Personeel en Organisatie. Met welke vragen/zaken kan je bij het bureau bij wie terecht?

Transcriptie

1 Met welke vragen/zaken kan je bij het bureau bij wie terecht? Algemeen Om directies meer wegwijs te maken binnen het bureau voor welke onderwerpen welke beleidsmedewerker in beeld is om vragen aan te stellen, hebben wij dit document opgesteld. De beleidsmedewerkers van het stafbureau zijn specialisten, ieder op hun eigen beleidsterrein. Binnen de verschillende beleidsterreinen is de rol van de beleidsmedewerker informerend, ondersteunend en adviserend richting schooldirecties en algemeen directie. Daarnaast houdt de beleidsmedewerker zicht op de gestelde kaders van het bestuur en de overheid. Aan de hand van vragen en signalen zal de beleidsmedewerker verbinding leggen tussen de reeds aanwezige expertise en de benodigde expertise. Vanuit dit uitgangspunt zullen schooldirecties en beleidsmedewerkers regelmatig met elkaar in gesprek zijn, ieder vanuit zijn eigen specialisme. Ook betekent dit dat het een rol is van beleidsmedewerkers om directeuren, waar nodig, te wijzen op de kaders van de stichting en de onderlinge afspraken. Ook wordt van beleidsmedewerkers verwacht signalen af te geven naar een directeur en naar de algemene directie als budgetten dreigen te worden overschreden, subsidies niet geboekt worden, etc. Er zijn vragen die meerdere beleidsterreinen raken en/of waar je als directeur een meer integraal antwoord nodig hebt. Dan bundelen we graag de expertise binnen het bureau voor het beantwoorden van deze vragen. Als het een grootschaliger vraagstuk is wordt een projectgroep voor de ondersteuning van een school ingericht waarin de nodige expertise wordt verzameld om deze school te helpen. Veel informatie, zoals vastgesteld beleid, procedures, protocollen, etc, op de diverse beleidsterreinen is te vinden op het medewerkerdeel van het Intranet. Documenten die enkel bestemd zijn voor directies zijn te vinden op het directiedeel. Onderstaande is bedoeld om als directeur goed de weg naar de medewerkers/bureau te vinden. Als er een onderwerp niet bij staat, is Marijn altijd bereid in een antwoord te voorzien en/of alsnog de goede weg te wijzen! Personeel en Organisatie Voor P&O betekent dit dat wij met jou regelmatig een gesprek zullen hebben over alle zaken die het beleidsterrein personeel & organisatie aangaan betreffende de school. Dit in samenwerking met de andere beleidsmedewerkers als dit hun specialisme raakt. Formatie (o.a.) (personele deel, financiële deel Vincent) Budgetten: Budget voor personeel en ERD (vervanging bij ziekteverzuim < 52 weken) Rechtspositionele verplichtingen: Onder meer tijdelijke/vaste benoemingen en flexwet Werving & selectie inclusief voordracht en benoeming: Voordracht personeelsmutatie Personeelsadministratie OSG: Onder meer bewaking aanwezigheid verplichte documenten Subsidietrajecten: Onder meer ouderbetrokkenheid, schakelklas, combinatiefunctionaris

2 Functiebouwwerk (o.a.) Functieprofielen/competenties: Onder meer directie, Intern Begeleider en leerkracht LA/LB Functiemix: Wat is het percentage voor mijn school en voldoe ik hieraan? Taakbeleid: Wat betekent het taakbeleid voor mijn school? Gesprekscyclus Resultaat & Ontwikkeling (o.a.) Gesprekscyclus leerkrachten en intern begeleiders: Uitvoering en borging Gesprekscyclus overige functies: In ontwikkeling Juridische dossiers: Ondersteuning, advisering, bewaking. Leeftijdsfasebewust personeelsbeleid (doelgroepenbeleid) (o.a.) Startende leerkracht: Uitvoering en borging Seniorenbeleid: In ontwikkeling Hanneke M Management Development (o.a.) Management oriëntatie traject (MOT) Werving & selectie directiefuncties Gesprekscyclus Resultaat & Ontwikkeling: In ontwikkeling Samen Opleiden (voorheen Opleiden In De School) (o.a.) Organisatie: Hoe is SO georganiseerd binnen de (speciale) basisscholen? Scholing: Welke afspraken gelden binnen de (speciale) basisscholen? Hanneke G Scholing (o.a.) Collectieve en individuele scholingstrajecten Scholingscontracten: Opstellen, bewaking en borging Lerarenbeurs: Wat houdt dit precies in? Wat betekent dit voor je school? (Preventief) verzuimbeleid (o.a.) Cocky Wet Verbetering Poortwachter: Wat is dit precies en wat betekent dit voor mij als directeur? Verzuim: Welke ondersteuning kan ik verwachten bij (preventief) ziekteverzuim? Coaching Welke ondersteuning kan ik verwachten bij vragen over coaching teamleden? Welke mogelijkheden zijn er intern (Hannekes) en extern? Hoe dien ik een aanvraag in en op basis van welke criteria? Cocky Veiligheidsbeleid (o.a.) Cocky Ambtelijk secretaris projectgroep Risico inventarisatie en evaluatie: Is de RI&E van mijn school nog geldig? Bedrijfshulpverlening: Heb ik voldoende BHV-ers? Wanneer is de volgende scholing? Preventiemedewerker: Wat is dit? Is dit verplicht voor mijn school? Arbocatalogus ( Wat is dit? Wat kan ik hiermee voor mijn school?

3 Werkgroep Personeel & Organisatie Ambtelijk secretaris Afspraken/activiteiten: Bewaken en borgen Integraal Personeelsbeleid: Bewaken IPB Vragen van medewerkers op terrein van Personeel & Organisatie Jouw teamleden kunnen medewerkers bureau/personeel & Organisatie op de volgende manieren bereiken: - Mailadres personeelpo@unicoz.nl is bedoeld voor alle vragen van medewerkers op gebied van P&O (zie ook informatie hierover op Intranet, nieuwsbrief en directiepost) - Eventuele (vervolg)afspraken door P&O met medewerkers altijd in overleg met de schooldirectie als integraal schoolleider en daarmee leidinggevende personeel - Bureau/P&O bezoekt maandelijks een school en beantwoordt dan vragen van medewerkers en kan themabijeenkomst (o.a. gesprekscyclus, functiemix) verzorgen tijdens teamoverleg - In de nieuwsbrief/nieuwsflash worden medewerkers geïnformeerd over onder meer relevante P&O zaken. Daarnaast worden directies ook geïnformeerd via de Directiepost. Identiteit Voor vragen over het volgende kun je terecht bij Gerard Damen: - Benoemingenbeleid inzake identiteit - Contacten met parochie en gemeente - Nascholing Golev/DCBO - Persoonlijke pastorale zorg - Begeleiding bij vieringen - Rouw en verdriet Kwaliteit en Onderwijs Voor Kwaliteit en Onderwijs betekent dit dat wij met jou regelmatig een gesprek zullen hebben over alle zaken die dit betreft over de school. Dit in samenwerking met de andere beleidsmedewerkers als dit hun specialisme raakt. Opbrengstgericht werken Katern opbrengsten, beleidsmatig deel Bianca Monitor en verantwoording opbrengsten richting bestuur en inspectie Natascha Ondersteuning (risico)scholen, schoolbezoeken Bianca/Natascha Monitor op schoolondernemingsplan Bianca/Natascha Informeren en monitoren over veranderende wet- en regelgeving inspectie Natascha IKnow (onderwijs, communicatie en tevredenheidsonderzoeken) Monitor en ondersteuning onderwijs indicatoren IKnow (opbrengsten) Bianca Monitor en ondersteuning communicatie indicatoren IKnow Natascha Monitor en ondersteuning indicator tevredenheid IKnow Natascha Planning en control IKnow Natascha

4 Technische vragen hosting m.b.t. IKnow Helpdesk Unilogic Overige technische vragen IKnow Helpdesk Mediaan Ondersteuning (voorheen: zorg) Werkgroep Onderwijs & Identiteit Natascha Aansturing en ondersteuning IB-ers Unicoz Bianca/Natascha Afstemming zorg Unicoz scholen Bianca Technische vragen m.b.t. ParnasSys Helpdesk ParnasSys Werkgroep Passend Onderwijs Werkgroep Passend Onderwijs Bianca Ondersteuningsprofiel Smw.verb. 1 Handelingsgericht werken en indiceren (IHI) Smw.verb. 2 Vormgeving en inrichting nieuw Samenwerkingsverband Zoetermeer Pieter Onderwijsachterstanden Regiegroep VVE, bestuur en gemeente Bianca Monitor en ondersteuning kwaliteit en opbrengsten VVE scholen Bianca Subsidies onderwijsachterstanden (OAB) Aansturing en ondersteuning VVE-coördinatoren Bianca Financiën en beheer Vincent den Boer is de beleidsmedewerker financiën en beheer. Hij zal met directies regelmatig spreken over alle zaken die met de financiën van de school te maken hebben. Dit in samenwerking met de andere beleidsmedewerkers als dit hun specialisme raakt. Financiën zijn een randvoorwaarde voor het runnen van een basisschool. Dit betekent dat als zaken goed georganiseerd zijn en budgetten niet overschrijden, hier geen bijzondere aandacht aan besteed dient te worden. Vincent zal als beleidsmedewerker dan ook zijn aandacht vooral richten op de scholen die een financiële uitdaging hebben. Formatie (o.a.) (personele deel, financiële deel Vincent) Budgetten: Budget voor personeel en ERD (vervanging bij ziekteverzuim < 52 weken.) Financiële compensatie scholen bij boventalligheid personeelsleden Begroting exploitatie e.d. Groeibekostiging Bijdragen van scholen naar AD en vice versa Exploitatieresultaat scholen en AD Vragen over verantwoording Subsidies 1 In ieder geval tot 1 augustus Voor daarna volgt nader bericht. 2 In ieder geval tot 1 augustus Voor daarna volgt nader bericht.

5 Administratieve vastlegging Waar/hoe worden kosten geboekt? Bovenschoolse kosten. Contacten met OSG Bankrekeningen Autorisatie Accessonline Autorisatie bankrekeningen en bankpassen Beheer Schoolruimteverdeling Contacten telefonie Vragen van medewerkers op terrein van Financiën en Beheer Jouw teamleden, OR of MR leden kunnen mij bellen of mailen met vragen van financiële of beheersmatige aard. Hierbij ga ik er vanuit dat de schooldirectie informatie betreffende de financiële toestand van de school met zijn medewerkers deelt en zal ik bij vragen van deze aard verwijzen naar de directie. Algemene informatie over subsidies, interne regels, etc. zal ik wel gewoon delen. ICT Voor ICT betekent dit dat je met vragen en problemen op dit gebied bij Arnold Berkelaar terecht kunt. Dit in samenwerking met de andere beleidsmedewerkers als dit hun specialisme raakt. Vaak kunnen vragen en problemen via de mail of telefoon worden beantwoord en opgelost, in andere gevallen maken we een afspraak om elkaar, op locatie of op Bureau, te ontmoeten. Je kunt in ieder geval bij Arnold terecht voor: Advies over inkoop hardware en computermeubilair De aanbestedingen van beheer netwerken en aanschaf computers, laptops en tablets. Actacom, bij problemen die te lang duren en/of niet worden opgelost Advies over aanschaf draadloze netwerken Advies over reparaties beamers (buiten de garantie) Advies bij nieuwbouw: ICT aansluitpunten elektriciteit, UTP, Coax en dergelijke Qlict, voor zaken die de Unicoz exchange mail betreffen Ontwerpwerk, voor wensen met betrekking tot de websites Technische migratie van CITO LOVS naar ParnasSys Koppelingen van CITO en ParnasSys naar Mediaan (i-know) Huisvesting en onderhoud Voor vragen op het gebied van huisvesting en vooral onderhoud gebouwen is Martijn Geerts de aangewezen contactpersoon. Martijn beoordeelt hoe urgent de kwestie is, wie de opdrachtgever dient te zijn (school, Unicoz of mogelijk de gemeente) en welke vervolgstappen we gezamenlijk dienen te nemen om tot een gewenst resultaat te komen. Tevens heeft hij maandelijks overleg met de gemeente over het uitgevoerde en uit te voeren onderhoud.

6 Martijn is via de mail of via de telefoon bereikbaar. Te stellen vragen of wensen kunnen zijn: Het onderhoud aan het schoolgebouw (binnen en/of buitenzijde), en de installaties en/of het schoolplein dan kunnen. Voorbereiding van projecten, zoals daar zijn verbouwingen, renovaties en nieuwbouw. Denk hierbij onder andere aan de bouwkundige (on)mogelijkheden, processen, vergunningen, adviseurs etc. en het bijstaan bij de uitvoering van een dergelijk bouwproject. In samenspraak met de gemeente wordt het bestuur betrokken bij het opstellen en bewaken van de meerjarenonderhoudsplanningen van jullie scholen. Dit om een efficiënter onderhoudsapparaat op te zetten en daardoor een hoger onderhoudsniveau te behalen.