Auditrapportage Certificatieregeling Kabelinfrastructuur en Buizenlegbedrijven betreffende het certificatiejaar 2003

Transcriptie

1 Auditrapportage Certificatieregeling Kabelinfrastructuur en Buizenlegbedrijven betreffende het certificatiejaar 2003 maart 2004 Stichting CKB Postbus AL Gouda auditrapportage CKB betreffende het certifcatiejaar 2003 Pagina 1 van 9

2 Inleiding Ten behoeve van de Certificatieregeling Kabelinfrastructuur en Buizenlegbedrijven worden jaarlijks de certificatieresultaten bijeengebracht en gerangschikt in de auditrapportage. Het doel van deze rapportage is om het College van Deskundigen CKB inzicht te verschaffen in de total e auditresultaten alsmede in de verschillen en overeenkomsten in de resultaten van de individuele certificerende instellingen die werkzaam zijn voor de CKB. De input voor rapportage wordt ieder jaar aangeleverd door de certificerende instellingen. Deze input wordt verwerkt en geanalyseerd in de jaarlijkse auditrapportage. Het concept van deze rapportage wordt met de certificerende instellingen besproken, waarna het eindconcept ter vaststelling wordt voorgelegd aan het College van Deskundigen. De opbouw van het rapport is zo gekozen dat allereerst de ontwikkeling van het aantal certificaten is gegeven, zowel voor de gehele regeling als per C.I. Na het overzicht van geregistreerde klachten worden de certificerende instellingen vergeleken op het aantal uitgevoerde audits en de daarbij gemaakte opmerkingen en geconstateerde tekortkomingen. Bij de laatstgenoemde twee items wordt tevens aangegeven hoe deze verdeeld zijn over de verschillende onderdelen uit de CKB-regeling. Tot slot worden de opmerkingen in de rapportages per thema geanalyseerd. Hierbij worden de gegevens van de drie CKB-certificerende instellingen met de meeste gecertificeerde bedrijven onderling vergeleken en vergeleken met de totaal resultaten. concept auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2003 Pagina 2 van 9

3 1. Ontwikkeling aantal erkende CKB-bedrijven 2003 In onderstaande tabellen wordt de ontwikkeling van het aantal certificaten in 2003 weergegeven. Dit is per certificerende instelling gedaan, waarna alle gegevens zijn getotaliseerd. Indien certificaten zijn ingetrokken is tevens aangegeven waarom dit is gebeurd. Aantal certificaten A W D R G Y P Totaal aantal certificaten scope kabel per aantal certificaten scope buizen per aantal certifi caten beide scopes per totaal aantal certificaten per nieuwe certificaten in ingetrokken certificaten in > door faillissement > op verzoek bedrijf > n.a.v. sancties C.I > wegens niet (tijdig) omzetten aantal certifi caten scope kabel per aantal certificaten scope buizen per aantal certificaten beide scopes per aantal certificaten per In 2003 zijn 8 nieuwe CKB-certificaten verleend. Er zijn echter 27 certificaten ingetrokken, waarvan 22 op verzoek van het betreffende bedrijf en 1 naar aanleiding van sancties door de Certificerende Instelling. Daarnaast zijn 4 certificaten ingetrokken vanwege een faillissement, hiervan hebben 2 bedrijven een doorstart gemaakt en een nieuw certificaat aangevraagd en gekregen. Per saldo neemt over 2003 het aantal geldige certificaten af met 19. Deze daling vond vooral plaats in de categorieën: kabels en beide scopes, de scope buizen daalde slechts met 1. Alleen bij Y en P blijft het aantal certificaten op peil. De CI-en zien een drietal oorzaken voor deze daling: samenvoeging van meerdere certificaten tot één (vooral door samenbrengen van verschillende bedrijfsonderdelen) niet tijdige aanpassing aan de nieuwe ISO-norm, waardoor deze en dus ook het CKBcertificaat wordt ingetrokken heroverweging van de kosten en baten van het CKB-certificaat concept auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2003 Pagina 3 van 9

4 2. Klachten m.b.t. tot de C.I.-en in Klachten A W D R G Y P Totaal Van gecertificeerden over C.I Van opdrachtgevers over bedrijf Sancties C.I. n.a.v. klachten Voor het eerst worden er klachten gerapporteerd, twee bij D. D heeft voor CKB, na een jarenlange periode met eenzelfde auditor, een andere auditor ingezet. Hierbij merkt de nieuwe auditor andere punten op, waarover is geklaagd. De klagers wilden echter geen formele klachtenprocedure op gang zetten. Wel heeft D maatregelen genomen om herhaling te voorkomen. In de rapportage over 2002 is gemeld dat er een klacht is ingediend bij het secretariaat CKB. Deze is in 2003 behandeld door het CCvD CKB en doorverwezen naar de CI-en. Zij hebben deze toen in behandeling genomen. Daar deze klacht in 2002 was ingediend is deze door de CI-en echter niet gerapporteerd voor klachtenoverzicht van Indien deze klacht wel was meegenomen zou het schema er als volgt uit zien: Klachten A W D R G Y P Totaal Van gecertificeerden over C.I Van opdrachtgevers over bedrijf Sancties C.I. n.a.v. klachten concept auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2003 Pagina 4 van 9

5 3. Aantal bezoeken per gecertificeerd bedrijf In de CKB-regeling staan richtlijnen voor het aantal audits dat per bedrijf per jaar uitgevoerd moet worden. Dit aantal is afhankelijk van het aantal processen waarvoor een bedrijf wordt gecertificeerd en van de resultaten van de audits bij een bedrijf in het verleden. Onderstaande tabel geeft aan hoeveel bezoeken de certificerende instellingen in het jaar 2003 per bedrijf hebben afgelegd. Tevens wordt aangegeven wat de planning voor het jaar 2003 was en wat de planning voor het jaar is. Bezoeken aan bedrijven (gem. per bedrijf) A W D R G Y P Systeem vastgelegd ,3 1,6 1,1 3 1,0 1 1,7 Systeem uitgevoerd ,3 2,0 1,4 3 1,1 1,3 1,7 Voorstel freq. Systeem , ,0 1 2 Proces vastgelegd ,1 6,6 4 6,2 7,3 4 Proces uitgevoerd ,0 6,4 4 6,2 12,3 5,7 Voorstel freq. Proces ,5 5,0 6,9 4 6,1 7,7 4,3 Volgens de bovenstaande gegevens waren er voor systeemaudits en 507 procesaudits gepland 1. Gerealiseerd zijn 130 systeemaudits en 551 procesaudits. Voor 2004 zijn 104 systeemaudits en 472 procesaudits gepland. Opvallend zijn de grote variaties in de aantallen uitgevoerde audits per bedrijf ten opzichte van de geplande audits. In de bovenstaande tabel is te zien dat bij Y bijna 70% meer procesaudits zijn uitgevoerd dan gepland en bij P ruim 40% meer dan gepland. Echter ook bij de andere Certificerende Instellingen komen bij individuele bedrijven dit soort afwijkingen voor. In het gemiddelde is dat echter minder zichtbaar, omdat afwijkingen naar boven en beneden elkaar uitmiddelen. Volgens de CI-en is dit een logisch gevolg van de audit-praktijk. De audits worden voor een bepaalde tijdsduur gepland. Hoeveel processen in deze periode geaudit worden hangt af van hoeveel en welke processen de certificaathouder op dat moment uitvoert en de bereikbaarheid hiervan. 1 Volgens de Auditrapportage 2002 waren voor systeemaudits en 580 procesaudits gepland. Volgens de CI-en komt dit verschil door Certificaten die niet gecontroleerd zijn omdat ze in 2003 zijn ingetrokken. Deze Certificaten zijn wel opgenomen in de voor 2003 voorgestelde frequentie van de Auditrapportage 2002, maar niet in de voor 2003 vastgelegde frequentie van de Auditrapportage concept auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2003 Pagina 5 van 9

6 OPMERKINGEN A W D R G Y P Totaal Per per Per per per per per Per per per per per per Per per per bedrijf C.I. C.I. bedrijf C.I. bedrijf C.I. bedrijf C.I. bedrijf C.I. bedrijf C.I. bedrijf C.I. bedrijf Directieverantwoordelijkheid , ,25 2 2,00 1 0,03 1 0,33 3 0, ,46 Kwaliteitssysteem 0-4 0,18 4 0,24-9 0, ,20 Contractbeoordeling 0-3 0,14 8 0,47-2 0, ,15 Ontwerpbeheersing 0-2 0,09 6 0, ,09 Document- en gegevensbeheer 0-3 0, , ,60 1 0, ,76 Inkoop 0-5 0,23 8 0,47-7 0,20 2 0, ,25 Onderaanneming 0-4 0,18 1 0,06-5 0, ,11 Beheersing van de door klant verstrekte producten , ,01 Identificatie & naspeurbaarheid , ,01 Procesbeheersing 0-4 0,18 5 0, , ,25 Techn. voorschr. & normen 0-8 0,36 4 0,24-1 0, ,15 Materieel & gereedschap 0-9 0, , , ,36 KLIC-melding 0-1 0,05 2 0,12-1 0, ,05 Oplevering werkzaamheden / project 0-3 0,14 6 0,35-2 0, ,13 Keuringen & beproevingen 0-1 0, , ,34-1 0, ,32 Beheersing meetinstrumenten 0-2 0, ,06-4 0, ,28 Keurings- en beproevingsstatus 0-1 0,05 4 0,24-6 0, ,13 Beheersing afwijkingen ,29-5 0,14 2 0, ,14 Corrigerende & preventieve maatregelen 0-4 0, ,94-1 0,03-2 0, ,26 Opslag, verpakking, conservering, aflevering ,29-2 0,06 1 0,33-8 0,09 Beheersing kwaliteitsregistraties 0-3 0,14 3 0,18-6 0, ,14 Interne audits 0-7 0,32 9 0,53-5 0,14 1 0, ,25 Opleidingen 0-8 0, , ,40-4 0, ,44 Nazorg , ,02 Alg. arbo & milieu-eisen , ,06 3 3, ,51 4 1, ,91 Hulp- en bouwstoffen ,18-4 0,11-2 0,29 9 0,10 Afval 0-1 0,05 3 0, ,05 Voorzieningen personeel 0-4 0,18 4 0,24-4 0, ,14 Brand- en ongevallenregistratie 0-3 0, ,03 Adm., financ. en fiscale eisen totalen , ,47 5 2, , , , ,28 totalen , , , , ,80 7 1,75 9 1, ,91 totalen , , , , , ,78 Nadat in 2002 het gemiddeld aantal opmerkingen per bedrijf met ruim 20% daalde, daalt het in 2003 met bijna 9% tot 6,28. Deze afname is vooral te danken aan A (-100%) en G (-59%). Ook bij R daalt het aantal opmerkingen per bedrijf sterk (-77%). Bij de andere CI-en stijgt het gemiddeld aantal opmerkingen per bedrijf. Opvallend is het relatief grote aantal opmerkingen bij D in het algemeen en bij document en gegevensbeheer in het bijzonder. Per bedrijf rapporteert D bijna drie keer zoveel opmerkingen als W en meer dan vier maal zo veel als de overige certificeerders. concept auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2003 Pagina 6 van 9

7 TEKORTKOMINGEN A W D R G Y P Totaal per per per per Per per per per per per per per per per Per per bedrijf C.I. bedrijf C.I. bedrijf C.I. bedrijf C.I. bedrijf C.I. bedrijf C.I. bedrijf C.I. bedrijf C.I. Directieverantwoordelijkheid 3 1,00 6 0,27 8 0,50-1 0, ,21 Kwaliteitssysteem 0-4 0, , ,18 Contractbeoordeling 0-3 0, , ,06 Ontwerpbeheersing 0-1 0, ,01 Document- en gegevensbeheer 0-3 0,14 2 0,13-7 0, ,14 Inkoop 0-2 0,09 3 0,19-4 0, ,10 Onderaanneming 0-1 0,05 4 0,25-1 0, ,07 Beheersing van de door klant verstrekte producten Identificatie & naspeurbaarheid Procesbeheersing 0-1 0,05 1 0,06-9 0, ,13 Techn. Voorschr. & normen , ,02 Materieel & gereedschap 0-5 0,23 3 0, , ,21 KLIC-melding Oplevering werkzaamheden / project , ,01 Keuringen & beproevingen 1 0,33 2 0,09 7 0, , ,28 Beheersing meetinstrumenten 1 0,33 3 0,14 6 0,38-5 0, ,17 Keurings- en beproevingsstatus 1 0,33 1 0, , ,03 Beheersing afwijkingen 1 0,33-2 0,13-3 0, ,07 Corrigerende & preventieve maatregelen 0-2 0,09 4 0,25-3 0, ,10 Opslag, verpakking, conservering, aflevering Beheersing kwaliteitsreg Interne audits 0-5 0,23 5 0,31-1 0, ,13 Opleidingen 2 0,67 3 0,14 2 0,13-5 0, ,14 Nazorg Alg. arbo & milieu-eisen ,64 6 0, ,43 3 1, ,44 Hulp- en bouwstoffen , ,02 Afval Voorzieningen personeel 0-5 0, , ,08 Brand- en ongevallenreg Adm., financ. en fiscale eisen totalen , , , ,20 3 0, ,60 totalen , , ,12 7 3, , ,06 totalen , ,1 8 0,44 3 1,5 23 0, ,6 Nadat in 2002 het aantal tekortkomingen per bedrijf al met ruim 240% was gestegen neemt deze in 2003 met ruim 20% toe. Dit komt vooral doordat W (+ 25%) en G (+15%) meer tekortkomingen per bedrijf constateerden. Ook Y rapporteerde de eerste tekortkomingen sinds lange tijd. A en D constateerden juist minder tekortkomingen dan vorig jaar. Het aantal tekortkomingen bij algemene arbo en milieu-eisen is in 2003 sterk gedaald ten opzicht van 2002, vooral bij D. D rapporteert het grootste aantal tekortkomingen per bedrijf. Het verschil met de andere CI-en echter minder groot als bij de opmerkingen. A, die geen opmerkingen rapporteerde, volgt D op de voet met betrekking tot het aantal tekortkomingen per bedrijf. Opvallend is dat de R en P geen tekortkomingen constateren en Y weinig. concept auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2003 Pagina 7 van 9

8 5. Grafische vergelijking grootste certificerende instellingen Om de gegevens met betrekking tot de opmerkingen grafisch goed te kunnen vergelijken zijn de gegevens van de drie grootste certificerende instellingen (W, D en G) genormaliseerd per bedrijf hieronder weergegeven. De gegevens van de kleine certificerende instellingen zijn slechts in het totaal meegenomen daar een enkele opmerking op een onderdeel het beeld bij deze C.I.-en al snel scheef trekt. Gemiddeld aantal opmerkingen per bedrijf Adm., financ. en fiscale eisen Brand- en ongevallenregistratie Voorzieningen personeel Afval Hulp- en bouwstoffen Alg. arbo & milieu-eisen Nazorg Opleidingen Interne audits Beheersing kwaliteitsregistraties Opslag, verpakking, conservering, aflevering Corrigerende & preventieve maatregelen Beheersing afwijkingen Keurings- en beproevingsstatus Beheersing meetinstrumenten Categorie Keuringen & beproevingen Oplevering werkzaamheden / project KLIC-melding Materieel & gereedschap Techn. voorschr. & normen Procesbeheersing Identificatie & naspeurbaarheid Beheersing van de door klant verstrekte producten Onderaanneming Inkoop Document- en gegevensbeheer Ontwerpbeheersing Contractbeoordeling Kwaliteitssysteem Directieverantwoordelijkheid - 0,30 0,60 0,90 1,20 1,50 Totaal D W G Figuur 1 Grafische voorstelling van het gemiddeld aantal opmerkingen per bedrijf, uitgesplitst naar de verschillende soorten bedrijven en de verschillende certificerende instellingen De meeste opmerkingen worden gerapporteerd bij documenten en gegevensbeheer en algemene arbo en milieu-eisen. Bij beide categorieën wordt het gemiddelde sterk beïnvloed door de hoge score van D (meer dan 2 opmerkingen per bedrijf). Bij algemene arbo en milieu-eisen worden net iets meer opmerkingen gerapporteerd. W rapporteert hierbij de meeste opmerkingen, terwijl G en D maar net iets minder opmerkingen rapporteren dan bij documenten en gegevensbeheer. Ook bij directieverantwoordelijkheid en opleidingen worden veel opmerkingen gerapporteerd. D en W rapporteren relatief veel opmerkingen bij directieverantwoordelijkheid zodat deze (ondanks de lage score bij G) opleidingen net voor blijft. D en W verklaren de hoge score van directieverantwoordelijkheid met de invoering van de nieuwe ISO norm. concept auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2003 Pagina 8 van 9

9 6. Conclusies Certificaten Het aantal certificaten daalt in 2003 met 18% tot 89. Hiervoor is een aantal verklaringen genoemd door de CI-en: samenhangend met de consolidatie in de branche hebben diverse bedrijven ook de certificaten samengevoegd tot één. Enkele certificaten zijn ingetrokken vanwege faillissement. Sommige certificaten zijn uit kostenoverwegingen op verzoek van de Certificaathouder ingetrokken. Weer andere certificaten zijn vervallen doordat de Certificaathouder niet tijdig het nieuwe ISO systeem had ingevoerd. Hierdoor is het ISO -certificaat bij deze bedrijven vervallen, als gevolg waarvan er evenmin een CKB-certificaat kon worden afgegeven. Bij één bedrijf heeft een CI om deze reden het CKB-certificaat als sanctie moeten intrekken. Audits De CKB-regeling schrijft voor dat er een bepaald aantal audits per jaar moet worden uitgevoerd. Dit aantal is afhankelijk van het aantal processen op het certificaat. De CI-en gaan bij hun planning en uitvoering echter uit van een bepaalde tijdsduur die de audits in beslag nemen. Hoeveel processen vervolgens daadwerkelijk worden geaudit is afhankelijk van de omstandigheden (welke processen op dat moment worden uitgevoerd en waar) op het moment van de audits. Dit verklaar t waarom het aantal uitgevoerde audits vaak afwijkt van het aantal geplande audits. Klachten Voor het eerst zijn in de auditrapportage klachten gerapporteerd. Voor het jaar 2003 betreft het klachten naar aanleiding van het wisselen van auditor, waar de klagers verder geen consequenties aan willen verbinden. Wel heeft de CI maatregelen genomen om herhaling te voorkomen. In 2002 is een klacht binnengekomen bij het secretariaat CKB. Het CCvD heeft deze klacht in behandeling genomen en hiervoor de betrokken CI-en benaderd, die hem in 2003 hebben behandeld. Doordat de klacht echter in 2002 is ingediend is de klacht niet opgenomen in de registratie over Opmerkingen en tekortkomingen In 2003 is het gemiddeld aantal gerapporteerde opmerkingen per bedrijf gedaald en het aantal tekortkomingen per bedrijf gestegen, maar in mindere mate als in Opvallend is dat bij documenten en gegevensbeheer en directieverantwoordelijkheid dit jaar veel opmerkingen worden gerapporteerd. De CI-en vermoeden dat dit voor directieverantwoordelijkheid samenhangt met de invoering van de nieuwe ISO. concept auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2003 Pagina 9 van 9