Handleiding Primair Onderwijs. Schooljaar September 2009 Versie 1

Transcriptie

1 Handleiding Primair Onderwijs Schooljaar September 2009 Versie 1

2 Inhoudsopgave Blz. 1 BOVO-procedure Tijdschema voor Primair Onderwijs (PO) Stappenplan voor Leerwegondersteuning (LWOO) en Praktijkonderwijs (PrO) Stappenplan voor vmbo zonder LWOO, HAVO, VWO 6 2 Beheer Informatie over gebruikers en rollen Aanmaken en muteren gebruikers Aanmaken en muteren rollen van gebruikers Aantal leerlingen per scherm Uitvoering onderzoek LAT/CAP/SEM Voorkeursinstrumenten voor onderzoek LAT/CAP/SEM Aanmaken en muteren onderzoekers CAP/SEM 11 3 Schoolgegevens en directie Bekijken stamgegevens school Wijzigen aanvullende schoolgegevens Aanmaken en muteren contactpersonen Overzicht gebruikers loket Indienen verzoek wijzigen stamgegevens Status schoolgegevens 14 4 KP: Administratie Selectiemogelijkheden bij leerlingschermen Doorbladeren naar een volgend leerlingscherm Specificeren subgroepen en contactpersonen Vaststellen leerlingen Kernprocedure (= BOVO-procedure) Toevoegen ontbrekende leerlingen Aanvullen/muteren correspondentiegegevens leerlingen Verwijderen zelf toegevoegde leerlingen Bestemming buiten BOVO Invullen organisatie LAT/CAP/SEM per leerling Invullen schoolloopbaan Invullen Drempelonderzoek voor meerdere leerlingen Invullen basisschooladvies (BSA) en scores Eindtoets Basisonderwijs (Cito) Printen toestemmingsformulier ouders voor CAP-onderzoek Printen Aanmeldingsformulier Printen OKR-doc s en bijlagen Vrijgeven OKR-doc's naar VO Opslaan HCO-onderzoeken op eigen computer Opslaan OKR-doc's en bijlagen op eigen computer 26 Handleiding BOVO-digitaal Primair Onderwijs

3 Inhoudsopgave Blz. 5 KP: Onderwijskundig Rapport (OKR-doc) opstellen Vooraf over het OKR-doc Berichten BSA (Basisschooladvies) - CITO-score (1) Schoolloopbaan (2) Aanvullende info (3) Invullen LAT (Leerachterstandenonderzoek) (4) Invullen CAP (Capaciteitenonderzoek = Intelligentie-onderzoek) (5) Invullen SEM (Sociaal Emotioneel Onderzoek) (6) Speciale begeleiding (7) Bekijken HCO-onderzoek LAT/CAP/SEM Afdrukvoorbeeld OKR-doc DVL (Docenten Vragen Lijst) Toevoegen bijlagen bij CAP en SEM 43 6 KP: Onderwijskundig Rapport (OKR-doc) naar VO Berichten Afdrukvoorbeeld OKR-doc Bijlagen aanwezig / Toevoegen bijlagen aan OKR-doc OKR-doc gereed melden voor accordeur (Gereed gemeld) Accorderen en vrijgeven OKR-doc voor VO Heropenen OKR-doc Opslaan OKR-doc + bijlagen op computer 47 7 KP: Overzichten Deelnemende VO-scholen Exporteren leerlinggegevens (csv) Evaluatie overleg Overzicht evaluatie overleg In- en uitschrijfbewijzen geplaatste leerlingen 49 > Totaal overzicht (leerling per regel) 50 > Overzicht per leerling (leerling per bladzijde) 50 8 Handleidingen 50 9 Afkortingenlijst Handige adressen en contacten BOVO-digitaal: de overstap naar VO in het kort 52 Handleiding BOVO-digitaal Primair Onderwijs

4 1 BOVO-procedure 1.1 Tijdschema voor PO Data Activiteit Primair Onderwijs e schooldag t/m Beheerder BD > inrichten systeem + selecteren leerlingen die naar het VO gaan. wo di do Uiterlijk wo do t/m tot uur: Voorlichting aan PO over de BOVO-procedure tot uur: Cursus voor starters in BD Bij afnemen CAP door HCO: Deadline aanmelden CAP voor lln met een vermoedelijk PrO- of LWOO-advies: - In BD: invullen organisatie CAP > HCO aanvinken. - Excellbestand HCO is opgestuurd (ontvangt de school van de BOVO). PO print in BD toestemmingsformulier uit voor de ouders van de lln voor PrO en LWOO voor het CAP-onderzoek en laten dit ondertekenen. Didactische toetsen (goedgekeurd door de COTAN) afnemen bij alle PrO- en vmbo-leerlingen en resultaten invoeren in BD. Is de LA meer dan 1,5 jaar en is de lln nog niet opgegeven voor CAP > dan alsnog aanmelden bij HCO (zie 14- en 15-10) of ander test-bureau of testers t/m Herfstvakantie t/m CAP-onderzoeken. NB: de ondertekende toestemmings-formulieren zijn aanwezig op locatie van afname. ma wo wo vr t/m uur: BOVO-verdiepings-middag voor PO & VO (facultatief). Thema: Doorgaande taallijnen. Uitwisselingsmarkten. Alle IQ-uitslagen voor PrO- en LWOO-leerlingen zijn verwerkt in BD door testbureau of testers. LA s meer dan 1,5 jaar maar IQ tussen de 91 en 120? Lln moet SEMtest doen. Indien gewenst kunnen lln getest worden via het SWVZHW (BOVO). Lln tot aanmelden via het ontvangen aanmeldingsformulier t/m Kerstvakantie Printen aanmeldingsformulieren in BD en uitreiken aan alle leerlingen voor PrO en LWOO OKR voor alle lln PrO en LWOO zijn digitaal ingevuld en vrijgegeven. Handleiding BOVO-digitaal Primair Onderwijs

5 Data Uiterlijk Activiteit Primair Onderwijs Invoeren / invoegen evt. uitslagen intelligentieonderzoeken en profielbladen in BD voor leerlingen met een vmbo-, havo-, vwo-advies (die niet deelnemen aan de Cito Eindtoets). Printen aanmeldingsformulieren in BD en uitreiken aan alle leerlingen voor vmbo, havo, vwo De OKR s van voor alle leerlingen zijn digitaal ingevuld en vrijgegeven (excl. uitslag Cito Eindtoets). 02- t/m Afname Cito Eindtoets t/m Voorjaarsvakantie t/m Uitslagen Cito Eindtoets worden naar PO scholen gestuurd (door Cito). v,a v.a Wanneer de leerling definitief geplaatst is op de VO-school dienen de originele onderzoeksverslagen en profielbladen m.b.t. intelligentieonderzoeken en/of sociaal-emotionele onderzoeken naar de VO-school te worden opgestuurd. 2 e VO aanmeldingsperiode: Alle leerlingen die na de 1e periode nergens aangemeld of uitgeloot zijn, kunnen zich na afsluiting van de 1e aanmeldingsronde aanmelden op een (volgende) VO-school t/m Paasweekend t/m In BD controleren of alle lln zijn aangemeld of geplaatst. Uiterlijk wo Namen van niet-geplaatste leerlingen doorgeven aan de BOVO via <helpdesk@bovodigitaal.nl> uur: BOVO-verdiepings-middag voor PO & VO (facultatief) t/m Meivakantie Pinksteren wo wo Week 24 of 25 Uitwisselingsmarkten. Sport olympiade voor de Haagse groep 8 leerlingen Data nog onbekend. Voor info: wo do vr Kennismakingsdagen op nieuwe VO school t/m Printen in- en uitschrijfbewijzen voor eigen dossiers. t/m Export van alle bestanden uit BD naar eigen PC BD wordt voor PO gesloten t/m Zomervakantie Handleiding BOVO-digitaal Primair Onderwijs

6 1.2 Stappenplan voor Leerwegondersteuning (LWOO) en Praktijkonderwijs ( PrO) Om een leerling het basisschooladvies LWOO of PrO te kunnen geven moet u een aantal stappen doen: De school neemt didactisch onderzoek af om leerachterstanden te bepalen. De RVC-VO publiceert jaarlijks een regeling en een lijst met toegestane instrumenten (zie BOVO-digitaal > Handleidingen > overzicht lijst screenings- en testinstrumenten LWoO-PrO schooljaar ). Het gaat om toetsen op de gebieden Technisch Lezen (TL), Begrijpend Lezen (BL), Spelling (SP) en Inzichtelijk Rekenen (IR). LET OP: De toets(en) moet(en) in het huidige schooljaar of daarna zijn afgenomen. Voor LWOO moet er op minimaal 2 gebieden een leerachterstand zijn 25% en < 50%, waarvan 1 van de gebieden Begrijpend Lezen (BL) of Inzichtelijk Rekenen (IR) is. Voor PrO moet er op minimaal 2 gebieden een leerachterstand zijn 50%, waarvan 1 van de gebieden Begrijpend Lezen (BL) of Inzichtelijk Rekenen (IR) is. De berekening van de LA is: LA in % = ( 1 (DLE / DL) ) x 100% DL wordt bepaald a.d.h.v. datum onderzoek + schoolloopbaan groep 3 t/m 8. Zet de resultaten in BOVO-digitaal en zorg dat alle profielbladen en overige bijlagen van dit onderzoek als digitaal bestand zijn toegevoegd. Voor het drempelonderzoek: zie H 4.11 en H 5.6. Er moet een intelligentieonderzoek worden afgenomen. Dit kan via het HCO (zie H 2.5). Indien het intelligentieonderzoek niet door het HCO is afgenomen: Zet de resultaten in BOVOdigitaal en zorg dat alle profielbladen en overige bijlagen van dit onderzoek als digitaal bestand zijn toegevoegd. Voor onderzoeken via het HCO: zie H 5.7. Is het IQ > 90, dan moet er ook nog een sociaal-emotionele test worden afgenomen. Dit kan via het Samenwerkingsverband Zuid-Holland West. Zet de resultaten in BOVO-digitaal en zorg dat alle profielbladen en overige bijlagen van dit onderzoek als digitaal bestand zijn toegevoegd. Vul alle overige gegevens van het OKR-doc zo volledig mogelijk in (aanvullende gegevens en speciale begeleiding). Sla het didactisch leerlingvolgsysteem (zoals bv. het Cito LOVS) op op uw computer en voeg dit toe als bijlage in BOVO-digitaal. Vul desgewenst de docentenvragenlijst (DVL) in. Accordeer de OKR-doc s en geef deze vrij voor het VO. Stuur alle originele test- en toetsdocumenten met blauwe handtekening naar de VO-school, waar de leerling geplaatst is. Daarnaast dient voor een PrO-leerling ALTIJD een zienswijze met handtekening van de ouders/verzorgers op papier te zijn ingevuld en verstuurd naar het VO. Dit formulier is te downloaden op BOVO-digitaal > Handleidingen. Handleiding BOVO-digitaal Primair Onderwijs

7 1.3 Stappenplan voor vmbo zonder LWOO, havo, vwo De school neemt eventueel didactisch onderzoek af om leerachterstanden te bepalen. Voor het verwerken van de resultaten van het drempelonderzoek: zie H 4.11 en H 5.6. Als er een achterstand is op minimaal 2 gebieden 25%, waarvan tenminste 1 van de gebieden BL of IR is, dan is het basisschooladvies LWOO of PrO. Zet de eventuele resultaten in BOVO-digitaal en zorg dat alle profielbladen en overige bijlagen van dit onderzoek als digitaal bestand zijn toegevoegd. In plaats van de Cito Eindtoets kan gekozen worden voor een intelligentieonderzoek. De resultaten worden verwerkt in tegel 5 bij KP: OKR-doc opstellen. Zet de resultaten in BOVO-digitaal en zorg dat alle profielbladen en overige bijlagen van dit onderzoek als digitaal bestand zijn toegevoegd. Vul alle overige gegevens van het OKR-doc zo volledig mogelijk in (aanvullende gegevens en eventueel speciale begeleiding). Sla het didactisch leerlingvolgsysteem (zoals bv. het Cito LOVS) op op uw computer en voeg dit toe als bijlage in BOVO-digitaal. Vul desgewenst de docentenvragenlijst (DVL) in. Accordeer de OKR-doc s en geef deze vrij voor het VO. Stuur alle originele test- en toetsdocumenten met blauwe handtekening naar de VO-school, waar de leerling geplaatst is. Als de Cito Eindtoets wordt afgenomen zal deze score binnen één week na de bekendmaking van de uitslag in BOVO-digitaal geplaatst moeten worden. Dit kan ook na het vrijgeven en accorderen van het OKR-doc. Handleiding BOVO-digitaal Primair Onderwijs

8 2 Beheer Dit onderdeel van de handleiding is bestemd voor de beheerder van BOVO-digitaal binnen de school. 2.1 Informatie over rollen en gebruikers Ga naar: Log in met uw gegevens als beheerder. U komt op de startpagina. Ga naar Beheer. Handleiding BOVO-digitaal Primair Onderwijs

9 Het is verstandig dit aan het begin van het schooljaar te controleren. Maak eventuele nieuwe gebruikers aan, verwijder de gebruikers die niet meer in BOVO-digitaal zullen werken en controleer de gegevens van de gebruikers ( , telefoonnummer, etc.) op juistheid. De adressen worden gebruikt voor de verzending van nieuwsbrieven en belangrijke BOVO-informatie. Het is dus zeer van belang deze gegevens jaarlijks te controleren en op te schonen. Elke school/ locatie moet aangeven welke rollen ze aan welke persoon gaan toekennen. In onderstaand schema kunt u zien welke rollen er bestaan. Naam rol Beheren schoolgegevens (1 persoon) Administreren procedure (meerdere personen) Accorderen OKR-doc (1 persoon) Opstellen schoolkeuzegids* (meerdere personen) Accorderen schoolkeuzegids* (1 persoon) Meekijken (meerdere personen) Taak - BOVO-digitaal gebruikers aanmaken - Rollen toewijzen aan deze gebruikers - Beheren algemene schoolgegevens - Opvoeren contactpersonen voor website en Wegwijzer* - Bekijken overzichten en handleidingen - Invullen leerlinggegevens voor de BOVO-procedure - Bekijken overzichten en handleidingen - Namens school OKR-doc s goedkeuren (= accorderen) en vrijgeven voor VO - Bekijken overzichten en handleidingen Opstellen scholenpagina voor de Wegwijzer* Namens school de inhoud van de scholenpagina goedkeuren* Kan alle ingevulde gegevens bekijken, maar niet veranderen * De Wegwijzer wordt niet meer via BOVO-digitaal aangemaakt. Er is een aparte applicatie voor gebouwd. Deze taken in BOVO-digitaal zijn daarom niet meer van toepassing. Het meest logisch is één persoon aan te stellen als beheerder, bij voorkeur iemand met gevoel voor ICT. Degene die de uiteindelijke gegevens van de leerlingen (OKR, testgegevens ed.) gaat invullen wordt administrateur genoemd. Dat kunnen meerdere personen van één school zijn. Meestal kiest de school voor de leerkrachten groep 8 en/of de IB-er. Eén persoon krijgt de bevoegdheid om de ingevulde gegevens (OKR, testgegevens, aanvullende gegevens enz.) te accorderen en daarmee vrij te geven voor het VO. Veel directeuren zullen deze taak op zich willen nemen, omdat zij eindverantwoordelijk zijn. Natuurlijk mag deze verantwoordelijkheid ook gedelegeerd worden. Meekijken: Het kan zijn dat de school iemand de bevoegdheid wil geven om mee te kijken. In deze rol kan niets worden ingevuld of gewijzigd. 2.2 Aanmaken en muteren gebruikers Handleiding BOVO-digitaal Primair Onderwijs

10 Met dit symbool maakt u nieuwe gebruikers aan. Als u op het kruisje klikt, verwijdert u de gebruiker. Als u veranderingen aan wilt brengen, klikt u op dit symbool. Let op!! Vul het correcte adres in. Dit wordt door BOVO als correspondentie-adres gebruikt voor verzending van allerlei belangrijke BOVO- Informatie. 2.3 Aanmaken en muteren rollen van gebruikers Als alle gebruikers zijn ingevoerd gaat u terug naar Beheer en selecteert u Aanmaken en muteren rollen van gebruikers. Klik op, selecteer de juiste gebruiker en ken de juiste rollen toe. Bijvoorbeeld: medewerker invoer mag administreren, opstellen en meekijken. Doe dit bij alle gebruikers. Vergeet niet steeds op opslaan te klikken. Handleiding BOVO-digitaal Primair Onderwijs

11 LET OP: De functioneel beheerder van de school moet na het aanmaken van de gebruikers en toekennen van de rollen uitloggen. Dan worden deze gebruikers en rollen nl. pas aangemaakt! De gebruikers kunnen daarna inloggen in BOVO-digitaal met hun eigen gegevens om eventueel een eigen wachtwoord aan te maken. 2.4 Aantal leerlingen per scherm Ga naar Beheer. Klik op Maximum aantal leerlingen per scherm. Bepaal hoeveel leerlingen u per keer onder elkaar op het beeldscherm wilt hebben. Klik daarna op Opslaan. 2.5 Uitvoering onderzoek LAT/CAP/SEM Ga naar Beheer. Klik op: Uitvoering onderzoek LAT/CAP/SEM. Bepaal hier wie de testen uitvoert. NB: Leerachterstandentesten (zoals bijv. Drempelonderzoek, toetsen van Cito-leerlingvolgsysteem, etc.) worden normaal gesproken door de IB-er of leerkracht van groep 8 afgenomen. En dus zult u over het algemeen bij leerachterstanden school aanvinken. Het capaciteitenonderzoek (intelligentieonderzoek) kan worden afgenomen door: de psycholoog/orthopedagoog met diagnostiekbevoegdheid van de PO-school, het HCO of een andere onderwijsbegeleidingsdienst of onderzoeksbureau. Indien de leerlingen getest worden door het HCO, dient de button HCO aangevinkt te worden. Hiermee geeft u het HCO rechten om gegevens van leerlingen in te voeren en bijlagen te kunnen uploaden. Wanneer u school aanvinkt, kan het HCO NIET bij de gegevens van de leerling en dus geen gegevens invoeren. Sociaal-emotionele testen worden indien nodig later door de school ingevuld. Klik na selectie op Opslaan. Handleiding BOVO-digitaal Primair Onderwijs

12 2.6 Voorkeursinstrumenten voor LAT/CAP/SEM Ga naar Beheer. Klik op: Voorkeursinstrumenten voor onderzoek LAT/CAP/SEM. Betekenis van LAT / CAP / SEM: LAT = Leerachterstandentoetsen (didactische toetsen) CAP = Capaciteitenonderzoek (intelligentieonderzoek) SEM = Sociaal emotioneel onderzoek U kunt per voorkeursinstrument 4 instrumenten aangeven. Kies instrument die u bij uw basisschoolverlaters het meest gebruikt. Klik na de selecties op Opslaan. 2.7 Aanmaken en muteren onderzoekers CAP/SEM Ga naar Beheer. Klik op: Aanmaken en muteren onderzoekers CAP/SEM. Het is mogelijk om uw eigen onderzoekers toe te voegen voor het capaciteitenonderzoek en het sociaal emotioneel onderzoek. Handleiding BOVO-digitaal Primair Onderwijs

13 3 Schoolgegevens en directie Klik op Schoolgegevens en directie. In dit scherm kan alleen gewerkt worden door de beheerder. 3.1 Bekijken stamgegevens school U kunt zien hoe de gegevens van uw school in BOVO-digitaal zijn opgeslagen. In H 3.5 staat wat u kan doen als deze gegevens niet juist zijn. 3.2 Wijzigen aanvullende schoolgegevens Klik op: Wijzigen aanvullende schoolgegevens. Vul hier de aanvullende gegevens in en klik op Opslaan. adres KP = Het adres waar BOVO informatie naar toe stuurt. Handleiding BOVO-digitaal Primair Onderwijs

14 3.3 Aanmaken en muteren contactpersonen Klik op Overzicht contactpersonen. Maak een nieuw contactpersoon aan door rechts boven op te klikken. Klik op Opslaan. 3.4 Overzicht gebruikers loket Klik op Overzicht gebruikers loket. Hier kunt u zien wie er allemaal gebruiker zijn en welke rollen deze gebruikers hebben toegewezen gekregen. Handleiding BOVO-digitaal Primair Onderwijs

15 3.5 Indienen verzoek wijzigingen stamgegevens Mocht het zo zijn dat de stamgegevens van uw school niet juist zijn en/of onvolledig in het systeem staan, dan kunt u via Indienen verzoek wijzigen stamgegevens de wijzigingen doorgeven. Als de veranderingen zijn ingetypt, klikt u op verzenden en zal de helpdesk BOVO de wijzigingen invoeren. 3.6 Status schoolgegevens Als u teruggaat naar Schoolgegevens en directie en op Status schoolgegevens klikt, zie u de datum en tijd waarop u uw verzoek tot wijzigen stamgegevens heeft doorgegeven. Handleiding BOVO-digitaal Primair Onderwijs

16 4 KP: Administratie Dit hoofdstuk behandelt een aantal zaken, die gebruikt worden om de onderwijskundige rapporten te kunnen vullen met informatie. Alle gebruikers met de rol Administreren Kernprocedure hebben rechten in dit hoofdstuk en dienen ook onderdelen in te vullen. Klik op KP: Administratie. 4.1 Selectiemogelijkheden bij leerlingschermen In verschillende schermen in BOVO-digitaal is het mogelijk om één leerling of een specifieke groep leerlingen te selecteren. Er zijn verschillende mogelijkheden om leerlingen te selecteren, zoals op subgroep en basisschooladvies. Wanneer u zoekt op leerlingnummer dient u het volledige BOVO-nummer in te voeren. 4.2 Doorbladeren naar een volgend leerlingscherm Wanneer u werkt met een grote groep leerlingen zijn niet alle leerlingen zichtbaar op het scherm. De namen van de leerlingen staan dan op meerdere pagina s. Dit is bijv. zo bij Vaststellen leerlingen kernprocedure en KP: OKR-doc opstellen. Handleiding BOVO-digitaal Primair Onderwijs

17 Door te klikken op Vorige of Volgende verschijnt de vorige of volgende pagina. Klikt u bv. op re zoals in bovenstaand voorbeeld, dan verschijnt de pagina, waarbij de eerste achternaam begint met de letters re. De leerlingen zijn altijd alfabetisch gesorteerd op achternaam. 4.3 Specificeren subgroepen en contactpersonen Bij dit onderdeel kunt u uw eigen groepen (bijv. 8a of 8b) aanmaken met de gegevens van de docent. Ga naar KP: administratie. Klik op Specificeren subgroepen en contactpersonen. Het is handig om aan de start van het schooljaar de subgroepen en contactpersonen te controleren en eventueel op te schonen. De gegevens die hier verwerkt worden komen ook op het OKR dat de VO-school ontvangt. Klik op Inzien/wijzigen gegevens groep A. Vul alle gegevens in van groep 8A en klik op Opslaan. Let op: als u de cijfers 070- niet invult, krijgt u een foutmelding. Let op: kijk of het adres GOED vermeld staat! Als alle contactpersonen van de groepen erin zitten, zijn deze zichtbaar op het scherm. Handleiding BOVO-digitaal Primair Onderwijs

18 4.4 Vaststellen leerlingen Kernprocedure (= BOVO-procedure) Ga naar KP: administratie. Klik op Vaststellen leerlingen kernprocedure. In BOVO-digitaal staan alle leerlingen ouder dan 10 jaar, die volgens de gemeente zijn ingeschreven bij u op school. Deze informatie wordt geleverd door de leerlingenadministratie van de woongemeente van de school. Uit deze groep leerlingen selecteert u de basisschoolverlaters. Klik op Leerlingen tonen. In dit voorbeeld staan drie leerlingen op deze locatie ingeschreven. In het scherm geeft u bij het kopje leerlingen aan: welke leerlingen naar het VO gaan (naar VO); welke leerlingen nog niet naar het VO gaan ((nog) niet naar VO); evt. welke leerlingen niet bij u op school zijn ingeschreven (niet hier op school). Na de selectie van de BOVO-leerlingen, klikt u achter de leerlingen die naar het VO gaan aan welk advies ze vermoedelijk gaan krijgen onder LAT (Leerachterstanden): of ze hoogstwaarschijnlijk in aanmerking komen voor PrO; of voor vmbo met LWOO; voor alle overige leerlingen (dus vmbo zonder LWOO, havo en vwo) vult u nvt in. In het laatste blokje kunt u aangeven of de leerling in groep 8A/8B/8C/etc. zit. Klik op Alles opslaan en naar menu. Mochten er meerdere pagina s zijn, dan is het verstandig om aan het eind van een pagina te klikken op Pagina opslaan. Pas bij de laatste pagina klikt u op Alles opslaan en naar menu. 4.5 Toevoegen ontbrekende leerlingen Ga naar KP: administratie. Klik op Toevoegen ontbrekende leerlingen. Voeg hier de basisschoolverlaters aan toe die wel bij u op school zitten maar die niet in het systeem staan. LET OP: Door het Burger Service Nummer (BSN) in te tikken bij een ontbrekende basisschoolverlater wordt er automatisch in het systeem gecheckt of de leerling al voorkomt in de database. Wanneer dat het geval is kunt u de gegevens NIET opslaan. Neem in dat geval contact op met de Helpdesk van BOVO-digitaal, zij helpen u verder. Handleiding BOVO-digitaal Primair Onderwijs

19 Klik op Opslaan of Opslaan/volgende wanneer er meerdere leerlingen moeten worden toegevoegd. 4.6 Aanvullen/muteren correspondentiegegevens leerlingen Het is verstandig om ALLE gegevens van de basisschoolverlaters te controleren. De gegevens worden geïmporteerd uit een bestand van de gemeente en het kan zijn dat er inmiddels wijzigingen zijn. Gegevens als roepnaam en telefoonnummer worden nooit door de gemeente geleverd en moeten dus altijd worden ingevoerd. Gegevens als geboorteplaats en geboorteland zijn ook niet altijd ingevoerd. Ga naar KP: administratie. Klik op Aanvullen/muteren correspondentiegegevens leerlingen. Klik op de groep waarvan u de NAW-gegevens wilt controleren. Klik op de naam van de leerling (dus niet op de tegel!). Handleiding BOVO-digitaal Primair Onderwijs

20 Klik op Volgende. Klik op Opslaan. 4.7 Verwijderen zelf toegevoegde leerlingen Het kan zijn dat u leerlingen heeft toegevoegd die u later wilt verwijderen. Ga naar KP: administratie. Klik op Verwijderen zelf toegevoegde leerlingen. Klik op het kruis achter de naam en geboortedatum van de leerling. De leerling wordt verwijderd nadat u akkoord heeft gegeven om te verwijderen. 4.8 Bestemming buiten BOVO Wanneer een leerling besluit een VO-school te zoeken buiten de BOVO-regio (Den Haag, Rijswijk, Voorburg en Leidschendam), dan zal hij/zij niet in BOVO-digitaal aangemeld kunnen worden. In dat geval dient de PO-school in dit onderdeel aan te geven dat de leerling geplaatst is op een VO-school buiten het gebied. Het OKR kan uiteraard wel gevuld worden, maar moet dan via de (digitale) post naar de VO-school gestuurd worden. Ga naar KP: administratie. Klik op Bestemming buiten BOVO. Handleiding BOVO-digitaal Primair Onderwijs

21 Klik op VO of VSO (voorgezet speciaal onderwijs) bij de leerling van toepassing. U krijgt dan het volgende scherm: Type de gemeente/plaats in van de VO of VSO-school in en klik op zoeken. Klik op de juiste school en deze wordt aan de leerling toegevoegd. Bij KP: OKR-doc opstellen zal de leerling nu blauw gekleurd zijn. NB. Wanneer een leerling naar het buitenland vertrekt, dan typt u bij Opzoeken VO/VSOschool buitenland in en selecteert u Emigratie naar buitenland. Handleiding BOVO-digitaal Primair Onderwijs

22 4.9 Invullen organisatie LAT/CAP/SEM per leerling (leerachterstandenonderzoek/ capaciteitenonderzoek, sociaal emotioneel onderzoek). Ga naar KP: administratie. Klik op Invullen organisatie LAT/CAP/SEM per leerling. U kunt handmatig per leerling aangeven wie de organisatie doet van de testen indien het afwijkt van de standaard ingevulde organisatie (zie hoofdstuk 2.5) Invullen schoolloopbaan Ga naar KP: administratie Klik op Invullen schoolloopbaan: startscherm en op Leerlingen tonen. Bij doublure wordt tweemaal het hokje aangevinkt van het leerjaar waarin de leerling gedoubleerd heeft. Het is niet relevant voor het uitrekenen van de leerachterstanden of de leerling langer gekleuterd heeft. De didactische leeftijd wordt berekend vanaf groep 3. Het is echter zeer van belang om hier aan te geven hoeveel jaar onderwijs de leerling genoten heeft. Het kan zijn dat de leerling pas in groep 5 bij u op school is gekomen. Dat neemt niet weg dat de leerling wel onderwijs heeft gevolgd in groep 3 en 4. Groep 3 en 4 moeten dan ook aangevinkt worden! Het gaat er dus niet om hoelang een leerling bij u op school verblijft, maar hoe lang er in TOTAAL onderwijs is genoten (ook in het buitenland). Voorbeeld: In dit geval is Ali B. 1x blijven zitten in groep 7. Klik op Alles opslaan en naar menu. Handleiding BOVO-digitaal Primair Onderwijs

23 4.11 Invullen Drempelonderzoek voor meerdere leerlingen Dit jaar is het voor het eerst mogelijk om voor een hele groep leerlingen de scores van het Drempelonderzoek in te voeren. Ga naar KP: Administratie. Klik op Invullen drempelonderzoek voor meerdere leerlingen Selecteer de leerlingen eventueel per subgroep en/of basisschooladvies. Vul vervolgens de onderzoeksdatum in: dd-mm-jjjj (dus bv ). Deze datum is voor alle drempelonderzoeken gelijk. Selecteer de gebruikte drempelonderzoeken per domein. Klik daarna op Scores invullen. Er verschijnt nu een nieuw scherm: Per leerling kunnen nu de ruwe scores worden ingevoerd. Ruwe score = aantal goed! LET OP: voor de naam moet het vinkje Meenemen? worden aangevinkt, anders worden de scores niet doorberekend! Wanneer op Opslaan wordt geklikt worden de scores verwerkt en doorberekend naar DLE, DL en LA. De resultaten kunt u zien op de printversie van het OKR of onder tegel 4 bij KP: OKR-doc opstellen. Na het opslaan wordt er een signaal Bureau 678 Onderwijs Advisering gezonden. Het bureau koppelt hierna binnen een week de profielen aan BOVO-digitaal, zodat er geen papieren uitwisseling meer hoeft plaats te vinden m.b.t. de drempelonderzoeken. Bij voorkeur dienen voor ALLE basisschoolverlaters de drempelonderzoekgegevens op dezelfde dag ingevoerd te worden. Bureau 678 Onderwijs Advisering kan dan voor uw school in één keer alle resultaten verwerken en terugkoppelen. LET OP: er is een automatische log-out als er gedurende 30 minuten niets wordt opgeslagen. Bent u dus langer bezig met de invoer van de scores, sla dan tussendoor extra op. Handleiding BOVO-digitaal Primair Onderwijs

24 4.12 Invullen basisschooladvies (BSA) en scores Eindtoets Basisonderwijs (Cito) Ga terug naar KP: Administratie. Klik op Invullen basisschooladvies en scores Eindtoets Basisonderwijs (Cito). Invullen basisschooladvies (BSA) Geef in het rolmenu het basisschooladvies aan achter de leerlingen. Er kan gekozen worden uit: - praktijkonderwijs - vmbo-basisberoepsgericht met lwoo - vmbo kaderberoepsgericht met lwoo - vmbo theoretisch gericht met lwoo - vmbo-basisberoepsgericht - vmbo kaderberoepsgericht - vmbo theoretisch gericht - vmbo theoretisch / havo - havo - havo / vwo - vwo - kopklas - internationale schakelklas (ISK) - voortgezet speciaal onderwijs (VSO). Wanneer gekozen wordt voor BSA Kopklas, ISK of VSO dan verschijnt er nog een tweede schermpje waarin het onderwijsniveau moet worden aangegeven. Invullen scores Eindtoets Basisonderwijs (Cito) De Cito-score wordt pas bekend als het OKR al is vrijgegeven aan het VO. Het is in BOVO-digitaal mogelijk om de Cito-scores als ze bekend zijn alsnog in te voeren. De VO-school waar de leerling is aangemeld krijgt direct de score in het OKR te zien. Het OKR hoeft dus niet door het VO aan het PO te worden teruggegeven. Wanneer er GEEN Cito Eindtoets wordt afgenomen, dan kunt u bij het veld Geen cito-score aangeven waarom dit niet het geval is. Dit kan te maken hebben met het Basisschooladvies (PrO of LWOO) of omdat de school in zijn geheel geen Cito afneemt (Geen Cito). Klik op alles opslaan en naar menu. Handleiding BOVO-digitaal Primair Onderwijs

25 4.13 Printen toestemmingsformulier ouders voor CAP- en SEM-onderzoek Wanneer er een capaciteitenonderzoek en indien nodig een sociaal-emotioneel onderzoek voor een leerling wordt afgenomen, dienen de ouders altijd toestemming te geven. Hiervoor kunt u het toestemmingsformulier van BOVOdigitaal downloaden. Uiteraard kunt u ook eigen formulieren gebruiken. Dit formulier moet op de dag van de testafname overhandigd worden aan de betreffende tester. Indien er geen toestemmingsformulier van de ouders aanwezig is, mag de leerling NIET getest worden Printen aanmeldingsformulier In januari wordt aan alle groep 8-leerlingen het BOVO-aanmeldingsformulier meegegeven. Voor data zie pagina 3 en/of 4. Met dit formulier kunnen zij zich aanmelden op de VO-school. Het aanmeldingsformulier is voor het VO van belang, omdat zij zonder het leerlingnummer de leerling niet kunnen aanmelden in BOVO-digitaal. De Rode Kaarten worden niet meer verspreid door BOVO of de gemeente. De school is dus zelf verantwoordelijk voor de aanmeldingsformulieren. Ga naar KP: Administratie. Klik op Printen aanmeldingsformulier. Selecteer de leerling(en) waarvoor u een aanmeldingsformulier wilt printen door het vinkje te zetten in Selectie en klik onderaan op Printen. Handleiding BOVO-digitaal Primair Onderwijs

26 Er ontstaat vervolgens een PDF-bestand, wat geschikt is voor Acrobat-reader. Acrobatreader zal dus geïnstalleerd moeten zijn op de computer, vanwaar u de formulieren gaat printen. Rechtsboven staat een Leerlingnummer (ook wel BOVO-nummer). Dit nummer bevat 9 willekeurige getallen. Als een VO-school dit nummer bij de aanmelding intoetst in BOVOdigitaal, kan de leerling zich niet meer ergens anders aanmelden. LET OP: Bij problemen met het printen Ga na of: Acrobat Reader is geïnstalleerd; het Pop-Up-venster gedeblokkeerd is voor de website van BOVO-digitaal; de printerinstellingen correct zijn ingesteld Printen OKR-doc s en bijlagen Het is mogelijk om een geprinte versie te maken voor de ouders (of voor eigen dossier). LET OP: ouders hebben het recht om het OKR in te zien en om een kopie hiervan te krijgen!! Ga naar KP: Administratie. Klik op Printen OKR-doc s. Selecteer de leerling(en) waarvoor u een OKR wilt printen door het vinkje te zetten in Selectie en klik onderaan op Printen. Er ontstaat vervolgens een PDF-bestand, wat geschikt is voor Acrobat-reader. Acrobat-reader zal dus geïnstalleerd moeten zijn op de computer, vanwaar u de formulieren gaat printen. LET OP!! Bij problemen met het printen Ga na of: Acrobat Reader is geïnstalleerd; het Pop-Up-venster gedeblokkeerd is voor de website van BOVO-digitaal; de printerinstellingen correct zijn ingesteld. Handleiding BOVO-digitaal Primair Onderwijs

27 4.16 Vrijgeven OKR-doc s voor VO Met deze functie kunt u voor meerdere leerlingen tegelijk het OKR-doc vrijgeven voor het VO. Dit kan alleen bij de OKR-doc's die al geaccordeerd zijn (zie menu 'OKR-doc naar VO'). Ga naar KP: Administratie. Klik op Vrijgeven OKR-doc s voor VO. Selecteer de leerling(en) die u wilt vrijgeven door het vinkje te zetten in Selectie en klik onderaan op Vrijgeven Opslaan HCO-onderzoeken op eigen computer Zie Opslaan OKR-doc's en bijlagen op eigen computer Het is met deze functie mogelijk om het OKR-doc, de eventuele HCO-onderzoeken en overige bijlagen van meerdere leerlingen tegelijk op te slaan op de eigen computer. Ga naar KP: Administratie. Klik op Opslaan OKR-doc s en bijlagen op eigen computer. Selecteer de leerling(en) door het vinkje te zetten in Selectie en klik onderaan op Ophalen documenten. Er wordt dan een mapje per leerling aangemaakt, waarin alle bijlagen worden verzameld. Het bestand is gezipt (gecomprimeerd) en kan worden opgeslagen. Klik op Opslaan. Het handigst is een BOVO-map te maken op uw harde schijf. Handleiding BOVO-digitaal Primair Onderwijs

28 Zet het bestand in de aangemaakte map bijv: BOVO-map groep 8 Klik op Opslaan. Klik op Openen. Er verschijnt nu een map per leerling. Handleiding BOVO-digitaal Primair Onderwijs

29 In de map zitten de bijlagen en het OKR-doc (OKIDOC). Handleiding BOVO-digitaal Primair Onderwijs