Invulwijzer 1Loket-module OnderwijsTransparant Het digitaal aanvragen van een toelaatbaarheidsverklaring VSO

Transcriptie

1 Invulwijzer 1Loket-module OnderwijsTransparant Het digitaal aanvragen van een toelaatbaarheidsverklaring VSO 9 juni 2015 Inhoud van deze invulwijzer Waarom een invulwijzer? Koers VO en de 1Loket-module Wanneer je de eerste keer inlogt Het starten van de TLV-aanvraag via de 1Loket-module De inhoud van de digitale TLV-aanvraag Het indienen van de digitale TLV-aanvraag Het in uitvoering nemen van de afgegeven TLV Wanneer je hulp nodig hebt Waarom een invulwijzer? De 1Loket-module van OnderwijsTransparant is ontwikkeld voor 9 verschillende samenwerkingsverbanden. Het is een zogenaamd generiek model. In deze invulwijzer staan de afspraken die specifiek voor Koers VO gelden. Bovendien lopen we stap voor stap door de aanmelding heen. De verwachting is dat deze invulwijzer met het voortschrijdend inzicht op gezette tijden gewijzigd zal worden. Op de website vind je altijd de nieuwste versie. Koers VO en de 1Loket-module Binnen Koers VO zal de 1Loket-Module van 1 maart augustus 2015 worden gebruikt door 15 vo-scholen die meedoen aan de zgn testfase. Tijdens deze testfase doen deze vo-scholen de TLVaanvragen voor toelating tot het vso cluster 4 via OnderwijsTransparant. De planning is dat vanaf 1 augustus 2015 alle vo-scholen van Koers VO de TLV-aanvragen digitaal doen, ook voor verwijzing naar het vso cluster 3. Koers VO wil ook de vso-scholen meenemen in dit proces; zij moeten namelijk voor al hun zittende leerlingen "herbeoordelen. De cluster 3 en de cluster 4 vso-scholen kunnen vanaf 1 mei 2015 hun aanvragen via de 1Loket-Module doen. Hierbij zal het voornamelijk gaan om de herbeoordelingen, maar de vso-scholen kunnen ook nieuwe aanvragen via de 1Loket-Module indienen. Uiteindelijk wil Koers VO er naar toe dat alle TLV-aanvragen digitaal kunnen worden gedaan. Tot die tijd zullen er digitale aanvragen en aanvragen op papier naast elkaar plaatsvinden. Na het afgeven van een TLV door Koers VO is het de bedoeling dat de ontvangende vso-school het digitale dossier overgedragen krijgt van de verwijzende v(s)o-school. Ook dit zal vanaf 1 augustus 2015 (maar mogelijk al vanaf mei 2015) onderdeel van de werkwijze worden. In deze invulwijzer wordt verschillende malen verwezen naar de algemene handleiding van de 1Loketmodule (rol vo-school). In de standaard 1Loket-module zijn voor Koers VO echter een aantal wijzigingen doorgevoerd, waardoor we de volgende opmerkingen willen toevoegen: - Een consult aanvragen via de 1Loket-module is binnen Koers VO (nog?) niet mogelijk - Bij het aanvragen van een arrangement zijn sommige tabbladen die in de handleiding worden genoemd niet aanwezig (NB: binnen Koers VO is het enige arrangement een TLV). - Waar in de handleiding wordt gesproken over een BPO-er leest u Koersconsulent. - Arrangementen binnen de eigen school zijn binnen Koers VO niet van toepassing. Wanneer je de eerste keer inlogt Elke school ontvangt een gebruikersnaam en wachtwoord welke door OnderwijsTransparant zijn gegenereerd. Bij de eerste keer inloggen raden wij je aan de gebruikersnaam en het bijbehorende wachtwoord te veranderen zodat deze voor jou makkelijker te onthouden zijn. Ook zijn de contactgegevens nog niet (volledig) ingevuld. Wij raden je aan om de contactgegevens zo volledig mogelijk in te vullen. Het veranderen van de inlognaam, wachtwoord en contactgegevens doe je op de volgende manier: Invulwijzer 1Loket-Module OnderwijsTransparant Koers VO, 9 juni /6

2 1. Ga naar: 2. Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord welke je hebt ontvangen van Koers VO. 3. Ga naar de helderblauwe balk, bovenaan de pagina, kopje overig. Kies hier voor mijn gegevens. 4. Bij mijn gegevens vul je je eigen naam en bijbehorende gegevens in. Op die manier is bekend wie de contactpersoon vanuit de aanvragende school is (ipv schoolcontact_534_ ). Voeg hier ook het telefoonnummer en het adres toe waarop je te bereiken bent. 5. Bij gebruikersnaam en wachtwoord kun je, indien je dit wilt, je gebruikersnaam en wachtwoord wijzigen. NB: zorg ervoor dat je deze gegevens onthoudt! 6. Bij gegevens school kun je controleren of de schoolgegevens van jouw school kloppen en eventueel aanpassen. 7. Wanneer je aanpassingen hebt gedaan klik je in de linkerkolom op Opslaan, anders is het mogelijk dat er informatie weg is en je de aanpassingen later opnieuw moet doen. NB1: je kunt je gebruikersnaam, wachtwoord en contactgegevens op een later moment altijd weer wijzigen. NB2: indien de 1Loket-Module door meerdere personen binnen jouw school wordt gebruikt, vergeet dan niet aan elkaar door te geven wanneer je de gebruikersnaam of het wachtwoord hebt veranderd. Het starten van de TLV-aanvraag via de 1Loket-module 1. Ga naar: 2. Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord (NB: Als je je gebruikersnaam of wachtwoord bent vergeten, klik je op wachtwoord vergeten, de uitleg volgt dan vanzelf). 3. Je komt op de startpagina van de 1Loket-module met daarop allerlei berichten en mededelingen van OnderwijsTransparant. In de helderblauwe balk, bovenaan de pagina, kopje help, klik op handleidingen, vind je de algemene handleiding voor de 1Loket-Module, rol: VO-school. Tip 1: print deze uit. In deze invulwijzer zal verwezen worden naar de handleiding! Tip 2: Links naast de pagina zitten twee buttons PDF en Opslaan. Klik altijd voordat je de pagina verlaat (bijv. om even iets op te zoeken op internet of in Magister) op Opslaan, anders is het mogelijk dat er informatie weg is. 4. Ga naar de helderblauwe balk, bovenaan de pagina, kopje leerlingen invoeren. Hier zijn drie mogelijkheden: via DOD importeren, OSO verwerken (dit is op dit moment nog niet functioneel) of handmatig invoeren. De eerste heeft de voorkeur, hoewel dat in het begin niet altijd makkelijk is. Het exporteren van een DOD uit Magister kan soms beschermd zijn (bijv. door beperking in rechten die er in scholen aan een zorgcoördinator worden gegeven). Vraag bij problemen hierbij ondersteuning aan de systeembeheerder of administratie van school. Het invoeren met een DOD/OSO heeft de voorkeur omdat er dan allerlei zaken uit het LVS overgezet worden die anders niet in je dossier komen. Zie verder p.19 en 20 van de handleiding. 5. Wanneer je een leerling hebt ingevoerd, kun je deze leerling terugvinden in het overzicht leerlingen. Ga hiervoor naar de helderblauwe balk, kopje Leerlingen, klik op Overzicht leerlingen (start). Daar staat de leerling die je hebt ingevoerd, klik op de naam. Dan krijg je bovenaan de pagina in een grijsblauwe balk vier tabbladen, te weten Consulten en Arrangementen, Leerling, school, ouders/verzorgers, Schoolgegevens en Bijlagen. Het tabblad Consulten en Arrangementen laten we nu nog even voor wat het is. Eerst de andere drie: Leerling, school, ouders/verzorgers en Schoolgegevens zullen bij een import vanuit een DOD grotendeels ingevuld zijn. Controleer wel even of alle met een * aangegeven vlakken ingevuld zijn, anders loopt je aanvraag vast. Het tabblad Bijlagen spreekt voor zich, maar daar doe je nog even niets mee. 6. Bij het tabblad Consulten en Arrangementen kies je voor Start arrangement. 7. Wanneer je een arrangement hebt gestart voor een leerling, kun je deze aanvraag terugvinden in het overzicht aanvragen/registreren arrangementen. Ga hiervoor naar de helderblauwe balk, Invulwijzer 1Loket-Module OnderwijsTransparant Koers VO, 9 juni /6

3 kopje Arrangementaanvragen/registraties en kies voor Aanvragen /registreren arrangementen. Hier verschijnt de leerling nu. Klik op de naam en er verschijnen in een grijsblauwe balk 7 tabbladen (zie ook p van de handleiding. NB: de 1Loket-Module van Koers VO bevat minder tabbladen dan er in de handleiding worden weergegeven). We behandelen nu de tabbladen één voor één omdat het hier in feite over de kern van de aanvraag gaat. Let op de tabbladen verspringen van plaats! Dit kan verwarrend werken! De inhoud van de digitale TLV-aanvraag Tabblad: Actie en status. Als je op de leerling klikt, kan het voorkomen dat dit tabblad als eerste verschijnt, terwijl het in feite de laatste stap van het proces van de arrangementaanvraag is. Bij status arrangementaanvraag zijn er drie opties: volledig/onvolledig is voor je eigen interne administratie. Om een dossier te versturen moet je het op definitief zetten. (p.33 handleiding) Doe dit niet nu! Je kunt daarna namelijk niet meer in het dossier werken. Maak het dossier zo compleet mogelijk, inclusief bijlagen. Bespreek vervolgens de aanvraag in concept met ouders, leerling en Koersconsulent (door de consulent uit te nodigen, zie tabblad betrokkenen) en maak pas definitief als zij akkoord zijn. Mocht het per ongeluk gebeuren dat je het dossier op definitief zet, vraag dan even per mail aan een Koersconsulent of het secretariaat van de ABT om het terug te zetten. Alle tabbladen dienen nagelopen te worden op volledigheid. Hieronder worden de tabbladen besproken in de volgorde waarop ze het best ingevuld kunnen worden. Uiteraard is dit niet verplicht, maar dit lijkt de meest logische volgorde gezien de inhoudelijke informatie. Tabblad Ontwikkeling en gedrag Vuistregel: als je iets in dit tabblad benoemt, ondersteun dit dan met verslagen, stoornisverklaringen, verzuimoverzichten etc. Voeg deze in het tabblad bijlagen toe en verwijs hiernaar. Indien er diagnostisch onderzoek heeft plaatsgevonden welke relevant is om te vermelden voegt u een kopie van dit verslag toe als bijlage. Als verzuim een belangrijk item is voor de betreffende leerling, voeg dan aan de bijlagen een recent verzuimoverzicht toe. Tabblad Arrangementsbeschrijving Op dit tabblad wordt aangegeven voor welk type vso de TLV-aanvraag gedaan wordt, inclusief onderbouwing en uitstroombestemming. Bij Keuze arrangementsoort zijn er 5 mogelijkheden: - VSO cluster 3 LG (Lichamelijk Gehandicapt) - VSO cluster 3 LZK (Langdurig Zieke Kinderen) - VSO cluster 3 MG (Meervoudig Gehandicapt) - VSO cluster 3 ZMLK (Zeer Moeilijk Lerende Kinderen) - VSO cluster 4 Tevens dient er hier aangegeven te worden of er sprake is van een eerder afgegeven CvI-beschikking of TLV. Indien van toepassing voeg je een kopie van de CvI-beschikking of TLV bij als bijlage. Onder uitstroomperspectief staat toelichting. Hoewel het er mogelijk een beetje verwarrend eruit ziet, willen we graag dat je hier een beknopte toelichting geeft op de Keuze arrangementsoort, dus een korte motivering voor de TLV-aanvraag. Vervolgens geef je aan of het een herbeoordeling betreft of niet (let op: een herbeoordeling is alleen aan de orde wanneer een leerling reeds onderwijs volgt binnen het vso cluster 3 of cluster 4 met een TLV of CvI-beschikking). Wanneer je dit hebt gekozen verschijnt het juiste overstapadvies (overstapadvies vo-vso of adviesformulier herbeoordeling). Deze kun je vervolgens downloaden, invullen en bij het tabblad Bijlagen als bijlage uploaden. Als laatste dien je aan te geven voor welke bekostigingscategorie de TLV wordt aangevraagd. NB: Bij alle aanvragen moeten de velden met een * worden ingevuld! Let hierop, anders blijft je aanvraag op onvolledig staan. NB2: Op dit moment staan de overstapadviezen voor de vso-vso overstap en so-vso nog niet in OnderwijsTransparant. Deze overstapadviezen kunnen van de website van Koers VO gedownload worden. Deze zullen later ook in OnderwijsTransparant gezet worden. Invulwijzer 1Loket-Module OnderwijsTransparant Koers VO, 9 juni /6

4 Tabblad Bijlagen Alle bijlagen die onderdeel zijn van de TLV-aanvraag kunnen hier worden geüpload. Bij de aanvraag dienen de volgende (ondertekende) bijlagen te worden toegevoegd (dit staat ook nog eens onderaan het overstapadvies/adviesformulier wat gebruikt dient te worden): Noodzakelijke bijlagen: - Overstapadvies, ondertekend door aanvragende school en ouders/verzorgers: afhankelijk van soort aanvraag kies je het juiste overstapadvies (VO-VSO, PO-VSO, VSO-VSO). NB: bij de herbeoordeling heet dit formulier het adviesformulier herbeoordeling. - Uitgevoerd en geëvalueerd OPP: indien er niet is gewerkt met een OPP wordt er in het overstapadvies een toelichting hierop ingevuld. - Recente didactische gegevens, zoals cito-scores, rapporten en overige toetsgegevens, etc.: alleen als het een herbeoordeling betreft waarbij de leerling op de eigen vso-school blijft, is dit niet noodzakelijk - Een kopie van een eerder afgegeven CvI-beschikking of TLV indien van toepassing (bij VSO- VSO en herbeoordeling is dit noodzakelijk) Indien relevant voor de aanvraag: - Verslagen vanuit het ZAT, MDO of BPO - Intelligentieonderzoek - Psychodiagnostisch, orthopedagogisch en/of psychiatrisch onderzoek - Medische verslaglegging - Rapportage hulpverlening - Aanvraag LWOO of PrO - Andere relevante stukken Nadat u een aanvraag heeft ingediend kan de Koersconsulent en vervolgens de deskundige vso4 zijn/haar advies als bijlage aan de aanvraag toevoegen (NB: betrokkenheid van de Koersconsulent en de deskundige vso4 is niet van toepassing bij de herbeoordeling. Daarnaast is de deskundige vso4 niet betrokken bij een TLV-aanvraag voor het vso cluster 3). Wanneer de TLV uiteindelijk wordt afgegeven kan ook het secretariaat een getekende versie van de TLV inscannen en als bijlage in de aanvraag hangen. Op deze manier ontstaat er een zo volledig mogelijk digitaal dossier. Uiteraard ontvangen ouders en school nog steeds een exemplaar van de afgegeven TLV per post. Tabblad Betrokkenen Hier kun je een Koersconsulent uitnodigen om mee te kijken (zolang de aanvraag in concept is). In de handleiding van 1 Loket wordt deze rol een BPO-er genoemd (Begeleider Passend Onderwijs), zie verder p. 31 handleiding. In de module van Koers VO is dit veranderd in Koersconsulent. Je klikt op het blauwe plusje, dan ontrolt er een invulscherm. Als je alles ingevuld hebt, klik je op het groene vinkje, dan sla je je ingevulde gegevens op. Als je toch niets wilt invullen, klik je op het gedraaide pijltje, je maakt alles dan ongedaan. Ook zie je op sommige plekjes een potloodje staan. Als je hier op klikt, kun je een bestaand bericht aanvullen of wijzigen. De Koersconsulent zal de uitnodiging accepteren en dat ziet de uitnodigende school weer op dit tabblad. Bij een aanvraag voor een TLV cluster 3 kan de ABT-medewerker cluster 3 uitgenodigd worden om mee te kijken. Ook kan hier een andere school worden uitgenodigd om mee te kijken (bijv. wanneer al bekend is welke vso-school de TLV in uitvoering zal nemen). Let bij het uitnodigen wel op de privacy!!! NB 1: Wanneer je een Koersconsulent (of iemand anders) hebt uitgenodigd om mee te kijken is het belangrijk hem/haar een te sturen. De 1Loket-module geeft namelijk (nog) geen meldingen wanneer er een uitnodiging klaar staat. Tabblad Logboek en agenda Dit is de plek voor communicatie tussen de Koersconsulent en de aanvragende school (en eventuele andere partijen die inzage hebben in de digitale aanvraag). Helaas krijg je (nog) geen melding als er een nieuw bericht is, dus stuur altijd ook even een mailtje in de trant van Kijk even in de 1Loket- Invulwijzer 1Loket-Module OnderwijsTransparant Koers VO, 9 juni /6

5 module, daar staat een vraag voor je!. Groot voordeel is dat, door gebruik te maken van het logboek er een soort werklogboek ontstaat, waarmee je wederzijds zicht houdt op het werkproces. Ook de ABT kan hier opmerkingen plaatsen, bijvoorbeeld wanneer een dossier is besproken in een ABTvergadering. Kijk dus altijd eerst even in OnderwijsTransparant als je de status van een dossier wilt weten, nog voordat je contact opneemt met het secretariaat van de ABT of de Koersconsulent. Tabblad Leerling, school en ouders Gegevens staan al ingevuld als het DOD goed geïmporteerd is. Maar onder aan de pagina staat iets erg belangrijks namelijk: overeenstemming arrangementsaanvraag. Dit moet ingevuld worden! NB: Kijk voor de regeling rondom de handtekeningen van ouders en leerling bij Het indienen van de digitale TLV-aanvraag in deze invulwijzer, of op het overstapadvies/adviesformulier herbeoordeling. Tabblad Uitvoering Dit tabblad verschijnt pas wanneer op het tabblad Arrangementbeschrijving de keuze voor het arrangementsoort bekend is. Op het tabblad uitvoering geef je aan (als dit bekend is) wie het arrangement uit gaat voeren. Indien je zelf de uitvoering gaat doen, dien je je eigen school te kiezen (denk daarbij aan het feit dat hier de DUO benamingen worden getoond). Indien je nog niet (zeker) weet welke VSO-school het arrangement gaat uitvoeren, geef je aan dat dit nog niet bekend is. Later kan dit nog worden aangepast. Het indienen van de digitale TLV-aanvraag Aanvragen vanuit een vo-school: 1. Maak de aanvraag, die al is besproken met de Koersconsulent, zo compleet mogelijk. Het is mogelijk (bij een nieuwe aanvraag vanuit het vo is dit aan te raden!) de Koersconsulent mee te laten kijken tijdens het samenstellen van de aanvraag. 2. Bespreek met ouders en leerling de aanvraag, inclusief de bijlagen en kom tot overeenstemming. Laat ouders het overstapadvies ondertekenen. 3. Voeg het ondertekende overstapadvies als bijlage toe. Voeg ook andere bijlagen toe, en vul alle inhoudelijke vragen in de 1Loket-Module in. 4. Zet het dossier op volledig; op deze manier kun je controleren of alle verplichte vragen zijn ingevuld. Wanneer er vragen nog niet ingevuld zijn, krijg je een foutmelding. 5. Zet het dossier op definitief. Mail de Koersconsulent dat het dossier op definitief staat en dat deze er naar kan kijken. 6. De Koersconsulent hangt er dan zo spoedig mogelijk een preadvies in. Indien het preadvies positief is, zet de Koersconsulent de aanvraag door naar de Adviescommissie Beoordeling Toelaatbaarheid (ABT). School en ouders krijgen dan een ontvangstbevestiging toegestuurd. 7. Indien er hierna nog aanvullende vragen zijn over de aanvraag zal het secretariaat van de ABT of de Koersconsulent contact met u opnemen. U kunt dan eventuele aanvullende informatie toevoegen aan de aanvraag in de 1Loket-module. (zie voor de volledige procedure: Werkwijze digitale TLV-aanvraag via OnderwijsTransparant tijdens de testfase, februari 2015) Aanvragen vanuit een vso-school (zowel nieuwe aanvraag als herbeoordeling): 1. Maak de aanvraag zo compleet mogelijk, evt. na contact met de ABT. 2. Bespreek met ouders en leerling de aanvraag, inclusief de bijlagen en kom tot overeenstemming. Laat ouders het overstapadvies/adviesformulier herbeoordeling ondertekenen. 3. Voeg het ondertekende overstapadvies/adviesformulier herbeoordeling als bijlage toe. Voeg ook andere bijlagen toe, en vul alle inhoudelijke vragen in de 1Loket-Module in. 4. Zet het dossier op volledig; op deze manier kun je controleren of alle verplichte vragen zijn ingevuld. Wanneer er vragen nog niet ingevuld zijn, krijg je een foutmelding. 5. Zet het dossier op definitief. Invulwijzer 1Loket-Module OnderwijsTransparant Koers VO, 9 juni /6

6 6. Zodra de Adviescommissie Beoordeling Toelaatbaarheid (ABT) de aanvraag heeft ontvangen, krijgen school en ouders een ontvangstbevestiging toegestuurd. 7. Indien er hierna nog aanvullende vragen zijn over de aanvraag zal (het secretariaat van) de ABT contact met u opnemen. U kunt dan eventuele aanvullende informatie toevoegen aan de aanvraag in de 1Loket-module. De volledige procedures zijn te vinden op de website van Koers VO. In de reguliere procedure wordt gesproken over het downloaden van de website van Koers VO of het toesturen van stukken naar de ABT. Dit is uiteraard bij het digitaal aanvragen van een TLV niet van toepassing. Vanaf 1 augustus 2015, wanneer alle aanvragen digitaal gedaan worden, zullen de procedures herzien worden. Tot slot: wat van essentieel belang is voor een kwalitatief goede aanvraag is dat het geheel een consistent verhaal vormt. Zorg dat je gedachteproces navolgbaar is. De ABT moet meegenomen worden waarom vso (nog steeds) de juiste plek is voor de leerling. Het in uitvoering nemen van de afgegeven TLV Wanneer er een TLV is afgegeven, dient er te worden aangegeven welke vso-school de uitvoerder is. Dit kan gedaan worden door het samenwerkingsverband of door de school die de TLV heeft aangevraagd. Wanneer bekend is welke vso-school de TLV in uitvoering neemt, kan deze vsoschool het digitale dossier vanuit de 1Loket-Module overgedragen krijgen. De vso-school vult de starten einddatum in en dient tussentijds te evalueren. Op pagina 36 en 37 van de handleiding (1Loket- Module, rol: VO-school) staat verder uitgelegd hoe dit in zijn werk gaat. Over het in uitvoering nemen van de afgegeven TLV zal later nog een uitgebreidere uitleg komen, specifiek voor de vso-scholen van Koers VO. Wanneer je hulp nodig hebt Allereerst is er bij een aanvraag door een vo-school natuurlijk de Koersconsulent, die als het goed is al meegekeken heeft bij de inhoudelijke aanvraag. Voor technische vragen en inhoudelijke vragen die je niet bij de Koersconsulent (die verbonden is aan je school) kwijt kunt, kun je contact opnemen met: Helpdesk 1 Loket: koersvo@othelpdesk.nl Veel succes!! Invulwijzer 1Loket-Module OnderwijsTransparant Koers VO, 9 juni /6