Praktijkcase. ChemCom Industries B.V. Vergaand automatiseren met Exact. Project of the Year 2013

Transcriptie

1 Praktijkcase ChemCom Industries B.V. Vergaand automatiseren met Exact Project of the Year 2013

2 Agenda Introductie ChemCom Industries B.V. Aanpak ERP project Processen en procesverbeteringen Implementatie en beheer Ervaringen en toekomst

3 Introductie ChemCom Industries B.V.

4 Visie ChemCom staat voor Chemische Competentie ChemCom Industries produceert harsen voor de groene houtverwerkende industrie en tussenproducten voor de chemische industrie. ChemCom Industries focust op nieuwe strategische partners en een bredere en hernieuwbare product portfolio.

5 Locatie

6 Chemie cluster Eemsdelta

7 Vereenvoudigd stofstroom schema

8 Detail: ChemCom Industries Methanol Jetty Resin Plant FH Plants Rail loading 13 maart 2014

9 In het kort Kengetallen 60 m omzet 38 FTE Vol continu24/7 bedrijf (Produktie 22 FTE; 19 FTE in 5-shift-systeem) Administratie (logistiek, Finance, IT&S, GSS) (5 FTE) Uitgebreide automatisatie en informatisering Manier van werken Lean Manufacturing, First Time Right Uitbesteden van niet kern activiteiten Proces georiënteerd Open voor veranderingen, flexibel

10 Aanpak ERP project

11 Aanpak ERP project Bewezen aanpak Denken vanuit processen, activiteiten en data Procesbeschrijvingen Procesverbeteringen identificeren en meenemen Basis team implementatie (Key-Users) Standaard product, geen maatwerk

12 Doelstellingen 1.1 Target: Select and implement a state of the art, flexible, easy to use, easy to maintain common business information system. Objectives: Automate Activity versus Data Full integration; information flow Data collection at the source One-time input No routine, manual work Easy to use; easy to maintain Easy to get reliable, timely and desired information Web based ChemCom Industries World for customers and strategic suppliers Best available, most cost effective, less laborious technical solution (ASP or local server(s))

13 Systeem piramide Dynea groep Visie ChemCom Industries

14 Pakket selectie Informatieplan, Logistieke analyse Desk research Long list vragenlijst (o.a. ook SAP, Oracle, Aptean) Short list vragenlijst (MS Dynamics, Infor Blending, Exact) Case Study Demonstraties Keuze (Infor Blending vs Exact)

15 Systems architecture B2B portal Server Data Exchange Website Bank Payroll Enterprice management Plant management Maintenance ScanSys ALIS SHAREPOINT EDI third parties Production Control Gate Weighbridge PLC s FH PLC s UF PLC Blending Process control

16 Processen en procesverbeteringen

17 Bedrijfsprocessen Primary business processes Support business processes Sales Marketing order Planning Production Loading Invoicing/ & Sales handling collection Warehousing Quality Control Maintenance Purchasing Accounting IT Services Product Development/ R & D Projects & Engineering General Management & HRM Quality Management Environment, Health & Safety Management Technical Service

18 Interfaces Procescomputers (Modicon / DeltaV) - MES Weegbrug MES MES Exact Laboratorium informatie systeem (ALIS) Exact Salarisadministratie (ADP) Exact Bank Exact (uitgaande betalingen en inkomende bankafschriften)

19 Event Management (Orbis taken) Prijsbeheer Orderacceptatie met orderbevestiging klant Transportplanning en transportopdrachten FH-Blend orders (inline blending in de tankauto) Weegbrug en transport documenten Sales Related Costs Facturatie Interne alerts voor fiatteren van inkoopfacturen Automatisch versturen van document per B2B Portal (in ontwikkeling)

20 Prijsbeheer Situatie Verkoopprijzen zijn niet altijd bekend bij aanmaak en levering van order Men wacht om te factureren tot prijzen bekend zijn in het systeem Voordelen Event Orders kunnen ingevoerd worden zonder prijs Orders kunnen geleverd worden zonder prijs Facturen worden automatisch on hold gezet zolang prijs niet bekend Prijs berekend op laaddatum en niet op orderdatum Zodra prijs bekend is, worden orders automatisch verwerkt en gefactureerd

21 FH-Blend producten Situatie FH-Blends worden in de tankauto aangemaakt Gelijktijdig verladingopdracht, productieopdracht en productanalyse Voordelen Event Levering van product en productiebatch worden automatisch in systeem aangemaakt Productiebatch en levering hebben zelfde uniek nummer waarmee ze met elkaar kunnen gekoppeld worden Analyse resultaten worden automatisch opgehaald uit LIMS systeem met dit zelfde unieke nummer

22 Weegbrug en transportdocumenten

23 Weegbrug en transportdocumenten Situatie Vrachtauto gaat over weegbrug Verlading vindt plaats en geladen gewicht wordt terug gemeld in Exact Chauffeur neemt transportdocumenten mee: COA (Analyse certificaat) CMR (Vrachtbrief) Voordelen Event Volledig geautomatiseerd proces zonder enige tussenkomst van ChemCom personeel Chauffeur koppelt zijn kenteken aan de vervoersopdracht (sales order) die vanuit Exact in de MES laag staat Geladen gewicht wordt via weegbrug doorgestuurd naar MES en verder verwerkt in Exact Vrachtbrief wordt automatisch geprint Analyseresultaten worden automatisch opgehaald uit LIMS en Analyse certificaat wordt automatisch geprint Levering wordt uitgevoerd in Exact Alle documenten (pdf) worden bij order in Exact opgeslagen Order staat klaar om gefactureerd te worden Voor sommige klanten wordt de COA ook automatisch verstuurd bij het verladen van het product

24 Sales Related Costs Situatie Snelle maandafsluiting en management rapportage gewenst Marge statistieken gewenst Verschillende complexe afrekeningen voor Vracht, bonus, betalingskorting, kredietverzekering, commissie Deze verkoop gerelateerde kosten moeten ook in het grootboek gereserveerd worden Vaste prijsafspraken met leveranciers

25 Sales Related Costs

26 Sales Related Costs Voordelen Event Afspraken liggen vast in Synergy Op basis van aflever- en factuurdata worden de reserveringen automatisch per verkooporder bepaald en geboekt Excel download beschikbaar voor analyse van deze kosten Marge rapportage per klant, per product (groep) en per klant/product-combinatie Commissie afrekening

27 Facturatie Situatie Klanten krijgen steeds gegroepeerde facturen Mogelijke groeperingen zijn: Dagelijks Wekelijks 2-Wekelijks Maandelijks Voordelen Event Automatisch klaarzetten en verzamelen van de facturen op basis van groeperingstype zoals gedefinieerd bij de klant Men hoeft alleen nog factuur definitief te printen

28 Veiligheidsinstructie ChemCom

29 B2B portal Situatie Aantal klanten beperkt Aantal producten per klant is beperkt Standaard vrachten Klanten plaatsen op do/vrij hun orders voor de komende week Momenteel worden orders doorgestuurd via fax, mail of via telefoon en vervolgens bevestigd Voordelen Portal4U (Orbis) Klanten hebben zelf toegang tot: Invoer orders (manueel of via upload) Controle orders en versturen naar Exact Automatisch orderbevestiging naar klant via mail Overzichten bekijken van orders en facturen Vervoersdocumenten terug opvragen Facturen terug opvragen Toegang tot prijsafspraken, MSDS, leveranciersverklaringen e.d. Vraag stellen aan een bepaalde afdeling In meerdere talen beschikbaar

30

31 Implementatie en beheer

32 Implementatie Scope Exact (incl. ScanSys, Sumatra, Synergy) Fase 1: Order to Payment Fase 2: Fixed Assets Fase 3: Dashboards & Rapportages (onderhanden) Aspentech (MES) Fase 1: Historian & Interfaces Fase 2: Weegbrug Fase 3: Dashboards, Rapportages, KPI s (onderhanden) Sharepoint Fase 1: Basis Fase 2: Verbeter & Intergreer Website

33 Implementatie Planning 4 maanden: / Op tijd Op budget Project Team Exact AB Software & Consultancy Tom Poppema (projectleiding) Douwe de Vries (functionaliteit) Pieter Broere (techniek) ChemCom Industries Lut Stroobants (1,0) Daniël Schut (0,5) Marcel Oosting (0,5) Harry de Vries (0,3) Leen van der Sluis (ad hoc) Project fase Fase 0 Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Fase 6 Fase 7 Project stap Wie mrt-13 apr-13 mei-13 jun-13 jul-13 aug-13 sep-13 okt-13 nov-13 dec-13 jan-14 Voorbereiding Update Logistieke Analyse Lut Update Current Business Models Lut Update Project plan & milestones Leen Bevries Scope & Fases Leen Keuze oplossing (21/3) CCI-PT Finale & detail offerte LEV Onderhandelingen Contract (31/3) Betaal technische omgeving/hardware Project voorbereiding Project organisatie/project groep Gezamelijk projectplan Inrichten project kamer(s) CCI-PT Kennisoverdracht Current Business Processes Lut-LEV Kennisoverdracht Systeem Opleidingsplan Conversieplan Leveren & installeren hardware Brisk-LEV Inrichten software Demo & Test omgeving LEV Check & Update projectplan Ontwikkel & Ontwerp oplossing Future Business Solution design Testen Future Business Scenario's Interface plan Inventarisatie rapportages Acceptance Test I - Future Business Process Check & Update projectplan Bouw oplossing Bouw en test interfaces LEV-PAR Bouw en test rapportages LEV-PAR Data conversie (statische data) Documentatie Procedure & Werkinstructies Acceptance Test II - incl interfaces/reports Check & Update projectplan Operationeel maken oplossing Inrichten software Produktie omgeving LEV Acceptance Test III - Final Go/No Go Data conversie statische data naar PROD CCI Data conversie dynamische data naar PROD CCI Go Live per 1/9 Check & Update projectplan Post-go-live ondersteuning Opvolgen Go-Live Check & Update projectplan Vaste Activa FA - Future Business Solution design FA - Testen Future Business Scenario's FA - Conversie FA - Acceptance Test I FA - Go live 1/11 Check & Update projectplan Refreeze Normale user support CCI Normale operationele werkzaamheden CCI Voorbereiden jaarafsluiting CCI Jaarafsluiting CCI Accountantscontrole CCI Jaarverslag CCI Check & Update projectplan

34 Samenvattend Besparing /jr. Voordelen Vergaande automatisering en digitalisering Procesverbeteringen Kwaliteitsverbeteringen Betere stuurinformatie

35 Systems support structure Incidents/Change Requests/New functionality/patches/upgrades Quirien Harry Nick Sebo Jan Leen & Others End users Key users Superusers Daniël Marcel Eelke First line Second line= support team Exact Lut Sharepoint Eelke / Lut Aspentech PLC s ABSC Help Desk O&I services Help Desk Third line= Contractor Exact Sumatra Scansys Microsoft Sharepoint Eelke BriskICT Mike Patrick ICT Cofely Help Desk Cofely Aspentech DeltaV Schneider BriskICT Help Desk system Call registration

36 Beheer Geen externe support nodig Weinig bugs Update procedure eenvoudig Lage kosten

37 Ervaringen en toekomst

38 Ervaringen Procesverbeteringen Automatisering Integratie Digitalisering Communicatie Verbeterpotentieel

39 Toekomst B2B portal via Orbis (uitrollen) Integratie poort/weegbrug/edi Onderhoudsbeheerssysteem MES verder benutten Orbis, Synergy verder benutten Dashboards, rapportages MSDS/Leveranciersverklaring Productie planning Automatiseren datastromen Continue zoeken en doorvoeren van procesverbeteringen

40 Einde Bedankt voor uw aandacht