Handleiding presentielijst

Transcriptie

1 Handleiding presentielijst

2 Voorwoord Op de site staan 4 presentielijsten. Voor elke locatie één. De bestanden hebben een Excel-achtige opbouw. In elk bestand is voor iedere groep een apart tabblad aangemaakt. Hierin staan de cursisten en hun telefoonnummers. Er staat ook vermeld wie de vrijwilligers zijn. Voor de presentielijst is een strakke structuur vereist zodat er aan het eind van het jaar door middel van macro s overzichten verkregen kunnen worden. SICH verzoekt alle vrijwilligers niet alleen de presentielijsten bij te houden, maar zich ook te houden aan een uniforme invoer. In de presentielijsten ziet u dat SICH in januari en de zomermaanden juni, juli en augustus en de kerstweek gesloten is. Dit is geen verplichting, men kan in overleg met de cursisten bepalen dat er wordt doorgegaan. Is deze handleiding niet voldoende duidelijk dan kan het bij u op locatie uitgelegd worden. Stuur een naar wglesplan@sich.nl, per omgaande wordt een afspraak met u gemaakt. Succes met de presentielijst. Werkgroep Lesplan Januari

3 Hoofdstuk 1 / Inloggen Google docs De presentielijsten zijn in Google gemaakt zodat van elke computer met een internetverbinding het bestand bereikt en bewerkt kan worden. 1. Ga naar de site U komt bij het aanmeldscherm. 2. Voer het adres van de locatie in. 3. Voer het wachtwoord van de locatie in. 1.1 De adressen en wachtwoorden van de locaties Gebruiker adres Wachtwoord Bornholm vrijwilliger : bornh50@gmail.com bovrijw50 Floriande vrijwilliger : floriande3@gmail.com flvrijw3 Meerstede vrijwilliger : meerstede260@gmail.com meervr260 Voor eventuele vragen en storingen bij het aanmelden en/of gebruik van de bestanden kunt u bellen met Peter Breevoort ( ) of en met wglesplan@sich.nl. Mocht er iets onherstelbaars fout gaan dan kan de vorige versie worden teruggezet. De laatste mutaties moeten dan wel weer worden ingevoerd. SICH januari

4 1.2 Startpagina Google docs De startpagina van Google docs die hieronder staat is de startpagina van Bornholm. U ziet de presentielijsten van 2012 en Er staan ook voortgangslijsten (zie aparte gebruikershandleiding) en het bestand Overzicht Cursus_Inloop_Dagopvang. In dat bestand kunt u zien welke groepen er op elke locatie zijn en welke vrijwilligers in die groepen actief zijn. Dit bestand kunt u alleen raadplegen. In de linkerkolom is alleen Mijn schijf belangrijk, daar vindt u alle bestanden. Het middengedeelte bevat de bestandsnamen en wie de eigenaar/beheerder van het bestand is. In de rechterkolom staat wie de laatste mutatie heeft uitgevoerd en wanneer. Als u op een bestandsnaam klikt wordt dat bestand in een nieuw tabblad of in een nieuw venster geopend, dit is afhankelijk van de instellingen van de computer. 4

5 Hoofdstuk 2 / De presentielijst De presentielijst wordt altijd met het eerste werkblad geopend. Hier is dat de maandagcursus om 10:30 uur van Willemien van der Hoek en Rinus Verlaat. Alle namen zijn bedacht. Voor elke groep is een apart tabblad aangemaakt. Klik erop om uw groep te openen. De tabbladen van donderdag en vrijdag zijn met deze knop bereikbaar. SICH januari

6 2.1 Indeling presentielijst De presentielijst is verdeeld in vier kwartalen. Het 1e en 2e kwartaal zijn zichtbaar op uw scherm. Met de schuifbalk bereikt u het 3e en 4e kwartaal. In kolom A en B staan in de gele cellen de namen en telefoonnummers van de 1e kwartaal 2e kwartaal cursisten en in de groene cel de namen van de vrijwilligers. Wijzigingen worden uitsluitend in de gele en groene cellen in het 1e kwartaal ingevoerd. De andere kwartalen nemen automatisch de gegevens over. Cursisten Vrijwilliger(s) Van de vrijwilligers wordt geen presentie bijgehouden. Ter bescherming van de privacy van de vrijwilligers worden hier geen telefoonnummers vermeld. 6

7 Feestdag Feestdag Handleiding presentielijst De kolommen C tot en met O zijn de dertien weken van een kwartaal. De data bovenaan deze kolommen staan in de Amerikaanse schrijfwijze, maand, dag en jaar. Als de datum in cel C1 wordt gewijzigd, wijzigen de data in alle kwartalen automatisch. De kleur oranje in sommige kolommen betekent dat we die dag gesloten zijn. 13 weken van het 1e kwartaal. Dat betreft januari, de zomermaanden juni, juli en augustus en de kerstweek. Op feestdagen is SICH ook gesloten, die kolommen zijn ook oranje. Januari gesloten Zomersluiting SICH januari

8 Feestdag Feestdag Handleiding presentielijst De sluitingen zijn niet verplicht. Vrijwilligers kunnen in overleg met de groep besluiten om in januari en de zomermaanden door te gaan. Daar is men vrij in. Houdt wel de presentielijst bij. Maak svp de cellen wit als u doorgaat. De oranje cellen kunt u wit maken met deze knop. Voor de groepen die een cursus draaien aan de hand van lesboeken Zomersluiting (Basiscursus, Picasa, Office enz.), wordt in januari en de zomermaanden gestopt met de cursus zodat cursisten die op vakantie gaan geen weken lesstof missen. Het advies is om dan te behandelen wat er ter tafel komt. 2.2 Namen invoeren In principe staan de namen van de cursisten al in het bestand als u ermee gaat werken. Een eenmaal ingevoerde naam mag niet worden verwijderd! Nog niet gestart Laatste lesweek 8

9 Als er na verloop van tijd een cursist bijkomt wordt deze onderaan in de gele cellen toegevoegd. Vanaf de eerste week dat die cursist aanwezig kan zijn wordt haar/zijn aanwezigheid in de kolommen C t/m O bijgehouden. Is een nieuwe cursist toevallig verhinderd in de week dat hij/zij begint, dan wordt de cursist als afwezig vermeld. In dit voorbeeld hebben Piet Verbint en Jan Verdonck zich een week later aangemeld dan de twee andere cursisten. De cellen in kolom C van deze twee cursisten blijven dus leeg, zij waren toen immers nog geen cursist. Jan stopte, 21 januari was hij voor de laatste keer aanwezig. In de kolom van 28 januari komt dan Gestopt te staan en daarna blijven de cellen van die cursist leeg. Voor het secretariaat is het belangrijk te weten wanneer iemand begint of stopt. Als de presentielijst niet voldoende regels heeft om alle cursisten te vermelden dan kunt u contact opnemen met wglesplan@sich.nl met het verzoek meerdere regels in te voegen. 2.3 Schrijfwijze Aan het einde van het jaar maakt het secretariaat een overzicht van al deze presentielijsten. Dat gebeurt met Excel-macro s. Deze macro s functioneren alleen als iedereen een uniforme schrijfwijze aanhoudt. Situatie Invoertekst Aanwezig : ja Afwezig : x Gestopt : Gestopt 2.4 Wijzigingen opslaan In Google worden alle wijzigingen direct opgeslagen. Als u het tabblad of venster afsluit komt niet de vraag Opslaan J/N. Soms verschijnt er een window als u een bestand afsluit met de vraag of u de pagina wel wilt verlaten. U krijgt de waarschuwing dat u mogelijk wijzigingen kwijt kunt raken. Trekt u zich hier niets van aan. Klik gerust op Deze pagina verlaten. Tot op heden zijn er nog nooit wijzigingen verloren gegaan. 2.5 Afmelden Wilt u nadat u de wachtlijst hebt bijgewerkt uzelf afmelden. Als er niet wordt afgemeld kan iedereen die onze computer gebruikt en naar Google Docs gaat bij onze bestanden. SICH januari

10 Stichting Senioren Internet Café Haarlemmermeer