e-invoicing Stimuleren van e-government toepassingen, in het bijzonder elektronisch factureren naar overheden, bij Vlaamse ondernemers

Transcriptie

1 e-invoicing Stimuleren van e-government toepassingen, in het bijzonder elektronisch factureren naar overheden, bij Vlaamse ondernemers Gesloten projectoproep Handleiding Indieningsperiode 20 juni juli 2014

2 Inhoud 1. Voorwoord e-invoicing Definitie van e-invoicing Reikwijdte van het initiatief Gestandaardiseerde overdracht van de factuurinformatie Het e-invoicingplatform Beleidscontext De Europese context De Vlaamse beleidscontext Samenwerking met het federale niveau Organisatie van de oproep Doelstellingen van deze oproep Procedure STAP 1: Samenstelling stakeholdersplatform Wedstrijdformule Ontvankelijkheidscriteria Prioriteitscriteria Selectieproces Indiening STAP 2: Communicatie Beschikbare middelen Administratieve instructies voor projectpromotoren Start van de informatiecampagne Indienen van betalingsaanvragen Projectadministratie Betoelaagbare uitgaven Algemeen Netto te financieren saldo Infosessies, sensibiliseringsacties, opleidings- en netwerkinitiatieven Loonkosten Niet-betoelaagbare uitgaven Personeelskosten Werkingskosten Overhead Maximaal steunpercentage en steunbedrag... 20

3 1. Voorwoord In het Vlaanderen in Actie -programma formuleert de Vlaamse Regering twaalf organisatiebrede sleutelprojecten om een doorbraak te realiseren als slagkrachtige overheid. Eén van deze sleutelprojecten is de optimalisering en vernieuwing van het financieel instrumentarium. Met deze oproep Stimuleren van e-government toepassingen, in het bijzonder elektronisch factureren wil de Vlaamse overheid invulling geven aan dit onderdeel van haar beleid. Eén van de belangrijkste elementen van deze oproep betreft de opzet van een stakeholdersplatform, samengesteld uit organisaties die zich gezamenlijk willen inzetten voor verspreiding van informatie, sensibilisering, verstrekking van opleidingen, opzetten van netwerkingsinitiatieven, voor bedrijven die hun facturatieprocessen naar overheden wensen te digitaliseren. De Vlaamse overheid wil met deze oproep een dergelijk platform opstarten en gedurende twee jaar samen met de leden van het stakeholdersplatform dit beleid uitrollen. Het stakeholdersplatform formuleert, in functie van de noden van de Vlaamse ondernemers, voorstellen van te ondernemen acties. Na deze twee jaar volgt een evaluatie van deze aanpak. Na één jaar wordt echter al een tussentijdse evaluatie voorzien over de samenstelling van het platform, de benutting en toewijzing van de financiële middelen en de mate waarin de platformwerking heeft bijgedragen tot de uitrol van elektronische facturatie van bedrijven naar overheden in Vlaanderen. Deze gids bevat de praktische richtlijnen om een aanvraag in te dienen om deel uit te maken van het stakeholdersplatform en via het stakeholdersplatform toegang te krijgen tot de gesubsidieerde werking van dit platform. 2. e-invoicing 2.1. Definitie van e-invoicing In de context van overheidsopdrachten is e-invoicing de digitale overdracht en verwerking van factuurgegevens tussen de onderneming en de aanbestedende overheid. e-invoicing omvat zowel de processen die zorgen voor de aanlevering van informatie door de leverancier, als de verwerkingsprocessen bij de overheid. 1 / 20

4 Een via aangeleverde factuur als pdf-document wordt niet als digitale aanlevering beschouwd. Wat betreft de verwerkingswijze aan de zijde van de overheid is deze zogenaamde pdf-factuur gelijk aan een papieren factuur. Tussen bedrijven onderling blijft e-invoicing vandaag toch nog eerder beperkt, maar dit betekent ook dat er duidelijk groeipotentieel aanwezig is in het elektronische facturatieverkeer in de business-to-business omgeving. Het business-to-government elektronische facturatieverkeer is vandaag, op enkele uitzonderingen na, onbestaande Reikwijdte van het initiatief Orafin, het belangrijkste financiële systeem van de Vlaamse overheid, verwerkte in 2012 ongeveer facturen, aangereikt door ruim begunstigden. Voor de hele Vlaamse overheid bedraagt het aantal facturen ongeveer het dubbele. Bij deze aantallen moeten ook nog de facturen naar de federale overheden geteld worden. Wanneer in een latere fase e-invoicing ook mogelijk wordt naar lokale besturen toe, zal het volume aan facturen nog beduidend toenemen, en zal e-invoicing ook interessanter worden voor een grote groep kmo s die op regelmatige basis voor lokale besturen werken Gestandaardiseerde overdracht van de factuurinformatie Een bedrijf dat facturen stuurt naar een federale overheidsdienst moet dit op een gelijkaardige wijze kunnen doen als elektronische facturatie naar een entiteit van de Vlaamse overheid. Dit spreekt voor zichzelf. Bovendien is het belangrijk deze standaardisatie ook te veralgemenen naar lokale besturen. Daarom hebben de federale- en gewestelijke overheden gekozen voor het e- invoicingplatform van de Europese Commissie (e-prior). Voor de middelgrote en kleine ondernemingen moet gewezen worden op de belangrijke rol die intermediaire private dienstverleners kunnen spelen bij het tot stand brengen van een koppeling tussen de financiële systemen van deze bedrijven en een e- invoicingplatform. Drie intermediaire actoren zijn reeds gekoppeld aan e-prior: Basware (Certipost), B2Boost en Advalvas Solutions. Bovendien zal een e-invoicingplatform ook een eenvoudige webtoepassing moeten hebben waar bedrijven, met een beperkt aantal facturen, rechtstreeks de factuurinformatie zullen kunnen invoeren. Een dergelijke webtoepassing wordt momenteel ontwikkeld door Fedict. 2 / 20

5 2.4. Het e-invoicingplatform Het aanleveren van en verwerken van de factuur bij het gebruik van het e- invoicingplatform zal als volgt verlopen. Bedrijven zullen op vijf wijzen hun factuur kunnen aanleveren: 1. Een bedrijf levert deze aan op papier. 2. Een bedrijf zendt een met een pdf-bijlage. 3. Een bedrijf geeft de factuurinformatie in op een website gekoppeld aan het e- invoicingplatform. 4. Een bedrijf levert de factuurinformatie rechtstreeks aan op het e-invoicingplatform. 5. Een bedrijf maakt gebruik van een centrale dienstverlener als Certipost, Isabel, De overheid zal deze facturen ontvangen: 1. In een postbus, scant deze intelligent in en levert ze aan in het financieel systeem door middel van geïntegreerde software. 2. Per , scant deze intelligent in en levert ze aan in het financieel systeem door middel van geïntegreerde software. 3 / 20

6 3. Ontvangt deze vanuit het e-invoicing platform door haar connectie met dit platform en levert deze aan het financieel systeem af (langs dezelfde geïntegreerde software). Een goede samenwerking van de stakeholders zal het volume dat langs het e- invoicingplatform binnenkomt doen toenemen. 3. Beleidscontext 3.1. De Europese context De Europese Commissie ontvangt haar facturen reeds digitaal en roept lidstaten en regio s op om dit voorbeeld te volgen. Europa kadert deze vergaande digitalisering in haar beleidsdoelstellingen van de EU2020-strategie. Eén van deze meer concrete doelstellingen is om tegen % van de facturatie elektronisch te laten verlopen. Het grootste potentieel zit uiteraard in het elektronisch factureren van bedrijven onderling. De uitrol van e-invoicing past ook in de Richtlijn 2011/7/EU van de Europese Commissie die gericht is op late betalingen en ook bekend staat als Late Payment Directive. Deze richtlijn maakt deel uit van de Small Business Act (SBA) van de EU, een breed pakket maatregelen ter bevordering van ondernemerschap in Europa. Vooral Scandinavische landen zijn reeds ver gevorderd met de invoering van elektronische facturatie: in 2005 werd e-invoicing naar de overheid verplicht in Denemarken. Vandaag wordt bijna 100% van de facturen naar de overheid elektronisch verstuurd. Deze lidstaat is zonder twijfel koploper. de Finse overheid aanvaardt alleen maar elektronische facturen via een systeem of via mail sinds januari Tegen eind 2010 waren alle overheidsinstanties klaar om zelf elektronische bestelbonnen of facturen te versturen. in Zweden is sinds 2006 e-invoicing verplicht mogelijk tussen bedrijven en de publieke sector. In juli 2008 werd deze verplichting uitgebreid naar alle verrichtingen. Ook Spanje heeft e-invoicing verplicht voor transacties tussen bedrijven en de publieke sector. Sinds november 2010 wordt dit toegepast ongeacht de omvang van de transactie. 4 / 20

7 3.2. De Vlaamse beleidscontext In het Vlaanderen in Actie -programma formuleert de Vlaamse Regering twaalf organisatiebrede sleutelprojecten om een doorbraak te realiseren als slagkrachtige overheid. Eén van deze sleutelprojecten is de optimalisering en vernieuwing van het financieel instrumentarium. De Vlaamse Regering besliste dan ook om het e-invoicing project goed te keuren in haar beslissing van 12 juli Op dit moment is een stuurgroep actief binnen het departement Bestuurszaken en het Agentschap Centrale Accounting om het ontvangen van elektronische facturen mogelijk te maken voor de diensten van de Vlaamse overheid. De doelstelling van dit project is om alle facturen, gericht aan de diensten van de Vlaamse overheid en aan de Vlaamse instellingen, digitaal aan te laten leveren én digitaal te verwerken vanaf Samenwerking met het federale niveau Bij het opzetten van het e-invoicingplatform is er de terechte bezorgdheid van het bedrijfsleven dat de gebruikte standaarden zo uniform mogelijk zijn. Er is de vrees dat de wijze van aanlevering van de factuurinformatie zou verschillen naargelang het bestuursniveau. Dergelijke variëteit zou de kosten voor de connectie van de leverancier met het e-invoicingplatform onnodig opdrijven. De Europese Commissie gebruikt sinds 2008 e-prior als e-invoicingplatform. Het federale bestuursniveau start met het op maat implementeren van e-prior in haar omgeving. (Dit gebeurt onder leiding van de Dienst voor Administratieve Vereenvoudiging en Fedict). De Vlaamse overheid probeert zo nauw mogelijk samen te werken met de diensten van de federale overheid om tot een instrument te komen waarbij ondernemers op een zo uniform mogelijk wijze kunnen facturen aan diensten van federale, Vlaamse, Waalse, Brusselse of lokale overheden. 4. Organisatie van de oproep 4.1. Doelstellingen van deze oproep Centraal staan vier elementen: a) De belangrijkste doelstelling van deze oproep betreft de opzet van een stakeholdersplatform samengesteld uit organisaties die zich gezamenlijk willen inzetten voor verspreiding van informatie, sensibilisering, verstrekking van opleidingen, opzetten van netwerkingsinitiatieven, voor bedrijven die elektronische facturatie naar overheden willen implementeren. 5 / 20

8 De Vlaamse overheid wil met deze oproep een dergelijk platform opstarten en gedurende twee jaren samen met de leden van het stakeholdersplatform de uitrol van elektronische facturatie naar overheden faciliteren. Na deze twee jaren volgt een evaluatie van deze aanpak. Na één jaar wordt echter al een tussentijdse evaluatie voorzien over de samenstelling van het platform, de benutting en toewijzing van de financiële middelen en de mate waarin de platformwerking heeft bijgedragen tot de realisatie van de beleidsvisie. De ambitie is tot een geschikte mix van maximaal acht organisaties te komen. De leden worden via deze oproep tot kandidaatstelling geselecteerd vanuit het brede middenveld aan organisaties die geïnteresseerd zijn om mee te werken aan de uitrol van e-invoicing naar overheden in Vlaanderen. Het Agentschap Ondernemen maakt eveneens deel uit van het stakeholdersplatform met volledig stemrecht bij alle beslissingen. Vertegenwoordigers van het departement Bestuurszaken, de Dienst Administratieve Vereenvoudiging en andere belanghebbende organisaties kunnen eventueel tot het stakeholdersplatform toetreden als waarnemend lid zonder stemrecht. De doelstellingen van dit platform zijn: 1. Het maken van onderlinge afspraken tussen de leden wat betreft de praktische implementatie van communicatie initiatieven zoals mediacampagnes, infosessies, opleidingen. (spreiding van de infosessies in de ruimte en de tijd / afstemmen van de presentaties / ), opmaak van brochures en websites 2. Het detecteren van (praktische) problemen waarmee ondernemers eventueel geconfronteerd worden en die de uitrol van e-invoicing (incl. B-to-B) in de weg kunnen staan. 3. Het detecteren van behoeften naar informatie of opleiding m.b.t. e-government in de ruime zin. 4. Het formuleren van voorstellen aan de minister m.b.t. verschuivingen in de beschikbare budgetten. b) De gezamenlijke organisatie van een reeks infosessies en andere communicatie-acties in Vlaanderen (1 of 2 per provincie), gesteund door alle stakeholders. De infosessies hebben vooral betrekking op de opportuniteit van e-invoicing en moeten vragen beantwoorden als: 1. Wat zijn de voordelen voor mijn onderneming? 2. Hoe lever ik mijn facturen gedigitaliseerd aan de overheid aan? 3. Zijn mijn overheidsklanten reeds toegetreden tot het systeem? 4. Welke zijn de juridische implicaties van e-invoicing? 6 / 20

9 Het doel is hier vooral om bedrijfsleiders die willen werken met Vlaamse of Federale overheden, accountants, boekhouders te overtuigen van de opportuniteit van e-invoicing. Het stakeholdersplatform kan overeenkomen om deze infosessies ook open te trekken naar andere vormen van e-government of e-invoicing tussen individuele ondernemingen. De andere communicatie-acties omvatten o.a. advertenties in media die zich richten op ondernemers. Ook kan de ontwikkeling van een bepaalde tool, handleiding of tekst worden opgenomen in het jaarplan. Deze ontwikkeling kan door één of meerdere van de platformleden gedaan worden. c) Een reeks opleidingen die uitgaan van individuele stakeholders en gericht zijn op hun achterban. Deze opleidingen zijn kleiner van opzet en nemen meer de vorm aan van een opleiding. Ze zijn heel praktisch van aard: 1. Het invoeren van individuele facturen via de te ontwikkelen webapplicatie wordt gedemonstreerd. 2. Het gebruik van e-id en het federale token wordt behandeld. 3. Er wordt toegelicht wat de meest voorkomende fouten zijn in facturen die bij overheden binnenkomen. Hoe ziet een goede factuur er uit? 4. Getuigenissen van gebruikers. Het doel is hier vooral om boekhouders, zaakvoerders van kleinere ondernemingen en administratief personeel eigen te maken met elektronisch factureren. Het stakeholdersplatform kan overeenkomen om deze opleidingen ook open te trekken naar andere vormen van e-government of e-invoicing tussen individuele ondernemingen. Vanuit het stakeholdersplatform zullen afspraken gemaakt worden m.b.t. de minimale inhoud van de opleidingen. d) Het installeren van aanspreekpunten bij de stakeholders. Deze aanspreekpunten moeten kunnen fungeren als helpdesk voor de ondernemers. Ondernemers moeten op deze aanspreekpunten beroep kunnen doen voor praktische vragen m.b.t. de eenmalige registratie om gebruik te kunnen maken van elektronische facturatie naar Vlaamse diensten, maar ook voor juridische vragen i.v.m. het elektronisch facturen en het bewaren van elektronische facturen Procedure De oproep wordt georganiseerd volgens de modaliteiten uiteengezet in hoofdstuk III van het besluit van de Vlaamse Regering van 24 april 2009 tot toekenning van steun aan 7 / 20

10 projecten ter bevordering van het ondernemerschap. De maxima inzake steunverlening zoals beschreven in dit hoofdstuk zullen dan ook niet overschreden worden in de totaal te verkrijgen steun per organisatie. Onderstaand worden de regels uiteengezet die het Agentschap Ondernemen zal volgen bij deze procedure. Deze oproep wordt georganiseerd vanuit een 2-stapsprocedure. In een eerste stap wordt het stakeholdersplatform samengesteld, terwijl in stap 2 afspraken gemaakt worden over de betoelaagde acties die elk van de leden van het groeiplatform zal ondernemen. Voor de deelname aan de bijeenkomsten van het stakeholdersplatform zelf wordt geen vergoeding voorzien STAP 1: Samenstelling stakeholdersplatform Wedstrijdformule De oproep voor kandidaatstelling voor lidmaatschap van het stakeholdersplatform verloopt volgens een wedstrijdformule waarbij de kandidaten op basis van hun kwaliteiten met betrekking tot onderstaande criteria tegen elkaar afgewogen worden. Het Agentschap Ondernemen zal hierover een gemotiveerde beslissing nemen. Maximaal 8 kandidaten zullen geselecteerd worden om deel uit te maken van het stakeholdersplatform. Er wordt gewerkt met ontvankelijkheids- en prioriteitscriteria bij de beoordeling van de ingediende kandidaturen: Ontvankelijkheidscriteria: kandidaten die niet voldoen aan deze criteria komen niet in aanmerking om geselecteerd te worden als lid van het stakeholdersplatform. Ze zijn onontvankelijk en zullen niet beoordeeld worden op basis van de prioriteitscriteria. Prioriteitscriteria: op basis van deze criteria zal het Agentschap Ondernemen een rangschikking maken van de kandidaten. De eerste acht kandidaten uit deze rangschikking zullen geselecteerd worden om deel uit te maken van het stakeholdersplatform. De wedstrijdformule zit met andere woorden vervat in deze prioriteitscriteria. De volgende paragrafen gaan in detail in op de ontvankelijkheids- en beoordelingscriteria Ontvankelijkheidscriteria Elke aanvraag wordt na ontvangst door het Agentschap Ondernemen beoordeeld op ontvankelijkheid. Dit gebeurt op basis van de volgende criteria: 1. De aanvraag is ten laatste op 23 juli 2014 om uur zowel digitaal als op papier in het bezit van het Agentschap Ondernemen 8 / 20

11 Agentschap Ondernemen Dienst Contact Center Vlaams Administratief Centrum Dirk Bouts Diestsepoort 6, bus Leuven Om de indieningsdatum te bepalen, geldt: 1 bij afgifte: de datum en het uur op het ontvangstbewijs; 2 bij versturing per post: de postdatum; 3 bij verzending per de datum en het uur van ontvangst op de servers van het Agentschap Ondernemen. 2. De digitale versie van de projectaanvraag stemt exact overeen met de ingediende papieren kopie. 3. De indiener beschikt over een rechtspersoonlijkheid en een inschrijvingsnummer bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). 4. De aanvraag is ingediend op het door het Agentschap Ondernemen ter beschikking gestelde aanvraagformulier, met inbegrip van de verplicht toe te voegen bijlagen, en is ondertekend door het daartoe bevoegde orgaan van de organisatie die zich kandidaat stelt. 5. De aanvraag is ingediend door een ondernemingsorganisatie of federatie. 6. De aanvraag bevat een verklaring waarin: a. de kandidaat de missie en doelstellingen van het stakeholdersplatform zoals uiteengezet in dit document (zie 4.1) onderschrijft en verklaart hieraan te willen bijdragen; b. de kandidaat zich bereid verklaart om inspanningen te doen tot communitybuilding met de andere platformleden (kennisdeling en gezamenlijke uitrol van acties en onderling afstemming van initiatieven via opstelling van een jaarplan) en dit onder meer door het voeren van een gezamenlijke communicatiecampagne; c. de kandidaat bevestigt zich als lid van het stakeholdersplatform in te schakelen in een publieke opdracht, die via deze oproep (gedeeltelijk) uitgevoerd wordt door private partijen. Dat de opdracht (gedeeltelijk) wordt uitgevoerd door private partijen wijzigt het publieke karakter van de opdracht niet. De kandidaat bevestigt in deze verklaring ook dat gezien het publieke karakter van de opdracht het Agentschap Ondernemen een onbeperkt gebruiks- en veranderingsrecht krijgt op alle tools en instrumenten die ontwikkeld worden in het kader van de platformwerking, zonder dat hiermee het eigendomsrecht wijzigt; d. de kandidaat bevestigt dat de informatieverstrekking over de mogelijkheden tot e-invoicing en e-government in de ruime zin een gezamenlijke taak is van de leden van het stakeholdersplatform en het 9 / 20

12 Agentschap Ondernemen. Omdat dit een gezamenlijke taak is, draagt de kandidaat bij tot de gezamenlijke uitstraling en profilering van deze campagne in al haar acties die zij in dit kader onderneemt. Tevens garandeert de kandidaat dat de communicatierichtlijnen van het Agentschap Ondernemen nageleefd zullen worden (zie richtlijnen in bijlage) en dat het Agentschap Ondernemen recht heeft op spreektijd en zichtbaarheid op infosessies en sensibiliseringsacties die door de kandidaat gegeven worden over dit thema. Er wordt geen steun verleend aan projecten wanneer de aanvrager niet voldoet aan de regelgeving die van toepassing is in het Vlaamse Gewest. De aanvrager mag op de indieningsdatum van de steunaanvraag geen achterstallige schulden bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) hebben en geen procedure op basis van Europees of nationaal recht hebben lopen, waarbij een toegekende steun wordt teruggevorderd Prioriteitscriteria De ontvankelijke projectaanvragen zullen door een beoordelingscommissie gejureerd worden op basis van hun kwaliteit en inhoud. De kandidaten wordt gevraagd om een voorstel te doen naar mogelijke communicatie-initiatieven en andere maatregelen welke de invoer van elektronisch factureren naar overheden kunnen faciliteren. Er zal geëvalueerd worden op de onderstaande criteria. 1. De aangetoonde ervaring van de organisatie met: a. communicatieacties gericht op de doelgroep, i.c. ondernemingen die regelmatig facturen verzenden naar overheden (met de nadruk op federale en Vlaamse overheden); b. het verstrekken van eerstelijnsinformatie aan ondernemingen. 2. De kwaliteit, te beoordelen op basis van het CV, van de persoon die voorgesteld wordt door de organisatie om lid te zijn van het stakeholdersplatform, en ook van de vervanger die voorgesteld wordt in geval de eerste persoon belet zou zijn om de vergadering van het platform bij te wonen. De beoordeling op dit criterium zal gebeuren op basis van de relevante kennis en ervaring inzake e-government toepassingen en boekhoudregels van de personen in kwestie. Indien de persoon nog moet aangeworven worden, wordt een uitgebreide functiebeschrijving toegevoegd; 3. De eigen inbreng van: a. kennis m.b.t. e-invoicing; b. ter beschikking stellen van faciliteiten (waaronder infrastructuur), personeel, ; 4. Voorstellen van communicatie-intiatieven: 10 / 20

13 a. de mate van innovativiteit van de voorgestelde initiatieven; b. de mate waarin de voorgestelde initiatieven inhoudelijk en methodologisch zijn uitgewerkt; c. de mate waarin de voorgestelde initiatieven efficiënt omgaan met de benodigde middelen. 5. De wervingskracht van de kandidaat te beoordelen op basis van: a. regionaal bereik van de kandidaat; b. sectoraal bereik van de kandidaat (aantal aangesloten leden); 6. Het streven naar een geografische spreiding van de leden van de stakeholders in het Vlaamse Gewest; 7. Het streven naar sectorale spreiding van de leden van de stakeholders in het Vlaamse Gewest. Er wordt gestreefd naar een goede mix van generiek werkende organisaties en niche-organisaties die zich eerder op een specifieke sector en inhoudelijke materie richten Selectieproces Het Agentschap Ondernemen zal een jury van ambtenaren samenstellen om de binnengekomen kandidaturen te beoordelen en de rangschikking op te stellen. De jury zal een gemotiveerde beslissing voorbereiden en voorleggen aan de minister bevoegd voor Economie Indiening De nodige documenten voor het indienen van een projectaanvraag zijn beschikbaar op de website van het Agentschap Ondernemen en worden hieronder opgesomd: ( Handleiding (pdf) Bijlage 1 - Aanvraagsjabloon (doc) Bijlage 2 - Verklaring (doc) Bijlage 3 - Communicatierichtlijnen (pdf) Bijlage 4 - Ontvankelijkheidschecklist (pdf) Bijlage 5 - Controlerichtlijnen (pdf) De indiening moet gebeuren volgens het aanvraagsjabloon. De aanvraag zal gericht worden aan: Ofwel per post, ofwel afgegeven tegen ontvangstbewijs Agentschap Ondernemen T.a.v. de heer Bert Stassen 11 / 20

14 VAC Dirk Bouts Diestsepoort 6, bus Leuven bert.stassen@agentschapondernemen.be Tel : De aanvraag zal zowel digitaal als op papier (één exemplaar) ingediend worden. De papieren versie zal een afdruk zijn van de ingediende digitale bestanden. De aanvraag gebeurt uiterlijk tegen 23 juli 2014 om 12:00u STAP 2: Communicatie Aan de kandidaat wordt gevraagd om in zijn kandidaatstelling onder het luik visie op zijn engagementen in het kader van het stakeholdersplatform zijn ideale mix aan betoelaagde infosessies, tools, sensibiliseringsacties en eventuele andere acties te duiden. De ideale mix moet gemotiveerd worden op basis van de ervaring van de kandidaat met het informeren van hun achterban i.v.m. gelijkaardige initiatieven. Het Agentschap Ondernemen zal deze voorstellen opnemen in een eerste ontwerp van jaarplan van het stakeholdersplatform en ter bespreking voorleggen op het eerste stakeholdersplatform. De bedoeling zal zijn de bespreking van het stakeholdersplatform dan te richten op: het laten passen van deze voorstellen binnen de beschikbare budgettaire ruimte voor informatieverschaffing, sensibilisering, opleidings- en netwerkingsinitiatieven en grote gezamenlijke acties en; het bekomen van afstemming en samenwerking tussen de platformleden inzake de infosessies en sensibiliseringsacties en uiteraard de grote gezamenlijke acties. De kandidaten moeten er zich dan ook van bewust zijn dat ze hun voorstellen niet als definitief mogen beschouwen, aangezien een wezenlijk element van de platformwerking juist de afstemming en samenwerking inzake dit soort initiatieven is. Indien er geen akkoord kan gevonden worden via de bespreking tijdens het stakeholdersplatform zal het Agentschap Ondernemen zelf een voorstel voor het eerste werkjaar overmaken aan de minister bevoegd voor Economie, die uiteindelijk de middelen zal toekennen aan elke individuele organisatie. Het Agentschap Ondernemen zal daarbij rekening houden met volgende criteria: de verdeling volgens draagkracht en wervingskracht van de organisaties; de gelijkwaardige regionale spreiding van de infosessies en sensibiliseringsacties; de gelijkwaardige sectorale spreiding van de infosessies en sensibiliseringsacties; de afstemming en samenwerking tussen platformleden om tot gecoördineerde actie te komen; het innovatieve karakter van het voorstel; 12 / 20

15 de kostenefficiëntie en effectiviteit van de voorgestelde acties. De minister van Economie kan bij het toekennen van deze middelen steeds bijkomende voorwaarden opleggen aan de platformleden, bijvoorbeeld inzake afstemming en samenwerking bij het opzetten van infosessies en sensibiliseringsacties of een minimale opkomst bij opleidingen. Na de tussentijdse evaluatie zal het stakeholdersplatform een werkplan opstellen voor het tweede werkjaar. Dit werkplan zal op dezelfde manier behandeld worden door het Agentschap Ondernemen en de minister van Economie Beschikbare middelen Het Agentschap Ondernemen hanteert een globale begroting met ramingen voor alle voorziene activiteiten in het kader van deze oproep. Bij de tussentijdse evaluatie ten laatste na één jaar werking van het stakeholdersplatform is ook voorzien dat een actualisatie gebeurt van de beschikbare middelen. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat de kosten voor bepaalde communicatie-acties lager uitvallen dan op dit ogenblik geraamd door het Agentschap Ondernemen, waardoor meer middelen beschikbaar komen in het tweede jaar voor het aanbrengen van leads, of het organiseren van infosessies of sensibiliseringsacties of grote gezamenlijke acties. De hieronder weergegeven beschikbare middelen per type van uit te voeren actie, zijn dan ook te beschouwen als de beschikbare middelen, vóór de tussentijdse evaluatie. Het Agentschap Ondernemen voorziet volgende middelen voor de acties van de leden van het stakeholdersplatform: 1. De gezamenlijke organisatie van een reeks infosessies in Vlaanderen (1 à 2 per provincie) en andere communicatieacties, gesteund door alle stakeholders: maximaal euro voor alle platformleden samen. Dit budget dekt ook de ontwikkeling van eventuele tools of teksten die opgenomen werden in het jaarplan en vrij door alle stakeholders gebruikt kunnen worden. 2. Een reeks opleidingen die uitgaan van individuele stakeholders en gericht zijn op hun achterban: maximaal euro voor alle platformleden samen voor de periode van twee jaar. 3. Het installeren van aanspreekpunten bij de stakeholders en de stimulatie van leden om gebruik te maken van e-invoicing: maximaal euro per jaar voor alle platformleden samen, met de volgende limieten: a. Maximaal euro voor de volledige periode van 2 jaar; b. Per stakeholder maximaal 75 euro per ondernemer die: i. En effectief een factuur verzend naar een Vlaamse overheidsdienst 13 / 20

16 ii. En bij de registratie aangeeft dat hij omtrent het gebruik van e- invoicing geïnformeerd werd door één van de stakeholders. c. Per stakeholder maximaal 50% van het beschikbare jaarbudget De factuur moet naar een één van de diensten van de Vlaamse overheid of een Vlaamse instelling worden verzonden in het kader van een overheidsopdracht. Andere betalingsaanvragen zoals subsidies, zitpenningen, onkostenvergoedingen voor overheidspersoneel, komen niet in aanmerking. Het Agentschap Ondernemen zal samen met het Departement Bestuurszaken regelmatig de voorgang van de registratie van ondernemingen en het elektronisch factureren rapporteren naar de stakeholders. Op het einde van iedere periode van 6 maanden na de start van de informatiecampagne wordt aan elke stakeholder gerapporteerd hoeveel ondernemingen bij hun registratie hebben aangegeven hierbij door hem begeleid te zijn en hoeveel van deze ondernemingen er effectief gebruik hebben gemaakt van elektronische facturatie naar een Vlaamse overheidsdienst. Er wordt geen andere vergoeding voorzien voor de onkosten die de platformleden maken voor het individueel begeleiden en informeren van ondernemingen. Het installeren van aanspreekpunten is geen vereiste voor deelname aan het stakeholdersplatform. Om recht te hebben op de vergoeding, dient de aanvrager echter een dergelijk aanspreekpunt ter beschikking te stellen dat zowel telefonisch als per voldoende bereikbaar is. Voor alle aanspreekpunten wordt vóór de start van de informatiecampagne een gezamenlijke opleiding georganiseerd door het Agentschap Ondernemen. De aanvrager geeft in zijn aanvraag aan of hij een dergelijk aanspreekpunt zal organiseren. Enkel bij de tussentijdse evaluatie kan hij dit aanspreekpunt opheffen. Hij laat dit dan schriftelijk weten aan het Agentschap Ondernemen en motiveert hierbij zijn beslissing. Daarnaast voorziet het Agentschap Ondernemen een budget voor (dit maakt geen deel uit van deze oproep): het opstellen, opmaken en drukken van brochures het opmaken van presentaties en oefenmateriaal voor opleidingen en infosessies het online publiceren van deze informatie (de te gebruiken websites zullen in overleg met de stakeholders worden bepaald) het ontwikkelen van webapplicaties (in overleg met de stakeholders) Het Agentschap Ondernemen bereidt reeds een eerste reeks brochures, handleidingen en webteksten voor tegen de start van de communicatie-campagne. 14 / 20

17 In overleg met de stakeholders kan bij de tussentijdse evaluatie worden beslist om dit laatste budget te reduceren of uit te breiden ten nadelen of ten voordele van het beschikbare budgetten voor infosessies en opleidingen. Er wordt geen afzonderlijke vergoeding voorzien voor het bijwonen van vergaderingen van het stakeholdersplatform, aangezien ervan uitgegaan wordt dat de vergoeding voor het genereren van leads deze kosten moet dekken. 5. Administratieve instructies voor projectpromotoren 5.1. Start van de informatiecampagne De datum van de start van de informatiecampagne wordt gezamenlijk door alle leden van het stakeholdersplatform bepaald. Indien er geen unanimiteit kan bereikt worden, wordt de datum bepaald door de Administrateur-Generaal van het Agentschap Ondernemen. De informatiecampagne start uiterlijk 1 jaar na het begin van de indieningstermijn van deze oproep. 2 jaar na de start van de informatiecampagne worden alle deelprojecten beëindigd en worden er geen leads meer uitbetaald voor ondernemers die effectief gebruik maken van e-invoicing bij facturatie naar een Vlaamse administratie. Na één jaar wordt echter al een tussentijdse evaluatie voorzien over de samenstelling van het platform, de benutting en toewijzing van de financiële middelen en de mate waarin de platformwerking heeft bijgedragen tot de uitrol van elektronische facturatie van bedrijven naar overheden in Vlaanderen Indienen van betalingsaanvragen De procedure voor het indienen van de betalingsaanvragen zal worden beschreven in het Ministerieel Besluit dat de middelen toekent aan de projectpromotor. Er wordt uitgegaan van een uitbetaling per zes maanden van de verschuldigde bedragen. Dat wil zeggen dat over de periode van twee jaar vier uitbetalingsmomenten zullen plaatsvinden, telkens voor de verschuldigde bedragen. Er worden geen voorschotten uitbetaald. Bij elke uitbetalingsaanvraag neemt het platformlid volgende bewijsstukken op: een vordering voor het verschuldigde bedrag; een overzicht van de betaalde loonkost (voor zover aanvaardbaar); een overzicht van de gemaakte kosten in het kader van in het jaarplan van het stakeholdersplatform opgenomen infosessies, sensibiliseringsacties, 15 / 20

18 ontwikkelingskosten van gezamenlijk te gebruiken tools, opleidingen of grote gezamenlijke acties; een voortgangs- of desgevallend eindverslag. Het voortgangs- of eindverslag bevat een overzicht van het geleverde werk door bijvoorbeeld een overzicht te geven van de georganiseerde activiteiten, infosessies, sensibiliseringsacties, met het bereikte effect en een evaluatie van de meerwaarde van deze activiteiten. Bij de aanvraag van de laatste schijf wordt ook een financieel rapport toegevoegd. Het financieel rapport geeft een overzicht van de inkomsten en uitgaven gemaakt in het kader van het project. Het bevat de belangrijkste facturen van het project met de bewijzen van kwijting (rekeninguittreksels, loonfiches, ) Projectadministratie Het platformlid dient een aparte projectadministratie, op basis van een analytische boekhouding met een aparte kostenplaats, bij te houden. Deze projectadministratie dient op een overzichtelijke en geordende wijze te worden gevoerd met het oog op: een doeltreffende beheersing van de projectkosten; het verschaffen van gedetailleerde en overzichtelijke uitgavenstaten; het opstellen van de vereiste voortgangsrapporten en het eindrapport; een efficiënt verloop van de controles door Inspectie Economie voor uitbetaling van het saldo. Er moet van uitgegaan worden dat de afdeling Inspectie Economie een controle uitvoert van de projectboekhouding van alle betoelaagde projecten alvorens het saldo kan worden uitbetaald. De originele facturen en betalingsbewijzen dienen te worden bewaard en dienen steeds beschikbaar te zijn voor controle Betoelaagbare uitgaven Algemeen Het ministerieel besluit, de kandidaatstelling en het jaarplan van het stakeholdersplatform samen bepalen in principe wat de subsidiabele kosten per platformlid zijn. Verschuivingen binnen de kostenposten zijn aanvaardbaar mits bijkomende goedkeuring door het Agentschap Ondernemen. Indien wezenlijke verschillen optreden tussen de reëel gemaakte uitgaven en de geraamde uitgaven dient het Agentschap Ondernemen vooraf schriftelijk haar toestemming te verlenen op basis van de motivering gegeven door de begunstigde. Er mag niet automatisch van uitgegaan worden dat elke wijziging zal goedgekeurd worden. De essentie van de voor betoelaging vatbaar geachte actie moet bewaard blijven. 16 / 20

19 Wijzigingen aan de projectbegroting (zoals bijvoorbeeld overheveling van budget van de ene kostenrubriek naar de andere) in de loop van het project dienen voorafgaandelijk en schriftelijk, en uiterlijk voor de beëindiging van het project, door de indiener te worden aangevraagd bij het Agentschap Ondernemen voor budgetverschuivingen tot 15% en bij de minister voor verschuivingen boven 15%. De goedkeuring dient in beide gevallen schriftelijk te gebeuren. Overschrijding van een rubriek uit de kostenbegroting wordt dus, tenzij vooraf goedgekeurd, niet aanvaard. In principe komen enkel daadwerkelijk verrichte uitgaven voor betoelaging in aanmerking. De uitzondering betreft de forfaitaire vergoeding voor het installeren van aanspreekpunten. BTW vormt enkel een subsidiabele uitgave, wanneer zij effectief en definitief door de promotor wordt gedragen (m.a.w. niet terugvorderbaar is). Bij elke betalingsaanvraag dient vermeld te worden wat het BTW-statuut is van de aanvrager. Bij een gemengd BTW-statuut moet de promotor meedelen welk percentage van de BTW terugvorderbaar is. In het aanvraagformulier worden volgende subsidiabele uitgaven gedefinieerd: 1. infosessies en sensibiliseringsacties 2. personeelskosten (slechts in beperkte mate voor de infosessies) 3. andere Daarbij wordt expliciet bepaald dat geen overheadkosten betoelaagd worden. Deze moeten met andere woorden door de organisatie zelf gedragen worden. Hieronder worden de kostenrubrieken afzonderlijk besproken. Eerst wordt vermeld welke uitgaven aanvaardbaar zijn en onder welke voorwaarden. Daarna wordt vermeld op welke manier de kostprijs en de betaling van de uitgaven moet bewezen worden Netto te financieren saldo Slechts de kosten die nog niet door andere inkomsten gedekt zijn (vb. inschrijvingsgeld voor de infosessies of opleidingen), komen voor betoelaging in aanmerking. Door zich kandidaat te stellen in het kader van deze oproep aanvaardt de organisatie dat alle inkomsten, die de organisatie in het kader van initiatieven die worden georganiseerd vanuit het overlegplatform, meegedeeld worden aan het Agentschap Ondernemen. Slechts na schriftelijke, voorafgaande toestemming van het Agentschap Ondernemen mogen deze inkomsten ook verworven worden. Deze inkomsten zullen worden afgetrokken van de kosten die voor betoelaging in aanmerking komen. De kosten die na deze aftrek overblijven komen voor betoelaging in aanmerking. 17 / 20

20 Infosessies, sensibiliseringsacties, opleidings- en netwerkinitiatieven Hieronder worden alle dergelijke initiatieven verstaan die worden georganiseerd vanuit het stakeholdersplatform. Gezien de brede noemer wordt aan de kandidaat gevraagd zijn voorstel van deze acties voldoende te duiden naar verschillende soorten kostenposten. Bewijsstukken: de kosten van de externe prestaties moeten worden bewezen aan de hand van facturen of met boekingsstukken met vergelijkbare bewijskracht. (geen loonstaat, in dat geval zijn het personeelskosten); loonstaten; het bewijs van betaling dient geleverd te worden met een rekeninguittreksel Loonkosten Deze rubriek bevat de loonkosten van rechtstreeks betrokken personeelsleden die op de payroll staan van de leden van het consortium, in verhouding tot de aan infosessies of opleidingen bestede tijd. Deze tijd wordt bijgehouden via tijdsbestedingstabellen. De loonkosten worden ingediend op basis van een standaard uurtarief (SUT) dat vermenigvuldigd wordt met de aan het project bestede tijd volgens de tijdsbestedingstabellen. Deze tijdsbestedingstabellen worden 3-maandelijks verzameld, ondertekend en door de projectindiener opgestuurd naar het Agentschap Ondernemen. De tijdsbestedingstabellen worden in principe per halve dag ingevuld, tenzij bepaalde personeelsleden a rato van een aantal uren worden ingezet, dan dienen de tabellen hierop afgestemd te zijn zodat een correcte registratie van het aantal uren mogelijk is. Het standaard uurtarief wordt forfaitair bepaald als de vermenigvuldiging van het bruto maandloon (voltijds) van het betrokken personeelslid bij het begin van het project met de coëfficiënt 1,1 %. Voor de berekening wordt het bruto maandloon steeds herrekend naar een voltijdse betrekking van 38 uur. Bijvoorbeeld : deeltijdse prestaties van 20 uur aan een deeltijds bruto maandloon van euro, geeft, omgerekend naar een voltijdse betrekking van 38 uur, een bruto maandloon van euro x 38/20 = euro, te vermenigvuldigen met de coëfficiënt 1,1% en dus een SUT van 31,35 euro. Kosten voor supervisie door de leidinggevende zijn niet aanvaardbaar. Personen met een voltijdse beroepsbezigheid buiten het project of een voltijds vervangingsinkomen kunnen geen personeelskosten inbrengen. Voor elk personeelslid waarvoor een betoelaging van loonkosten wordt gevraagd, wordt bij elke uitbetalingsaanvraag een kopie van de loonstaat gevoegd van de maande waarin de informatie-campagne werd gestart. 18 / 20