De opdracht. t: +31 (0) i: e: BTW: B01 KvK:

Transcriptie

1 De opdracht Bij iedere organisatie of groep van samenwerkende organisaties die deelneemt aan In voor Zorg! wordt voorafgaand aan het opstellen van het plan van aanpak een scan uitgevoerd. Hieronder is het doel en de inhoud van een scan beschreven. De scanner van generieke opdrachten krijgt 5 werkdagen (in totaal 40 uur) de tijd om de scan uit te voeren, met een doorlooptijd van maximaal 2 weken. De scanner van opdrachten op het terrein van samenwerking krijgt 8 werkdagen (in totaal 64 uur) de tijd om de scan uit te voeren met een doorlooptijd van maximaal 4 weken. Met deze offerteaanvraag worden twee uitvragen gedaan: 1. een uitvraag naar maximaal 10 senior In voor zorg-scanners die vanaf 1 maart 2014 kunnen worden ingezet om generieke scans uit te voeren. 2. een uitvraag naar maximaal 10 senior In voor zorg-scanners die vanaf 1 maart 2014 kunnen worden ingezet om scans uit te voeren bij samenwerkende organisaties. De opdracht omvat in ieder geval het uitvoeren van één scan per scanner, maar mogelijk het uitvoeren van meer scans. De scancontracten die in voorgaande jaren zijn afgesloten lopen af per februari Voor de volledigheid wordt hier vermeld dat deze uitvraag bedoeld is om een nieuwe pool van scanners te contracteren. Partijen die momenteel in de pool zitten dienen zich dus opnieuw aan te melden. De scans vinden plaats bij deelnemende organisaties in heel het land. Op voorhand is niet te zeggen wanneer en waar de scans plaatsvinden. Voor de beschikbaarheid van de scanner gaan we uit dat deze, indien een scan zich aandient binnen 10 werkdagen beschikbaar is. Aangezien de scan een objectief beeld van de organisatie dient te geven zijn scanners per definitie niet dezelfde personen als de In voor zorg-coaches die het plan van aanpak opstellen en uitvoeren. Scanners mogen dus wel offreren bij uitvragen voor het opstellen en uitvoeren van een plan van aanpak, alleen niet bij de organisatie waar zij gescand hebben. De beschrijving van een scan, het profiel van de scanner (generiek en samenwerking) en de gunningscriteria voor het uitvoeren van één scan en vervolgscans zijn hierna verder omschreven.

2 Doel van de scan De scan dient verschillende doelen: - de scan biedt inzicht of aan bepaalde randvoorwaarden is voldaan om met een implementatietraject aan de slag te gaan; - de scan toetst of de juiste inhoudelijke richting is gekozen voor een implementatietraject rekening houdend met de impact van de nieuwe beleidsmaatregelen op de (financiën van de) organisatie(s); of biedt aanknopingspunten voor welke richting op te gaan indien uit het intakegesprek nog geen richting is gekomen; - de scan brengt het verbeterpotentieel van de organisatie of samenwerkende organisaties in kaart op de inhoudelijke terreinen van In voor zorg! en geeft informatie over het draagvlak binnen de organisatie of samenwerkende organisaties over de te kiezen richting; - de scanner brengt advies uit over het competentieprofiel van de In voor zorgcoach die met het opstellen van het plan van aanpak en het implementatietraject aan de slag gaat. De scan resulteert in een advies aan de tranchemanager, de Raad van Bestuur van de betreffende organisatie of het bestuur / stuurgroep van de samenwerkende organisaties op bovenstaande terreinen. Inhoud van de scan Wat betreft de generieke scan: De scan bestaat uit het doen van een aantal analyses, te weten: een documenten analyse (waarvoor Vilans bij de organisatie(s) documenten opvraagt) een SWOT analyse, een omgevingsanalyse en interviews met belangrijke (interne en externe) stakeholders. De scanner brengt, mede op basis van een analyse van de gegevens uit de documentenanalyse de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen voor de (samenwerkende) organisaties op de volgende punten in kaart: - de financiële context - de organisatorische context - de bestuurlijke context - de kwaliteit van zorgverlening - de organisatiecultuur - op basis van de analyse van de uitgangssituatie en de randvoorwaarden schetst de scanner een globaal beeld van de organisatie en brengt de scanner in kaart op welke terreinen verbeteringen mogelijk zijn - de scanner voert gesprekken met een aantal interne stakeholders (RvB, Management, Medewerkers, OR, Cliëntenraad, individuele cliënten/familie) en mogelijk ook externe stakeholders (zorgkantoor, gemeenten, IGZ en

3 ketenpartners) om een goed beeld van de organisatie te schetsen - de scanner schetst een beeld welke interventies het meest kansrijk zijn - de scanner maakt een globaal profiel van de Trajectbegeleider/Adviseur die tijdens het traject ingezet dient te worden - de scanner presenteert de uitkomsten van de scan aan de Raad van Bestuur van de organisatie/ de stuurgroep of bestuur van de samenwerkende organisaties Wat betreft de scan van samenwerkende organisaties: De scan bestaat uit het doen van een aantal analyses, te weten: een documentenanalyse (waarvoor Vilans voorwerk heeft verricht door middel van het opvragen van een aantal stukken), een SWOT analyse, analyse en verdieping van het samenwerkingsvraagstuk en draagvlak daarvoor, het verbeterpotentieel en individuele en groepsinterviews met belangrijke (interne en externe) stakeholders van de keten (o.a. bestuurders van zorgorganisaties, professionals, zorgkantoor/ zorgverzekeraar, gemeenten, welzijnsorganisaties). De scanner brengt de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen voor de samenwerkende organisaties op de volgende punten in kaart: - de strategische context (strategie, visie, doelen van de (samenwerkende) organisaties en draagvlak daarvoor; - de bestuurlijke context (op welke wijze wordt de samenwerking bestuurd en hoe ziet de organisatie- en/of projectstructuur eruit) - de wijze van samenwerking (welke partners, op welk niveau, hoe, wat gaat goed en waar zitten knelpunten); - de fase waarin de samenwerking zich bevindt en het verbeterpotentieel. De scanner presenteert de resultaten in een beknopte rapportage en maakt een presentatie in powerpoint. Profiel scanners Wij zijn op zoek naar scanners die zelfstandig scans kunnen uitvoeren binnen deelnemende organisaties. Uw profiel kenmerkt zich door de volgende minimale vereisten. De aan te bieden scanner heeft/is: - meer dan 8 jaar ervaring in de advisering / consultancy; - meer dan 3 jaar ervaring met de kennisgebied[en] Bedrijfsvoering, Ketenzorg/Samenwerking en Professionals; - meer dan 3 jaar ervaring in een functie met minimaal HBO werk- en denkniveau; - minimaal één project vervuld, waarin u een projectleidersrol op seniorniveau had, waarbij één van de projectresultaten een blijvende verandering in de processen binnen de organisatie is geweest (verandermanagement); - in staat draagvlak te creëren binnen een complexe situatie of organisatie;

4 uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden; - in staat mensen te motiveren mee te gaan in de benodigde veranderingen; - gewend om op alle niveaus van een organisatie te opereren. Indien uw CV niet voldoet aan één of meerdere van bovenstaande vereisten, wordt het CV niet beoordeeld en wordt uw Offerte als ongeldig terzijde gelegd. Uw Offerte en onze werkwijze Op basis van bovenstaande casus, opdracht en profiel vragen wij van de aangeboden scanner: a. uurtarief b. specifieke referenties c. kennisgebieden en kerncompetenties Dit is hieronder verder uitgewerkt. Onze werkwijze Genoemde onderdelen dient u in deze ronde en dat is de eerste ronde aan te leveren. de opdracht worden gegund aan de 10 partijen bij generieke scan waaraan de hoogste score is toegekend tijdens de eerste ronde en die daarmee de economisch meest voordelige Offerte heeft ingediend en aan de 10 partijen bij samenwerking scan waaraan de hoogste score is toegekend tijdens de eerste ronde en die daarmee de economisch meest voordelige Offerte hebben ingediend. Hieronder specificeren wij de verschillende onderdelen. Prijs a. Uurtarief Voor wat betreft de generieke scan: U dient een uurtarief in euro s exclusief BTW aan te bieden. Het uurtarief dient all-in te zijn, exclusief BTW maar inclusief reis-, verblijf- en kantoorkosten. Indien de als nummer één geëindigde Inschrijver wordt uitgesloten dan wel om andere reden niet doorgaat dan zal er een herbeoordeling plaatsvinden door Vilans. Hetgeen gezien de beoordelingsmethodiek kan betekenen dat de aanvankelijk als nummer twee geëindigde Inschrijver niet langer als nummer twee eindigt. Dit geldt eveneens voor de andere posities. Beoordeling: De Offerte met het laagste uurtarief krijgt de maximale score van 100; de overige Offertes zullen scores krijgen die zijn gerelateerd aan de Offerte met het laagste

5 tarief. Dat wil zeggen dat een uurtarief dat 10% hoger ligt dan het laagste uurtarief een score oplevert die 10% lager is, dus in dit voorbeeld een score van 90. Indien een uurtarief 100% (of meer) hoger ligt dan het laagste uurtarief zal dit een score van 0 opleveren. De score zal naar boven worden afgerond op 1 tiende nauwkeurig. Manipulatief inschrijven is op straffe van uitsluiting niet toegestaan. De score voor de prijs wordt bepaald volgens de volgende formule: Score (prijs) = 100 x (1-(aangeboden uurtarief - laagste aangeboden uurtarief) / (laagste aangeboden uurtarief)) Indien de uitkomst van de score negatief is zal deze op 0 gesteld worden. De Score (prijs) ligt dus tussen de 0 en 100. Wegingsfactor: 40% in de totaalscore Voor wat betreft de scan voor samenwerkende organisaties: U dient een uurtarief in euro s exclusief BTW aan te bieden. Het uurtarief dient all-in te zijn, exclusief BTW maar inclusief reis-, verblijf- en kantoorkosten. Indien de als nummer één geëindigde Inschrijver wordt uitgesloten dan wel om andere reden niet doorgaat dan zal er een herbeoordeling plaatsvinden door Vilans. Hetgeen gezien de beoordelingsmethodiek kan betekenen dat de aanvankelijk als nummer twee geëindigde Inschrijver niet langer als nummer twee eindigt. Dit geldt eveneens voor de andere posities. Beoordeling: De Offerte met het laagste uurtarief krijgt de maximale score van 100; de overige Offertes zullen scores krijgen die zijn gerelateerd aan de Offerte met het laagste tarief. Dat wil zeggen dat een uurtarief dat 10% hoger ligt dan het laagste uurtarief een score oplevert die 10% lager is, dus in dit voorbeeld een score van 90. Indien een uurtarief 100% (of meer) hoger ligt dan het laagste uurtarief zal dit een score van 0 opleveren. De score zal naar boven worden afgerond op 1 tiende nauwkeurig. Manipulatief inschrijven is op straffe van uitsluiting niet toegestaan. De score voor de prijs wordt bepaald volgens de volgende formule: Score (prijs) = 100 x (1-(aangeboden uurtarief - laagste aangeboden uurtarief) / (laagste aangeboden uurtarief)) Indien de uitkomst van de score negatief is zal deze op 0 gesteld worden De Score (prijs) ligt dus tussen de 0 en 100.

6 Wegingsfactor: 40% in de totaalscore. Kwaliteit b. Specifieke referenties U dient één beschrijving in van een door de aangeboden scanner uitgevoerd referentieproject. U maakt hiervoor gebruik van het format in bijlage A, uitsluitend in te dienen als Word-bestand. De referentie dient te voldoen aan de volgende minimale vereisten om in aanmerking te komen voor de Nadere Overeenkomst: - omschrijving van de opdracht in maximaal 500 woorden, uitsluitend in te dienen als Word-bestand - het referentieproject is uitgevoerd in een zorgorganisatie - het referentieproject dient door de aangeboden scanner persoonlijk te zijn uitgevoerd - het referentieproject dient te zijn afgerond en geborgd het referentieproject is aangevangen en afgerond in de periode: februari december de opdrachtwaarde dient in euro s te worden vermeld - de opdrachtwaarde dient minimaal EUR 3.200,-- exclusief BTW te bedragen - u geeft de naam van een contactpersoon en telefoonnummer op bij de organisatie waar het referentieproject is uitgevoerd. Vilans gaat ervan uit dat deze contactpersoon op de hoogte is gesteld van vermelding en toestemming heeft gegeven dat Vilans contact kan leggen om de referentie te toetsen. Indien uw referentie niet voldoet aan één of meerdere van bovenstaande vereisten, wordt de referentie niet beoordeeld en wordt uw Offerte als ongeldig terzijde gelegd. Referenties die voldoen aan bovenstaande minimale vereisten, zullen worden beoordeeld aan de hand de volgende 5 criteria: Referenties die voldoen aan bovenstaande minimale vereisten, zullen worden beoordeeld aan de hand de volgende criteria: Voor wat betreft de generieke scan; - ervaring hebben met het uitvoeren van korte samenhangende en complexe organisatieanalyses bij voorkeur in de langdurende zorg. - ervaring hebben met het uitvoeren van organisatieanalyses waarin de (complexe) externe omgeving een expliciete rol speelt. - ervaring met het creëren van draagvlak voor de resultaten van de organisatieanalyses. - het SMART formuleren van de resultaten in een beknopte rapportage.

7 aantoonbare ervaring met het uitvoeren van organisatieanalyses waarbij alle lagen in de organisatie zijn betrokken. Voor wat betreft de scan voor samenwerkende organisaties; - ervaring hebben met het uitvoeren van (korte) samenhangende organisatieanalyses op strategisch niveau voor samenwerkende organisaties in bij voorkeur de langdurende zorg. - ervaring hebben met het uitvoeren van analyses van samenwerkende organisaties waarin de (complexe) externe omgeving een expliciete rol speelt. - ervaring met het creëren van draagvlak binnen een groep van partijen voor de resultaten van de analyses. - het SMART formuleren van de resultaten in een beknopte rapportage en de argumentatie daarbij voor de uitkomsten. - aantoonbare ervaring met het uitvoeren van organisatieanalyses waarbij alle lagen in de samenwerkende organisaties zijn betrokken. Voor elk van de 5 criteria kunt u maximaal 1 punt krijgen. De punten van de referentie worden in onderling vergelijk vastgesteld. Het maximaal aantal punten voor de referentie is 5. De berekening van de score voor de referentie is: Score (referentie) = 100 x (behaald aantal punten referentie / maximaal aantal punten referentie). De Score (referentie) ligt dus tussen de 0 en 100. Wegingsfactor: 30% in de totaalscore. c. Kennisgebieden en kerncompetenties U vult bijlage B (format CV) in, uitsluitend in te dienen als Word-bestand. CV s die voldoen aan voorgaande minimale vereisten, zullen worden beoordeeld aan de hand de volgende 5 criteria: Voor de generieke scan; - kennis van en ervaring in complexe verandertrajecten (als adviseur, programmanager, trajectbegeleider) waarin het vertalen van externe ontwikkelingen een cruciaal onderdeel was van de werkzaamheden - ervaring met organisatieanalyses en het inschatten van eventuele risico s of drempels bij veranderingen - ervaring met het analyseren van financiële/bedrijfsmatige gegevens

8 - ervaring in een adviserende functie op strategisch niveau - systematisch en planmatig en weet gesprekspartners op verschillende niveaus in de samenwerkende organisaties mee te nemen in uw overwegingen Voor de scan van samenwerkende organisaties; - kennis van en ervaring in samenwerkingstrajecten (als adviseur, programmanager, trajectbegeleider) - ervaring met het analyseren van samenwerkingsmogelijkheden, onmogelijkheden en het inschatten van eventuele risico s of drempels - ervaring met het analyseren van financiële/bedrijfsmatige gegevens - ervaring in een adviserende functie op strategisch niveau - systematisch en planmatig en weet gesprekspartners op verschillende niveaus in de samenwerkende organisaties mee te nemen in uw overwegingen Voor elk van de 5 criteria kunt u maximaal 1 punt krijgen. De punten van het CV worden in onderling vergelijk vastgesteld. Het maximaal aantal punten voor het CV is 5. De berekening van de score voor de CV is: Score (CV) = 100 x (behaald aantal punten CV / maximaal aantal punten CV). De Score (CV) ligt dus tussen de 0 en 100. Wegingsfactor: 30% in de totaalscore. Totaalscore De totaalscore waarin de elementen a, b en c worden meegewogen, wordt als volgt bepaald: Totaalscore = Score (prijs) x 40% + Score (referentie) x 30%+ Score (CV) x 30% In beginsel wordt voor de generieke scan aan de 10 partijen gegund, waaraan de hoogste totaalscore is toegekend en die daarmee de economisch meest voordelige Offerte heeft ingediend en voor de samenwerking scan aan de 10 partijen, waaraan de hoogste totaalscore is toegekend en die daarmee de economisch meest voordelige Offerte hebben ingediend. Economisch meest voordelige Offerte De economisch meest voordelige Offertes zijn degene die de 10 hoogste scores hebben behaald. Indien meer dan 10 Inschrijvers de hoogste score hebben behaald, dan is de Inschrijver die het hoogst heeft gescoord op Kwaliteit (onderdelen b en c

9 van Uw Offerte en onze werkwijze ) de economisch meest voordelige Offerte. Gunningscriteria vervolgscan(s) Op basis van bovenstaande gunningscriteria worden maximaal 10 scanners voor het uitvoeren van een generieke scan en 10 scanners voor het uitvoeren van een scan op terrein van samenwerking geselecteerd voor het uitvoeren van één scan. Voor het mogen uitvoeren van meerdere scans worden de volgende criteria gehanteerd: - De eerste scan die is uitgevoerd wordt geëvalueerd door de tranchemanager en de programmaleider van In voor zorg! Indien deze evaluatie goed is worden de volgende criteria gehanteerd. - Op basis van de behoefte uit het intakegesprek bij de deelnemende organisatie, het inzicht van de tranchemanager van In voor zorg! en de score op de gunningscriteria zoals genoemd onder 4 vindt er een match plaats tussen organisatie en scanner. - Bij een goede match wordt gekeken naar de beschikbaarheid. Hierbij wordt er vanuit gegaan dat de scanner binnen 10 werkdagen beschikbaar moet zijn. Indien dit niet zo is wordt de volgende scanner benaderd. - Bij gelijke geschiktheid wordt gestreefd naar een zo evenredig mogelijke verdeling van de scans over de scanners. Hier kunnen echter geen rechten aan worden ontleend. Uitsluitingcriteria: - Indien de scanner de laatste 1,5 jaar een scan heeft uitgevoerd binnen de organisatie waar de scan wordt uitgevoerd, komt die scanner niet in aanmerking. Procedure Gunningsprocedure De deadline voor het indienen van uw Offerte voor ronde 1 (uurtarief, specifieke referenties en kennisgebieden & kerncompetenties) is maandag 10 februari 2014, uur. Op uiterlijk maandag 17 februari 2014 wordt bekend gemaakt aan wie de opdracht voorlopig wordt gegund. De definitieve gunning is gepland op donderdag 6 maart Hiervan kan eventueel worden afgeweken. Presentatie Medio maart 2014 vindt ten kantore van Vilans, Catharijnesingel 47, Utrecht een kennismakings- en introductiebijeenkomst plaats voor de gecontracteerde scanners. De definitieve datum en het tijdstip worden uiterlijk woensdag 5 februari a.s. op CTM bekend gemaakt.

10 Het deelnemen aan deze introductiebijeenkomst maakt deel uit van uw opdracht. Door inschrijving bevestigt Inschrijver voorts dat bij de voorbereiding op zijn inschrijving geen verboden prijsafspraken zijn gemaakt met andere inschrijvers op deze opdracht.