DIGITALE CADEAUBON IN MOL. 12 december 2013

Transcriptie

1 DIGITALE CADEAUBON IN MOL 12 december 2013

2 OVERZICHT Waarom een nieuw systeem Wat blijft hetzelfde De digitale bon Verloop van het project: - planning - verkoop - verwerking - uitbetaling Financieel plaatje

3 WAAROM EEN NIEUW SYSTEEM? Het proces was zeer arbeidsintensief! Risico op fouten Gemeentelijke procedure voor uitbetaling was niet flexibel Verouderde lay-out en materiaal Beperkte aankoopmogelijkheden voor de klant, gebonden aan openingsuren Software niet meer aangepast aan de omvang van de verrichtingen en het groot succes van de verkoop

4 EVOLUTIE VERKOOP CADEAUBONS MOL

5 WAT BLIJFT HETZELFDE? Alle handelaars gevestigd in de gemeente Mol mogen deelnemen Het volledige bedrag van de cadeaubon wordt aan de handelaar teruggestort. Het geld wordt snel op de rekening van de handelaar gestort. Handelaars moeten teruggeven op de cadeaubon! De cadeaubon vervalt 1 jaar na uitgifte. Vervallen bons worden niet meer aanvaard De lijst met deelnemende handelaars is online en in de verkooppunten beschikbaar Je kan op elk moment gratis en onmiddellijk uitschrijven

6 DE DIGITALE CADEAUBON Mol kreeg samen met Geel subsidies van het Agentschap Ondernemen en de provincie Antwerpen voor volledige automatisering van het proces van de cadeaubons: Verkoop: uitbreiding verkooppunten met een automaat en een online-shop. Verwerking: softwarepakket en bijhorende hardware waardoor de meeste handelingen automatisch kunnen gebeuren Uitbetaling: software genereert automatische betaalopdrachten Materiaal: digitale cadeaubons

7 VERLOOP VAN HET PROJECT

8 VERLOOP VAN HET PROJECT PLANNING Marktonderzoek Bestek gunning Wekelijkse overlegvergaderingen leverancier Overleg en vorming interne medewerkers (IT, verkooppunten, financiën, communicatiedienst, lokale economie) Bespreking met piloothandelaars en in de adviesraad lokale economie 3 keer toelichting aan handelaars met workshops/demonstraties van ontwaardingsmethoden Uitgebreide communicatiecampagne Persoonlijk advies door dienst lokale economie

9 VERLOOP VAN HET PROJECT VERKOOP Op 29 oktober 2012 werd gestart met de verkoop van digitale cadeaubons. Papieren bons zijn niet meer verkrijgbaar. VERKOOPPUNTEN: Informatiebalie administratief centrum Balie toeristisch infokantoor Automaat in hartje handelscentrum (betaling enkel via bankcontact) Geen webshop. Wel online bestelformulier

10 VERLOOP VAN HET PROJECT VERKOOP Eigentijdse lay-out, verpakking en handelaarssticker De bedragen van de cadeaubon zijn 10, 15 en 50 Let op: bedragen worden altijd volledig ontwaard Standaardverpakking gratis, luxeverpakking kost 1 De vervaldatum staat niet meer op de bon maar kan gecontroleerd worden: Via Via SMS naar 3377 Via dienst lokale economie, dienst toerisme of infobalie Via kasticket bij verkoop cadeaubon Via ontwaarding een vervallen bon geeft steeds een foutmelding Wit kader op verpakking (bij twijfel geldt de website)

11

12 VERLOOP VAN HET PROJECT VERKOOP Voordelen: - Veel snellere verkoop - Mogelijkheid vooraf klaarmaken van bulkverkoop - Dagelijks kassarapport (betere controle mogelijk) - Automaat verlicht de werkdruk aan de balies - 24u/24u (ook tijdens weekend en feestdagen) - Er werden op een jaar tijd voor euro digitale cadeaubons verkocht. Nadelen: - Automaat moet wekelijks bijgevuld worden - Soms nog softwareproblemen - Vervaldatum niet onmiddellijk zichtbaar - Verpakking blijft soms hangen in automaat

13 VERLOOP VAN HET PROJECT VERWERKING 119 handelaars hebben ingeschreven. Er werden voor euro cadeaubons geïnd en ontwaard bij de handelaars. Alle verrichtingen (verkoop, ontwaarding, ) worden geregistreerd in de software De software is toegankelijk via een onlineplatform voor gemeente, handelaars en softwareleverancier, elk met bepaalde rechten

14

15

16

17 VERLOOP VAN HET PROJECT VERWERKING De handelaar moet de bon onmiddellijk bij ontvangst aan de kassa ontwaarden! - De betaling wordt dan onmiddellijk klaargezet. - Enkel door onmiddellijke ontwaarding weet de handelaar zeker dat hij een geldige en niet-vervallen cadeaubon heeft gekregen. - Niet onmiddellijk ontwaarden = eigen risico Bons die ontwaard zijn, moeten terug bezorgd worden aan de dienst lokale economie - Reden = eigen veiligheid handelaars! + hergebruik kaart - Binnen 3 maanden na ontwaarding - via persoonlijke afgifte op dienst toerisme of lokale economie of via de post (enkel ontwaarde bons!). Elke handelaar krijgt enveloppen onnodig te frankeren.

18 VERLOOP VAN HET PROJECT VERWERKING HOE NEEMT EEN HANDELAAR DEEL?: Registreren als deelnemende handelaar bij de dienst lokale economie Een keuze maken tussen één of meer van de ontwaardingsmogelijkheden. - Let op: Voor sommige methoden is nog een installatie nodig. - Starten kan onmiddellijk en gratis via online ontwaarding De nieuwe sticker in de etalage van de zaak hangen Personeel inlichten over de nieuwe werkwijze

19 VERLOOP VAN HET PROJECT VERWERKING ONTWAARDINGSMOGELIJKHEDEN De handelaars begeleiden bij zijn keuze en best zelf laten testen tijdens demonstraties

20 WELKE ONTWAARDINGSMETHODE KIEZEN?

21 VERLOOP VAN HET PROJECT UITBETALING Twee keer per week levert de softwareleverancier per een CODA-file aan met alle ontwaardingen. De dienst lokale economie controleert of de file correct is en stuurt door aan de financieel beheerder die de file rechtstreeks kan importeren als betaalbestand. We garanderen dat het geld binnen 14 dagen na ontwaarding op de rekening van de handelaar staat (in praktijk nog sneller) Er wordt gestort op het rekeningnummer dat de handelaar opgeeft bij inschrijving. Wijziging rekeningnummer kan alleen schriftelijk ondertekend door zaakvoerder

22 FINANCIEEL PLAATJE KOSTEN Opstartkosten: - Kassa s - Automaat en installatie (overkapping, ondergrond, ) - Cadeaubons: +- 1 euro per kaart incl. BTW - Verpakkingen: standaardverpakking +- 0,2 euro per stuk luxeverpakking +- 1 euro per stuk - Lay-out - Vorming - Communicatie (eventueel wedstrijd met prijzen) Werkingskosten: - Herdruk verpakkingen en cadeaubons - Licentie en hosting software - Internetabonnement automaat - Onderhoudscontract automaat en kassa s

23 FINANCIEEL PLAATJE OPBRENGSTEN Vervallen cadeaubons +- 5% van de bons wordt niet (tijdig) geïnd Verkoop luxeverpakkingen 1 euro per stuk ( = kostprijs) Standaardverpakkingen worden gratis verstrekt Subsidies Mol vraagt geen bijdrage aan de handelaars

24 CONTACT Dienst lokale economie Mol Molenhoekstraat Mol lokale.economie@gemeentemol.be Camille Quix: Joke Lievens:

25