DOWNTOWN Magazine NYC Stageverslag. Stagebegeleider: Deborah Branswijck. Student: Umit Birdane

Transcriptie

1 DOWNTOWN Magazine NYC Stageverslag Stagebegeleider: Deborah Branswijck Student: Umit Birdane

2 Voorwoord Bij het tot stand brengen van mijn stageverslag heb ik aanwijzingen, toelichtingen en steun mogen ontvangen. Hierbij zou ik mijn dank willen uitbrengen aan al de personen die mij geholpen hebben. Vooral aan mijn begeleider, Mevr. Deborah Branswijck vanuit Artevelde hogeschool Gent, voor het nalezen van deze stageverslag. Daarnaast wil ik ook graag mijn stagementor Grace A. Capobianco en collega s bedanken die mij hebben gesteund bij het tot stand brengen van deze stageverslag. 2

3 Inhoud Situatieschets... 4 Uitgevoerde taken per competentie... 6 Eindevaluatie

4 Situatieschets DOWNTOWN Media Group wijst op een verfijnde waardering voor de cultuur die Lower Manhattan belichaamt. De DOWNTOWN merk omvat verschillende mediums, waaronder een afdruk tijdschrift, DOWNTOWN Magazine, een website DOWNTOWNMANAGAZINENYC.com, en een verscheidenheid van andere multimediaverkooppunten. DOWNTOWN Magazine is de ultieme lifestyle magazine dat de hartslag en de houding van deze rijkelijk diverse gemeenschap vastlegt. Als de eerste op dit gebied van New York City, DOWNTOWN Magazine biedt slimme, stijlvolle dekking van al die Lower Manhattan te bieden heeft. Naast het creëren van unieke redactionele inhoud, fotografie en videografie, DOWNTOWN plant evenementen, met behulp van high -profile partnerschappen voor catering en lezerspubliek databases voor uitnodigingenlijsten, waaronder celebrity sponsors. DOWNTOWN Magazine is opgericht door Grace A. Capobianco in 2010 als een BVBA, redactionele inhoud van DOWNTOWN Magazine bestaat uit geschiedenis, financiën, vastgoed, de actualiteit, cultuur, mode, beauty, gezinnen, entertainment en gerechten, het samenstellen van deze gebieden in een handige en boeiende publicatie. 4

5 5

6 Uitgevoerde taken per competentie Uitvoeren van betalingen en factureren van klanten: Als stagiair kreeg ik de verantwoordelijkheid om facturen op te stellen en door te sturen naar klanten na verkoop van advertenties. Via authorized.net ( betalingsplatform) kunnen we onze leveranciers of kosten betalen. deze platform is heel gebruiksvriendelijk en pragmatisch. Mijn ICT -kennis verworven door de lessen van meneer Stefaan Biccler was dit geen probleem om deze opdrachten uit te voeren. Boeken van aankoop en verkoopfacturen: Dagelijks heb aankoopfacturen en verkoopfacturen moeten inboeken in Quickbooks. Dit is een boekhoud -softwarepakket dat door meeste kleine bedrijven in de Verenigde Staten wordt gebruikt om boekhoudkundige transacties te verrichten. Mijn stagementor heeft mij een korte uitleg gegeven hoe het systeem. Ik kreeg ook een boek van mijn mentor om buiten de werkuren te oefenen hoe het systeem werkt. De principe van boekhouden is in grote lijnen hetzelfde hoe ik op school heb geleerd tijdens de lessen boekhouden. Klasseren van documenten: Nadat ik de facturen heb ingeboekt, moet ik ze volgens datum en categorie klasseren in mappen. deze opdracht heb ik zorgvuldig kunnen uitvoeren omdat ik heel punctueel tewerk ga en zorg dat geprinte documenten niet verloren geraken. als boekhouder zijn wij verplicht om belangrijke documenten enige tijd te bewaren tot ze verjaren. mijn kennis uit boekhoudrecht maakte me bewust hoe belangrijk is om documenten te klasseren. Opstellen van een businessplan: Mijn stagementor gaf me de opdracht om een uitgediept businessplan op te stellen van het bedrijf om het voor te leggen aan aandeelhouders. deze zoekwerk voor gegevens om te implementeren binnen mijn businessplan was niet zo gemakkelijk omdat ik ons verschil met andere bedrijven binnen dezelfde sector moet aankaarten. Ik heb hierbij gebruik kunnen maken van mijn boek voor het vak Businessplan omdat ik het meebracht voor school. Subsidieproces voor orkaan Sandy: Ons bedrijf heeft een verzoek ingediend bij de overheid om subsidie te krijgen als slachtoffer van de hurricane Sandy. Gedurende dit proces heb ik heel veel documenten moeten bewijzen aan de dienst om aan te tonen dat het bedrijf recht heeft om subsidie te krijgen. ik heb verschillende berekeningen moeten doen om alle kosten te kunnen voorleggen. 6

7 Financiële rapporten opstellen: Op het einde van elke maand vroeg mijn mentor om een rapport op te stellen van de inkomsten en uitgaven zodat we op maandelijkse basis kunnen zien in welke situatie we staan. Dankzij het softwarepakket was dit gemakkelijk omdat dit systeem reeds rapporten opstelt, hierdoor moest ik enkel nog verantwoorden wat deze cijfers betekenen aan mijn mentor. door mijn boekhoudkundige kennis heb ik geen moeilijkheden gehad om deze rapporten op te stellen. Franstalige klanten beantwoorden: Ik ben de enige persoon op het kantoor dat Frans kan praten. Omdat onze magazines ook verkrijgbaar zijn aan de luchthavens in Frankrijk, kregen we regelmatig Franse klanten aan de lijn die graag een product willen plaatsen in ons tijdschrift. Iedereen op de werkvloer wist dat ik Frans kan praten. Hierdoor werden zij rechtstreeks aan mijn lijn verbonden. 7

8 Eindevaluatie Stage lopen in de Verenigde Staten heeft me veel bijgeleerd en mijn kennis verrijkt. Amerikaanse werkgewoontes verschillen veel in vergelijking met de Belgische werkgewoontes. Hierbij wou ik graag een voorbeeld willen uitwerken. Ross, een collega van de editorial afdeling is een absolute aanwinst voor het bedrijf. Helaas heeft hij altijd problemen om zich te verplaatsen naar het kantoor. Hierdoor komt hij altijd te laat. Dit probleem wordt door de CEO getolereerd. Hij woont in New Jersey en ons kantoor is gevestigd in Downtown, New York. Deze afstand duurt 2 uren met de trein. Hij heeft voorgesteld aan de CEO om later in te komen en gedurende die twee uren een artikel te schrijven op de trein zodat hij enkel moet publiceren wanneer hij aankomt op het kantoor. De sfeer op de werkvloer is heel aangenaam. Iedereen is sociaal en vriendelijk. Wanneer je een probleem hebt of met een vraag zit, helpen ze je graag om een antwoord op te geven. Ik weet niet of het een gewoonte is binnen de Belgische bedrijfscultuur maar ik moet toegeven dat Amerikaanse werknemers heel graag onderling roddelen. Dit geval heb ik meermaals bij verschillende personen opgemerkt. In begin vond ik het vreemd en dit gedrag creëerde het gevoel dat ik die persoon niet kan vertrouwen. Als iemand komt roddelen over iemand anders bij jou, diezelfde persoon kan later ook roddelen over jou tegen een ander persoon. Hierdoor probeerde ik zo weinig mogelijk betrokken te geraken bij dergelijke conversaties. Mijn taalvaardigheid als talenknobbel heb ik meermaals kunnen gebruiken. Het gevoel om te weten dat je uniek bent is aangenaam. Alle editors en mijn mentor verbonden de lijn rechtstreeks met mij wanneer een internationale klant belt. Dit toonde ook aan dat ze mij vertrouwden wat zorgt dat ik me meer welkom voelde op de werkvloer. Door de lessen Frans en mijn talent voor Romaanse talen heb ik mij kunnen onderscheiden van andere werknemers. Mijn boekhoudkundig kennis heb ik dagelijks kunnen gebruiken, ik wist hoe ik een factuur moet opstellen, aanmaningsbrieven sturen naar dubieuze debiteuren ( klanten die laattijdig betalen) en alle transacties die werden verricht correct in te boeken. Op fiscaal vlak had ik beperkingen. Een voorbeeld hierbij is toen een auditor langskwam op het kantoor heeft ze gewaarschuwd dat de W2-forms ( Amerikaanse loonfiche voor werknemers) niet op de juiste manier werden ingevuld. Wij wisten niet dat er een barema bestond voor woonwerkvergoedingen van werknemers. Nadien hebben we deze fout rechtgezet en sindsdien houden we steeds rekening met deze barema. 8

9 New York is de ideale locatie voor alle economische richtingen. Ik heb mijn netwerk elke dag kunnen verbreden. Wall street was een blok verder van ons kantoor. Hierdoor kwamen veel zakenmannen over het werkvloer. De CEO kent bijna alle zakenmannen van deze financiële district. Ik probeerde telkens op mij taal te letten wanneer ik met deze mensen in contact kwam omdat ik niet enkel mijzelf presenteer maar ook de imago van het bedrijf moet denken. Deze competenties heb ik geleerd van de portfolio-opdrachten van de afgelopen jaren. Ik moet toegeven dat ik bang was om te falen in de gegeven opdrachten omdat ik dacht dat Amerikaanse boekhouding niets gemeenschappelijk zou hebben met de Belgische boekhouding. Uiteindelijk besefte ik dat er niet zo grote verschillen zijn binnen de basisverrichtingen zoals boekingen. Toch heb ik deze angst overwonnen om mijn droom waar te maken en stage gelopen in de Verenigde Staten. Mijn stage stemde zeker overeen met mijn opleiding. Ik heb al mijn kennis dat ik verworven heb tijdens mijn educatie kunnen bewijzen aan mijn stagementor. Ze zei dat wij als Europese studenten meer professioneel worden en meteen inzicht hebben voor de afwijkingen binnen het vak in vergelijking met Amerikaanse studenten. Ik kan haar bevestigen omdat ik nooit een moment heb gehad buiten de fiscale opdrachten dat ik helemaal geen idee had hoe ik de opdracht moet aanpakken. Ik vind dat er iets meer aandacht moet gehecht worden aan de internationaal fiscale wetgeving omdat veel bedrijven meer en meer internationaal worden. Op deze manier kunnen wij, als jonge accountants zonder enige zorgen meteen aan de slag bij dergelijke bedrijven. We focussen ons te veel nationaal terwijl een opbouw van carrière geen geografische beperkingen kent. Wat ik heel eigenaardig vond is dat de boekhouders in Amerika ook vlug de boeking op een kladblaadje neerpennen vooraleer ze inboeken. Op deze manier voorkomen ze verkeerde input in het systeem. Ik weet uit mijn vorige stages bij boekhouders in België dat zij dit ook altijd doen omdat je op deze manier een duidelijker overzicht krijgt van je debet en creditsaldo. Mijn enige advies aan de accountancy studenten die graag stage willen lopen in de Verenigde Staten zal zijn dat ze zeker een boek over de Amerikaanse fiscale wetgeving in grote lijnen doornemen want voor mij was dit de grootste obstakel om het te overwinnen. 9