Huishoudelijk reglement

Transcriptie

1 Inleiding Voor het goed functioneren van de BSVV is een huishoudelijk reglement nodig. Het reglement beoogt de leden duidelijkheid te geven, hoewel het onmogelijk is om alles vast te leggen. Over uitzonderingen en situaties, die niet zijn verwoord, is het laatste woord aan het bestuur. Het bestuur doet een beroep op alle leden en vrijwilligers voor sociale controle op naleving van de huisregels. De Algemene Ledenvergadering heeft de bevoegdheid het Huishoudelijk Reglement te wijzigen. Artikel 1. Algemene bepalingen 1. De vereniging genaamd BovenSmilde VoetbalVereniging (BSVV), hierna te noemen "de vereniging", is bij notariële akte opgericht op 1 december 1949 en is gevestigd te Bovensmilde. 2. Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de vereniging, zoals deze laatstelijk zijn gewijzigd en geheel opnieuw vastgesteld bij notariële akte op 20 juni Artikel 2. Leden a. De vereniging bestaat uit: kabouters pupillen junioren senioren recreanten leden van verdienste en ereleden ondersteunende leden b. Kabouters zijn die leden die de leeftijd van zes jaar nog niet hebben bereikt. c. Pupillen zijn die leden die de leeftijd van dertien jaar nog niet hebben bereikt. d. Junioren zijn die leden die de leeftijd van achttien jaar nog niet hebben bereikt. e. Senioren zijn leden van achttien jaar en ouder. f. De indeling genoemd onder punt b t/m e is op basis van geboortejaren. Gedurende de competitie heeft dus niet iedereen de aangegeven leeftijd. g. Recreanten zijn leden die wel trainen maar niet deelnemen aan de competitie. Artikel 3. Leden van verdienste en ereleden 1. Leden van verdienste zijn zij, die wegens bijzondere verdiensten jegens de vereniging op voorstel van het bestuur door de algemene vergadering met ten minste 4/5 der geldig uitgebrachte stemmen als zodanig zijn benoemd. 2. Ereleden zijn zij, die wegens bijzondere verdiensten jegens de vereniging op voorstel van het bestuur door de algemene vergadering met ten minste 4/5 der geldig uitgebrachte stemmen als zodanig zijn benoemd. 3. Op leden van verdienste en ereleden rusten geen geldelijke verplichtingen; zij hebben echter wel alle rechten van de leden.

2 Artikel 4. Ondersteunende leden 1. De vereniging kent naast leden ook ondersteunende leden die, indien zij een vrijwilligerstaak vervullen die een KNVB nummer vereist, tevens lid kunnen zijn van de KNVB. 2. Ondersteunende leden zijn die natuurlijke of rechtspersonen die door het bestuur zijn toegelaten en die zich jegens de vereniging verplichten om jaarlijks een door het bestuur vastgestelde bijdrage te storten. 3. Ondersteunende leden, die géén KNVB lidmaatschap genieten, hebben geen andere rechten en verplichtingen dan die welke hen in of krachtens de statuten en/of reglementen zijn toegekend of opgelegd. 4. De rechten of verplichtingen van ondersteunende leden kunnen te allen tijde wederzijds door opzegging worden beëindigd, behoudens dat de jaarlijkse bijdrage voor het lopende boekjaar voor het geheel verschuldigd blijft. 5. Opzegging namens de vereniging geschiedt door het bestuur. Artikel 4a. Sponsoren 1. De vereniging kent naast (ondersteunende-) leden ook sponsoren. 2. Het bestuur stelt een sponsorcommissie samen die mogelijke sponsors benadert. 3. De sponsorcommissie maakt afspraken met sponsors in opdracht van het bestuur van BSVV met als leidraad het sponsorplan. 4. Afspraken met sponsors worden op hoofdlijnen vastgelegd en ondergebracht middels een sponsorcontract bij het bestuurslid financiële zaken. Sponsorgelden kunnen worden ingezet voor een specifiek verenigingsdoel of worden aangewend t.b.v. de reguliere begroting van de club. 5. Sponsoren zonder lidmaatschap van de KNVB kunnen geen lid zijn van de vereniging. Artikel 5. Het lidmaatschap 1. De aanmelding van nieuwe leden geschiedt door invulling, dagtekening en ondertekening van het aanmeldingsformulier te verkrijgen via de ledenadministratie of te downloaden via de website. 2. De ledenadministratie zorgt voor de verwerking van de benodigde gegevens in sportlink na het invullen van het aanmeldingsformulier. Op het formulier dient o.a. te worden ingevuld: Naam, voornaam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, alsmede de vereniging(en) waarvoor kandidaat-lid de laatste 5 jaren heeft gespeeld. Voor jeugdleden dient het formulier mede ondertekend te worden door de wettelijk vertegenwoordig(st)er. De ledenadministratie stuurt de gegevens/mutaties door naar de financiële administratie en de redactie van het clubnieuws/de website, die hiervan melding maakt. 3. De kosten voor de aanmelding van leden worden door het bestuur vastgesteld. De machtiging dient te worden ondertekend ten behoeve van de automatische incasso. 4. Het bestuur draagt er zorg voor dat degenen die als lid tot de vereniging wensen te worden toegelaten, door de ledenadministratie aangemeld worden bij de KNVB. 5. Indien een aspirant-lid, na bezwaar van een of meerdere stemgerechtigde leden, niet wordt toegelaten kan hij/zij hierover bezwaar aantekenen bij het bestuur, en kan in de eerstvolgende algemene ledenvergadering tot toelating worden besloten. 6. Na verkrijging van een K.N.V.B nummer is het lidmaatschap bekrachtigd.

3 Artikel 6. Rechten en plichten van leden Naast de verplichtingen, geregeld in artikel 5 van de statuten, hebben alle leden de hierna te noemen rechten en plichten. 1. Bij toetreding als lid hebben zij het recht een papieren exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement op aanvraag te ontvangen. 2. Zij hebben het recht om deel te nemen aan trainingen en wedstrijden, tenzij uitdrukkelijk, en met kennisgeving, door het bestuur en/of jeugdkader anders is bepaald. 3. Alle leden, dus ook de minderjarige leden, hebben het recht deel te nemen aan debatten en stemmingen in de ledenvergaderingen en hebben daarin ieder één stem. Ieder lid is bevoegd zijn/haar stem te doen uitbrengen door een schriftelijk gemachtigd ander lid, dat echter in totaal niet meer dan twee stemmen kan uitbrengen. 4. Zij hebben het recht van vrije toegang tot wedstrijden en bijeenkomsten, voor zover door het bestuur niet anders is bepaald. 5. Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur/jeugdkader in te dienen. Het bestuur/jeugdkader is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken c.q. te doen behandelen of te doen onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend. 6. Zij hebben de plicht de ledenadministratie, middels het aanmeldings/mutatieformulier tijdig in kennis te stellen van verandering van hun adres of andere van belang zijnde gegevens. 7. Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van de contributie, bij nieuwe leden door middel van het afgeven van een automatische incasso aan het bestuurslid financiële zaken, waarbij het recht geldt om binnen (bij doorlopende machtiging algemeen) 56 kalenderdagen na de datum dat de opdracht ten onrechte of foutief is verwerkt, de incasso te storneren. 8. Zij hebben de plicht tot naleving van de reglementen van de vereniging alsmede van de door het bestuur of door het bestuur aangewezen commissies gegeven richtlijnen, alsmede de voorschriften van de KNVB. Artikel 6a. Straffen 1. In het algemeen zal strafbaar zijn een zodanig handelen of nalaten, welke in strijd is met de wet, dan wel de statuten, reglementen en/of besluiten van organen van de vereniging, of waardoor de belangen van de vereniging worden geschaad. 2. Straffen opgelegd door de tuchtcommissie van de KNVB, waaronder die tengevolge van een gele of rode kaart, dienen door de leden zelf te worden betaald. 3. Als iemand het niet eens is met de, in artikel 2 genoemde, uitspraak van de tuchtcommissie, bestaat in vrijwel alle gevallen de mogelijkheid hiertegen in beroep te gaan. Het verzoek hiertoe, dat met redenen omkleed is, dient te worden ondertekend door de betrokkene (appellant) zelf. Dit verzoek moet bovendien binnen zes werkdagen na verzending van de uitspraak in het bezit zijn van het districtskantoor. 4. Het bestuur is bevoegd om, met inachtneming van het beginsel van hoor en wederhoor, bij niet naleven van lid 1 van dit artikel of naast een straf welke aan een speler, grensrechter, begeleider, verzorger of ander lid wordt gegeven en door de

4 tuchtcommissie van de KNVB wordt afgedaan, een straf of bijkomende straf vanuit de vereniging op te leggen. 5. Bij een beslissing als bedoeld in lid 4 van dit artikel heeft het desbetreffende lid een beroepsmogelijkheid bij de algemene vergadering van de vereniging. Dit beroep dient, binnen 6 maanden na het opleggen van de straf door het bestuur, aanhangig te worden gemaakt bij de algemene vergadering middels een aangetekend schrijven te richten aan de secretaris van de vereniging. Artikel 7. Clubkleuren Het sporttenue van de vereniging bestaat uit: a. shirt: geel met zwarte strepen en zwarte manchetten, incl. rugnummer en BSVV-logo b. broek: zwart c. kousen: geel/zwart d. (indien mogelijk)sponsoruiting op voorzijde shirt volgens richtlijnen KNVB. Artikel 8. Bestuur 1. Het (algemeen) bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester (bestuurslid financiële zaken) en uit ten minste vier overige leden, voor de functies: voetbalzaken jeugd (tevens voorzitter jeugdkader), voetbalzaken senioren, vrijwilligerszaken en kantinezaken. Tevens dienen allen meerderjarig te zijn. 2. Onder het bestuur valt, onverminderd het bepaalde dienaangaande in de statuten, elders in het huishoudelijk reglement of in andere reglementen: a. de algemene leiding van zaken; b. de uitvoering van de door de algemene vergadering genomen besluiten; c. het toezicht op de naleving van de statuten en reglementen; d. benoeming, ontslag en schorsing van personen werkzaam ten behoeve van de vereniging. 3. De voorzitter, de secretaris en het bestuurslid financiële zaken vormen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur neemt alle beslissingen welke niet tot een gewone bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld. Het dagelijks bestuur deelt zijn besluiten ter bekrachtiging op de eerstvolgende bestuursvergadering mede. 4. Taken van de voorzitter: a. geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele verenigingsleven; b. bij officiële vertegenwoordigingen de woordvoerder, tenzij hij/zij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen. 5. Taken van de secretaris: a. voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur, ondertekent van hem/haar uitgaande stukken, is verplicht afschriften ervan te houden en deze evenals de ingekomen stukken te bewaren, b. heeft het beheer over het archief (zowel op schrift als digitaal) en is aansprakelijk voor goederen die hem/haar van verenigingswege zijn toevertrouwd; c. zorgt voor het bijeenroepen van vergaderingen; d. zorgt voor bekendmakingen van veranderingen of aanvullingen in de statuten en reglementen; 6. Taken van het bestuurslid financiële zaken:

5 a. beheert de gelden van de vereniging; b. zorgt voor het innen van de aan de vereniging toekomende gelden en draagt zorg voor alle door het bestuur en de algemene vergadering goedgekeurde uitgaven; c. houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven alsmede een btw-boekhouding; d. voert de briefwisseling, voor zover deze betrekking heeft op de uitvoering van de in de voorgaande leden van dit artikel vermelde taken, ondertekent alle van hem/haar uitgaande stukken, is verplicht afschriften te houden en deze, evenals de op de uitvoering van eerder genoemde taken betrekking hebbende ingekomen stukken, te bewaren; e. brengt in de algemene vergadering verslag uit van de financiële toestand en overlegt daarbij de balans en de staat van baten en lasten met toelichting over het afgelopen verenigingsjaar en een begroting voor het komende verenigingsjaar; f. rapporteert elke bestuursvergadering aan het bestuur omtrent de financiële stand van zaken en het ledenverloop; g. is verantwoordelijk voor de tijdigheid en volledigheid van het financiële jaarverslag en draagt zorg voor de juiste en tijdige afdracht van belastingen; h. Houdt, in samenspraak met de ledenadministratie, een voor leden toegankelijke lijst bij (sportlink), waarin de namen en adressen van alle spelende leden, ondersteunende leden, leden van verdienste en ereleden zijn opgenomen. Artikel 9. Commissies/Coördinatoren 1. Het bestuur en de algemene vergadering kunnen tot instelling van een commissie/coördinator besluiten. 2. Er zijn in principe een aantal vaste commissies/coördinatoren, te weten: Commissie jeugdbegeleiding ook wel jeugdkader genoemd met daaronder vallend: Coördinator meisjes/vrouwen, A/B junioren, C/D junioren, E/F/kabouters. Coördinator evenementen & toernooien Coördinator wedstrijdsecretariaat senioren Coördinator wedstrijdsecretariaat jeugd Coördinator scheidsrechters Commissie sponsoring & fondsenwerving Commissie werving & selectie 3. De benoeming tot lid van een commissie geschiedt, behoudens tussentijds bedanken, bij voorkeur voor drie jaar of tot de opdracht is volbracht of ingetrokken. 4. Bij het besluit tot instelling van een commissie worden de samenstelling, taak, bevoegdheid en werkwijze, incl. rapportage aan het bestuur, van de commissie vastgelegd. Deze beschrijving wordt beschouwd als een onlosmakelijk deel van het huishoudelijk reglement.

6 Artikel 10. MFA De Spil 1. De vereniging, alsmede de stichting MFA, draagt generlei verantwoordelijkheid voor de eigendommen van leden en derden, van welke aard ook, die in de gebouwen aanwezig zijn. 2. De MFA is gedurende de door de MFA-stichting gestelde openingstijden voor de leden van BSVV toegankelijk. Van deze openingstijden wordt aan de leden mededeling gedaan. 3. Het bestuur is, na overleg met de stichting MFA, bevoegd één of meer voor gebruik van de leden bestemde ruimtes van de vereniging ( o.a. de kantine) voor bijzondere doeleinden te reserveren. 4. De huisregels gesteld door de MFA-stichting zijn van toepassing. Artikel 11. Aansprakelijkheid van de leden 1. Ieder der leden is aansprakelijk voor de door hem/haar aan de eigendommen van de vereniging, of de MFA-stichting, aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem/haar of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond. 2. Voor de kosten die gepaard gaan met de afdoening van strafzaken e.d. door de KNVB kunnen de leden niet aansprakelijk worden gesteld. 3. Boetes en/of andere sancties door de KNVB of voortvloeiend uit buitensporig gedrag zijn wel toe te rekenen aan de leden. 4. Ieder der leden is aansprakelijk voor de schade aan de hem/haar ter beschikking gestelde materialen (ballen, kleding, velden etc.) zijnde eigendommen van de vereniging, of de MFA-stichting. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem/haar of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond. Artikel 12. Representatie 1. Bij bijzondere gebeurtenissen worden namens de vereniging, indien het bestuur hiervan tijdig kennis heeft kunnen nemen, middels de lief en leed regeling attenties verstrekt. 2. Overige representaties en attenties te bepalen door het bestuur. Artikel 13. Clubnieuws en internetsite 1. Het clubnieuws verschijnt 1x per veertien dagen. De inhoud en strekking van de opgenomen artikelen mogen het belang van de vereniging in het algemeen niet schaden. 2. De redactiecommissie is verantwoordelijk voor het samenstellen, verschijnen en verspreiden van het clubnieuws. 3. De websitebeheerder is verantwoordelijk voor het onderhoud van de website (domeinnaam via Realhosting)

7 Artikel 14. Vertrouwenspersoon 1. Het bestuur vindt het van belang dat seniorleden, ouders van jeugdleden en jeugdleden zich kunnen wenden tot een vertrouwenspersoon, die door het bestuur wordt aangesteld. 2. De vertrouwenspersoon zal naar bevinding van zaken handelen en kan daarvoor de hulp van bestuur en leden inroepen. 3. De vertrouwenspersoon zal minimaal jaarlijks aan het bestuur rapporteren zonder dat hierbij individuele gevallen aan de orde komen. 4. De vertrouwenspersoon valt direct onder de voorzitter. Artikel 15. Administratieve organisatie 1. Het bestuur is bevoegd tot het sluiten van overeenkomsten en het aangaan van financiële verplichtingen. 2. Voor het aangaan van verplichtingen gelden de volgende regels: a. Leden van het dagelijks bestuur mogen individueel materiële verplichtingen aangaan tot een bedrag van 500 euro; b. Het bestuurslid financiële zaken mag individueel materiële verplichtingen aangaan tot een bedrag van 1000 euro; c. Materiële verplichtingen tot 2500 euro mogen worden aangegaan na toestemming van 2 leden van het bestuur; d. Materiële verplichtingen tot 5000 euro mogen worden aangegaan na een bestuursbesluit; e. Materiële verplichtingen boven de 5000 euro mogen worden aangegaan na een besluit van een algemene ledenvergadering; f. Voor alle verplichtingen geldt dat deze schriftelijk aan het bestuurslid financiële zaken beschikbaar worden gesteld. 3. Voor het doen van betalingen gelden de volgende regels: a. Het doen van betalingen is alleen toegestaan aan het bestuurslid financiële zaken en een aangewezen tweede lid van het bestuur; b. Het bestuurslid financiële zaken mag zelfstandig tot betaling overgaan tot een bedrag van 1500 euro; c. Voor het overgaan tot betalingen tot 2500 euro is toestemming nodig van een tweede lid. Voor het overgaan van betalingen vanaf 5000 euro is toestemming nodig van het bestuur; d. Individuele leden, zijnde geen bestuurslid, kunnen geen verplichtingen aangaan tenzij met een schriftelijke toestemming of mailwisseling met akkoord van het bestuurslid financiële zaken. 4. BSVV heeft t.b.v. verschillende acties activiteitenrekeningen (grootboekrekeningen), die door middel van sponsoring uit die acties wordt gevuld ( o.a. Grote Club Actie). Over de inkomsten en besteding van de middelen van deze rekening wordt door de sponsorcommissie verslag gedaan aan het bestuur en de leden en vindt het beheer van de rekening plaats door het bestuurslid financiële zaken die daarover overleg voert met de voorzitter. 5. Automatische incasso is van toepassing op: (bonds-)contributie (nieuwe leden), kosten verlies of schade van kleding, kosten aanvraag spelerspas en boetes. Voor andere bedragen zal toestemming van het betreffende lid worden gevraagd. 6. Wanneer een team een geldprijs wint bij een toernooi zal het bestuur beslissen over de besteding daarvan.

8 Artikel 16. Kantine 1. Het bestuur is verantwoordelijk voor een verantwoorde verstrekking van alcoholhoudende dranken. Deze verantwoordelijkheid is vastgelegd in het bestuursreglement alcohol in sportkantines dat is gebaseerd op een model van NOC/NSF, en zit in de map kantinezaken achter de bar. 2. Wij kennen als vereniging BSVV voor alle spelende seniorleden, voor zover zij nog geen andere vrijwillige taken verrichten, de verplichting tot het (mee)draaien van kantinediensten in een roulerend schema. 3. De leden van BSVV worden ingedeeld op een avond- en/of dagdeel, met als aanspreekpunt het bestuurslid kantinezaken en/of het bestuurslid van dienst. Artikel 17. Wijziging van het huishoudelijk reglement 1. Het huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de algemene ledenvergadering, waartoe wordt opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van het huishoudelijk reglement zal worden voorgesteld. De termijn voor oproeping tot een zodanige vergadering moet ten minste 3 weken bedragen. 2. Ten minste 1 week voor de vergadering wordt gehouden, moet een afschrift van het voorstel, waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage gelegd worden tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden. Bovendien wordt de voorgestelde wijziging van het huishoudelijk reglement ten minste 1 week voor de vergadering gepubliceerd op onze website of op aanvraag een afschrift hiervan aan de aanvrager toegezonden. 3. Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement behoeft ten minste 2/3 van de uitgebrachte geldige stemmen in een algemene vergadering.

9 Artikel 18. Slotbepaling 1. Ieder lid en verenigingsorgaan heeft zich te houden aan de bepalingen van dit reglement. 2. Na vaststelling van het reglement wordt zo spoedig mogelijk de tekst bekend gemaakt aan de leden. 3. Dit huishoudelijk reglement en alle navolgende wijzigingen van dit reglement treden in werking 14 dagen na het verschijnen van de tekst van het reglement in het clubnieuws en op de website van BSVV. Aldus vastgesteld in de algemene vergadering van de vereniging de dato 21 nov Namens het bestuur van de vereniging BSVV: De voorzitter: De secretaris: R.P.J. den Hartog H. Poelman