Bestuursrapportage

Transcriptie

1

2

3 Bestuursrapportage

4 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding Samenvattend voorstel Financiële positie Exploitatie Reserves en voorzieningen Ontwikkelingen in de exploitatie Programma 0: Bedrijfsvoering Programma 1: Bestuur Programma 2: Veiligheid Programma 4: Wonen Programma 5: Buitenruimte Programma 6: Welzijn en zorg Programma 7: Cultuur, recreatie en sport Programma 8: Onderwijs Programma 9: Algemene dekking en onvoorzien Ontwikkelingen in de investeringen Grondexploitatie Bedrijfsvoering Overlopende posten...18 BIJLAGE 1 Overzicht mutaties in de exploitatie...20 BIJLAGE 2 Overzicht investeringskredieten...23 BIJLAGE 3 Overzicht projecten in de grondexploitatie...23 BIJLAGE 4.1 Bestuurlijke planner raad...24 BIJLAGE 4.2 Bestuurlijke planner college de bestuursrapportage 2009 gemeente Alblasserdam Pagina: 2 van 34

5 1. Inleiding Overeenkomstig de vastgestelde planning & control cyclus bieden wij u de tweede burap 2009 aan. Een burap die belangrijke verbeteringen laat zien, zoals dat met u is besproken. We kunnen u een completer inzicht verstrekken in de voortgang van het jaar Een belangrijke vooruitgang is het overzicht en het inzicht in de stand van onze projecten, waarmee zowel de grondexploitaties als de investeringsprojecten worden bedoeld. Medio Maart 2009 is gestart met het interne project Projectmatig werken in Alblasserdam. Doelstelling is het professionaliseren van het projectmanagement, zowel binnen de cluster projectmanagement als in de rest van de organisatie. Onderdeel van het project is het invoeren van formats voor besluitvorming, rapportages, plannen van aanpak, etc. De eerste resultaten van de nieuwe formats zijn al zichtbaar, zoals de projectplannen Haven Zuid en LTS Esdoornlocatie, de projectopdrachten Lint Vinkenpolder en Fietspad Dijklint. In overleg met de auditcommissie is voor college en raad een rapportage opgezet die afgestemd is op de nieuwe werkwijze van projectmatig werken. Met de auditcommissie is afgesproken dat de rapportage een groeimodel is. Het is niet mogelijk om direct alle projecten van de organisatie in de juiste format en op hetzelfde kwaliteitsniveau te krijgen. Voor sommige projecten geldt dat de informatievlakken nog leeg zijn. Bij elke rapportage zullen meer projecten aan de eisen voldoen. De gebruikte format beoogt per project een korte indruk te geven van de stand van zaken en de ontwikkelingen op raadsniveau. Doelstelling is nog om te komen tot een overzicht van alle projecten op één A4, waarbij het voor raadsleden direct duidelijk is waar de knelpunten zitten. Dit overzicht wordt verwacht in de bestuurlijke projectrapportage behorend bij de 1 e Burap. In de bijlagen 2 en 3, die voor u ter inzage zijn gelegd, zijn alle projectformats opgenomen, waarvan in de hoofdstukken 6 en 7 een samenvatting wordt gegeven. Een ander verbeterpunt is de presentatie van de voortgang en ontwikkelingen in onze bedrijfsvoering. In de 1 e burap is daar al een aanzet toe gegeven, maar nu wordt er uitgebreider bij stilgestaan. Deze 2 e burap heeft de status van een afwijkingenrapportage. Dit betekent dat waar geen afwijkingen zijn te melden, dit niet terugkomt in deze rapportage. Het saldo van de mutaties bedraagt positief Dat betekent dat we voor 2009 blijven uitgaan van een storting in algemene reserve van In hoofdstuk 3 wordt een overzicht gegeven van deze mutaties, waarbij tevens is aangegeven of er incidentele of structurele effecten zijn. De structurele effecten worden opnieuw bekeken in de eerste bestuursrapportage van. Het streven is erop gericht om voor 2009 te kunnen beschikken over een rechtmatigheidsverklaring. Een onderdeel daarvan vormt de zogenoemde begrotingsrechtmatigheid, waarbij kort gezegd, wordt getoetst of er sprake is van overschrijdingen. Alle uitgaven en inkomsten dienen binnen de door de raad beschikbaargestelde budgetten per programma te blijven. Met de aanpassing van diverse budgetten wordt hieraan een bijdrage geleverd. In hoofdstuk 4 wordt een toelichting gegeven op de afwijkingen in de exploitatie. In bijlage 1 vindt u een totaal overzicht van deze afwijkingen met een toelichting. Afwijkingen in de exploitatie kunnen incidenteel en structureel van aard zijn. Incidentele afwijkingen doen zich eenmalig voor in het begrotingsjaar. Structurele afwijkingen hebben een doorwerking naar komende jaren. De afwijkingen die structureel doorwerken naar en volgende jaren komen terug in de eerstvolgende tussenrapportage over de ontwikkelingen in. We beraden ons nog op welke wijze we dit zullen doen. We hebben u tenslotte toegezegd om de P en C cyclus nader te bekijken, vooral door de andere opzet van onze programmastructuur. 2 de bestuursrapportage 2009 gemeente Alblasserdam Pagina: 3 van 34

6 In hoofdstuk 5 is een samenvattend overzicht opgenomen van onze lopende investeringsprojecten. In de ter inzage gelegde bijlage 2 treft u van deze investeringen afzonderlijk een format aan, waarop de stand van zaken is toegelicht. Hoofdstuk 6 geeft een stand van zaken van de jaarschijf 2009 van de grondexploitaties. Dit geeft inzicht in de gerealiseerde inkomsten en uitgaven, uitsluitend in 2009 van de lopende complexen. Hoofdstuk 7 handelt helemaal over onze bedrijfsvoering. Hiermee geven we u inzicht waar we momenteel staand in de ontwikkeling hiervan. In de bijgevoegde bijlage 4 is de bestuurlijke planner opgenomen. Hierin staan de belangrijkste beleidsvoorstellen waarover bestuurlijke besluitvorming binnen college en raad moeten plaats vinden. In hoofdstuk 8 staan we stil bij mogelijk te reserveren posten voor. Dit betreffen met name via de algemene uitkering ontvangen middelen voor bepaalde doeleinden. Zonder dat hier direct een bestedingsverplichting ligt, kunnen bepaalde uitgaven op deze onderwerpen eerst in plaats vinden. Daartoe dienen dan de benodigde middelen beschikbaar te blijven in. Tenslotte staan in hoofdstuk 9 een aantal zaken, die nog niet in de huidige prognose zijn meegenomen. 2. Samenvattend voorstel Naar aanleiding van deze bestuursrapportage wordt de gemeenteraad het volgende voorgesteld: 1. Kennis te nemen van de aangeboden informatie in deze 2 e burap 2009; 2. Het positieve saldo in de exploitatie (structureel en incidenteel) van toe te voegen aan het budget onvoorziene uitgaven; 3. De ramingen van de kredieten zoals genoemd in hoofdstuk 5 aan te passen; 4. De ramingen van de grondexploitaties zoals in hoofdstuk 6 is vermeld aan te passen; 5. De eventueel overblijvende budgetten uit de taakmutaties van de algemene uitkering 2009 en voor de culturele raad te storten in een bestemmingsreserve nog uit te voeren werkzaamheden ; 6. De bijgevoegde begrotingswijziging vast te stellen. 2 de bestuursrapportage 2009 gemeente Alblasserdam Pagina: 4 van 34

7 3. Financiële positie 3.1 Exploitatie Samenvattend kunnen wij de afwijkingen in deze burap per programma als volgt samenvatten. In bijlage 1 vindt u een uitgebreide specificatie van deze onderdelen. Totaaloverzicht per programma 2e bestuursrapportage 2009 Pr. 0: Bedrijfsvoering Pr. 1: Bestuur Pr. 2: Veiligheid Pr. 3: Lokale economie Pr. 4: Wonen Pr. 5: Buitenruimte Pr. 6: Welzijn en zorg Pr. 7: Cultuur recreatie en sport Pr. 8: Onderwijs Pr. 9: Overige dekking en onvoorzien TOTAAL Dit saldo bestaat uit incidentele en structurele verschillen. Deze kan als volgt in beeld gebracht worden. In bijlage 1 vindt u wederom een specificatie van de incidentele en structurele mutaties. Totaaloverzicht structureel/incidenteel 2e bestuursrapportage 2009 Structureel Incidenteel Voorgesteld wordt om dit saldo toe te voegen aan het budget onvoorzien. In de programmabegroting is op blz. 14 een tabel (tabel 7) opgenomen, waarin we inzicht geven in de budgettaire positie voor de komende jaren. Met de inzichten van de tweede bestuursrapportage van 2009 kan het volgende overzicht worden gemaakt. Saldo volgens programmabegroting Mutaties in de tweede bestuursrapportage Ede structurele doorwerking betreft met name de bijdrage aan de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden voor het aantal werkplekken van , zoals toegelicht in hoofdstuk 4.0. Daarnaast zijn er nog wat kleinere posten. Deze structurele mutaties worden binnenkort kritisch bekeken en indien mogelijk worden er maatregelen genomen om deze extra kosten terug te dringen. In de eerste bestuursrapportage van komen we hierop terug. 2 de bestuursrapportage 2009 gemeente Alblasserdam Pagina: 5 van 34

8 3.2 Reserves en voorzieningen Zoals in de inleiding vermeld verwachten we geen grote afwijking in de geprognosticeerde storting in de algemene reserve van Dit betekent dat we een belangrijke stap kunnen zetten in de vorming van ons weerstandsvermogen. De overige reserves en voorzieningen geven voor dit moment geen reden tot verdere opmerkingen. Voor de ontwikkeling van de algemene reserve grondexploitatie en voorziening afbouw afgesloten complexen verwijzen we u naar het hoofdstuk over de grondexploitatie. 2 de bestuursrapportage 2009 gemeente Alblasserdam Pagina: 6 van 34

9 4. Ontwikkelingen in de exploitatie Hieronder vindt u kort en in hoofdlijnen een verklaring van de afwijkingen per programma. Het totaaloverzicht vindt u in bijlage 1. Uiteraard is het uitgangspunt om een zo zuiver mogelijke prognose te schetsen van de verwachte uitkomst van Er zijn echter een paar onderwerpen die nog niet ter hand zijn genomen, die mogelijk het saldo kunnen beïnvloeden. Dit betreffen in ieder geval: a. beoordeling van onze debiteuren; b. eventuele afwijkingen in de geraamde uren van de ambtelijke organisatie ten laste van de projecten en exploitatie. Er wordt wel integraal tijd geschreven vanaf 1 april 2009, maar er is nog geen actueel inzicht in de werkelijke ontwikkeling. 4.0 Programma 0: Bedrijfsvoering In het programma bedrijfsvoering is een herberekening gemaakt voor de personeelskosten. Hieruit blijkt, dat er een tekort is, dat vooral veroorzaakt door de externe inhuur. Het uitgangspunt is wel om uitsluitend in te huren op plaatsen waar vacatureruimte aanwezig is dan wel binnen projecten waarvoor afzonderlijke budgetten beschikbaar zijn. Aangezien het inzicht in onze reguliere personeelskosten pas in september inzichtelijk is geworden door late aanlevering vanuit het SCD, is gebleken dat dit niet geheel is gerealiseerd, waardoor uiteindelijk toch een overschrijding wordt verwacht. Tevens is gebleken dat we bij ziekten op gevoelige posities toch inhuur moesten regelen, waarvoor geen budget beschikbaar is. De bijdrage aan het SCD voor de instandhouding van onze werkplekken blijkt na inventarisatie in september 2009 hoger uit te vallen. Bij de overgang naar het SCD is per abuis uitgegaan van 90 werkplekken, terwijl het er in werkelijkheid 125 blijken te zijn. Dit geeft een hogere bijdrage van 35 x = Overigens gaan we op korte termijn bezien op welke wijze we het aantal werkplekken terugdringen, teneinde deze in potentie structurele extra kosten te kunnen terugdringen. In dit programma zijn ook enkele voordelen te melden. De post verzekeringen laat een bate zien door gunstiger afgesloten verzekeringen. Door het positieve resultaat van het GRD over 2008 ontvangen wij extra na de reeds in de 1 e burap meegenomen een resultaatuitkering van Hiervan wordt besteed aan de ontwikkeling van het netwerk van de GR Drechtsteden (zie Drechtraad september 2009). Het resterende bedrag van is een incidenteel voordeel. 4.1 Programma 1: Bestuur Het tekort in programma 1 wordt veroorzaakt door een groot aantal wat kleinere posten. Extra kosten worden gemaakt voor representatie (o.a. burgemeesterswissel), voor de invoering van de basisregistratie personen, voor de voorbereiding op de wettelijk verplichte audit van de GBA in en voor de aanschaf van stemhokjes ten behoeve van de verkiezingen in. Ook laten de beleggingen in verband met kapitaalverzekeringen voor onze bestuurders een lager resultaat zien dan geprognosticeerd. De crisis is hier debet aan. 4.2 Programma 2: Veiligheid De overschrijding op het programma veiligheid wordt veroorzaakt door hogere kosten als gevolg van aanschaf van dienstkleding voor nieuwe vrijwilligers en niet gebudgetteerde kosten voor de jeugdbrandweer en representatie c.q. festiviteiten. Deze hebben een structureel karakter, die ook al in de begroting van zijn meegenomen. Ook komen de kosten van de brand in januari 2009 bij Bochanen ten laste van dit programma. Hier staat tegenover, dat we het grootste deel van de kosten via de verzekering terug ontvangen. 2 de bestuursrapportage 2009 gemeente Alblasserdam Pagina: 7 van 34

10 4.3 Programma 4: Wonen Het overschot op dit programma wordt voornamelijk veroorzaakt, doordat de kosten met betrekking tot de woonwagenstandplaatsen mee vallen. De extra kosten worden vooral veroorzaakt door een extra bijdrage aan de GRD Deltapoort en de kosten voor de verhuizing van de wereldwinkel. 4.4 Programma 5: Buitenruimte Op dit programma worden geen afwijkingen verwacht met uitzondering van de gladheidsbestrijding. Door de uitzonderlijk strenge winter hebben we substantieel meer kosten moeten maken voor de gladheidsbestrijding. Dit is in september naar voren gekomen, zodat dit niet in de 1e burap meegenomen kon worden. Op 5 oktober jl. hebben wij u een memo gestuurd, waarin is aangegeven dat we nadenken over hoe we de gladheidsbestrijding voordeliger kunnen inrichten. 4.5 Programma 6: Welzijn en zorg De grote bate op dit programma wordt vooral veroorzaakt door lagere bijdragen aan de Sociale Dienst Drechtsteden (SDD). Voor uitbestede WMO taken en uitvoering van sociale wetgeving blijken aanpassingen van het budget noodzakelijk op basis van de 2 e marap van de GRD. Aangezien de afrekening over voorgaande jaren is ontvangen, blijkt de voorziening inburgering niet meer nodig. Dit laat een eenmalige bate zien. In de jaarrekening 2008 is het niet bestede deel van een doeluitkering, die bestemd was voor het Centrum Jeugd en Gezin opgenomen in het rekeningresultaat. Dit was niet juist, omdat deze bestemd moet blijven voor activiteiten die in 2009 worden uitgegeven. Ook is er een overschrijding op de festiviteiten van Luilak en oud/nieuw. Deze nemen een steeds prominentere plaats in de gemeente Alblasserdam. 4.6 Programma 7: Cultuur, recreatie en sport In de begroting 2009 is abusievelijk de opbrengst van de voormalige VVV in het stadskantoor opgenomen. Daarnaast zijn er hogere exploitatiekosten van het sportcentrum Blokweer.. Voorts is een raming opgenomen van ten behoeve van de culturele raad. 4.7 Programma 8: Onderwijs Het leerlingenvervoer is deze zomer aanbesteed. Het resultaat is gunstig uitgevallen. Hiertegenover staan hogere exploitatiekosten van het gymlokaal aan de Esdoornlaan. De verwachting was, dat deze in de zomer 2009 gesloopt zou worden. 4.8 Programma 9: Algemene dekking en onvoorzien De septembercirculaire heeft nadere inzichten gegeven in de inkomsten uit de algemene uitkering. Deze pakt voor 2009 negatief uit, vooral door de doorwerking van het vervallen van het voortgezet onderwijs in Alblasserdam. Dit verklaart tevens de terugbetalingen over voorgaande jaren. Het beschikbare budget voor de gevolgen van bezwaarschriften op het gebied van de ozb blijkt ontoereikend om dit op te vangen en houden we rekening met een extra benodigd bedrag van Van Netwerk hebben we een hoger incidenteel dividend ontvangen en ook de rentekosten zijn lager dan begroot. 2 de bestuursrapportage 2009 gemeente Alblasserdam Pagina: 8 van 34

11 5. Ontwikkelingen in de investeringen Hieronder vindt u een totaaloverzicht van de kredieten. Een gedetailleerde voortgangsrapportage per investeringskrediet vindt u in bijlage 2. Omschrijving Oorspr. Krediet Uitgegeven tm 2008 Begroot 2009 Werkelijk Restant Realisatie brandweerkazerne Brandweerwagens Hydrolisch redgereedschap TS Hydrolisch redgereedschap TS Pomp voor blusboot BRW BZK bepakking TS BRW BZK bepakking TS BRW Gelaatstukken BRW Valbeveiliging BRW Uitgaansuniformen Software licenties BRW Herinrichting Makadokop Sanering Havenkom (project Wipmolen) Aansluiting bypass op Cortgene Reconstructie Dam-Haven-Ruigenhil LAP doelstellingen Reconstructie Blokweerweg en Rijnstraat- Zwarte Paard Fietspad Dijklint Openbare verlichting Reconstructie Park huis te Kinderdijk Uitvoering GRP Uitbreiding begraafplaats 2009 (Grijs) Uitbreiding begraafplaats (Groen en Meubilair) Uitbreiding begraafplaats (Grond) Nimos voor begraafplaats Onderkomen plantsoenen begraafplaats Automatisering administratie begraafplaats Project verbouw zwembad Onderz ontw sportprk Souburgh Nieuwbouw Landvast Inrichting Kompas Kubota trekker de bestuursrapportage 2009 gemeente Alblasserdam Pagina: 9 van 34

12 Omschrijving Oorspr. Krediet Uitgegeven tm 2008 Begroot 2009 Werkelijk Restant 33 Plotter Bouwkunde BURU Toyota Dyna transporter Plants Transporter Plantsoenen centrum Transporter Plantsoenen wijk Oost Kopieerapparatuur Aanpassen onderkomens buitendienstlocaties Bouwkundige aanpassingen gemeentehuis TOTAAL Af te sluiten kredieten Naar verwachting zullen ongeveer 15 kredieten op het eind van het jaar afgeraamd kunnen worden. De formele aframing vindt plaats bij de jaarrekening Bij te ramen kredieten Ad 12. Momenteel zijn we bezig met de laatste werkzaamheden voor de Makadopatio. Het huidige budget is echter niet voldoende. In het verleden hebben we voor de inrichting hiervan een bestemmingsreserve gevormd, herinrichting Makadopatio. Hier is aanwezig. We komen hier later nog op terug. Ad 42. De bouwkundige aanpassingen aan het gemeentehuis (nr. 39 hierboven) zal naar verwachting een tekort opleveren van Deze is veroorzaakt door een duurdere brandmeldinstallatie en niet begrote kosten voor de trap naar het dak van het gemeentehuis. Dit heeft een geringe stijging van de kapitaalslasten tot gevolg, die conform onze nota waarderings- en afschrijvingsbeleid in in de begroting wordt opgenomen. 2 de bestuursrapportage 2009 gemeente Alblasserdam Pagina: 10 van 34

13 6. Grondexploitatie Hieronder vindt u een totaaloverzicht van de in 2009 geraamde baten en lasten van projecten in de grondexploitatie. In tabel 1 Een gedetailleerde voortgangsrapportage per project vindt u in bijlage 2. Onderstaande overzichten geven inzicht in de financiële voortgang van de onderscheiden complexen. Afwijkingen ten opzichte van de onderstaande ramingen over 2009 hoeft niet te betekenen dat de laatste geprognosticeerde uitkomst, zoals door u is vastgesteld in de actualisatie in juli 2009, zal afwijken. Hier kunnen wel signalen vanuit gaan, waarop zonodig in de projectrapportage wordt ingegaan. In het kader van de rechtmatigheid kunnen uitsluitend uitgaven plaatsvinden binnen de door de raad beschikbaar gestelde ramingen. Daarom willen we u in dit overzicht laten zien op welke onderdelen bijstellingen moeten plaatsvinden in de ramingen van Daarbij wordt wel aangetekend dat deze ramingen nog zijn gebaseerd op de actualisatie in TABEL 1 (- =voordelig) Onderhanden complexen Baten Nr. Omschrijving Begroot Werkelijk Verwachte ontvangsten Restant Verolme Haven Zuid Mercon Kloos Waterhoven Cortgene Haven Noord- en Landzigt Algemene kosten grondexploitaties * * deze kosten worden nog over de complexen verdeeld De werkelijke bate van Verolme heeft betrekking op de ontvangen bijdrage van het rijk in het kader van Van der Laansubsidie. Deze zal tegelijkertijd worden besteed, die in deze 2 e burap zal worden geraamd. De bate bij haaven Zuid betreft de bijdrage vanuit de regio. De raming bij Waterhoven is gebaseerd op de actualisatie in Complexen nog niet in uitvoering Baten Nr. Omschrijving Begroot Werkelijk Verwachte ontvangsten Restant LTS/Esdoornlokatie Oude Wipmolenlokatie Vinkenpolderweg-Souburgh Er wordt vanuit gegaan dat de bijdragen voor de LTS en de oude Wipmolen in 2009 worden ontvangen. 2 de bestuursrapportage 2009 gemeente Alblasserdam Pagina: 11 van 34

14 Afgesloten complexen Baten Nr. Omschrijving Begroot Werkelijk Verwachte ontvangsten Restant Vinkenpolderweg Nieuwland Nieuw Kinderdijk Hoogendijk Touwbaan TOTAAL TABEL 2 (- = nadelig) Onderhanden complexen Lasten Nr. Omschrijving Begroot Werkelijk Verwachte kosten 2009 Restant Verolme Haven Zuid Mercon Kloos Waterhoven Cortgene Haven Noord- en Landzigt Algemene kosten grondexploitaties * In de verwachte uitgaven van Verolme zijn de beschikbaar te stellen subsidies van Van der Laan middelen begrepen van * Deze kosten worden nog over de complexen verdeeld. In de begrote lasten zijn de interne uren opgenomen. De werkelijke kosten zijn rechtstreeks ten laste van de projecten gebracht. Complexen nog niet in uitvoering Lasten Nr. Omschrijving Begroot Werkelijk Verwachte kosten 2009 Restant LTS/Esdoornlokatie Oude Wipmolenlokatie Vinkenpolderweg-Souburgh de bestuursrapportage 2009 gemeente Alblasserdam Pagina: 12 van 34

15 Afgesloten complexen Lasten Nr. Omschrijving Begroot Werkelijk Verwachte kosten 2009 Restant Vinkenpolderweg Nieuwland Nieuw Kinderdijk Hoogendijk Touwbaan Bij de jaarrekening 2008 is een voorziening gevormd voor de afbouw van deze complexen. Hiermee wordt inzicht verstrekt in het verloop hiervan. We gaan er vanuit dat de voorziening toereikend zal zijn. TOTAAL Winstverwachting 2009 Bij de Perspectiefnota is op pagina 11 aangegeven welke winsten werden verwachten in We gaan ervan uit dat de verkoop van de oude wipmolen én de eerste tranche van de verkoop van de lokatie Hof en Singel in 2009 hun beslag zullen krijgen. Dit geldt niet voor de verkoop van de boerderij aan de Randweg. Vooralsnog verwachten we dit in. Dit betekent concreet dat in 2009 een winst wordt verwacht van ca. 1,5 miljoen in plaats van de geraamde 2,1 miljoen. Dit betekent vervolgens dat er in 2009 minder aan de reserve Landvast kan worden toegevoegd. Dit hoeft nog geen verregaande consequenties te hebben voor deze reserve. Echter, mede in het licht van eerdere meldingen over de bouw van Landvast, zullen we voor u inzichtelijk maken wat deze ontwikkelingen daadwerkelijk betekenen. Voor winstverwachtingen in de toekomst is deze burap niet het geëigende middel om daar uitgebreid op in te gaan. Bij de Perspectiefnota 2011 komen we daar op terug. 2 de bestuursrapportage 2009 gemeente Alblasserdam Pagina: 13 van 34

16 7. Bedrijfsvoering In de 1 e Burap hebben we een start gemaakt met het rapporteren over de stand van zaken inzake bedrijfsvoering. Deze lijn willen wij graag in de 2 e Burap doorzetten. Naast de stand van zaken bestuurlijke planner, plan van aanpak verbetering bedrijfsvoering en verbetering kwaliteit programmabegroting hebben we de rapportage nu uitgebreid met organisatieontwikkeling, verloop verzuimcijfers (deze keer wat uitgebreid, expliciet verzoek van de raad) en opleiding en vorming. Bestuurlijke planner 2009 Sinds 2009 werkt de organisatie met een jaarplan. Het jaarplan is een nieuw instrument binnen onze P&C-cyclus. De doelstelling van het plan is een concrete vertaling naar inzet en acties van de beleiden bedrijfsvoeringopgaven die voortvloeien uit de programmabegroting, raadstoezeggingen en bestuurlijk vastgestelde notities. Daarnaast zijn opgaven opgenomen die het management ook noodzakelijk acht. Het hart van het jaarplan is de bestuurlijke planner. Hierin staan de belangrijkste beleidsvoorstellen waarover bestuurlijke besluitvorming binnen college dan wel raad moet plaatsvinden. Wij benadrukken dat het werken met een bestuurlijke planner voor 2009 een eerste proeve betreft. De bestuurlijke planner wordt eens per kwartaal besproken in het MT. Via het gebruikelijke P&Cinstrument (Burap) wordt de raad geïnformeerd over de voortgang van de planning van raadsbesluiten. U vindt in bijlage 4.1 de stand van zaken van de bestuurlijke planner t.b.v. raad (peildatum 1 november 2009). Voor de volledigheid is tevens de stand van zaken per 1 november opgenomen over de voortgang van de geplande collegebesluitvorming (bijlage 4.2) Uitvoering plan van aanpak verbetering bedrijfsvoering We zijn inmiddels vergevorderd met de uitvoering. Een paar zaken vragen nog specifieke aandacht en dat betreffen: - control projecten In de auditcommissie van 16 juni 2009 is een nieuw projectformulier voorgesteld aan de hand waarvan tussentijdse rapportages worden verstrekt. Binnen deze Burap treft u, conform die lijn, de stand van zaken aan. Daarnaast zijn we in september 2009 begonnen met de invoering van projectcontrol bij Concernstaf. - rechtmatigheid Het streven is om voor het jaar 2009 een zogenoemde rechtmatigheidsverklaring te krijgen. Voor de zomer is een notitie rechtmatigheid opgesteld, waarin een plan van aanpak is opgenomen voor noodzakelijke maatregelen. In het najaar zijn de eerste verbijzonderde audits gestart op ca. 10 belangrijke geldstromen, waaronder diverse legesinkomsten, leerlingenvervoer, subsidiebeheer. De uitkomsten van deze audits zijn nu nog niet bekend. 2 de bestuursrapportage 2009 gemeente Alblasserdam Pagina: 14 van 34

17 - verplichtingenadministratie Een actie die nog tot uitvoering had moeten worden gebracht is de invoering van de verplichtingenadministratie Echter, voor de invoering daarvan zijn we afhankelijk van het SCD, waar de financiële administratie wordt gevoerd. De door daar ontstane vertraging leidt ertoe dat deze actie nu staat gepland voor het 3e kwartaal. Verbetering kwaliteit van de programmabegroting Bij de bespreking van de programmabegroting 2009 (november 2008) is bij de gemeenteraad en het college de behoefte ontstaan om de inhoud van de Alblasserdamse begroting verder te verbeteren. In een tweetal werkbijeenkomsten (14 mei en 15 juni) heeft de raad de inhoud van de begroting kritisch tegen het licht gehouden. De eerste werkbijeenkomst was bestemd om te benoemen in welke programma s het beleid wordt verdeeld (opbouw en indeling van de programma s). Dit heeft geleid tot een nieuwe programma-opzet: Programma 1 Dienstverlening en Bestuur Programma 2 Samenleving Programma 3 Ruimte De producten, zoals vorig jaar vastgesteld door college, blijven in tact en zijn per programma in thema s vervat ( het werken met thematieken ). De tweede bijeenkomst ging over het formuleren van doelstellingen, effecten en prestaties. Afgesproken was dat t.b.v. de programmabegroting per programma een thema werd uitgewerkt conform die denklijn. De door de raad geformuleerde verbeteringen zijn bij de opstelling van de begroting toegepast (eerste proeve). In de auditcommissie van november zal een terugblik plaatsvinden met als hoofdvraag: voldoet de eerste proeve van de programmabegroting nieuwe stijl aan de verwachtingen? Organisatieontwikkeling Gemeente Alblasserdam heeft haar kernwaarden in 2009 bepaald: een betrouwbare, transparante en betrokken organisatie. Daarnaast is intensief gewerkt aan het integriteitsvraagstuk: vrijwel alle medewerkers hebben in mei 2009 daadwerkelijk de eed of belofte afgelegd en een workshop integriteit gevolgd. Daarnaast is in 2009 gewerkt aan zaken als: - in Drechtstedenverband wordt onderzoek gedaan naar de positionering, verbreding en doorontwikkeling van het Ingenieursbureau Drechtsteden. Mogelijk heeft dit gevolgen voor onze huidige organisatie op dit gebied. - Alblasserdam participeert ook in het regionale project Gewoon Samen dat erop gericht is om samenwerking te bewerkstelligen op gebied van ruimtelijke ordening en ruimtelijk beheer (o.a. gezamenlijke inkoop materialen). - in Drechtstedenverband is begonnen met het onderzoek naar samenwerkingsvormen op gebied van projectmanagement. De uitkomst kan van invloed zijn op de werkwijze van de werkeenheid PRM (onderdeel van afdeling Ruimtelijke en Maatschappelijke Ontwikkeling). - samenwerking en op termijn samenvoeging van de lokale brandweer met de brandweer van de gemeente Papendrecht en Sliedrecht (ondertekening intentieverklaring). 2 de bestuursrapportage 2009 gemeente Alblasserdam Pagina: 15 van 34

18 In november 2009 is het regionale HR-programma lokaal vastgesteld. In dit programma zijn acht thema s geprioriteerd die, vanuit een Drechtstedenbreed gedragen visie en gestelde kaders, lokaal door de deelnemers worden geïmplementeerd. Het uitgangspunt hierbij is om samen te werken aan een flexibele netwerkorganisatie. Verzuim 2e burap Het landelijk gemiddelde voor gemeentes van tot inwoners lag in 2007 op 3,9%. In de begroting 2009 is het streven opgenomen om op of onder dit landelijk gemiddelde uit te komen. Er waren op dat moment weinig andere gegevens beschikbaar. Inmiddels is bekend dat het gemiddelde verzuim bij gemeente Alblasserdam over ,8% bedroeg en het landelijk gemiddelde over 2008 voor kleine gemeenten was 4,4%. Op basis van deze gegevens lijkt het gekozen streefpercentage achteraf ambitieus. Het maandelijks verzuimpercentage in 2009 is als volgt: jan feb mrt apr Mei jun jul aug sept okt nov Dec Jaarpercentage ,80 5,80 5,80 5,80 5,80 5,80 5,80 5,80 5,80 5,80 5,80 5,80 Maandpercentage ,30 7,04 8,77 5,47 2,18 4,69 2,87 3,99 4,12 Streefpercentage 3,90 3,90 3,90 3,90 3,90 3,90 3,90 3,90 3,90 3,90 3,90 3,90 In de eerste maanden van 2009 was het verzuim hoog door o.a. een griepgolf en langdurig zieken. Door het MT is hierna gericht gestuurd op het voorkomen en terugdringen van het verzuim door het onderwerp prominent op diverse agenda s van MT en afdelingen te plaatsen en gerichte acties af te spreken (bijvoorbeeld inzet bedrijfsarts, onderwerp van gesprek bij functioneringsgesprekken en creatieve reïntegratietrajecten). Hoewel in en rond de zomerperiode het verzuim over het algemeen relatief lager ligt dan de overige maanden, zijn de effecten van de sturing door het MT al zichtbaar in de cijfers. 2 de bestuursrapportage 2009 gemeente Alblasserdam Pagina: 16 van 34

19 Vorming en opleiding Begroot 2009 Besteed tm september % besteed t.o.v. begroting % Begin 2009 is een opleidingsplan opgesteld voor de gehele organisatie. Per afdeling is daarin een opgenomen welke wensen er bij medewerkers leven voor het volgen van een cursus of opleiding, dan wel wat het afdelingshoofd aan training voor de afdeling of een medewerker wil. Een groot deel van de in 2009 gevolgde opleidingen en trainingen heeft betrekking op de beroepsspecifieke vereisten voor brandweer en jaarlijks terugkerende cursus EHBO. Daarnaast zijn er vakinhoudelijke cursussen gevolgd en trainingen op vaardigheden. De verwachting is, dat het budget voor vorming en opleiding in 2009 geheel besteed gaat worden. 2 de bestuursrapportage 2009 gemeente Alblasserdam Pagina: 17 van 34

20 8. Overlopende posten Het komt vaak voor, dat budgetten in de exploitatie nog gebruikt moeten worden in het jaar daarop. Door ons begrotingsstelsel is dit normaal gesproken niet mogelijk. Gelden, die u in enig jaar beschikbaar stelt, dienen in datzelfde jaar uitgegeven te worden. Ook het Besluit Begroting en Verantwoording gaat uit van dit principe. Een uitzondering zijn door het rijk beschikbare gelden (voornamelijk doeluitkeringen), die apart op de balans mogen worden gezet. Er zijn twee mogelijkheden om noodzakelijke budgetten toch naar een volgend begrotingsjaar over te hevelen: 1. Bij de resultaatbestemming bij de jaarrekening 2009 de gelden afzonderlijk te bestemmen voor de specifieke doeleinden. Het nadeel is, dat deze gelden pas in juli beschikbaar komen. 2. De raad in het begrotingsjaar een besluit laten nemen om niet bestede budgetten beschikbaar te hebben voor het komende jaar en deze op de balans in een bestemmingsreserve te zetten. Wij stellen voor de volgende budgetten in de nieuw te vormen bestemmingsreserve nog uit te voeren werkzaamheden te zetten. 1. In de totale algemene uitkering ontvangen wij zogenoemde taakmutaties. De financiële middelen die door het Rijk onder de noemer taakmutatie beschikbaar worden gesteld hebben als doel om geld voor nieuwe taken naar gemeenten over te hevelen, taken voort te zetten of te intensiveren. Over het algemeen geldt dat aan deze middelen direct gerelateerde uitgaven ten grondslag liggen. De gemeenten zijn echter vrij om deze gelden te besteden. Voor de gemeente Alblasserdam gaat het in 2009 om een totaalbedrag van per saldo Hieronder vindt u de specificatie zien. Armoedebestrijding: Maatsch.part.kinderen Kinderopvang inburgeraars Toezicht en handhaving kwaliteit psz Maatschappelijke stages Verhoging sal.best.ambtsdragers Elektronisch Kinddossier Ketensamenwerking Langdurigheidstoeslag Dijkstal II (aanvullling) Uitvoering inburgering Wabo pakketmaatregel AWBZ Indexatie WOZ-kosten Totaal sept. circulaire In de gemeente Alblasserdam laten we deze gelden apart zien in de begroting. De nog resterende budgetten (dus beschikbaar gestelde budgetten via taakmutaties minus de al gemaakte kosten) op het eind van het jaar willen we zo mogelijk ook volgend jaar besteden aan het doel waarvoor ze bedoeld zijn. Hiertoe moeten er concrete plannen aanwezig zijn. Voorgesteld wordt om deze resterende budgetten uit de taakmutaties op het eind van het jaar over te hevelen naar de bestemmingsreserve nog uit te voeren werkzaamheden. 2 de bestuursrapportage 2009 gemeente Alblasserdam Pagina: 18 van 34