Algemene Ledenvergadering THC Hurley

Transcriptie

1 Algemene Ledenvergadering THC Hurley Datum: donderdag 11 juni 2015 Locatie: Nico Vink Foyer, clubhuis Aanvang: 20:30 Agenda 1. Opening 2. Mededelingen 3. Vaststellen notulen 11 december 2014* 4. Lange termijnprognose 5. Bespreking en vaststelling begroting * 6. Statuten voorstel van wijziging* 7. Stand van zaken VOG s 8. Hurleyhuis website 9. Leden 50 jaar lid van Hurley 10. Rondvraag 11. Sluiting * Te vinden op de site (inloggen) via Documenten ALV 11 juni 2015 of op te vragen bij Bibi Krot via secretaris@hurley.nl.

2 Begroting THC Hurley Begroting Begroting Contributies Contributie opslag clubhuis Contributies zaal Sponsoring Verhuur Exploitatie bar Jeugdactiviteiten Verhuur ruimten clubhuis Totaal Baten KNHB KNHB Zaal Kosten sponsoring/pr Algemene kosten Opleidingen jeugd Senioren + HAC Sport materialen Terreinen Trainers, coordinatie jeugd Tophockey H1/D1/H2/D Jeugdactiviteiten Overige bedrijfskosten Herstel vernielingen Sportfaciliteiten Totaal Algemene kosten Afschrijvingen Rente lasten Netto resultaat

3 THC Hurley (concept- ) Notulen Algemene Ledenvergadering Datum: donderdag 11 december 2014 Locatie: Nico Vink Foyer, clubhuis Aanvang: 20:30 Aanwezig: Bestuur: Huub Arendse, Clarine Mook, Hans Grönloh, Mark Reinders, Alexis Verschueren, Gepke van de Laar, Wouter Martens, Anton Hijlkema, Ernst van de Burg, Bibi Krot (verslag) Leden: Herman Kruijshaar, Lou Broekman, Rob Content, Kees Boelhouwer, Jan- Willem van Strien, Robert Reutlinger, Albert Pagnier, Tatiana Constandse, Pirre Dormans, Heleen van Gelderen, Liesbeth Ribbink, Wijbe Wieringa, Annique Geerdink, Michiel Bloem Ouders van leden: Claudia van Weldam, Peter Slop, Eugenie Visser, Xavier Hofman De bijbehorende documenten zijn te vinden op de site (inloggen) via Documenten ALV 11 december 2014 of op te vragen bij Bibi Krot via secretaris@hurley.nl. 1. Opening De voorzitter Huub Arendse heet alle aanwezigen een hartelijk welkom, en in het bijzonder de ereleden die aanwezig zijn. De ereleden die aanwezig zijn, zijn Rob Content, Wijbe Wieringa, Robert Reutlinger, Kees Boelhouwer, Heleen van Gelderen, Herman Kruijshaar en Tatiana Constandse. Hij blikt terug op de ontwikkelingen van het afgelopen half jaar. We kunnen terugkijken op een mooie start van het seizoen Heren en Dames 1 zitten op plek 7 en 8 in de competitie. De lijnteams bij de jeugd zitten bijna allemaal in de hoogste of een- na- hoogste competitie. Bij tophockey zijn er wel enkele zorgelijke ontwikkelingen. Het is moeilijk om goede spelers te behouden, er is meer strijd tussen topclubs dan in het verleden. In de afgelopen maanden zijn een aantal leuke bijeenkomsten op de club georganiseerd: er is bij de senioren een aanvoerdersavond geweest met een zeer hoge opkomst. Bij de jeugd is er onlangs een avond over ons jeugdbeleid gehouden met als onderwerpen trainingen/kosten/hurleyhuis. Beide bijeenkomsten zullen worden opgevolgd in het komende half jaar. In de afgelopen maanden hebben twee gebeurtenissen op HGC en Strawberries aan het licht gekomen waarbij het OM verdachten heeft

4 gearresteerd. De strafbare feiten die hebben plaatsgevonden; het filmen op grote schaal van spelers in de kleedkamer in het ene geval en misbruik in het andere geval zijn heel erg vervelend voor de betrokken spelers en clubs en ook voor de hockeywereld in het algemeen. Bij KNHB zijn ook enkele gebeurtenissen noemenswaardig. Het WK hockey dat in juni 2014 plaatsvond was een groot succes, een fantastisch toernooi. Na het WK is voorzitter Jan Albers opgevolgd door Erik Cornelissen (oud- voorzitter Amsterdam). Ook Johan Wakkie die 30 jaar directeur was bij de KNHB, is opgevolgd. Hij is opgevolgd door door Erik Gerritsen (ook afkomstig van Amsterdam). Op Hurley zijn we nog steeds bezig met het realiseren van een 5 e veld. Dit zit nog steeds in de pijplijn, maar er zijn enkele hobbels op de weg. We hebben inmiddels enkele scenario s laten onderzoeken door landschapsarchitecten. Onze optie nu is om op de plek van veld 11 een zandveld neerleggen. Verder hebben we in september de verlenging van het sponsorcontract met de Rabobank vastgelegd. Er wordt nog gezocht naar een opvolger van KPMG. Als laatste nieuws is te melden dat Hurley de clubcompetitie van Nuon heeft gewonnen met. 2. Mededelingen Er zijn enkele afmeldingen binnen gekomen van: Fam. Duetz- Schuitemaker; Bert Vreeken; Mark Boerma; Rob van Ittersum; Joachim Koch en Hendrik Ligthart Schenk; Machteld Geertsema; Hajé Wessels; Franz van Beek; Hans van Muijden; Rolf Lans en Lieke van der Linden. 3. Vaststellen notulen 11 juni 2014 In tegenstelling tot wat er in de notulen staat, zullen de leden die 50 jaar en langer lid zijn van Hurley in de ALV van juni 2015 in het zonnetje worden gezet. Robert Reutlinger heeft een toevoeging voor de afmeldingen in de notulen. Verder vult hij aan dat Dames 2 ook Landskampioen geworden. Pagina 3: maximaal 1/3 e van de begroting aan tophockey in plaats van zoals het nu geformuleerd is. 4. Vaststelling jaarverslag THC Hurley Geen opmerkingen: daarin worden Dames 2 wel correct vermeld als kampioen. 5. Financiële jaarrekening seizoen a. Bespreking financiële jaarrekening seizoen Er is een afrondingsverschilletje door de kascommissie gezien. Er is nog een verschuiving van enkele kosten van jeugd naar tophockey geweest, maar

5 dit is niet goed in de cijfers terecht gekomen. Dit betreft de kosten van trainers. Resultaat van het afgelopen seizoen is niet het verwachte verlies van , maar een winst van Dit komt omdat de zandvelden helemaal zijn afgeschreven. Dit scheelt aanzienlijk in rentekosten. Deze kosten zullen we echter wel weer maken als we weer velden moeten vervangen, hetgeen belangrijk is voor de continuïteit van de club. De contributies zijn wat hoger uitgevallen dan begroot. Dit komt omdat de inschrijfgelden en bouwbijdrages niet worden berekend in de begroting omdat het een post is die niet helemaal juist in te schatten is. Wijbe Wieringa, onze ledenadministrateur zorgt er ook goed voor dat de contributies binnen komen. De barinkomsten vallen positief uit sinds OSP op Hurley achter de bar staat. Muijderman ( de vorige uitbater) is failliet gegaan. In de afgelopen jaren is de curator niet meer langs geweest bij Hurley voor openstaande kosten, dus ondertussen gaan wij ervan uit dat dat niet meer zal gebeuren. De post van de Vrienden van Hurley wordt niet gebruikt in de begroting. De Vrienden beslist zelf hoe ze dit uitgeven. Begroting jeugd: er is een specificatie van de jeugd op de site gezet naar aanleiding van een vraag tijdens de vorige ALV. Begroting tophockey: bij de baten was er een specifieke sponsoring van voor tophockey. Wat betreft de kosten is er na begroting bijgekomen het toerekenen van BTW voor enkele salarissen die eerder waren uitbetaald via de Stichting. Deze constructie is eerder opgericht om dat een stichting BTW kan aftrekken, maar een vereniging niet. Sommige kosten zoals voor de velden en materialen kunnen van de stichting worden betaald, echter de BTW op ZZP- contracten mag eigenlijk niet via deze constructie worden afgetrokken. Daarom zijn er later alsnog kosten gemaakt door de vereniging om de BTW te betalen. Verder zijn er wat hogere kosten bij tophockey voor eten en vervoer dan begroot (spelers hebben ook weer door sponsoring enkele uitgaven kunnen bekostigen). Materialen van tophockey zijn niet hoger dan de voorgaande jaren, maar deze zijn enigszins anders gealloceerd, wat de overschrijding van de begroting verklaart. Als aandachtspunt voor het volgende jaar is dat we twee sponsoren, KPMG en MTC, zullen kwijtraken. Hurley is een klein bedrijf met een omzet van 1,2 miljoen. Daarom hebben we ook een financiële commissie die het beleid van 15 jaar vooruit monitoren. We zijn een voorzichtige club voor eventuele tegenvallers of investeringen. We zijn een uitermate gezonde financiële vereniging wat niet alle verenigingen kunnen zeggen. Dat is een beetje conservatief, maar dat vinden wij als bestuur wel belangrijk als het gaat om de financiën van de vereniging. We zijn anderzijds ook geen spaarbank, dus geld moet op zichzelf worden gebruikt. Hoe weten we dat Hurley het financieel beter doet dan veel andere clubs? De voorzitter overlegt met andere voorzitters en verneemt zo tegen wat voor problemen zij aanlopen. Tevens overlegt hij

6 ook met de Rabobank die meerdere clubs sponsort en zodanig horen we ook wel eens wat. De penningmeester vertelt dat de Stichting Waarborging Sport heeft bevestigd dat onze financiën er gezond uit zien. Ook door de Batavieren, die onderzoek doen naar de gezondheid van de financiën van hockeyclubs, bevestigde dat. Heleen van Gelderen merkt op dat er een kleine overschrijding is bij de jeugdkampen. De kampen worden neutraal worden begroot, maar de kosten en inkomsten komen altijd apart op de resultaten. Albert Pagnier vraagt of we het positieve resultaat van kosten die we niet hebben gemaakt voor de velden ook daarvoor reserveren. De penningmeester heeft het daarom inderdaad benoemd, juist omdat we het bewaren voor investering in nieuwe velden. Kees Boelhouwer vraagt waarom sponsoren stoppen. Alexis Verschuren (bestuurslid sponsoring) zegt dat KPMG als interne beleidsregel heeft dat ze niet meer dan 3 jaar een organisatie mogen sponsoren. De penningmeester zegt dat er ook geen belangenverstrengeling mag zijn, aangezien hij nu in het bestuur zit. We zijn hard op zoek naar opvolgers. Maar het is in deze tijd best pittig. Dat is ook te zien bij de Business Club, waar het om kleine bedragen gaat. We zijn ook aan het kijken wat we sponsoren nog meer te bieden hebben. Liesbeth Ribbink vraagt hoe gaat het met de shirts waar KPMG op staat? Daar denken we over na, hopelijk hoeven we geen nieuwe jeugdshirts te kopen. b. Verslag kascommissie Aan de leden van Hurley: conform onze taak hebben wij de boeken gecontroleerd. Aantal punten vergen aandacht: bij de ALV van juni 2014 werd bericht dat er een fout gemaakt was met de rentelasten. Gelukkig is het toch het bestuur gelukt om een positief resultaat te boeken. De kascommissie adviseert om de zaalhuur beter aan teams doorberekenen. Er is nog een kleine kans dat de curator openstaande rekeningen van Muijderman komt innen. De boekhouding ziet er goed uit, de penningmeester en de boekhouder konden vragen goed beantwoorden. We verzoeken de leden het bestuur décharge te verlenen. c. Vaststelling financiële jaarrekening seizoen Er is décharge gevraagd. Wil de zittende kascommissie aanblijven het volgende jaar. Benoemt de vergadering ook de kascommissie voor volgend jaar? 6. Herbenoeming kascommissie De ALV stemt in met de herbenoeming van de kascommissie.

7 7. Décharge bestuur over het gevoerde beleid seizoen De ALV verleent het bestuur décharge over het gevoerde beleid in het seizoen HR voorstel van wijziging a. Instelling medische commissie waaronder ook vertrouwenscontactpersonen In het HR wordt aan de commissies de medische commissie toegevoegd. b. Verplichtstelling VOG In het HR is de verplichting opgenomen voor alle trainers/coaches en begeleiders om over een VOG te beschikken. 9. Beleid medewerkers en vrijwilligers Naar aanleiding van het incident op HGC zijn clubs bezig met het aanpassen van het beleid ten aanzien het aannemen van medewerkers en vrijwilligers om de veiligheid van leden te waarborgen. Bij Hurley hebben we besloten dat alle trainers/ coaches /begeleiders moeten beschikken over een Verklaring omtrent het Gedrag en tevens moeten deze ook niet- spelend lid worden als ze geen lid zijn. De voorzitter vertelt over de gebeurtenis bij HGC met filmen door Luigi C. Er werd gebeld door HGC dat er teams van Hurley gefilmd waren. Er is onmiddellijk door Hurley een bericht op de site geplaatst om onze leden te informeren. De situatie is bij HGC zeer professioneel opgepakt met ondersteuning door de KNHB en NOC NSF. Ook clubs van bezoekende teams zijn uitgenodigd voor een informatieavond. Er is ook uitgelegd waarom er niet verder onderzoek is gedaan naar welke meisjes precies gefilmd zijn. Leden van HGC zijn intensief begeleid. Dergelijke zaken kunnen op alle sportclubs, en dus ook op Hurley, gebeuren. Daar moeten ook wij alert op zijn. We hebben daarom als Hurley ook nagedacht wat wij als Hurley zouden kunnen doen om dergelijke gebeurtenissen te voorkomen. Achteraf is bij de verdachte persoon bij HGC in de voorbije jaren wel kleine incidenten geweest. Als dat goed gemonitord was, hadden ze het misschien kunnen voorkomen. Dat leert dat incidenten altijd serieus moeten worden genomen en moeten worden gemonitord in de tijd die voorbij gaat. Wat wij gaan doen: VOG s vragen van trainers/coaches en dergelijke. De politie Amstelveen komt jaarlijks op de club kijken naar situaties die een gevaar kunnen opleveren en op de aanwezigheid van illegale apparatuur. We moeten ook een sfeer op de club creëren waarbij je elkaar kan aanspreken op het gedrag. We willen sociale veiligheid voor iedereen; iedereen heeft daar ook een verantwoordelijkheid in. KNHB heeft een opleiding

8 vertrouwenscontactpersonen. Onze vertrouwenscontactpersonen Aleide Schaafsma en Claudia van Weldam hebben deze al gevolgd. We zullen nog op zoek gaan naar nog een vertrouwenscontactpersoon, bijvoorbeeld ook een man. Verder is het nu niet mogelijk om trainers/coaches die niet lid zijn aan te spreken op basis van KNHB tuchtrecht. Er zijn twee mogelijkheden: trainers/coaches moeten lid worden of ze moeten een verklaring van het tuchtrecht ondertekenen. VOG s: wie moet gevraagd worden. We stellen voor om het aanvragen van VOG s in etappes op te delen. Het bestuur zal beginnen met het aanvragen van een VOG om het goede voorbeeld te geven. Daarna: alle personen van 18 jaar en ouder die betaald een functie hebben binnen Hurley (vrijwilligersvergoeding en salaris). Vervolgens kunnen we nog verder gaan met andere vrijwilligers. Vraag: Wat is niet gewenst gedrag? We willen beginnen met het vastleggen van gedragsregels. Op Mijdrecht zie je die bijvoorbeeld overal. Bij Mijdrecht is dit gedaan n.a.v. de gebeurtenissen bij HGC. Referenties opvragen is nog niet genoemd. Dat is inderdaad een goed punt. Inderdaad moeten er referenties worden opgevraagd als er nieuwe trainers worden aangetrokken. Verder is het zinvol om een bijeenkomst voor trainers/coaches te beleggen om hen te behoeden voor dergelijke situaties. Aleide zal worden gevraagd dit te gaan organiseren. Dit jaar zijn nieuwe jeugdtrainers al gecheckt op referenties. Liesbeth Ribbink vraagt hoe dit zal worden gecommuniceerd? De voorzitter antwoordt dat dat op verschillende manieren zal gebeuren. Robert Reutlinger merkt op dat we ouders- trainers niet moeten vergeten. De secretaris reageert dat we in de loop van volgend jaar zullen bekijken wie er na de eerste etappe nog een VOG moet aanvragen. Inderdaad is het een belangrijke stap om ook andere vrijwilligers (waaronder ouders) om een VOG te vragen. Albert Pagnier vindt dat we niet moeten doorslaan in te ver doorvoeren van gedragsregels. De voorzitter reageert dat we de regels en het belang daarvan goed moeten uitleggen, maar wel moeten doen. Kees Boelhouwer merkt op dat er misschien ook een preventieve werking vanuit gaat. Michiel Bloem merkt op dat het belangrijk is om een goede middenweg te vinden, tussen aan de ene kant geen heksenjacht en aan de andere kant wel

9 regels waar je elkaar aan houdt. Ingelast punt: We willen twee mensen even in het zonnetje zetten. Als eerste is dat Jan Willem van Strien. We hebben al enkele keren geprobeerd Jan Willem te bedanken, maar dat is steeds niet gelukt. Hij zit al 20 jaar bij Hurley, in de TC, in de financiële commissie. We hebben als bestuur gemeend hem te benoemen tot Lid van Verdienste. We staan stil bij Ed s werkzaamheden en aanwezigheid op Hurley en bij deze vergadering. Ed Laurijssen is er altijd op zaterdagmiddag om het gespuis in het gareel te houden. Er wordt namelijk ook heel wat gesloopt, Ed probeert dat te voorkomen en repareert de boel ook weer als dat nodig is. Ed, we willen je hartelijk danken voor al je werkzaamheden. Ed ontvangt een bloemetje. 10. Herbenoemingen/Bestuursmutaties: Aftredend volgens rooster: vicevoorzitter, secretaris en bestuurslid sponsoring. Zij Clarine Mook, Bibi Krot en Alexis Verschueren stellen zich allen herkiesbaar voor hun functie in het bestuur. De vergadering stemt daarmee in. 11. W.v.t.t.k. De secretaris roept iedereen op om 15 januari naar de Emergohal in Amstelveen te komen. Lieke van der Linden is door ons genomineerd voor de vrijwilligersprijs van Amstelveen. Aanvang: 19: Rondvraag Tatiana Constandse vraagt hoe het gaat met de verhuur van ruimtes. HIA, de huiswerkbegeleiding huurt een ruimte, in de fysioruimte zit SMC en wordt ook gebruikt voor krachttraining voor de jeugd. Met Fysioconcept is een samenwerking niet gelukt. De Nico Vink wordt een enkele keer verhuurd. Heleen van Gelderen vraagt of het mogelijk is om een indoor- zaal zoals er op Amsterdam is, op de velden op Hurley te zetten. Het bestuur ziet dit niet als prioriteit. Dit is een grote investering die je elk jaar opnieuw moet doen. Bovendien ben je dan beperkter in de trainingsuren en iedereen wil natuurlijk op dezelfde tijden trainen. Liesbeth Ribbink vraagt waarom niet alle teams in de zaal kunnen spelen. 1. Het is voor de club ook goed als de velden wel gebruikt worden. Zowel voor de investering in de velden als voor de baromzet. 2. Het is een hele organisatie om in de zaal te spelen, niet alle teams kunnen dat goed regelen. 3. De capaciteit voor de zaal is beperkt. Er wordt gereageerd dat er clubs zijn die al hun teams opgeven voor de zaal. 4. Clubs die alle teams in de zaal hebben, doen dat ook dit jaar voor het eerst. 5. We moeten aan het einde van het seizoen evalueren hoe teams hierover

10 denken. Heleen van Gelderen merkt op dat spelen in de zaal heel anders is dan in het veld, dus als je niet genoeg kan trainen, is het niet leuk om de zaal in te gaan. Michiel Bloem vraagt hoe de krachttraining gaat worden ingezet. Ernst van der Burg (bestuurslid jeugd) vertelt dat Frank en Bert dit uiteindelijk voor iedereen beschikbaar moeten maken, ook voor de breedteteams. Maar dit moet met begeleiding. De ruimte is nog maar net ingericht, de krachttraining wordt langzamerhand uitgebreid. In eerste instantie is een pilot gestart voor de B- categorie. Op vrijdagmiddag zal ook de B daar gaan trainen in kleine groepjes. Herman Kruijshaar vraagt of de fysioruimte nog aan een ander verhuurd kan worden? Hij heeft misschien een kandidaat. De voorzitter vraagt om de kandidaat contact te laten opnemen met Hurley. Mark Reinders (bestuurslid accommodatie) wil in navolging van hetgeen zojuist al werd gezegd toen we Ed in het zonnetje hebben gezet. Ed doet erg veel reparatiewerkzaamheden. Mark wil een oproep doen om vernielingen te voorkomen. Enkele voorbeelden zijn: de buizen op de velden gaan in no- time weer kapot, ook hoekvlaggen worden keer op keer stuk gemaakt. Gedragsregels, zoals die hiervoor genoemd zijn, kunnen hierbij helpen. Het is belangrijk dat ook ouders en kinderen hierop kunnen worden aangesproken. 13. Sluiting