RI-09 Medezeggenschap cliënten en cliëntvertegenwoordigers

Transcriptie

1 RI-09 Medezeggenschap cliënten en cliëntvertegenwoordigers

2 INHOUDSOPGAVE blz. Hoofdstuk 1 Inleiding 2 Hoofdstuk 2 Visie Stichting Cavent op (mede)zeggenschap 3 Hoofdstuk 3 Begrippenkader en overlegstructuur 5 Hoofdstuk 4 Reglement Cliëntenraad 7 Hoofdstuk 5 Reglement Vertegenwoordigingsraad 11 Hoofdstuk 6 Reglement Centrale Vertegenwoordigingsraad 15

3 HOOFDSTUK 1 INLEIDING De afgelopen jaren is het onderwerp (mede)zeggenschap voor cliënten en cliëntvertegenwoordigers onderwerp van gesprek geweest binnen zo ongeveer alle geledingen van Cavent. De gesprekken gingen daarbij niet alleen over de noodzaak van goed geregelde (mede)zeggenschap, maar vooral over de wijze waarop deze gestalte zou moeten krijgen in informele en formele zin. Op verschillende niveaus werd gediscussieerd over dit onderwerp, waarbij de WMCZ (Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen) het wettelijke kader vormde. Cliëntenraden, Vertegenwoordigingsraad en een Centrale Vertegenwoordigingsraad bestaan al zeer geruime tijd binnen de Stichting Cavent, waarbij de cliëntenraden sinds1997 tijdens hun vergaderingen worden ondersteund door een coach. In 2010 bestond de behoefte het geheel nog eens ter discussie te stellen. Niet alleen de WMCZwetgeving is een leidraad geweest om dit geheel goed in te bedden binnen de organisatie. Vooral de visie Naast mensen staan is van grote invloed geweest op het opstellen van nieuwe reglementen en een duidelijke (mede)zeggenschapsstructuur.

4 HOOFDSTUK 2 Visie Stichting Cavent Naast mensen staan Stichting Cavent laat zich in haar dienstverlening leiden door de vraag wat mensen met een (verstandelijke) beperking nodig hebben om op een goede manier te kunnen leven, met hun eigen on- en mogelijkheden. Daarbij is de gelijkwaardigheid van mensen het uitgangspunt. Ieder mens heeft zijn eigen mogelijkheden en beperkingen. Mensen maken er aanspraak op dat hun daarin recht wordt gedaan: zij moeten gewaardeerd worden in wat zij kunnen, erkend worden in hun verantwoordelijkheid en ondersteund worden in het omgaan met hun beperkingen. Vanuit deze visie op mensen wil Cavent Naast mensen staan die ondersteuning nodig hebben. Dienstverlening die gericht is op heel de mens en niet alleen op de beperkingen of het disfunctioneren. Dat betekent dat de medewerkers (en de vrijwilligers) niet boven hen willen staan door hen de regie uit handen te nemen, niet onder hen willen staan door slaafs hun wensen te volgen, maar naast hen willen staan. Betrokken zijn bij hun levensverhaal, rekening houdend met de levensfase en bereid zijn vreugde en teleurstelling te delen. (Mede)zeggenschap Cavent is van mening dat het van groot belang is, dat voor cliënten en hun vertegenwoordigers (mede)zeggenschap goed geregeld is, zowel op individueel als op collectief niveau. Het belang van medezeggenschap is, invloed te kunnen uitoefenen op de eigen leefomgeving en te kunnen participeren. Bovendien krijgt de stichting via georganiseerde medezeggenschap informatie en advies, zodat een optimale dienstverlening tot stand kan komen, welke is afgestemd op de cliënten. Sinds 1 juni 1996 is de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen van kracht. Deze wet vormt een wettelijke basis voor inspraak door cliëntenraden. Cavent dient een cliëntenraad in te stellen en de cliëntenraad van de nodige informatie te voorzien. Echter, Cavent is van mening dat inspraak van cliënten niet uitsluitend geregeld kan worden via een cliëntenraad. Ook cliëntvertegenwoordigers dienen een plaats te verkrijgen binnen het geheel van een (mede)zeggenschapsstructuur, middels een vertegenwoordigingsraad. Omdat medezeggenschap niet alleen voor gemeenschappelijke belangen van cliënten geregeld moet worden, zal er ook veel aandacht besteed worden aan individuele cliënten, voor wie het mogelijk moet zijn om invloed uit te oefenen op hun eigen leefomgeving, inclusief de ondersteuning die hen geboden wordt. Daarom onderscheidt Cavent een aantal niveaus van medezeggenschap voor cliënten en cliëntvertegenwoordigers: 1. Individueel niveau: cliënt en/of cliëntvertegenwoordiger: afspraken over de inhoud en de kwaliteit van de ondersteuning worden beschreven in het individuele ondersteuningsplan. Met elke cliënt wordt een zorgverleningsovereenkomst aangegaan, waarvan het ondersteuningsplan deel uitmaakt. Gesprekspartner voor de cliënt is de begeleider-coach. Op individueel niveau kunnen cliënten onder andere deelnemen aan procedures voor het aannemen van nieuw personeel. 2. Locatieniveau: cliënten die woonachtig zijn binnen een locatie, kunnen middels een cliëntenraad meepraten over zaken betreffende de locatie. Een cliëntenraad wordt ondersteund door een coach. Cliëntvertegenwoordigers kunnen middels het locatie-overleg meepraten over zaken betreffende de locatie. Bij dit overleg zijn ook leden van de betreffende cliëntenraad betrokken. Gesprekspartner is de teamleider van die locatie. 3. Stichtingsniveau: voor de gehele stichting functioneert een centrale vertegenwoordigingsraad, waarin zowel cliëntvertegenwoordigers als cliënten zitting kunnen hebben. Deze raad overlegt met de bestuurder over zaken die de gehele stichting betreffen.

5 In dit reglement komt alleen de medezeggenschap op locatie- en stichtingsniveau (2 t/m 3) aan de orde. Medezeggenschap op individueel niveau is geregeld in de zorgverleningsovereenkomst. We spreken de hoop en verwachting uit, dat cliënten en cliëntvertegenwoordigers door middel van bovengenoemde medezeggenschapssituaties voldoende en goede mogelijkheden zullen hebben om invloed uit te oefenen op hun leefomgeving en het beleid van Cavent.

6 HOOFDSTUK 3 Begrippenkader en overlegstructuur Stichting Cavent : De protestants-christelijke stichting voor mensen met een zorgvraag in de Hoeksche Waard en omstreken, die in rechte wordt vertegenwoordigd door de (directeur-)bestuurder. Verder genoemd: Cavent. Cliënt: Een natuurlijke persoon met een zorgvraag, die permanent of tijdelijk gebruik maakt van de diensten van Cavent en waarmee een zorgverleningsovereenkomst is aangegaan. Cliëntvertegenwoordiger: Een ouder, familielid of wettelijk vertegenwoordiger van een cliënt die de belangen van een cliënt behartigt, niet zijnde een medewerker of een vrijwilliger die aan de stichting is verbonden. Voor elke cliënt treedt slechts 1 persoon op als cliëntvertegenwoordiger in de zin van de reglementen vertegenwoordigingsraad en centrale vertegenwoordigingsraad. Begeleider-coach: Een medewerker op een locatie die een of meer cliënten begeleidt, ondersteunt en/of verzorgt. De begeleider-coach ontvangt direct leiding van de teamleider. Teamleider: Een medewerker van de stichting die belast is met de dagelijkse leiding van een locatie en direct leiding ontvangt van de directeur-bestuurder. Directeur-bestuurder: Een medewerker van de stichting die statutair het bestuur vormt van de stichting en belast is met de directievoering. De directeur-bestuurder is verantwoording schuldig aan de Raad van Toezicht. Raad van Toezicht: Een raad die tot taak heeft toezicht te houden op de beleidsontwikkeling en uitvoering door de directeur-bestuurder,van het door de raad vastgestelde beleid. Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ): Wet van 29 februari 1996, houdende regels ter bevordering van de medezeggenschap van de cliënten van uit collectieve middelen gefinancierde zorgaanbieders op het terrein van de maatschappelijke zorg en gezondheidszorg. Centrale Vertegenwoordigingsraad (CVR): Een medezeggenschapsraad van cliëntvertegenwoordigers en cliënten, die op stichtingsniveau de gemeenschappelijke belangen en de inspraak van cliënten en cliëntvertegenwoordigers in het beleid van Cavent behartigt. Vertegenwoordigingsraad (VR): Een medezeggenschapsraad van cliëntvertegenwoordigers, die de gemeenschappelijke belangen van de cliënten en de inspraak van cliëntvertegenwoordigers in het beleid van de locaties behartigt. Cliëntenraad (CR): Een aan een locatie verbonden medezeggenschapsraad van cliënten, die de gemeenschappelijke belangen van de cliënten, binnen de betreffende locatie, behartigt.

7 Locatie-overleg (LO): Een aan een locatie verbonden overleg van afgevaardigden van de cliëntenraad van de betreffende locatie, afgevaardigden van de vertegenwoordigingsraad, en de teamleider van die locatie, waar de algemene zaken betreffende de locatie besproken worden. Overlegstructuur Medezeggenschap Stichting Cavent in het kader van de WMCZ Gesprekspartners van de diverse raden: Raad CVR Cavent directeur-bestuurder Raad van Toezicht VR CR teamleiders teamleiders Overlegvormen: Raad CVR VR soort overleg - minimaal 4 x per jaar overlegvergadering met directeur-bestuurder, waarvan 1 x per jaar met afvaardiging van de Raad van Toezicht - minimaal 4 x per jaar eigen vergadering - minimaal 3 x per jaar locatie-overleg, samen met CR CR - minimaal 4 x per jaar eigen vergadering per locatie - minimaal 1 x per jaar gemeenschappelijke vergadering, met directeur-bestuurder en afvaardiging van VR - minimaal 3 x per jaar locatie-overleg, samen met VR

8 HOOFDSTUK 4 Reglement Cliëntenraad Artikel 1. Begripsbepaling (voor overzicht: zie hoofdstuk 3) Een cliëntenraad binnen Cavent is een aan een locatie verbonden (mede)zeggenschapsraad in het kader van de WMCZ (Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen). Deze raad wordt gevormd door cliënten die een zorgverleningsovereenkomst hebben met Stichting Cavent. Deze raad treedt op als gesprekspartner voor de teamleider van de betreffende locatie. Artikel 2. Doelstelling en werkwijze van de cliëntenraad 2.1 De cliëntenraad van een locatie behartigt de gemeenschappelijke belangen van de cliënten behorende bij betreffende locatie en behartigt de inspraak van cliënten in het beleid van deze locatie, met inachtneming van de statuten en wettelijke bepalingen. 2.2 De cliëntenraad regelt zijn werkwijze in een huishoudelijk reglement. Dit huishoudelijk reglement mag niet in strijd zijn met het reglement cliëntenraad en/of met het reglement van de Centrale Vertegenwoordigingsraad. 2.3 De cliëntenraad doet jaarlijks schriftelijk verslag van zijn activiteiten. 2.4 De cliëntenraad houdt minimaal één maal per jaar een vergadering met zijn achterban. In deze vergadering wordt verslag gedaan van de activiteiten en worden, indien van toepassing, verkiezingen gehouden. 2.5 De cliënten die zitting hebben in de cliëntenraden van de stichting kiezen uit hun midden per raad één lid voor de Centrale Vertegenwoordigingsraad. Indien een cliëntenraad geen lid kan of wil afvaardigen naar de Centrale Vertegenwoordigingsraad, blijft er een vacature in de Centrale Vertegenwoordigingsraad bestaan. 2.6 De cliëntenraden houden minimaal één maal per jaar een gezamenlijke vergadering in het bijzijn van 2 leden van de vertegenwoordigingsraad en de directeur-bestuurder. In deze vergadering vindt wederzijdse informatieverschaffing plaats en wordt de (mede)zeggenschap in het kader van het reglement cliëntenraad geëvalueerd. Indien nodig vindt bijstelling hiervan plaats. Artikel 3. Samenstelling en verkiezingen van de cliëntenraad 3.1 Een ieder die voldoet aan het in hoofdstuk 3 omschreven begrip cliënt, kan gekozen worden in de cliëntenraad. Deze verkiezing (of de bekrachtiging van een voorlopige benoeming) vindt plaats in de jaarlijks te houden achterbanvergadering. 3.2 De cliëntenraad zal, zo veel mogelijk, bevorderen dat de raad een zo evenwichtig mogelijke samenstelling heeft, met een goede verdeling over de onderdelen die deel uitmaken van de locatie. Dit om de belangen van alle cliënten van de locatie optimaal te kunnen behartigen. 3.3 De cliëntenraad bestaat uit minimaal drie en maximaal zeven leden. 3.4 De cliëntenraad kiest uit zijn midden een voorzitter en een secretaris.

9 Artikel 4. Benoeming en einde lidmaatschap 4.1 De leden van de cliëntenraad worden voor een periode van vier jaar benoemd en zijn tweemaal terstond herkiesbaar. 4.2 De leden treden af volgens een op te stellen rooster van aftreden. 4.3 Bij de vervulling van een tussentijdse vacature treedt het nieuwe lid in het rooster van aftreden in de plaats van zijn voorganger. 4.4 De voorzitter en de secretaris mogen niet gelijktijdig aftreden. 4.5 Het lidmaatschap eindigt: a. door overlijden; b. door bedanken; c. als de zittingstermijn is verstreken; d. door ontslag door de achterban; e. als het lid niet meer voldoet aan de omschrijving cliënt zoals in hoofdstuk 3 is vermeld; f. als het lid niet langer meer een cliënt is binnen het locatie waartoe de cliëntenraad behoort. Artikel 5. Vergaderingen van de cliëntenraad 5.1 De cliëntenraad komt minimaal vier maal per jaar bijeen volgens een vastgesteld vergaderschema, na hiertoe ten minste vijf werkdagen tevoren schriftelijk te zijn opgeroepen door de secretaris. 5.2 De voorzitter maakt de agenda op. De agenda is minstens vijf werkdagen vóór de vergadering in het bezit van de leden. 5.3 De secretaris zorgt ervoor dat er een verslag gemaakt wordt van hetgeen in de vergadering besproken is. 5.4 Voor het nemen van besluiten in een vergadering dient meer dan de helft van het aantal leden aanwezig te zijn. Besluiten worden genomen met meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen. Bij het staken van de stemmen beslist de voorzitter. 5.5 De cliëntenraad mag in overleg met de teamleider en met inachtneming van instructies, gebruikmaken van de faciliteiten van het regiokantoor van de stichting, voor zover dit redelijkerwijs nodig is ter vervulling van zijn taak. Voor de overige faciliteiten beschikt de cliëntenraad over een eigen budget, dat onderdeel uitmaakt van het locatiebudget. De teamleider stelt een vergaderruimte, eventueel anders dan die binnen het regiokantoor, ter beschikking aan de cliëntenraad. 5.6 De cliëntenraad maakt jaarlijks een begroting en dient deze in september in bij de teamleider. Op basis van de begroting worden afspraken gemaakt met de teamleider over het te besteden bedrag. 5.7 De cliëntenraad wordt ondersteund door een coach.

10 Artikel 6. Locatieoverleg 6.1 Minimaal drie maal per jaar wordt, volgens een vastgesteld vergaderschema, door een afvaardiging van de cliëntenraad overleg gevoerd met de teamleider van de betreffende locatie en een afvaardiging van de vertegenwoordigingsraad, in een gezamenlijke vergadering.tijdens dit locatieoverleg worden de algemene zaken betreffende het uitgevoerde beleid van de betreffende locatie besproken, eventueel bijgesteld en kan er ongevraagd advies gegeven worden. In ieder geval worden besproken het meerjarenplan, het jaarlijkse actieplan en de begroting van de locatie, en rapportages die kwaliteitstoetsingen van de locatie betreffen. 6.2 Voorts kan een locatie-overleg plaatsvinden als een der geledingen hierom vraagt. De afvaardiging van de cliëntenraad, van de vertegenwoordigingsraad en de betreffende teamleider komen binnen tien werkdagen bijeen, nadat de teamleider, de vertegenwoordigingsraad of de cliëntenraad daar schriftelijk met opgaaf van redenen om vraagt. 6.3 De teamleider is voorzitter van het locatieoverleg. De voorzitter stelt de agenda op. De agenda is minstens vijf werkdagen vóór de vergadering in het bezit van de leden van het betreffende locatie-overleg. 6.4 De ambtelijk secretaris van de vertegenwoordigingsraad zorgt er o.a. voor dat er een verslag gemaakt wordt van hetgeen in het locatie-overleg besproken is. Artikel 7 Informatieverstrekking 7.1 De cliëntenraad en de teamleider zullen elkaar tijdig voorzien (desgevraagd schriftelijk) van de voor hun beider functioneren noodzakelijke informatie. 7.2 De Centrale Vertegenwoordigingsraad, de vertegenwoordigingsraad en de cliëntenraad zullen elkaar tijdig voorzien van de voor ieders functioneren noodzakelijke informatie. 7.3 Onderzoeken en rapportages in het kader van uitvoering protocollen en kwaliteitsonderzoek zullen aan de raad worden voorgelegd en besproken, voorzover deze de locatie betreffen. Artikel 8 Adviesrecht 8.1 De cliëntenraad heeft zijn adviesbevoegdheden voor zaken die de gehele stichting aangaan en die in het kader van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen adviesplichtig zijn, overgedragen aan de Centrale Vertegenwoordigingsraad. 8.2 De cliëntenraad is bevoegd de teamleider gevraagd en ongevraagd te adviseren. 8.3 De teamleider stelt de cliëntenraad in de gelegenheid advies uit te brengen over voorgenomen besluiten de locatie betreffende, inzake: a. opheffing, grondige verbouwing of verhuizing van een voorziening binnen het locatie; b. inkrimping van de stichting of een aanzienlijke wijziging in de werkzaamheden van de stichting die directe gevolgen hebben voor de cliënten van de locatie; c. het beleid van de locatie ten gevolge van de ontwikkelingen in zorgvragen van de cliënten van de locatie; d. de benoeming van de teamleider door middel van deelname aan een benoemingsadviescommissie; e. zaken op het terrein van voeding, veiligheid, hygiëne of gezondheid en geestelijke verzorging van, maatschappelijke bijstand aan en recreatiemogelijkheden en ontspanningsactiviteiten voor cliënten; f. kwaliteit van zorg en de bewaking, beheersing of verbetering ervan;

11 g. het reglement cliëntenraad. 8.4 De teamleider vraagt de cliëntenraad advies op een zodanig tijdstip, dat het advies nog van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit. 8.5 De cliëntenraad stelt binnen tien werkdagen na de besluitvormende vergadering zijn schriftelijk en/of mondeling advies inzake het onderwerp waarover zijn mening is gevraagd ter beschikking aan de teamleider. 8.6 Indien het advies wat is gevraagd inzake een onderwerp tegenstrijdig is met dat van de vertegenwoordigingsraad, zal op initiatief van de teamleider in een gezamenlijk locatie-overleg getracht worden tot een eensluidend advies te komen. Bij een blijvend verschil van mening treedt artikel 9 in werking. 8.7 Een ongevraagd advies van de cliëntenraad inzake een onderwerp kan ter advisering worden voorgelegd aan de vertegenwoordigingsraad. Mocht de vertegenwoordigingsraad het advies van de cliëntenraad niet ondersteunen, dan zal in een locatie-overleg getracht worden tot een eensluidend advies te komen. Bij een blijvend verschil van mening treedt artikel 9 in werking. Artikel 9 Geschillen 9.1 Geschillen worden opgelost: a. door overleg met de teamleider; b. indien dit niet leidt tot een oplossing, vindt een gesprek met de directeur-bestuurder plaats. 9.2 De Centrale Vertegenwoordigingsraad wordt geïnformeerd en kan gevraagd worden om een bijdrage te leveren om te komen tot een oplossing. Artikel 10 Externe deskundigen 10.1 In overleg met de teamleider kan de cliëntenraad externe deskundigen raadplegen. De daarmee samenhangende kosten zullen betaald worden uit het budget van de raad, of, met toestemming van de teamleider, uit het budget van het locatie. Hierover dient vooraf overeenstemming te zijn bereikt. Artikel 11 Geheimhouding 11.1 De leden van de cliëntenraad zijn verplicht tot geheimhouding van zaken waarvan de teamleider en de cliëntenraad in gezamenlijkheid hebben besloten tot geheimhouding en van zaken waarvan ieder redelijkerwijs het vertrouwelijke karakter moet kunnen begrijpen. Tevens dient de tijdsduur van de geheimhouding te worden geregeld. Artikel 12 Bescherming raadsleden 12.1 De leden van de cliëntenraad ondervinden geen hinder bij de zorg- en dienstverlening en bejegening door medewerkers van Cavent als gevolg van deelname aan deze raad en activiteiten die daaruit voortvloeien.

12 HOOFDSTUK 5 Reglement Vertegenwoordigingsraad Artikel 1. Begripsbepaling (voor overzicht: zie hoofdstuk 3) De vertegenwoordigingsraad binnen Cavent is een raad die wordt gevormd door cliëntvertegenwoordigers van cliënten welke een zorgverleningsovereenkomst hebben met Stichting Cavent. Deze raad treedt op als gesprekspartner voor de teamleiders. Artikel 2. Doelstelling en werkwijze van de vertegenwoordigingsraad 2.1 De vertegenwoordigingsraad behartigt de gemeenschappelijke belangen van de cliënten en behartigt de inspraak van cliëntvertegenwoordigers in het beleid van de diverse locaties, met inachtneming van de statuten en wettelijke bepalingen. 2.2 De vertegenwoordigingsraad regelt zijn werkwijze in een huishoudelijk reglement. Dit huishoudelijk reglement mag niet in strijd zijn met het reglement Vertegenwoordigingsraad en/of met het reglement Centrale Vertegenwoordigingsraad. 2.3 De vertegenwoordigingsraad doet jaarlijks schriftelijk verslag van zijn activiteiten. 2.4 De vertegenwoordigingsraad houdt minimaal één maal per jaar een vergadering met zijn achterban. In deze vergadering wordt mondeling verslag gedaan van de activiteiten en worden, indien van toepassing, verkiezingen gehouden. 2.5 De vertegenwoordigingsraad kiest uit zijn midden minimaal drie en maximaal vijf leden die worden afgevaardigd naar de Centrale Vertegenwoordigingsraad van Cavent. 2.6 Minimaal 2 leden van de vertegenwoordigingsraad zijn aanwezig bij de gezamenlijke vergadering van de cliëntenraden. Deze vergadering wordt minimaal één maal per jaar gehouden, in aanwezigheid van de directeur-bestuurder. In deze vergadering vindt wederzijdse informatieverschaffing plaats en wordt de (mede)zeggenschap in het kader van het reglement cliëntenraad geëvalueerd. Indien nodig vindt bijstelling hiervan plaats. Artikel 3. Samenstelling en verkiezingen van de vertegenwoordigingsraad 3.1 Een ieder die voldoet aan het bij hoofdstuk 3 omschreven begrip cliëntvertegenwoordiger, kan gekozen worden in de vertegenwoordigingsraad. Deze verkiezing (of de bekrachtiging van een voorlopige benoeming) vindt plaats in de jaarlijks te houden achterbanvergadering. 3.2 De vertegenwoordigingsraad zal, zo veel mogelijk, bevorderen dat de raad een zo evenwichtig mogelijke samenstelling heeft, met een goede verdeling over de diverse locaties. Dit om de belangen van de cliënten en hun vertegenwoordigers van alle locaties optimaal te kunnen behartigen. 3.3 De vertegenwoordigingsraad bestaat uit minimaal vijf leden. 3.4 De vertegenwoordigingsraad kiest uit zijn midden een voorzitter en een vicevoorzitter.

13 Artikel 4. Benoeming en einde lidmaatschap 4.1 De leden van de vertegenwoordigingsraad worden voor onbepaalde tijd benoemd. 4.2 De voorzitter en de vicevoorzitter mogen niet gelijktijdig aftreden. 4.3 Het lidmaatschap eindigt: a. door overlijden; b. door bedanken; c. door ontslag door de achterban; d. als het lid niet meer voldoet aan de omschrijving cliëntvertegenwoordiger zoals in hoofdstuk 3 is vermeld. Artikel 5. Vergaderingen van de vertegenwoordigingsraad 5.1 De vertegenwoordigingsraad komt minimaal vier maal per jaar bijeen volgens een vastgesteld vergaderschema, na hiertoe ten minste vijf werkdagen tevoren schriftelijk te zijn opgeroepen door de voorzitter. 5.2 De voorzitter maakt de agenda op. De agenda is minstens vijf werkdagen vóór de vergadering in het bezit van de leden. 5.3 De vertegenwoordigingsraad wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. Deze zorgt er o.a. voor dat er een verslag gemaakt wordt van hetgeen in de vergadering besproken is. 5.4 Voor het nemen van besluiten in een vergadering dient meer dan de helft van het aantal leden aanwezig te zijn. Besluiten worden genomen met meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen. Bij het staken van de stemmen beslist de voorzitter. 5.5 De vertegenwoordigingsraad mag in overleg met de directeur-bestuurder en met inachtneming van instructies, gebruikmaken van de faciliteiten van het regiokantoor van de stichting, voor zover dit redelijkerwijs nodig is ter vervulling van zijn taak. Voor de overige faciliteiten beschikt de vertegenwoordigingsraad over een eigen budget. 5.6 De vertegenwoordigingsraad stelt jaarlijks een begroting op en dient deze in september in bij de directeur-bestuurder. Op basis van de begroting worden afspraken gemaakt met de directeur-bestuurder over het te besteden bedrag. Artikel 6. Locatie-overleg. 6.1 Minimaal drie maal per jaar wordt, volgens een vastgesteld vergaderschema, door een afvaardiging van de vertegenwoordigingsraad overleg gevoerd met de teamleider van een locatie en een afvaardiging van de cliëntenraad van de betreffende locatie, in een gezamenlijke vergadering. Tijdens dit locatieoverleg worden de algemene zaken betreffende het uitgevoerde beleid van de betreffende locatie besproken, eventueel bijgesteld en kan er ongevraagd advies gegeven worden. In ieder geval worden besproken het meerjarenplan, het jaarlijkse actieplan en de begroting van de locatie, en rapportages die kwaliteitstoetsingen van de locatie betreffen. 6.2 Voorts kan een locatie-overleg plaatsvinden als een der geledingen hierom vraagt. De afvaardiging van de cliëntenraad, van de vertegenwoordigingsraad en de betreffende teamleider komen binnen tien werkdagen bijeen, nadat de teamleider, de vertegenwoordigingsraad of de cliëntenraad daar schriftelijk met opgaaf van redenen om vraagt.

14 6.3 De teamleider is voorzitter van het locatieoverleg. De voorzitter stelt de agenda op. De agenda is minstens vijf werkdagen vóór de vergadering in het bezit van de leden van het betreffende locatie-overleg. 6.4 De ambtelijk secretaris van de vertegenwoordigingsraad zorgt er o.a. voor dat er een verslag gemaakt wordt van hetgeen in het locatie-overleg besproken is. Artikel 7 Informatieverstrekking 7.1 De vertegenwoordigingsraad en de teamleider zullen elkaar tijdig voorzien van de voor hun beider functioneren noodzakelijk informatie. 7.2 De Centrale Vertegenwoordigingsraad, de vertegenwoordigingsraad en de cliëntenraad zullen elkaar tijdig voorzien van de voor ieders functioneren noodzakelijke informatie. 7.3 Onderzoeken en rapportages in het kader van uitvoering protocollen en kwaliteitsonderzoek zullen aan de raad worden voorgelegd en besproken. Artikel 8 Adviesrecht 8.1 De vertegenwoordigingsraad heeft zijn adviesbevoegdheden voor zaken die de gehele stichting aangaan en die in het kader van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen adviesplichtig zijn, overgedragen aan de Centrale Vertegenwoordigingsraad. 8.2 De vertegenwoordigingsraad is bevoegd de teamleider en de Centrale Vertegenwoordigingsraad gevraagd en ongevraagd te adviseren. 8.3 De teamleider vraagt aan de vertegenwoordigingsraad advies over elk voorgenomen besluit de locatie betreffende, inzake: a. opheffing, grondige verbouwing of verhuizing van een locatie; b. inkrimping van de stichting of een aanzienlijke wijziging in de werkzaamheden van de stichting die gevolgen hebben voor de cliënten van de betreffende locatie; c. het beleid van de locatie ten gevolge van de ontwikkelingen in zorgvragen van de cliënten van de locatie; d. de benoeming van de teamleider door middel van deelname aan een benoemingsadviescommissie; e. zaken op het terrein van voeding, veiligheid, hygiëne of gezondheid en geestelijke verzorging van, maatschappelijke bijstand aan en recreatiemogelijkheden en ontspanningsactiviteiten voor cliënten; f. kwaliteit van zorg en het bewaken, beheersing of verbetering ervan; g. het reglement vertegenwoordigingsraad. 8.4 De teamleider vraagt de vertegenwoordigingsraad advies op een zodanig tijdstip dat het advies nog van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit. 8.5 De vertegenwoordigingsraad stelt binnen tien werkdagen na de besluitvormende vergadering zijn schriftelijk advies inzake het onderwerp waarover zijn mening is gevraagd, ter beschikking aan de teamleider. 8.6 Indien het advies wat is gevraagd inzake een onderwerp tegenstrijdig is met dat van de cliëntenraad, zal op initiatief van de teamleider in een gezamenlijk locatie-overleg getracht worden tot een eensluidend advies te komen. Bij een blijvend verschil van mening treedt artikel 9 in werking.

15 8.7 Een ongevraagd advies van de vertegenwoordigingsraad inzake een onderwerp kan ter advisering worden voorgelegd aan de cliëntenraad. Mocht de cliëntenraad het advies van de vertegenwoordigingsraad niet ondersteunen, zal in een gezamenlijk locatie-overleg getracht worden tot een eensluidend advies te komen. Bij een blijvend verschil van mening treedt artikel 9 in werking. Artikel 9 Geschillen 9.1 Geschillen worden opgelost: a. door extra overleg met de teamleider, eventueel in het bijzijn van de directeur-bestuurder. 9.2 De Centrale Vertegenwoordigingsraad kan gevraagd worden om een bijdrage te leveren om te komen tot een oplossing. Artikel 10 Externe deskundigen 10.1 In overleg met de teamleider kan de vertegenwoordigingsraad externe deskundigen raadplegen. De daarmee samenhangende kosten zullen betaald worden uit het budget van de raad, of, met toestemming van de teamleider, uit het budget van het locatie. Hierover dient vooraf overeenstemming te zijn bereikt. Artikel 11 Geheimhouding 11.1 De leden van de vertegenwoordigingsraad zijn verplicht tot geheimhouding van zaken waarvan de teamleider en de vertegenwoordigingsraad in gezamenlijkheid hebben besloten tot geheimhouding en van zaken waarvan ieder redelijkerwijs het vertrouwelijke karakter moet kunnen begrijpen. Tevens dient de tijdsduur van de geheimhouding te worden geregeld. Artikel 12 Bescherming raadsleden 12.1 De leden van de vertegenwoordigingsraad ondervinden geen hinder bij de zorg- en dienstverlening en bejegening door medewerkers van Cavent als gevolg van deelname aan de vertegenwoordigingsraad en activiteiten die daaruit voortvloeien. Aldus vastgesteld en ondertekend te Oud-Beijerland, d.d. 31 januari 2012 door de directeur-bestuurder en de voorzitter van de vertegenwoordigingsraad. J.R.M. Windey directeur-bestuurder A. van Raamsdonk voorzitter vertegenwoordigingsraad

16 HOOFDSTUK 6 Reglement Centrale Vertegenwoordigingsraad Artikel 1 Begripsbepaling (voor overzicht: zie hoofdstuk 3) De centrale vertegenwoordigingsraad binnen Stichting Cavent is een aan de stichting in haar geheel verbonden raad. De raad wordt gevormd door cliënten en cliëntvertegenwoordigers als afgevaardigden van de aan de stichting verbonden cliëntenraden en vertegenwoordigingsraad. De centrale vertegenwoordigingsraad (CVR) treedt op als gesprekspartner voor de directeur-bestuurder. De afgevaardigden van de cliëntenraden en de vertegenwoordigingsraad zitten zonder last of ruggespraak in de CVR. Artikel 2 Doelstelling en werkwijze van de centrale vertegenwoordigingsraad 2.1 De CVR behartigt de gemeenschappelijke belangen van de cliënten van Cavent en de inspraak van cliënten en cliëntvertegenwoordigers in het beleid van Cavent, met inachtneming van de statuten en wettelijke bepalingen. 2.2 De CVR regelt zijn werkwijze in een huishoudelijke reglement. Het huishoudelijk reglement mag niet in strijd zijn met het reglement Centrale Vertegenwoordigingsraad en/of met het reglement Vertegenwoordigingsraad. 2.3 De CVR doet jaarlijks schriftelijk verslag van zijn activiteiten. 2.4 De CVR houdt minimaal één maal per jaar een gezamenlijke vergadering met de vertegenwoordigingsraad en de cliëntenraden van de stichting. In deze vergadering wordt mondeling verslag gedaan van de activiteiten van de centrale vertegenwoordigingsraad. Artikel 3 Samenstelling en verkiezingen van de centrale vertegenwoordigingsraad 3.1 Een ieder die voldoet aan het in hoofdstuk 3 beschreven begrip cliënt of cliëntvertegenwoordiger, kan vanuit resp. een cliëntenraad of een vertegenwoordigingsraad als lid worden afgevaardigd naar de CVR. 3.2 De CVR zal, zo veel mogelijk, bevorderen dat de raad een zo evenwichtig mogelijke samenstelling heeft, waarbij alle zorgfuncties en alle locaties van Cavent vertegenwoordigd zijn. Dit om de belangen van de cliënten van de stichting optimaal te kunnen behartigen. 3.3 De cliënten die zitting hebben in de cliëntenraden van de stichting kiezen uit hun midden per raad één lid voor de CVR. De cliëntvertegenwoordigers die zitting hebben in de vertegenwoordigingsraad van de stichting kiezen uit hun midden minimaal 3 en maximaal 5 leden voor de CVR. Indien een cliëntenraad of de vertegenwoordigingsraad geen lid/leden afvaardigt naar de CVR, blijft er een vacature in de CVR bestaan. 3.4 De voorzitter van de vertegenwoordigingsraad is tevens voorzitter van de CVR.

17 Artikel 4 Benoeming en einde lidmaatschap 4.1 De leden van de CVR worden benoemd voor een periode van vier jaar en zijn tweemaal terstond herkiesbaar. 4.2 De leden treden af volgens een op te stellen rooster van aftreden, waarbij ernaar wordt gestreefd dat om de twee jaar de helft van de leden aftreedt. 4.3 Bij de vervulling van een tussentijdse vacature treedt het nieuwe lid in het rooster van aftreden in de plaats van zijn voorganger. 4.4 Het lidmaatschap eindigt: a. door overlijden; b. door bedanken; c. als de zittingstermijn is verstreken; d. door ontslag door de achterban (vertegenwoordigingsraad of cliëntenraad); e. als het lid niet meer voldoet aan de beschrijving cliënt of cliëntvertegenwoordiger zoals in hoofdstuk 3 is vermeld; f. als het lid niet langer meer behoort tot de locatie die hij vertegenwoordigt in de CVR; g. als iemand geen lid meer is van een cliënten- of vertegenwoordigingsraad. Artikel 5 Overlegvergaderingen 5.1 Minimaal vier maal per jaar wordt door de CVR overleg gevoerd met de directeur-bestuurder in een gezamenlijke vergadering, om de algemene gang van zaken binnen Cavent te bespreken, voorzover dit betrekking heeft op en van belang is voor de doelstelling van de CVR. 5.2 De CVR en de directeur-bestuurder komen binnen tien werkdagen bijeen, nadat de directeurbestuurder of de CVR daarom schriftelijk met opgaaf van redenen vraagt. 5.3 In de overlegvergadering met de directeur-bestuurder rouleert het voorzitterschap tussen de voorzitter van de centrale vertegenwoordigingsraad en de directeur-bestuurder. Artikel 6 Vergaderingen van de centrale vertegenwoordigingsraad 6.1 De CVR komt minimaal vier maal per jaar bijeen, na hiertoe ten minste vijf werkdagen tevoren schriftelijk te zijn opgeroepen door de voorzitter. In ieder geval worden besproken het beleidsplan, het jaarverslag, de begroting en de jaarrekening van Cavent. 6.2 Voorts komt de CVR bijeen wanneer de directeur-bestuurder over andere onderwerpen de mening van de CVR vraagt. In dit geval moeten de leden binnen tien werkdagen schriftelijk bijeengeroepen worden en zal de vergadering binnen tien werkdagen na uitschrijving gehouden worden. 6.3 De voorzitter maakt de agenda op. De agenda is ten minste vijf werkdagen voor de vergadering in bezit van de leden. 6.4 Voor het nemen van besluiten in een vergadering dient meer dan de helft van het aantal leden aanwezig te zijn. Besluiten worden genomen met meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen. Bij het staken van de stemmen beslist de voorzitter. 6.5 De CVR mag in overleg met de directeur-bestuurder en met inachtneming van instructies, gebruikmaken van de faciliteiten van het regiokantoor van de stichting, voorzover dit redelijkerwijs nodig is ter vervulling van zijn taak.

18 Voor de overige faciliteiten beschikt de CVR over een eigen budget, dat onderdeel uitmaakt van het budget van het regiokantoor. 6.6 De CVR maakt jaarlijks een begroting en dient deze in september in bij de directeur-bestuurder. Op basis van de begroting worden afspraken gemaakt met de directeur-bestuurder over het te besteden bedrag. 6.7 De artikelen 6.1 t/m 6.6 treden alleen in werking als er een of meer afgevaardigden vanuit de cliëntenraden zitting hebben in de CVR. Artikel 7 Informatieverstrekking 7.1 De CVR en de directeur-bestuurder zullen elkaar tijdig voorzien van de voor hun beider functioneren noodzakelijke informatie. 7.2 De directeur-bestuurder verstrekt de CVR tijdig en desgevraagd schriftelijk alle inlichtingen en gegevens die voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs nodig zijn. 7.3 De directeur-bestuurder maakt binnen tien werkdagen na vaststelling de volgende stukken openbaar: a. het jaarverslag (inclusief het verslag van de wijze waarop de WMZC binnen de stichting wordt toegepast); b. op schrift gestelde uitgangspunten voor het beleid, waaronder begrepen de algemene criteria welke bij de zorgverlening worden gehanteerd; c. de agenda van de vergaderingen van de Raad van Toezicht met de directeur-bestuurder, voorzover deze algemene beleidszaken betreffen; d. een regeling voor de behandeling van klachten van cliënten en andere voor cliënten geldende regelingen, waaronder dit reglement. 7.4 De CVR stelt de directeur-bestuurder op de hoogte van regionale en landelijke ontwikkelingen binnen de cliëntenorganisaties, aangaande beleidszaken die de zorg- en dienstverlening aan cliënten betreffen. Artikel 8 Adviesrecht 8.1 De CVR is uitvoerder van de adviesbevoegdheden betreffende zaken die de gehele stichting aangaan en die in het kader van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen adviesplichtig zijn. 8.2 De CVR is bevoegd de directeur-bestuurder gevraagd en ongevraagd schriftelijk en mondeling te adviseren. 8.3 De directeur-bestuurder vraagt aan de CVR advies over elk voorgenomen besluit dat Cavent betreft, dit indien en voorzover het voorgenomen besluit alle locaties op gelijke wijze treft, inzake: a. een wijziging van de doelstelling of de grondslag; b. het overdragen van de zeggenschap of fusie of het aangaan of verbreken van duurzame samenwerking met een andere instelling; c. een belangrijke wijziging in de organisatie; d. een belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van werkzaamheden; e. het benoemen van de directeur-bestuurder en de leden van de Raad van Toezicht; f. beleidsplan en actieplan van de stichting, de begroting en de jaarrekening; g. het algemene beleid inzake de toelating van cliënten en de beëindiging van de zorgverlening aan cliënten;

19 h. voedingsaangelegenheden van algemene aard en het algemene beleid op het gebied van veiligheid, hygiëne of gezondheid en geestelijke verzorging van, maatschappelijke bijstand aan en recreatiemogelijkheden en ontspanningsactiviteiten voor cliënten; i. de systematische bewaking, beheersing of verbetering van de kwaliteit van de aan cliënten te verlenen zorg, inclusief de bijbehorende protocollen; j. de vaststelling of wijziging van een regeling voor de behandeling van klachten van cliënten en het aanwijzen van personen die belast worden met de behandeling van klachten van cliënten; k. de vaststelling of wijziging van een reglement voor de CVR, de vertegenwoordigingsraad of de cliëntenraad en de daarmee samenhangende structuur voor medezeggenschap binnen Cavent. 8.4 De directeur-bestuurder vraagt aan de CVR advies op een zodanig tijdstip, dat het advies nog van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit. 8.5 De CVR legt alle in art. 8.3 vermelde adviesaanvragen voor aan de vertegenwoordigingsraad. 8.6 De CVR stelt binnen 10 werkdagen na de besluitvormende vergadering zijn schriftelijk advies inzake het onderwerp waarover zijn mening is gevraagd ter beschikking aan de directeurbestuurder. Artikel 9 Zwaarwegend adviesrecht 9.1 Als de directeur-bestuurder een besluit wil nemen dat afwijkt van het uitgebrachte advies, dan moet hij, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is, ten minste eenmaal met de CVR overleg plegen. 9.2 De directeur-bestuurder kan alleen afwijken van het advies over de onderwerpen genoemd in artikel 8 h tot en met k, indien de commissie van vertrouwenslieden, zoals bedoeld in artikel 11, heeft vastgesteld dat de directeur-bestuurder bij afweging van de betrokken belangen in redelijkheid tot zijn besluit is gekomen. 9.3 Het gestelde in artikel 9.2 geldt niet, als het besluit door de directeur-bestuurder moet worden genomen krachtens een wettelijk voorschrift. 9.4 De directeur-bestuurder doet van een besluit waarover de CVR schriftelijk advies heeft uitgebracht en voor zover hij van het besluit afwijkt, met opgaaf van redenen, mededeling aan de CVR. 9.5 Een besluit van de directeur-bestuurder, waarbij niet is voldaan aan de voorwaarden beschreven in 9.2, is ongelding, mits de CVR tegenover de directeur-bestuurder schriftelijk een beroep op ongeldigheid heeft gedaan. 9.6 Een roep op ongeldigheid moet worden gedaan: a. binnen een maand, nadat de directeur-bestuurder zijn besluit heeft medegedeeld; b. op het moment dat de CVR ontdekt dat een niet medegedeeld besluit door de directeurbestuurder wordt uitgevoerd of toegepast. Artikel 10 Commissie van Vertrouwenslieden 10.1 Cavent maakt gebruik van de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden van de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN).

20 10.2 De commissie van vertrouwenslieden heeft tot taak te bemiddelen en zonodig uitspraak te doen: a. op verzoek van de CVR, in geschillen met de directeur-bestuurder over de uitvoering van artikel 3, artikel 4 eerste en derde lid, artikel 5 eerste lid en artikel 9 van de WMCZ; b. op verzoek van de directeur-bestuurder, indien deze ten aanzien van een onderwerp, genoemd in artikel 8.3 onder h tot en met k van dit reglement, een van het schriftelijk uitgebrachte advies afwijkend besluit wil nemen. Artikel 11 Kantonrechter 11.1 De CVR en iedere cliënt en/of cliëntvertegenwoordiger van Cavent kan de kantonrechter in het werkgebied van de stichting schriftelijk verzoeken de directeur-bestuurder te bevelen de artikelen 2 vijfde lid; 7 tweede lid; 8; en 10 eerste lid van de WMCZ na te leven Eerst dient de verzoeker schriftelijk de directeur-bestuurder te verzoeken de handelingen uit te voeren, conform hetgeen in het verzoekschrift is verzocht. De directeur-bestuurder moet een redelijke termijn krijgen om hieraan te voldoen. Als de verzoeker zich niet houdt aan de eisen, zal de kantonrechter de verzoeker niet- ontvankelijk verklaren en het verzoek niet in behandeling nemen De kantonrechter kan in zijn beschikking aan de directeur-bestuurder de verplichting opleggen bepaalde handelingen te verrichten of na te laten De kosten van het voeren van rechtsgedingen en het raadplegen van deskundigen over een geschil met de directeur-bestuurder door de CVR, komen alleen ten laste van Cavent indien deze van de te maken kosten vooraf schriftelijk in kennis is gesteld De kantonrechter kan op vordering van de verzoeker, Cavent veroordelen tot betaling van een geldsom, dwangsom genaamd, voor het geval aan de verplichtingen niet wordt voldaan. Artikel 12 Geschillen 12.1 Geschillen worden opgelost: a. door een extra gesprek met de directeur-bestuurder; b. indien dit niet leidt tot een oplossing: een gesprek met de Raad van Toezicht; c. indien dit niet leidt tot een oplossing: het raadplegen van de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden; d. indien dit niet leidt tot een oplossing: het indienen van een klacht bij de klachtencommissie. Artikel 13 Externe deskundigen 13.1 De CVR heeft de mogelijkheid om externe deskundigen te raadplegen. De daarmee samenhangende kosten zullen betaald worden uit het budget van de CVR of, met toestemming van de directeur-bestuurder, uit het budget van de stichting. Hierover dient vooraf overeenstemming te zijn bereikt. Artikel 14 Geheimhouding 14.1 De leden van de CVR zijn verplicht tot geheimhouding van zaken waarvan de directeurbestuurder en de CVR in gezamenlijkheid hebben besloten tot geheimhouding en van zaken waarvan ieder redelijkerwijs het vertrouwelijk karakter moet kunnen begrijpen. Tevens dient de tijdsduur van de geheimhouding te worden geregeld.

21 Artikel 15 Bescherming raadsleden 15.1 De leden van de CVR ondervinden geen hinder bij de zorg- en dienstverlening en bejegening door medewerkers van Cavent als gevolg van deelname aan de CVR en activiteiten die daaruit voortvloeien. Aldus vastgesteld en ondertekend te Oud-Beijerland, d.d. 31 januari 2012 door de directeur-bestuurder en de voorzitter van de Centrale Vertegenwoordigingsraad. J.R.M. Windey directeur-bestuurder A. van Raamsdonk voorzitter vertegenwoordigingsraad

22 RI-09 Regelement medezeggenschap versie: Pagina 1