19 e eeuw : studie van de werkmethodes bij BSM. Door observatie en controle van de bewegingen werd het mogelijk arbeid efficiënter te maken.

Transcriptie

1 Samenvatting Kantoorbeheer Deel 1: Kantoorconcepten 1 Inleiding 2 Geschiedenis van de kantooromgeving 2.1 Een negatief imago Een kantoor had eerder een grijze uitstraling. Het is een tastbaar symbool van de economische activiteit en van sociale, technologische en financiële overgang. Werkende bevolking op het kantoor : - begin vorige eeuw: 5% - eind vorige eeuw : meer dan 50% Van waar dit minder positief beeld? - De architecturale waarde was minder aantrekkelijk (het echte werk werd verricht op het platteland, waardoor men weinig aandacht besteedde aan het kantoor). - De status van kantoorwerk daalde (ook al bleef het aantal kantoorwerkers stijgen). - Eind jaren 60 werd het kantoor overspoeld door allerhande specialisten (programmeurs, systeemanalisten, ) - Mensen hadden weinig oog voor de plaats en de omgeving waarin ze moesten werken. (Waren enkel geïnteresseerd in WAT ze moesten doen. - Het belang van kantoorwerk is gedurende een groot deel van de 20 e eeuw onderschat. Het is meestal onzichtbaar voor de buitenwereld, informatie kan niet gezien worden. (Immaterialisme) 2.2 Taylorisme De ontwikkeling van de kantoorcultuur begint bij F. Taylor. 19 e eeuw : studie van de werkmethodes bij BSM. Door observatie en controle van de bewegingen werd het mogelijk arbeid efficiënter te maken. Taylors methoden lagen aan de basis van MASSAPRODUCTIE en BANDWERK. SCIENTIFIC MANAGEMENT of TAYLORISME? WAT : Bestond erin mensen te beschouwen alsof ze onderdeel waren van een productiemachine. SOORTEN: scheiding tussen geestelijke en uitvoerende arbeid. Samenvatting Kantoorbeheer 1/38

2 PROCES: Mensen op het werk werden geobserveerd met een chronometer voor bewegingsstudies, uitgevoerd door mannen in witte schorten. Hun taak was om de meest efficiënte manier van werken te vinden. ACHTERLIGGENDE GEDACHTE: De uitvoerenden werden best behandeld als nietdenkende machines. Niet alleen toepasbaar in productieomgeving maar ook in kantoren: BASISIDEE VOOR HET MANAGEMENT VAN EEN KANTOOR: Een onpersoonlijke bureaucratie waar orde en regelmaat de belangrijkste elementen waren. BIJ TAYLOR SPEELDE HIÊRARCHIE EEN BELANGRIJKE ROL : - Trouw en toewijding werden beloond met werkzekerheid - Promotie werd ook beloond met een statussymbool : meer ruimte. TAYLOR STREEFDE VERSCHILLENDE WAARDEN NA : - orde - hiërarchie - controle - mens als machine De ideeën rond management evolueren. Vandaag maken we een evolutie mee op het vlak van de kantooromgeving. 2.3 De Noord-Amerikaanse stijl - Sinds 1920: nieuwe ontwikkelingen in de bouwnijverheid (gebruik van staal, beton, liften, elektrische verlichting, ) droegen bij tot het ontwerpen van zeer hoge torens. - Invloeden van de vastgoedsector (kantoren waren hier eigendom van) en stadsplanning : opbrengst drijfveer. - Beschikbare ruimte in het centrum werd kostbaar en hoogbouw betekende een vermenigvuldiging van de oppervlaktewaarde. -! Door beperkte oppervlakte werden er standaard grondplannen getekend waarbij de kern van verticale circulatie (liften,trappen, ) en alle ruimte rondom de kern kon benut worden voor de plaatsing van burelen. - Binnenkant: goedkoop en flexibel - Buitenkant: groot deel van het budget werd gespendeerd aan het ontwerp en de realisatie van de gevel, die het prestige van het bedrijf moest uitdrukken. HOOGBOUW MET STANDAARD GRONDPLANNEN Samenvatting Kantoorbeheer 2/38

3 2.4 De Noord-Europese traditie - Noord-Europese steden: oud en hadden al hun eigen identiteit. Het kantoorgebouw kreeg geen vooraanstaande plaats in het stadsbeeld. - Eigendom van een bedrijf - Sociaal democratisch klimaat in Europa (veel overleg tussen werkgever en werknemer) zorgde ervoor dat bij het ontwerp van het gebouw rekening werd gehouden met de eisen van de eindgebruiker. smallere kantoorgebouwen = werknemer zicht geven naar buiten. cellulair omwille van de vraag naar gesloten kantoren vriendelijk ten opzichte van het klimaat en de omgeving omwille van de veiligheid en gezondheid van de werknemers BEPERKTE HOOGBOUW MET EIGEN STIJL IN OMGEVING VAN STEDEN CONCLUSIE AMERIKA: - grote projecten gefinancierd door vastgoedmarkt - gebouw zo standaard mogelijk om gemakkelijk te kunnen verhuren - liggen in het centrum EUROPA: - kantoorgebouwen zijn veel gevarieerder - hebben wel een lage bezettingsgraad - gebouwen worden door een bedrijf gebouwd - er werd geld geleend - er werd meer aandacht besteed aan het ontwerp - liggen in de omgeving van grote steden. 2.5 De ommekeer : vraag naar nieuw kantoorconcept vanuit economische druk, technologische vooruitgang, - andere manier van werken vereist andere huisvesting (meer creativiteit) - kennis en uitwisseling ervan wordt heel belangrijk - informatietechnologie maakt veel mogelijk FM DOET ZIJN INTREDE Samenvatting Kantoorbeheer 3/38

4 3 Oorzaken van de verandering 3.1 Bedrijfseconomische ontwikkelingen Oppervlakte van een werkplek Ontwikkelingen die een belangrijke rol spelen in de organisatie van het kantoorgebeuren. WAT VERSTAAT MEN ONDER DIE m²? Volgens ISO-of DIN-norm aantal m² onderverdelen. Beide normen komen op een aantal details na, overeen. Het is van belang dat elke organisatie voor zichzelf een aantal afspraken maakt omtrent de berekening van oppervlaktes, liefst zo goed mogelijk aansluitend op een norm. Bruto vloeroppervlakte = netto vloeroppervlakte + constructieoppervlakte Netto vloeroppervlakte = nuttige-+ installatie-+ circulatieoppervlakte Bruto vloeroppervlakte (BVO) = de totale opp van de grondvlakken van de verschillende verdiepen. (wordt berekend met de buitenmaten van het gebouw. Netto vloeroppervlakte (NVO) = de opp tussen de verschillende muren en constructieelementen. Constructieoppervlakte = de opp die ingenomen wordt door de elementen van de structuur van het gebouw zoals gevels, kolommen, steunmuren, niet te betreden schachten, enz Nuttige oppervlakte = de opp die overeenstemt met het doel of het gebruik van het gebouw. (de ruimte binnen de kantoren,incl ingebouwde kasten,meubilair, bewegingsruimte, ) Installatie oppervlakte = de opp die nodig is om het gebouw op zich te laten functioneren. (de technische lokalen zoals HVAC) Circulatie oppervlakte = de verkeersruimten zoals gangen,trappen, Samenvatting Kantoorbeheer 4/38

5 OPTIMALE m²? Hoe groter het % nuttige oppervlakte, hoe beter dit is uit economisch oogpunt! - Het aantal m² nuttige opp per medewerker zou uit economisch oogpunt zo klein mogelijk moeten zijn, maar wel optimaal om goed en efficiënt te functioneren. - Ergonomisch en functioneel zo optimaal mogelijk. Optimale m² volgens Algemeen Reglement voor ArbeidsBescherming (ARAB): wetgeving in verband met veiligheid. Nu vervangen door CODEX. In het ARAB (Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming) wordt een minimale hoogte voor werkplaatsen van 2.5 m voorgeschreven. Deze norm kan ook voor kantoren gehanteerd worden. De Belgische wetgeving schrijft echter niets voor i.v.m. de oppervlakte van kantoren. Wanneer we een kijkje nemen bij onze buurlanden, zien we dat daar wel normen en aanbevelingen bestaan omtrent dit onderwerp. Daarop kunnen we ons dan ook baseren om tot een redelijke oplossing te komen. Vloeroppervlakten per standaard-kantoorfunctie Standaard kantoorruimte Minimale vloeropp in m2 Optimale vloeropp in m2 A 7 9 B 9 11 C D E F a) uitvoerend kantoorwerk. telefoon- en archiefwerk. b) uitvoerend kantoorwerk waarbij een beeldschermopstelling noodzakelijk is; Samenvatting Kantoorbeheer 5/38

6 c) leidinggevenden van a) en b): beeldschermopstelling en overlegruimte voor max. 4 personen; d) kantoor- of beleidsadvieswerk: beeldschermopstelling en overlegruimte voor max. 2 personen; e) leidinggevenden voor d): beeldschermopstelling en overlegruimte voor max. 6 personen; f) representatieve functies met bestuurlijke verantwoordelijkheden Bezettingsgraad van een werkplek Bezettingsgraad opmeten volgens MMO: 14 dagen op willekeurige tijdstippen (6 à 8 u/dag) controleren op aanwezigheid in kantoor. Lage gemiddelde bezetting van de werkplekken: Van de effectief te benutten werkdagen zijn we 20% van de tijd niet beschikbaar. (ziekte, vakantie, ) Een groot deel van de beschikbare oppervlakte wordt niet gebruikt. Vergaderingen, bezoeken buitenshuis enz... zorgen voor een lage bezettingsgraad Slechts 48% van de beschikbare werkplekken wordt gebruikt Slechts 60% van de medewerkers is in het gebouw aanwezig. Bvb.: directie, managers, adviseurs Hoge werkplekbezetting: Bvb.: De receptie, het secretariaat, ondersteunende afdelingen OPMERKING Managers, directeurs hebben meestal de grootste werkplek terwijl zij het minst aanwezig zijn Kosten van een werkplek WAT KOST EEN WERKPLEK NU? Databank FACANA : in deze databank zijn de facilitaire kosten en prestaties opgenomen van honderden organisaties en nog veel meer locaties. Ook op het internationale toneel wordt vel energie gestoken in het verkrijgen van inzicht in de kosten van facilitaire organisaties. Vaste lasten (huur of afschrijving) maken slechts een beperkt deel uit (1/3) van de totale kostprijs van een werkplek. Men spreekt van: Huisvestingsgebonden kosten: huur, afschrijving, onderhoud, schoonmaak en energie. Per m². Samenvatting Kantoorbeheer 6/38

7 Werkplekgebonden kosten: ICT,, receptie, catering. Per werkplek aangegeven. OPMERKING Een overdreven aandacht voor de kosten heeft in een aantal gevallen geleid tot een verschraling van de dienstverlening. Kwaliteit werkplek: In de toekomst moet men kijken naar de toegevoegde waarde die facilitaire organisaties hebben voor het primaire proces in plaats van het minimaliseren van de kosten! Efficiëntie en effectiviteit van een werkplek Het ruimtegebruik kunnen we in twee richtingen verbeteren: - Efficiëntie: iets op een goede manier doen Efficiëntie verhogen komt overeen met de exploitatiekost (kostprijs) te verlagen - Effectiviteit: het goede doen Effectiviteit verhogen: de ruimte op zo n manier gebruiken dat ze de kwaliteit van het werk verbetert. Ze biedt een meerwaarde aan het bedrijfsproces. OPMERKING Zie bijlage 11&12 en p Technische ontwikkelingen De doorbraak van de informatietechnologie (GSM, internet) veroorzaakt een revolutie in de dagelijkse manier van werken en leven: - snelheid - mobiliteit - flexibiliteit Deze ontwikkelingen veroorzaken ook een evolutie in het functioneren van bedrijfsprocessen. Dit heeft een grote invloed op: - de organisatiestructuren - de dagelijkse manier van werken - de aard van de relatie tussen personeel en organisatie Bedrijven moeten de beste manier vinden om een concurrentievoordeel te creëren door efficiënt gebruik te maken van een netwerk van mensen en informatie. => Proces van voortdurende verandering! Samenvatting Kantoorbeheer 7/38

8 Efficiëntieverbetering is een belangrijke motor achter dit veranderingsproces. Zowel publieke als private organisaties zijn gedwongen om zich concurrerend op te stellen en de exploitatiekosten te verminderen. 3.3 Maatschappelijke ontwikkelingen Mobiliteit en bereikbaarheid van kantoren zorgen voor problemen. - locatie van bedrijven - de behoefte aan een evenwicht tussen privé en werk INVLOED OP NIEUWE KANTOORCONCEPTEN! 3.4 Vergelijking tussen de oude en de nieuwe kantoorcultuur Traditionele kantooromgeving: administratief werk was de basis van het kantoorwerk het werk was routinematig één persoon per werkplek, van 9 tot 5 aan het kantoor was te zien hoe belangrijk een persoon was geschikt voor grote groepen van medewerkers groepswerk werd niet gestimuleerd, elk had zijn individuele opdracht de volgorde, zoals in een productielijn, werd zoveel mogelijk benaderd. Nieuwe kantooromgeving: veel meer aandacht voor het economisch belang van een beter gebruik van tijd minder fysieke grenzen, aangezien de moderne organisatie meer overleg vereist en specialisten om complexere problemen sneller te kunnen oplossen minder belang aan hiërarchie, werkelijke bijdrage belangrijker spelen in op steeds kleiner wordende business units die ontstaan als gevolg van uitbesteding van al wat niet tot de core-business behoort stimulatie van teamwerk door inrichten van projectruimtes en vergaderzalen groot vertrouwen en gebruik van informatietechnologie OPMERKING Zie bijlage 15 Samenvatting Kantoorbeheer 8/38

9 4. Kantoorconcepten (4) 4.1 Interactie en autonomie Hoe en in welke verbanden voeren medewerkers hun taken uit? Twee maatstaven: - Interactie : persoonlijk, face-to-face, contact is nodig of wenselijk - Autonomie : zelfcontrole over plaats, middelen, tijdstip van het werk Wanneer we deze twee maatstaven in kaart brengen, krijgen we een goed beeld van de richting waarin kantoorconcepten en kantoormeubilair zich moet ontwikkelen. INTERACTIE wanneer de interactie toeneemt, stijgt de druk om ruimten te voorzien om dit te ondersteunen vormen variëren sterk naargelang de - complexiteit - de dringendheid - het belang van de uitvoering van de taak MAW : tussen informele en formele gesprekken interactie BUITEN het kantoor, heeft een direct gevolg voor de bezettingsgraad (veel contact met klanten buiten het kantoor zorgt vaak voor een wisselende bezettingsgraad) AUTONOMIE Hoe meer autonomie (en verantwoordelijkheid) de werknemer krijgt, hoe meer hij ook zijn werkomstandigheden zal willen controleren, individueel of collectief, en hoe meer inspraak hij zal willen over de aard en de kwaliteit van zijn werkomgeving. OPMERKING Interactie en autonomie zijn sterk verbonden met veel aspecten van kantoorinrichting, omdat ze de verwachtingen van de werknemer beïnvloeden over de opstelling van de werkplekken, de hoogtes van de eventuele scheidingselementen, de verlichting, enz, Samenvatting Kantoorbeheer 9/38

10 4.2 Soorten kantoorwerk Types kantoorwerk? Kantoor als fabriek : Interactie : gering afgezien van het sociale contact tussen de werknemers. Autonomie : ook te verwaarlozen. Kantoortaken van een hoger niveau: Interactie : hier is er een grotere mate van samenwerken nodig! Interactie verhoogt! Autonomie: blijft vrij laag Kantoorwerk zoals in de juridische wereld of onderzoekscentra: Interactie : interactie is zeer klein daar het kantoor als plaats voor werk wordt aanzien dat zeer veel concentratie vraagt. Autonomie : vrij hoog Transactional offices ( door de invloed van de informatietechnologie op het werk) => plaatsen waar kennis doorgegeven wordt. Interactie : maximalisatie (door beter beheer van tijd en ruimte) Autonomie: maximalisatie SOORTEN WERK OP EEN KANTOOR individueel werk zonder hoge eisen qua concentratie groepswerk / projectwerk geconcentreerd werk doorgeven van kennis OPMERKING Opdeling is theoretisch. In praktijk is het een combinatie van verschillende soorten werk waarbij het optimaal zou zijn als we kunnen beschikken over activity related workplaces = omgeving gebaseerd op de activiteit. Samenvatting Kantoorbeheer 10/38

11 DIAGRAM In het diagram duiden de pijltjes op mogelijke evoluties: -> De individuele processen en de bijhorende kantoorvormen zullen verminderen of vervangen worden door groepsruimtes. -> Het belang van kennisoverdracht neemt toe waardoor het aantal bijhorende kantoortypes zal stijgen. Plaats voor de verschillende soorten werk op een kantoor Plaats voor individueel werk : bijenkorf weinig interactie en weinig autonomie weinig akoestische en visuele privacy meestal open ruimte uniform opgebouwd onpersoonlijk karakter zie bijlage Plaats voor geconcentreerd werk : de cel weinig interactie en veel autonomie veel akoestische en visuele privacy afzonderlijk kantoor persoonlijk karakter zie bijlage 18 Samenvatting Kantoorbeheer 11/38

12 4.2.3 Plaats voor groepswerk : het hol veel interactie en weinig autonomie weinig akoestische en visuele privacy groepskantoor eerder onpersoonlijk karakter zie bijlage Plaats voor het doorgeven van kennis : het club veel interactie en veel autonomie weinig akoestische en visuele privacy aangenaam vertoeven met veel faciliteiten zie bijlage Soorten kantoorwerkplekken Kantoorwerkplek is de plaats waar werkzaamheden kunnen verricht worden waarbij de verwerking van informatie centraal staat. Drie basiskarakteristieken om de verschillende kantoorwerkplekken te definiëren : Waar is de werkplek gelegen (t.o.v. andere werkplekken) -> plaats Lay-out van de werkplek en relatie met ander werkplekken Hoe gebruikt men de werkplek? Plaats van de kantoorwerkplek volgens eigenschap : ligging van de werkplek ten opzichte van de andere werkplekken Basiskantoor Basiskantoor of permanente werkplaats van de meeste werknemers. Komt overeen met de traditionele opvattingen rond kantoren : de plaats war je elke dag naartoe gaat om te werken, waar je collega s ontmoet,... Een basiskantoor is uitermate geschikt om het imago van een bedrijf uit te drukken. Samenvatting Kantoorbeheer 12/38

13 Telewerkplek Telewerkplek of een werkplek op afstand van het basiskantoor. Deze plek kan gelegen zijn in een kantoorgebouw of op een plaats die al dan niet bedoeld is als werkplek. Voor de communicatie met collega s en management is informatietechnologie nodig. Ze komen voor in verschillende vormen. Satellietkantoor Is een kantoorgebouw waar telewerkers van één organisatie gebruik van kunnen maken. Het kantoorgebouw wordt door de organisatie ter beschikking gesteld van zijn werknemers. Een fm zorgt voor de toewijzing van de werkplekken en aanverwante diensten. Business center Dit kantoor wordt ter beschikking gesteld door een commerciële aanbieder. Ze worden te huur aangeboden, dit houdt in dat mensen van verschillende organisaties hier kunnen komen werken. Ze zijn ook uitgerust met informatietechnologie. Een business center is meestal gelegen in de nabijheid van bvb een luchthaven. Gastwerkplek Dit is een werkplek in het kantoor van een klant. Dit maakt de communicatie met de werknemers van de klant eenvoudiger. (Ook gebruik van archieven en databestanden van de klant => eenvoudig). Thuiswerkplek - werkplek in een woning van een medewerker - geen gezamenlijke faciliteiten - zeer autonoom - discussie over nodige accommodatie en verzekering arbeidsongevallen Instant werkplek - werkplek die oorspronkelijk niet bedoeld was om te werken - geen gezamenlijke faciliteiten - onafhankelijk van plaats en tijd - in hotellobby s, hotelkamers, vliegtuigen, restaurants,.. Samenvatting Kantoorbeheer 13/38

14 4.3.2 Plaats van de kantoorwerkplek volgens eigenschap : Lay-out van de kantoorwerkplek Enkel van toepassing op werkplekken die zich in een kantoorgebouw bevinden. Heeft betrekking op de ruimtelijke eigenschappen van de werkplekken. Omslotenheid is de belangrijkste vorm. Is een werkplek fysiek gescheiden of gelegen in dezelfde ruimte als de andere werkplekken? -> Heeft een grote invloed op : - wijze waarop mensen samenwerken - klimaatbeheersing - ruimtelijke flexibiliteit - efficiënt ruimtegebruik Kamerkantoor Kamerkantoor of cel : omsloten ruimte met 1 tot 3 werkplekken. - Akoestische en visuele privacy voor 1-3 pers. - Mogelijkheid tot gedecentraliseerde klimaatregeling - Vertrouwelijke gesprekken - Mogelijkheid om de status en de hiërarchie uit te drukken door het variëren in grootte, bemeubeling en aankleding. - Ruimtegebruik per werkplek is vrij hoog Groepskantoor of teamkantoor Grenskantoor : omsloten ruimte met 4 tot 12 werkplekken. - Minder mogelijkheid tot gedecentraliseerde klimaatregeling - Hogere ruimtelijke flexibiliteit. - Ruimte per werkplek wordt kleiner Worden vandaag gebruikt voor: -> projectteams: een groep mensen die gedurende een bepaalde periode samenwerkt tot een project beëindigd is of voor een groep mensen met eenzelfde samen uit te voeren regelmatig terugkerende opdracht. -> clubs: verschillende mensen komen samen, al is het type werk anders dan bij een projectteam. Samenvatting Kantoorbeheer 14/38

15 Kantoortuin en kantoorlandschap Kantoortuin of kantoorlandschap: omsloten ruimte met meer dan 12 werkplekken Combikantoor Combikantoor: een aantal cellen zijn gelegen rond een groepskantoor Gebruik van het kantoor Heeft betrekking op de manier waarop werkplekken gebruik worden Persoonlijke werkplek - 1 persoon - traditionele manier van verdelen - drukt status uit - territorium met archief en informatietechnologie - persoonlijke inrichting - medewerkers weten elkaar gemakkelijk te vinden Gedeelde werkplek - 2 of meerdere personen - op verschillende tijdstippen van dezelfde werkplek gebruik maken - krijgen de indruk een eigen territorium te hebben - geen persoonlijke inrichting (is moeilijker) - opberging in kasten nabij werkplek Om dit concept goed te laten werken dienen 2 belangrijke regels gerespecteerd te worden. 1) gebruik op voorhand afspreken (werkplanning) 2) persoonlijke spullen dienen verwijderd te worden als men stopt met werken (clean desk) Niet-territoriale werkplek - geen vaste groep personen - werkplekken worden door iedereen gebruikt - geen territorium - opberging in verrijdbare ladenblokken Samenvatting Kantoorbeheer 15/38

16 De toewijzing kan op twee manieren gebeuren: 1) Via reservering 2) Wie eerst komt eerst maalt Waarom bestaat er een indeling? Gedeelde en niet-territoriale werkplek reduceren de kosten wanneer het aantal werkplekken kleiner is dan het aantal werknemers. Door kostenbesparing kan men de werkplekken bvb beter uitrusten. 4.4 Sociale aspecten bij nieuwe kantoorconcepten. Irrationele psychologische behoeften spelen een grote rol Mens en werkplek Werknemers kennen allerlei emotionele betekenissen toe aan hun fysieke werkomgeving. De ontwerper of adviseur moet dus rekening houden met menselijke eigenschappen en behoeften. De interactie tussen mens en omgeving wordt sterk bepaald door 3 behoeften: 1) Fysiologische behoeften - fysieke behaaglijkheid en lichamelijk welzijn. - Dit vraagt om een aantrekkelijk binnenklimaat, veilige en gezonde omgeving, afgestemd interieur, - indien hier niet aan voldaan wordt kan dit leiden tot onvrede en grijs ziekteverzuim (wit ziekteverzuim: echt ziek, zwart: bedrog, grijs: komt door het niet goed voelen in bedrijf) 2) Sociale behoeften - behoefte aan interactie met anderen, maar men wil zich ook soms kunnen terugtrekken (privacy) - er moet dus ruimte zijn voor communicatie en sociaal contact, maar ook voor afzondering! 3) Psychologische behoeften - behoefte aan erkenning, waardering en respect - schoonheid, identiteit, zelfontplooiing - ze willen zich profileren in eigen kantoor Samenvatting Kantoorbeheer 16/38

17 OPMERKING De fysiologische behoefte is eenvoudig grijpbaar en stuurbaar. Sociale en psychologische zijn minder beheersbaar. Men stelt vast dat er bij iedere mens behoefte is aan persoonlijke ruimte. Deze behoefte heeft te maken met de behoefte aan territorium en privacy Privacy = de mate waarin mensen in staat zijn hun interactie met anderen te controleren (het gaat om zelfbeschikking en keuzevrijheid in het aangaan of vermijden van contact) Te veel privacy: sociaal isolement Te weinig privacy: ergernis, onbehagen, overbelasting en drukte Onderscheid tussen: Visuele privacy: keuzevrijheid in zicht Akoestische of auditieve privacy: horen en gehoord worden (groot minpunt) Onderzoek: In open kantoren verbetert communicatie want kans op interactie is groter. Maar privacy neemt af! Oplossing: Sociale maatregelen: vragen om stiller te praten, non-verbale communicatie Ruimtelijke maatregelen: wanden in glas van verschillende hoogtes Gevolg: Ontwerper moet een balans vinden tussen de behoefte aan openheid en behoefte aan privacy. Hangt af van soort werk: bij complex denkwerk is privacy noodzakelijk Territorium = een bepaald gebied of plaats tot persoonlijke eigendom maken en het afschermen tegenover anderen. (sterk verbonden met privacy) Het betekent een stukje persoonlijke controle van de omgeving. Het opheffen van de persoonsgebonden werkplekken ten gunste van flexibele werkplekken, of het verlies aan een eigen territorium wordt als een minder groot probleem ervaren. Samenvatting Kantoorbeheer 17/38

18 5. Rol van het facility management in een kantoorcomplex. 5.1 Ontwerp en bouw van het complex. Het invoeren van een nieuw kantoorconcept is meer dan het anders schikken van een aantal burelen en het maken van een aantal afspraken. Het is een veranderingsproces met invloed op de totale manier van werken en zijn op het werk. Vroeger: gebouw werd ontworpen en gebouwd zonder inbreng van de mensen die het later zouden moeten runnen. Daardoor was de uitbating van het gebouw veel duurder dan noodzakelijk. Zie bijlage Exploitatie van het complex Taken weggelegd voor FM met oog op uitbesteding: Onthaal, bewaking, technisch onderhoud, schoonmaak, onderhoud, afvalverwerking, catering, helpdesk, vergaderzalen, kabelmanagement, EHBO-post, archiefbeheer, aankoopdienst, Zie bijlage Voor het aanbieden van social facilities Vormen voor medewerkers een bijkomend voordeel of gemak: Bedrijfsrestaurant, kranten-en boekenwinkel, fitness, pendeldienst, carwash, verhuur wagens, kinderopvang, reisagentschap, bank, droogkuis en wasserij, kapper, bloemenwinkel, Ze worden beschouwd als een deel van de tertiaire arbeidsvergoedingen. Zie bijlage 26 Samenvatting Kantoorbeheer 18/38

19 6. Aanpak van kantoorinnovatie 6.1 Ontwikkelen van een passend kantoorconcept Om op een professionele manier een eventuele innovatie te realiseren zal de fm moeten aantonen hoe een passend kantoorconcept er uit ziet voor zijn organisatie. Om dit te bepalen kan volgend traject worden doorlopen : 1) Opstellen gebruikersprofiel van de organisatie 2) Opstellen van generieke ruimtetypen en ruimtebudgetten 3) Ontwerpen van kantoorconcepten Opstellen van een gebruikersprofiel Gebruikersprofiel: ontwikkelt een duidelijk beeld van de organisatie. 4 ELEMENTEN a) lange-en middellange termijnstrategie - hoe dynamischer de markt waarin de organisatie werkt, hoe moeilijker het is een strategie op lange termijn te bepalen - men moet bepalen hoe situatie vroeger was, wat de situatie nu is en wat men eventueel verwacht. (veranderingstendens) b) huidige structuur en cultuur beeld krijgen van: -formele verhoudingen tussen de medewerkers (organigram) -functies (hoeveel van elk) die zij uitoefenen (functiegroepen vormen bvb. docenten) c) huidige manier van kantoor-en werkplekgebruik Beeld krijgen van de huidige manier van kantoor en werkplek gebruik door: -observatie: objectief beeld van de huidige manier van kantoor-en werkplekgebruik -techniek: multimomentopname (MMO) - minstens 2 weken ieder uur dezelfde route langs bepaalde werkplekken volgen - bezet? Welke activiteit op die werkplek? - beeld vormen van bezetting en activiteiten Samenvatting Kantoorbeheer 19/38

20 d) tevredenheid met werkplek en werkomgeving - om storende en positieve aspecten te kennen - basisgegevens voor evaluatie van het project - storende aspecten hebben nadelige invloed op productiviteit - nulmeting bij opstart van project dient als referentie voor latere evaluatie - nulmeting geeft inzicht in de huidige situatie en in mogelijkheden om deze te verbeteren Opstellen generieke ruimtetypen en ruimtebudgetten Het gebruikersprofiel dient als basis om te bepalen aan welke verschillende ruimtes de medewerkers in een bepaalde functiegroep behoefte hebben. Bvb projectgroep moet samen kunnen overleggen en elke medewerker moet zijn ook individueel kunnen terugtrekken. Er is dus behoefte aan een groepskantoor en aan kamerkantoren. Het aantal verschillende types werkplekken dat voorzien moet worden, kan afgeleid worden uit het gebruikersprofiel. Voor gedeelde werkplekken moet er rekening gehouden worden met de gemiddelde bezetting, veiligheidsmarge, het aantal m² per werkplek en het ruimtebudget. Opstellen ruimtebudget: aantallen van de verschillende types extra ruimtes eventueel niet-territoriale werkplekken bezettingsgraden enz... zie bijlage Ontwerpen van een kantoorconcept Basis : gebruikersprofiel, generieke ruimtetypen en ruimtebudgetten Het kantoorconcept wordt opgebouwd uit clusters van generieke ruimtetypen, waarbij elk van deze ruimtetypen een optimale werkplek biedt voor één of meer van de in het gebruikersonderzoek bepaalde activiteiten. Samenvatting Kantoorbeheer 20/38

21 6.2 Implementatie en acceptatie van een nieuw kantoorconcept Begint eigenlijk al tijdens het ontwikkelen van het concept. Is pas geslaagd indien het concept aansluit op de verwachtingen en behoeften van de gebruikers. Bij de implementatie van een nieuw kantoorsysteem worden volgende stappen genomen: - pilootproject - implementatie in de volledige organisatie - evaluatie en onderhoud van het nieuwe concept Pilootproject opzetten Wat : Stuurgroep waarin alle disciplines waarop een nieuw kantoorconcept invloed heeft, vertegenwoordigd zijn Doel : - Ondersteuning tijdens het stapsgewijs invoeren van het kantoorconcept - Aantonen van de voordelen voor de organisatie en de gebruikers - Komen tot een geïntegreerde visie op de werkomgeving en de manier waarop deze kan bijdragen tot het bereiken van de organisatorische doelstellingen. Criteria voor de selectie van een groep voor een pilootproject (Becker) : -> voor concepten waarin telewerken en niet-territoriale werkplekken gecombineerd worden: meer dan 50 % niet op vaste werkplek of niet in het kantoor taken zijn voor groot deel individueel te volbrengen hoofdkantoor is niet dichter dan klantenkring goed kunnen omgaan met ICT veel reizen -> voor concepten waarin een vorm van teamwerk belangrijk is: Stuurgroep werken aan projecten die meer dan enkele maanden duren beloond worden op basis van groepsprestaties nood hebben aan regelmatige, informele en face-to-face contacten o leider: gemotiveerd persoon (FM er) die zaken overbrengt o vertegenwoordigde disciplines: FM, vastgoed, HR, IT-technologie o doel: geïntegreerde visie op werkomgeving en de manier waarop deze kan bijdragen tot het bereiken van de organisatorische doelstellingen Samenvatting Kantoorbeheer 21/38

22 Implementatie in de volledige organisatie Succesvol pilootproject is belangrijk voor verdere implementatie maar geen garantie voor succes. Gebruikers van het nieuwe concept uit de pilootgroep zijn belangrijke ambassadeurs voor het totale project. Men is sneller geneigd een collega te geloven. Pilootproject: overzichtelijke aangelegenheid, aanpak staat vast, concept is los Implementatie in een groot kantoor: grote operatie, een goede voorbereiding is noodzakelijk Belangrijk om na het succesvol pilootproject de 1e stappen uit de ontwikkelingsfase uit te werken zodat er een optimale werkoplossing uitgewerkt wordt. MAW: gebruikers van pilootproject zijn belangrijke ambassadeurs voor het totale project gebruikersprofiel, enz.. moeten voor de andere gebruikersgroepen geëvalueerd en eventueel aangepast worden de aanpak van het traject staat vast, niet het concept communicatie met alle betrokken medewerkers is zeer belangrijk degelijke projectplanning noodzakelijk Evaluatie van het concept Na het implementeren van het nieuwe kantoorconcept moet men een nieuw onderzoek naar tevredenheid starten. Het eerste onderzoek dient dan als referentie. Wanneer er punten zijn die minder goed scoren binnen het nieuwe kantoorconcept, dan moet men hier aandacht aan besteden Instandhouding van het concept De stuurgroep zou het concept kunnen opvolgen. Men moet dan: - De informatietechnologie blijvend onderhouden en optimaliseren - Kantoorapparatuur onderhouden - Vastleggen en opvolgen nieuwe afspraken ivm reserveren, archief, - Bekijken andere regels ivm veiligheid Ervaringen met nieuwe kantoorconcepten : Artikel Ervaringen met flexibel werken in een innovatieve kantooromgeving p.42 Zie bijlage 33, 34 en 35 Samenvatting Kantoorbeheer 22/38