Gebruik van EndNote 5 met Word 2000 Inhoudsopgave

Transcriptie

1 Gebruik van EndNote 5 met Word 2000 Inhoudsopgave 1 Algemene informatie Wat is EndNote? Wat is een EndNote Library? Het sorteren van referenties in een Library Het doorzoeken van de Library Referenties zelf wijzigen en invoeren in EndNote Bestaande referentie wijzigen Nieuwe referentie invoeren Minimale vereisten voor complete referenties Het gebruik van Microsoft Word en EndNote De betekenis van de belangrijkste commando s Bibliografieën maken Referenties aan een Worddocument toevoegen Een referentie handmatig wijzigen Instant Formatting uitzetten Een standaard (Output) Style Bibliografie De Style manager Extra informatie i-port Referenties zoeken via i-port Gegevens importeren in EndNote Wat is een Importfilter? Wat is een Connection File? Handige Links Index... 25

2 1 ALGEMENE INFORMATIE De informatie in deze handleiding is grotendeels afkomstig van de bibliotheek van de Universiteit van Amsterdam, Daar vindt u een complete handleiding EndNote, terwijl deze handleiding is aangepast aan de situatie bij de Universiteit van Tilburg en voornamelijk ingaat op het gebruik van EndNote met Word en met i-port. Hoe EndNote te verkrijgen en installeren? Medewerkers bij de Universiteit van Tilburg kunnen EndNote installeren op een GIW2000 werkplek via Add/Remove programs (Start/Settings/Control Panel). Voor thuisgebruik is een cd-rom beschikbaar waarop u behalve het programma EndNote nog diverse andere programma s vindt. Deze cd-rom is niet voor studenten bedoeld maar alleen voor medewerkers van de Universiteit. Zij kunnen de cd-rom gratis afhalen in de PC-Shop (C 245). Om naadloos te kunnen werken met EndNote en Word is het noodzakelijk dat eerst Microsoft Word en pas daarna EndNote wordt geïnstalleerd. In Word wordt de keuze EndNote automatisch in het Tools menu opgenomen. De informatie in deze handleiding geldt voor EndNote 5. Aangezien de Universiteit van Tilburg standaard een Windows omgeving met Microsoft Office 2000 ondersteunt is deze EndNote handleiding daarop gebaseerd. Opmerking: Wanneer u andere versies dan EndNote 5 en Word 2000 gebruikt kunt u op de site van EndNote praktische aanwijzingen vinden. Handleiding gebruik van EndNote 5 met Word 2000, versie 2 pagina 2 van 25

3 2 WAT IS ENDNOTE? EndNote is een softwarepakket dat u helpt bij het opbouwen, beheren en gebruiken van een persoonlijke database van bibliografische referenties, en het maken van een bibliografie. Een EndNote database wordt een Library genoemd. U kunt natuurlijk zelf literatuurverwijzingen in EndNote invoeren via het toetsenbord of via knippen en plakken. Zo fungeert EndNote als databasemanager: u kunt uw persoonlijke referentiedatabase snel doorzoeken, sorteren, en de referenties steeds opnieuw in documenten gebruiken in de stijl die u kiest. EndNote kan ook een rechtstreekse verbinding maken met bepaalde on-line beschikbare databases. Hierdoor is het mogelijk om heterogene databases met dezelfde zoektaal te doorzoeken, relevante referenties binnen te halen en een bibliografisch overzicht samen te stellen, met EndNote als universele interface. EndNote heeft grote voordelen: EndNote is naadloos geïntegreerd met Microsoft Word. U kunt in eigen teksten bronvermeldingen invoeren vanuit EndNote en deze automatisch laten opmaken volgens bibliografische stijlen. Uit deze bronvermeldingen wordt automatisch een bibliografie samen gesteld. EndNote fungeert dan als bibliografieënmaker. Bij de Bibliotheek van de Universiteit van Tilburg kunt u via i-port gevonden referenties uit de Online Contents in EndNote format downloaden: kies voor Literatuur Zoeken. Meer informatie over deze mogelijkheid vindt u op pagina 20 van deze handleiding. Voor vragen over het zoeken en vergaren van referenties via het Internet neemt u contact op met de informatie specialisten van de Bibliotheek. U kunt via Importfilters literatuurverwijzingen in EndNote importeren vanuit online toegankelijke bestanden, zoals bibliografieën en catalogi. (Zie voor uitleg pagina 22 e.v. van deze handleiding.) Via Connection Files kunt u zoeken in systemen die beschikken over een zogenaamde Z39.50-toegang, hetgeen betekent dat in verschillende databases gezocht kan worden zonder de bijbehorende interface te hoeven gebruiken. EndNote fungeert hier als een universele zoekmachine, waarbij de gevonden referenties rechtstreeks in EndNote worden geïmporteerd. (Zie voor uitleg pagina 23 e.v. van deze handleiding.) 2.1 WAT IS EEN ENDNOTE LIBRARY? Een EndNote Library is een database (bestand met de extensie.enl) dat bestaat uit referenties of bronvermeldingen (auteur, jaar, titel), die gebruikt kunnen worden als noten, literatuurverwijzingen of om een bibliografie samen te stellen. Aanvullende informatie zoals trefwoorden, abstracts kan ook in deze referenties opgeslagen worden. De referenties worden eenmaal ingevoerd (of geimporteerd), en zijn daarna steeds opnieuw te gebruiken. Elke Library is een apart bestand dat verplaatst, gekopieerd, hernoemd of verwijderd kan worden. Elke EndNote Library kan maximaal referenties bevatten, of een maximale omvang bereiken van 32 MB. Er kan een standaard Library ingesteld worden die automatisch opent als EndNote wordt opgestart. Er is geen limiet aan het aantal libraries dat men kan aanmaken en er kunnen meer dan een Library tegelijkertijd open staan. Handleiding gebruik van EndNote 5 met Word 2000, versie 2 pagina 3 van 25

4 Libraries gecreëerd met de Macintosh of in DOS versies van EndNote kunnen worden gebruikt in de Windows versie van EndNote, en vice versa. In deze handleiding gaan we voornamelijk in op het gebruik van EndNote met Word aan de hand van een voorbeeld database, Paleo.enl. Deze wordt meegeleverd met het programma en bevindt zich in de EndNote folder, in de folder Examples. Om een Library te openen in EndNote doet u het volgende: Start EndNote, bijvoorbeeld door in Word te kiezen voor Tools, EndNote, Go to EndNote. Het onderstaande venster verschijnt: Selecteer de juiste folder. Om de voorbeeld Library te openen selecteert u de folder Examples. Selecteer het juiste bestand, in dit geval Paleo.enl. Klik op Open, de Library wordt geopend en u ziet onderstaand scherm: Handleiding gebruik van EndNote 5 met Word 2000, versie 2 pagina 4 van 25

5 Een EndNote Library toont de eerste auteur, het jaar, en de titel van elke referentie, gesorteerd in alfabetische volgorde op eerste auteur. Er kan een voorbeeldvenster aan- en uitgezet worden via de knop Show Preview. Het Libraryvenster kan vergroot of verkleind worden en het aantal referenties is altijd zichtbaar. Via de menukeuze Edit kunt u de Toolbar Main activeren die erg handig is om te gebruiken: Kies Edit, Show Toolbar. Selecteer de Toolbar Main. Via Edit, Preferences kan tevens een aantal andere voorkeuren worden opgegeven, waaronder bijvoorbeeld de Library die standaard geopend wordt bij het starten van EndNote. U kunt een nieuwe Library maken door te kiezen voor File, New; het New reference library dialoogkader verschijnt. U geeft een goede naam aan de Library en geeft de bestandslokatie aan. De nieuwe, nog lege, Library verschijnt en u gaat deze vullen op een van de beschreven methodes. Geadviseerd wordt om slechts één Library te gebruiken voor al uw referenties. 2.2 HET SORTEREN VAN REFERENTIES IN EEN LIBRARY EndNote Libraries kunnen worden gesorteerd op verschillende rubrieken, zoals auteur, jaar, titel, uitgever en reference type. Om snel te sorteren kan worden volstaan met een klik op de veldnaam (auteur, titel, et cetera). Als dan weer geklikt wordt op de veldnaam, verandert de volgorde van oplopend naar aflopend. Het complete overzicht van sorteermogelijkheden is te vinden bij het References menu door te kiezen voor Sort Library: Handleiding gebruik van EndNote 5 met Word 2000, versie 2 pagina 5 van 25

6 Gebruik de rolvensters om te selecteren hoe de Library gesorteerd moet worden, en geef via de icoontjes aan de rechterkant aan of de volgorde oplopend of aflopend moet zijn. Klik daarna op de Sort knop SORTEERVOORKEUREN AANGEVEN Via Edit, Preferences, Sorting kunt u aangeven welke woorden bij het sorteren genegeerd moeten worden. Denk dan aan voorzetsels in namen zoals De Vries, etc. Deze namen worden daardoor bij het sorteren geplaatst onder de eerste letter van de achternaam en niet onder de D. Zie onderstaand kader: Handleiding gebruik van EndNote 5 met Word 2000, versie 2 pagina 6 van 25

7 2.3 HET DOORZOEKEN VAN DE LIBRARY Om in een gevulde Library bepaalde referenties snel terug te kunnen vinden, gaat u naar het References menu, en kiest Search. Via het rolvenster kiest u de veldnaam, en tikt de zoekterm in; eventueel wordt nog met behulp van zogenaamde Boleaanse operatoren (and, or, not) een tweede zoekterm ingevuld: In dit voorbeeld is de auteur Russel en dinosaur een woord uit de titel. De knoppen bovenaan geven additionele zoekmogelijkheden weer. De zoekopdracht kan bewaard worden (knop Save), oude zoekopdrachten kunnen weer opgehaald worden (knop Load). Met de knoppen Add, Insert en Delete kan het aantal zoekvelden, dat standaard op twee staat, worden uitgebreid (aan het eind Add, na het veld waarin de cursor zich bevindt Insert) of ingekort (Delete). De knoppen Set Default en Restore Default hebben betrekking op het aantal zoekvelden. 2.4 REFERENTIES ZELF WIJZIGEN EN INVOEREN IN ENDNOTE U kunt referenties zelf wijzigen of invoeren in de persoonlijke EndNote database (bijvoorbeeld in het geval van oude literatuurgegevens). Daarnaast is het mogelijk een EndNote Library te vullen met referenties via i-port, importfilters of connection files. EndNote slaat informatie over de referenties op in verschillende Reference Types. Voorbeelden van Reference Types zijn: journal article, book, book section, thesis, report, conference proceeding, map, et cetera. In totaal zijn er 23 verschillende types meegeleverd. De verschillende Reference Types kennen verschillende velden. Het is mogelijk om zelf nieuwe Reference Types te maken of bestaande aan te passen. Dit kan via Edit, Preferences, Reference Types, kies Modify Reference Type. U kunt nu een bestaand type aanpassen met nieuwe velden of een nieuwe creëren. Hiervoor gebruikt u een van de drie Unused types. Zie de uitgebreide PDF-handleiding voor alle details BESTAANDE REFERENTIE WIJZIGEN Om een bestaande referentie te veranderen kan volstaan worden met dubbelklikken op die referentie. De referentie wordt getoond met de velden die horen bij het gekozen Reference Type. Breng de wijzigingen aan en sluit de referentie weer. EndNote slaat automatisch de veranderingen op. Handleiding gebruik van EndNote 5 met Word 2000, versie 2 pagina 7 van 25

8 Let op: indien u het veld Author name of Year wijzigt in een referentie waarnaar al verwezen wordt in Word-documenten, wordt deze referentie niet automatisch bijgewerkt wanneer u het document opmaakt. Zie pagina 17 voor uitleg NIEUWE REFERENTIE INVOEREN Open de Library waar de referenties in moeten komen (of open een nieuwe Library). Kies New uit het References menu (of Ctrl+N). Nieuwe referenties krijgen standaard als Reference Type het Journal Article type. Dit kan veranderd worden naar een ander Reference Type via het rolvenster bij Reference Type: Kies het juiste Reference Type waardoor de velden in het venster aangepast worden aan dit type. Tik de referentie in de verschillende velden (klik op het veld of gebruik de tab). Nieuwe referenties kunnen ook gekopieerd en geplakt worden uit andere bestanden. Als de handmatige invoer voltooid is, worden de gegevens bij het sluiten van de referentie automatisch opgeslagen. Als er meerdere auteurs binnen een referentie voorkomen, is het belangrijk om deze van elkaar te scheiden door middel van Enter na elke auteursnaam: Handleiding gebruik van EndNote 5 met Word 2000, versie 2 pagina 8 van 25

9 De namen die in bovenstaand voorbeeld nieuw zijn ingetikt, worden in het EndNote venster in rood weergegeven. Dat heeft te maken met de Term List. Elke EndNote Library heeft standaard drie Term Lists die ermee geassocieerd zijn: auteurs, tijdschrifttitels, en trefwoorden. Deze lijsten worden automatisch bijgewerkt als de referenties in de Library worden ingebracht. De termen in de lijst helpen bij het suggereren van de juiste termen tijdens het typen. Als de (stam van) de naam nog niet in de lijst voorkomt, verschijnt deze in rood om aan te geven dat de term nieuw is, hetgeen in voorkomende gevallen kan duiden op tikfouten of afwijkende spelling. Deze termlijst functionaliteit kan worden uitgeschakeld via Edit, Preferences; verwijder de vinkjes voor de instellingen van de Term List. Opmerking: Wanneer u in EndNote het 'Author' veld invult, treedt er een stukje intelligentie in werking. Typt u bijvoorbeeld als auteursnaam Corno Vromans dan maakt EndNote hiervan: Vromans, C. Deze intelligentie is vervelend wanneer je een lange naam als Author hebt zoals Universiteit van Tilburg - College van Bestuur. EndNote maakt hiervan in het Journal Article type: Bestuur, U. v. T.-C. v." De oplossing in zo n geval is om EndNote te vertellen dat er geen automatische opmaak moet plaatsvinden. Dit blijkt te kunnen door er een komma achter te zetten dus: Universiteit van Tilburg - College van Bestuur, Meer tips kunt u vinden in de PDF handleiding en op het Bulletin Board van de Koninklijke Bibliotheek: waar u in voorkomende gevallen ook uw vragen kunt posten MINIMALE VEREISTEN VOOR COMPLETE REFERENTIES Welke velden moeten ingevoerd worden bij een handmatige invoer? Er kan veel en weinig worden ingevoerd, maar om een complete of volledige referentie te krijgen moeten de volgende gegevens met betrekking tot de verschillende Reference Types aanwezig zijn: Journal Article: (Author, Year, Title, Journal, Volume, Issue, Pages) Book: (Author, Year, Title, City, Publisher) Book Section: (Author, Year, Title, Edition, Book Title, City, Publisher, Volume, Pages, Series Editor, Series Title, Edition) Edited Book: (Editor, Year, Title, Series Edition, Series Title, City, Publisher, Volume, Number of Volumes, Edition) Magazine Article: (Author, Year, Title, Magazine, Volume, Issue Number, Pages, Date) Newspaper Article: (Reporter, Year, Title, Newspaper, City, Pages, Issue Date) Conference Proceedings: (Author, Year of Conference, Title, Editor, Conference Name, Conference Location, Publisher, Volume, Number of Volumes, Pages, Series Editor, Series Title, Edition, Date) Handleiding gebruik van EndNote 5 met Word 2000, versie 2 pagina 9 van 25

10 Electronic Source: (Author, Year, Title, Access Year, Access Date, Edition, Last Update Date, Type of Medium, Label, URL) Handleiding gebruik van EndNote 5 met Word 2000, versie 2 pagina 10 van 25

11 3 HET GEBRUIK VAN MICROSOFT WORD EN ENDNOTE Indien eerst Word 2000 is geïnstalleerd en daarna EndNote, ziet u na het opstarten van Word een werkbalk EndNote. De opties daarin bieden tijdens het schrijven van een publicatie (artikel, proefschrift, etc.) in Word, rechtstreeks toegang naar de referenties in EndNote. Ook staat in de menubalk onder Tools de keuze EndNote. Als een EndNote commando via Word gekozen wordt zal EndNote worden gestart. Mocht de werkbalk EndNote niet zichtbaar zijn kunt u deze activeren via View, Toolbars, selecteer EndNote DE BETEKENIS VAN DE BELANGRIJKSTE COMMANDO S Go to EndNote: dit commando start EndNote en/of maakt het actief. Insert Selected Citation(s): als een of meer referenties zijn geselecteerd in de EndNote Library, worden deze ingevoegd op de plaats van de cursor in het Worddocument. Edit Citations: opent automatisch EndNote referentievensters om de geselecteerde referenties in het actieve document te bewerken. Format Bibliography: dit commando maakt het Worddocument op volgens de regels van de geselecteerde stijl. Standaard wordt een document opgemaakt in de Annotated stijl. Het opmaken houdt in dat de referenties en de bibliografie aan het eind van het document, in de gekozen stijl worden omgezet. Unformat Citation(s): dit wordt gebruikt om referenties van opmaak te ontdoen zodat ze handmatig bewerkt kunnen worden. Cite While You Write Preferences: hiermee kunnen voorkeuren standaard ingesteld worden, zoals het opstarten van EndNote telkens als Word wordt gestart, e.d. Opmerkingen: EndNote creëert automatisch de bibliografie binnen een bestaand Worddocument, direct onder de tekst, en genereert dus niet een apart document. Bibliografieën kunnen gegenereerd worden uit referenties van verschillende Libraries. Referenties kunnen worden opgenomen in lopende tekst of in voetnoten en eindnoten. Tot het moment van publiceren blijft het document dynamisch; dat wil zeggen dat wijzigingen in de referentie database, in de Output Style e.d. steeds mogelijk zijn. Wijzigingen in de referentie database kunnen echter wel problemen opleveren, zie pagina Handleiding gebruik van EndNote 5 met Word 2000, versie 2 pagina 11 van 25

12 In EndNote kunt u alle bibliografische (opmaak)bezigheden uitvoeren in het document dat op dat moment actief is in de tekstverwerker. Een Cite While You Write menu verschijnt in de menubalk van EndNote, met enige vergelijkbare commando s als in de EndNote werkbalk in Word: Als EndNote is gestart maar Word 2000 is niet actief als programma, is de Cite While You Write menu optie niet zichtbaar in de menubak van EndNote. Pas wanneer vanuit Word 2000 de keuze wordt gemaakt Go to EndNote zal deze menukeuze verschijnen. 3.2 BIBLIOGRAFIEËN MAKEN Een bibliografie wordt gemaakt op basis van referenties die uit EndNote in Word worden geplaatst. Standaard wordt deze referentie onmiddellijk opgemaakt en wordt tevens de opgemaakte bibliografie direct onder de tekst geplaatst, dit wordt Instant Formatting genoemd REFERENTIES AAN EEN WORDDOCUMENT TOEVOEGEN Om in het Worddocument een referentie uit EndNote in te voegen moeten de volgende handelingen worden verricht: Zet de cursor op de plaats in het Worddocument waar de referentie ingevoegd moet worden. Klik in de EndNote toolbar op de knop Go to EndNote of selecteer Tools, Go to EndNote. EndNote wordt gestart. Het dialoogkader Select a Reference library verschijnt indien er nog geen Library was geopend. Open de juiste Library. Selecteer de referentie(s) die geciteerd moet(en) worden, gebruik bij meerdere selecties de ctrl-toets. Selecteer uit het EndNote menu Cite While You Write de mogelijkheid Insert Citation(s). De referentie wordt ingevoegd in het Word document. Standaard gebeurt dit als opgemaakte referentie in de stijl Annotated. Een voorbeeld van een referentie met bibliografie in de Annotated stijl: (Stemmerik, Rouse et al. 2000) Stemmerik, L., J. E. Rouse, et al. (2000). "S-isotope studies of shallow water, laminated gypsum and associated evaporites, Upper Permian, east Greenland." Sedimentary Geology 58(1): EEN REFERENTIE HANDMATIG WIJZIGEN In een zin als: Zoals Belknap beschreef of In 2000 publiceerde is het niet noodzakelijk om de naam van de auteur of het jaartal nogmaals in de referentie te vermelden. In voorkomende gevallen kunt u referenties handmatig aanpassen. De Handleiding gebruik van EndNote 5 met Word 2000, versie 2 pagina 12 van 25

13 eenvoudigste en veiligste manier om dit te doen is door te kiezen voor de optie Edit Citation in de EndNote toolbar. Dit kan alleen met opgemaakte referenties. U selecteert de referentie die u wilt aanpassen en kiest Edit Citation. Het onderstaande venster verschijnt: Vink het vakje Exclude author aan om de auteursnaam niet te tonen, doe hetzelfde met Exclude year voor het jaartal. Bij Prefix kunt u een voorvoegsel invoegen zoals : Zie. Vergeet niet om de spatie achter het woord Zie op te nemen. Bij Suffix kunt u bijvoorbeeld een paginaverwijzing opnemen. Typ ook de leestekens en spaties, zoals, p. 4. Bij Pages kunt u de betreffende pagina s aangeven. De stijl die wordt gekozen bepaalt of deze al dan niet worden getoond in de opgemaakte referentie; de stijl dient dan de code hiervoor te bevatten. Klik op OK om te bevestigen. De referentie verschijnt onopgemaakt in het document; u ziet de gewijzigde codes. Pas bij het opnieuw opmaken van de bibliografie wordt de referentie aangepast in de gekozen stijl. Voorbeeld van een onopgemaakte referentie: {Roemer, 1995 #5 } U ziet de onopgemaakte referentie met de achternaam van de eerste auteur, jaar, en het EndNote record nummer, met accolades als markeringen aan begin en eind: {Author, Year # Record Number} INSTANT FORMATTING UITZETTEN Het is mogelijk om Instant Formatting tijdelijk of standaard uit te zetten. Dit kan vooral handig zijn als u veel referenties handmatig aan wilt passen. U kunt in bestaande documenten Instant Formatting uit zetten bij de optie Format Bibliography. Op het tabblad Instant Formatting klikt u op de knop Disable, die daardoor verandert naar Enable. Op dezelfde manier kunt u Instant Formatting dus weer aanzetten. Handleiding gebruik van EndNote 5 met Word 2000, versie 2 pagina 13 van 25

14 Voorbeelden van aangepaste referenties: Onopgemaakte referentie Opgemaakt in Author-Date Style Opgemaakt in Numbered Style Opmerking {Hall, 1988, #77} (Hall, 1988) [1] Dit is de standaard. (Hall) (Hall) [1] Het jaartal is verwijderd uit de onopgemaakte referentie. {,1977, #77} (1977) [1] De auteursnaam is verwijderd uit de onopgemaakte referentie. Merk op dat de komma voor het jaartal moet blijven staan. [1] Omdat naam en jaartal zijn verwijderd, zal er in de Author- Date stijl niets te zien zijn. Het veld referentienummer blijft echter (onzichtbaar) staan in de tekst. {Hall, 1988 #77, p. 4} (Hall 1988, p. 4) [1 p. 4] Let op dat interpunctie en spaties opgenomen worden in de onopgemaakte tekst.. {zie \Hall, 1988 #77} (zie Hall 1988) [zie 1] Let op de \ die de prefix onderscheidt van de naam van de auteur. Voor een uitgebreid overzicht van álle mogelijkheden kunt u het beste de uitgebreide PDF-handleiding raadplegen. Om standaard voor nieuwe documenten Instant Formatting uit te zetten verandert u de standaard instellingen. Kies in EndNote Cite While You Write, Cite While you Write Preferences. Het onderstaand dialoogkader verschijnt: Handleiding gebruik van EndNote 5 met Word 2000, versie 2 pagina 14 van 25

15 U kunt nu Enable Instant Formatting on new Word documents uitzetten. De referenties worden voortaan als onopgemaakte tekst in het document geplaatst. Opmerking: Indien gewenst kunt u referenties handmatig typen in het document. Een referentie wordt altijd tussen {} geplaatst. Het referentienummer is daarbij essentieel EEN STANDAARD (OUTPUT) STYLE Als Instant Formatting aanstaat wordt het document automatisch opgemaakt in de Output Style Annotated. De Output Style, of gewoon Style, beschrijft volgens welke methode een document wordt opgemaakt wanneer u het commando Format Bibliography gebruikt. Elke Style kan gezien worden als een template die EndNote vertelt hoe de informatie in de referenties gerangschikt moet worden om volgens de eisen van een bepaalde uitgever of tijdschrift te kunnen worden uitgegeven. EndNote kent vier standaard bibliografische stijlen die geïnstalleerd zijn in de Output Styles Box in het menu: 1. Annotated: genereert een bibliografie in de Author-Date Style met abstracts. Dit is de standaard instelling. 2. Author-Date: genereert een bibliografie op alfabet van auteursnaam, en binnen de tekst referenties bestaande uit auteursnaam en jaar. 3. Numbered: genereert een bibliografie met getallen die overeenkomen met de cijfers die bij de referenties in de tekst vermeld staan. 4. Show all: genereert een lijst van de referenties zoals ze zijn ingevoerd, inclusief alle velden en de veldnamen. In de Output Styles Box ziet u ook de mogelijkheid Select Another Style, die het venster Choose A Style opent. Hier staan de meer dan 500 verschillende stijlen die EndNote meelevert, waarover meer in paragraaf Zodra u hier een andere stijl kiest, verschijnt deze voortaan in het rolvenster. Handleiding gebruik van EndNote 5 met Word 2000, versie 2 pagina 15 van 25

16 Bekijken we de hieronder afgebeelde referentie: Deze wordt in de MLA stijl weergegeven als: (Shergold) Shergold, J.H. "Review of Trilobite Biofacies Distributions at the Cambrian-Ordovician Boundary." Geological Magazine (2000): 363. In de stijl van Nature zou dezelfde referentie als volgt opgemaakt zijn: 1 1. Shergold, J. H. Review of trilobite biofacies distributions at the cambrianordovician boundary. Geological Magazine 125, 363 (2000) BIBLIOGRAFIE De bibliografie bestaande uit de EndNote referenties wordt, wanneer Instant Formatting aanstaat, direct onder de tekst, aan het eind van het document geplaatst. Om de bibliografie te genereren in een andere stijl, dienen de volgende stappen gezet te worden: Open het document in Word. Selecteer Format Bibliography via de EndNote werkbalk (of uit Tools, EndNote). Het onderstaande dialoogkader verschijnt: Handleiding gebruik van EndNote 5 met Word 2000, versie 2 pagina 16 van 25

17 Let op: Kies bij With output Style: de gewenste stijl en klik op OK. Het Word document en de bibliografie aan het einde van het document worden opnieuw opgemaakt. Als na het genereren van de bibliografie nog referenties aan de tekst worden toegevoegd, kunnen deze en de bibliografie worden bijgewerkt door opnieuw het commando Format Bibliography te gebruiken. Hetzelfde geldt indien het document opgemaakt moet worden in een andere stijl: selecteer de gewenste bibliografische stijl uit het Styles menu in het EndNote programma. Wanneer u het commando Format Bibliography weer gebruikt, worden de referenties en de bibliografie automatisch geconverteerd naar de nieuw gekozen stijl. Zo kunt u steeds opnieuw het document in een bepaalde stijl opmaken, naar gelang de eisen van dat moment. Wanneer (een deel van) een publicatie afgewezen is door de ene uitgever maakt u deze met één druk op de knop gereed voor publicatie bij een andere uitgever. Het is niet altijd nodig de referenties eerst te ontdoen van opmaak om ze opnieuw te kunnen laten opmaken, tenzij een referentie waarnaar al verwezen wordt in Word, is gewijzigd in EndNote. Zie hieronder voor de uitleg GEWIJZIGDE REFERENTIES IN ENDNOTE In een Word document staan referenties die verwijzen naar records in EndNote. Nadat u deze referenties heeft geplaatst in Word, kan het zijn dat u deze records nog wijzigt. Dit is over het algemeen geen probleem; behalve wanneer de velden Author en Year gewijzigd zijn. Deze velden dienen namelijk als identificatie voor een referentie, evenals het record nummer. Wanneer u een van deze velden hebt gewijzigd, zult u bij het opnieuw opmaken van het document de veranderingen die u in EndNote hebt gemaakt niet zien. Dat betekent dat u hier dus heel alert op moet zijn. U gaat als volgt te werk: In het Word-document kiest u eerst voor de knop Unformat Citations. Hierdoor verdwijnt de opmaak van de referenties in het document. Nu gaat u het document opnieuw opmaken. Klik op Format Bibliography en selecteer een stijl. Het document Handleiding gebruik van EndNote 5 met Word 2000, versie 2 pagina 17 van 25

18 wordt opgemaakt en de gewijzigde referenties verschijnen één voor éen in een zoekvenster: Achter Search for: brengt u dezelfde wijziging aan als in EndNote. Let op dat u de komma en spaties laat staan. Klik op Perform Search en het volgende scherm verschijnt met daarin de gevonden referentie: Indien dit inderdaad de juiste referentie is klikt u op Insert, de referentie wordt in Word opnieuw geplaatst. Indien er meer gewijzigde referenties zijn, worden deze successievelijk getoond, daarna verdwijnt het kader DOCUMENT KLAARMAKEN VOOR PUBLICATIE Wanneer het Word document gereed is voor publicatie, laat u het omzetten naar een nieuw document waaruit alle EndNote codes zijn verwijderd, maar dat wel alle referenties e.d. bevat. Het is noodzakelijk om de EndNote Library tevens geopend te hebben. Kies in Word uit de EndNote werkbalk voor Remove Field Codes. Er komt een melding dat er een nieuw document wordt aangemaakt en dat het originele document blijft bestaan. Klik op OK om het document om te laten zetten en bewaar deze versie ook. Handleiding gebruik van EndNote 5 met Word 2000, versie 2 pagina 18 van 25

19 3.2.8 DE STYLE MANAGER Buiten de vier Default Styles die EndNote standaard heeft ingesteld, kunnen uit ruim 500 verschillende opmaakmodellen keuzes gemaakt worden. De bibliografische stijl die geselecteerd wordt via het Styles menu in de menubalk bepaalt hoe EndNote de referenties in het document en de bibliografie opmaakt. De gekozen stijl zorgt voor de juiste opmaak van tekst, interpunctie, en het sorteren van de referenties en de bibliografie, en welke velden in de bibliografie dienen te worden opgenomen. Een Style kan door u in EndNote aangepast worden. Open hiertoe File, Output Styles, Open Style Manager: U kunt eerst de Style Preview en de Style Info bekijken van een geselecteerde stijl. Selecteer de Style die u wilt bewerken en kies voor Edit. Er verschijnt een uitgebreid dialoogkader, waarin u de stijl naar eigen wens kunt aanpassen. Een aantal opties spreekt voor zich; voor meer uitleg hierover kunt u het beste de handleiding van de Universiteit van Queensland raadplegen, die zeer uitgebreide informatie geeft (zie blz. 20 van deze handleiding). Opmerking: Door de combinatie in EndNote van de mogelijkheid om Reference Types aan te passen, Output Styles te wijzigen en door in Word de referenties te bewerken, is het mogelijk om te voldoen aan de eisen van de uitgever voor de opmaak van het document. Handleiding gebruik van EndNote 5 met Word 2000, versie 2 pagina 19 van 25

20 4 EXTRA INFORMATIE 4.1 I-PORT Bij de Bibliotheek van de Universiteit van Tilburg is i-port de toegang tot literatuurbestanden die de UvT online aanbiedt. De bestanden die via de i-port interface benaderd worden zijn gelijktijdig te doorzoeken, dat wil zeggen dat er met één zoekopdracht binnen i-port, meerdere bestanden in één keer doorzocht kunnen worden. Bovendien heeft u dan een tweede krachtige tool tot uw beschikking: via i-port gevonden referenties kunt u in EndNote formaat downloaden. Eerst start u hiervoor i-port en zoekt de gewenste referenties; deze kunt u in EndNote format downloaden. Dit bestand kunt u in importeren EndNote, naar keus in een bestaande of in een nieuwe Library. Gevonden referenties worden eerst separaat getoond waardoor u nog selecties kunt maken voor ze daadwerkelijk in de Library worden geplaatst REFERENTIES ZOEKEN VIA I-PORT U start i-port via de website van de Biblotheek: Kies voor Literatuur zoeken. Selecteer onder Gelijktijdig zoeken de optie In alle bestanden. Selecteer daarna de juiste databases bijvoorbeeld de databases Online Contents UvT en Online Contents landelijk. U typt de zoekterm(en) in en start de zoekactie. Indien u nog niet was ingelogd in het systeem wordt er nu gevraagd om uw ANR (administratie nummer) en Bibliotheekwachtwoord om alsnog in te loggen. Vervolgens wordt het aantal treffers per database getoond. Selecteer een van de databases vervolgens worden de resultaten in het scherm getoond. U kunt nu de resultaten downloaden (en daarna importeren in EndNote). Kies aan de linkerkant van het scherm onder de noemer Records de knop Download (max. 100). Opmerking: indien er meer dan 100 gevonden records zijn is de knop Download niet actief. Pas de zoekactie aan door uw criteria te verfijnen. Handleiding gebruik van EndNote 5 met Word 2000, versie 2 pagina 20 van 25

21 Het onderstaande scherm verschijnt: Kies bij Uitvoerformaat voor RIS Formaat (for Reference Manager, EndNote) en bij Levering voor download naar file. Klik op Downloaden. Kies in het File Download venster voor Save this file to disk; het onderstaande dialoogkader verschijnt: Standaard wordt hier de laatstgebruikte folder getoond. Kies eventueel een andere folder achter Save in:. Typ de juiste File Name (of accepteer de voorgestelde naam); let erop dat de extensie.txt is. Handleiding gebruik van EndNote 5 met Word 2000, versie 2 pagina 21 van 25

22 Klik op Save om het bestand te bewaren. Na het bewaren verschijnt er nog een Download Complete venster dat u kunt sluiten GEGEVENS IMPORTEREN IN ENDNOTE Om de gevonden referenties te importeren in een Library in EndNote doet u het volgende: Start EndNote. Het venster Select a reference Library verschijnt, open de juiste Library. Kies nu File, Import, het onderstaande venster verschijnt: Kies bij Choose File de juiste folder en het juiste bestand. Selecteer bij Import option de mogelijkheid Reference Manager (RIS). Klik daarna op Import om het importeren daadwerkelijk te starten. Hiermee worden de gevonden referenties geïmporteerd in de geopende Library. EndNote toont alleen de geïmporteerde referenties zodat u nu nog selecties kunt maken en bepaalde referenties kunt verwijderen. Kies References, Show All om alle referenties in de Library te zien. Uiteraard is het ook mogelijk om gevonden referenties in een nieuwe Library te importeren. Indien u geen gebruik maakt van i-port, kan het nodig zijn gebruik te maken van Import filters of Connection Files, waarover hieronder meer. 4.2 WAT IS EEN IMPORTFILTER? Een Importfilter is een bestand (met de extensie.enf) dat er voor zorgt dat de data uit de verschillende velden van een record in een bibliografisch bestand, op de juiste plaats in de EndNote Library terechtkomen. Het filter herkent bijvoorbeeld een auteursnaam op een bepaalde manier. De informatie die in het record van het bibliografisch bestand in het auteursveld staat moet terechtkomen onder Author in de EndNote Library. Aangezien elke bibliografische database zijn eigen manier van veldindeling heeft, zijn er aparte filters nodig voor elke database. Standaard worden vele filters meegeleverd in EndNote, ze zijn te vinden in de filterfolder. Er bestaan echter veel meer reference databases dan EndNote filters. Daarom is het nodig om nieuwe filters te maken of bestaande filters aan te passen om de verschillend opgemaakte informatie op de juiste wijze te kunnen importeren. Handleiding gebruik van EndNote 5 met Word 2000, versie 2 pagina 22 van 25

23 Tip: De Bibliotheek van de Universiteit van Amsterdam stelt een aantal filters beschikbaar die speciaal gemaakt of aangepast zijn voor de bestanden die het meest binnen de UvA gebruikt worden. Ze kunnen worden gedownload van de importfilterlijst en dienen te worden geplaatst in de juiste EndNotefolder: c:\programfiles\endnote\filters. U vindt deze filters op: Tip: Ook de universiteit van Nijmegen heeft een lijst met import filters: Verwerken_van_literatuurreferenties/endnote_filters.html. Zorg dat de filters in de juiste folder komen: c:\programfiles\endnote\filters. 4.3 WAT IS EEN CONNECTION FILE? Een Connection File is een bestand (met de extensie.enz) dat regelt dat EndNote via het commando Connect in het File-menu een verbinding maakt met een externe online database of bibliotheekcatalogus. Zo kunnen zoekopdrachten gegeven worden vanuit het programma EndNote en de gevonden referenties rechtstreeks in EndNote binnengehaald worden. Een Connection File bevat de informatie die nodig is om verbinding te maken met een externe database en die vervolgens te kunnen doorzoeken. Die informatie maakt duidelijk om welke database het gaat, wat het adres is van die database en welke zoektermen valide zijn. Voor deze Connection Files geldt hetzelfde als voor de importfilters: er worden er tientallen meegeleverd met EndNote, maar voor bepaalde bestanden ontbreken ze (nog), en bestaande files werken lang niet altijd naar tevredenheid. Tip: Ook hier heeft de Bibliotheek van de UvA er een aantal aangepast en zal de lijst van Connection Files verder worden uitgebreid. Bij het downloaden dienen ze te worden geplaatst op de juiste plek in de EndNotefolder: c:\programfiles\endnote\connections. Tip: De Universiteit van Nijmegen heeft ook een lijst Connection Files: Verwerken_van_literatuurreferenties/endnote_connections.html. Ook deze files dient u te plaatsen in c:\programfiles\endnote\connections. Opmerking: EndNotes primaire functie is hulp te bieden bij het beheer en de organisatie van uw literatuurreferenties. Soms is bij het gebruik van EndNote als zoekmachine via Connect het resultaat anders dan wanneer dezelfde database doorzocht wordt met de daarbij behorende specifieke interface. Een proef met beide interfaces ter vergelijking van de resultaten kan nuttig zijn. Handleiding gebruik van EndNote 5 met Word 2000, versie 2 pagina 23 van 25

24 5 HANDIGE LINKS Op onze website vindt u de officiële, uitgebreide Engelstalige handleiding in PDF formaat: Op de website van de Bibliotheek vindt u een pagina met daarop compacte informatie en tevens diverse links: De website van EndNote, Support and Services sectie, bevat informatie en files voor downloaden. Tevens is er een algemene interactieve tutorial beschikbaar: De Erasmus Universiteit heeft een goede Nederlandstalige handleiding EndNote met daarbij ook een overzicht van alle menuopties: De universiteit van Queensland heeft een goede Engelstalige handleiding voor het gebruik van EndNote en het creëren van Output Styles: Via de Site van de Koninklijke Bibliotheek vindt u een bulletinboard waarop actuele gebruikersinformatie van diverse programma s staat: Handleiding gebruik van EndNote 5 met Word 2000, versie 2 pagina 24 van 25

25 6 INDEX Aangepaste referenties...13 Bibliografie...15 Bibliografische stijlen...14 Connection file...21 Endnote installeren... 2 Engelstalige handleiding...22 Importeren...20 Importfilter...20 I-port...18 Library... 3 Nieuwe library... 5 Nieuwe reference types... 7 Nieuwe referenties... 7 Onopgemaakte referentie Output style Referenties handmatig aanpassen Sorteren... 5 Term lists... 8 Thuisgebruik... 2 Toolbar main... 5 Volledige referentie... 8 Voorbeeldvenster... 5 Zoekmogelijkheden... 6 Handleiding gebruik van EndNote 5 met Word 2000, versie 2 pagina 25 van 25