IT-raamcontract stad Kortrijk : de IT-formule voor een lokaal bestuur of andere instellingen

Transcriptie

1 IT-raamcontract stad Kortrijk : de IT-formule voor een lokaal bestuur of andere instellingen 28 september 2016 kennisdag V-ICT-OR : Goed opdrachtgeverschap 1

2 Stad Kortrijk - Centrumstad met ruim inwoners - I-monitor : Informatiebeheer Thuisloket en e-dienstverlening - Bedrijfsvoering en service via IT-raamcontract Accountmanager 2

3 Historiek Eerste stad Kortrijk, Politie, OCMW loten grootte-orde : 3 M (incl. btw) over 5 jaar Tweede Arrondissement Kortrijk (16 besturen) loten grootte-orde : 15 M (incl.btw) over 5 jaar Derde In samenwerking met Intercommunale Leiedal 72 besturen loten grootte-orde : 25 M (incl. btw) over 5 jaar 3

4 Waarom? Administratieve eenvoud 1 procedure Over meerdere jaren Intern eenvoudiger beslissingsproces 4

5 ICT-Raamcontract ( ) Geleverde inspanning - vergelijking Kortrijk 160 dagen Partners (15 x 20) 300 dagen Totaal 460 dagen versus 1040 indien apart Nettowinst 580 dagen Winst partners: Gezamenlijk 580 dagen Extra inspanning Kortrijk: 60 dagen

6 Waarom? Continuïteit : technisch interessant en Single Point Of Contact Snel inspelen op evoluties Portfolio producten Betaalbare oplossingen door schaalvoordeel Grotere volumes Speciaal aanbod Interessante partners door schaalvoordeel 6

7 Principes Niet exclusief = grote flexibiliteit Binnen raamcontract verschillende mogelijkheden / technologieën Buiten raamcontract mogelijk, wel aparte procedure Houdt het aanbod scherp 7

8 Principes Verschillende loten Opsplitsing per domein Specialisten per onderwerp Bepaalde loten overlappen gedeeltelijk, dus vergelijking aanbod mogelijk (beperkt) 8

9 Partners Vooraf vastgelegd, 72 besturen Achteraf instappen is niet mogelijk 9

10 27 loten in 22 domeinen Lot 1:Levering en installatie van basishard- en software en ondersteuning door techniekers Lot 2 abcde: Assistentie junior-techniekers en kleine aankopen volgens geografische zones Lot 3: Knowhow-assistentie door netwerk- en veiligheidsspecialist(en) Lot 4abcde: Knowhow-assistentie door specialisten. a. Data, koppelingen, mid-office b. Apps voor smartphones, open data enz.. c. GIS-Cad in domein Autodesk d. GIS-Cad in domein Arcview e. serverrooms Lot 5: installatie van databekabeling binnen en buiten Lot 6ab: ICT-vorming basisniveau, gespecialiseerd niveau Lot 7abc: Levering/installatie schermen en gerelateerde diensten (binnen, buiten, buiten ledwalls) Lot 8: Levering/installatie beamers/projectoren en multimediamateriaal vergaderzalen Lot 9 : Levering/installatie van Apple-producten en gerelateerde diensten Lot 10: Levering/installatie van draadloze (radio-)dataverbindingen en gerelateerde diensten Lot 11: Levering/installatie van camerabewakingssystemen en gerelateerde diensten Lot 12 :Levering van telefoons, gsm s en smartphones en support hierop Lot 13 :Levering van fototoestellen en videocamera s Lot 14 :Levering van toners Lot 15: kopiemachines en support hierop Lot 16 : hosting 10

11 Intensieve onderhandelingen rstelling IT-raamcontract ADRES POST PLAATS 1 2A 2B 2C 2D 2E 3 4A 4B 4C 4D 4E 5 6A 6B 7A 7B 7C transcom Biestsebroekkaai Brussel nica Lindestraat Waregem 1 OBILE Cogels Osylei Berchem IUM Berkenlaan Diegem 1 Bisdomplein Gent M Financialaan Overijse 1 Leuvensesteenweg Zaventem Kontichsestwg Aartselaar 1 Centrum Zuid Houthalen 1 mputer sysnoorderlaan Antwerpen 1 1 Antwerpsestwg Aartselaar Potvlietlaan Antwerpen 1 hermes plaza hermeslaan I 1831 Diegem 1 Kortrijksestraat Wevelgem 1 Nijverheidslaan deerlijk 1 a Excelsiorlaan Zaventem 1 1 Dumoulinlaan Kortrijk 1 Stoomtuigstraat 7C 8830 Hooglede Klein begijnhofstraat Melle 1 Rue du fond des fourches Vottem TING nv Beekstraat 46 C 9031 Drongen Hagewindestraat Menen 1 K. Albertlaan II laan Brussel 1 Zwijnaardsestwg 169/ Gent 1 Kapelakker Ravels 1 Wiekenweg Baarle-hertog A.Vaucampslaan Huizingen Meenseweg Ieper 1 1 Researchpark Zellik Guido gezellestraat Huizingen 1 Spoorwegstr Brugge 1 1 Weldoenersplein Brussel 1 Liersestwg Mechelen 1 1 tbasket Antwerpsestwg Lochristi 1 Hospitaalweg 1B 8510 Marke NICS Venetiëlaan Harelbeke

12 Omvang Omzet over alle loten heen raming 25 M over 5 jaar Populairste loten Lot 1:Levering en installatie van basishard- en software en ondersteuning door techniekers Lot 3: Knowhow-assistentie door netwerk- en veiligheidsspecialist(en) Lot 5: installatie van databekabeling binnen en buiten Lot 10: Levering/installatie van draadloze (radiodataverbindingen en gerelateerde diensten Lot 11: Levering/installatie van camerabewakingssystemen en gerelateerde diensten Lot 15: kopiemachines en support hierop 12

13 Partnerschap Meebepalen en schrijven bestek Voorwaarden, inhoud Mee beoordelen offertes Bijdrage van 0,7% op aankoop in het raamcontract door de partners aan Kortrijk Geleverde inspanning bij opmaak en beoordeling wordt in mindering gebracht 13

14 Stuurgroep Vertegenwoordiger van alle partners 4 keer per jaar Informatie uitwisseling over projecten aangepakt met raamcontract Melden van problemen Service leverancier Facturatie probleem Voorstellen van nieuwe technologie, project Door leverancier Klantengetuigenis (Partner) 14

15 Gezamelijke projecten Stad Kortrijk, OCMW, AGB Parko, PZ Vlas Gezamenlijk aanleggen glasvezel, netwerk, camera s Zelfde aanbieder, één project, vlotte administratieve afhandeling (facturatie Stad Kortrijk, HVZ Fluvia, Leiedal, Zwevegem Gemeenschappelijk gebruik glasvezel Gebruik serverruimte stad Kortrijk Vlottere afstemming /OCMW Zelfde aanbieder 15

16 Gezamelijke projecten Gezamenlijk aankoop hardware door verschillende partners Moeilijker Timing moet gelijk lopen Specificaties verschillen vaak per partner 16

17 Succesfactoren Autonomie van de partners Lijst partners vooraf gekend, duidelijke onderhandelingspositie Administratief eenvoudig Technisch interessant Niet-exclusiviteit 17

18 Andere formules raamcontract (1) Beeldbank 18

19 Andere formules raamcontract Beeldbank - Digipolis als aanbestedende overheid - Brugge, Gent, Kortrijk en Mechelen als primaire partners (voorjaar 2011) n zijn ingeschreven zijn als secundaire partner. - Firma Zeticon staat in voor de implementatie. - Samenwerking zorgt voor betere kwaliteit - Win-win voor besturen en bedrijf 19

20 Andere formules raamcontract (2) E-decision (2012) Primaire partners: Kortrijk, Brugge, Hasselt, Leuven, Sint-Niklaas Ruim 50 secundaire partners 20

21 Naar een vierde editie IT-aankoopcontract Waarom voordelen Principes Niet exclusiviteit Beperkt aantal loten Timing voorbereiding najaar 2016 Partnerschap Nominatief Stuurgroep en bijdrage 21

22 Naar een vierde editie IT-aankoopcontract Vragen en interesse Accountmanager 22

23 Bijlage 1 : Deelnemende besturen deelnemer organisatie Alveringem Anzegem Avelgem Avelgem AZ groeninge ziekenhuis De Panne Deerlijk Diksmuide Diksmuide stad Eurometropool intercommunale Fluvia stad Kortrijk als beherende Harelbeke Harelbeke stad Heuvelland Ieper Ieper stad en stedelijke vzw's Ieper AGB vauban Ieper AGB SPIE imog intercommunale Ingelmunster Ingelmunster Intercommunale leiedal intercommunale Izegem Izegem Koekelare Koksijde Koksijde Kortemark Kortrijk Kortrijk stad Kuurne Kuurne Langemark-Poelkapelle Langemark-Poelkapelle Ledegem Ledegem Lo-Reninge Menen Menen Mesen Mesen Nieuwpoort stad Oudenaarde stad Parko AGB politezone ARRO IEPER politiezone politiezone Pzgavers politiezone politiezone PZMIRA politiezone politiezone PZVLAS politiezone politiezone RIHO roeselare politiezone Poperinge Poperinge stad Psilon intercommunale Roeselare AGB Roeselare stad inclusief iva's en samenwerkingsverbanden Roeselare Stadsontwikkelingsbedrijf Kortrijk AGB Veurne Veurne stad Vleteren Wervik Wervik stad Westvlaamse Intercommunale (WVI) intercommunale Wevelgem Wevelgem Wielsbeke Wingene AGB Wingene Wingene Zonnebeke Zwevegem AGB Zwevegem Zwevegem 23

24 Tijds- en kostenberekening ( ) Geleverde inspanning Kortrijk <-> partner voorbereiding: 30 dagen (+20) 4 dagen onderhandeling: 80 dagen 4 dagen gunning en opstart: 10 dagen (+5) 20 stuurgroepen tijdens contract: 40 dagen (+35) 10 dagen Totaal: 160 dagen (+60) 20 dagen Kost (op basis voor 170d) => kost Indien iedereen apart (tijd over 5 jaar) voor enkele loten Kortrijk 100 dagen kost Roeselare 100 dagen kost Andere partners (14) aan gemiddeld 60 dagen 840 dagen kost x 14 Totaal 1040 dagen