Vlaamse Gemeenschap Departement internationaal Vlaanderen. Dienst Communicatie & PR. Algemene Offerteaanvraag (diensten) Bestek nr.

Transcriptie

1 Vlaamse Gemeenschap Departement internationaal Vlaanderen Dienst Communicatie & PR Algemene Offerteaanvraag (diensten) Bestek nr. iv/cpr/fltd/13 Redactie, publicatie, distributie en promotie via elektronische en fysieke kanalen van een redactioneel Engelstalig product voor buitenlandse beleids- en opiniemakers Flanders Today Informatiesessie op woensdag 22 mei van 14 uur tot 17 uur Boudewijnlaan 30 bus 80, 1000 Brussel Lokaal 5.D.02 Balkon 5 rechts Openingszitting offertes op woensdag 26 juni 2013 om 14 uur Boudewijnlaan 30 bus 80, 1000 Brussel Lokaal 5.D.02 Balkon 5 rechts 1

2 I. ALGEMENE BEPALINGEN I.1. AANBESTEDENDE OVERHEID A. Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van de Vlaamse minister bevoegd voor buitenlands beleid. B. Volgende administratieve entiteit is belast met de opvolging van deze opdracht: Vlaamse Gemeenschap Beleidsdomein internationaal Vlaanderen Departement internationaal Vlaanderen Boudewijnlaan 30 bus Brussel Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet naar die entiteit worden gestuurd, t.a.v. dhr. Koen Verlaeckt, secretaris-generaal, behoudens toepassing van punt C hierna. Voor eventuele bijkomende inlichtingen of antwoorden op inhoudelijke vragen over het bestek, kunnen de inschrijvers terecht bij: Denial Sefer Boudewijnlaan 30 bus 80 telefoonnummer : fax : denial.sefer@iv.vlaanderen.be of: Geert Baetens Boudewijnlaan 30 bus 80 telefoonnummer : fax : geert.baetens@iv.vlaanderen.be C. Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden betekend aan de Kanselarij van de Voorzitter van de Vlaamse Regering, Koolstraat 35 in 1000 Brussel. Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot. Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een schuldvordering wordt overgedragen of in pand gegeven. I.2. VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT 2

3 Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van art. 5 van de Wet van 24 december De diensten hebben betrekking op CPV-code Drukkerij en aanverwante diensten en Diverse zakelijke en andere diensten. Deze opdracht is een opdracht voor diensten, die ressorteert onder categorie 15 Uitgaven en drukken, voor een vast bedrag of op contractbasis van bijlage 2A van de wet van 24 december A. ALGEMENE CONTEXT VAN DE OPDRACHT A.1. DEPARTEMENT INTERNATIONAAL VLAANDEREN Het Departement internationaal Vlaanderen geeft mee vorm aan het internationaal beleid van de Vlaamse Regering en mobiliseert daartoe alle relevante partners. Het Departement bouwt zo mee aan een open, dynamisch en solidair Vlaanderen, dat zich inzet voor een democratische, veilige en welvarende mondiale samenleving. Het Departement internationaal Vlaanderen draagt daar toe bij door in eerste orde in te zetten op: de behartiging van de internationale belangen van Vlaanderen; de internationalisering van de Vlaamse economie; de duurzame groei van het toerisme in én naar Vlaanderen; de bestrijding van structurele armoede in de wereld. De dienst Communicatie & Public Relations maakt deel uit van de Diensten van de secretarisgeneraal van het departement internationaal Vlaanderen en ondersteunt alle afdelingen en diensten van het departement inzake communicatie, public relations en de organisatie van evenementen. Voor de communicatie van het internationale beleid naar diverse externe doelgroepen is de dienst Communicatie & PR op het moment van schrijven onder meer verantwoordelijk voor drie communicatiemiddelen: de wekelijkse krant Flanders Today, het anderstalig persoverzicht en de elektronische nieuwsbrief Flanders@World. A.2. FLANDERS TODAY Flanders Today is een gratis Engelstalig weekblad dat financieel wordt ondersteund door de Vlaamse overheid. Het wil expats in ons land informeren over de Vlaamse politiek, economie, wetenschap, cultuur en maatschappij. Het wekelijkse aanbod van actuele en relevante informatie in het Engels, moet de anderstalige buitenlanders in Vlaanderen en Brussel op de hoogte houden van wat er speelt en leeft in onze deelstaat. 3

4 Flanders Today wordt uitgegeven sinds oktober Na de laatste verlenging van het lopende contract met de Vlaamse Uitgeversmaatschappij in oktober 2012 loopt dit contract af na de aflevering van de laatste editie van Flanders Today op 2 oktober Gedurende deze periode kende het aantal abonnees een sterke evolutie. Na een initiële groei van naar abonnees in de periode van oktober 2007 tot december 2010, werd begin 2011 om budgettaire redenen besloten om de abonneeaantallen terug te brengen. Door verschillende acties en door het niet langer propageren van de krant kon het abonneebestand worden teruggebracht tot 8.200, waarna het in februari 2013 opnieuw is gestegen tot abonnees. Om de inhoud beter af te stemmen op de verwachtingen van de doelgroep en de communicatienoden van de Vlaamse overheid, werd begin 2012 gestart met een nieuw redactioneel concept, waarbij meer nadruk werd gelegd op politiek en economisch nieuws. In functie hiervan werd ook de lay-out van de krant geactualiseerd. Uit een uitgebreid lezersonderzoek dat eind 2012 werd afgenomen, bleek dat de appreciatie voor de inhoud en vorm van de krant zeer hoog was (gemiddelde score van 8,5/10), en nog is toegenomen t.o.v. het vorige onderzoek uit Ook de variatie aan inhoud en het nieuwe redactionele concept werden hierbij zeer sterk geapprecieerd. Gevraagd naar de inhoudelijke waardering, gaf de doelgroep aan meer informatie en diepgang binnen de thema s te verwachten. Het profiel van de buitenlandse lezers is van een hoog niveau: 80% van de lezers heeft minstens een universitair diploma, 14% maakt deel uit van directie en 30% behoort tot het middenkader, 16% is zelfstandige en 30% is gepensioneerd. De resultaten van het lezersonderzoek zijn terug te vinden als bijlage bij dit bestek. A.3. ANDERSTALIG PERSOVERZICHT Sinds 2008 wordt een Engelstalig overzicht van de Vlaamse pers uitgegeven, vanaf 2009 uitgebreid met een Franstalige versie. Het anderstalig persoverzicht richt zich vooral tot buitenlandse journalisten, diplomaten en afgevaardigden en biedt dagelijks een selectie van krantenartikels over Vlaanderen en het buitenlands beleid van Vlaanderen. De artikels worden samengevat en vertaald, om vervolgens via verspreid te worden naar de abonnees. Beide taalversies hebben een tal abonnees. Het persoverzicht verschijnt ook op de website van Flanders Today. A.4. WORLD Flanders@World is een Engelstalige elektronische nieuwsbrief die tweemaandelijks wordt verspreid. De nieuwsbrief focust inhoudelijk op het buitenlands beleid van Vlaanderen en richt zich tot het brede, internationale en diplomatieke netwerk van Vlaanderen, met name buitenlandse ambassadeurs, consuls-generaal, regiovertegenwoordigers en buitenlandse ambtenaren in Vlaanderen en Brussel. De nieuwsbrief wordt samengesteld en uitgegeven door het Departement internationaal Vlaanderen. Het archief is toegankelijk via int/en/news. 4

5 B. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT B.1. DUUR VAN DE OPDRACHT De opdracht vangt aan de eerste kalenderdag na de dag waarop de inschrijver de kennisgeving van de sluiting van de opdracht heeft ontvangen. Vanaf dit moment begint de inschrijver aan de uitwerking van het project. Op 2 oktober 2013, wanneer de huidige opdracht afgelopen is en de laatste editie van Flanders Today binnen het lopende contract wordt opgeleverd, wordt dan ook een publieke lancering van het vernieuwde project voorzien. De inschrijver zorgt ervoor dat alle kanalen en instrumenten in de week voorafgaand aan deze lancering, d.w.z. ten laatste 23 september 2013, uitgewerkt zijn en getest kunnen worden. Ook de reeds verschenen inhoud is ten laatste op 23 september 2013 overgezet. Ten laatste vanaf 23 september start de inschrijver ook met het produceren van inhoud, die bij de lancering op 2 oktober beschikbaar wordt gesteld via alle kanalen. De opdracht heeft een maximumduur van 4 jaar, en wordt jaarlijks door het Departement internationaal Vlaanderen geëvalueerd (ten laatste 1 maand voor de jaarlijkse vervaldag). De opdracht is enkel verlengbaar mits een positieve evaluatie. B.2. DOELSTELLING VAN DE OPDRACHT Het departement wil communiceren over het internationale beleid van de Vlaamse Regering. Het wil aantonen hoe dit beleid gestalte geeft aan een Vlaanderen dat op internationaal vlak hoge ogen gooit, verbaast en inspireert. Internationaal beleid moet dan ook breed gezien worden, en omvat niet enkel buitenlands beleid, maar ook andere thema s die Vlaanderen uniek maken: kunst & cultuur, avant-garde, rijk historisch erfgoed, nieuwe industrie, creatieve economie, onderwijs, wetenschap & technologie, zorg, kruispunt van Europa (mobiliteit, havens, EU, NAVO, ), lifestyle, sport en jeugd. Hiervoor wil het departement de sterke punten van de drie huidige communicatie-instrumenten combineren in een nieuw concept voor Flanders Today, waarbij volop wordt ingezet op de bestaande communicatietechnologieën en toekomstige evoluties. Flanders Today dient gezien te worden als een innovatief en informatief Engelstalig redactioneel product. Het biedt een meerwaarde ten opzichte van het bestaande Engelstalige nieuws over Vlaanderen van andere Vlaamse actoren, en slaat een brug tussen de Vlaamse actualiteit en de projecten en beleidslijnen van de Vlaamse Regering. Flanders Today maakt zo optimaal gebruik van zijn geprivilegieerde toegang tot diepere achtergrondinformatie over het Vlaamse beleid via een uitgebreid netwerk aan contacten en nieuwsbronnen. Het project dient te zorgen voor waardevolle eerstelijnsinformatie naar zijn relevante doelgroepen: het gaat dieper in op actuele thema s en behandelt een breed scala aan vaktechnische informatie, zonder echter de leesbaarheid en toegankelijkheid van de artikels in het gedrang te brengen. Tevens toont het op een intelligente en aantrekkelijke wijze de invloed en impact van het Vlaamse beleid op het doelpubliek. Centraal in deze opdracht staat de grondige uitbouw van digitale dragers, die gezien hun vele mogelijkheden een duidelijke meerwaarde dienen te 5

6 bieden ten opzichte van een papieren product. Zo worden de doelgroepen bediend met een brede waaier aan kanalen, die complementair zijn aan elkaar en elkaar versterken, zonder met elkaar in concurrentie te treden. Voor sommige lezers zullen de elektronische kanalen een aanvulling zijn, voor anderen worden deze hun enige nieuwskanalen. Om de nieuwswaarde van Flanders Today te maximaliseren kunnen samenwerkingsverbanden met bestaande initiatieven binnen de Vlaamse overheid en zijn partners (bv. Vlaamse infolijn, VRT, Cultuurnet Vlaanderen, vzw Brussel Deze Week, vzw De Rand ) of privépartners worden opgezet. Ook kan relevante inhoud (zoals opiniestukken en analyses) uit andere toonaangevende kranten of magazines zowel uit binnen- als buitenland worden opgenomen. In alle gevallen van samenwerking met externe partners en onderaannemers blijven alle contacten van de opdrachtgever via de inschrijver lopen. De inschrijver kadert de uitwerking van deze communicatie binnen het merkbeleid Vlaanderen. Meer informatie hieromtrent vindt de inschrijver terug in het merkenboek, dat terug te vinden is als bijlage bij dit bestek. De inschrijver houdt er rekening mee dat het merkbeleid een evolutief gegeven is, dat verder zal worden uitgewerkt en bijgestuurd in de toekomst. B.3. DOELGROEP VAN DE OPDRACHT De opdrachtgever wil zijn doelgroepen in de eerste instantie de voor hen meest relevante informatie bieden, zodat deze Vlaanderen en de rol van de Vlaamse overheid beter leren kennen en zich een gegronde mening over Vlaanderen en zijn inwoners kunnen vormen. Het opzetten van interactie met en tussen de doelgroepen is hierbij essentieel. Het doelpubliek bevindt zich geografisch zowel binnen als buiten Vlaanderen en Brussel. Personen uit de doelgroepen die na een verblijf in Vlaanderen of Brussel een andere standplaats hebben gekregen of naar hun thuisland zijn teruggekeerd behoren expliciet tot het doelpubliek zij zijn immers ideale ambassadeurs van Vlaanderen in het buitenland. B.3.1. Primaire doelgroepen van de opdracht De eerste doelgroep bestaat uit personen die betrokken zijn bij het beleidsvoorbereidend en beleidsvormend werk van hun land, regio of organisatie, dat van invloed is of kan zijn voor Vlaanderen of hun relatie met Vlaanderen. Zij hebben vanwege hun functie een hoge behoefte aan informatie over het Vlaamse beleid. Hieronder vallen volgende groepen: Het diplomatieke corps en hun medewerkers (ambassades, consulaten,...) Vertegenwoordigers (Permanente Vertegenwoordigers bij internationale organisaties, regiovertegenwoordigers, ) Buitenlandse werknemers van internationale instellingen (EU-functionarissen, NATOmedewerkers,...) 6

7 Belangenvertegenwoordigers bij de Europese en multilaterale instellingen Deze groep is actief op zoek naar algemene informatie over Vlaanderen, specifieke informatie over Vlaams beleid, en kaderende informatie over de verhouding tussen Vlaanderen, België en Europa enerzijds, en de verhouding tussen Vlaanderen en multilaterale instellingen (zowel intergouvernementeel als supranationaal) anderzijds. De tweede doelgroep zijn personen die naar Vlaanderen en Brussel komen, al dan niet voor een beperkte periode, om zich te ontplooien binnen hun vakgebied. Hieronder vallen de volgende groepen: Onderzoekers en academici Universiteiten, onderzoekersinstellingen, O&O, Ondernemingen, spin-offs, Semi-overheid Kaderleden en managers bij internationale ondernemingen Culturele actoren zoals intendanten, artiesten/kunstenaars, Toekomstige opinionmakers Internationale pers Zij zijn in eerste instantie vooral op zoek naar informatie over het Vlaamse beleid omtrent en Vlaamse ontwikkelingen binnen hun vakgebied. Ook zoeken zij algemene informatie over Vlaanderen en relevante dienstverlening vanuit de Vlaamse overheid. Ten slotte zorgt de inschrijver ervoor dat er in de gepubliceerde inhoud (teksten en audiovisueel materiaal) aandacht wordt besteed aan een evenwichtige representatie van vrouwen en mannen, en aan de doelgroepen van het Vlaamse Gelijkekansenbeleid (m.n. nieuwe Vlamingen, personen met een arbeidshandicap, ouderen, holebi s, ) B.3.2. Secundaire doelgroepen van de opdracht Andere buitenlanders die zich in Vlaanderen of Brussel bevinden, zoals studenten, stagiairs, werknemers van internationale ondernemingen, investeerders, ondernemers, of gepensioneerden behoren weliswaar niet tot de primaire doelgroep, maar ook voor hen dient het product een nuttige bron van informatie te zijn. B.3.3. Doelgroepen die buiten de opdracht vallen Tijdens het lopende project bleek dat Flanders Today, een gratis Engelstalige papieren krant over Vlaanderen, zeer populair te zijn bij Vlaamse studenten, voornamelijk in het volwassenenonderwijs, die Engelse les volgen. Zij behoren evenwel niet tot de doelgroep van de krant en hebben een zware budgettaire impact. 7

8 De inschrijver dient hier bij het uitwerken van een plan van aanpak expliciet rekening mee te houden, om zo het aandeel van personen die niet tot de doelgroep behoren in de distributie van het papieren product tot een minimum te beperken. Een migratie van deze groep naar een elektronische versie is hierbij het meest gewenst. B.4. NIEUWSGARING De inschrijver dient zelf actie te ondernemen om relevant nieuws binnen de Vlaamse overheid en haar partners te vinden, en dient hiervoor indien nodig de relevante personen te contacteren. Binnen de Vlaamse overheid is nieuws en achtergrondinformatie beschikbaar, zowel bij departementen die instaan voor de beleidsvoorbereiding en -evaluatie als bij agentschappen, die het beleid in de praktijk omzetten. De persberichten van de Vlaamse ministeriële kabinetten vormen een belangrijke informatiebron. Diverse partners van de Vlaamse overheid in Vlaanderen kunnen eveneens interessant nieuws aanleveren. De selectie van dit nieuws zal gebeuren door de ogen van het doelpubliek. De inschrijver is vrij en onafhankelijk in de uiteindelijke selectie van de gepubliceerde onderwerpen via de verschillende kanalen, voor zover rekening wordt gehouden met de vooropgestelde eisen in dit bestek. Zo dient prioritair aandacht te worden besteed aan informatie afkomstig van en verband houdend met de Vlaamse overheid, voor zover deze relevant is voor de beoogde doelgroepen. Deze kunnen worden aangevuld met artikels over de Vlaamse actualiteit. De inhoud wordt geschreven door een redactie van native of near-native Engelstaligen, die zowel kennis hebben van Vlaanderen en zijn bevoegdheden en instellingen (Vlaamse Regering, Vlaams parlement, Vlaamse overheid, verdeling en rol departement en agentschappen, ) als van de interesses en informatienoden van de doelgroep. De inhoud wordt geschreven in onberispelijk Engels, waarbij de Brits-Engelse spelling wordt gehanteerd. De eindredactie van alle geproduceerde inhoud gebeurt in ieder geval door een Engelstalige native speaker. Gezien de grote hoeveelheid aan (Engelstalige) inhoud (nieuws, video, audio) die de Vlaamse overheid en haar partners reeds produceren, dient de inschrijver te werken naar een intelligente mix tussen uitwisseling van inhoud met andere projecten en originele productie van inhoud (eventueel ter aanvulling van de bestaande inhoud), specifiek gericht op de gedefinieerde doelgroepen. Het departement internationaal Vlaanderen zal ten allen tijde optreden als facilitator van de contacten tussen de Vlaamse overheid en de inschrijver. Het zal de inschrijver doorlopend ondersteunen en een actieve rol spelen in het tot stand brengen van contacten tussen de inschrijver en de Vlaamse overheid. B.5. KANALENSTRATEGIE VAN DE OPDRACHT 8

9 B.5.1. Elektronisch platform Flanders Today dient in eerste instantie een elektronisch platform te zijn, op basis waarvan verschillende kanalen worden uitgebouwd die een interactie aangaan met de doelgroep en de conversatie tussen de verschillende actoren en het doelpuliek in de hand werken. Het platform kan gebaseerd zijn op een reeds door de inschrijver ontwikkeld systeem, maar mag ook specifiek voor deze opdracht worden ontwikkeld. In dit laatste geval wordt de inschrijver aangespoord om beroep te doen op open source software. Gelet op de bewezen populariteit, de fysieke zichtbaarheid en een sterk doorgeefgedrag (1 krant heeft 3,5 lezers), blijft het behoud van een papieren product aangewezen. Onderstaand overzicht van beoogde kanalen is niet exhaustief, en kan naargelang technologische en andere evoluties worden aangevuld en gewijzigd. B.5.2. Website De website van Flanders Today dient een centrale rol te vervullen. Hij bevat alle geproduceerde inhoud en voorziet in interactiemogelijkheden. Artikels en andere inhoud worden iedere werkdag in realtime gepubliceerd. Hierdoor kan snel worden ingespeeld op de actualiteit, waardoor de bezoeker steeds geprikkeld blijft. Naast een geavanceerde zoekfunctie kan de bezoeker mits een eigen profiel aan de hand van specifieke thema s een gepersonaliseerd informatieaanbod krijgen. De vormgeving en structuur van de website dient eigentijds en dynamisch te zijn, met aandacht voor het online leesgedrag van de bezoekers. Afhankelijk van het lees- en klikgedrag kan de structuur en inhoud verder worden aangepast en uitgebreid, met als doel een stijgend aantal bezoekers en paginaweergaves, en een langere bezoekduur. Integratie van sociale media dient voorzien te worden. De wekelijkse papieren krant dient eveneens raadpleegbaar te zijn op de website. De inschrijver zal instaan voor het opnemen van alle eerder gepubliceerde digitale inhoud van Flanders Today sinds 2007 (inclusief het anderstalig persoverzicht) en een archieffunctie voorzien voor alle eerder verschenen edities van de papieren krant. De website, en meer bepaald de gepubliceerde artikels, worden voorzien van aantrekkelijk en relevant audiovisueel materiaal. Hiervoor kan met externe partners worden samengewerkt. Ook beeldreportages zijn mogelijk. De website dient te worden opgemaakt conform de meest recente technologische bepalingen zoals opgelijst onder punt V.1. De inschrijver is verantwoordelijk voor de hosting van de website en andere elektronische kanalen, conform de bepalingen onder punt V.1. Daarenboven zijn de lees- en zichtbaarheid en de gebruikservaring van de website van de hoogste kwaliteit op de meest gangbare elektronische consumentenproducten, gaande van tablets en smartphones tot laptops en desktops. De website dient eveneens gebruiksvriendelijk te zijn voor mensen met een visuele of andere handicap, en dient daarom het label AnySurfer ( te behalen. De audit en de eventuele hieraan verbonden kosten worden gedragen door de overheid. Eventuele bijkomende ontwikkelingen om het Anysurfer-label te halen zijn ten laste 9

10 van de inschrijver. Veel belang wordt gehecht aan toepassingen die de mogelijkheid tot interactie aanbieden en die kunnen helpen in het tot stand brengen van een conversatie tussen gebruikers onderling, tussen gebruikers en de redactie en tussen gebruikers en de Vlaamse overheid. De inschrijver dient voldoende middelen te voorzien om deze interactie te stimuleren, te monitoren en aan te sturen, en hier rekening mee te houden in zijn plan van aanpak. B.5.3. Elektronische nieuwsbrief Bezoekers dienen zich via de website (en indien mogelijk ook andere kanalen) te kunnen inschrijven op een elektronische nieuwsbrief van Flanders Today. Hierbij kunnen zij zowel de frequentie van ontvangst als de inhoud (thematisch) bepalen. De inhoud van de nieuwsbrief dient aan te sluiten bij de inhoud van de website en dient bovendien verkeer naar de website genereren. Hij kan ook worden ingezet als nieuwsflash bij belangrijke gebeurtenissen. B.5.4. Mobiele applicaties Voor de gebruikers van mobiele producten (tablet, smartphone) dient een applicatie te worden voorzien die toelaat de meest actuele inhoud van Flanders Today zowel online als offline op een snelle en gebruiksvriendelijke manier te raadplegen. De papieren editie van Flanders Today dient eveneens via dit platform raadpleegbaar te zijn. De inschrijver dient ervoor te zorgen dat de kost per gebruiker tot een minimum wordt beperkt, zodat de groei van het aantal gebruikers maximaal kan worden gestimuleerd. De totale gebruikerskost dient vervat te zitten in de door de inschrijver voorgestelde prijs voor het beheer van de elektronische kanalen en systemen (zie inventaristabel 1). De inschrijver voorziet in eerste instantie de ontwikkeling van een applicatie voor het Android- en ios-platform. B.5.5. Sociale media Flanders Today dient uitgesproken aanwezig te zijn op sociale media. Behalve het gericht informeren en het aantrekken van de beoogde doelgroepen, dienen deze ook te worden ingezet om interactie aan te bieden die kan bijdragen in het tot stand brengen van een conversatie tussen gebruikers onderling, tussen gebruikers en redactie, en tussen gebruikers en de Vlaamse overheid. De inschrijver dient hiervoor een sociale mediastrategie en een gedragscode uit te werken, in samenspraak met het Departement internationaal Vlaanderen. De inschrijver dient voldoende middelen te voorzien om deze interactie te monitoren en aan te sturen, en hier rekening mee te houden in zijn plan van aanpak. B.5.6. Fysieke drager 10

11 De papieren krant dient complementair te zijn aan de elektronische kanalen, en verschijnt met een vaste periodiciteit. Ze dient inhoudelijk aangepast te zijn aan de drager en de periodiciteit, en kan mits aanpassing relevante inhoud overnemen van het elektronisch platform. Voor meer duiding, diepgang en interactie kan worden doorverwezen naar het elektronisch platform. Op deze manier dient ze een voor de doelgroep relevant en op zichzelf staand kanaal te zijn. Tegelijkertijd dient de krant zowel een tastbaar promo-instrument voor de elektronische versies van Flanders Today als een PR-instrument voor Vlaanderen en de Vlaamse overheid te zijn. Voor de vormgeving kan de inschrijver zich baseren op de huidige vormgeving (layout en structuur) van de krant, maar hij is vrij om hier zelf beperkte aanpassingen door te voeren, rekening houdend met bovenstaande doelstellingen en het recente lezersonderzoek in bijlage. In dit geval geeft de inschrijver op basis van de doelstelling en de behoeftes van de doelgroepen aan waarom hij deze wijzigingen nodig acht. Inhoudelijk dient het papieren product aan te sluiten bij de thema s zoals deze ook worden gedefinieerd voor het elektronische platform. De opdrachtgever hecht veel belang aan de milieuvriendelijkheid van het product en van het productieproces (waarmee begrepen wordt: de drukvoorbereiding, het drukprocédé, de afwerking, de handling en de levering). De inschrijver dient hiermee rekening te houden in zijn offerte. De technische specificaties zijn terug te vinden onder punt V. Tijdens de uitvoering van de opdracht wordt voor de opmaak, druk, verpakking en verzending van de fysieke drager een maximumbedrag van euro incl. BTW voorzien op jaarbasis, ongeacht het aantal schriftelijke abonnees. Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver dat dit maximumbedrag niet wordt overschreden. De inschrijver dient rekening te houden met dit beperkte budget bij het opmaken van een plan van aanpak. Hij is hierbij vrij om al dan niet een beperkte vergoeding te vragen voor de fysieke drager. In dit geval zullen de inkomsten uit de papieren versie worden verrekend in de totale kostprijs voor de fysieke drager. De opdrachtgever behoudt het recht om bijkomende bestellingen te plaatsen voor eigen distributie; de kost hiervan valt buiten het hierboven voorziene maximumbedrag. De prijs voor internationale verzendingen van de krant dient in ieder geval doorgerekend te worden aan abonnees in het buitenland. B.6. ADVERTENTIEMARKT Binnen de verschillende communicatiekanalen van Flanders Today kan ruimte worden voorzien voor betalende advertenties van private adverteerders. Deze advertenties sluiten aan bij de doelgroep van het product, en schaden het leescomfort in geen geval. De inschrijver staat zelf in voor de werving, opvolging en plaatsing van advertenties. Hij kan de vergoeding die hij vraagt aan adverteerders zelf bepalen. In zijn advertentieplan voorziet de inschrijver dat minimum 50% van de inkomsten uit advertenties wordt verrekend in de totale kostprijs van het product, de resterende advertentie-inkomsten komen aan 11

12 hem toe. De inschrijver zal in volledige transparantie communiceren met het Departement internationaal Vlaanderen over zowel geplande advertenties als de betreffende ontvangsten. De advertenties dienen in alle gevallen te voldoen aan de decretaal vastgelegde normen voor overheidscommunicatie van de Vlaamse overheid, die als bijlage bij dit bestek zijn gevoegd. Zowel in de digitale als fysieke kanalen zal de advertentieruimte niet meer dan 20% van de totale beschikbare ruimte in beslag nemen. De commerciële advertenties mogen de belangen en de beleidsdoelstellingen van de opdrachtgever niet schaden. In geen geval is het toegestaan advertenties te plaatsen met directe of indirecte politieke, ideologische of religieuze inhoud, noch advertenties die indruisen tegen de goede zeden. Alle tekst in de advertenties is minstens geschreven in het Engels. Advertenties in andere talen worden niet opgenomen. De inschrijver zal advertenties die tegen deze regels dreigen in te gaan, tijdig voorleggen aan de opdrachtgever. Indien in de toekomst wordt besloten om nieuwe kanalen te ontwikkelen, zijn de algemene bepalingen van de overeenkomst hier ook op van toepassing. Specifieke bepalingen zullen in dit geval door de inschrijver worden uitgewerkt, in samenspraak met het Departement internationaal Vlaanderen. B.7. DATABANK VAN ABONNEES De inschrijver staat in voor het ontwikkelen en kwalitatief onderhouden van een centrale databank, gekoppeld aan het elektronische platform. De databank verenigt de gegevens van de papieren abonnees, de abonnees op de elektronische nieuwsbrief, de ingeschreven bezoekers van de website en de abonnees van mobiele applicaties. Voor technische specificaties, zie punt IV.10. De opname van gegevens van gebruikers van mogelijk toekomstig te ontwikkelen kanalen dient eveneens te worden voorzien. De inschrijver dient zich te conformeren aan de wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer en zal de gegevens van de abonnees in geen geval gebruiken voor de promotie van eigen producten of producten van derden. Hij zal evenmin de gegevens bezorgen aan een derde partij. De gegevens kunnen ten allen tijde geraadpleegd en gewijzigd worden door de abonnees. Alle eventuele inbreuken van deze centrale databank op de Belgische privacywetgeving zijn de verantwoordelijkheid van de inschrijver. De inschrijver staat in voor de hoge kwaliteit van het abonneebestand. Dit betekent dat inactieve abonnementen (in het bijzonder papieren abonnementen) structureel worden gedetecteerd en afgesloten, dat de papieren distributie naar personen die niet tot de doelgroep behoren wordt vermeden, en dat niet meer bestaande adressen automatisch worden verwijderd. B.8. TOEKOMSTGERICHTHEID Webtechnologie, -standaarden en -methodieken evolueren snel. Dit betekent dat op het moment van schrijven niet te voorzien is welke gevolgen dergelijke ontwikkelingen kunnen 12

13 hebben voor het project Flanders Today, meer bepaald voor het elektronisch platform en de elektronische kanalen. Daarom dient de flexibiliteit te worden ingebouwd om aanpassingen aan te brengen volgens een globaal, vast stramien: 1. onderkennen van de wijzigingsbehoefte bij de inschrijver of opdrachtgever 2. bespreken van de wijzigingsbehoefte in het maandelijks overleg tussen inschrijver en opdrachtgever 3. analyseren en, indien van toepassing, opmaken van een kostenschatting 4. opmaken van een wijzigingsvoorstel en interne bespreking bij de opdrachtgever 5. beslissingname en uitvoering B.9. EVALUATIE De opdrachtgever zal het project jaarlijks evalueren. Voor deze evaluatie zal de opdracht zich enerzijds baseren op de statistieken (zowel van de elektronische kanalen als van de distributie van de papieren versie) die doorlopend door de inschrijver ter beschikking dienen te worden gesteld. Het project moet op de volgende punten kunnen worden gemeten, geëvalueerd en bijgestuurd: hoeveelheid geproduceerde inhoud (kwantitatief) penetratie binnen de doelgroep (kwantitatief) aandeel van de doelgroepen (en evt. subdoelgroepen) binnen het lezersbestand (kwantitatief) populariteit van de inhoud (kwantitatief) appreciatie van de inhoud (kwalitatief) intensiteit van de conversatie met en tussen de doelgroepen (kwantitatief) meerwaarde van de conversatie met en tussen de doelgroepen (kwalitatief) reacties, opmerkingen en klachten van lezers/gebruikers (kwalitatief) In samenspraak met de inschrijver zullen aan het begin van iedere jaargang realistische streefcijfers worden opgesteld om het succes van het project te meten. Anderzijds kan de opdrachtgever bijkomend kwalitatieve of kwantitatieve onderzoeken laten voeren bij het lezerspubliek. De inschrijver dient hierbij de nodige logistieke steun te voorzien. B.10. HOEVEELHEDEN De vermoedelijke hoeveelheden, opgenomen in de inventaristabellen, zijn richtinggevend, maar geven geen garantie aan de inschrijver betreffende effectief bestelde hoeveelheden. Afwijkingen in - of in + zijn mogelijk. De opdrachtgever zal in ieder geval voorzien in de volgende gegarandeerde minimumbestelling voor één jaargang (50 weken inhoudelijke productie): 13

14 Hoeveelheid geproduceerde tekst (exclusief feeds uit andere bronnen, inclusief ondersteunend audiovisueel materiaal): woorden Beheer van alle elektronische kanalen en systemen Het maximale bedrag over de volledige duur van de opdracht (in geval van drie positieve jaarlijkse evaluaties) bedraagt euro inclusief BTW. Tijdens de uitvoering van de opdracht wordt voor de opmaak, druk, verpakking en verzending van de fysieke drager een maximumbedrag van euro incl. BTW voorzien op jaarbasis, ongeacht het aantal schriftelijke abonnees. De aanbestedende overheid zal normaliter bij het begin van elke jaargang van de opdracht een bestelling plaatsen voor het volledige jaar. Afzonderlijke bestellingen in de loop van de jaargang zijn mogelijk. In geval van een positieve evaluatie na het eerste jaar van de opdracht, behelst de jaarlijkse bestelling uiteraard niet de opstart- en ontwikkelingskosten voor de verschillende kanalen, de centrale databank en het elektronisch platform. B.11. WETTELIJKE TOEPASSELIJKE BEPALINGEN Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk: Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken; KB van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en zijn bijlage de algemene aannemingsvoorwaarden. Als dit bestek spreekt over gunnings- of aanbestedingsdocumenten, dan bedoelt het daarmee het bestek en alle bijhorende documenten die gediend hebben als basis voor het indienen van de offertes. De inschrijver zal geen informatie aan derden meedelen die hij vanwege de opdrachtgever ontvangt met het oog op de opmaak van de offerte. Onderdelen van de opdracht kunnen slechts met het schriftelijk akkoord van de opdrachtgever worden uitbesteed aan niet in de offerte bij naam vernoemde derden. De inschrijver blijft steeds aansprakelijk ten opzichte van de opdrachtgever. De inschrijver kan de opdrachtgever niet binden ten opzichte van derden. De inschrijver is voor de opdrachtgever gedurende de hele opdracht het enige aanspreekpunt. 14

15 De inschrijver en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot alle vertrouwelijke informatie die zij krijgen in het kader van de gunning van de opdracht. Die informatie kan in geen enkel geval zonder de schriftelijke toestemming van de opdrachtgever meegedeeld worden aan derden. Vastgestelde inbreuken op deze verbintenis kunnen worden bestraft met een uitsluiting van deelname aan kandidaatstellingen voor overheidsopdrachten voor een periode van vijf jaar, te rekenen vanaf de datum waarop de inbreuk werd vastgesteld. Bij tegenspraken tussen het bestek en de offerte, heeft het bestek altijd voorrang. 15

16 II. INHOUD VAN DE OFFERTE II.0. INLEIDING De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte en inventaris moet invullen op het bij dit bestek behorende formulier. Op elke offerte of inventaris die op een ander document is opgemaakt, moet de inschrijver bovenaan ieder document de volgende verklaring vermelden: Ik, ondergetekende, verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens volstrekt overeenstemmen met de vermeldingen van het bij het bestek behorende formulier en de inventaris en neem daarvoor de volledige verantwoordelijkheid op. Alle documenten en nota s die bij de offerte worden gevoegd, moeten worden gedateerd en ondertekend onder de vermelding: Opgemaakt door ondergetekende om gevoegd te worden bij zijn offerte van heden of dienen minstens te worden geïnventariseerd. De inschrijving moet de onderstaande documenten bevatten om beoordeeld te kunnen worden: 1. Het offerteformulier, dat moet worden opgesteld volgens het model dat bij dit bestek is gevoegd. Het offerteformulier moet worden ingevuld, gedateerd, en ondertekend door de persoon die bevoegd is om de inschrijver te binden. De in te vullen inventaristabellen zijn geïncorporeerd in het offerteformulier. 2. Bewijs van handtekeningsbevoegdheid 3. Referenties 4. De antwoorden op alle vragen die in dit bestek worden gesteld: a. Plan van aanpak b. Uit te werken concepten c. Proefartikels d. Samenstelling team e. Alle andere documenten die nodig zijn voor de beoordeling van de offerte. De inschrijvers mogen, uitsluitend onder hun eigen verantwoordelijkheid, beroep doen op onderaannemers. De offerte vermeldt zo gedetailleerd mogelijk voor welke gedeelten de dienstverlener zal werken met een onderaannemer en voor zover dit al mogelijk is met welke. De offertes zelf gebeuren echter steeds in naam van de inschrijver. De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de aanbestedende overheid. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de overheid een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen. De inschrijvers blijven gebonden aan hun offerte gedurende een termijn van honderd twintig kalenderdagen, ingaand op de dag na de uiterste indieningsdatum van de offertes. 16

17 II.1. PLAN VAN AANPAK Van de inschrijver wordt verwacht dat hij in zijn offerte na een beperkte inleiding zijn visie op de opdracht weergeeft en uitlegt waarom het ingediende voorstel volgens de inschrijver tot de gewenste resultaten zou moeten leiden, gegeven de doelstelling en de doelgroepen. Hij geeft aan op welke manier hij de opdracht zal realiseren. Aan de hand van de bepalingen in dit bestek en de technische specificaties, vermeld in punt V. legt hij beknopt uit hoe hij de opdracht op dit vlak interpreteert en wil aanpakken, hoe hij met andere woorden de samenwerking met de opdrachtgever concreet ziet en welke implicaties en garanties de voorgestelde manier van werken heeft. Bij zijn beschrijving zal de inschrijver in ieder geval dieper ingaan op de volgende onderdelen: A. DOELGROEPENBEREIK Hoe denkt de inschrijver de beoogde doelgroepen maximaal te bereiken, en de budgettaire impact van lezers/gebruikers buiten deze doelgroepen te beperken? Welke blijvende inspanningen en promotieacties stelt de inschrijver voor om het bereikte aandeel binnen de doelgroepen via de verschillende kanalen te laten groeien? B. ELEKTRONISCHE KANALEN Hoe ziet de inschrijver de werking van het voorgesteld elektronisch platform en de inhoudelijke uitwisseling met de verschillende kanalen, en op welke manier denkt hij dit in de praktijk om te zetten? Op welke manier zal de inschrijver op basis van de inhoud in dit platform op regelmatige basis een papieren product uitwerken? Hoe garandeert de inschrijver de veiligheid, gebruiksvriendelijkheid en continue beschikbaarheid van de website en andere elektronische kanalen? Indien zich nieuwe ontwikkelingen voordoen op het vlak van elektronische media en sociale media, op basis van welke criteria beslist de inschrijver dan om de inhoud ook via deze kanalen te verspreiden en ook via deze media een interactie met de gebruikers aan te gaan? Op welke manier plant hij dit te doen? C. NIEUWSGARING Op welke manier plant de inschrijver de aanlevering van nieuws en informatie vanuit de Vlaamse overheid en haar partners maximaal te optimaliseren, en welke instrumenten en werkstromen stelt hij hierbij voor? D. NIEUWSUITWISSELING 17

18 Met welke Vlaamse of buitenlandse projecten, bedrijven of nieuwsbronnen stelt de inschrijver een samenwerking voor? Hoe ziet de inschrijver de uitwisseling en opname van relevante (Engelstalige) inhoud uit deze projecten en nieuwsbronnen? Hoe en waar stelt de inschrijver voor deze inhoud te plaatsen of te verwerken in de verschillende kanalen van Flanders Today? E. FYSIEKE DRAGER Op welke manier denkt de inschrijver de kostprijs van de fysieke drager binnen het vooropgestelde budget te houden, en toch de vooropgestelde doelgroepen maximaal te bereiken met deze fysieke drager? Zie ook punt B.5.6. Welke vormelijke en inhoudelijke aanpassingen stelt de inschrijver voor, en waarom zorgen deze ervoor dat de fysieke drager beter aansluit bij de doelstelling en doelgroepen? F. INHOUDELIJKE SPREIDING Hoe ziet de inschrijver de verhouding tussen en spreiding van de inhoudelijke onderwerpen in functie van de doelgroepen en thema s die hierboven beschreven staan, en dit in de verschillende kanalen, zowel fysiek als online? G. INHOUDELIJKE KWALITEITSCONTROLE Hoe plant de inschrijver een inhoudelijk hoogstaand kwaliteitsniveau te garanderen? H. ADVERTENTIESTRATEGIE Hoe denkt de inschrijver door het gebruik van de advertentiemogelijkheden in de verschillende kanalen de advertentie-inkomsten van het product te maximaliseren, hoe denkt hij de terugvloei van middelen te rapporteren, en hoe ziet hij dit in verhouding tot de totale kostprijs van het project? Welke middelen denkt hij hiervoor aan te wenden? De inschrijver houdt hierbij rekening met de eigenschappen, interesses en gevoeligheden van de verschillende doelgroepen, en met de decretaal vastgelegde normen voor overheidscommunicatie van de Vlaamse overheid. I. INTERACTIVITEIT Op welke manier plant de inschrijver de interactie en conversatie met en tussen de doelgroepen aan te pakken en te stimuleren, en het community-gevoel van de lezers aan te wakkeren? J. SOCIALE MEDIASTRATEGIE 18

19 Welk plan van aanpak stelt de inschrijver voor om de rol van sociale media maximaal te benutten voor de verspreiding van Flanders Today? Welke acties en blijvende inspanningen stelt hij voor om het bereikte aandeel van de doelgroepen via sociale media te laten groeien? Op welke manier en met welke middelen denkt de inschrijver de interacties met en tussen de doelgroepen te monitoren en aan te sturen? Hoe en waarover stelt de inschrijver voor een gedragscode uit te werken? K. DUURZAAMHEID Op welke manier geeft de inschrijver aan te voldoen aan de duurzaamheidseisen met betrekking tot het papier, drukwerk en verpakking, zoals geformuleerd onder punten V.5, V.6 en V.7? L. LANCERING Op welke manier en met welke acties plant de inschrijver het vernieuwde concept te lanceren? M. EVALUATIE Welke ingebouwde mogelijkheden voorziet de inschrijver om na te gaan of de doelstellingen van het project worden bereikt? Welke blijvende inspanningen stelt hij voor om deze evaluatie te optimaliseren? Op welke manier denkt de inschrijver de resultaten te gebruiken om het product blijvend te verbeteren en het te laten aansluiten bij de doelstellingen? II.2. UIT TE WERKEN CONCEPTEN Bovenop het plan van aanpak, toont de inschrijver zijn inhoudelijke en vormelijke visie op de opdracht door het uitwerken en in de offerte voorleggen van: 1. Een uitgewerkte grafische mock-up in kleur van de hoofdpagina en een artikelpagina van de voorgestelde website (aangeleverd in pdf- of jpg-formaat); 2. Een uitgewerkte grafische mock-up in kleur van het beginscherm en een artikelpagina van de voorgestelde mobiele app, zowel voor tablet als smartphone (aangeleverd in pdfof jpg-formaat); 3. Een uitgewerkte grafische mock-up in kleur van de voorgestelde nieuwsbrief (aangeleverd in pdf- of jpg-formaat); 4. Een uitgewerkt bladconcept in kleur van het volledige papieren product - waaruit de structuur en indeling duidelijk blijken - met een grafisch uitgewerkte voorpagina + 2 binnenpagina s (aangeleverd in pdf- of jpg-formaat); 19

20 II.3. PROEFARTIKELS De inschrijver toont zijn journalistieke vaardigheden door het uitwerken van een aantal proefartikels (minimaal 3 en maximaal 5 artikels) van elk woorden door native of nearnative speakers, waarvan minstens één een politiek onderwerp behandelt, minstens één een economisch onderwerp, en minstens één een onderwerp binnen de branche wetenschap & technologie. De artikels zijn relevant voor de beoogde doelgroep, houden inhoudelijk verband met Vlaanderen en de Vlaamse overheid, en zijn voorzien van ondersteunend beeldmateriaal. II.4. INVENTARISTABELLEN (PRIJSOPGAVE) Deze opdracht is een opdracht tegen prijslijst, en bestaat uit twee delen (zie inventaristabel 1 en inventaristabel 2). In inventaristabel 1 voorziet de inschrijver een prijs voor de volgende onderdelen, gebaseerd op de vermoedelijke hoeveelheden: 1. Productie van inhoud, inclusief ondersteunend audiovisueel materiaal Hiermee wordt de volledig inhoudelijke productie voor zowel de fysieke als de elektronische kanalen bedoeld. Er wordt uitgegaan van een jaarlijks totaal van woorden ofwel per week met bijbehorend audiovisueel materiaal (inclusief gebruiksrechten) 2. Ontwikkelen en opstarten van alle kanalen en systemen Hieronder valt de ontwikkeling van de in de offerte voorgestelde fysieke en elektronische kanalen en systemen in het geval deze nog niet bestaan en/of de eventuele aanpassing van bestaande kanalen of systemen aan de opdracht, zoals door de inschrijver voorgesteld in de offerte 3. Beheer van alle elektronische kanalen en systemen Dit behelst het technisch onderhouden en ondersteunen van alle elektronische kanalen (inclusief mogelijke abonnementen, licenties, en kosten per gebruiker, download, update, e.d.), het continu publiceren en categoriseren van inhoud (zowel tekstueel als audiovisueel), en het monitoren en aansturen van conversaties op de website en sociale media 4. Opstellen en drukklaar maken van 1 nummer van het papieren product Hieronder wordt verstaan het aanpassen en eventueel bijkomend publiceren van inhoud, zowel tekstueel als vormelijk, het opmaken en het redigeren van een drukklare editie van het papieren product 5. Druk en distributie van het papieren product voor één jaargang Drukken van één exemplaar: de kost voor het drukken van één afgewerkt exemplaar van het papieren product Individueel verzendklaar maken van één exemplaar: de kost om één individueel exemplaar van het papieren product klaar te maken voor verzending (incl. verpakking) 20