk voor het doen uitvoeren (door eigen personeel en derden) van de werkzaamheden. De uitvoerders ter plaatse rapporteren wekelijks inzake de ingewerkte uren, materialen en diensten van derden. Zij voeren deze gegevens in het projectenbestand in. De projectmanager tekent deze rapportage. Ook de voor de projectbesturing relevante gegevens worden, daaraan gekoppeld, rechtsreeks verwerkt, zodat de projectadministratie (projectenbestand) zeer frequent de Istposities van het project weergeeft respectievelijk daarover kan beschikken. Rapportage van achterstanden in het werk of andere verstoringen aan de projectmanager heeft met een zodanige frequentie plaats, dat corrigerende maatregelen tijdig kunnen worden genomen.

5 Zodra een bouwfase is afgesloten worden Soll - en Ist- posities in het projectenbestand vergeleken en hierover wordt door de administratie aan Verkoop en Hoofd Bedrijfsbureau gerapporteerd. Nadelige verschillen kunnen niet achteraf in de contractprijs worden goedgemaakt. Wel kunnen, op grond van een analyse van aard en omvang van deze verschillen, in overleg tussen Verkoop en Bedrijfsbureau wegen worden gezocht om e.e.a. in de nog te verrichten fasen te compenseren of te mitigeren. 8.6 Verwerking van meer- en minderwerk In overleg tussen opdrachtgevers, Verkoop, Bedrijfsbureau en Inkoop worden de bouwtechnische en financiële consequenties hiervan nauwkeurig vastgelegd. Na akkoordbevinding van alle betrokkenen worden zowel de projectadministratie als de projectbesturing (waaronder alle capaciteitsreserveringen) bijgewerkt. Controle door Verkoop. 8.7 Facturering Verkoop factureert naar aanleiding van de contracten en de projectadministratie de diverse termijnen. Hoofd administratie controleert de tijdigheid van de facturering en bewaakt de tijdigheid van de ontvangsten Personeel Aanstelling door afdeling Personeelszaken. Vastlegging van arbeidsovereenkomst aldaar in personeelsbestand ( Soll-positie voor salarisberekening). De (maandelijkse) berekening heeft plaats onder verantwoordelijkheid van een tot de financiële administratie behorende aparte functionaris. ( Ist -positie). Hoofd administratie constateert de overeenkomst van genoemde Soll - en Ist - posities en voor zover het direct productief personeel betreft de opname in de capaciteitsbestanden voor bouw en vervoer alsmede de opname in de projectadministratie. Op soortgelijke wijze worden reis- en verblijfskosten van personeel op locatie geregistreerd en vergeleken met de begrote bedragen. 8.9 Vervoer Capaciteit van vervoermiddelen wordt vastgelegd in het capaciteitsbestand. Inzet wordt, afgeleid van de voortgang van het project door het geautomatiseerde geïntegreerde systeem geïnitieerd. De afdeling berekent intern de prestaties tegen de vastgestelde tarieven door aan de projecten. Na akkoordbevinding door projectmanager volgt opname in de projectadministratie. Controle door administratie Nacalculatie en resultatenbepaling De wijze van vastlegging en rapportage tijdens de uitvoering van de projecten, zoals hiervoor beschreven, bieden een zodanig inzicht in de resultaten, dat na het gereedkomen de resultaten van het gehele project direct uit de projectadministratie volgen. Voor zover periodieke analyse van deze resultaten nog niet heeft plaatsgehad (waarbij ook de financiële administratie een taak had) geschiedt dit alsnog door de financiële administratie, in samenwerking met projectbegeleiding en projectuitvoering. Rapportage hierover aan Verkoop. 9. Betonfabricage Bij de fabricage van standaard betonelementen wordt speciaal aandacht gevraagd voor productie en afzet. Hiervoor zijn als randvoorwaarden noodzakelijk: 1. Functiescheiding 2. Begrotingen en tarieven (stdkp) 3. Een goed georganiseerd geautomatiseerd systeem.

6 Verder zijn van belang de volgende processen: 4. Voorcalculatie 5. Productievoorbereiding 6. Productie-uitvoering 7. Opslag gereed product 8. Verkoop aan derden (inclusief facturering) 9. Nacalculatie en resultatenbepaling Ad 1 Functiescheiding Deze volgt de functiescheiding beschreven bij Stallenbouw. Beschikkend zijn de aldaar beschreven functies Verkoop, Inkoop en (afgeleid) Bedrijfsbureau, voor wat betreft productieplanning. De administratie is registrerend/controlerend. Nieuw zijn hier een aparte productie-uitvoering en het magazijn gereed product, terwijl ook een afzonderlijke kwaliteitscontrole aanwezig dient te zijn. Ad 2 Begrotingen en tarieven Hierbij dient aandacht te worden geschonken aan: productiecapaciteit, verwachte afzet (voor eigen projecten en voor derden), kosten, tarieven en standaard kostprijzen (e.a. gebaseerd op goedgekeurde standaard recepturen ), opslagen en verkoopprijzen. Autorisatie van een en ander door directie, waarbij vooral de nadruk ligt op de samenhang tussen afzetbegroting en productiebegroting (in de tijd ingedeeld). Terugkoppeling van werkelijke productie en afzet naar de begroting dient maandelijks te geschieden. Ad 3 Het geautomatiseerde systeem Het geautomatiseerde systeem verzorgt ook hier de aansturing van productie, inkoop, afzet en aflevering. Alle voor deze activiteiten relevante data (normen, calculatie, planningsdata en overige Soll -posities worden in dit systeem opgenomen. Controle door administratie. Ad 4 Voorcalculatie Uit te voeren door de betreffende afdeling van het bedrijfsbureau. Relatie met typologie: harde normen, goedgekeurde recepten en standaard calculaties. Ad 5 Productievoorbereiding Door het geautomatiseerde systeem worden inkooporders voor grondstoffen, productieopdrachten (met werkuitgiften) afleveringen ten behoeve van de stallenbouw en uitlevering van verkoopcontracten met derden aangestuurd. Er wordt conform de situatie bij stallenbouw een manager voor de fabricage aangesteld. Alle Soll - posities inzake de uitvoering worden in de productieadministratie opgenomen. In de fabricageafdeling wordt een afdelingschef aangesteld. Ad 6 Productie-uitvoering De afdelingschef rapporteert de geproduceerde goedgekeurde aantallen (te onderscheiden naar productie voor de stallenbouw en productie voor derden) door invoering van deze gegevens in de productieadministratie. Alvorens deze melding plaatsheeft, is kwaliteitscontrole verricht door kwaliteitscontroleur. Afgekeurde exemplaren worden door laatstgenoemde gerapporteerd. Op grond van de melding van goedgekeurde aantallen worden de hiervoor toegestane verbruiken van grondstoffen, uren etc. in de productieadministratie automatisch door het systeem bijgewerkt. Meerverbruik dient door de afdelingschef afzonderlijk te worden gemeld en gemotiveerd. (Melding - by - exception aan de manager van de fabricage). Ad 7 Opslag gereed product

7 Magazijnbeheerder meldt aantallen ontvangen goedgekeurde producten aan financiële administratie. Controle aldaar met productieverantwoordingen ad 6. Afgiften worden geïnitieerd door het systeem wat betreft a) de leveringen voor de stallenbouw b) de leveringen aan derden. De financiële administratie legt verband tussen de afgiften sub a en de mutaties in projectadministratie en wat betreft b tussen de afgiften en de facturering aan derden. Inventarisatie heeft partieel - roulerend plaats door functionarissen van administratie en bedrijfsbureau. Waardering van de voorraden tegen standaardkostprijzen. Ad 8 Verkoop aan derden (inclusief facturering) Door afdeling Verkoop van Stabiel BV opnemen in orderbestand van door derden geplaatste orders. Aflevering volgens verkoopvoorwaarden. Ad 9 Nacalculatie en resultatenbepaling Productie: Deze wordt per periode van de productieafdeling uitgevoerd door de administratie. Uit de productieadministratie worden periodiek de resultaten (toegestane en werkelijke verbruiken = efficiency controle) alsmede bezettingsresultaten zichtbaar gemaakt. Verschillen worden door administratie, samen met bedrijfsbureau en uitvoering geanalyseerd. Dit geschiedt zodanig frequent dat eventueel bijsturing mogelijk is. Afzet: Deze bestaat, zoals aangegeven uit leveringen ten behoeve van de stallenbouw en verkopen aan derden. Periodiek worden per artikelsoort de volgende controleverbanden zichtbaar gemaakt: Geproduceerde aantallen (tegen standaard kostprijs) = in magazijn ontvangen aantallen minus door inventarisatie vastgestelde voorraad = afgeleverde aantallen (tegen standaard kostprijs) Afgeleverde aantallen = in stallenbouw aangewende aantallen (tegen standaard kostprijs) + aan derden geleverde aantallen (tegen verkoopprijs) Aan derden geleverde aantallen = gefactureerde aantallen Periodiek heeft confrontatie van de gerealiseerde productie en afzet met de begroting plaats. Managementinformatie: Strategisch: - Marktontwikkeling agrarische bedrijven - Wetgeving bouwbesluiten - Prijsontwikkelingen inkoopmarkt - Prijsontwikkeling personeel (CAO) - Investeringswensen afdelingen - Resultaten - Analyserapportage verschillen - Enz. -. Tactisch: - Voor alle afdelingsmanagers de afdelingsbegroting en budgetten, personele informatie afdeling (verlof, ziekte enz.) - Hoofd inkoop: marktgegevens leveranciers (assortiment, prijsstelling, kwaliteit, continuïteit enz.), - Hoofd verkoop: beschikbare eigen capaciteit, informatie over risico en winstopslagen - Hoofd bedrijfsbureau: aanwezige eigen capaciteit, informatie over tarieven van de eigen capaciteit - Hoofd productie: productieplanning voorlopig en definitief. - Enz. Operationeel:

8 - Medewerkers afdeling verkoop:.overzicht inzetbare capaciteit, afnemergegevens (contact, kredietwaardigheid, order en betaalhistorie), overzicht voortgang werkzaamheden, voorcalculatiegegevens voor offerte aan de afnemers, verkoopprijzen standaard elementen, levercondities. - Medewerkers afdeling inkoop: leveranciergegevens en onderaannemers (door hoofd verkoop geselecteerd), bestekgegevens, bestelcondities. - Medewerkers afdeling productie: productieopdrachten - Medewerkers afdeling bedrijfsbureau: wensen klanten, calculatietarieven Governance: - Rapportage beheer geautomatiseerd systeem (back-upprocedures, gegevensbescherming, calamiteiten) - Betaalgedrag afnemers en wanbetaling - Gerealiseerde betaaltermijn leveranciers - Overzicht contractuele verplichtingen - Overzicht juridische procedures - Overzicht analyse prestatie-indicatoren - Enz.