Evaluatie integriteitbeleid ambtenaren gemeente Hoogeveen. (1 september juli 2009)

Transcriptie

1 Evaluatie integriteitbeleid ambtenaren gemeente Hoogeveen (1 september juli 2009) Juli 2009

2 Inhoud 1. Inleiding a. aanleiding evaluatie. 3 b. evaluatiemethode Omschrijving van het beleid a. Agendavorming.. 4 b. beleidsvoorbereiding- en bepaling Wat wilden we bereiken? (beleidsdoelen) 5 4. Wat hebben we gedaan? (beleidsprestaties) 5 5. Wat hebben we bereikt? (doelbereiking) Conclusies en aanbevelingen..10 Integriteit is de persoonlijke eigenschap, karaktereigenschap, van een individu die inhoudt dat de persoon eerlijk en oprecht is. De persoon beschikt over een intrinsieke betrouwbaarheid, zegt wat hij doet, en doet wat hij zegt, heeft geen Verborgen agenda en veinst geen emoties. Een persoon met deze eigenschappen wordt integer genoemd. Een integer persoon zal zijn doen niet laten beïnvloeden door oneigenlijke zaken (bron: Wikipedia). 2

3 1. Inleiding 1a. Aanleiding evaluatie. Bij de vaststelling op 23 mei 2006 van de nieuwe gedragscode voor ambtenaren bij de gemeente Hoogeveen is bepaald dat deze na 1 jaar zal worden geëvalueerd. Aangezien er in het kader van integriteit gedurende in de afgelopen periode nog andere activiteiten zijn verricht, is de evaluatie uitgesteld tot het voorjaar van 2009 en is deze evaluatie verbreed tot het gehele integriteitbeleid over de periode vanaf 1 september 2005 tot 1 juli b. Evaluatiemethode. Deze evaluatie is een ex post evaluatie waarbij wordt gekeken of de voorgestelde activiteiten zijn verricht, hoe het proces is verlopen en of de beleidsdoelen zijn bereikt (output). Een evaluatie naar de effecten van beleid (outcome) is gezien de beperkte middelen voor dit onderzoek te veeleisend. De resultaten van de beleidsevaluatie helpen bij het formuleren van vervolgbeleid in die zin of er aanleiding is om het beleid ongewijzigd te handhaven, te beëindigen of af te bouwen, aan te scherpen of te wijzigen. Het onderzoek is opgebouwd aan de hand van de volgende vragen: a. Wat is het beleid? (beleidsinzet); b. Wat wilden we bereiken? (beleidsdoelen); c. Wat hebben we gedaan? (beleidsprestaties); d. Wat hebben we bereikt (doelbereiking). Deze opbouw is ook terug te vinden in deze rapportage. Deze beleidsevaluatie gaat niet apart in op de kosten. In die zin wordt alleen gekeken naar de doeltreffendheid van het beleid en niet naar de doelmatigheid. 3

4 2. Omschrijving van het beleid 2a. Aanleiding beleid (agendavorming). Op 1 maart 2006 is de Ambtenarenwet aangevuld met een aantal artikelen over het onderwerp integriteit. De overheidswerkgevers zijn daardoor verplicht om integriteitbeleid te voeren, een gedragscode voor ambtenaren in te voeren en nieuwe ambtenaren een eed of belofte af te laten leggen. De VNG heeft o.a. met het IPO en BZK in 2005 een overeenkomst gesloten over basisnormen waaraan overheidsorganisaties moeten voldoen bij het voeren van een integriteitbeleid. Overeengekomen is dat in de loop van 2007 alle betrokken overheidsorganisaties van het openbaar bestuur en de politie een integriteitbeleid hebben vastgesteld dat ten minste aan de basisnormen voldoet. De basisnormen hebben betrekking op ambtenaren en bestuurders. 2b. Beleidsvoorbereiding en bepaling. De VNG heeft bij ledenbrief van 24 augustus 2005 aangegeven dat gemeenten bij de ontwikkeling en uitvoering van integriteitbeleid niet hoeven te wachten op de parlementaire behandeling van het voorstel Wijziging van de Ambtenarenwet en enkele andere wetten omtrent goed ambtelijk handelen, goed werkgeverschap en algemene regels over integriteit. In september 2005 is door Juridisch advies/hrm een ad hoc werkgroep geformeerd bestaande uit Frank van der Meulen (voorzitter), Albert Middelveld, Nelleke van Rij en Jannie Wanders om de organisatie voor te bereiden op de wetswijziging. De werkgroep heeft zichzelf na afronding van deze evaluatie opgeheven. Het college heeft conform de voorstellen van de werkgroep op 27 september 2005 het volgende besloten: 1. Gedragscode (bottom up) ontwikkelen via een stappenplan: a. afdelingsbijeenkomsten en MT b. vaststellen door B&W c. communicatie via folder en inter-/huisnet, publieksbalie d. presentatie tijdens introductiebijeenkomst (gekoppeld aan afleggen eed/belofte) 2. Invoeren verplichte ambtseed/belofte voor alle (huidige/nieuwe) ambtenaren: a. afnemen van eed/belofte bij alle huidige medewerkers b. afnemen van eed/belofte bij nieuwe medewerkers N.B. Bij de afdeling Veiligheid liep vanaf medio 2005 een separaat integriteittraject. Er is in juni 2005 een training verzorgd door prof. Van den Heuvel. Daarnaast hebben de medewerkers van de afdeling Veiligheid in die periode al de eed/belofte afgelegd ten overstaan van de burgemeester. Sinds 2006 loopt de afdeling Veiligheid mee in het traject van de gehele organisatie. 4

5 Het college heeft conform het voorstel van de werkgroep op 16 januari 2007 het volgende besloten: 3. Maatregelen en voorzieningen te verwezenlijken om aan alle basisnormen integriteit te voldoen en deze uitvoering in handen te leggen van de Algemeen directeur met als einddatum 1 juli Wat wilden we bereiken? (beleidsdoelen) Bij een evaluatie dient helder te zijn wat de doelstelling van het beleid was om zodoende te kunnen meten in hoeverre die doelstellingen zijn behaald. Uit de door de werkgroep opgestelde en door B&W geaccordeerde voorstellen blijkt dat het bereiken van de volgende doelen werd nagestreefd: 1. Weerbaar maken van de organisatie en de medewerkers tegen integriteitinbreuken. 2. Bevorderen van het integriteitbewustzijn onder de medewerkers. 3. Vaststellen van een actuele gedragscode die aansluit bij de cultuur van de organisatie. 4. Blijvende aandacht houden voor integriteit. 5. Integriteit als vast onderdeel van het personeelsbeleid maken. 6. Voldoen aan de basisnormen integriteit. 4. Wat hebben we gedaan? (beleidsprestaties) Hieronder volgt een overzicht van de activiteiten die zijn verricht naar aanleiding van de in hoofdstuk 2 genoemde besluitvorming. 1a. Bottom up ontwikkelen nieuwe gedragscode Eind 2005/begin 2006 zijn in alle afdelingen onder leiding van de manager bijeenkomsten georganiseerd waarin het onderwerp integriteit centraal stond. De managers hebben deze bijeenkomst op verschillende manieren ingevuld. In de meeste gevallen zijn dilemma s bespreekbaar gemaakt. Deze bijeenkomsten hebben het bewustzijn van de medewerkers met het onderwerp vergroot. Deze activiteiten hebben niet geleid tot de verwachte input voor het opstellen van een nieuwe gedragscode. De werkgroep heeft daarom ter besluitvorming een gedragscode aan B&W voorgelegd die grotendeels is overgenomen van het VNG model. 1b. Vaststellen nieuwe gedragscode Het college heeft op 23 mei 2006 de gedragscode integriteit voor ambtenaren van de gemeente Hoogeveen vastgesteld. Deze gedragscode behandelt de volgende onderwerpen: - goed ambtenaarschap; - vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie; - nevenfuncties en andere privé-activiteiten; - geschenken, aanbiedingen en incidentele vergoedingen; - uitnodigingen voor reizen, congressen, evenementen en diners; - verantwoord omgaan met gemeentelijke voorzieningen en personeelsregelingen; - belangen van familieleden, vrienden en ex-collega s; - hoe te reageren op niet-integere zaken; - voorbeeldfunctie van leidinggevende. 5

6 De gedragscode bevat tevens een uitgebreide toelichting op de onderwerpen waarin ook dilemma s en voorbeelden worden besproken. 1c. Communicatie nieuwe gedragscode Er is geconstateerd dat de gedragscode integriteit voor ambtenaren niet vindbaar is op de gemeentelijke website. Daarnaast is gebleken dat de gedragscode voor bestuurders alleen te vinden is via de zoekmachine, maar geen duidelijke plaats meer heeft op de website. Inmiddels is dit hersteld en heeft de gedragscode voor bestuurders weer een plaats gekregen op de website. De gedragscode is op het huisnet te vinden onder organisatie/personeel/gedrag. Ook zijn hier andere regelingen op het gebied van integriteit te vinden, zoals de klokkenluiderregeling, de regeling - en internetgebruik, nevenwerkzaamheden en financiële belangen. 1d. Presentatie gedragscode De gedragscode is gepresenteerd tijdens een drietal bijeenkomsten in de maand juli 2006 waarin alle ambtenaren de eed/belofte hebben afgelegd. De integrale tekst is meegezonden bij de uitnodiging voor deze bijeenkomst. Verder is verwezen naar de Nieuwsbrief integriteit waarin ook nog eens de tekst van de gedragscode kort en bondig is vermeld. We kunnen daarmee vaststellen dat de inhoud van de nieuwe gedragscode niet kan zijn ontgaan aan de medewerkers. 2a. Afleggen eed/belofte huidige ambtenaren Tijdens de hiervoor genoemde bijeenkomsten heeft bijna al het ambtelijke personeel van dat moment de eed/belofte ten overstaan van de gemeentesecretaris afgelegd. Hieraan voorafgaande heeft de gemeentesecretaris eerst de eed/belofte afgelegd tijdens een B&W vergadering ten overstaan van de burgemeester. Een aantal ambtenaren heeft de eed/belofte op een later moment afgelegd, omdat bv. de ambtenaar door ziekte niet in staat was de georganiseerde bijeenkomst bij te wonen. Er zijn op dit moment geen ambtenaren meer die de eed/belofte niet hebben afgelegd. Na afloop van het afleggen hebben de ambtenaren een verklaring ondertekend die is opgenomen in het personeelsdossier. Verder hebben de ambtenaren als blijvende herinnering een kunstwerkje ontvangen. 2b. Afleggen eed/belofte nieuwe ambtenaren In het introductiebeleid is standaard opgenomen dat nieuwe medewerkers de eed/belofte afleggen ten overstaan van de burgemeester en/of de gemeentesecretaris. Hiervoor wordt elke maand voorafgaand aan een collegevergadering tijd gereserveerd. Deze stap gebeurt consequent en de bewaking van dit proces ligt in goede handen van HRM (Hennie Ymker). 3. Voldoen aan basisnormen integriteit BASISNORMEN VOLWAARDIGE INTEGRITEITSBELEID 1. Aandacht voor integriteit Binnen de overheidsorganisatie zijn de verschillende aspecten van integriteit in een schriftelijk document vastgelegd (1). De organisatie verricht vanuit integriteitsoogpunt binnen de organisatie of binnen onderdelen daarvan periodiek onderzoek naar kwetsbare handelingen, functies en processen (3 en 4). Voldaan Nog doorontwikkel en Niet Voldaan Toelichting Op 12 oktober 2004 heeft een schriftelijke inventarisatie plaatsgevonden. De controles in het kader van de financiële rechtmatigheid strekken zich ook uit op de vraag of voldoende beheersmaatregelen zijn genomen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen 6

7 In een centraal register of anderszins op centraal niveau is relevante aan integriteit gerelateerde informatie beschikbaar (6). De gemeenteraad wordt betrokken bij de ontwikkeling en de evaluatie/verantwoording van het integriteitbeleid (8). 2. Gedragscodes De overheidsorganisatie beschikt over een gedragscode (9 en 10). De gedragscode is goed kenbaar voor medewerkers (11). 3. Onderzoeken bij werving en selectie De organisatie beschikt over procedures in het kader van werving en selectie waarin aandacht wordt besteed aan integriteit (13). Deze procedures kunnen zien op het controleren van diploma s en getuigschriften, procedures tijdens het sollicitatiegesprek, het controleren van referenties en het hanteren van een verklaring omtrent gedrag. 4. Kwetsbare functies Beoordeeld wordt welke functies binnen de organisatie als kwetsbaar dienen te worden aangemerkt (17). Kwetsbare functies zijn functies, die extra risico s op integriteitsinbreuken met zich brengen in verband met onder meer het werken met gevoelige informatie, het kunnen beschikken over geld en de omgang met zakelijke relaties. De organisatie houdt een overzicht bij van kwetsbare functies en treft maatregelen ter voorkoming van integriteitsinbreuken bij kwetsbare functies (18). 5. Het afleggen van de eed of belofte Bij de indiensttreding van medewerkers leggen deze de eed of de belofte af (20). 6. Nevenwerkzaamheden Er is een nadere regeling voor de verplichte melding van nevenwerkzaamheden (25). (b.v. functiescheiding, 4- ogenprincipe, etc.) Ook in het kader van de niet-financiële rechtmatigheid (legal audits) is aandacht voor dit onderwerp. In 2009 zal binnen BMO/bedrijfscontrol een doorontwikkeling plaatsvinden van de controles in het kader van de financiële rechtmatigheid richting procescontrol, waardoor meer nadruk komt op kaderstelling en het beheer van processen in plaats van controles achteraf. Regelingen via Rap raadpleegbaar. Het opnemen in de P&C cyclus zorgt ervoor dat aan deze verantwoording wordt voldaan. In 2008 is dit éénmalig niet gebeurd. Vanaf 2009 zal dit weer opgenomen worden in de P&C cyclus. Deze evaluatie wordt toegezonden aan de raad. In 2006 geactualiseerd. Wordt uitgereikt aan nieuwe medewerkers en is beschikbaar op huisnet. De procedure in het kader van werving en selectie is in 2009 aangepast. Wel werd al standaard een verklaring omtrent het gedrag gevraagd. Vanuit BMO/bedrijfscontrol zal in 2009 aandacht worden besteed aan kwetsbare functies die een relatie hebben met financiële processen. Daarnaast is een inventarisatie van kwetsbare functies geweest in het kader van de regeling financiële belangen. Verder zijn in het voorjaar van 2009 risico-inventarisaties uitgevoerd bij BMO/ID, GW, W&D, IB. Idem. B&W besluit 27 september 2005 dat dit ook geldt voor de reeds in dienst zijnde ambtenaren. Afleggen is gebeurd medio Zie CAR/UWO 7

8 De organisatie houdt een geactualiseerd overzicht bij van de gemelde nevenwerkzaamheden (26). Er is een nadere regeling voor de verplichte openbaarmaking van gemelde nevenwerkzaamheden (29). 7. Financiële belangen Er is een nadere regeling voor de verplichte melding van financiële belangen en transacties in effecten (30). Er worden functies aangewezen waarvoor deze meldplicht geldt. 8. Maatregelen gericht op informatiebescherming De organisatie stelt voorschriften vast over het kennisnemen van of omgaan met vertrouwelijke informatie (31). Er worden maatregelen getroffen die beogen te voorkomen dat onbevoegden derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen (32). 9. Relatiegeschenken Voor het aannemen van geschenken of uitnodigingen is een regeling getroffen (33). De regeling bevat een meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen (34). 10. Inkoop- en aanbestedingsprocedure De organisatie stelt een inkoop- en aanbestedingsbeleid vast (37). Het beleid bevat richtlijnen voor het aantal aan te vragen offertes en de vastlegging van keuzen voor bepaalde procedures van aanbesteding (38). Ja, door BMO/BC, maar niet formeel belegd. B&W besluit 9 november Uitvoering zit thans in inventarisatiefase. Besluit 9 november Uitvoering zit thans in inventarisatiefase. Zie gedragscode Er is in Raadhuis en Compagnieshuis een scheiding gerealiseerd tussen publieke ruimten en ruimten voor medewerkers. Daarnaast ook digitale maatregelen zoals schermbeveiliging en wachtwoord. Zie gedragscode Zie gedragscode Vastgelegd in beleidsregels inkoopen aanbesteding Idem. 11. Vertrouwenspersoon voor integriteit Er wordt een vertrouwenspersoon of instantie voor integriteitskwesties aangesteld (44). De vertrouwenspersoon kan tevens belast zijn met vertrouwenstaken voor discriminatie of seksuele intimidatie (45). 12. Meldingsprocedure bij het vermoeden van een misstand Er is voorzien in een procedure voor de wijze waarop binnen de organisatie vermoedens van aantastingen van de integriteit door de medewerkers aangekaart kunnen worden (klokkenluidersregeling) (46). De regeling bevat de toegang tot een onafhankelijke instantie (47). 13. Handelwijze bij aantasting integriteit of vermoedens daarvan De organisatie heeft een schriftelijk vastgelegde procedure voor het verrichten van een onderzoek, nadat een vermoeden van misstand (melding/signaal van een vermoeden van een integriteitsinbreuk) gemeld is (48). Er zijn 2 vertrouwenspersonen in kader van klokkenluiderregeling. Er is 1 vertrouwenspersoon in kader van melding financiele belangen. Er zijn 2 vertrouwenspersonen in kader van melding seksuele intimidatie. Er is een klokkenluidersregeling. De ombudscommissie is door B&W aangewezen. Gerealiseerd 9 november

9 5 Wat hebben we bereikt? (doelbereiking) Per beoogd doel wordt hieronder aangegeven of de beoogde doelen zijn bereikt. 1. Bevorderen van het integriteitbewustzijn onder de medewerkers. Door de projectmatige opzet van het integriteitbeleid zijn de medewerkers op verschillende momenten geconfronteerd met het onderwerp integriteit. Tijdens de afdelingssessies, tijdens de bijeenkomsten voor het afleggen van de eed/belofte, door nieuwsbrieven en andere communicatie rondom het project. Hoewel dit niet per medewerker is gemeten, kan wel worden aangenomen dat door deze aandachtsmomenten het bewustzijn is toegenomen. 2. Weerbaar maken van de organisatie en de medewerkers tegen integriteitinbreuken. Of de organisatie en de medewerkers weerbaarder zijn tegen integriteitinbreuken is zonder nader onderzoek (b.v. enquête) niet vast te stellen. Maar, doordat er sprake is van meer bewustzijn en de grenzen van integer handelen bespreekbaar zijn gemaakt mag worden aangenomen dat dit de weerbaarheid tegen integriteitinbreuken heeft versterkt. 3. Vaststellen van een actuele gedragscode die aansluit bij de cultuur van de organisatie. Zonder nader onderzoek (bv. enquête) is niet vast te stellen of de huidige gedragscode aansluit bij de cultuur van de organisatie. De medewerkers hebben via afdelingssessies de gelegenheid gehad om mee te denken over de inhoud van de gedragscode. Uit deze sessies is geen noemenswaardige input gekregen die heeft geleid tot een andere gedragscode dan het model zoals de VNG dat heeft ontwikkeld voor alle gemeenten. Wel is de afgelopen maanden gebleken dat management en medewerkers behoefte hebben aan concretisering van de gedragscode op het gebied van het gebruik van gemeentelijke eigendommen. Via een risicoinventarisatie is onderzocht op welke punten concrete afspraken nodig zijn. Dit wordt nog nader uitgewerkt. 4. Blijvende aandacht houden voor integriteit. De afgelopen jaren zijn activiteiten verricht in het kader van integriteit waarbij vooral het kader is geschetst, zoals het vaststellen van een gedragscode en het vaststellen van een aantal regelingen. Het is aannemelijk dat de aandacht voor integriteit verslapt als niet met enige regelmaat het onderwerp binnen de organisatie wordt benoemd. Dit behoeft aandacht. Blijvende aandacht vraagt om: - met de nodige regelmaat integriteit onderdeel te laten zijn van gesprek - het regelmatig evalueren van de naleving van gedragscodes - adequaat handelen bij de melding van een vermoeden van schending van integriteit Hier ligt primair de verantwoordelijkheid bij het management. Blijvende aandacht is te borgen via de verantwoordingslijn. Op grond van artikel 125quater Ambtenarenwet dient het college in overeenstemming met de raad vast te stellen op welke wijze jaarlijks verantwoording wordt afgelegd over het gevoerde integriteitsbeleid en over de naleving van de gedragscode. Door opname van het onderwerp integriteit in de P&C cyclus is geborgd dat structureel aandacht is voor het integriteitsbeleid. 9

10 5. Integriteit als vast onderdeel van het personeelsbeleid maken. Het onderwerp integriteit heeft een plaats gekregen in het personeelsbeleid. Zo worden nieuwe medewerkers bij binnenkomst gewezen op de gedragscode integriteit en wordt binnen een aantal weken de eed of belofte afgelegd ten overstaan van de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Daarnaast zijn de bepalingen over integriteit in de Car/Uwo verder uitgewerkt in personeelsregelingen, zoals de regeling nevenwerkzaamheden en de regeling melding financiële belangen. Integriteit is ook genoemd in de handleiding jaargesprekken als onderwerp. 6. Voldoen aan de basisnormen Het college heeft uitgesproken aan alle basisnormen te willen voldoen. De gemeente Hoogeveen voldoet inmiddels aan alle basisnormen. Wel is het raadzaam om 2 basisnormen nog verder te ontwikkelen: - periodiek onderzoek naar kwetsbare handelingen, functies en processen; - maatregelen ter voorkoming van integriteitinbreuken bij kwetsbare functies; Uit de landelijke integriteitmonitor blijkt overigens dat aan het einde van het actiejaar 2007 bij alle overheden nog verbeterpunten resteren. In 2007 hadden 80% van de gemeenten de helft van de wettelijke verplichtingen ingevoerd. 6. Conclusies en aanbevelingen De afgelopen jaren is het integriteitbeleid van de gemeente Hoogeveen volwassen geworden. Daarmee voldoet de gemeente Hoogeveen aan de eisen die worden gesteld vanuit wet- en regelgeving, met name de Ambtenarenwet. Het voldoen aan wet- en regelgeving is niet het belangrijkste argument voor een integriteitbeleid. Een goed beleid op dit punt zorgt ervoor dat de werkgever goede kaders stelt over normen en waarden die binnen de organisatie gelden en de werknemer helderheid geeft over wat de werkgever op dit punt van hem/haar verwacht. Daarnaast zorgt een volwassen integriteitbeleid ervoor dat de medewerkers zich bewust zijn van de risico s van niet-integer gedrag, maar ook van gedrag waarvan vanuit het perspectief van de burger de schijn kan ontstaan dat een medewerker niet-integer is en daarmee ook de gemeente Hoogeveen niet-integer is. Hoewel er het nodige is bereikt is er toch nog een aantal verbeterpunten te noemen. Daarbij zijn ook ontwikkelingen en ervaringen van de afgelopen jaren meegenomen. Dit leidt tot de volgende conclusies en aanbevelingen: I. Blijvende aandacht voor integriteit borgen via management Het voldoen aan de basisnormen is niet voldoende. Een aantal basisnormen is niet te vatten in voorschriften, maar in daden. Papier is geduldig, maar alle wettelijke verplichtingen en basisnormen vragen om: - met de nodige regelmaat integriteit onderdeel te laten zijn van gesprek; - het regelmatig evalueren van de naleving van gedragscodes; - adequaat handelen bij de melding van een vermoeden van schending van integriteit. Hier ligt primair de verantwoordelijkheid bij het management voor de eigen organisatieonderdelen. Het management kan worden ondersteund vanuit de BMO. Het voorgaande is ook reden om niet aan te bevelen een integriteitcoördinator aan te wijzen. Dat zou ten onrechte de indruk wekken dat integriteit gekoppeld is aan één persoon of organisatieeenheid. 10

11 II. Aandacht ook op strategisch niveau borgen De afgelopen jaren is het meeste werk op het gebied integriteitbeleid verzet door een werkgroep, ad hoc samengesteld uit medewerkers van HRM en Juridisch Advies. De samenstelling is op zichzelf begrijpelijk aangezien het gaat om de implementatie van concernbrede wet- en regelgeving die raakvlakken heeft met het HRM-beleid. Het gaat immers voor een groot deel over houding en gedrag binnen de gemeentelijke organisatie. Maar, het implementeren in deze projectmatige vorm is beëindigd en dus is het nodig om de verantwoordelijkheden in de lijnorganisatie te beleggen. Wie doet nu wat op het gebied van integriteit? a. Het management is binnen de eigen organisatieonderdelen aanspreekpunt voor hun medewerkers en verantwoordelijk voor het bespreekbaar houden van het onderwerp integriteit in werkoverleggen en in de jaargesprekken. Verder heeft het management op grond van de gedragscode een voorbeeldfunctie. Het management legt verantwoording af over de uitvoering van het integriteitbeleid binnen de afdeling en rapporteert over eventuele integriteitschendingen binnen de afdeling. b. J.W. de Klein en J. Valk zijn formeel door B&W aangewezen als vertrouwenspersonen in het kader van de klokkenluidersregeling en ombudscommissie is aangewezen als meldpunt. c. 2 medewerkers van de Arbo zijn aangewezen als vertrouwenspersonen in het kader van melding ongewenste intimiteiten. d. A. Middelveld is formeel door B&W aangewezen als vertrouwenspersoon voor de melding van financiële belangen. e. A. Middelveld rapporteert op verzoek van de directie jaarlijks over ontvangen kerstgeschenken. f. F.C.A. van der Meulen is (informeel) door de directie aangewezen als aanspreekpunt voor eventuele onderzoeken bij vermoedens van integriteitschending. g. H. IJmker is binnen HRM verantwoordelijk gemaakt voor het organiseren en begeleiden van de bijeenkomsten voor het afleggen van de eed/belofte door nieuwe medewerkers. h. De melding van nevenwerkzaamheden loopt via de manager naar de HRM-adviseur. De correspondentie en registratie wordt verzorgd door BMO/BC (Personeels- en salarisadministratie). Op operationeel niveau zijn de nodige taken toebedeeld. Er is sprake van de nodige diversiteit qua personen en qua organisatieonderdelen, maar dat kan juist op het gebied van integriteit meerwaarde hebben. Het is aan te bevelen om op strategisch niveau een referentiepunt te organiseren dat zo n twee keer per jaar bijeen komt om de ontwikkelingen op het gebied van integriteit te bespreken en waar nodig voorstellen doet aan de directie. Bij dit referentiepunt zullen in ieder geval de HRM officer en de Juridisch controller betrokken zijn. III. Naast aandacht voor preventie ook aandacht voor controle en handhaving In het geval van een vermoeden van integriteitschending wordt de Handreiking onderzoek integriteit van het Ministerie van BZK als uitgangspunt genomen. Eén van de eerste stappen is de afweging van het bevoegd gezag om al dan niet te starten met een feitenonderzoek. Op basis van ervaringen heeft de algemeen directeur behoefte aan een snel advies op het moment dat de directie bekend raakt met een vermoeden van schending van integriteit binnen de organisatie. De bestaande praktijk is dat de Algemeen directeur in zo n geval de volgende personen consulteert over de vraag wat de vervolgstappen moeten zijn: 11

12 a. de HRM officer, b. de Juridisch controller, c. de leidinggevende van degene waarvan vermoed wordt dat hij/zij de integriteit heeft geschonden. Het is aan te bevelen om deze werkwijze te formaliseren. Eén van de mogelijke vervolgstappen is het verstrekken van een opdracht aan een externe onderzoekscommissie of bureau. Dit is een manier om voldoende onderzoekscapaciteit, kennis en expertise te verkrijgen en om objectiviteit en onafhankelijkheid van het feitenonderzoek te bevorderen. Het is aan te bevelen om de bevoegdheid voor opdrachtverstrekking aan een externe onderzoekscommissie of bureau neer te leggen bij de Algemeen directeur onder de voorwaarde dat de voorzitter van de OR en van B&W van zo n opdrachtverstrekking vooraf in kennis worden gesteld. Op de wijze kan bij een vermoeden van integriteitschending slagvaardig worden optreden. IV. Landelijk model uniforme registratie van integriteitschendingen niet overnemen. Er is een landelijk model ontwikkeld ten aanzien van uniforme registratie van integriteitschendingen. Het is aan te bevelen om deze wijze van registreren niet over te nemen. Deze uniforme wijze van registreren past niet binnen de schaal van onze organisatie en geeft onnodige administratieve lasten. De verantwoording door het management over het aantal incidenten via de P&C cyclus geeft voldoende inzicht in omvang van integriteitschendingen. V. Vaststellen concernbrede lijn ten aanzien van met name het gebruik van gemeentelijke eigendommen. De afgelopen maanden is op basis van een risico-inventarisatie gebleken dat management en medewerkers met name behoefte hebben aan concrete afspraken op het gebied van het gebruik van gemeentelijke eigendommen. Vragen die rezen waren bijvoorbeeld: hoe om te gaan met hout of ijzer dat vrijkomt bij werkzaamheden, hoe om te gaan met afgeschreven materieel, hoe om te gaan met verzoek om gereedschap te lenen voor privé klus? De gedragscode stelt hiervoor al een norm. In sommige gevallen is toestemming nodig van het management. Het management heeft behoefte aan een éénduidige lijn voor de gehele organisatie. Het is aan te bevelen om een concernbrede lijn vast te stellen met daarbij een aantal praktijkvoorbeelden en deze onder het personeel te communiceren. Resumerend worden de volgende aanbevelingen aan B&W gedaan: 1. Maak duidelijk dat het management primair verantwoordelijk is voor blijvende aandacht voor integriteit. 2. Organiseer een strategisch referentiepunt op het gebied van integriteit. 3. Formaliseer de consultatiegroep voor een eerste advies bij een vermoeden van schending van de integriteit. 4. Machtig de Algemeen directeur om een opdracht te verstrekken aan een externe onderzoekscommissie of bureau bij een vermoeden van integriteitschending onder voorwaarde dat de voorzitter van de OR en van B&W in kennis worden gesteld. 5. Neem het landelijke model voor een uniforme registratie niet over. 6. Stel een concernbrede lijn vast met een aantal praktijkvoorbeelden ten aanzien van met name het gebruik van gemeentelijke eigendommen. 12