Beste Werkwijze: Factureren

Transcriptie

1 Beste Werkwijze: Factureren De facturen worden gemaakt aan de hand van de door de klant getekende afleverbonnen of dmv een handtekening op de terminal OISDolphin. De afgeleverde goederen worden op de dag zelf of de dag na levering gefactureerd. Afleverbonnen dienen eerst in gescand te worden. Let op! als er een opmerking op een afleverbon staat dient dit afgewerkt te worden, als dit gedaan is zet dan een krul en je initiale bij de tekst op de bon zodat je administratieve collega s zeker weten dat het afgewerkt is! (zie werkinstructie scannen afleverbonnen). De handterminal wordt door de chauffeurs gesynchroniseerd met de SWM database. Ga naar OIS. Neem alle afleverbonnen vluchtig door dat alle opmerkingen ook verwerkt zijn in OIS door het magazijn. (eigenlijk niet nodig maar dubbele check) Let goed op bij bonnen geleverd via de transporteur dat je de verzendkosten via een orderregel toevoegd. Een melding op de terminal blokkeert automatisch het facturatie proces en handmatig ingrijpen en beoordelen is dan gewenst. Factuurstatus staat dan op OISDolphin en in het interne opmerking vakje staat een reden. Berg de afleveringsbonnen vervolgens in de verzameldoos. (balie voordeur) Ga naar financieel Ga naar factureren

2 Je kunt kiezen voor Alle debiteuren of kies voor Franchise en begin dan met Schwartzmans en klik op open verkoop orders tonen Werk het gehele facturatieproces af tot en met digitale facturering voor Schwartzmans en begin vervolgens van vooraf aan met de overige franchisenemers. Na facturatie franchise eerst Franchise doorboeken in het menu Financieel in OIS Alle afleverbonnen/handterminal orders die in gescand/verwerkt zijn verschijnen nu in beeld. Controleer of alle orders geen of het eerste vinkje gevuld hebben. Let op! Soms staat er een vinkje bij einde week of einde maand maar is de order niet automatisch van uitgestelde factuurdatum voorzien. (dit ontstaat bij handmatige orderafwerking). Gelieve dan de datum van as vrijdag of de laatste dag van de maand in te vullen op de order Geen vinkjes betekent dat de klant gerust meerdere uitgeleverde orders per factuur wil die sinds de laatste factuur geleverd zijn. Vinkje meest links betekent dat de klant op elke factuur maar 1 order wil hebben. Het middelste vinkje betekend dat de klant op vrijdag in totaalfactuur wil krijgen van afgelopen week. Het meest rechtse vinkje betekent dat de klant op de laatste dag van de maand 1 factuur wil hebben van alle leveringen van afgelopen maand. Mocht je meer willen weten omtrent de klant kun je kiezen voor de snelkoppeling achter de klant naam klant te vinden zijn. je komt nu op de relatiekaart waar alle instellingen met deze Door achter op de regel op het vierkantje te klikken, kun je de order nog in zien. Controleer altijd de regels waar een negatief bedrag staat en waar bedrag 0,- staat. Hierna klik je op controleer verkooporders.

3 Nu verschijnt bovenstaande tekst in beeld. Klik nu op ok. Klik nu dus wederom op controleer verkooporders. De computer kan bij het controleren van de verkooporders bovenstaande vraag stellen. Controleer de prijs door naar de order te gaan via het vierkantje achteraan de regel. Als je in de order staat klik je wederom achter de order regel op het vierkantje. Je komt nu in het artikeloverzicht en kunt de prijs controleren en de verkoopregel evt aanpassen. Sluit deze pagina weer af en klik op refresh, klik nu nogmaals op controleer verkooporders. Bovenstaande vraag verschijnt weer in beeld. Klik nu op ja of nee. Als alle orders gecontroleerd zijn, geeft de computer bovenstaande aan. Klik op ok. De computer laat nu zien dat de order(s) gecontroleerd zijn. Klik nu op factureer. Klik nu op ok. Facturen worden nu uitgeprint. De meeste facturen worden digitaal verstuurd, er zullen er nog enkele op brief papier Schwartzmans uitkomen, deze klanten willen geen digitale factuur. Loop de originele facturen nog even door en splits de enkele facturen met facturen die uit meerdere pagina s bestaan. Let op! Hill s Pet geen papieren of digitale factuur maar Online in systeem zetten.

4 Klanten die einde week of einde maand facturatie hebben, worden door de computer automatisch, tijdens het invoeren van de order al op de juiste uitgestelde factuur datum gezet. Deze orders kom je dan met factureren aan het eind van de week of aan het eind van de maand tegen. Na facturatie franchise eerst Franchise doorboeken in het menu Financieel in OIS Als een debiteur op uitgesteld factureren staat maar er is toch een order die bij order invoer niet uitgesteld is dan volgt de volgende waarschuwing. Je kunt ook facturen controleren voordat het einde van de maand is, dit om de werkdruk op de laatste dag van de maand te verbeteren. Ga naar factureren in het tabblad financieel Kies Alle debiteuren Klik op de knop Open verkooporders tonen Kies in het volgende scherm om het vinkje Uitgestelde orders tonen aan te zetten.

5 Je ziet nu in 1 oogopslag of de uitgestelde datum gezet is, aan de 3 vakjes ervoor zie je of er een afspraak is om einde week of einde maand te factureren, in dit geval niet dus hoef je geen datum te zetten factuur komt er bij de eerst volgende facturering altijd uit. Middelste vinkje aan is einde week en het meest rechtse vakje is einde maand, in bovenstaand voorbeeld goed te zien door het ingevulde veld datum 31- aug-15. In de kolom verplicht veld ontbreekt kun je zien of de orderbon niet volledig volgens afspraak ingevuld is. In het rood komt dan een 3 letterige waarschuwing in beeld. prj dit betekent dat het project niet ingevuld is. Zo kan ook ref en fakgrp als melding in beeld komen, de referentie en de factuurgroep zijn dan niet ingevuld. Op de Relatiekaart in OIS is dit in te stellen op het tabblad Fakturen Een andere manier om vooraf orders te controleren Ga naar factureren in het tabblad financieel Kies een debiteur

6 Klik op de knop Open verkoop orders tonen Vink bovenaan het scherm het vakje Uitgestelde orders tonen aan De uitgestelde orders van deze klant komen nu in beeld en je kunt de uitsteldatum veranderen door de nieuwe datum in te vullen in het blauwe vakje en vervolgens op de knop Alle regels aanpassen te klikken. Nu kun je de orders controleren en factureren op die datum. Een proforma staat achteraan de te factureren orders. Hiermee bekijk je de maandfactuur en controleert of alle projectnummers en referenties ingevuld zijn. Aan het einde van dit document zie je voor welke klanten dit geld. Ga na het factureren van Schwartzmans eerst de facturen digitaal versturen voordat je het facturatie proces start voor BemuPlus, Omnimar, HIG en SMO dit geeft overzicht bij het verzenden van de digitale facturen omdat er geen facturen van de verschillende franchise door elkaar staan. Goed op letten! bij HIG en SMO dien je hun klanten ook op einde week factureren te zetten anders gaat het fout! Tot slot dien je factureren en afleveringsbonnen op de juiste manier op te bergen. - Omnimar facturen worden naar Omnimar g d en die draait ze zelf uit en doet ze op de post, wij bewaren geen kopieën van deze facturen. - HIG gele afleverbonnen in de doos bij de SWM afleverbonnen Witte HIG bonnen gaan in een envelop naar Jos Hofkens HIG in de route Faktureren doet HIG zelf. - BemuPlus factureert zelf Afleveringsbonnen in map bij de dames van de administratie. Postzegels in een BMP order noteren met de naam van de klant of het ordernummer. - IZI factureert zelf Als je de orders van de Franchise gefactureerd hebt kun je deze doorboeken naar hun administraties. OIS naar het hoofdtablad Financieel en Franchise doorboeken kiezen. Doorboeken verkooporders:

7 -Elke dag om 23.00u s avonds boekt het systeem automatisch alle verkooporders door naar het boekhoudprogramma VHAS. -Wel wordt elke dag gecontroleerd of alle orders ook daadwerkelijke doorgeboekt zijn. -Ga naar financieel -Ga naar verkooporder mutatieverslag -Kijk of de lijst leeg is. -Mochten er orders blijven staan dan dient men deze bij de artikelen te controleren. -Ga naar logistiek -Ga naar artikelen -Ga naar onderhoud -Vaak staat bij een artikel de AEG code niet ingevuld. Dit dient STD te zijn. -Of er staat een nulbedrag bij de Bruto prijs. -Als dit gecontroleerd is, sluit je artikelen af. -Klik op mutatieverslag naar financieel.

8 -Wacht tot alles is doorgeboekt. Als het veld leeg is kan men dit afsluiten. Bij deze klanten controleren we via de Proforma knop of de projectnummers altijd netjes ingevuld zijn alvorens er gefactureerd wordt. (reparatie machines of huur zijn vaak niet voorzien van juist projectnummer, referentienummer en de factuurgroep) Kentalis: Klantproject, Vaste Klant referentie Schakelring: Klantproject, Vaste Klant referentie, Factuurgroep Sovak: Klantproject, Vaste Klant referentie Vivent: Klantproject, Vaste Klant referentie Maasduinen: Klantproject, Vaste Klant referentie, Factuurgroep (Maasduinen controleert art-code!: web artikelhistorie kenmerk (leeg) artikelkaart openen code invoeren en opslaan. Zie onderstaande knip afbeelding) Gemeente Waalwijk: Klantproject, Vaste Klant referentie Xenos: Klantproject, Klant referentie (Referentie vermelden maar het is geen Vaste!) Maasduinen Kenmerk op artikel controle