Verenigingenboek

Transcriptie

1 Verenigingenboek Sportraad MUSST Maastricht Oktober 2014

2 Voorwoord Hierbij geeft de Sportraad Maastrichtse Universitaire Studentensport Stichting (MUSST) jullie het verenigingenboek, welke is bedoeld voor de besturen van de Studenten Sport Verenigingen (SSV en). Het verenigingenboek bevat belangrijke informatie voor de SSV en. We hopen dat door het verstrekken van deze informatie een aantal zaken voor jullie gemakkelijker worden. Naast algemene zaken over het dagelijks bestuur en samenwerkende partijen geeft dit verenigingenboek ook antwoord op vragen over subsidies, bestuursmaanden, evenementen en PR & Sponsoring. Komend jaar kan informatie met betrekking tot dit verenigingenboek aangepast worden, wat vermeldt zal worden via en op onze website. We horen graag eventuele op- en aanmerkingen van jullie. Vlnr: Xavier, Kelly, Paul, Ralph Een sportief bestuursjaar toegewenst! Sportraad MUSST Bestuur

3 Inhoudsopgave Inhoud 3 1.Sportraad MUSST Doelstellingen Algemeen Bestuursjaar Het dagelijks bestuur Functie en Taken Contactmogelijkheden Openingstijden Algemene zaken Nieuwsbrief BHV Cursus Verzekeringen Postvakjes Facturen Vertrouwenspersoon Samenwerkende partijen UM SPORT Wat betekent UM SPORT voor de Studenten Sport vereniging? Organisatie UM SPORT Contactgegevens van UM SPORT Topsport en studie Studenten Sport Nederland Sportaccommodaties Universiteitsraad (U-Raad) Maastrichtse Studentenraad Subsidies Algemene voorwaarden voor een SSV Reguliere Subsidie Onderdelen reguliere subsidieaanvraag Een kopie van een geldig bewijs van inschrijving bij de kamer van Koophandel Een ledenlijst Een jaarverslag van het voorgaande academisch jaar Een jaarplanning van het lopende academisch jaar Een materialenplan Een begroting van het huidige boekjaar van de vereniging Een balans Een realisatie van het voorgaande jaar 24 3

4 2.2.2 Onderdelen reguliere subsidie Basissubsidie Materiaalsubsidie Subsidie voor competitie deelname Kledingsubsidie Bonussubsidie Boeteregeling Subsidie voor toernooi deelname Aanvraag voorwaarden Bedragen Aanvraagprocedure Evenementen subsidie Voorwaardem toekenning evenementensubsidie Hoe ziet een aanvraag eruit? Voorwaardelijke toekenning evenementensubsidie Bestuursmaanden Regeling Financiële Ondersteuning Studenten UM Richtlijnen Sportraad MUSST Aanvraagprocedure Persoonlijke toekenning Evenementen Nederlandse Studenten Kampioenschappen Groot Nederlands Studenten Kampioenschappen Kaderdag en besturenweekend StudentenWintersport Ragweek Maastricht Student Championship Batavierenrace INKOM Internationale toernooien NSK organiseren Tips en Tricks Verantwoordelijkheid Draaiboek PR en Sponsoring PR Website Sportraad MUSST/ Website SCOREN Sociale Media Observant Nieuwsbrief UM Nieuws Informatie bij UM SPORT 52 4

5 6.2 Sponsoring Jaarplanning Sportraad MUSST Bijlagen Voorbeeld materialenplan Voorbeeld Balans Voorbeeld Begroting Contactgegevens SSV en Contactgegevens OSSO s SCOREN UM SPORT auto 64 5

6 1. Sportraad MUSST Sportraad MUSST is het overkoepelende orgaan voor de studentensportverenigingen (SSV en) in Maastricht dat de belangen behartigt van alle sportende studenten in Maastricht en wordt bestuurd door studenten. Het voornaamste doel van Sportraad MUSST is het bevorderen van het beoefenen van sport door studenten van de Universiteit Maastricht (UM) en Zuyd Hogeschool. De MUSST ondersteunt studentensportverenigingen, onder andere, door middel van de verstrekking van subsidie aan de aangesloten studentensportverenigingen en aan alle studenten die staan ingeschreven bij de UM & de Zuyd Hogeschool, en in het bezit zijn van een geldig lidmaatschap Sports van UM SPORT. Een studentensportvereniging kan zich aansluiten bij de MUSST als aan de voorwaarden wordt voldaan, welke in dit verenigingenboek terug te vinden zijn in het hoofdstuk subsidies. Verder stimuleert de MUSST het organiseren van en deelnemen aan (sportieve) evenementen door studenten. Daarnaast beschikt Sportraad MUSST over kennis van verscheidene bestuurszaken waar de SSV en in de loop van het jaar mee te maken kunnen krijgen. De MUSST is dus altijd beschikbaar om mee te denken over problemen waar SSV en mee te maken krijgen of hebben. Leden van studentensportverenigingen kunnen bij de Sportraad MUSST terecht voor inschrijvingen van sportevenementen, subsidie voor toernooien, algemene informatie en advies. Ongebonden sporters, in het bezit van een lidmaatschap Sports, kunnen bij de Sportraad MUSST terecht voor inschrijving voor toernooien, algemene informatie en advies. Deze ongebonden sporters kunnen bij de Sportraad MUSST slechts subsidie krijgen voor deelname aan (G)NSK's. 1.1 Doelstellingen Algemeen In het algemeen concentreert de Sportraad MUSST zich op: 1. Het verspreiden van de sportscultuur 2. Professionalisering van de steun voor andere verenigings besturen 3. Communicatie en zichtbaar zijn. 4. Zoeken naar beneficiële partners 6

7 5. Zoeken naar sponsoren en met name voor lange termijn. 6. Ondersteuning van SCOREN Bestuursjaar 2014/15 Voor het komend academisch jaar hebben wij een aantal doelen opgesteld, die nauw met elkaar verbonden zijn. Deze doelen bepalen hoe wij te werk zullen gaan en hoe we samen willen werken met onze verenigingen en onze partners. 1. Meer betekenen voor de SSV en Sportraad MUSST wil voornamelijk beschikbaar zijn voor de studentensportverenigingen in Maastricht, en helpen waar nodig. Daarom is het van hoogste prioriteit om zo nuttig mogelijk te zijn voor SSV en. Dit willen we bereiken door: i. Te luisteren naar specifieke wensen van SSV en, en deze zo goed mogelijk te vervullen; ii. Ruimte te creëren voor nieuwe ideeën en mogelijkheden bieden om deze ideeën te kunnen realiseren; iii. Gebruik te maken van de voordelen van de positie die de MUSST heeft binnen Maastricht en binnen Nederland. 2. Efficiëntie verbeteren Om het meeste uit de samenwerking tussen de MUSST en haar partijen te halen, is efficiëntie van belang. Daarom steken we zoveel mogelijk onze energie in taken die het meest van belang zijn voor de SSV en in Maastricht. Hiernaast willen we zo efficiënt en effectief mogelijke vergaderingen organiseren, en duidelijk communiceren met de studentensportverenigingen. Deze efficiëntie is niet enkel van belang voor de samenwerking tussen de MUSST en haar partijen, maar ook voor de MUSST intern. We hebben de uitdaging gekregen om van een voltijdsbestuur naar een parttime bestuur te gaan. Door efficiënt te werken, hopen we dit jaar alsnog veel te kunnen bieden aan de SSV en. 3. SSV en betrekken bij de MUSST Sportraad MUSST kan niet altijd hetzelfde bereiken als studentensportverenigingen, haar capaciteiten verschillen namelijk van die van SSV en. Om de kwaliteit van het werk van de MUSST te verbeteren, willen we de SSV en verder integreren in onze 7

8 plannen, taken en evenementen. Dit willen we bereiken door studentensportverenigingen te betrekken bij: i. Het organiseren en bewerkstelligen van MUSST activiteiten zoals de themadag en de Maastrichtse studentenkampioenschappen; ii. Het reglement van de MUSST; iii. Productieve en waardevolle feedback op de MUSST. 4. Maastrichtse studenten betrekken bij de MUSST Naast de studentensportverenigingen, willen we ook graag individuele studenten in Maastricht betrekken bij de MUSST. Het werk van de MUSST hoort niet afgesloten te zijn voor anderen. Wij willen daarom openstaan voor studenten die interesse hebben in het mee organiseren van MUSST activiteiten. Hierdoor hopen we de wisselwerking tussen de MUSST en de student in Maastricht te verbeteren. Dit betekent dat we door de integratie van studenten in de MUSST, kennis verspreiden over wat de sportraad inhoudt, wat we doen, en hoe we te werk gaan. 5. Internationalisatie Verder willen we gebruik maken van onze activiteiten en de Studentensport in Maastricht om sport aantrekkelijker te maken voor internationale studenten. Hiermee willen wij plek bieden voor de grote variatie aan culturen die te vinden is in Maastricht. Op zijn beurt zorgt dit ervoor dat studenten meer in contact komen met studenten van een andere nationaliteit. Om dit te bereiken, willen we activiteiten zoals SCOREN feesten of de Maastrichtse studentenkampioenschappen aantrekkelijker maken voor internationale studenten. Hiernaast willen we de deelname van internationale studenten in Nederlandse toernooien stimuleren. 6. Zichtbaarheid Ten laatste willen we de zichtbaarheid van de MUSST binnen Maastricht verbeteren, en kennis over onze taken verspreiden. Om dit te kunnen realiseren, moeten we beter definiëren wat onze rol is binnen de Studentensport. Studenten en studentensportverenigingen zullen hierdoor een beter idee hebben van wat de MUSST precies inhoudt en wat wij voor hen kunnen betekenen. Daarnaast willen we Maastrichtse studenten meer direct bereiken, om hun betrekking bij de MUSST te bevorderen. Dit proberen we te doen door de functies, taken en activiteiten van 8

9 de MUSST en van SCOREN te verspreiden via sociale media, via onze website, via de Universiteit van Maastricht, en op sportevenementen in Maastricht. Mocht je betrokken willen raken bij de MUSST, ideeën hebben over het bereiken van onze doelen, of feedback hebben op ons werk, neem dan gerust contact met ons op! Dit kan je doen door je MUSST contactpersoon een te sturen of te bellen (zie sectie 1.2.1), door een te sturen naar of kom gerust langs op kantoor tijdens openingstijden (zie 1.2.3). 1.2 Het Dagelijks Bestuur Hieronder staan de namen en functies van Sportraad MUSST Sportraad MUSST is een parttime bestuur. Per functie staan de onderwerpen beschreven. Hiernaast heeft dit jaar elke SSV een contactpersoon binnen de MUSST. Een SSVN kan bij vragen of problemen altijd deze contactpersoon bereiken Functie en Taken Naam Functie Taken Contactpersoon voor Kelly Wijnen Xavier Pouwels Paul Walczak Ralph Janga Voorzitter Secretaris - Algemeen beleid - Externe contacten - GNSK - Nieuwsbrief - Algemene correspondentie en informatievoorziening naar SSV en - Batavierenrace Penningmeester - Financieel beleid - Reguliere subsidies, Evenementensubsidies en Toernooideelnamesubsidies - GNSK Commissaris PR/ Sponsoring - Berichtgeving sponsoring en promotie - INKOM - Website en sociale media - Maastrichtse studentenkampioenschappen Dutch Mountains Hippo s Kinran MaasSac Saurus Ultimaas Ferro Mosae Fyrfad Lagakari Let s Dance MSHC Tiburón Heep M. Knights Maaslax Manos Maraboes Ma.R.Grieten DBSV Red Socks Hooked Mas Incontro Saturnus Stennis Uros 9

10 1.2.2 Contactmogelijkheden met de MUSST Contact: Per Algemeen: Voorzitter: Penningmeester: Secretaris: PR en Sponsoring: Openingstijden kantoor Het kantoor van Sportraad MUSST bevindt zich in Sportcentrum Randwyck (P. Debyeplein 15). Tijdens de openingsuren (12:00-14:00 van maandag t/m donderdag) zal er altijd iemand van de Sportraad MUSST aanwezig zijn. Mocht je buiten deze tijden langs willen komen of zeker willen weten dat de persoon die je wilt spreken niet in bespreking is, maak dan van te voren een afspraak. De precieze openingstijden kunnen gedurende het academisch jaar veranderen. Verandering m.b.t. de tijden zullen aangegeven worden in de nieuwsbrief en ook op de website ( 1.3 Algemene Zaken Nieuwsbrief De nieuwsbrief is het primaire communicatiemiddel van de MUSST naar de SSV en. Elke week versturen wij een nieuwsbrief met daarin alle relevante informatie van Sportraad MUSST voor de studentensportverenigingen. Het is dan ook belangrijk dat deze nieuwsbrief goed gelezen wordt en dat de data in deze mailing genoteerd worden. Specifieke informatie voor een SSV zal uiteraard apart verstuurd worden BHV cursus Iedere SSV is verplicht om bij activiteiten Zorg op Maat aan te kunnen bieden. Dit houdt in dat men moet kunnen aantonen dat er voldoende zorg is verleend. Voorheen was er één BHV er per 50 mensen verplicht, dit is niet meer het geval. Als huurder van een accommodatie hoeft er in principe niets gedaan te worden, aangezien dit onder de beheerder van de accommodatie valt. Als er echter een evenement gepland wordt is het wel raadzaam om contact op te nemen met de 10

11 beheerder aangaande BHV. Om BHV er te worden dient een cursus gevolgd te worden. Voor meer informatie over de cursus of BHV in het algemeen, neem contact op met Mieke Weijers van het SSC: Verzekeringen De UM raadt SSV en aan zich voldoende te verzekeren. Meer informatie hierover volgt via Postvakjes De SSV en hebben de mogelijkheid om gebruik te maken van het postadres van de Sportraad MUSST (Postbus 616, 6200 MD Maastricht). Alle verenigingen hebben een eigen postvak in het kantoor van de MUSST. Ook de communicatie tussen de MUSST en de SSV en verloopt gedeeltelijk via deze postvakken. Daarom dienen de SSV en regelmatig hun post te komen ophalen, ook als ze een eigen postadres hebben. Dit is ook van belang, aangezien er rekeningen in deze postvakjes aankomen Facturen Facturen die de MUSST uitschrijft aan een SSV, worden verzonden naar de afdeling Finance van de Universiteit Maastricht. Vervolgens stuurt de afdeling Finance deze factuur door naar de betreffende SSV en zorgt dat deze betaald wordt. Een factuur dient volgens de richtlijnen van de UM (binnen 4 weken) betaald te worden. Kijk voor meer informatie op de UM website: Vertrouwenspersoon Het kan zijn dat er binnen de vereniging problemen spelen en er behoefte is aan een vertrouwenspersoon. Deze kan ingeschakeld worden wanneer men zich geïntimideerd voelt, regelmatig agressief wordt benaderd, systematisch mikpunt van geintjes en pesterijen is of wanneer er sprake is van bijvoorbeeld seksuele intimidatie. Natuurlijk is het mogelijk zelf een oplossing te verzinnen voor het gedrag waarmee men wordt geconfronteerd, maar men kan ook de hulp inschakelen van een studentenvertrouwenspersoon. Hiervoor kan contact opgenomen worden met mw. Drs. A.M.R Rikhof. Zij is beschikbaar op afspraak: 11

12 Minderbroedersberg 4-6, kamer 4.031, tel , Kijk voor verdere informatie op: on.htm 12

13 1.4 Samenwerkende Partijen Om onze doelstellingen te bereiken is het noodzakelijk om samen te werken met verschillende partijen. De belangrijkste partijen zijn UM SPORT, Studenten Sport Nederland (SSN), Gemeente Maastricht, de Maastrichtse Studentenraad (MSR) en de Universiteitsraad (U-Raad) UM SPORT Wat betekent UM SPORT voor studentensportverenigingen? UM SPORT is, net als Sportraad MUSST, een organisatie die zich inzet voor de sportende student en maakt deel uit van het Studenten Service Centrum. UM SPORT organiseert en faciliteert het sportprogramma voor studenten en medewerkers van de universiteit en hogeschool in Maastricht. Zij heeft als hoofdtaken: Het verzorgen van een sportprogramma voor alle studenten en medewerkers; Het ondersteunen van studentensportverenigingen op het gebied van sporttechnische zaken, sportaccommodatie en trainers; Het profileren van de UM als sportieve universiteit; Samenwerkingsverbanden zoeken binnen en buiten de UM; Ondersteuning voor topsporters. De studentensportverenigingen zorgen voor de sfeer en de teamspirit die studentensport zo uniek maakt. Om SSV en hier volledig op te laten richten, neemt UM SPORT een groot deel van de randvoorwaarden voor haar rekening: trainingsfaciliteiten, verenigingsmateriaal en enthousiaste & gekwalificeerde trainers. Naast financiële, facilitaire en personele ondersteuning voor de SSV en verzorgt UM SPORT het uitgebreide sportprogramma voor individuele sporters. Denk dan onder andere aan fitness, spinning, groepslessen, trainingen en cursusactiviteiten. Het lidmaatschap Sports dat nodig is om lid te worden van een studentensportvereniging geeft toegang tot een groot deel van dit sportprogramma. 13

14 Organisatie UM SPORT Het afdelingsteam bestaat uit: Hoofd UM SPORT: Afdelingshoofd klantmanagement en communicatie: Coördinator sporttechnisch personeel: Coördinator Studenten Sport Verenigingen en MUSST: Birgitte Hendrickx Netty Bekkers Han van Zeijl Liesbeth Kruisifikx (tot januari 2015) Ivanka Smitsmans (vanaf januari 2015) Coördinator facilitair management: Coördinator externe relaties en evenementen: Teamcoach fitness: Ruud van Oijen Liesbeth Kruisifikx Wilko Gietel Medewerker secretariaat / administratieve ondersteuning: Helma Paulussen Informatie manager: Coördinator teams: Bart Vriesema Sietze de Wijs Verder zijn er nog enkele bijzondere taken. Topsportcoördinator: Uitleen UM SPORT Auto: Hamish Craig Bart Vriesema Teamcoaches Aerobics Samantha Crans Conditie Wilko Gietel (tot januari 2015) Ivanka Smitsmans (vanaf januari 2015) Spinning Ruud van Oijen UM Cycling Floor van den Brand UM Running Jos Timans 14

15 Contactgegevens van UM SPORT Telefoonnummer: Site: Sport Centrum Randwyck P. Debyeplein 15, 6229 HA, Maastricht Postbus 616, 6200 MD Maastricht Topsport en studie Studeren in Maastricht en op hoog niveau sport bedrijven kan voor verschillende problemen zorgen. Om topsport te stimuleren, zonder dat de studie er onder lijdt, is er voor deze sporters een vorm van ondersteuning. In de praktijk zal deze ondersteuning per persoon en op maat worden gegeven. Hoe kan de ondersteuning eruitzien? Bij ondersteuning kan het gaan om: Faciliteiten die de studie betreffen, bijv. aanpassing van het studieprogramma voor zover daar binnen de faculteit de mogelijkheid voor bestaat; Regeling Financiële Ondersteuning Studenten UM (FOS); Meer algemene faciliteiten, zoals trainingsfaciliteiten (fitness licentie ) of bemiddeling bij het verkrijgen van geschikte huisvesting. Wie komen er in aanmerking? Om de status van topsport te beoordelen, wint de Universiteit Maastricht advies in van Topsport Limburg. De sporter dient deze status zelf aan te vragen bij Topsport Limburg. Voor contactgegevens zie Voor buitenlandse studenten is er een vergelijkbare status mogelijk met beperkte ondersteuning. Let wel: of en welke steun de sporter kan krijgen, zal per situatie vooraf beoordeeld moeten worden. Regeling Financiële Ondersteuning Studenten UM (FOS) De financiële faciliteiten verschillen per topsport status, en is maximaal 3 maanden 15

16 per jaar. Om in aanmerking te komen voor de FOS gelden de volgende voorwaarden: Voltijd UM student zijn Topsportstatus bezitten Studiefinanciering (beursgedeelte) ontvangen of als buitenlandse topsportstudent in de nominale studieduur zitten Aanvraagprocedure opvolgen en gevraagde informatie tijdig aanleveren De aanvraagprocedure gaat als volgt: Om te bespreken of studenten erkend kunnen worden als topsporter en voor welke ondersteuning zij in aanmerking komen, kan het best een afspraak gemaakt worden via UM SPORT met Hamish Craig. Stuur een naar o.v.v. aanvraag topsport erkenning met de volgende gegevens: Sportprestaties: overzicht van geleverde prestaties en van het te verwachte programma voor de komende periode, o.a. trainings- en wedstrijdschema Studie: ID-nummer, faculteit, studiejaar, tijdplanning (indien mogelijk tot verwacht tijdstip van afstuderen). Persoonlijk: NAW-gegevens In de maand april zullen alle geregistreerde topsporters bij UM SPORT een ontvangen met het aanvraagformulier. Het ingevulde aanvraagformulier met bewijsstukken (recent DUO bericht, kopie bericht topsport status) dient vóór 31 mei geretourneerd te worden aan: Studenten Service Centrum Secretariaat Regeling Profileringsfonds UM Postbus MD Maastricht Om de procedure sneller te laten verlopen, kun je alvast een Topsportpas aanvragen bij Topsport Limburg, Studenten Sport Nederland Studentensport Nederland (SSN) is een landelijke organisatie die als overkoepeling voor de lokale sportraden fungeert. SSN behartigt de belangen van de studentensport op nationaal en internationaal niveau. Hiervoor heeft ze een 16

17 samenwerkingsverband met het ISO (interstedelijk studentenoverleg), één van de twee grootste landelijke studentenbelangenbehartigers. SSN is aangesloten bij de European University Sports Association (EUSA) en bij de International University Sport Federation (FISU). Verder is SSN de enige organisatie in Nederland die Nederlandse Studenten Kampioenschappen mag toekennen. Studentensport Nederland is bereikbaar via De website van Studentensport Nederland is: Sportaccommodaties De Gemeente Maastricht beheert het merendeel van de sportaccommodaties, waar ook SSV en sporten. Wanneer gemeentelijke accommodaties gehuurd dienen te worden, komen studentensportverenigingen dus in aanraking met de gemeente. Bij de Sportservice van de Gemeente Maastricht en UM SPORT kan men terecht voor vragen en verzoeken. Voor verdere informatie kan er contact opgenomen worden met: Voor aanvragen bij de Gemeente Maastricht Sport, , Voor aanvragen bij UM SPORT (SCR) Ruud van Oijen, , Universiteitsraad (U-Raad) De universiteitsraad is een orgaan dat de belangen van studenten behartigt tegenover het college van bestuur. De universiteitsraad heeft om de twee maanden een vergadering met het college waarin ze problemen van studenten op de agenda zetten. Tijdens het bestuursjaar is er voor het eerst echt samengewerkt met de universiteitsraad op het gebied van sportaccommodaties. Deze samenwerking is goed bevallen en zal de komende jaren voortgezet worden om te garanderen dat de sportbelangen ook op hogere niveaus binnen de universiteit worden verdedigd. 17

18 1.4.5 Maastrichtse Studentenraad (MSR) De Maastrichtse Studentenraad representeert de Maastrichtse studenten bij de gemeente. De studenten in de raad komen van alle verschillende takken van het studentenleven in Maastricht. Zij treden op als officieel adviesorgaan van de gemeente en gaan zo ook direct in gesprek met de buurten om misverstanden tegen te gaan. Verder kunnen zij ook punten aandragen bij de gemeente die onder de studenten leven. Namens de sportende studenten zit de voorzitter van de MUSST, Kelly Wijnen, in de raad. 18

19 2 Subsidies Sportraad MUSST verstrekt verschillende subsidies om de SSV en te ondersteunen en om hen te stimuleren zoveel mogelijk leden binnen te halen. Om in aanmerking te komen voor een subsidie, moet de vereniging erkend zijn als SSV door de MUSST. Hiervoor gelden de volgende voorwaarden: 2.1 Algemene voorwaarden voor een SSV Alle leden van de SSV dienen in het bezit te zijn van een geldig lidmaatschap Sports. Alle bestuursleden dienen in het bezit te zijn van een geldig lidmaatschap Sports De SSV moet volledig rechtsbevoegd zijn en ingeschreven staan bij de KvK. Zowel de vereniging als de bestuursleden dienen correct te zijn ingeschreven. De SSV moet openstaan voor alle studenten in Maastricht (HBO, WO). De SSV dient een sportieve doelstelling te hebben. De SSV moet een goede ledenadministratie en financiële administratie voeren. De SSV moet de continuïteit van de vereniging kunnen waarborgen. De SSV dient een reële contributie te vragen aan haar leden. De SSV dient een jaarplanning te hebben. De SSV dient geen activiteiten te ontplooien die afbreuk doen aan de goede naam van de UM en Zuyd Hogeschool en van Maastricht als studentenstad. De SSV dient, indien mogelijk, de UM te vertegenwoordigen bij (G)NSK's en andere nationale en internationale studentensportevenementen van enige omvang. De SSV dient een actieve bijdrage te leveren aan de organisatie van activiteiten die de studentensport bevorderen. Een SSV dient vertegenwoordigd te zijn bij de verplichte activiteiten van de MUSST (zie volgende pagina) Als aan deze voorwaarden is voldaan, komt een studentensportvereniging in aanmerking voor een drietal subsidies: Reguliere subsidie Subsidie voor toernooideelname 19

20 Evenementensubsidie De reguliere subsidie wordt opgebouwd door basissubsidie, materiaalsubsidie, subsidie voor competitiedeelname, kledingsubsidie en bonussubsidie. Verplichte activiteiten Om de SSV en goed te kunnen ondersteunen, is regelmatig contact tussen hen en de MUSST van belang. Door dit regelmatige contact hoopt de MUSST de drempel van samenwerking laag te houden. Hiervoor organiseert de MUSST jaarlijks meerdere activiteiten waaraan de SSV en dienen deel te nemen. Om de SSV en te stimuleren zijn deze activiteiten deels verwerkt in de bonussubsidie en de boeteregeling, een meer gedetailleerde beschrijving is verderop in het verenigingenboek te vinden. De verplichte activiteiten zijn: De kaderdag, dit jaar op 21 november De voorzitter- en penningmeester overleggen (VZO/PMO) De INKOM contactpersonen bijeenkomsten (CHO) Het voorjaarsgesprek en het najaarsgesprek De themadag 2.2 Reguliere Subsidie De reguliere subsidie dient ter ondersteuning van de SSV en in hun sportgerelateerde aangelegenheden. Deze subsidie wordt jaarlijks uitgekeerd door Sportraad MUSST aan alle SSV en, die aan de algemene voorwaarden voor een SSV voldoen (zie bovenstaande). De reguliere subsidieaanvraag dient de volgende onderdelen te bevatten: Onderdelen reguliere subsidieaanvraag Een kopie van een geldig bewijs van inschrijving bij de Kamer van Koophandel Dit is een uittreksel uit het verenigingsregister van de Kamer van Koophandel waarop alle huidige bestuursleden vermeld staan. Het uittreksel kan bij de Kamer 20

21 van Koophandel worden aangevraagd bij de wijziging, maar kan ook altijd later worden aangevraagd. Het is mogelijk om bij de Kamer van Koophandel een papieren en een elektronisch uittreksel te krijgen. Een papieren uittreksel volstaat Een ledenlijst Het is van belang om de ledenlijst vanaf het begin van het jaar in te vullen en ook gedurende het jaar up-to-date te houden! Er zal door de MUSST een format worden aangedragen om het ledenbestand in bij te houden, wat ook gebruikt moet worden om de ledenlijst in te leveren bij de sportraad. Dit is in verband met controles die begin november plaats gaan vinden. Elk lid van een sportvereniging moet in het bezit zijn van een geldig UM SPORT lidmaatschap Sports. Mocht Sportraad MUSST het nodig achten, dan moet de SSV een goede ledenadministratie kunnen overdragen Een jaarverslag van het voorgaande academisch jaar Een jaarverslag geeft een beknopt overzicht van de activiteiten die in het voorgaande academische jaar hebben plaatsgevonden, zowel op sportief, sociaal als algemeen vlak. Het sportieve gedeelte bevat alle toernooien, competitie uitslagen en andere evenementen gerelateerd aan de sport. Het sociale jaarverslag geeft een overzicht van alle activiteiten niet gerelateerd aan sport. Voeg tevens alle belangrijke besluiten, de gang van zaken, en relaties met externe contacten (zoals Sportraad MUSST en UM SPORT) toe in het algemene jaarverslag. Als de verenigingen opleidingen aanbiedt of leden in opleiding heeft, moet dit ook opgenomen worden in het jaarverslag Een jaarplanning van het lopende academisch jaar Een jaarplanning is een programma van de activiteiten en gebeurtenissen die voor het komende academisch jaar gepland staan. De activiteiten die door de vereniging georganiseerd worden staan hierin vermeld, maar ook evenementen waar de SSV aan deelneemt. Ook de data van de start en het einde van de competitie moeten vermeld worden. 21

22 Een materialenplan Dit dient een meerjarenplan te zijn, dat net zoveel jaren bestrijkt als de afschrijvingsduur van het materiaal dat het langste meegaat. Heeft de vereniging bijvoorbeeld een aantal materialen, dat zeven jaar meegaat, dan zal het materialenplan tenminste zeven jaren moeten beslaan, ook voor de overige materialen. Enkele jaren uit het verleden dienen ook toegevoegd te worden. De afschrijving in een bepaald jaar is de waardevermindering van de materialen die aanwezig waren aan het begin van dat jaar (dus niet in het betreffende jaar zijn aangeschaft). Uit het materialenplan moet duidelijk blijken hoeveel kosten er verwacht worden voor de aanschaf, het onderhoud en de huur van materialen. Bij de aanschaf van nieuw materiaal dient rekening gehouden te worden met het al aanwezige materiaal en de afschrijving van dit materiaal. Daarnaast moet uit het materialenplan blijken wat de verwachting is van aanschaf van materialen in de komende jaren (uitbreiding), en of materialen vervangen zullen worden. Bij het materialenplan dient ook een toelichting te worden ingeleverd, waarin duidelijk naar voren komt waarom juist die materialen en in die hoeveelheid aangekocht moeten worden. Als er een uitbreiding van materialen verwacht wordt vanwege een groei in het ledenaantal, geef dit dan weer in de toelichting. Het beleid dat een vereniging voert, zal vaak gevolgen hebben voor de aanschaf van de hoeveelheid en van het soort materiaal. Het verband tussen het materialenplan en het beleid moet dan ook kort toegelicht worden in de toelichting. Deze toelichting moet duidelijk, voldoende gespecificeerd en volledig zijn. Het begrote bedrag van de aanschaf van het materiaal, dat is opgenomen in het materialenplan in het huidige academisch jaar, dient overeen te komen met het bedrag in de begroting van de vereniging. In de begroting moet worden gespecificeerd hoeveel er door de vereniging uitgegeven zal worden aan aanschaf, onderhoud en aan huur van materiaal. Een voorbeeld van een materialenplan is te vinden in de appendices. 22