Meerjarenonderhoudsplan gemeentelijke gebouwen

Transcriptie

1 Meerjarenonderhoudsplan gemeentelijke gebouwen

2 INHOUDSOPGAVE 1 Inleiding Doelstelling Analyse periode Situatie na de herindeling (2007) Opbouw en verloop van de voorziening gem. gebouwen ( ) Situatie eind 2012 en geconstateerde afwijkingen Actualisatie/verbeteringen beheerplannen Beleidsaspecten Onderhoudsbeleid Beheerbeleid Overige beleidsaspecten Financiële consequenties Meerjarenonderhoudsplannen Kostenramingen... 8 Bijlagen: 1) Onderhoudsniveau per gebouwen/object 2) Onderhoudskosten per pand per element 3) MJOP financien exploitatie-voorziening 2

3 1 Inleiding Na de herindeling van de voormalige gemeenten Ter Aar, Liemeer en Nieuwkoop is er een inventarisatie gemaakt van al dan niet aanwezige beheerplannen voor het onderhoud van alle gemeentelijke gebouwen. Uit de inventarisatie is gebleken dat voor sommige panden nog geen beheerplannen aanwezig waren. Waar er wel beheerplannen aanwezig waren, werd het onderhoud niet altijd conform het beheerplan uitgevoerd. De werkwijze op het gebied van gebouwenbeheer werd voorheen in de 3 gemeenten op verschillende wijzen uitgevoerd. De nieuwe gemeente Nieuwkoop gaf aanleiding om uit te gaan van één beleid onderhoud gemeentelijke gebouwen waarin het beheer- en onderhoud van alle gemeentelijke gebouwen wordt beschreven en één systematiek wordt gehanteerd voor het financiële beheer van het onderhoud. Op grond hiervan is in 2008 een geactualiseerd meerjarenonderhoudsplan (MJOP) opgesteld en zijn de kosten die hieruit voortvloeien in kaart gebracht. Het plan is door de raad vastgesteld voor een periode van 5 jaar. Het MJOP is in 2012 door de afdeling BOR/gebouwenbeheer opnieuw geactualiseerd voor de periode van 2013 tot en met Doelstelling De doelstelling is een dusdanig beheer en onderhoud van gemeentelijke gebouwen te realiseren, waarbij de gebouwen in goede staat blijven en er geen achterstallig onderhoud ontstaat. 3 Analyse periode Voor een actualisatie is het van belang om onvolkomenheden in de beheerplannen uit de voorafgaande periode, te verbeteren. Hiervoor is een analyse gemaakt van de periode Situatie na de herindeling (2007) Op 1 januari 2007 startte de nieuwe gemeente Nieuwkoop. De onderhoudsvoorziening voor het beheer van de gebouwen is in de begroting opgenomen en bestond in feite uit een samenvoeging van de begrotingen van de drie voormalige gemeenten; Nieuwkoop, Ter Aar en Liemeer. In de begroting waren daardoor verschillende voorzieningen voor gebouwen opgenomen. De beheerplannen waar deze voorzieningen op gebaseerd werden, waren gedeeltelijk verouderd, gedeeltelijk actueel en in sommige gevallen afwezig. Het jaar 2007 stond in het teken van het samenvoegen van de bestaande beheerplannen en het inventariseren van ontbrekende onderdelen. Vervolgens is aan de raad een voorstel gedaan voor het maken van één voorziening onderhoud gemeentelijke gebouwen voor de periode van 2008 t/m Daarnaast is er een post dagelijks onderhoud opgenomen in de exploitatie. Het budgethouder schap van beide posten is ondergebracht bij de afdeling BOR/Gebouwenbeheer maar wordt gevoed vanuit de producten van verschillende afdelingen waar de panden onder vallen. 3

4 3.2 Opbouw en verloop van de voorziening gem. gebouwen ( ) Het onderstaande overzicht geeft aan wat de ramingen uit de beheerplannen waren in gebouw Totaal lasten Benodigd Benodigde e Stand Jaarlijkse voorzienin Storting g begin voorzienin 2008 g Gemeentehuis Nieuwkoop Gemeentewinkel Nieuwkoop Werkplaats Nieuwkoop Brandweerkazerne Nieuwkoop Gymzaal Anemonenstraat Sporthal "De Steupel" Kinderdagverblijf "Catalpa" Zwembad "De Wel" Verenigingsgebouw "Open Huis" Verenigingsgebouw "Eensgezind" Baarhuis Nieuwkoop Toren Reghthuysplein Liftinstallaties "Aquaduct Achterweg" Gemeentehuis Ter Aar Werkplaats Ter Aar Brandweerkazerne Ter Aar TNT groep Sporthal "De Vlinder" Verenigingsgebouw "De Schakel" Aula begraafplaats Bijgebouw surfclub Langeraarseweg 150 a (van Tol) Verenigingsgebouw "Hmuseum Ter Aar" Westkanaalweg 120 (woning) Kerkweg 20 (woning) Ambtswoning Ter Aar Peuterspeelzaal "'t Veldmuisje" Kindercentrum "Mikado Octopus" Carrillon Bibliotheek "De Aarlezer" Gemeentehuis Nieuwveen Werkplaats Zevenhoven Brandweerkazerne Nieuwveen Sport en zalencomplex "De Ringkant" Sporthal "De Vlijt" Toren NH-kerk Zevenhoven Toren NH-kerk Nieuwveen Baarhuis Nieuwveen Baarhuis Zevenhoven Kerkstraat 13a (kleine loods) Dorpsstraat 111 (voormalig gemeentehuis) Dorpsstraat 109 (woning) Vereniginggebouw "museum Liemeer" Familiegraf "Schoenmaekers" Toegangspartij "Oude Erf" Naast een startkapitaal van ,- om achterstallig onderhoud ontstaan door de herindeling weg te werken, was de geraamde jaarlijkse storting in de voorziening ,- Vanuit de voormalige gemeenten was er een reserve opgebouwd in de verschillende onderhoudsvoorzieningen van ,-. De stortingen in de verschillende voorzieningen op dat moment bedroeg ,- per jaar. De afdeling financiën gaf er de voorkeur aan om de storting ongewijzigd te laten en de reserve te gebruiken om het verschil met de benodigde storting op te vangen. Gezien het verloop van stortingen en geraamde onttrekkingen aan de voorziening zou de reserve tot en met 2013 toereikend zijn. 4

5 In 2009 is alsnog besloten om de storting in de voorziening gefaseerd te gaan verhogen met ,- om te voorkomen dat er in 2013 een groot verschil zou ontstaan tussen de actuele storting in de voorziening en de benodigde storting voor de periode na Het verloop van de voorziening heeft uiteindelijk het volgende beeld gegeven: Jaartal Beginstand Toevoegingen Onttrekkingen Eindstand Situatie eind 2012 en geconstateerde afwijkingen De voorziening is na de 5-jarige periode dus geëindigd met een overschot van ,-. De verklaring hiervoor is:: Bij het voorstel 2008 is er al vanuit gegaan dat de voorziening eind 2012 op ,- zou eindigen In 2009 is besloten om de stortingen te verhogen om bij de actualisatie in 2013 niet geconfronteerd te worden met een forse verhoging van de benodigde storting. Aangezien dit bedrag niet nodig was voor onderhoudskosten resulteert dit in een extra overschot van ongeveer ,- Door afwijkingen van de geraamde kosten t.o.v. van de daadwerkelijke kosten, het wijzigingen in het aantal panden en het gebruik ervan, is er een bedrag overgebleven van ongeveer ,- In de periode is gebleken dat de beheerplannen die opgesteld zijn door verschillende adviesbureaus op sommige onderhoudselementen afwijkingen vertonen met de daadwerkelijke kosten. Ook zijn er onderhoudselementen vergeten of zijn onderhoudstermijnen soms niet realistisch. Deze afwijkingen in de beheerplannen kunnen forse verschillen opleveren tussen de geraamde- en de daadwerkelijke onderhoudskosten per pand. Gezien het groot aantal panden en de samenvoeging van al de onderhoudsbudgetten in één voorziening heeft dit niet geleid tot problemen omdat de positieve en negatieve uitschieters elkaar veelal opheffen. De kwaliteit van sommige individuele beheerplannen mag achteraf bezien echter twijfelachtig genoemd worden. 3.4 Actualisatie/verbetering beheerplannen Om de beheerplannen voor de komende periode te verbeteren is er voor gekozen om de ervaringscijfers van de afgelopen jaren te gebruiken bij de actualisatie. De beheerplannen waren voorheen gebaseerd op algemene indexcijfers zoals die gebruikt worden door adviesbureaus. Met de actualisatie zijn nu waar mogelijk de daadwerkelijke kosten opgenomen per onderhoudselement. Dit geeft een veel hogere betrouwbaarheid van de ramingen. Daarnaast zijn de gemiddelde geraamde kosten vergeleken met de gemiddelde kosten per pand uit het verleden. 5

6 De beheerplannen zijn met de actualisatie gelijk gedigitaliseerd waardoor wijzigingen in de toekomst eenvoudiger te verwerken zijn en een actualisatie niet meer hoeft te worden uitbesteed. 4 Beleidsaspecten 4.1 Onderhoudsbeleid De basis voor het onderhoudsbeleid wordt bepaald op de verschillende afdelingen die gebruik maken van de gebouwen. Zij maken de afspraken met de huurders en/of gebruikers van de panden. Zo vallen bijvoorbeeld de gemeentehuizen onder facilitaire zaken, de sporthallen, vereniginggebouwen, musea, zwembad en scholen onder VVH, aula en baarhuisjes onder BOR en tijdelijke panden onder ROG. Elk gebouw is toegekend aan een product van een afdeling. Het feitelijke uitvoeren van het onderhoud en het beheren van de onderhoudsbudgetten is voor alle panden overgedragen aan de medewerkers Gebouwenbeheer op de afdeling BOR. Het gewenste onderhoudsniveau van een gebouw is afhankelijk van factoren als: De functie van het gebouw De verwachte termijn waarover de functie of het gebouw gehandhaafd dient te worden De cultuurhistorische waarde Voor het onderhoud kan er een keuze gemaakt worden uit verschillende kwaliteitsniveaus. Vanuit de voormalige gemeenten waren geen beleidsdocumenten voor gebouwenbeheer beschikbaar. Uit de verschillende beheerplannen die in het verleden zijn opgesteld, blijkt dat er in elke gemeente in principe werd uitgegaan van een sober en doelmatig onderhoudsniveau. Vrij vertaald wordt eronder verstaan dat het pand de normale veroudering / slijtage mag vertonen en dat defecte bouwkundigeen installatietechnische onderdelen door een zelfde kwaliteitsniveau worden vervangen als reeds aanwezig is. Voor de panden van de gemeente Nieuwkoop wordt sinds 2006 ook van het onderhoudsniveau sober en doelmatig uitgegaan, met uitzondering van: Tijdelijk in beheer zijnde panden die op korte termijn gesloopt zullen gaan worden. Deze zullen enkel worden beschermd tegen vandalisme en/of brandstichting. Tijdelijk in beheer zijnde panden die op langere termijn gesloopt zullen gaan worden en worden verhuurd. Deze worden wind- en waterdicht gehouden en er wordt uitgegaan van minimaal, wettelijk verplicht onderhoud (Titel 7.4 B.W.). Gemeentelijke- en rijksmonumenten. Deze zullen zoveel mogelijk in originele staat worden behouden. Bij bouwkundige defecten zal zoveel mogelijk worden uitgegaan van reparatie of gedeeltelijke vervanging in plaats van totale vervanging. Jaarlijkse controle wordt uitgevoerd door de monumentenwacht. Deze kosten zijn in de beheerplannen opgenomen. Publieke gedeelten van de gemeentehuizen, die vanwege het representatieve karakter een hoger onderhoudsniveau eisen. Het onderhoudsniveau en de kwaliteit van de materialen verschilt per ruimte, afhankelijk van de functie (raadszaal, burgemeesterskamer, commissiekamer, trouwzaal etc.) In bijlage 1 is een overzicht opgenomen van de panden die momenteel in het bezit zijn van de gemeente Nieuwkoop. Bij elk pand is aangegeven van welk onderhoudsniveau wordt uitgegaan. 4.2 Beheerbeleid Het dagelijks beheer van de gebouwen wordt uitgevoerd door de medewerkers ( 2 fte) Gebouwenbeheer van de Afdeling Beheer Openbare Ruimte. Om de gebouwen conform de doelstelling te beheren wordt gebruik gemaakt van beheerplannen. Deze meerjarenonderhoudsplanningen worden telkens voor een periode van 10 jaar opgesteld en geven een gemiddeld kostenoverzicht van al het structureel onderhoud. 6

7 Alle beheerplannen zijn in 2011/2012 gedigitaliseerd en ondergebracht in softwarepakket Ultimo. Het gebruik van één softwarepakket stelt de medewerkers van Gebouwenbeheer in staat om de beheerplannen zelf te updaten en op eenvoudige wijze een begroting op te stellen en jaarlijks bij te kunnen sturen. 4.3 Overige beleidsaspecten In het wettelijk kader zijn er een aantal zaken die van invloed zijn op het beheer en onderhoud van gemeentelijke gebouwen. Het onderhoud aan voorzieningen die hieruit voortvloeien is opgenomen in het beheerplan. Brandveiligheid De eisen op het gebied van brandveiligheid komen voort uit het Bouwbesluit, Bouwverordening, Arbo-wet, wet milieubeheer en de gebruiksvergunning. De eisen die worden gesteld betreffen onder andere de aanwezigheid van noodverlichting, vluchtwegaanduiding, brandblusmiddelen, toepassing van brandwerende materialen en de periodieke controle van elektrische installaties. ARBO De ARBO-wet heeft betrekking op de bescherming van personen tijdens het werk. Voor gebouwenbeheer moet daarbij gedacht worden aan regelgeving met betrekking tot valbeveiliging bij daken, brandveiligheid, veiligheidsvoorzieningen aan technische installaties en veilige werkplakken. Volksgezondheid Een voorbeeld hiervan is legionella preventie. De eigenaar van een pand is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het drinkwater en dient er zorg voor te dragen dat het nodige wordt gedaan om deze kwaliteit te waarborgen. Energiebeheer Het energiebeheer binnen de gemeentelijke gebouwen dient de nodige aandacht te krijgen. In het verleden zijn er voor een aantal panden al onderzoeken gedaan naar de energiehuishouding. Hieruit blijkt dat er nog maatregelen zijn te treffen om het energiegebruik terug te dringen. Bij vervangingsonderhoud wordt indien technisch mogelijk uitgegaan van de meest duurzame alternatieven conform het inkoopbeleid van de gemeente Nieuwkoop. 5 Financiële consequenties 5.1 Meerjarenonderhoudsplannen (MJOP s) De Meerjarenonderhoudsplannen van de gemeente Nieuwkoop zijn in oorsprong opgesteld door drie gespecialiseerde externe bureaus. DHV : Panden oud-ter Aar Kontek : Panden oud_nieuwkoop en Liemeer Conserf : Toren Nieuwkoop (rijksmonument) en de torens van de kerken in Zevenhoven en Nieuwveen (gemeentelijke monumenten) 7

8 Daarnaast zijn er een aantal panden/objecten die tijdelijk in beheer zijn of weinig onderhoud vergen zoals een schuurtje op de begraafplaats. Hiervoor heeft gebouwenbeheer zelf een beheerplan opgesteld. Alle plannen zijn in 2012 volledig herzien door de medewerkers Gebouwenbeheer en daarbij gelijk gedigitaliseerd in softwarepakket Ultimo. Waar de plannen voorheen voornamelijk gebaseerd werden op algemene indexcijfers, zijn ze nu zoveel mogelijk geactualiseerd met ervaringscijfers van de desbetreffende panden. De kwaliteit en juistheid van de ramingen is hierdoor sterk verbeterd. 5.2 Kostenramingen In de MJOP s wordt elk pand onderverdeeld in onderhoudselementen. Een overzicht van de kostenramingen per onderhoudselement per pand is weergegeven in bijlage 2 In de begroting zijn er twee posten aanwezig voor het onderhoud van gemeentelijke gebouwen, namelijk: 1. voorziening gemeentelijke gebouwen en 2. exploitatiepost dagelijks onderhoud gemeentelijke gebouwen In de voorziening worden kosten opgenomen die periodiek om de paar jaar terugkomen en zorgen voor een grote afwijking van de gemiddelde reguliere kosten. Denk hierbij aan de vervanging van installaties en schilderwerk. De exploitatiepost bevat alle overige reguliere onderhoudskosten. Een overzicht per pand van de benodigde stortingen in zowel de voorziening als de exploitatiepost voor de periode is weergegeven in bijlage 3 Binnen de voorziening en de exploitatiepost heeft elk pand een unieke objectcode gekregen. Door beide posten op te delen in fases die overeenkomen met de objectcodes is goed inzichtelijk te maken wat de begrote en daadwerkelijke jaarlijkse onderhoudskosten zijn per pand. Er kan met deze werkwijze op eenvoudige manier financiële verantwoording worden afgelegd. 8