White paper Digitalisering pre- en postanalyse Een oplossingsrichting voor de drie belangrijkste knelpunten in de keten.

Transcriptie

1 White paper Digitalisering pre- en postanalyse Een oplossingsrichting voor de drie belangrijkste knelpunten in de keten. White paper digitalisering pre- en postanalyse helpline B.V., 2 jan 2015 (versie 1.0) contact@helpline-bv.nl

2 Inhoudsopgave 1 Managementsamenvatting & conclusies 2 2 Inleiding 3 3 De markt en de trends 4 4 Korte beschrijving pre- en postanalyse 6 5 Knelpunten binnen huidige procesketen 10 6 Praktijkcase: digitalisering (route)planning bij Starlet DC 12 7 Roadmap helpline 13 Integratie barcode scanning in de afname 13 8 Over helpline 15 Pagina 1

3 1 Managementsamenvatting & conclusies Volgens het CBS bedraagt de omzet bij medische laboratoria en trombosediensten rond de 1,4 miljard euro. Er werken circa 14 duizend mensen bij medische laboratoria in Nederland. De toegevoegde waarde per medewerker bedraagt derhalve (bijna) honderdduizend euro. De productiviteit per medewerker is de laatste jaren overigens licht gestegen (circa 1,7% per jaar). De vraag is of deze productiviteitsstijging de komende jaren voldoende is omdat de tarieven onder druk staan en de eisen aan kwaliteit en registratie hoger worden. De verwachting is verder dat het aantal huisbezoeken voor bloedafname de komende jaren, na een aantal jaren van stijging, licht zal afnemen. Om de continuïteit te waarborgen is het dus noodzaak primaire processen efficiënter te laten verlopen. ICT speelt hier een cruciale rol. Tijdens de ronde tafel kwamen drie belangrijke knelpunten naar voren waar medische laboratoria nu mee worstelen: Als eerste kwam het digitaliseren van de aanvraag vanaf de (huis)arts naar voren. helpline is voor het vinden van een oplossing op dit vlak vooral afhankelijk van andere software-aanbieders zoals zorgdomein - en zal actief naar aansluiting zoeken. Het tweede knelpunt betreft het plannen van routes en locaties. De huidige oplossing van helpline is hierop toegespitst en zal in de (nabije) toekomst hierin verder worden uitgebreid. Ronde Tafel 10 december 2014 Deze white paper is tot stand gekomen dankzij input verzameld tijdens een Ronde Tafel bijeenkomst die op 10 december 2014 plaatsvond. Deze bijeenkomst werd gehost door helpline in samenwerking met Portavita en Starlet Diagnostisch Centrum. Meer dan 40 beleidsbepalende medewerkers van medische laboratoria, trombosediensten en diagnostische centra uit het hele land waren aanwezig in Leiden om de belangrijkste thema s en knelpunten gezamenlijk te bespreken. Het doel was om input te verzamelen over de belangrijkste knelpunten in de keten. Dit is onder andere gerealiseerd dankzij de inzet van een Live Audience enquête tool, waardoor aanwezigen direct via hun smartphone participeerden. De uitkomsten van de verschillende polls zijn plenair besproken en verwerkt in deze white paper. Het derde knelpunt dat werd aangegeven betreft het aanmelden en registreren van materiaal dat terugkomt uit de route in het LIMS. Hiertoe werkt helpline momenteel in samenwerking met Portavita aan een krachtige oplossing: barcode scanning. helpline zal als volgende stap in het digitaliseren het barcode scannen in Careware mogelijk maken. Dat betekent dat de prikster ter plekke bij de patiënt een stikker met een barcode op de buis kan plakken, scannen en koppelen aan de patiënt. In combinatie met Portavita kan dan de doseerkaart met barcodesticker komen te vervallen. Om een verdere digitalisering van de pre- en postanalyse processen te realiseren is het van belang dat de laboratoria starten met de invoer van ICT systemen. Dit moet stapsgewijs gebeuren, bijvoorbeeld zoals bij Starlet waar nu alle ambulante priksters hun planning digitaal op de smart phone ontvangen. Alleen door een stapsgewijze aanpak zal de keten straks voor organisaties daadwerkelijk van Aanvraag tot Zorgfactuur digitaal kunnen verlopen. Pagina 2

4 2 Inleiding De analyse fase verloopt bij veel laboratoria nagenoeg digitaal, dankzij de verregaand geautomatiseerde en gerobotiseerde tracks. Hier ligt dan ook niet zozeer de bottleneck in het verder verbeteren van de processen bij laboratoria. Het knelpunt zit veelmeer in de pre- en postanalysefase, waar de papieren aanvraagformulieren, (gele) doseerkaarten en het handmatige plannen nog altijd de boventoon voeren. Papieren formulieren en processen worden echter te duur, te langzaam en vooral te onveilig. De noodzaak tot het digitaliseren van pre- en postanalyse wordt vanuit efficiency en kwaliteitsoogpunt steeds groter. Voor een verdere digitalisering van de pre- en postanalyse is samenwerking tussen zorgaanbieders en softwareleveranciers essentieel. De ronde tafel van 10 december 2014 was een aanzet om deze samenwerking te versnellen. De hoofdvraag van deze white paper luidt dan ook: Laboratoriumdiagnostiek Overal waar in deze white paper laboratoriumdiagnostiek wordt genoemd, worden zowel de processen bij medische laboratoria als trombosediensten en diagnostische centra bedoeld, tenzij anders vermeld. helpline beseft dat de processen kunnen verschillen en zal onderling hier bij de verdere ontwikkeling ook rekening mee houden. Omwille van de leesbaarheid is hier gekozen voor de overkoepelende term laboratoriumdiagnostiek. Welke stappen zijn nu noodzakelijk om de pre- en postanalyse verder te digitaliseren? Pagina 3

5 3 De markt en de trends De markt van laboratoriumdiagnostiek is divers. Er zijn veel verschillende specialistische spelers actief, waaronder: - Huisartsenlaboratoria - Medische laboratoria - Klinisch chemisch laboratoria - Diagnostische centra - Zelfstandige Trombosediensten - Logistieke dienstverleners De totale omzet van diagnostische laboratoria in Nederland bedroeg in 2012 ongeveer 1,4 miljard euro. Ongeveer 14 duizend mensen zijn werkzaam bij de laboratoria, wat een gemiddelde bijdrage van bijna 100 duizend euro per persoon oplevert (bron: CBS). De omzet per medewerker is de afgelopen jaren iets toegenomen. Van 2008 tot 2012 was er sprake van een productiestijging van gemiddeld 1,7% per jaar. Het totaal aantal afnames is in die periode daarentegen redelijk stabiel gebleven. Figuur 1: Omzet en aantal medewerkers medische laboratoria en trombose diensten. Volgens het artikel: Efficiency van labtesten niet op waarde geschat dat het Financieele Dagblad op 26 september 2014 publiceerde, bedragen de kosten van laboratoriumonderzoeken slechts 2% van het totale gezondheidszorgbudget. Terwijl de testresultaten maar liefst 60 tot 70% van alle medische beslissingen bepalen. Per hoofd van de bevolking bedragen de kosten voor laboratoriummaterialen 18,50. Daarmee is Nederland een van de zuinigste landen van West-Europa op dit gebied. Het aantal huisbezoeken nam wel toe, zoals in de grafiek hieronder is af te lezen tot circa 43% van het totaal aantal afnames. Vanaf 2012 is het aantal huisbezoeken volgens de ronde tafel echter stabiel gebleven, en de verwachting is dat er de komende jaren een lichte daling zal optreden. Het percentage thuisprikken verschilt verder per regio. Wanneer er bijvoorbeeld een relatief oude populatie in een gebied woont, zullen er meer huisbezoeken worden gedaan. Een indicatie om thuis geprikt te worden wordt bijna altijd door de huisarts gegeven. Sommige huisartsen zijn hier wat makkelijker in dan andere. De extra vergoeding voor huisbezoeken is met 7,75 echter niet erg ruim. Pagina 4

6 Figuur 2: aantal afnames poliklinisch en aan huis. Conclusie De productiviteit per medewerker is de laatste jaren licht gestegen. De vraag is of deze productiviteitsstijging voldoende is de komende jaren omdat de tarieven onder druk staan en kwaliteits- en registratie-eisen hoger worden. De verwachting is verder dat het aantal huisbezoeken voor bloedafname de komende jaren iets zal afnemen. Om de continuïteit te waarborgen is het dus noodzaak primaire processen efficiënter te laten verlopen. ICT kan hierbij een cruciale rol spelen blijkt uit de volgende hoofdstukken. Pagina 5

7 4 Korte beschrijving pre- en postanalyse Voor veel organisaties is volledige digitalisering van de pre- en postanalyse nu vooral een fraai vergezicht die nog ver verwijderd lijkt van de dagelijkse praktijk. Dat beeld is voor een belangrijk deel onterecht. Grote delen van de keten kunnen wel degelijk worden gedigitaliseerd. Niet in één keer en in één systeem maar zeker stapsgewijs en geïntegreerd. Het onderstaande diagram geeft schematisch de keten van pre- en postanalyse weer. Per activiteit binnen elk deelproces wordt toelichting gegeven. Figuur 3: de keten van pre- en postanalyse zoals gepresenteerd tijdens de ronde tafel op 10 december Pagina 6

8 Ideale situatie in de pre- en postanalyse Fase Onderdeel Deelproces Activiteit 1a Pre-analyse Orders Aanvraag (huis)arts - Zorgdomein / digitale aanmelding vanuit HIS - Telefonische aanmelding - Patiënten aanmaken - Orders aanmaken 1b Pre-analyse Orders Protocollen Bewaking - Uitnodigingen versturen - Patiënten (na)bellen - / SMS reminders 2a Pre-analyse Afname Planning - Capaciteitsplanning - Beheer prikposten - Thuisprikken - Bemensing prikposten - Patiënten met afspraak (spreekuur) - Medewerker roosters 2b Pre-analyse Afname Registratie - Bloedprikken - Barcodes scannen - Registreren tijdstip en aantal bezoeken - Opmerkingen / formulieren - KM-registratie 2c Pre-analyse Afname Transport Materiaal - Routes voor verzamelen bloed bij depots. Bode brengt bloed naar lab. 3a Analyse Aanmelding materiaal bij LIMS Binnenkomst Materiaal - Controle van binnengekomen bloed, check identiteit patiënt, patiëntnr., ordernr. en kleur en aantal buizen. - Scannen aanmeldformulieren / barcodes - (Geautomatiseerde) invoer (bar)code buis bij patiënt in LIMS. 3b Analyse Analyse Analyse - Lab logistiek - Bijzonderheden - Bepalingen / uitslagen 3c Analyse Verwerken uitslagen Uitslagen - INR bepalingen - Bijzonderheden en opmerkingen - Monitoring en bewaking 4a-c Post-analyse Printen doseerkaarten Communicatie Portaal Communicatie - Genereren en versturen TD doseerkaarten - Klant portaal - Aanvrager portaal - Uitslag berichten naar aanvrager / HIS Pagina 7

9 1. Orders 1a. Aanvraag door (huis)arts Digitale verwijzingen (bijv. met Zorgdomein) zullen meer en meer de standaard worden. De patiënt en patiëntorder zijn dan direct bekend in het LIMS van de organisatie. Als orders op dergelijke wijze binnenkomen levert dit veel voordelen op later in de keten. Uit de praktijk blijkt echter dat deze overgang nog flink wat tijd in beslag zal nemen en waarschijnlijk nooit 100% dekkend zal zijn. Een handmatige invoer van een nieuwe patiënt of opdracht moet te allen tijde mogelijk zijn. 1b. Aanmelding patiënt met onderzoek Indien Careware ook gebruikt wordt voor het registreren van bloedafnames op prikposten, moeten de patiënten en/ of opdrachten in Careware bekend zijn voor snelle verwerking. Het importeren van deze gegevens opdrachten kan vanuit het LIMS of ZIS worden gedaan. Voor de thuisprikopdrachten ontvangt Careware de orders uit het LIMS en het TD systeem (bijv. Portavita). Aanmelding van nog niet bestaande patiënten is iets wat ook mogelijk gemaakt zal worden via de Careware app of portaal, maar zal dan fungeren als doorgeefluik naar het LIMS of ZIS en niet een zelfstandige (nieuwe) bron van patiënten moeten worden. Locaties met openingstijden kunnen goed beheerd worden in Careware. Een aantal organisaties heeft de wens geuit om ook spreekuurplanning in Careware mogelijk te maken om daarmee de gehele diagnostiekplanning te kunnen voorzien. 1c. Protocollen bewaking De bewaking van TD patiënten vindt plaats in het TD systeem, bijv. Portavita. Daarnaast is er een aantal andere patiëntdoelgroepen waarvoor bewaking belangrijk is. Zo is het voor patiënten die Lithium slikken belangrijk om regelmatig opgeroepen te worden om hun bloed te laten prikken om de dosering en therapietrouw te controleren. Bewakingsprotocollen zijn veelal tijdsafhankelijk. Vanuit het bewakingsprotocol moet dus op gezette tijden een opdracht tot bloedafname of biometrie worden gegenereerd (patiënt X moet in week YY weer opgeroepen / bezocht worden). Belangrijk is dat hiervoor op tijd een oproepbericht (brief, , sms) uitgaat. Het aanmaken en beheren van de oproepbrieven is relatief complex omdat het soms om combinatieonderzoeken gaat en het voor sommige onderzoeken niet uitmaakt waar de patiënt wordt gezien en bij andere wel, omdat hier bijvoorbeeld bepaald apparatuur aanwezig is. 1d. Planning en bezoeken spreekuur Het plannen van routes op basis van de opdrachten is reeds zeer goed mogelijk met behulp van Careware. Op basis van de beschikbaarheid van de medewerkers, de eisen en wensen van patiënten en organisatiedoelstellingen; wordt een optimale planning gegenereerd voor de ambulante priksters. Ook de planning van de prikposten op basis van voorkeurstijden wordt hierin optimaal meegenomen. 2. Afname 2a. Afname en registratie materiaal Met Careware wordt dit deel van het proces al verregaand digitaal ondersteund. De Careware app op de smartphone geeft de medewerker de mogelijkheid om op basis van de actuele planning zijn of haar bezoeken in te zien en te registreren. Naast het registreren van de bezoektijden van ieder bezoek zijn volgende zaken reeds mogelijk: Pagina 8

10 automatische kilometerregistratie het bijvoegen van PDF formulieren, foto s, video s op basis van de registratie diverse communicatie mogelijkheden met collega s en planner Om het papier in de keten verder terug te dringen, hebben Portavita en helpline een case ontwikkeld waarbij de doseerbrief voor de TD niet meer nodig is door gebruik van mobiele Barcode Scanning. Lees hierover meer in het kader Barcode Scanning. Ook voor POCT afname is er een mogelijkheid om de INR waarde direct in Careware in te lezen en aan Portavita door te geven. 2b. Transport Materiaal Het is mogelijk voor bodes een aparte planning aan te maken waarbij het ophalen van materiaal van geselecteerde locaties zo optimaal mogelijk gebeurt en waarbij ook deze bezoeken direct digitaal worden vastgelegd in het veld. 3. Analyse 3a. Aanmelding materiaal bij LIMS. Doordat op het lab reeds bekend is welke patiënten materiaal met welk ordernummer er verwacht kan worden, kan de analyse direct beginnen. Indien middels bijv. barcode stikkers en scannen bij de patiënt al de koppeling is gemaakt tussen patiënt, buisnr. en ordernr. kan het materiaal direct voor analyse worden aangeboden. 3b. Analyse Het analyseproces is de core business van ieder lab. De efficiency en effectiviteit van het analyse proces zijn vergevorderd. De laatste bottlenecks, bijvoorbeeld het analyseren van de opmerkingen en bijzonderheden van de TD kaart, kan door het digitaliseren ervan veel eerder in het proces plaatsvinden en veelal automatisch gebeuren. 3c. Verwerken uitslagen KIS De uitslagen van de analyse worden in het KIS ingebracht, bijv. Portavita. De uitslagen van de labpatiënten worden teruggevoerd naar het ZIS en/of het HIS. De (huis)arts kan de uitslagen in zijn of haar systeem opvragen. 4a-c. Communicatie met patiënt / aanvrager Uitslagen worden over het algemeen al via edifact of dergelijke berichten gecommuniceerd met het HIS/ZIS. De uitslag(en) en de nieuwe dosering worden in het KIS systeem (Portavita) voor de TD patiënten zichtbaar gemaakt. Patiënten kunnen zelf inloggen of krijgen via bericht dat er een nieuw dosering klaarstaat. Indien patiënten liever toch nog een kaart ontvangen, wordt een nieuw doseerkaart geprint, maar kan nu zonder de relatief dure barcodesticker. Conclusie Het afnameproces is al met al relatief complex en kent vele deelprocessen en activiteiten. Met Careware kan de planning van routes en de registratie van (thuis)prikken direct gedigitaliseerd worden. Dit biedt een goed uitgangspunt voor verdere automatisering. In combinatie met de barcode scanner kan ook de afname en registratie van materiaal gedigitaliseerd worden met Careware. Careware en Portavita zullen dit oppakken en verder ontwikkelen. Pagina 9

11 5 Knelpunten binnen huidige procesketen Tijdens de ronde tafel op 10 december 2014 kwamen volgende knelpunten als meest urgent naar voren: Figuur 4: Resultaten Live Audience enquête met betrokkenen uit de sector: Welk deelproces uit de keten heeft de hoogste urgentie als het gaat om efficiencyverbeteringen? Knelpunt 1: Aanvraag (huis)arts Momenteel zijn organisaties in de laboratoriumdiagnostiek veel tijd kwijt met het verwerken van losse aanvragen van de huisarts. Organisaties moeten deze aanvragen veelal handmatig invoeren in de systemen. Waar de sector grote behoefte aan heeft is een koppeling waarmee deze aanvragen uit bijvoorbeeld Zorgdomein ook automatisch in het TD en LIMS systeem terechtkomen. helpline zal zich als leverancier van het planning- en registratieplatform Careware niet op deze activiteit gaan richten met een nieuw product of speciale module. Wel zal helpline onderzoeken of er in samenwerking met zorgict aanbieders die aanvragen van (huis)artsen administreren goede koppelingen gerealiseerd kunnen worden. Knelpunt 2: Planning routes en locatie In veel organisatie gebeurt het plannen van routes en locatie nog handmatig. Dit kost veel tijd van medewerkers en ook rijdt men hierdoor niet de meest ideale route. Daarnaast wordt de werkdruk niet door deze traditionele werkwijze niet altijd goed over alle medewerkers verdeeld. Tevens kan bij calamiteiten niet snel worden ingespeeld met een planningswijziging omdat zonder centrale planning gewoonweg onbekend is waar andere medewerkers zich bevinden. Careware biedt voor dit knelpunt al toegespitste digitale oplossing. Knelpunt 3: Registratie en aanmelding materiaal/cliënt LIS Zowel de registratie als de aanmelding vraagt nog veel manuele verwerking en is daardoor tijdrovend en foutgevoelig. Het bloed dat binnenkomt bij het lab, moet nu namelijk eerst handmatig worden aangemeld in het LIMS, waarna de analyse pas kan plaatsvinden. Op het moment dat het papieren formulier wordt gedigitaliseerd, kunnen de prikdienst en het lab veel efficiënter samenwerken: meteen na registratie vindt dan de aanmelding plaats. Oftewel: het bloed kan vrijwel direct na binnenkomst in het lab worden onderzocht. De nu nog gescheiden handelingen registratie materiaal en aanmelding materiaal/cliënt worden dan digitaal samengevoegd. Pagina 10

12 Conclusie Er zijn drie belangrijke knelpunten die bij vrijwel alle laboratoria en diagnostische centra spelen. Van deze knelpunten heeft het digitaliseren van de aanvraag (huis)arts momenteel de hoogste prioriteit. helpline is voor het vinden van een oplossing op dit vlak echter afhankelijk van andere software-aanbieders. Digitalisering van de planning van routes en locaties is de tweede belangrijkste prioriteit volgens de sector. En hiervoor biedt helpline met softwareplatform Careware reeds een geschikte oplossing. Tot slot is ook registratie en aanmelding materiaal/cliënt LIMS een zeer belangrijk knelpunt om op te pakken. Hiertoe werkt helpline momenteel in samenwerking met Portavita aan een krachtige oplossing: barcode scanning via mobiele app. Pagina 11

13 6 Praktijkcase: digitalisering (route)planning bij Starlet DC Starlet Diagnostisch Centrum werkt sinds 2012 met Careware om de routes van medewerkers te plannen, voor zowel de trombosediensten als de huisartsen prikdiensten. En met resultaat. Petra Tabak, afdelingshoofd buitendienst, vertelde de aanwezigen bij de Ronde Tafel bijeenkomst dat één van de belangrijkste resultaten is dat iedereen overal inzetbaar is en dat het plannen nu digitaal verloopt. De routes, adressen en dergelijke voor een te rijden route staan dagelijks in Careware klaar. De werkhoeveelheid is ook beter verdeeld onder medewerkers dan voorheen. Dit komt o.a. doordat de routes niet meer worden ingedeeld op postcode. Daarnaast is de buitendienst constant te volgen. Hierdoor is ook herindeling on the spot mogelijk, bijvoorbeeld als iemand in de file staat of ziek is. Starlet is sinds de invoering van Careware sterk gegroeid. Zou Starlet nog op de oude manier zijn door blijven werken veel meer plantijd en routes per dag nodig hebben gehad. Starlet meldt de volgende resultaten en voordelen na invoering van Careware: Besparing op plantijd van 6 uur per dag; Per dag 5 routers minder; Meer inzicht in verdeling en aantal huisbezoeken in de routes; Snel en flexibel kunnen bijsturen in de planning op de dag zelf; Drastisch afnemen van onderlinge telefonische communicatie; Cliënten direct en beter kunnen informeren over planning. Nu management en medewerkers gewend zijn aan de nieuwe processen, is het voor Starlet tijd om verder te optimaliseren. Naast een verdere uitbreiding van het aantal gebruikers zal Starlet starten met scannen van barcodestikkers bij de patiënt met de Careware app. Petra Tabak, Hoofd Buitendienst Starlet DS Zet snel een eerste stap met digitalisering! Alles in één keer optimaliseren gaat namelijk niet lukken. Als je niet nu begint, gebeurt er niets. Drie tips Starlet DC geeft drie tips mee voor organisaties die digitaal gaan plannen en registreren: 1. Creëer draagvlak Medewerkers zitten vaak niet op verandering te wachten. Betrek hen daarom zo vroeg mogelijk. Bied ruimte voor input maar neem beslissingen wel voortvarend. Zorg voor wat olie in de machine door kleine presentjes, extra nieuwsbrieven, bijeenkomsten en een gedegen trainingen (vlak) voor de start. 2. Wees transparant Medewerkers kunnen het gevoel hebben dat met het digitaal werken de controle op medewerkers zal toenemen. Het is inderdaad zo dat veel data explicieter en transparanter wordt. Daarmee kan het management beter sturen. Maar je kunt medewerkers door tools als Careware juist ook helpen. Bijvoorbeeld door een medewerkers proactief te bellen op het moment dat je ziet dat deze wel wat hulp kunnen gebruiken. 3. Geef verantwoordelijkheid over smartphone Zorg dat medewerkers zich verantwoordelijk voelen voor hun telefoon, zodat ze zuinig zijn op het apparaat. Laat ze bovendien vertrouwd raken met het apparaat. Stimuleer bijvoorbeeld dat ze de smartphone ook (beperkt) privé kunnen gebruiken. Hierdoor zullen de gebruikers sneller wennen aan de nieuwe techniek en werkwijze. Pagina 12

14 7 Roadmap helpline Om de digitalisering van de pre-analyse in de keten van de laboratoriumdiagnostiek daadwerkelijk in de praktijk te brengen, ziet helpline op basis van de verkregen input uit de markt en de implementatie bij onder andere Starlet DC drie vervolgstappen: Stap 1: Oplossing voor barcode scannen helpline zal de oplossing voor het barcode scannen zoals eerder beschreven samen met Portavita verder ontwikkelen. De verwachting is dat deze functionaliteit na de zomer van 2015 beschikbaar zal zijn. Welke organisatie is bereid om als launching customer op te treden? Stap 2: Digitale aanvraag Careware is in de basis een planning- en registratietool. Om de tool breed inzetbaar te maken binnen de laboratoriumdiagnostiek, zal helpline actief samenwerkingen zoeken met leveranciers van aanleverende dan wel ontvangende systemen. Onder andere om de aanvraag van (huis)artsen te digitaliseren, is het belangrijk dat helpline contact legt met de andere ICT organisaties die opereren binnen de zorg. Integratie barcode scanning in de afname Digitalisering van de doseerkaart en barcode scanning met de smartphone brengt het deelproces afname en analyse digitaal samen. De registratie én aanmelding van het materiaal/cliënt in het LIMS kan door toevoeging van barcode scanning namelijk worden geïntegreerd in Careware. Het digitale proces verloopt dan als volgt: Aangekomen bij de patiënt, start de medewerker in de Careware app de tijd ( huisje-in ) bij de patiënt. Na bloedafname plakt de medewerker een barcodestikker van de voorraadrol op de buis. Met de app kan de medewerker de betreffende barcode scannen en direct aan de patiënt koppelen. De app dwingt wel de medewerker samen met de patiënt een aantal vragen te doorlopen. Deze opmerkingen, die men nu nog op het papieren formulier noteert, kunnen zo ook direct digitaal verwerkt worden. Careware verstuurt de gegevens naar het KIS die het materiaal automatisch koppelt aan de patiënt en de bijhorende order. Aangekomen op het lab, kunnen de buizen direct naar het lab, het patiëntnummer, ordernummer en buisnummer(barcode) zijn immers al bekend in het LIMS. Pagina 13

15 1. De medewerker is ingelogd en klikt op het Agenda icoon. 2. De medewerker gaat bij de eerste patiënt naar binnen en start de registratie. Het bloed wordt afgenomen. 3. Door op de naam van de patiënt te klikken komt een menu tevoorschijn met de keuze om een barcode te scannen. 4. De medewerker plakt een barcodestikker uit een voorraadrol op de buis en scant deze vervolgens. Het nummer van de buis wordt nu aan de patiënt gekoppeld. 5. Vervolgens wordt er een (verplichte) opmerkingen en vragenlijst getoond. 6. De medewerker moet met de patiënt bespreken of er bijv. nog bloedingen zijn geweest. Zo ja, dan volgen er vervolgvragen. 7. de vervolgvragen worden ingevuld, bijv. over de datum 8... en de omvang van de bloeding etc. 9. Na afronding van de vragenlijst worden de barcodenummer en de bijzonderheden op de servers van Careware opgeslagen en naar het back-office geëxporteerd. Pagina 14

16 8 Over helpline helpline is onderdeel van de PMCS.helpLine Software group en gespecialiseerd in webbased software voor planning en tijdregistratie, waarmee bedrijven en instellingen hun operationele proces efficiënter kunnen inrichten. Belangrijke marktsegmenten zijn onder andere de thuiszorg, huishoudelijke verzorging, medische labs en trombosediensten, gehandicaptenzorg, geestelijke gezondheidszorg en geriatrische revalidatiezorg. Ook buiten de zorg en internationaal worden de oplossingen van helpline toenemend toegepast. Al meer dan 30 duizend mensen, in binnen- en buitenland, werken efficiënter en met meer plezier dankzij de software van helpline. Een groot deel van de medewerkers van helpline is betrokken bij het ontwerp en de ontwikkeling van Careware. Daarbij zet helpline in op volgende pijlers: - Doordachte Graphical User Interfaces; voor een soepel gebruik en meer plezier tijdens gebruik. - Modernste technologie: veiliger, sneller, flexibeler. - Internet en cloudcomputing: al sinds de lancering van Careware versie 1.0 in 2002 is Careware webbased. - Mobiele apps: helpline ontwikkelt al vanaf 2002 mobiele apps en kent als geen ander wat het betekent om een app te ontwikkelen voor een professionele setting. De laboratoriummarkt is voor helpline een belangrijk strategisch marktsegment. helpline wil blijvend investeren in de software ontwikkeling voor laboratoria. Na een aantal aansprekende launching customers zoals Startlet DC, Isala Klinieken en Jeroen Bosch Ziekenhuis, is het nu van belang verdere opdrachtgevers te vinden die met Careware de digitalisering van de keten verder willen inzetten. Alleen dan kan uiteindelijk het hele proces digitaal, en daarmee efficiënt, effectief en veilig verlopen. Start nu en geef vorm aan de toekomst! Neem contact op met helpline voor meer informatie over de mogelijkheden van Careware voor uw organisatie en zet de beslissende stap in de digitalisering van de pre- en postanalyse. helpline bv Dellaertweg 9 C 2316 XC LEIDEN contact@helpline-bv.nl Volgende bijeenkomst helpline en Portavita nodigen de aanwezigen en geïnteresseerden graag uit voor een vervolgsessie. Deze staat gepland voor kwartaal 4 in 2015 als de eerste ervaringen met het barcode scannen bekend zijn. Pagina 15