Compad. Dat klikt beter! Koppeling Exact/Excellent

Transcriptie

1 Compad Dat klikt beter! Compad Store Automation Koppeling Exact/Excellent

2 Compad Store Automation Koppeling Exact / Excellent Compad Software Windbrugstraat HR ENSCHEDE Nederland Telefoon (053)

3

4 Er is veel aandacht en zorg besteed aan de in deze handleiding opgenomen beschrijvingen, opdrachten, oefeningen en verklaringen. Compad zal echter niet aansprakelijk gesteld kunnen worden voor enige schade, in welke vorm dan ook, die zou voortvloeien uit het gebruik van de in dit boekwerk opgenomen informatie of aanwijzingen. Copyright 2000 Compad Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere manier dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Compad, gevestigd te Enschede. Wij hopen dat deze uitgave goed wordt ontvangen en dat de gebruikers de nodige opmerkingen die tot verbetering leiden, aan ons kenbaar willen maken. Compad Windbrugstraat HR ENSCHEDE Telefoon : Fax : Homepage : Versie : 1.0 Versie datum : 2 mei 2000 Copyright 2000 Compad, All rights reserved. This manual may not be copied, photocopied, reproduced, translated, or converted to any electronic or machine-readable form in whole or in part without prior written approval of Compad. 2

5 Inhoudsopgave SYSTEEMVEREISTEN 5 INSTALLATIE COMPAD STORE AUTOMATION 6 STARTEN COMPAD STORE AUTOMATION 7 DOCUMENTATIE EN INFORMATIE 7 DOCUMENTATIE 8 COMPAD STORE AUTOMATION IN DAGELIJKS GEBRUIK (NOG IN ONTWIKKELING) 8 ONLINE HELP 8 GEBRUIKERSONDERSTEUNING 8 INTERNETPAGINA 8 8 TELEFONISCHE ONDERSTEUNING 8 CONTACT MET ONS OPNEMEN 9 PROGRAMMA UPDATES VIA HET INTERNET 10 REGISTRATIE 10 VERWERKEN OMZET NA INLEZEN KASSA OMZET 11 AFDRUKKEN FACTUREN 14 VOORRAADTELLING 16 INVOEREN GELEVERDE INKOOPPRODUCTEN 17 INVOEREN INKOOPFACTUUR 17 KASSA 19 BETAALMIDDEL 20 3

6 OMZETGROEPEN 22 ARTIKELEN 23 WERKING 25 EXACT VOOR WINDOWS EXCELLENT VOOR WINDOWS MICROSOFT WORD 97 /

7 Compad Dat klikt beter! INTRODUCTIE Koppeling Exact / Financieel Voor u ligt de beschrijving van de module Financiële koppeling van het computerprogramma Compad Store Automation. Dit computerprogramma kan financiële transacties aanbieden aan de boekhoudprogramma s Exact en Excellent. Welke financiële transacties worden aangeboden is afhankelijk van de licentie van Compad Store Automation. Welke transacties er worden verwerkt is afhankelijk van de licentie van uw financieel boekhoudprogramma. Dit handboek naast een algemene beschrijving over de boekhoudkundige transacties en de instellingen daarvoor ook een korte beschrijving van de werking van de import functie van Exact en Excellent. Waarschruwing Dit is geen handboek van Exact of Excellent. Voor een beschrijving van de werking van uw boekhoudprogramma dient u de documentatie van deze software te raadplegen. Systeemvereisten De volgende hardware en software is noodzakelijk voor de installatie van Compad Store Automation:

8 Een computer met een Intel Pentium 200 microprocessor of hoger; Minimaal 16 MB RAM werkgeheugen (voor Microsoft Windows 95 en 98 wordt 24 MB RAM werkgeheugen geadviseerd en voor Microsoft Windows NT 4.0 en Microsoft Windows 2000 wordt resp. 32 MB en 128 MB werkgeheugen geadviseerd); Minimaal 20 MB vrije schijfruimte; Een kleurenmonitor met een super VGA grafische kaart met een minimale resolutie vaan 800 x 600, 256 kleuren; Besturingssysteem Microsoft Windows 95, 98 of Microsoft Windows NT 4.0 (service pack 5 of hoger) of Microsoft Windows 2000 Professional of Windows 2000 Server en Toegang tot Internet. Naast de bovengenoemde noodzakelijke apparatuur en programmatuur is voor enkele toepassingen binnen Compad Store Automation aanvullende programmatuur noodzakelijk. Aanvullende eisen met betrekking tot bepaalde toepassingen binnen Compad Store Automation. Microsoft Word 97 of Microsoft Word 2000 of hoger, voor het afdrukken van mailingen en klantenpassen vanuit het Klant Management Systeem; Microsoft Excel 97 of hoger voor eventuele verdere analyseren van de verkoopresultaten; Exact voor Windows 3.3 of hoger inclusief de noodzakelijke import modules; Excellent Financieel voor Windows 7.64 of hoger of Excellent Compact Financieel voor Windows. Installatie Compad Store Automation Volg de onderstaande procedure voor het installeren van Compad Store Automation: 1. Plaats de Compad cd-rom in de cd-rom speler van uw computer; 2. Selecteer de menu optie Start > Uitvoeren (of Start > Run in een Engelstalige versie van Microsoft Windows); 3. Typ in het invoervak d:\csa\setup (waarbij de letter d staat voor de letter van uw cd-rom speler, meestal is dit de letter d); 4. Klik vervolgens op de opdrachtknop Uitvoeren (of in de Engelstalige Windows versie op Run) 5. Het installatie programma wordt nu gestart, volg de instructies op welke op het scherm worden weergegeven; 6

9 Probleemoplossing Tijdens het installatie proces kunnen zich problemen voordoen. Deze problemen hebben bijna altijd te maken met de configuratie van uw computer. Door de onderstaande procedure uit te voeren kunt u dit probleem eventueel verhelpen: 1. Selecteer de menu optie Start > Configuratie > Control Panel (of Start > Settings > Control Panel in de Engelstalige versie van Windows); 2. Dubbelklik op het pictogram systeem (of in de Engelstalige versie System); 3. Klik op het tabblad Prestaties (Prestations voor gebruikers van Windows 95/98 UK); 4. Klik vervolgens op de opdrachtknop Bestandssysteem, hierdoor wordt het dialoogvenster Bestandssysteem geactiveerd. Activeer het tabblad cd-rom; 5. Stel het keuzevolgmenu Optimaliseren naar, in op Niet vooruitlezen; 6. Bevestig alle dialoogvensters met Ok. Uw systeem zal waarschijnlijk opnieuw gestart moeten worden. Starten Compad Store Automation U kunt het computerprogramma Compad Store Automation starten door één van de volgende procedures uit te voeren: Dubbelklikken op het pictogram welke is aangemaakt tijdens de installatie of Via het Start menu, Start > Programma s > Compad > Compad Store Automation. In het menu Compad Store Automation welke u vindt onder het Start menu, vindt u meerdere menu-opties, zoals het handboek in electronisch formaat. Documentatie en informatie Wanneer u tijdens het werken met Compad Store Automation hulp nodig heeft dan kunt u deze hulp op verschillende manieren ontvangen 7

10 Documentatie Uw computerprogramma bevat een complete set van documentatie om uw software snel operationeel te laten zijn. Compad Store Automation in dagelijks gebruik (nog in ontwikkeling) Het handboek bevat een beschrijving van algemene mogelijkheden en functies binnen het programma. Het handboek wordt geleverd in gedrukte vorm en in electronische vorm. Het electronische handboek dat in het Adobe PDF formaat staat biedt u de mogelijkheid om op verschillende manieren in de handboek te zoeken. Bovendien kan dit handboek geheel of gedeeltelijk worden afgedrukt. Het electronische handboek is geleverd met de Adobe Acrobat Reader applicatie (welke noodzakelijk is voor het bekijken en afdrukken van PDF bestanden) en treft u aan op de programma cd-rom. Online help Uw Compad computerprogramma bevat een context gevoelige online help systeem. Het online help systeem bevat dezelfde informatie als het electronische handboek. U kunt deze informatie raadplegen door zoeken naar een specifiek onderwerp of direct opvragen vanuit een dialoogvenster door op de helptoets F1 te drukken. Gebruikersondersteuning Geregistreerde gebruikers kunnen gebruik maken van de gebruikersondersteuning. Hiervoor dient u de of de faxregistratie te hebben uitgevoerd. Internetpagina Op onze Internetsite vindt u de laatste informatie over Compad Bakkerij als ook de meest gestelde vragen, tips, trucks. Het adres van onze Internetsite is Wanneer u op onze Internetsite geen antwoord kunt vinden op uw vragen dan kunt u uw vraag mailen naar: support@compad.nl Telefonische ondersteuning Als u geen oplossing kunt vinden voor uw probleem op onze Internetsite kunt u contact opnemen met uw regionale verkoper of met onze helpdesk. Uitsluitend geregistreerde gebruikers kunnen gebruik maken van de telefonische ondersteuning 8

11 Waarschruwing Boekhoudkundige vragen Voor vragen over boekhoudkundige vragen worden niet door onze helpdesk beantwoord. Waarschruwing Exact Support Voor vragen over Exact dient u contact op te nemen met uw Exact dealer of de supportafdeling Exact Delft telefoon (015) Waarschruwing Excellent Support Voor algemene gebruikers vragen over Excellent kunt u contact opnemen met de support afdeling Compad telefoon (053) Voor complexe vragen kunt u contact opnemen met Excellent Support, telefoon (015) Openingstijden gebruikersondersteuning Maandag tot vrijdag van 9:00 uur tot 22:00 uur Contact met ons opnemen Voordat u contact op neemt met de gebruikersondersteuning dient u de volgende informatie beschikbaar te hebben: Het versienummer van Compad Store Automation dat u gebruikt. Dit kunt u vinden in het dialoogvenster Informatie over, welke u kunt benaderen via Help > Informatie over Het besturingssysteem waarmee u werkt, de versie en eventueel met welk service pack u werkt; Het serienummer van uw product OPMERKING: Zowel het versienummer als het serienummer van uw product vindt u in het dialoogvenster Informatie over, bij Help > Informatie over. Beschrijving van het probleem De exacte foutmelding wanneer er een foutmelding op uw beeldscherm verschijnt Wanneer u contact met ons opneemt via of fax gelieve de bovenstaande informatie in uw bericht op te nemen, inclusief uw telefoonnummer en adres, zodat wij u kunnen bereiken. 9

12 Programma updates via het Internet Regelmatig worden via het Internet nieuwe versie van onze software aangeboden. Geregistreerde gebruikers kunnen deze updates downloaden, via onze Internetsite: Registratie Bent u nog geen geregistreerde gebruiker, dan kunt u zich laten registreren via de in het programma ingebouwde Registratie wizard of via onze Internetsite. Voor meer informatie kunt u altijd contact opnemen met onze verkoopafdeling: Openingstijden gebruikersadministratie Maandag tot vrijdag, van 9:00 uur tot 17:00 uur 10

13 Compad Dat klikt beter! HOOFDSTUK 1 Financiële transacties In dit deel van de module documentatie ontvangt meer informatie over de financiële transacties welke op bepaalde momenten worden uitgevoerd. Deze momenten zijn: Verwerken omzet na inlezen kassa omzet; Afdrukken facturen; Voorraadtelling; Invoeren van geleverde inkoopproducten; Verwerken omzet na inlezen kassa omzet Tijdens het uitlezen van de kassa omzet via de menu optie Extra > Communicatie > Wizard kassakoppeling kunt u aangeven dat u financiële transacties wilt verwerken. Deze verwerkingsprocedure zal een tweetal boekingen verzorgen. Financiële boeking in het kasboek ten gevolge van de verkoop. Memoriaalboeking ten gevolge van de levering van goederen en/of diensten. De financiële boeking vindt plaats in het kasboek. Per kassa bent u instaat om drie verschillende kasboeken te specificeren. Deze kasboeken worden per lade vastgelegd. Na het inlezen en verwerken van de kassa omzet wordt de volgende kasboeking aangemaakt:

14 Omzet Inlezen kassa omzet Kasboek Debet Credit Kruisposten betaalmiddelen Aan : omzet artikel Het verschil tussen de bedragen voor kruisposten betaalmiddelen, aan omzet wordt geboekt te gunste (of te laste van het kasboek). Toelichting Er wordt gebruik gemaakt van een kruispost betaalmiddelen, omdat in veel gevallen het geld nog niet direct is bijgeschreven op de bankrekening. Deze rekening kan per betaalmiddel worden vastgelegd. Naast de financiële transactie kan er een memoriaal boeking worden aangeboden voor het verwerken van de geleverde goederen/diensten. Voor deze transactie dient naast de module Koppeling Financiële transactie ook in het bezit te zijn van de module Voorraad. Voorraad Inlezen kassa omzet Memoriaalboek Debet Credit Kostprijs artikel Aan : Voorraad artikel Te factureren artikel Aan : Voorraad artikel De verkoop van goederen heeft tot gevolg dat de voorraad afneemt. Dit wordt geboekt door middel van de memoriaalboeking: Kostprijs artikel, aan voorraad artikel. Indien de producten wel geleverd worden, maar de afrekening vindt pas achteraf plaats door middel van een factuur dan moet de voorraad worden geboekte, tegen te factureren artikel. Toelichting De tussenrekening te facturen artikel, wordt tijdens de facturering tegen geboekt. Voorbeeld Er zijn een drietal kassa transacties hebben geleidt tot het onderstaande resultaat: Verkoop Verkoopprijs Inkoopprijs Omzet restaurant 150,00 50,00 Omzet Bar 25,00 10,00 Omzet Dessert 25,00 10,00 TOTAAL 200,00 70,00 Betaald : Contant 200,00 12

15 Verkoop Verkoopprijs Inkoopprijs Omzet restaurant 450,00 100,00 Omzet Bar 200,00 70,00 Omzet Dessert 100,00 20,00 TOTAAL 750,00 190,00 Betaald : Pin 750,00 Verkoop Verkoopprijs Inkoopprijs Omzet Restaurant 300,00 100,00 Omzet Bar 150,00 30,00 Omzet Dessert 50,00 10,00 TOTAAL 500,00 140,00 Betaald : op rekening 500,00 Korting 10% 50,00 Te betalen 450,00 De bovenstaande kassabonnen hebben de volgende kasboeking tot gevolgd: Omzet Inlezen kassa omzet Kasboek Debet Credit Kruisposten Pin 750,00 Kruisposten Op rekening 500,00 Aan : omzet Restaurant 900,00 Aan : omzet Bar 375,00 Aan : omzet Dessert 175,00 Uit bovenstaande kasboeking blijkt dat de kruisposten betaalmiddelen, aan omzet artikel een verschil oplevert van 200 gulden. Dit positieve resultaat wordt geboekt te gunste van het kasboek. Naast de financiële transactie hebben de bovenstaande kassabonnen ook een transactie ten laste van de financiële voorraad. 13

16 Voorraad Inlezen kassa omzet Memoriaalboek Debet Credit Kostprijs Restaurant 150,00 Kostprijs Bar 80,00 Kostprijs Dessert 30,00 Aan : Voorraad Restaurant 150,00 Aan : Voorraad Bar 80,00 Aan : Voorraad Dessert 30,00 Te facturen Restaurant 100,00 Te facturen Bar 30,00 Te facturen Dessert 10,00 Aan : Voorraad Restaurant 100,00 Aan : Voorraad Bar 30,00 Aan : Voorraad Dessert 10,00 Afdrukken facturen Tijdens het afdrukken van de facturen bent u instaat om de financiële transacties aan te bieden aan Exact of Excellent. Het afdrukken van de factuur heeft ook weer twee soorten transacties tot gevolg: Financiële boeking in het verkoopboek ten gevolge van de facturatie. Memoriaalboeking ten gevolge van de facturatie van reeds geleverde goederen en/of diensten. De financiële boeking vindt plaats in het verkoopboek. U kunt in Compad Store Automation één verkoopboek vastleggen. Na het afdrukken van de factuur kunt u de financiële transacties exporteren naar uw boekhoudprogramma. Hierbij worden de volgende transacties aangeboden: Omzet Afdrukken factuur Verkoopboek Debet Credit Korting Aan : Kruispost op rekening Het verschil tussen de bedragen voor korting, aan kruispost op rekening wordt geboekt te laste van de debiteur. Naast de financiële transactie ten laste van de debiteur, vindt er in het memoriaalboek een transactie plaats te laste van de rekening kostprijs. 14

17 Voorraad Afdrukken factuur Memoriaalboek Debet Credit Kostprijs artikel Aan : Te factureren artikel Voorbeeld Uit eerder gegeven voorbeeld, blijkt dat de derde kassabon een verkoop op rekening was. Verkoop Verkoopprijs Inkoopprijs Omzet Restaurant 300,00 100,00 Omzet Bar 150,00 30,00 Omzet Dessert 50,00 10,00 TOTAAL 500,00 140,00 Betaald : op rekening 500,00 Korting 10% 50,00 Te betalen 450,00 De kassa transactie heeft tot gevolg dat tijdens het afdrukken van de factuur de volgende transacties worden uitgevoerd. Omzet Afdrukken factuur Verkoopboek Debet Credit Korting 50,00 Aan : Kruispost op rekening 500,00 Het verschil tussen de bedragen voor korting, aan kruispost op rekening wordt geboekt te laste van de debiteur. Hierdoor ontstaat er voor de debiteur een openstaande post van 450 gulden. Voorraad Afdrukken factuur Memoriaalboek Debet Credit Kostprijs Restaurant 100,00 Kostprijs Bar 30,00 Kostprijs Dessert 20,00 Aan : Te factureren Restaurant 100,00 Aan : Te factureren Bar 30,00 Aan : Te factureren Dessert 20,00 15

18 Voorraadtelling In Compad Store Automation module Voorraad kunt u op artikelniveau uw voorraad beheren. Deze module heeft een mogelijkheid om een voorraad telling uit te voeren. Compad Store Automation kent twee soorten voorraadtellingen: Begintelling Periodieke tellingen De begintelling heeft altijd financiële gevolgen, ten aanzien van de beginbalans. Een periodieke telling kan financiële gevolgen hebben indien de aantal getelde producten niet overeenkomen met de voorraad in Compad Store Automation. De voorraad telling heeft de volgende memoriaal boeking tot gevolg. Voorraad Begintelling Memoriaalboek Debet Credit Voorraad artikel Aan : Begintelling Voorraad Periodieke telling Memoriaalboek Debet Credit Voorraad artikel Aan : Periodieke telling De laatste financiële transactie kan worden uitgevoerd tijdens het bijwerken van de voorraad. U kunt deze optie gebruiken indien u tijdens het inlezen van de kassa omzet aangeeft dat de voorraad moet worden bijgewerkt. U dient hiervoor de module Voorraad te hebben. Voorraad Overige transacties Memoriaalboek Debet Credit Voorraad artikel Aan : Verspil Aan : Representatie kosten Aan : Eigen verbruik Aan : Te ontvangen goederen Toelichting Verspil Kosten die worden gemaakt bij het verspil van goederen. Bijvoorbeeld: gebak of patat dat op de grond is gevallen. 16

19 Representatie kosten Eigen verbruik Te ontvangen goederen Kosten ten gevolge van representatie van het bedrijf, zoals het rondje van de zaak. Kosten voor het eigen gebruik van goederen uit het bedrijf. Indien defecte goederen terug worden gestuurd naar de leverancier, dan wordt er op deze rekening een boeking gemaakt. Invoeren geleverde inkoopproducten Met de module Voorraad van Compad Store Automation bent u in staat om een besteladvies te genereren. Het genereren en het plaatsen van de bestelling heeft geen financiële consequentie tot gevolg. Uiteraard leidt een bestelling wel een financiële verplichting. Wanneer de bestelde producten worden geleverd kan dit in Compad Store Automation worden aangegeven. Deze levering heeft tot gevolg dat de voorraad van het geleverde artikel toeneemt, aan Nog te ontvangen inkoopfacturen. Voorraad Levering inkoop ingeven Memoriaalboek Debet Credit Voorraad artikel Aan : Te ontvangen ink.factuur Invoeren inkoopfactuur Middels de module Inkoop kunt u ook de inkoopfactuur ingeven en de financiële transacties aanbieden aan uw financieel pakket. Deze transactie bestaat uit een tweetal boekingen, te weten: Financiële transactie in het inkoopboek, ten gevolge van het ontvangen van de factuur; Voorraad transactie in het memoriaalboek, ten gevolge van het ontvangen van de factuur. Inkoop Invoer inkoopfactuur Memoriaalboek Debet Credit Te ontvangen ink. Factuur Aan : Inkopen Aan : prijsverschillen 17

20

21 Compad Dat klikt beter! HOOFDSTUK 2 Instellingen In het vorige hoofdstuk wordt beschreven wanneer welke financiële transacties tot stand komen. Dit hoofdstuk geeft een beschrijving van de instellingen voor het uitvoeren van de eerder genoemde transacties. Kassa Per kassa lade kunt u specificeren in welk kasboek de omzet moet worden geboekt. Compad Store Automation ondersteund maximaal drie kassaladen per kassa. U kunt de kasboeken instellen door het uitvoeren van de volgende procedure: Instellen kasboek per lade 1. Kies opdracht Kassa > kasregisters onderhouden; 2. Selecteer het kasregister waarvoor u het kasboek wilt instellen; 3. Klik op de opdrachtknop Wijzigen; 4. Activeer het tabblad Financiële koppeling Op het tabblad Financiële koppeling kunt u per kassalade (1 t/m 3) de dagboeken specificeren. Deze dagboeken moeten van het type kasboek zijn. Indien er voor een lade geen kasboek wordt vastgelegd, dan valt de omzet waarvan de betaling wordt ontvangen in de desbetreffende lade niet doorgegeven aan het financieel softwarepakket.

22 Betaalmiddel In het dialoogvenster Betaalmiddel kunt u instellen in welke lade het geld wordt ontvangen met andere woorden welk dagboek en op welke grootboekrekening de transactie moet worden tegen geboekt. Instellen lade/grootboekrekening per betaalmiddel 1. Kies opdracht Kassa > betaalmiddelen onderhouden; 2. Selecteer het betaalmiddel waarvoor u de lade/grootboekrekening wilt instellen; 3. Klik op de opdrachtknop Wijzigen; 4. Activeer het tabblad Algemeen Op het tabblad Algemeen kunt u per betaalmiddel de lade en het grootboekrekening specificeren. Lade totaalstaat Grootboekrekening Bij het betaalmiddel kunt u aangeven in welke lade de omzet wordt ontvangen. Afhankelijk van de kassa gegevens wordt de omzet geboekt op een bepaal kasboek, dat bij Kasregisters onderhouden is vastgelegd. Indien bij de Lade totaalstaat geen lade is vastgelegd wordt de omzet niet meegenomen in de financiële transactie. Indien de omzet wel geboekt moet worden op een kasboek, maar de betaling niet te goede komt aan het desbetreffende kasboek dan kunt u in het invoervak Grootboekrekening aangeven op welke tussenrekening de omzet moet worden tegen geboekt. Indien dit veld leeg is en de lade is wel gespecificeerd, dan wordt de omzet geboekt te gunste van het kasboek. Kort samengevat kunt u bij betaalmiddel de volgende situaties vastleggen: Omzet boeken ten gunste van het kasboek. Enkel de lade aangeven. Bij Kasregisters onderhouden kunt u per lade aangeven ten gunste van welk kasboek de omzet moet worden geboekt. Omzet boeken ten gunste van een tussenrekening. U geeft door middel van lade aan op welk kasboek u de omzet wilt 20

23 boeken. Deze omzet wordt tegen geboekt op de rekening, welke u bij het invoervak Grootboekrekening heeft vastgelegd. Geen omzet boeken. Dit kan voorkomen indien u de op rekening verkoop op een andere wijze boekt. Om te voorkomen dat omzet tweemaal wordt aangeboden dan kunt u zowel de velden Lade totaalstaat als Grootboekrekening leeg laten. Hieronder worden de verschillende transacties nogmaals schematisch weergegeven: Omzet te gunste van het kasboek De onderstaande financiële transactie is het gevolg van een betaling op een bepaald betaalmiddel. Voor dit betaalmiddel is de lade vastgelegd. Bij de kassagegevens is vastgelegd op welk kasboek de omzet geboekt moet worden. Omzet Inlezen kassa omzet Kasboek Lade Debet Credit Aan : omzet artikel Omdat voor het betaalmiddel geen grootboekrekening is vastgelegd vindt er geen tegen boeking plaats. De omzet is ten gunste van het kasboek. Omzet te gunste van een tussenrekening In sommige gevallen is het noodzakelijk dat de betaling op een tussenrekening wordt geplaatst. Denk aan betaling door middel van Pin, Cheque en Creditkaart. De klant heeft betaald, maar het kan enkele dagen duren voordat het geld feitelijk in bezit is van de ondernemer. Hiervoor is volgende transactie: Omzet Inlezen kassa omzet Kasboek Lade Debet Credit Kruisposten betaalmiddelen Aan : omzet artikel De transactie kan worden uitgevoerd door dat bij het betaalmiddel de lade en de grootboekrekening van de kruispost betaalmiddel is vastgelegd. U kunt voor meerdere betaalmiddelen dezelfde grootboekrekeningen nemen, maar wij raden u aan om voor de diverse creditkaarten verschillende rekeningen te specificeren. Omzet niet boeken Het kan voorkomen dat de omzet niet geboekt moet worden. Stel u exporteert alle verkooptransacties welke op rekening worden betaald naar een ander factuur computerprogramma, bijvoorbeeld Exact Factuur of Excellent Factuur, dan bepaald deze software de juiste prijs. Het factuurpakket biedt na het afdrukken van de factuur 21

24 de financiële transactie aan de financiële module van dit pakket. Hierbij is het niet wenselijk om de omzet twee maal aan te bieden. Door bij het betaalmiddel geen lade en geen grootboekrekening te specificeren, wordt er geen financiële transactie aangeboden. Het zou boekhoud technisch beter zijn om voor dergelijke gebruik te maken van een tussen rekening, bijvoorbeeld. Omzet Inlezen kassa omzet Kasboek Debet Credit Kruisposten op rekening Aan : omzet artikel U dient u financiële administratie zo in te richten, dan tijdens het afdrukken van de factuur de volgende transactie wordt uitgevoerd. Omzet Afdrukken factuur Verkoopboek Debet Credit Korting Aan : Kruispost op rekening Omzetgroepen Bij de omzetgroepen dient u de grootboekrekeningen in te geven welke verantwoordelijk zijn voor de boekingen van de omzet en de voorraad. De instellingen welk u per omzetgroep heeft gedaan, kunt u altijd op artikelniveau overschrijven Instellen grootboekrekening omzetgroepen 1. Kies opdracht Artikelen > Omzetgroepen onderhouden; 2. Selecteer de omzetgroep waarvoor u de grootboekrekening wilt instellen; 3. Klik op de opdrachtknop Wijzigen; 4. Activeer het tabblad Fin. Koppeling Verkoop Voor het instellen van de grootboekrekening inzake de omzet en de korting 5. Activeer het tabblad Fin. Koppeling Voorraad Voor het instellen van de grootboekrekeningen inzake de voorraad. Op deze twee tabbladen treft u de volgende grootboekrekeningen aan: 22

25 Omzet Korting Kostprijs voorraad Te verzenden facturen Te ontvangen goederen Voorraad Voorraad onderweg Ontvangst goederen De resultaten rekening waarop de omzet van deze omzetgroep moet worden geboekt. Geboekt wordt de verkoopwaarde. De resultaten rekening waarop de korting van deze omzetgroep moet worden geboekt. De resultaten rekening waarop de kostprijs van het artikel moet worden geboekt. Hier wordt de inkoopwaarde geboekt. Op deze rekening wordt inkoopwaarde van de reeds geleverde producten geboekt. Deze rekening wordt gebruikt voor het boeken van de inkoopwaarde van de producten die reeds zijn gefactureerd. De balans rekening, welke de actuele voorraad bevat. Een balansrekening voor interne uitgifte en ontvangen goederen. Wordt in de toekomst gebruikt door module Voorraad Professional. De grootboek rekening welke wordt gebruikt door de module Voorraad Professional. Artikelen Bij de Artikelen kunt u de grootboekrekeningen in te geven welke verantwoordelijk zijn voor de boekingen van de omzet en de voorraad. Indien u dit niet per artikel vastlegt worden de grootboekrekeningen van de omzetgroep waartoe het artikel behoord gebruikt. Instellen grootboekrekening artikelen 1. Kies opdracht Artikelen > Artikelen onderhouden; 2. Selecteer de artikel waarvoor u de grootboekrekening wilt instellen; 3. Klik op de opdrachtknop Wijzigen; 4. Activeer het tabblad Fin. Koppeling Verkoop Voor het instellen van de grootboekrekening inzake de omzet en de korting 5. Activeer het tabblad Fin. Koppeling Voorraad 23

26 Voor het instellen van de grootboekrekeningen inzake de voorraad. Op deze twee tabbladen treft u de volgende grootboekrekeningen aan: Omzet De resultaten rekening waarop de omzet van deze omzetgroep moet worden geboekt. Geboekt wordt de verkoopwaarde. Korting De resultaten rekening waarop de korting van deze omzetgroep moet worden geboekt. Kostprijs voorraad De resultaten rekening waarop de kostprijs van het artikel moet worden geboekt. Hier wordt de inkoopwaarde geboekt. Te verzenden facturen Op deze rekening wordt inkoopwaarde van de reeds geleverde producten geboekt. Te ontvangen goederen Deze rekening wordt gebruikt voor het boeken van de inkoopwaarde van de producten die reeds zijn gefactureerd. Voorraad De balans rekening, welke de actuele voorraad bevat. Voorraad onderweg Een balansrekening voor interne uitgifte en ontvangen goederen. Wordt in de toekomst gebruikt door module Voorraad Professional. Ontvangst goederen De grootboek rekening welke wordt gebruikt door de module Voorraad Professional. Na het instellen van de juiste dagboeken en grootboekrekeningen kunt u de financiële transacties aanbieden aan uw financieel pakket. In de volgende hoofdstukken wordt per pakket beschreven welke verdere stappen u moet ondernemen. 24

27 Compad Dat klikt beter! HOOFDSTUK 3 Exporteren gegevens Dit hoofdstuk bevat een beschrijving hoe u vaste gegevens zoals Debiteuren, Artikelen en Facturen kunt exporteren naar uw financieel pakket. Compad Store Automation ondersteund de mogelijkheden: Exporteren debiteurgegevens naar Exact voor Windows 3.3 Exporteren debiteurgegevens naar Excellent voor Windows 7.64 Exporteren debiteurgegevens naar Microsoft Word 97 / 2000; Exporteren artikelgegevens naar Exact voor Windows 3.3; Exporteren artikelgegevens naar Microsoft Word 97 / 2000; Exporteren facturen naar Exact voor Windows 3.3 Werking In de dialoogvenster Onderhouden heeft u een mogelijkheid om items, zoals artikelen, klanten en facturen te markeren. U kunt hiervoor gebruikmaken van de markeerknop of van de geavanceerde markeerknop om meerdere items in één keer te markeren. Gemarkeerde items worden weergegeven met een groen vinkje voor het item. Gemarkeerde items kunnen worden afgedrukt of

28 kunnen worden geëxporteerd naar een andere computerprogramma. U kunt items exporteren via de opslaan knop. De opslaan knop activeert het vervolgmenu. In het vervolgmenu kunt u vervolgens instellen naar welk programma u de gegevens wilt exporteren. Afhankelijk van naar welk programma u de gegevens wilt exporteren en afhankelijk welke gegevens u wilt exporteren wordt er automatisch een bestand aangemaakt. Dit bestand kunt u vervolgens importeren in het andere computerprogramma. Verder op in het hoofdstuk treft u meer informatie aan over welke bestanden er worden aangemaakt. Exact voor Windows 3.3 Waarschruwing! Maak altijd voordat u gegevens gaat importeren in Exact altijd een backup. Compad Software is nimmer aansprakelijk voor eventuele fouten ten gevolge van het importeren van de informatie in Exact. De bestanden die door Compad Store Automation kunnen worden aangemaakt zijn: Omschrijving Artikelen Debiteuren Facturen Financiële transacties Bestandsnaam ARTBST6.CSV DEBITR6.CSV FREG6.CSV AMUTA6.CSV Alle bovengenoemde bestanden worden geplaatst in de Export map van Compad Store Automation. Raadpleeg voor de werking van de module E-Port Financieel en/of E-Port Logistiek het handboek 26