Impactanalyse RNI. Versie 1.0

Transcriptie

1 Impactanalyse RNI Versie 1.0

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Managementsamenvatting Inleiding Aanleiding en doelstelling Vraagstelling impactanalyse Aanpak impactanalyse Over de registratie niet ingezetenen (RNI) De RNI in vogelvlucht Verschil tussen loketgemeenten en alle gemeenten Inwerkingtreding RNI Thema s impactanalyse RNI Algemene thema s Loketgemeenten Alle gemeenten Indicatie implementeerbaarheid en haalbaarheid Resultaatverplichting Indicatie grootschalige implementeerbaarheid Indicatie haalbaarheid Resultaatverplichting Bijlage 1: betrokken organisaties/ personen Bijlage 2: Acties

3 Managementsamenvatting De RNI is de Registratie Niet-Ingezetenen. Niet-ingezetenen zijn mensen die niet in Nederland wonen, maar wel een relatie met de Nederlandse overheid hebben. Achttien loketgemeenten gaan zorgdragen voor de eerste inschrijving van personen in de RNI. Daarnaast krijgen alle gemeenten te maken met de invoering van de RNI. Het leidt tot andere procedures en andere omgang met niet-ingezetenen en met personen die van status veranderen (van ingezetenen een nietingezetenen worden of vice versa). De beoogde invoering van de RNI is per 11 februari Het onderwerp van deze impactanalyse is de implementeerbaarheid van de RNI en de haalbaarheid van de resultaatverplichting. De resultaatverplichting betreft: 10: BRP Alle gemeenten sluiten aan in het kader van de wettelijke plicht hiervoor. En 14: Alle basisregistraties - Alle gemeenten voldoen aan de wettelijke plicht om de basisregistraties te gebruiken als enige bron van de hierin opgenomen authentieke gegevens en vragen deze niet opnieuw uit. De impactanalyse is uitgevoerd door middel van interviews met relevante stakeholders. Een begeleidingscommissie met brede vertegenwoordiging heeft actief meegewerkt en toegezien op (de resultaten van) de werkzaamheden. Thema s impactanalyse Met de Begeleidingscommissie is een aantal relevante thema s vastgesteld. De thema s zijn onderverdeeld in drie categorieën, namelijk 1) algemeen, 2) thema s specifiek voor loketgemeenten, 3) thema s voor alle gemeenten. Ad1: Ad2: Op het gebied van planning en afhankelijkheden zien we dat de planning krap is. Veel zaken zijn op papier beschikbaar, maar moeten in de praktijk nog uitgewerkt worden. Daarnaast is het wetgevingstraject nog niet afgerond. Waar het de communicatie over RNI betreft, is het van belang dat met name naar nietloketgemeenten tijdig gecommuniceerd wordt over wat van hen verwacht wordt. De inschrijfvoorziening maakt geen gebruik van de StUF-standaard, het berichtenverkeer naar gemeenten zal verlopen via de GBA-V. Het feit dat er geen nieuwe berichtstroom op gang komt die niet aan de standaard voldoet, maakt dat dit op dit moment geen problemen of desinvesteringen voor gemeenten oplevert. Voor het inrichten van het loket worden nog POC s (Proof of Concept) gehouden ter verificatie of de voorgestelde technische oplossing werkbaar is voor de gemeenten. Deze POC s zijn nog niet gestart. Er is geen scenario bekend hoe te handelen indien de POC niet tot een positieve uitkomst leidt. Dit betreft een risico voor implementatie. Over de processen voor het inschrijven van niet-ingezetenen in de RNI zijn werkafspraken gemaakt, die vastgelegd zijn in een convenant. 1 Bij uitvoering van de impactanalyse betrof de beoogde invoeringsdatum 26 november Per juni is bekend geworden dat de invoeringsdatum 11 februari 2013 is geworden. Hier is de rapportage nog op aangepast. 3

4 Ad3: Op het gebied van personeel en lasten is het met name zaak duidelijke afspraken te maken over het tijdstip van overname van de medewerkers van de Belastingdienst, inclusief waar het financiële risico ligt bij uitstel van de invoering van de RNI. Over de zin en onzin van de registratie van het eerste verblijfsadres bestaat discussie. Dit zal echter geen showstoppers opleveren. De projectwerkzaamheden ten behoeve van de initiële vulling zijn in kaart gebracht en dienen gecommuniceerd te worden naar alle gemeenten. Op het gebied van de nieuwe werkwijze voor alle gemeenten is voor een groot deel van de werkzaamheden in kaart gebracht wat er verandert voor gemeenten. Er bestaat nog een aantal uitzoekpunten, met name rondom het binnengemeentelijk gebruik en het door alle gemeenten te verschaffen inzagerecht. Conclusie t.a.v. implementeerbaarheid Uit de Impactanalyse zijn tot op heden geen onoverkomelijke belemmeringen naar voren gekomen die (grootschalige) implementatie zouden verhinderen. Wel zijn enkele randvoorwaarden benoemd voor succesvolle (grootschalige) implementatie: mits de geadviseerde acties tijdig en effectief worden uitgevoerd is RNI naar onze mening implementeerbaar. Genoemde randvoorwaarden betreffen ondermeer voor de loketgemeenten een positief resultaat van de uit te voeren POC s. Voor alle gemeenten is het van belang dat een oplossing wordt geboden voor het verstrekken van uittreksels, dat inzicht wordt gegeven in de effecten die de RNI heeft op andere binnengemeentelijke processen en afdelingen en dat tijdige en heldere communicatie plaatsvindt. Conclusie t.a.v. behalen resultaatverplichting De verplichting om aan te sluiten lijkt tijdig gehaald te kunnen worden. Mits aan de randvoorwaarden wordt voldaan (waaronder positieve en tijdige POC uitkomsten voor loketgemeenten, maar ook een tijdige afronding van het wetgevingstraject) is aangegeven dat gemeenten aan deze resultaatverplichting kunnen voldoen. Ten aanzien van de verplichting tot binnengemeentelijk gebruik dient eerst uitgezocht te worden welke binnengemeentelijk afnemers nu contacten hebben met niet-ingezetenen, die zij straks via de RNI binnenkrijgen. Uitgezocht moet worden welke binnengemeentelijke afnemers (processen / diensten) dit betreft aangezien dit nog niet in beeld is. Pas als hier meer zicht op is, kan aangegeven worden of binnengemeentelijke afnemers ook tijdig kunnen voorzien in het gebruik van de gegevens uit de RNI. Vervolg Naar aanleiding van de uitgevoerde impactanalyse zijn diverse acties benoemd. Vanuit het vervolg van de impactanalyse wordt hier nadere invulling aan gegeven opdat de randvoorwaarden voor succesvolle en tijdige implementatie geschapen worden. 4

5 1. Inleiding De Registratie Niet-Ingezetenen (RNI) is een nieuwe basisregistratie die opgezet wordt. Het is een aanvulling op de GBA (Gemeentelijke Basisadministratie). In de GBA zijn personen opgenomen die in Nederland woonachtig zijn (ingezetenen zijn). In de RNI worden mensen opgenomen die nietingezetenen zijn, maar wel een relatie hebben met de Nederlandse overheid. De RNI is onderdeel van de nieuwe Wet basisregistratie personen (wet BRP). Een ander onderdeel hiervan is de modernisering van de huidige GBA (mgba). Alle Nederlandse gemeenten krijgen te maken met de RNI. Voor meer informatie over de stand van zaken rondom de RNI verwijzen we de lezer door naar het volgende hoofdstuk. In deze impactanalyse wordt gekeken naar de impact die de implementatie van de RNI heeft op gemeenten en of de gestelde resultaatsverplichting haalbaar is. Dit inleidende hoofdstuk behandelt de aanleiding en doelstelling, de gehanteerde vraagstelling en scope, en de gevolgde aanpak Aanleiding en doelstelling Om invulling te kunnen geven aan de overheidsbrede visie op dienstverlening is implementatie van de NUP-bouwstenen noodzakelijk. In de Overheidsbrede implementatieagenda voor dienstverlening en e-overheid (i-nup) is een aantal Resultaatverplichtingen uitgewerkt. Met vaststelling van het i-nup hebben gemeenten afgesproken om aan de resultaatsverplichtingen te voldoen. De RNI wordt geraakt door twee resultaatsverplichtingen: 10: BRP Alle gemeenten sluiten aan in het kader van de wettelijke plicht hiervoor. En 14: Alle basisregistraties - Alle gemeenten voldoen aan de wettelijke plicht om de basisregistraties te gebruiken als enige bron van de hierin opgenomen authentieke gegevens en vragen deze niet opnieuw uit. Ten aanzien van de eerst genoemde resultaatsverplichting geldt dat RNI een deel is van de nieuwe wet BRP. In het kader van de generieke ondersteuning bij de implementatie van het i-nup is voor gemeenten Operatie NUP ingericht. Onderstaande afbeelding geeft dit schematisch weer. 5

6 Operatie NUP in context 1 Binnen Operatie NUP maken we impactanalyses van de NUP-bouwstenen. Een analyse van de bouwsteen leidt tot conclusies over de implementeerbaarheid en de haalbaarheid van de resultaatverplichtingen. Door een overzicht van de conclusies en bijbehorende acties te geven, biedt een impactanalyse een overzicht van wat nodig is om een succesvolle implementatie in het gemeentelijk domein te bewerkstelligen. Daarbij wordt niet alleen aangegeven wat de impact op de gemeente is, maar in het bijzonder ook wat er generiek nog ingeregeld moet worden, welke acties Operatie NUP, KING, VNG, het bouwsteenprogramma of andere stakeholders zouden moeten oppakken. Het is belangrijk vast te stellen dat een impactanalyse zelf niet een handreiking voor gemeenten is. Het document impactanalyse biedt de start voor de ontwikkeling van wat nog nodig is! 1.2. Vraagstelling impactanalyse De centrale vraag voor de impactanalyses is: Welke bestuurlijke, organisatorische of infrastructurele maatregelen zijn vanuit gemeenteperspectief wenselijk of noodzakelijk om aan de Resultaatverplichtingen uit i-nup te kunnen voldoen? Voor de impactanalyse RNI wordt een antwoord geformuleerd op onderstaandee vragen: Geef een oordeel over de implementeerbaarheid van RNI in het gemeentelijk domein. Focus daarbij op de belangrijkste kritische succesfactoren en showstoppers Geef aan onder invulling van welke randvoorwaarden het mogelijk is de resultaatverplichting voor RNI uit het i-nup in te vullen Geef daarbij aanbevelingen over de wijze waarop de gestelde randvoorwaarden ingevuld kunnen worden Vertaal deze aanbevelingen in concrete acties, plaats waar mogelijk deze in de tijd, wijs een actiehouder aan en valideer/verifieer de actie met de actiehouder Neem in zowel analyse als aanbevelingen de rol van de belangrijkste stakeholders nadrukkelijk mee 6

7 1.3. Aanpak impactanalyse Om te komen tot deze impactanalyse zijn in de afgelopen periode een aantal bevindingen uit de impactindicatie (tussenrapportage) nader onderzocht, getoetst en uitgediept. Verdieping, draagvlak en representativiteit zijn daarbij belangrijke aandachtspunten. Hiervoor is gezorgd door een representatieve samenstelling van de begeleidingscommissie, het organiseren van een interne uitvraag en het houden van sessies met vertegenwoordigers van gemeenten. De volgende activiteiten zijn uitgevoerd: Verzamelen beschikbare relevante documentatie Workshops tijdens congres NUP live Gesprekken met Programmabureau RNI, NVVB en VNG om kader en richting van de impactanalyse te bepalen Interviews met relevante stakeholders, waaronder gemeenten, NvvB, programma Operatie BRP, leveranciers en overige relevante stakeholders Samenstellen begeleidingscommissie met relevante stakeholders Destilleren van de belangrijkste thema s, kritische succesfactoren en showstoppers Toetsen van bovenstaande in een bijeenkomst van de Begeleidingscommissie Opstellen Impactindicatie en afstemmen met Begeleidingscommissie Toetsen bevindingen bij enkele andere gemeenten (aangedragen door VNG en ICTU) Uitwerken feitelijke bevindingen en conclusies Opstellen concept impactanalyse en afstemmen intern (KING), afstemmen met VNG Afstemmen concept met begeleidingscommissie Verwerken resultaten begeleidingscommissie Eerste afstemming acties met stakeholders Opstellen laatste concept impactanalyse en afstemmen met VNG Opleveren impactanalyse 7

8 2. Over de registratie niet ingezetenen (RNI) In dit hoofdstuk is een korte beschrijving van de RNI opgenomen. Hierbij wordt de relatie met de GBA en de BRP (Basisregistratie Personen) toegelicht. Tevens wordt een belangrijk onderscheid toegelicht tussen de achttien loketgemeenten en de niet-loketgemeenten. Tot slot wordt ingegaan op de inwerkingtreding van de RNI De RNI in vogelvlucht De RNI is de Registratie Niet-Ingezetenen. Niet-ingezetenen zijn mensen die niet in Nederland wonen maar wel een relatie met de Nederlandse overheid hebben. Iemand die voor een periode van vier maanden of langer in Nederland woont, wordt ingeschreven in de GBA. Dit noemen we ingezetenen. Naast ingezetenen zijn er niet-ingezetenen. Dit zijn personen die niet of korter dan vier maanden in Nederland verblijven. Zij worden niet in de GBA ingeschreven. Niet-ingezetenen kunnen een relatie hebben met Nederlandse overheidsinstellingen. Bijvoorbeeld mensen die tijdelijk in Nederland werken. Of mensen die in Nederland hebben gewoond en nu in het buitenland pensioen genieten. Overheidsinstellingen houden nu elk hun eigen registratie bij van niet-ingezetenen met wie zij te maken hebben. In de RNI wordt straks een beperkte set persoonsgegevens centraal en op dezelfde manier vastgelegd. De RNI is onderdeel van de nieuwe Wet basisregistratie personen. Een ander onderdeel hiervan is de modernisering van de huidige GBA (mgba). Het RNI is een centraal systeem, onderhouden en beheerd door het Agentschap BPR (onderdeel van het ministerie van BZK). Ondersteuning bij de totstandkoming wordt geboden door het programmabureau RNI (onderdeel van ICTU), dat zich in opdracht van BZK bezighoudt met het voorbereiden en realiseren van de RNI: het ontwerp en de bouw van het RNI-systeem, inclusief de bijbehorende processen en aansluiting op de GBA; de bemensing van de RNI-loketten bij achttien gemeenten; de aansluiting van de deelnemende partijen Belastingdienst, UWV, SVB en CVZ op de RNI; plannen, afstemmen, communiceren met alle partijen die met de RNI te maken krijgen. Vóór de invoering van de RNI wordt het Logisch Ontwerp GBA op een aantal punten aangepast naar versie LO 3.8. Twee daarvan zijn met name voor gemeenten interessant. In de nieuwe situatie nemen gemeenten het initiatief voor het verhuizen van de persoonslijst naar de RNI na een emigratie. Hiervoor komt een nieuwe berichtencyclus: Rb01 > Rv01 > Null. Bij een immigratie van een persoon die in de RNI ingeschreven staat, ontvangt de gemeente een persoonslijst die is opgeschort met reden R. Omdat de RNI slechts een deel van de GBA-gegevens bijhoudt en er zelfs over dat deel geen garantie van actualiteit kan worden gegeven, moet de gemeente bij ontvangst van de RNI-persoonslijst de gegevens opnieuw vaststellen. 2 De beoogde invoeringsdatum voor de RNI is 11 februari Onderstaand plaatje schetst de architectuur van het RNI-systeem

9 2.2. Verschil tussen loketgemeenten en alle gemeenten De impact op gemeenten is onder te verdelen in twee groepen, waartussen bij onderscheid wordt gemaakt: de impactanalyse 1. Loketgemeenten: achttien gemeenten vormen een zogenaamd RNI-loket waar met behulp van de inschrijfvoorziening RNI een eerste inschrijving kan plaatsvinden. Vanuit het programma RNI zijn intensieve contacten met de loketgemeenten. De achttien loketgemeenten verrichten hun werkzaamheden namens de Minister van BZK. Zij ontvangen daarvoor een vergoeding. De onderlinge afspraken worden vastgelegd in een convenant. 2. Alle gemeenten: hebben te maken met andere werkwijze ten aanzien van niet-ingezetenen en ingezetenen die niet-ingezetenen worden. Bovenstaand plaatje biedt een overzicht van de verschillende loketgemeenten. 9

10 2.3. Inwerkingtreding RNI Volgens planning gaat de RNI op 11 februari live. De database wordt vanaf dan gevuld. Ten behoeve van de initiële vulling moeten gemeenten al hun met reden E(migratie) en M(inisterieel besluit) opgeschorte PL-en opsturen naar de RNI. Dit doen ze op of rond 11 februari Deze gegevens worden gecombineerd met de aangeleverde gegevens van Belastingdienst, UWV, CvZ en SVB. Op basis van de recentheid van de gegevens wordt gekozen wie het leidende adres heeft. De overige gegevens worden echter niet weggegooid. De initiële vulling wordt nu al een keer of drie getest. Op basis van de uitval daar werken instanties al aan hun gegevenskwaliteit. De relevante onderdelen voor gemeenten worden door het programma RNI als volgt opgesomd: Eerste stap (Niet-RNI): invoering GBA-V Full Service Tweede stap: inwerkingtreding LO 3.8 Mogelijke aanpassing autorisatie van (GABA-)afnemers Initiële vulling: PL-en van geëmigreerden verhuizen naar de RNI Documentindicaties Nieuwe berichtcyclus: Rb01 Rv01 Null Nieuwe berichtcyclus: Ji01 Jb01 Jv01 Null RNI-deel-PL opnieuw vaststellen bij immigratie vanuit RNI Uitbreiding van de A-nummervoorraad Nieuwe RNI-groepen en rubrieken o 71 Verificatie o 88 RNI-deelnemer Nieuwe opschortingscode 'R': PL aangelegd in de RNI 10

11 3. Thema s impactanalyse RNI Dit hoofdstuk beschrijft de belangrijkste thema s die met de Begeleidingscommissie vastgesteld zijn. Deze zijn in drie stukken opgedeeld: 1) Algemene thema s, 2) Loketgemeenten en 3) Alle gemeenten Algemene thema s Planning en afhankelijkheden De planning gaat uit van invoering van de RNI per 11 februari Deze planning is nog afhankelijk van het aannemen van de wet. Eind maart is de wet aangeboden aan de Tweede Kamer. De oorspronkelijk beoogde datum betrof 26 november In juni 2012 is aangegeven dat die datum niet behaald wordt als gevolg van vertraging in het wetgevingsproces. Vanuit de afhankelijkheid van de mgba zijn geen risico s voorzien. Omgekeerd is dat wel het geval. Indien RNI vertraagt, kunnen de ketentests die in april 2013 voor de RNI zijn voorzien mogelijk vertragen. De vertraging in de ketentests kan vervolgens tot vertraging bij mgba leiden, omdat deze tests gebruikt worden ten aanzien van verdere implementatie mgba. Voor wat betreft de inrichting van de loketten door gemeenten en het tekenen van de convenanten wordt geen (verdere) vertraging verwacht. Het uitstel van de POC s (Proof of Concepts) van de inschrijfvoorziening (zie paragraaf 3.2.1) kan mogelijk wel tot vertraging leiden. De nu beschikbare periode voor implementatie is niet heel ruim, maar kan zonder tegenslag haalbaar zijn. Een aantal mijlpalen uit het implementatieplan is echter al gaan schuiven (onder andere POC s, ondertekenen convenanten, uitrol GBA-V). De aan ATOS gegunde bouw van het RNI-systeem is zeer strak ingepland, zonder ruimte voor tegenslag of uitloop. Veel zaken zijn op papier beschikbaar, maar moeten in de praktijk nog uitgewerkt worden (bijvoorbeeld (aanbesteding van) de te gebruiken hardware binnen de RNI-loketten) of ontwikkeld (het RNI-systeem wordt momenteel nog gebouwd, opleidingen nog ontwikkeld). Daarnaast zijn er de afhankelijkheid van de tijdige implementatie van GBA-V full service. De uitrol van de GBA-V Full Service was gepland op 1 oktober Dit is nu gepland op 20 november In de stuurgroep RNI van 5 april 2012 lag een notitie van het programmabureau voor, waarin de risico s van vertraging besproken worden. Voor gemeenten lijkt vertraging weinig negatieve consequenties te hebben. Bij uitstel is meer tijd beschikbaar voor implementatie. Wel is van belang dat gemeenten tijdig weten waar ze aan toe zijn en wanneer ze welke actie moeten ondernemen. Voorgestelde actie: 1. Monitor de risico s en afhankelijkheden en communiceer tijdig over mogelijke gevolgen Communicatie Communicatieactiviteiten hebben tot op heden met name in het teken van de RNI-loketten gestaan. Daar is nauw contact mee en wordt regelmatig (eens per drie maanden) een sessie georganiseerd waarbij de stand van zaken en doorontwikkeling besproken wordt. Deelonderwerpen zijn uitgewerkt in werkgroepen die vaker bij elkaar kwamen. Met name voor alle andere gemeenten geldt dat er nog weinig bekend is over de gevolgen van de RNI voor hen. Deze communicatie wordt volgens planning vanaf april 2012 opgepakt door het programmabureau RNI. Hiervoor is een communicatieplan beschikbaar. Het voornemen is zoveel 11

12 mogelijk aan te sluiten bij de activiteiten die rondom mgba georganiseerd worden. Het RNIverhaal wordt verteld op de regiobijeenkomsten BRP (tijdens de regionale VIAG-bijeenkomsten), NVVB-congres, NUP-congres, interview in Burgerzaken en Recht van april Er komt waarschijnlijk ook wel iets van een handreiking, maar onduidelijk is nog wanneer. Een overzicht op schrift is wel wenselijk voor gemeenten die niet bij genoemde bijeenkomsten aanwezig zijn, of om verder binnen de gemeente te kunnen verspreiden. Naast de afdeling Publiekszaken dienen immers ook andere afdelingen binnen de gemeente geïnformeerd te worden over de komst van de RNI. Gemeenten in de Begeleidingscommissie geven aan dat het belangrijk is met name naar de nietloketgemeenten zo snel mogelijk te communiceren over wat van hen verwacht wordt. Zij kunnen dan de werkzaamheden zoals het verwerken van documentindicaties inplannen voor de rustiger periodes. Een andere belangrijke doelgroep om te informeren over de komst van de RNI zijn werkgevers die niet-ingezetenen in dienst hebben. Voorgestelde acties: 2. Maak in de communicatie naar gemeenten zo concreet mogelijk wat van hen verwacht wordt, zowel in aanloop naar 26 november als daarna. 3. Draag ook zorg voor communicatie op schrift (of een vergelijkbaar medium), die het vertellen van het RNI-verhaal binnen de gemeente faciliteert. 4. Borg dat communicatie over RNI richting werkgevers plaatsvindt Architectuur en standaarden Bij de bouw van het RNI-systeem is onder tijdsdruk gekozen af te wijken van de StUF-standaard. In de communicatie tussen de ABO s 3 en het Centrale Systeem wordt geen gebruik gemaakt van StUF (dit betreft ook geen gemeentelijk berichtenverkeer). Er wordt gebruik gemaakt van een XML-koppeling. De RNI-gegevens komen via indirecte wegen uiteindelijk op twee concrete manieren de gemeenten binnen: 1. Via de GBA-V 2. Via een centraal knooppunt van het GBA-netwerk Over het gebruik van open standaarden tussen Basisregistraties en gemeenten zijn reeds in 2008 bestuurlijke afspraken door het College Standaardisatie gemaakt. Daarbij is het gebruik van StUF voorgeschreven in de gegevensuitwisseling tussen basisregistraties en gemeenten. Op beide bovengenoemde koppelvlakken moet dus de StUF-standaard gehanteerd worden. Dat is nu niet het geval. Er is geen direct berichtenverkeer tussen het RNI-systeem en afnemende gemeenten. Gemeenten gebruiken de GBA-V en het GBA-netwerk voor het binnengemeentelijk gebruik van RNI-gegevens. Gezien het feit dat gemeenten reeds gebruikmaken van beide koppelvlakken, leidt de invoering van de RNI voor hen nu niet tot extra investeringen in een niet-stuf-standaard. Dit uiteraard wel onder de voorwaarde dat het RNI-berichtenverkeer ook migreert wanneer het GBA-berichtenverkeer migreert naar de StUF-standaard. 3 Aangewezen Bestuursorganen. Deze bestuursorganen zijn op grond van de wet aangewezen een bijzondere rol te hebben in de bijhouding van gegevens over niet-ingezetenen. Dit zijn de Belastingdienst, UWV, SVB en CVZ. 12

13 3.2. Loketgemeenten Inrichting loket Voor de exacte technische inrichting (hardware) van het loket zijn nog meerdere scenario s beschikbaar. De voorgestelde oplossing is in laboratoriumopstelling getest. Gepland was om in april 2012 te starten met een POC (Proof of Concept) binnen de gemeente Den Haag, om te bepalen of de voorgestelde technische oplossing werkt. Aansluitend zou een POC in Utrecht uitgevoerd worden. Eind mei 2012 was echter nog niet gestart met deze POC s. Op het moment van schrijven van deze impactanalyse bestond bij de geraadpleegde loketgemeenten onvrede met betrekking tot de voorgestelde technische oplossing. Het doel van de POC is met name het bewijzen dat de voorgestelde technische oplossing wel werkbaar is voor gemeenten. Als de loketgemeenten aangeven dat de oplossing voor hen niet werkbaar is, wordt het erg kort dag om tot een geteste, akkoord bevonden alternatieve oplossing te komen, gegeven de geplande invoeringsdatum. Daarnaast is ons geen fall back scenario bekend voor het geval de loketgemeenten onoverkomelijke bezwaren hebben met betrekking tot de voorgestelde oplossing. Aandachtspunt voor de gemeenten betreft de wens tot flexibiliteit: de gekozen oplossing moet mogelijk maken dat aan het loket ook andere handelingen verricht kunnen worden en dat bij piekmomenten ook andere loketten (balies) binnen de gemeente gebruikt kunnen worden om eerste inschrijvingen te kunnen doen. Nog onduidelijk is in hoeverre de nu voorgestelde oplossing hiertoe in staat is. Achtergrond van de problematiek ligt in de gedeelde verantwoordelijkheden: voor het RNI-loket is de minister van BZK verantwoordelijk, zo ook voor het gehele RNI-systeem. De loket-gemeenten voeren de taken namens de minister uit. Alle andere taken die de gemeenten bij dat loket willen uitvoeren, betreffen gemeentelijke taken (GBA, rijbewijzen, etc.). De verantwoordelijkheid van de minister leidt tot de wens vanuit het programmabureau tot goede beveiliging. Dit kan conflicteren met de door gemeenten gewenste flexibiliteit. Er is tevens discussie geweest of de inschrijfvoorziening de mogelijkheid tot inschrijven op locatie moet bieden. In plaats van dat de niet-ingezetene naar het loket van de gemeente moet, zou de gemeente inschrijvingen kunnen verzorgen op andere plaatsen dan aan het loket. Dit kan bijvoorbeeld plaatsvinden op locaties waar veel niet-ingezetenen verzameld zijn. De nietingezetene komt dan niet naar de gemeente toe, maar de gemeente komt naar de niet-ingezetene. Er is voor gekozen dit niet te doen. Met name vanuit de loketgemeente Groningen is verzocht ook een fysiek loket aan de Eemshaven te mogen maken. Dit omdat daar het overgrote deel van de eerste inschrijvingen uit de regio uit de Eemshaven vandaan zal komen. Bij wijze van uitzondering zal gewerkt worden aan een specifieke oplossing voor de Eemshaven. Voorgestelde acties: 5. Start op korte termijn de beide POC s om te kijken of de voorgestelde technische oplossing werkt. 6. Spreek met de loketgemeenten een proces af om te komen tot een definitieve keuze (inclusief fall back scenario), die past binnen het tijdspad naar de invoeringsdatum Processen De werkprocessen voor de eerste inschrijving lijken geen probleem te zijn voor de loketgemeenten. De werkafspraken tussen Rijk en de loketgemeenten worden vastgelegd in een convenant. Met de NVVB zijn afspraken gemaakt over opleidingen. De reguliere burgerzaken opleidingen zullen vanaf september 2012 ook een stukje RNI bevatten. Voor de inschrijfgemeenten komt een aparte opleiding Personeel en lasten De Belastingdienst heeft op dit moment loketten waar fiscale nummers uitgedeeld worden aan nietingezetenen. Deze loketten sluiten met de komst van de RNI loketten bij de gemeenten. Afgesproken is dat (een deel van de) medewerkers van de Belastingdienst overgaan naar de 13

14 gemeenten. Hiertoe zijn specifieke afspraken gemaakt, waarbij de meeste loketgemeenten deze mensen zo breed mogelijk willen inzetten binnen hun balie werkzaamheden. Een aantal loketgemeenten geeft aan dat juist de overname van personeel van de Belastingdienst momenteel gevoelig ligt. Terwijl gemeentelijk medewerkers de organisatie aan de ene kant (soms gedwongen) moeten verlaten vanwege bezuinigingen, stromen er aan de andere kant nieuwe medewerkers van de Belastingdienst in. Deze overname is echter onderdeel van de afspraak. Als een gemeente ervoor kiest geen loketgemeente te worden, verandert dat niets aan mogelijke gedwongen ontslagen. Vraagstuk is nog op welk tijdstip de medewerkers overkomen. En met name wat de gevolgen zijn van uitstel van RNI. Wanneer de personen immers eerder overkomen dan de RNI van start gaat, levert dit extra kosten voor de gemeente op, waar geen inkomsten uit RNI-werkzaamheden tegenover staan. Ten aanzien van de lasten geldt tevens dat het aantal inschrijvingen nog ongewis is. Er wordt gerekend met een aanname, hierop baseren de gemeenten ook hun begroting en de benodigde capaciteit. Als het aantal inschrijvingen veel lager is, wordt dit verrekend (minder vergoeding van BZK aan de gemeente), maar zit de gemeente wel met al gemaakte kosten (i.v.m. inschatting van werkdruk zijn dan teveel personen ingeroosterd). Dit risico ligt bij de gemeente, maar onderstreept wel het belang van het flexibel kunnen inzetten van baliemedewerkers. Voorgestelde actie: 7. Maak met loketgemeenten op voorhand afspraken over waar het financiële risico van het overnemen van medewerkers van de Belastingdienst ligt bij uitstel van de RNI Eerste verblijfadres Het eerste verblijfadres wordt niet opgeslagen in de RNI. Vanuit een aantal gemeenten is hier wel vraag naar, met name voor het vormgeven en uitvoeren van gemeentelijk beleid (bestrijden woonfraude, in kaart brengen doorsluishuizen, opstellen risicoprofielen, etc.). Om tegemoet te komen aan de wens van een aantal gemeenten om toch het eerste verblijfsadres te registreren, zal dit gebeuren in een separaat systeem. Het ontwerp van de RNI laat slechts de registratie van één actueel adres toe. Dus als het woonadres in het buitenland als actueel adres is opgenomen, kan het eerste verblijfadres in Nederland niet ook als actueel adres worden opgenomen. Om die reden is het momenteel technisch onmogelijk de registratie ook in de RNI te laten plaatsvinden. Het voornemen is dat je als gemeenten periodiek of op verzoek een uitdraai kunt krijgen uit de RNI met mensen die zich binnen jouw gemeente hebben ingeschreven. Dit komt dan uit een afzonderlijke registratie. De situatie lijkt niet ideaal. Het is echter geen showstopper voor gemeenten. Door de geïnterviewde loketgemeenten wordt wel aangegeven dat het voorgestelde financiële verrekenmechanisme voor registratie van het eerste verblijfsadres onnodig complex lijkt. Voorgestelde actie: 8. Evalueer conform planning na een periode van een jaar de registratie van het eerste verblijfsadres. Maak ook het verrekenmechanisme onderdeel van deze evaluatie Alle gemeenten Projectwerkzaamheden Alle gemeenten dienen bij te dragen aan de initiële vulling van de RNI. Alle opgeschorte PL-en van geëmigreerden worden via het GBA-netwerk naar RNI gestuurd ten behoeve van de initiële vulling. Dit gebeurt op of rond 11 februari Daarnaast moeten de documenten die in huis zijn, behorend bij documentindicaties, opgestuurd worden naar het Agentschap BPR. Qua verwerking gaat het naar schatting slechts om twee procent 14

15 van de documentindicaties, omdat die voor reisdocumenten (90%) en overige gegevens (8%, huwelijk, kinderen, scheiding etc.) niet worden verwerkt in de RNI. Waarschijnlijk valt de impact van deze handeling erg mee, gemeenten moeten hier wel goed op gewezen worden. Tevens moet indien gemeenten uittreksels uit de RNI gaan verstrekken de legesverordening aangepast worden. Qua impact niet groot, maar een gemeente moet dit wel tijdig doen om te zorgen dat ze dit vanaf 11 februari 2013 kunnen doen. Daarnaast moeten gemeentelijke afdelingen, die mogelijk gebruikmaken van RNI-gegevens, geïnformeerd worden over het feit dat ze straks RNI-personen kunnen doorkrijgen of moeten opvragen Nieuwe werkwijze Voor alle gemeenten geldt dat er nieuwe werkwijzen komen voor het omgaan met mensen die van status veranderen (van ingeschreven naar niet-ingeschreven en vice versa). Bij uitschrijving uit de GBA wordt de PL nu nog opgeschort. Daarmee zijn ze nog wel te vinden in de eigen GBA applicatie. Met de komst van de RNI verplaatsen deze persoonslijsten naar de RNI. Daar kunnen ze via GBA-V opgevraagd worden. Bij een nieuwe inschrijving in de GBA dient de RNI-PL (indien beschikbaar) overgehaald te worden uit de RNI. Werkinstructies voor de (balie-) medewerkers hiertoe moet elke gemeente aanpassen. Tevens dient uitgezocht te worden welke binnengemeentelijk afnemers nu gebruik maken van opgeschorte PL-en. Deze betreffende afnemers kunnen hier straks namelijk geen gebruik meer van maken. Uitgezocht moet worden welke binnengemeentelijke afnemers (processen / diensten) dit betreft, aangezien dit nog niet in beeld is. Mogelijk moeten systemen aangepast worden. Dit moet ingeregeld worden. Zo moeten leveranciers van afnemende pakketten weten dat er straks een gemeente RNI bijkomt en dat eventueel geen adresgegevens worden verstrekt bij een RNIpersoon. Baliemedewerkers moeten verder weten dat zij niet-ingezetenen moeten doorverwijzen naar een RNI-loket. Het correctierecht voor burgers komt bij de loketgemeenten te liggen. Het inzagerecht heeft een burger bij iedere gemeente. De inzage kan echter alleen worden geven door gemeenten die over GBA-V beschikken. Aangegeven is dat niet elke gemeente beschikt over GBA-V. Als een gemeente dit nog niet heeft, kan deze gemeente straks geen uittreksels uit de RNI halen en daarmee niet voldoen aan het inzagerecht dat ingeschrevenen hebben. Met de komst van de BRP wordt dit opgelost, maar daartussen zit een tijdsspanne waarvoor nog geen oplossing voorhanden is. Inventarisatie van hoeveel gemeenten dit betreft en hoe dit opgelost kan worden is vereist. In het wetsvoorstel voor de BRP is plaatsonafhankelijk inzagerecht opgenomen. Dat houdt in dat elke gemeente in staat moet zijn een RNI-uittreksel te kunnen verstrekken. Na invoering van de BRP is dat mogelijk. Tot die tijd wordt als tussenoplossing voorzien dat de loketgemeenten via het RNI-systeem een uittreksel kunnen verschaffen. In het geval de RNI (zoals voorzien) eerder in werking treedt dan dat de BRP gereed is, wordt in de eerste periode niet voldaan aan het volledige plaatsonafhankelijk inzagerecht. Ook de leveranciers in de Begeleidingscommissie geven aan dat het verstrekken van een RNI-uittreksel middels hun applicaties niet mogelijk, noch ingepland is. Wel is uitgesproken dat er één landelijk format moet zijn voor dit uittreksel. Technisch is dit nog niet mogelijk. Dit moet opgelost worden om te voorkomen dat gemeenten niet aan hun plicht kunnen voldoen na invoering van de RNI. In de Begeleidingscommissie wordt verder de wens uitgesproken om te weten wat te moeten doen na invoering van de RNI, gedetailleerder dan nu het geval is (bijvoorbeeld: of bij overlijden in het buitenland de RNI-PL geactualiseerd moet worden, incl. bijwerken gerelateerde PL). 15

16 Voorgestelde acties: 9. Stel een overzicht op van de belangrijke binnengemeentelijke afnemers van RNI-gegevens. 10. Toets de voorlopige bevinding dat binnengemeentelijke afnemers zonder noemenswaardige problemen over kunnen gaan tot gebruik van RNI-gegevens in hun processen. 11. Richt communicatie in richting leveranciers van gemeentelijke ICT-pakketten die straks de RNI afnemen. Geef daarbij aan welke wijzigingen zij straks op basis van RNI kunnen verwachten. Inventariseer welke problemen dat mogelijk oplevert en stem af over de gewenste oplossing. 12. Los het probleem van plaatsonafhankelijk inzagerecht tot de periode van invoering BRP op via bijvoorbeeld wet- en regelgeving 13. Treed in overleg met gemeentelijke pakketleveranciers om te komen tot een (structurele) oplossing om het verstrekken van RNI-uittreksels bij iedere gemeente mogelijk te maken. 14. Breng gedetailleerd in kaart wat de doorwerking is van de invoering van de RNI op de processen en communiceer dit naar gemeenten. 16

17 4. Indicatie implementeerbaarheid en haalbaarheid Resultaatverplichting 4.1. Indicatie grootschalige implementeerbaarheid Een positief oordeel over (grootschalige) implementeerbaarheid wordt bij voorkeur gegeven op grond van voldoende praktijkervaring met de bouwsteen. Die praktijkervaring is in het geval van RNI (nog) niet voorhanden. Echte showstoppers zijn in ons onderzoek tot op heden echter niet naar voren gekomen. Voor de loketgemeenten moeten de resultaten van de POC s richting geven aan het oordeel over de implementeerbaarheid van de technische oplossing voor de loketten. Als dit oordeel positief is, wordt verwacht dat de technische oplossing ook implementeerbaar en bruikbaar is bij de andere loketgemeenten. Tevens lijken de overige (organisatorische) randvoorwaarden in voldoende mate ingericht om de implementatie bij de loketgemeenten mogelijk te maken. De gebruikte software wordt nog ontwikkeld en uitgetest. Het gaat om een landelijk systeem dat gebruikmaakt van bestaande (werkende) communicatielijnen met gemeenten. Verwacht wordt daarom dat bij een positief testresultaat ook de implementatie hiervan bij gemeenten zonder problemen kan verlopen. De systematiek van LO-wijzigingen en het gebruik van GBA-V is voor vrijwel alle gemeenten bekend terrein. Mits tijdig en op voldoende concreet niveau richting gemeenten gecommuniceerd wordt en een aantal punten met leveranciers opgelost wordt (o.a. uittreksels verstrekken), verwachten wij op grond van de bevindingen in de impactanalyse geen grote belemmeringen. Een verdiepend onderzoek op de effecten van RNI-gebruik op binnengemeentelijke afnemers en afnemende systemen kan mogelijk nieuwe punten aan het licht brengen. Hoewel formeel pas een positief oordeel kan worden gegeven op basis van voldoende praktijkervaring, zijn uit de impactanalyse tot op heden geen onoverkomelijke belemmeringen naar voren gekomen die (grootschalige) implementatie zouden verhinderen. Wel zijn enkele randvoorwaarden benoemd voor succesvolle (grootschalige) implementatie. Mits de geadviseerde acties tijdig en effectief worden uitgevoerd, is RNI naar onze mening implementeerbaar. Voorgestelde actie: 15. Een herijking van de conclusies door Operatie NUP naar aanleiding van de resultaten van de POC s en op het moment van daadwerkelijke implementatie en gebruik door alle gemeenten Indicatie haalbaarheid Resultaatverplichting De resultaatverplichting betreft voldoen aan de Wet BRP (die nog niet aangenomen is, waardoor de deadlines nog niet hard zijn vastgesteld) en het waar mogelijk en nodig gebruik van de gegevens uit de basisregistraties. Invoering van de RNI is gepland op 11 februari Er bestaat nog de mogelijkheid dat uitstel plaatsvindt (indien er meer vertraging in het wetgevingstraject plaatsvindt). In dat geval hebben gemeenten meer tijd voor het behalen van de resultaatverplichting. In het (tijdstechnisch) minst gunstige geval dient de resultaatverplichting dus op 11 februari 2013 gehaald te zijn. De planning om alles voor die datum te realiseren is niet heel ruim. Een tijdige afronding van het wetgevingstraject en het tijdig komen tot een voor alle partijen werkbare technische oplossing voor het inschrijven lijken op dit moment de grootste risico s voor het halen van de beoogde invoeringsdatum. Loketgemeenten geven aan dat het hen gaat lukken, mits deze randvoorwaarden 17

18 ingevuld zijn. Voor de overige gemeenten geldt dat ze reeds in de zomer over gaan op de nieuwe vereiste LO3.8. Dit wordt vanuit de leveranciers gestuurd. Hiermee zijn de gemeenten aan hun kant tijdig klaar voor de komst van de RNI. Aan de kant van gemeenten lijken geen belemmeringen te bestaan om de Resultaatverplichting te halen. De wijze van binnengemeentelijke gegevensverstrekking van RNI-personen zal identiek zijn aan de verstrekking van GBA-V-gegevens. Het gebruik van de gegevens uit de RNI volgt direct na invoering van de RNI. Hiertoe dient eerst uitgezocht te worden welke binnengemeentelijk afnemers nu contacten hebben met niet-ingezetenen, die zij straks via de RNI binnenkrijgen. Uitgezocht moet worden welke binnengemeentelijke afnemers (processen / diensten) dit betreft, aangezien dit nog niet in beeld is. Pas als hier meer zicht op is, kan aangegeven worden of binnengemeentelijke afnemers ook tijdig kunnen voorzien in het gebruik van de gegevens uit de RNI. Dan is namelijk pas duidelijk wat hiertoe nog ingeregeld moet worden. 18

19 Bijlage 1: betrokken organisaties/ personen Naam organisatie Naam Persoon Rol ICTU Egbert Verweij Begeleidingscommissie Eindhoven Hans Roijmans Begeleidingscommissie Den Haag Vrien de Geest Begeleidingscommissie Amsterdam Frieda Groen Begeleidingscommissie Ede Peter Tollenaar Begeleidingscommissie Zoetermeer Niels Baggerman Begeleidingscommissie NVVB Ronald Zijlstra Begeleidingscommissie VNG Dorien van Petersen Begeleidingscommissie Centric Sandra Post Begeleidingscommissie Dimpact Martin de Bijl Begeleidingscommissie PinkRoccade Frank van baren Begeleidingscommissie ICTU Dirk Schravendeel Interview/raadpleging Zwolle Maaike van de Streek Interview/raadpleging Zwolle Jan Schippers Interview/raadpleging Voorschoten Ruud Methorst Interview/raadpleging NVVB Cees Meesters Interview/raadpleging Rotterdam Eric Jan Wesemann Interview/raadpleging KING / mgba Idius Felix / Eduard Renger Interview/raadpleging NVVB Commissie persoonsinformatievoorziening Raadpleging 19

20 Bijlage 2: Acties Een herijking van de conclusies wordt door Operatie NUP gehouden naar aanleiding van de resultaten van de POC s en op het moment van daadwerkelijke implementatie en gebruik door alle gemeenten. Parallel aan de herijking worden de deadlines aan de acties toegevoegd. Nr Blz. Actie Voorgestelde actiehouder Betrokken partijen Deadline Monitor de risico s en afhankelijkheden en communiceer tijdig over mogelijke gevolgen. Maak in de communicatie naar gemeenten zo concreet mogelijk wat van hen verwacht wordt, zowel in aanloop naar 26 november als daarna. Draag ook zorg voor communicatie op schrift (of een vergelijkbaar medium), die het vertellen van het RNI-verhaal binnen de gemeente faciliteert. Programma RNI Programma RNI NVVB, Operatie NUP Programma RNI 4 12 Borg dat communicatie over RNI richting werkgevers plaatsvindt. Programma RNI Start op korte termijn de beide POC s om te kijken of de voorgestelde technische oplossing werkt. Spreek met de loketgemeenten een proces af om te komen tot een definitieve keuze (inclusief fall back scenario), die past binnen het tijdspad naar de invoeringsdatum Maak met loketgemeenten op voorhand afspraken over waar het financiële risico van het overnemen van medewerkers van de Belastingdienst ligt bij uitstel van de RNI. Evalueer conform planning na een periode van een jaar de registratie van het eerste verblijfsadres. Maak ook het verrekenmechanisme onderdeel van deze evaluatie. Stel een overzicht op van de belangrijke binnengemeentelijke afnemers van RNI-gegevens. Toets de voorlopige bevinding dat binnengemeentelijke afnemers zonder noemenswaardige problemen over kunnen gaan tot gebruik van RNI-gegevens in hun processen. Programma RNI Programma RNI Programma RNI Programma RNI VNG Programma RNI NVVB, Operatie NUP Programma RNI NVVB, Operatie NUP 20

21 Nr Blz. Actie Voorgestelde actiehouder Betrokken partijen Deadline Richt communicatie in richting leveranciers van gemeentelijke ICTpakketten die straks de RNI afnemen. Geef daarbij aan welke wijzigingen zij straks op basis van RNI kunnen verwachten. Inventariseer welke problemen dat mogelijk oplevert en stem af over de gewenste oplossing. Los het probleem van plaatsonafhankelijk inzagerecht tot de periode van invoering BRP op via bijvoorbeeld wet- en regelgeving Treed in overleg met gemeentelijke pakketleveranciers om te komen tot een (structurele) oplossing om het verstrekken van RNIuittreksels bij iedere gemeente mogelijk te maken. Breng gedetailleerd in kaart wat de doorwerking is van de invoering van de RNI op de processen en communiceer dit naar gemeenten. Een herijking van de conclusies door Operatie NUP naar aanleiding van de resultaten van de POC s en op het moment van daadwerkelijke implementatie en gebruik door alle gemeenten Programma RNI Operatie NUP BZK Programma RNI Programma RNI Programma RNI NVVB, Operatie NUP Operatie NUP 21