Verslag van de inspectie van het beheer van de niet-overgebrachte archieven

Transcriptie

1 Verslag van de inspectie van het beheer van de niet-overgebrachte archieven 2013 februari 2014 drs. C.C. de Glopper-Zuijderland

2 Inspectie Wassenaar 2013 Pag 2 van 14

3 INSPECTIEVERSLAG ARCHIEFBEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN 2013 Inleiding Dit is het verslag van de inspectie van de niet-overgebrachte archieven van de gemeente Wassenaar, ingevolge art. 32 lid 2 van de Archiefwet 1995 uitgevoerd door de gemeentearchivaris. De gemeentearchivaris is belast met het toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven. De inspectie 2013 heeft eind december 2013 plaatsgevonden. Dat het interval tussen deze inspectie en de vorige wat korter dan gebruikelijk is, vindt zijn oorzaak in het feit dat met ingang van dit jaar de provinciale toezichthouder in het vervolg per kalenderjaar geïnformeerd dient te worden. Wederom is geïnspecteerd aan de hand van de door de VNG opgestelde Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen (archief-kpi s). Het inspecteren aan de hand van KPI s wordt aanbevolen, maar is niet verplicht. KPI s kunnen de horizontale verantwoording door het college van B&W aan de gemeenteraad vergemakkelijken. De KPI s vormen sinds de invoering van de Wet revitalisering generiek toezicht (1 oktober 2012) een referentiekader voor het provinciale archieftoezicht nieuwe stijl. De archief-kpi s bevatten de volgende te toetsen elementen: 1. Lokale regelingen; 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht; 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van papieren en digitale archiefbescheiden; 4. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden; 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden; 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats; 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots; 8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid; 10. Middelen en mensen. Hieronder wordt ingegaan op deze tien elementen. Daarnaast wordt aandacht besteed aan enkele aspecten van het beheer van de niet-overgebrachte archieven die in de inspectierapporten van de afgelopen jaren ook aan de orde kwamen. Tot slot doe ik naar aanleiding van de bevindingen enkele aanbevelingen. Inspectie Wassenaar 2013 Pag 3 van 14

4 Verslag 1. Lokale regelingen De archiefvorming van overheidsorganisaties, zoals de gemeente Wassenaar valt onder de Archiefwet In weerwil van de naam het begrip archief wordt veelal geassocieerd met informatie van oudere datum gaat de wet over het geheel van informatie. De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zijn de basis hoe onze gemeente de Archiefwet vorm geeft. De Archiefverordening regelt de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft voor de archieven, die door de gemeentelijke organen wordt gevormd, het beheer, de mensen en middelen en het toezicht van de gemeentearchivaris op het beheer. Hiermee wordt de gehele informatieketen geborgd, van het aloude charter tot het nieuwste digitale bestemmingsplan. In de Archiefverordening is ook de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats vastgelegd. Het Besluit Informatiebeheer beschrijft in onze gemeente de voorwaarden waaraan het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden dienen te voldoen. Zowel de Archiefverordening als het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Wassenaar is in 2010 vernieuwd en vastgesteld. Het college van Gedeputeerde Staten heeft kennis genomen van de Archiefverordening. Beide regelingen zijn inhoudelijk correct, maar door de recente veranderingen in de organisatie zijn kleine aanpassingen nodig. Dit zal in 2014 worden opgepakt. Een aparte regeling waarin voorzieningen worden vastgelegd betreffende de archiefbescheiden bij overdracht van taken aan een ander overheidsorgaan of gemeenschappelijke regeling ontbreekt, maar bij de gemeenschappelijke regelingen die de laatste vijf jaar zijn aangegaan (onder meer Sociale Dienst, Omgevingsdienst Haaglanden, GR Duivenvoorde), is wel altijd een archiefparagraaf opgenomen. Er wordt een register bijgehouden van alle gemeenschappelijke regelingen. Een adequaat informatiebeheer maakt een soepele bedrijfsvoering mogelijk, zorgt dat een organisatie zijn rechten en plichten en die van andere partijen kent, dat zij transparant kan opereren en verantwoording kan afleggen over haar handelen. Tenslotte wordt zodoende een blijvende bewaring veilig gesteld van informatie met (cultuur-)historische waarde. Het informatiebeheer is organisatorisch ondergebracht bij het Team Post & Archief van de afdeling Publiekszaken van de Werkorganisatie Duivenvoorde (ambtelijk samenwerkingsverband van de gemeentes Wassenaar en Voorschoten). Medewerkers van Post & Archief dragen zorg voor de uitvoering van het integrale archiefbeheer (vóór overbrenging naar de archiefbewaarplaats). Ook de overbrenging van de blijvend te bewaren archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats in Raadhuis De Paauw behoort bij de beheertaken. De gemeentearchivaris speelt met name hierin een actieve rol, omdat het beheer na overbrenging bij deze functionaris komt te liggen. De informatie wordt na overbrenging in principe voor de eeuwigheid bewaard, en is dan kosteloos voor iedereen raadpleegbaar. Naast deze (cultuur-)historische waarde die informatie op den duur kan krijgen heeft zij uiteraard een functie voor de bedrijfsvoering en verantwoording van een organisatie. Inspectie Wassenaar 2013 Pag 4 van 14

5 Met de privaatrechtelijke partij VADA in Nijverdal waarvan archiefruimte wordt gehuurd en waaraan een aspect van het archiefbeheer is uitbesteed, is een dienstverleningsovereenkomst gesloten. 2. Interne kwaliteitszorg en -toezicht Nog niet overgebrachte overheidsarchieven Volgens artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient het college van B&W ervoor te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Er bestaat echter nog geen algemeen landelijk aanvaard kwaliteitssysteem of kwaliteitszorgsysteem. De ambtelijke samenwerking met de gemeente Voorschoten en de invoering van het documentmanagementsysteem DECOS hebben in 2013 veel tijd en aandacht gevraagd. In 2014 zal aan een aan de nieuwe situatie aangepast kwaliteitszorgsysteem vorm gegeven worden. De tweejaarlijkse audit voor de GBA heeft in 2012 plaatsgevonden. De gemeente is daarvoor geslaagd. De tweejaarlijkse audit voor de BAG heeft in 2013 plaatsgevonden. De gemeente is daarvoor niet geslaagd, een her-audit volgt in september In het kader van de kwaliteitsbevordering zijn er bijeenkomsten voor de medewerkers van Post & Archief gehouden rondom de thema s Zaakgericht Werken, Digitale Handtekening en Verdere Ontwikkeling DECOS. Overgebrachte archieven Er is een gemeentearchivaris in het bezit van het diploma Archivistiek A benoemd voor het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden en voor het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden. Jaarlijks wordt van beide taken door de gemeentearchivaris verslag uitgebracht aan het college van B&W. De gemeentearchivaris nam in 2013 deel aan een door de provincie geïnitieerde bijeenkomst over het vernieuwde archieftoezicht en aan een bijeenkomst van VHIC over een kwaliteitszorgsysteem voor archieven. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden Nog niet overgebrachte overheidsarchieven Ordening, authenticiteit, context en toegankelijkheid van archiefbescheiden uit het dynamische archief zijn op orde. Wassenaar beschikt over een documentair structuurplan (DSP) en wel meer specifiek de module i-navigator. Dit is de basis van de ordening van de archiefbescheiden. Een DSP is een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. In het DSP zijn de werkprocessen van de gemeente beschreven, de beheeractiviteiten en de programmatuur. Alle informatie over de werkprocessen van de gemeente Wassenaar zijn op een centrale plaats bijeengebracht in het DSP/ i-navigator. Hiermee voldoet de gemeente aan artikel 18 van de Archiefregeling, dat bepaalt dat de gemeente beschikt over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de archiefbescheiden, geordend overeenkomstig een ordeningsstructuur. Inspectie Wassenaar 2013 Pag 5 van 14

6 De meeste zaken worden verwerkt in het document management systeem DECOS. Het DMS is een NEN2082 gecertificeerd systeem. Het DMS vormt met de basisregistraties de Midoffice. In 2012 is DECOS in Wassenaar geïmplementeerd. In februari 2013 is DECOS samengevoegd met DECOS Voorschoten. De invoering is redelijk verlopen, maar vertoont nog enige kinderziektes: De snelheid van DECOS is nog niet op orde. De aanschaf van nieuwe servers zou de wachttijden voor de gebruikers aanmerkelijk moeten verkorten. Nog niet alle ambtenaren kunnen goed met DECOS overweg. Een spreekuur via Intranet en een interne cursus via Studio Duivenvoorde blijken nog niet genoeg rendement te leveren. Niet alle ambtenaren blijken in staat te zijn stukken met correcte en duidelijke beschrijvingen in DECOS onder door Post & Archief aangemaakte zaken te hangen. De toekomstige terugvindbaarheid van die stukken komt daardoor onder druk te staan. Bij het team Post & Archief ontbrak in 2013 de tijd om alle onvolkomenheden op te sporen. Het is de bedoeling daar in 2014 meer tijd voor vrij te maken. Wel werden in 2013 steekproeven uitgevoerd en naar aanleiding daarvan medewerkers die problemen hadden, op de juiste weg geholpen. Bij het compleet maken en juridisch op orde brengen van dossiers blijkt geregeld dat het archiveren van relevante inkomende en uitgaande s door de ambtenaren niet consequent wordt toegepast. Er is geen apart protocol. Afspraken over s zijn onderdeel van het integriteitsbeleid. komt vermoedelijk grotendeels decentraal bij medewerkers binnen en dan bestaat het risico dat de niet wordt geregistreerd. De gemeente Wassenaar heeft gekozen om de GEMMA, de GEMeentelijke Model Architectuur te volgen. Belangrijke onderdelen van GEMMA zijn een proces- en een informatiearchitectuur. Met de introductie van DECOS is een begin gemaakt met de invoering van het zaak- en procesgerichte werken. Dit is een van de voorwaarden voor digitaal archiveren. Deze manier van werken moet voorkomen dat medewerkers informatie op persoonlijke en afdelingsschijven opslaan waardoor informatie persoonsgebonden is en daarmee niet vindbaar. In de praktijk blijkt echter dat nog niet alle ambtenaren zich de nieuwe manier van werken eigen hebben gemaakt. Het invoeren van volledig digitaal zaakgericht werken is een meerjarig traject. Alle archiefbescheiden zijn onderdeel van een zaak. Relaties leggen tussen verschillende zaken is ook mogelijk in DECOS. De zaken zijn gekoppeld aan zaaktypen die worden bijgehouden en zijn opgeslagen in het DSP/i- Navigator. Aan de zaaktypen zijn metadata gekoppeld, zoals proceseigenaar, afdeling en eventueel vernietigingsgrondslag. Het zaakgericht werken maakt het mogelijk dat de medewerker de zaak zoveel mogelijk digitaal afhandelt. Enige jaren geleden is door de organisatie besloten dat CZA op termijn DECOS zal gaan vervangen als zaaksysteem. DECOS blijft dan wel gehandhaafd als registratie- en archiveringssysteem. Het is echter de vraag of met deze beslissing een heilzame weg wordt ingeslagen. Het opsplitsen van DMS en zaaksysteem kan de afhandeling en archivering van zaken mogelijkerwijs onnodig gecompliceerd maken. Archiefbescheiden (papier en digitaal) worden in goede staat gebracht en gehouden. Alle analoge archieven in de archiefruimte bevinden zich in goede en geordende staat en zijn raadpleegbaar via DECOS. Inspectie Wassenaar 2013 Pag 6 van 14

7 Het archiveren van de gemeentelijke website is goed geregeld via archiefweb.eu. Overgebrachte archieven Duurzame verpakkingsmaterialen worden gebruikt voor de opslag van de papieren archiefbescheiden die voor permanente bewaring in aanmerking komen. Archiefstukken die in slechte staat verkeren, worden door een professioneel restauratieatelier hersteld. De ordening van de archiefgedeeltes en wordt momenteel door een extern bureau verbeterd door opschonen en meer op zaakniveau aanpassen van de beschrijvingen. Beschikbaarstelling van de fotocollectie, krantencollectie en de openbare akten van de burgerlijke stand vindt plaats via de Digitale Studiezaal op de gemeentelijke website. De collecties zijn nader toegankelijk gemaakt via Atlantis. 4. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden Nog niet overgebrachte overheidsarchieven Overheden verkiezen steeds meer voor digitale kanalen voor zaakafhandeling met burgers. Met name de omslag naar digitaal informatiebeheer vraagt om complexe maar noodzakelijke waarborgen om informatieverlies te voorkomen. Tegelijkertijd zal de informatie- en kennisbehoefte van gemeenten toenemen door verdergaande decentralisatie van taken en verantwoordelijkheden. Interoperabiliteit en standaarden spelen een steeds belangrijkere rol. De informatie en kennis zijn nodig om financiële missers te vermijden en om de verwachtingen van de burgers te kennen. De bouwstenen uit Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP) vormen de basisinfrastructuur van de elektronische overheid en zijn voor gemeenten, provincies, waterschappen en het Rijk de basis om de digitale overheid te vormen. De gemeente doet mee aan het i-nup-project. Hiermee wordt een flinke stap gezet in de digitale dienstverlening aan burgers en bedrijven. Op basis van het principe eenmalige invoer en meervoudig gebruik moeten alle persoons- en gebouwengegevens eenduidig worden ingevoerd. Gemeenten zijn wettelijk verplicht 10 basisregistraties in te voeren, van de GBA, de WOZ en de BAG 1 tot registers waar al het kaartmateriaal in zit. Al die databases moeten met elkaar gekoppeld zijn om er optimaal nut van te kunnen hebben onder het regime eenmalige opslag en meervoudig gebruik. Het gebruik van de juiste opslagformaten is op orde. De gemeente werkt nog niet op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN) dat door de provinciale archiefinspectie wordt aanbevolen, maar gaat dit wel op termijn doen. 1 De BAG is de basisregistratie waarin gemeentelijke basisgegevens over alle adressen en gebouwenin Nederland zijn verzameld. Alle gemeenten hebben de BAG ingevoerd. Per dienen de WOZdeelobjecten aan de BAGobjecten gekoppeld te zijn. Bij veel gemeenten lijkt de resultaatverplichting niet te kunnen worden gehaald. Bron: Impactanalyse BAG - WOZ KING versie 1.0 juli BAG is inmiddels overgedragen aan het Kadaster. Inspectie Wassenaar 2013 Pag 7 van 14

8 De ICT-bodemplaat en ICT-architectuurvisie zijn vastgesteld, waarin het documentmanagementsysteem (DMS), de verschillende bedrijfsapplicaties en de Midoffice 2 worden gepositioneerd. Als basis voor het zaakgericht werken is gekozen voor het Verbindend Fundament 3. Het verdient aanbeveling om als standaardeis voor alle aan te schaffen applicaties vast te leggen dat deze aantoonbaar en praktisch gekoppeld kunnen worden aan CZA/DECOS. Informatiemanagement zou een belangrijke eis moeten zijn bij de aanschaf van alle nieuw applicaties. Functionele eisen qua inhoud, structuur, metadata, verschijningsvorm en gedrag in verband met de authenticiteit van digitale archiefbescheiden moeten vastgelegd worden in een uitvoeringsregeling bij het besluit Informatiebeheer. Er dient te worden gezorgd voor tijdige conversies en migraties. Van iedere conversie of migratie moet een verklaring worden opgemaakt. Dit is een vereiste ingevolge artikel 25 van de Archiefregeling. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de afdelingshoofden. In Wassenaar ontbreken dergelijke verklaringen. Leden van de gemeenteraad vergaderen sinds september 2012 papierloos wordt als maximale streefdatum aangehouden om het Klant Contact Centrum (KCC) met 90% digitale dienstverlening te realiseren. Er is gekozen voor het zaaksysteem CZA. Bij het aanmaken van de digitale bestemmingsplannen worden de voorschriften van Geonovum gevolgd. De archivering van de digitale bestemmingsplannen is niet geregeld en dient opgepakt te worden. De gemeente heeft haar series bouwdossiers laten digitaliseren over de periode heden. De digitalisering van de Hinderwetvergunningen is opgepakt in het kader van de aansluiting bij de Omgevingsdienst Haaglanden en loopt. Digitalisering van de bodemdossiers heeft nog niet plaatsgevonden. Overgebrachte archieven Het gemeentearchief beheert vrijwel alleen digitale bestanden, waarvan de originelen ook worden bewaard. De digitale kopie heeft vooral de functie om het publieksbereik van het gemeentearchief te vergroten. 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden Nog niet overgebrachte overheidsarchieven 2 Een architectuurconcept dat zich bevindt tussen de front- en backoffice. De frontoffice is de presentatielaag van een organisatie naar de buitenwereld. Onderdelen van de frontoffice zijn een callcenter, website en balie. De backoffice is het hart van de organisatie. Hier spelen zich processen af die onzichtbaar zijn voor de buitenwereld. Het verwerken van gegevens bijvoorbeeld. De midoffice fungeert als koppelvlak tussen de verschillende front- en back-officesystemen. De schakel tussen gegevens waarvoor burgers bij een overheid aankloppen (frontoffice) en de informatie die wordt verzameld binnen afdelingen van de overheidsorganisaties (backoffice). 3 Het Gemeentelijk Fundament. Samenhang tussen dienstverlening, organisatie en ICT. Inspectie Wassenaar 2013 Pag 8 van 14

9 De vernietiging van archiefbescheiden vindt plaats na goedkeuring door het college van B&W. Op 8 januari 2013 is een verklaring van vernietiging opgesteld voor bescheiden uit de jaren , die door de gemeentearchivaris is goedgekeurd. Voor het selecteren van de archiefbescheiden is gebruik gemaakt van de geactualiseerde Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeenten en intergemeentelijke organen sinds 1 januari 1996 vastgesteld op 25 juni Er wordt daarnaast gebruik gemaakt van een facultatieve stukkenlijst. Selectie van vernietigbare stukken geschiedt conform de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst. Vernietiging vindt plaats volgens de voorschriften. Vervanging wordt nog niet toegepast. Daarmee zal waarschijnlijk in 2016 worden begonnen. Er zijn in de afgelopen vijf jaar geen archiefbescheiden vervreemd. 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Alle archiefbescheiden ouder dan 20 jaar zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats in raadhuis De Paauw of naar de archiefbewaarplaats van VADA te Nijverdal. Verklaringen van overbrenging zijn van alle archieven aanwezig, ook van archiefbescheiden van de Burgerlijke Stand. Beoogd moment voor afsluiting van het archiefgedeelte dat nu actueel is, is 1 januari Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Het archief van de gemeente Wassenaar wordt op verschillende plaatsen bewaard: De archiefbewaarplaats in raadhuis De Paauw, als zodanig aangewezen door de zorgdrager, voldoet dankzij een ingrijpende verbouwing in 2007 aan alle eisen. Aangezien de archiefbewaarplaats vanwege de ambtelijke samenwerking met Voorschoten ook plaats moet bieden aan archiefbescheiden van Voorschoten is ervoor gekozen om een deel van de Wassenaarse en Voorschotense archieven elders op te slaan. Dit gebeurt op aanraden van de provinciale archiefinspectie in de goedgekeurde bewaarplaats van VADA te Nijverdal. In raadhuis De Paauw wordt ook de raadskelder gebruikt voor de opslag van archief. Er is geen bezwaar tegen die opslag, mits het daar te bewaren archief op redelijk korte termijn (10 jaar of korter) voor vernietiging in aanmerking komt. Er wordt geen archief meer bijgeplaatst, zodat deze ruimte over 7 jaar niet meer voor archiefopslag gebruikt zal worden. In de archiefruimte in het gemeentekantoor aan de Johan de Wittstraat worden de semistatische archieven opgeslagen die voor de toekomst bewaard moeten worden naast archieven die op termijn (na 2021) vernietigd moeten worden. Inspectie Wassenaar 2013 Pag 9 van 14

10 Sinds de versoepeling van de voorschriften voor archiefruimtes neergelegd in artikel 45a van de Archiefregeling die is ingegaan op 18 november 2010 moet de relatieve luchtvochtigheid van archiefruimten een zo constant mogelijke waarde van 50% R.V. +/- 10% hebben. De temperatuur mag variëren tussen de 16 C en 20 C. Een overschrijding tot 25 C gedurende ten hoogste 10 etmalen per jaar is toegestaan. De archiefruimte aan de Johan de Wittstraat voldoet aan deze versoepelde eisen. Het blijft wel nodig regelmatig te meten. Het plaatsen van een klimaatbeheersingsinstallatie is, zolang de omstandigheden binnen de normen blijven, niet nodig. Nog niet openbare akten van de Burgerlijke Stand worden bewaard in een speciale ruimte bij de afdeling Publiekszaken, team Basisregistratie Wassenaar. De gemeente beschikt niet over een eigen e-depot. Grote archiefinstellingen als het Nationaal Archief en het Gemeentearchief Rotterdam zijn bezig e-depots te ontwikkelen waarvan ook andere archiefvormers gebruik kunnen maken. De provinciale toezichthouder acht het raadzaam deze ontwikkelingen af te wachten. 8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Na de overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar. Tijdens de openingstijden van de studiezaal van het gemeentearchief zijn openbare en originele archiefbescheiden ouder dan twintig jaar kosteloos te raadplegen door derden. De gemeente voldoet daarmee aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet. Een bezoekersreglement is in concept aanwezig en zal in 2014 worden vastgesteld en gepubliceerd op de website. Veel geraadpleegde bestanden zoals die van de Burgerlijke Stand, de fotocollectie en de krantencollectie zijn gratis te raadplegen via de gemeentelijke website. In de legesverordening is een wettelijk verplicht kostenoverzicht opgenomen onder andere voor het laten maken van afschriften van originelen. Voor de niet-openbare archiefbescheiden is een procedure vastgesteld om ontheffing voor de raadpleging aan te vragen. Bij de overdracht van de archiefbescheiden aan de gemeentearchivaris is nader bepaald welke documenten niet openbaar zijn en in welk jaar deze openbaar worden gemaakt. De beperkingen houden vooral verband met de werking van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). De bepalingen zijn vastgelegd in de verklaring van overbrenging. Beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden ouder dan 75 jaar komt niet voor. Archiefbestanden waarvan is komen vast te staan dat deze in een slechte materiële toestand verkeren, worden niet ter inzage gegeven. Dergelijke stukken worden zo spoedig mogelijk gerestaureerd. Er zijn geen klachten ontvangen van gebruikers. De ter beschikking stelling van archiefstukken is in 2013 in ruime mate vergroot. Geïnteresseerden kunnen steeds meer gebruik maken van de digitale studiezaal van het gemeentearchief via de website Gedigitaliseerde en beschreven bronnen van de gemeente Voorschoten zijn inmiddels ook in de Wassenaarse applicatie opgenomen. De Digitale Studiezaal werd in keer bezocht door verschillende bezoekers. Er werden in totaal pagina s bekeken. Inspectie Wassenaar 2013 Pag 10 van 14

11 Meer informatie over het beheer van de archiefbewaarplaats is opgenomen in het jaarverslag 2013 van de gemeentearchivaris over het beheer van het oud-archief. 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid De gemeente beschikt over een Calamiteitenplan voor de archieven, vastgesteld in De gemeente is lid van de Documentenwacht, gespecialiseerd in veiligstelling, conservering en restauratie van archiefbescheiden bij rampen, zowel voor raadhuis De Paauw als voor het gemeentekantoor. 10. Middelen en mensen Het college als archiefzorgdrager stelt na goedkeuring van de raad voldoende middelen beschikbaar om de kosten te dekken die verbonden zijn aan de uitoefening van de zorg voor en het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop. Het budget voor digitalisering dat in bedroeg, werd in zijn geheel besteed door het KCC. Het verdient aanbeveling om voor het gemeentearchief een geoormerkt jaarlijks budget vast te stellen ten behoeve van professionalisering van de dienstverlening, restauratie en digitalisering. Kosten voor huisvesting van het archief worden niet apart opgevoerd, maar maken deel uit van het budget van de totale gemeentelijke organisatie. Kosten voor de applicaties van de digitale studiezaal maken deel uit van het reguliere budget van Automatisering. De afdeling Publiekszaken, team Post & Archief beschikt over personeel dat in voldoende mate is toegerust voor het uitvoeren van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle archiefbescheiden en documentaire verzamelingen van de gemeentes Wassenaar en Voorschoten. Het is de vraag of het niveau van de medewerkers in de toekomst nog voldoende is om mee te kunnen gaan met en in te kunnen spelen op de vele en snelle veranderingen in de informatieverwerking. Twee medewerkers (2,0 fte) hebben als opleidingsniveau zowel SOD I als SOD II, vijf medewerkers (4,2 fte) alleen SOD I. Eén medewerker (0,7fte) heeft de opleiding HMDI afgerond, een andere medewerker (0,8 fte) heeft daarvan de propedeuse behaald. Er is één medewerker (0,5 fte) met de opleiding Archivistiek A. Twee medewerkers (1,78 fte) hebben geen specifieke archiefopleiding, maar wel respectievelijk 34 en 16 jaar ervaring bij de gemeente. In 2013 bestond de formatie van het team Post & Archief uit 10 fte s: 1,0 teamleider, 1,7 applicatiebeheer, 7,3 Post & Archief. Daarnaast waren drie krachten via de Maregroep en de Werkbij werkzaam. De werkdruk bij het team Post & Archief lag in 2013 hoog. De invoering van het documentmanagement-systeem DECOS en de overgang naar zaakgericht werken in de gemeente Wassenaar spelen hierbij een rol. Veel medewerkers in de organisatie die niet frequent genoeg in DECOS werken om het goed in de vingers te krijgen, doen geregeld een beroep op de expertise van Post & Archief. Daardoor is er niet voldoende tijd om alle onvolkomenheden in DECOS op te sporen en aan te pakken. Inspectie Wassenaar 2013 Pag 11 van 14

12 De achterstand in de overbrenging van archieven van Post & Archief naar de archiefruimte is door de inhuur van een tijdelijke kracht voor het overgrote deel weggewerkt. Voor het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven is geen vaste hoeveelheid formatieruimte vastgesteld. De gemeentearchivaris voert binnen een aanstelling van 18 uur alle taken uit, afhankelijk van de tijd die deze taken vragen. Er zijn ten aanzien van middelen en mensen geen aanmerkingen geweest vanuit de provinciale toezichthouder. Opmerkingen over het beheer van de niet-overgebrachte archieven op basis van de inspectierapporten van vorige jaren Het probleem van de ingeschreven stukken die niet terugkomen bij de registratuur blijft ondanks de komst van DECOS voortduren. Er wordt weliswaar geen papier meer de organisatie ingestuurd, maar medewerkers blijken niet alle stukken in DECOS vast te leggen. Het is dus nog steeds niet mogelijk een volledig en juist overzicht te krijgen van nog openstaande zaken. Bij Post & Archief wordt geconstateerd dat veel zaken niet worden aan- en afgemeld in DECOS. Nog niet alle ambtenaren zijn ervan doordrongen dat goede archivering van hen afhangt. Actief rappelleren blijft van belang. Opmerkingen over het provinciaal toezicht op de archiefzorg In 2013 heeft de provinciale toezichthouder geen inspectiebezoek aan de gemeente Wassenaar gebracht. Inspectierapporten van voorgaande jaren die aan de toezichthouder zijn toegestuurd, gaven geen aanleiding tot opmerkingen. Wel is meermalen bepleit dat de gemeente gaat werken op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN). Conclusie en aanbevelingen Tijdens deze inspectie is over het geheel genomen een redelijk positief beeld verkregen over de ontwikkeling en inrichting van het informatie- en archiefbeheer bij de gemeente Wassenaar. Nog niet alles is op orde, maar de gemeente is op de juiste weg. Wel moet geconstateerd worden dat de uitvoering van de samenwerking met Voorschoten en het ontstaan van één Werkorganisatie Duivenvoorde (het afstemmen van de verschillende manieren van werken en het toegroeien naar één postpunt) veel tijd hebben gevraagd en voorlopig zullen blijven vragen. De implementatie van nieuwe ontwikkelingen op DIV-gebied konden en kunnen daardoor tijdelijk een minder hoge prioriteit krijgen. Uit het bovenstaande rapport volgen deze aanbevelingen: De invoering op korte termijn van een kwaliteitszorgsysteem, verplicht volgens artikel 16 van de Archiefregeling 2010, is noodzakelijk. Inspectie Wassenaar 2013 Pag 12 van 14

13 Voor de toekomstige terugvindbaarheid van stukken is het noodzakelijk dat de registratie van stukken in DECOS door alle ambtenaren op zorgvuldige wijze en voorzien van juiste omschrijvingen plaats vindt. Eén-op-één instructie voor medewerkers met problemen is wenselijk. Het team Post & Archief zou meer tijd moeten kunnen vrijmaken om onvolkomenheden in DECOS op te sporen en te herstellen. Nu worden incidenteel steekproeven uitgevoerd. Door middel van prioritering zou aangegeven moeten worden welke stukken zeker gecontroleerd moeten worden. Een punt van zorg is dat zaken niet in DECOS worden afgemeld en open blijven staan. Ambtenaren dienen ervan doordrongen te zijn dat goede archivering staat of valt met hun medewerking. Ik adviseer u voor het oplossen van dit probleem maatregelen te treffen. Een ander punt van zorg is dat het archiveren van relevante inkomende en uitgaande e- mails in DECOS niet door alle ambtenaren consequent wordt toegepast, waardoor zaken niet volledig gedocumenteerd kunnen worden. Het verdient aanbeveling een regeling met daarin voorzieningen betreffende de archiefbescheiden bij overdracht van taken aan een ander overheidsorgaan of gemeenschappelijke regeling vast te leggen. De introductie van CZA als zaaksysteem dient kritisch te worden gevolgd. Het opsplitsen van DMS en zaaksysteem kan de afhandeling en archivering van zaken mogelijkerwijs onnodig gecompliceerd maken. Het verdient aanbeveling om als standaardeis voor alle aan te schaffen applicaties vast te leggen dat deze aantoonbaar en praktisch gekoppeld kunnen worden aan CZA/DECOS. Functionele eisen qua inhoud, structuur, metadata, verschijningsvorm en gedrag in verband met de authenticiteit van digitale archiefbescheiden moeten worden vastgelegd in een uitvoeringsregeling bij het Besluit Informatiebeheer. Het is een vereiste krachtens artikel 25 van de Archiefregeling dat van iedere conversie of migratie een verklaring wordt opgemaakt. Het is wenselijk dat dergelijke verklaringen als nog worden opgesteld. De archivering van de digitale bestemmingsplannen is niet geregeld en dient opgepakt te worden. Ten aanzien van de archiefruimte in het gemeentekantoor blijft het nodig luchtvochtigheid en temperatuur regelmatig te meten. Het verdient aanbeveling om voor het gemeentearchief een geoormerkt jaarlijks budget vast te stellen ten behoeve van professionalisering van de dienstverlening, restauratie en digitalisering. Wassenaar, 21 februari 2014 drs. C.C. de Glopper-Zuijderland gemeentearchivaris van Wassenaar Inspectie Wassenaar 2013 Pag 13 van 14

14 Inspectie Wassenaar 2013 Pag 14 van 14