Publicatieverplichting. ANBI status. Stichting Vrienden van de Kinderboerderij De Goudse Hofsteden

Transcriptie

1 Publicatieverplichting ANBI status Stichting Vrienden van de Kinderboerderij De Goudse Hofsteden

2 Inhoud 1. Algemene informatie Hoofdlijnen beleidsplan Jaarverslag activiteiten Financieel verslag...fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Publicatieverplichting ANBI status Stichting Vrienden van de Kinderboerderij De Goudse Hofsteden 2

3 1. Algemene informatie Naam stichting: Stichting Vrienden van de Kinderboerderij Goudse Hofsteden RSIN nummer: Contactgegevens: Bloemendaalseweg 34a 2804 AB GOUDA Bestuurssamenstelling: Voorzitter: Secretaris: Penningmeester: Lid: Lid: C.W.M. Besseling K.A. van Hoogstraten B.E. Dijkgraaf K.J.F. Heijnen E. van Groningen Beloningsbeleid: Volgens de oprichtingsakte artikel 5 is het beloningsbeleid als volgt vastgesteld: De bestuurders en/of andere beleidsbepalers ontvangen geen beloning voor hun werkzaamheden, behoudens een eventueel niet bovenmatig vacatiegeld. Zij hebben wel recht op vergoeding van de door hen in de uitoefening van hun functie gemaakt kosten. Indien een bestuurder en/of andere beleidsbepaler teven een uitvoerende functie vervult dan kan het betuur de bestuurder dan wel de Andre beleidsbepaler voor die werkzaamheden een beloning toekennen. Over het boekjaar 2013 hebben de bestuurders en andere beleidsbepalers geen beloning, vacatiegeld en/of vergoeding van hen gemaakte kosten ontvangen. Publicatieverplichting ANBI status Stichting Vrienden van de Kinderboerderij De Goudse Hofsteden 3

4 Doelstelling: De Stichting Vrienden van de Kinderboerderij Goudse Hofsteden, zetel in de gemeente Gouda, heeft,conform artikel 2 van de oprichtingsakte, als doel: 1. De stichting heeft ten doel: a. Het bevorderen en in stand houden van de Kinderboerderij Goudse hofsteden te Gouda; b. Het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn. 2. De stichting tracht haar doel onder mee te verwezenlijken door het verwerven van gelden ten behoeve van het financieel ondersteunen van de Kinderboerderij Goudse Hofsteden te Gouda. 3. De Stichting beoogt het dienen van het algemeen belang en beoogt niet het maken van winst. Publicatieverplichting ANBI status Stichting Vrienden van de Kinderboerderij De Goudse Hofsteden 4

5 2. Hoofdlijnen beleidsplan Inleiding Dit is het eerste beleidsplan van de Stichting Vrienden van de Kinderboerderij Goudse Hofsteden, een stichting die functioneert onder auspiciën van de Stichting kinderboerderij Goudse Hofsteden. De stichting opereert zelfstandig, doch het bestaansrecht wordt volledig ontleend aan de Stichting Kinderboerderij. De stichting is opgericht in april 2011 met als hoofddoel: fondsenwerving. In dit beleidsplan worden de activiteiten en doelen beschreven op korte (1 jaar) en middellange (3 jaar) termijn. Het beleidsplan zal jaarlijks aan het eind van het kalenderjaar worden geactualiseerd. Missie, visie De missie van de Stichting Vrienden van de kinderboerderij Goudse Hofsteden (SVKB) is in de statuten vastgelegd: Artikel 2: 1. De stichting heeft ten doel: a. het bevorderen en in stand houden van de Kinderboerderij Goudse Hofsteden te Gouda; b. het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn. 2. De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door het verwerven van gelden ten behoeve van het financieel ondersteunen van de Kinderboerderij Goudse Hofsteden te Gouda. 3. De stichting beoogt het dienen van het algemeen belang en beoogt niet het maken van winst. Uit de missie blijkt dat de financiële ondersteuning van de KiBo het hoofddoel is van de SVKB. De achtergrond van dit statement is dat een forse reductie te verwachten valt van de jaarlijkse gemeentelijke subsidie de komende jaren. De SVKB tracht de ondersteuning vorm te geven middels de werving van vrienden. Dit zijn personen (particuliere vrienden) en bedrijven (bedrijfsvrienden) die een jaarlijkse bijdrage betalen aan de SVKB. De donaties worden beschouwd als gunnen. Het gaat er om dat de vrienden de KiBo een warm hart toedragen en vinden dat de belangrijke functie van de KiBo niet verloren mag gaan. De SVKB realiseert zich dat tegenover de bijdragen geen of nauwelijks diensten of goederen kunnen worden geboden. Via promotieactiviteiten (loetrijen) een sponsorbord wordt de tegenprestatie geoptimaliseerd. In de visie van de SVKB moet het mogelijk zijn om 500 particuliere vrienden en 60 bedrijfsvrienden te werven. Dit vertegenwoordigt een jaarlijks bedrag van Euro ( euro). Publicatieverplichting ANBI status Stichting Vrienden van de Kinderboerderij De Goudse Hofsteden 5

6 Doelen Algemeen kunnen de volgende doelen voor de SVKB worden geformuleerd: Groei van het aantal particuliere vrienden Groei van het aantal bedrijfsvrienden Uitvoeren van wervingsactiviteiten Uitbreiden van soorten wervingsactiviteiten Uitbreiden van de sponsoruitingen (sociale media, sponsorborden etc.) Definiëren van bestedingsdoelen voor de bijdragen. Korte termijn doelen: (1jaar: eind 2014) 450 particuliere vrienden 25 bedrijfsvrienden Continueren van de huidige wervingsactiviteiten: o Open dagen: Goudse Hofsteden, Kerst, Pasen o Bezoeken bedrijven via contactpersonen o Werven met 2 tallen in verwachte drukke weekenden Ontwikkelen van nieuwe wervingsactiviteiten o Via prijzen, loterijen, abonnementen o Maatwerk invulling voor bedrijven met variabele bedragen Sponsoruitingen: o Installeren bord sponsors o Inzetten social media In 2014 zal in overleg met het bestuur KiBo worden bezien welke specifieke projecten er vanuit de SVKB kunnen worden gefinancierd Middellange termijn doelen (3 jaar, eind 2016): 600 particuliere vrienden 60 bedrijfsvrienden Intensiveren wervingsactiviteiten (via uitbreiding leden SVKB, zie organisatie) Uitvoeren nieuwe wervingsmethoden Intensiveren werving Activiteiten en procedures De KiBo kent de volgende inkomstenbronnen: KiBo rechtstreeks: o gemeentelijke subsidie o Sponsoring in natura o Dieradoptie Bijdragen van de SVKB o Donateurs o Particuliere vrienden o Bedrijfsvrienden M.b.t. de SVKB bijdragen gaat het om 2 hoofdactiviteiten: 1. Registratie leden donateurs/sponsors particuliere vrienden Publicatieverplichting ANBI status Stichting Vrienden van de Kinderboerderij De Goudse Hofsteden 6

7 bedrijfsvrienden 2. Promotionele activiteiten werving particuliere vrienden werving bedrijfsvrienden Deze worden hierna nader uitgewerkt. Registratie donateurs/sponsors De KiBO heeft een aantal donateurs/sponsors. Deze zijn geworven voordat de SVKB was opgericht. Het aantal neemt af doordat nieuwe leden als vriend worden geregistreerd De sponsors doneren vaak in natura, bedrijven die iets doen voor de KiBo De lijst wordt beheerd door de administratie van de KiBo De Sponsors die geld doneren krijgen jaarlijks een factuur/acceptgiro. De bijdrage wordt gestort op de ING rekening van de KiBo. KiBo beheert de financiën (in-uit) van de donateurs De donateurs/sponsors blijven in beheer bij de KiBo Wanneer sponsors zich afmelden, kan geprobeerd worden deze personen en/of bedrijven Vriend willen worden. Registratie particuliere Vrienden, Particuliere vrienden kunnen op vele manieren lid worden o Via invulformulier op open dagen + storten bedrag op rekening o Mondeling, direct op KiBo en contante betaling o Via de website invullen van het formulier + betaling via factuur Er zijn per eind 2013 ruim 350 particuliere vrienden. De meeste personen hebben een bedrag betaald tussen 17 en 25 euro (standaard bijdrage: 20 Euro) De meeste instroom (formulieren, direct contact etc.) komt op de KiBo binnen Alle binnengekomen formulieren worden in het postvak Vrienden gedeponeerd De formulieren worden periodiek opgehaald door een bestuurslid SVKB Het secretariaat registreert de gegevens op een Excel lijst, voegt een volgnummer toe, controleert de gegevens (met name adres, tel.nr) en archiveert de formulieren De penningmeester checkt de binnengekomen bedragen, voegt die toe aan de Excellijst en communiceert met de penningmeester van de KiBo De penningmeester stuurt jaarlijks een herhalingsmail met het verzoek om het lidmaatschap een jaar te verlengen De jaarlijkse factuur op 4 kwartaal momenten verstuurd (1 jan., 1 april, 1 juli en 1 okt) De penningmeester rapporteert maandelijks op de BV over de groei van het aantal leden. Registratie bedrijfsvrienden Bedrijfsvrienden worden gewoonlijk lid via direct contact met een bestuurslid Er zijn per eind 2013 ruim 15 bedrijven die een donatie hebben toegezegd De lijst van bedrijven wordt opnieuw bekeken en wordt persoonlijk gemaakt: rechtstreeks contact tussen KiBo er en kennis, vriend van bedrijf Bedrijfsvrienden worden door de SVKB beheerd. Gegevens van bedrijfsvrienden die rechtstreeks bij de KiBo binnenkomen (mondeling, zakelijk, ingevuld formulier) worden overhandigd op g d aan het secretariaat (sec) en de penningmeester (pm) Aanmelding als bedrijfsvriend kan op diverse manieren Publicatieverplichting ANBI status Stichting Vrienden van de Kinderboerderij De Goudse Hofsteden 7

8 o Opgestuurd ingevuld formulier o Per (al of niet via gescand formulier) o Mondeling De bedrijven worden in Excel geregistreerd op dezelfde wijze als de particuliere vrienden, een code wordt toegevoegd Sec. beheert de ingevulde formulieren Pm. stuurt een factuur en boekt de binnenkomende bedragen (Excel) Er wordt een bewijs van lidmaatschap opgestuurd / overhandigd, als contract voor onbepaalde tijd, zodat jaarlijks een factuur gestuurd kan worden De bedrijfsvriend krijgt een bord (20x10cm.) op het sponsorbord van de KiBo Pm stuurt jaarlijks een nieuwe factuur met het verzoek om het lidmaatschap te verlengen Werving particuliere vrienden Particuliere vrienden worden voornamelijk geworven op de KiBo tijdens open dagen en drukke weekenden. Dit zal worden gecontinueerd. Daarnaast zullen activiteiten worden uitgebreid door bij (overheids)instanties, scholen e.d. wervingscampagnes te organiseren. Daarbij zullen ook incentives, prijzen e.d. worden verloot. Werving bedrijfsvrienden M.b.t. de werving van bedrijven is in 1 e ronde is een lijst van 66 bedrijven aangeschreven, 6 bedrijven hebben toegezegd, waarvan 4 een financiële donatie. Deze hebben een brief met invulformulier en een DVD gekregen. Directe respons is er niet gekomen. Een aantal bedrijven is nagebeld en benaderd. De positieve respons blijft laag. De strategie wordt aangepast. Werving van bedrijven is effectiever wanneer rechtsreeks via een bekende contactpersoon (met 06nummer) wordt geworven. Dit is inmiddels opgestart en zal nog worden uitgebreid. Daarvoor is meer capaciteit nodig. Deze zal de komende periode 2014 worden geworven. In verschillende situaties is gebleken dat bedrijven maatwerk willen en dan ook bereid zijn meer te doneren dan het standaardbedrag. Er zullen enkele standaardmodellen voor werving van bedrijven worden ontwikkeld. Overwogen wordt om een meerjarig contract (voor 3 of 5 jaar) af te sluiten voor bedrijfsleden. Organisatie Samenstelling bestuur: Cees Besseling: voorzitter Karin van Hoogstraten: secretaris Boaz Dijkgraaf: penningmeester Eva van Groningen: lid Karlo Heijnen: lid Alle bestuursleden zijn nu meewerkend voorman, du doen bestuurswerk en houden zich bezig met wervingsactiviteiten. Op de middellange termijn zullen nog leden worden geworven die zich met werving van zowel particuliere als bedrijfsvrienden gaan bezighouden. De bestuursleden zijn verzekerd tegen bestuursaansprakelijkheid. Publicatieverplichting ANBI status Stichting Vrienden van de Kinderboerderij De Goudse Hofsteden 8

9 Communicatie Interne communicatie: Het bestuur komt maandelijks bijeen. Van de meetings wordt een verslag gemaakt. Bij toerbeurt woont een bestuurslid de bestuursvergadering van de KiBo bestuur bij. Alle bestuursleden ontvangen ook het verslag van de KiBo vergaderingen Externe communicatie: De KiBo geeft een nieuwsbrief uit, die op internet verspreid wordt. De svkb kan hierop meeliften en nieuws toevoegen in de nieuwsbrief De nieuwe vrienden die de stichting werft, ontvangen een bedankmail. Daarin wordt ook gewezen op de voordelen van vriendschap (nieuwsbrief, begunstigerdag) en de activiteiten van de kinderboerderij op social media als Facebook en Twitter. Regelmatig worden nieuwsberichten geschreven om vrienden te werven of een nieuwe bedrijfsvriendschap te melden. De kinderboerderij gebruikt deze berichten op Facebook, Twitter of in de nieuwsbrief. Publicatieverplichting ANBI status Stichting Vrienden van de Kinderboerderij De Goudse Hofsteden 9

10 3. Jaarverslag activiteiten In 2013 heeft de Stichting verschillende activiteiten ontplooid. Deze zijn hieronder per activiteit kort beschreven. Vergaderen Elke zes weken heeft het bestuur van de stichting vergaderd, namelijk op 16 januari, 25 februari, 4 april, 16 mei, 13 juni, 18 juli, 12 september, 17 oktober en 21 november. Tijdens de vergadering zijn de activiteiten afgestemd en is gebrainstormd hoe de stichting nieuwe vrienden kan werven. Bijwonen vergadering bestuur kinderboerderij en jubileumcommissie Bij alle vergaderingen van het bestuur van de kinderboerderij was afgelopen jaar een bestuurslid van de stichting aanwezig. Dat bevorderde een vlotte communicatie en goede samenwerking tussen de beide besturen. Ook bij de vergaderingen van de jubileumcommissie van kinderboerderij (opgericht voor de organisatie van 40 jaar kinderboerderij) was een bestuurslid van de stichting regelmatig present. Ontwikkelen promotiemateriaal Om vrienden te werven, heeft de stichting promotiemateriaal ontwikkeld. Zo is een flyer samengesteld voor particuliere vrienden. Voor bedrijfsvrienden is naast een soortgelijke flyer ook een brochure gemaakt die ideeën geeft voor de invulling van de bedrijfsvriendschap. Verder zijn ballonnen van kinderboerderijdieren aangeschaft, die de stichting uitdeelde op de Hofstedendagen. Bovendien hebben de ideeën voor een bord met bedrijfsvrienden steeds meer vorm gekregen. Dit bord moet plaats gaan bieden aan logo s van bedrijfsvrienden en wordt in 2014 gerealiseerd en onthuld. Werven particuliere vrienden Op diverse momenten in het jaar hebben de bestuursleden vrienden geworven op de kinderboerderij. Door ouders en grootouders ter plekke aan te spreken, konden we tientallen particuliere vrienden werven. Bovendien heeft de stichting op de twee Hofstedendagen in het voorjaar een stand bemand. Ook tijdens deze dagen zijn nieuwe vrienden genoteerd. Bij de heropening van de Legowinkel in het centrum van Gouda was de stichting eveneens aanwezig met een stand. Werven bedrijfsvrienden Voor de werving van bedrijfsvrienden hebben de bestuursleden gesprekken gevoerd met bedrijven uit hun eigen netwerk. Dat heeft geleid tot een bedrijfsvriendschap van bijvoorbeeld Refractories. Bovendien waren er Goudse bedrijven als Sport City, Basis Bedrijfshuisvesting en Quadrant Kindercentra, die belangstelling toonden om samen te werken. Met deze bedrijven heeft de stichting maatwerkafspraken gemaakt. Zij betalen een sponsorbedrag of dragen bij in natura. Administreren van particuliere vrienden en bedrijfsvrienden Vrienden die de stichting in de afgelopen jaren heeft geworden, kregen een mail met de vraag of zij hun bijdrage opnieuw wilden overmaken. Het systeem om hen te mailen is afgelopen jaar geautomatiseerd. Zo is het mogelijk om in één keer een groep te mailen met het uniek vriendennummer. Vrienden van wie het opgegeven mailadres niet klopte, zijn nagebeld. Communiceren met en over particuliere vrienden en bedrijfsvrienden De nieuwe vrienden die de stichting het afgelopen jaar heeft geworven, hebben we een bedankmail gestuurd. Daarin is ook gewezen op de voordelen van vriendschap (nieuwsbrief, begunstigerdag) en de activiteiten van de kinderboerderij op social media als Facebook en Twitter. Dat bevorderde de betrokkenheid van de vrienden bij het wel en wee van de kinderboerderij. Daarnaast zijn regelmatig nieuwsberichten geschreven om vrienden te werven of een nieuwe bedrijfsvriendschap te melden. De kinderboerderij gebruikte deze berichten op Facebook, Twitter of in de nieuwsbrief. Publicatieverplichting ANBI status Stichting Vrienden van de Kinderboerderij De Goudse Hofsteden 10