Handleiding voor werkgevers in de Metaal en Techniek

Transcriptie

1 Handleiding voor werkgevers in de Metaal en Techniek Deze handleiding loodst u stap voor stap door de bediening van het portaal heen. 1. Inloggen op Inzendportaal.nl 2. Een account aanvragen 3. Een account activeren 4. Werknemer zoeken 5. Arbeidsverhouding bekijken 6. Werknemer aanmelden 7. Dienstverband wijzigen 8. Werknemer afmelden 9. Het raadplegen of wijzigen van uw werkgeversgegevens 10. Salarisopgave 11. Nevengebruiker toevoegen 12. Een administratiekantoor of andere werkgever machtigen 13. Verzendbakje 14. Uitloggen

2 1. Inloggen op Inzendportaal.nl Ga naar en log in met uw gebruikersgegevens. Heeft u deze nog niet? Ga dan naar stap 2. Een account aanvragen. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in en druk vervolgens op de button Inloggen. U bent nu ingelogd op Inzendportaal.nl. voorloopnullen. Het administratiekantoornummer bestaat uit een hoofdletter A, gevolgd door 5 cijfers. Vul uw postcode in van het bij STAG bekende statutaire adres of anders die van uw postadres. Klik na het invullen van de gegevens op de button Volgende. 2. Een account aanvragen Heeft u nog geen account voor Inzendportaal.nl, is uw activatiecode verlopen of bent u uw gebruikersgegevens kwijt? U kunt dan een nieuwe activatiecode bij ons aanvragen. Klik hiervoor op de button Account aanvragen onder het kopje Mijn account. U kunt dit vinden op de homepage. Stap 2: U bent nu in het controlescherm. Als de gegevens niet goed zijn ingevuld, kunt u dit nog wijzigen. Als alles goed staat, klikt u op de button Bevestig en verstuur. Stap 3: U krijgt nu de bevestiging van uw aanvraag. U ontvangt de activatiecode zo spoedig mogelijk via de post. 3. Een account activeren Als u de activatiecode hebt ontvangen (zie 2. Een account aanvragen) kunt u via Mijn activatiecode gebruiken naar de invulvelden om het account van de hoofdgebruiker te activeren. Stap 1: Vul in de daarvoor bestemde velden uw werkgevers- of administratiekantoornummer plus postcode in. Het werkgeversnummer bestaat uit 6 cijfers, eventueel met Stap 1: Vul in de daarvoor bestemde velden uw werkgevers- of administratiekantoornummer plus activatiecode in. Het werkgeversnummer bestaat uit 6 cijfers, eventueel met voorloopnullen. Het administratiekantoornummer bestaat uit een hoofdletter A, gevolgd door 5 cijfers. 1

3 , Klik na het invullen van de gegevens op de button Code controleren. Stap 4: Uw account is nu gereed voor gebruik. 4. Werknemer zoeken Als u een wijziging wilt doorgeven of de gegevens van een arbeidsverhouding wilt bekijken, zoekt u eerst de desbetreffende werknemer op. Klik hiervoor links bovenin op het kopje Werknemers. Klik vervolgens op Zoeken. Stap 2: Vul de gevraagde persoonlijke gegevens in en klik op de button Volgende. TIP U kunt het scherm Werknemer zoeken ook activeren met de toetsencombinatie CTRL+SHIFT+Z. Stap 3: U kunt nu uw gebruikersnaam en wachtwoord bepalen. Als u dit gedaan heeft klikt u op de button Opslaan. Het op te geven wachtwoord moet aan de volgende eisen voldoen: minimaal acht karakters minimaal 1 cijfer minimaal 1 speciaal karakter (bijvoorbeeld!@#) een combinatie van hoofd- en kleine letters eerdere wachtwoorden mogen niet opnieuw gebruikt worden, tot 15 wachtwoorden terug wachtwoord mag niet gelijk zijn aan de gebruikersnaam U kunt een werknemer zoeken met drie verschillende sleutels: 1. BSN-nummer 2. Achternaam 3. Persoonsnummer Als u het wildcard-teken % plaatst achter een gedeelte van uw zoekterm, dan kunt u zoeken op een gedeelte van het volledige nummer of de naam. Bijvoorbeeld: u typt Berg% als u op zoek bent naar de naam Bergkamp. Alle werknemers, van wie de achternaam met Berg begint, worden dan getoond. 2

4 U kunt ook werknemers zoeken die ooit bij u in dienst zijn geweest. Selecteer hiervoor Historische dienstverbanden. Wilt u al uw werknemers zien? U hoeft dan geen zoeksleutel in te voeren. Klik direct op de button Zoek en u krijgt een lijst met al uw actieve werknemers of historische dienstverbanden. Er worden maximaal 100 zoekresultaten getoond. Heeft u meer dan 100 werknemers in dienst? Dan moet u uw zoekvraag verder specificeren. 5. Arbeidsverhouding bekijken Heeft u de werknemer gevonden die u zoekt? Klik dan op de button Bekijken onder het kopje Opties achter de desbetreffende werknemer. 6. Werknemer aanmelden U heeft de volgende gegevens nodig om via Inzendportaal.nl een werknemer aan te melden: Naam Adres Geboortedatum BSN-nummer Ingangsdatum arbeidsverhouding Uren per week Brutosalaris per maand of 4 per weken (excl. vakantiegeld) Soort contract Stap 1: Klik linksboven op Werknemers Aanmelden. TIP U kunt dit ook doen met de toetsencombinatie CTRL+SHIFT+A Stap 2: Voer onder het kopje Persoonsgegevens alle gevraagde persoonsgegevens in en druk op de button Volgende. U ziet nu een overzicht van de arbeidsverhouding van uw werknemer. U kunt per jaar zien op welke basis er een arbeidsverhouding is, wat het geregistreerde aantal arbeidsuren per week is, en met welk salaris voor welke periode uw medewerker geregistreerd staat. Stap 3: Voer onder het kopje Adresgegevens alle gevraagde adresgegevens in en druk op de button Volgende. Stap 4: Voer onder het kopje Dienstverband de datum in dienst in en geef aan wat het beroep van uw werknemer is. Dit doet u op de volgende manier: selecteer het juiste beroep. U kunt dit doen door op het vergrootglas te drukken naast de regel. 3

5 Selecteer een beroep uit de lijst. Of voer een gedeelte van de naam van het beroep in en plaats hierachter een %. U kunt dan zoeken op een gedeelte van de naam van het beroep. Een voorbeeld hiervan is: Zoeken op MAN%. Heeft uw werknemer provisie ontvangen? U moet provisie altijd doorgeven in het jaar nadat deze provisie is verdiend. Voorbeeld: Provisie verdiend over 2014 geeft u door als provisie Meldt u iemand aan in het vorige jaar? Dan moet u ook de salarisgegevens van het vorige jaar doorgeven. U geeft een medewerker met ouderschapsverlof altijd door alsof de medewerker geen ouderschapsverlof heeft. U kunt maximaal 1 jaar in het verleden en 1 jaar in de toekomst een aanmelding doorgeven. Valt uw aanmelding buiten deze periode? U moet dan een papieren aanmeldformulier gebruiken. Stap 5: Voer onder het kopje Salarisspecificatie alle gevraagde salarisgegevens in. Stap 6: Controleer de gegevens die u heeft doorgegeven. Zijn ze niet juist? Druk dan op de button Aanpassen. U kunt vervolgens de aanpassing verwerken. Is alles juist, druk dan op de button Aanmelding toevoegen. De aanmelding wordt nu opgeslagen in het verzendbakje. 4

6 7. Dienstverband wijzigen Eerst zoekt u de werknemer op voor wie u een wijziging wilt doorgeven. Klik daarna op de button Wijzigen onder het kopje Opties achter de desbetreffende werknemer. Een wijziging doorgeven die betrekking heeft op een ander jaar dan het huidige jaar Zoek de medewerker op in het beginscherm en klik op de button Bekijken. Selecteer het gewenste jaar en klik onder het kopje Opties achter het desbetreffende jaar op Wijzigen. U komt nu in een overzicht van de arbeidsverhoudingen per 1 januari van het lopende jaar. Aan de linkerkant kunt u de huidige gegevens zien, aan de rechterkant kunt u de wijziging doorvoeren. U kunt de begindatum van de wijziging aanpassen naar elke gewenste datum van het lopende jaar. Als u de wijziging heeft doorgevoerd, klikt u op de button Volgende. U kunt hier de ingevoerde wijziging controleren. Is de wijziging correct, voeg hem dan met de button Wijziging toevoegen aan het verzendbakje toe aan het verzendbakje. Wilt u de gewerkte uren doorgeven voor een oproepkracht? Als u op de button Wijzigen klikt voor een oproepkracht is de default dat u de gewerkte uren en het bijbehorende salaris door kunt geven voor het laatste afgeronde kwartaal. U kunt gewerkte uren en het bijbehorende salaris over eerdere kwartalen doorgeven via de button bekijken. 5

7 Een tussentijdse salarisverhoging (na 1 januari van het huidige jaar) zonder bijbehorende functiewijziging is niet toegestaan en wordt niet verwerkt. Inzendportaal.nl gaat voor het loon uit van de peildatum 1 januari van het lopende jaar. Wilt u een wijziging over meerdere jaren doorgeven? Dan voert u die wijziging apart door voor ieder betreffend jaar. Provisie geeft u na afloop op. Dat wil zeggen dat u provisie opgeeft in het jaar nadat het verdiend is. te klikken op de button Afmelding toevoegen aan het verzendbakje. U kunt een deelnemer vooraf afmelden tot maximaal 31 december van het jaar waarin het dienstverband wordt beëindigd. Bijvoorbeeld: een afmelding die u op wilt doorvoeren, heeft een uiterste afmeldingsdatum van Afmeldingen voorbij het lopende jaar kunt u niet via Inzendportaal.nl doorgeven. 8. Werknemer afmelden Klik in het overzicht van uw werknemers op de button Afmelden achter de betreffende werknemer. Vul eerst de datum uit dienst in. Selecteer de reden van uitdiensttreding en bevestig met de button Volgende. Controleer vervolgens de door u ingevoerde informatie. Zijn de gegevens juist, voeg dan de afmelding toe aan het verzendbakje door 6

8 9. Het raadplegen of wijzigen van uw werkgeversgegevens Om te zien hoe uw werkgeversgegevens geregistreerd zijn kunt u ook gebruik maken van Inzendportaal.nl. Klik hiervoor links bovenin op het kopje bedrijf. Klik vervolgens op Bedrijfsgegevens. U kunt het scherm Bedrijfsgegevens zoeken ook aanroepen met de toetsencombinatie CTRL+SHIFT+B. Voer de wijzigingen door: Hierna kunt u de wijziging toevoegen aan het verzendbakje. U kunt geen wijzigingen doorgeven in uw statutaire naam. U kunt geen wijzigingen doorgeven in uw KvK-nummer. U kunt nu uw bedrijfsgegevens bekijken. Wilt u een wijziging in de gegevens van het bedrijf doorvoeren? U kunt wijzigingen doorgeven voor de volgende gegevens: Handelsnaam Zakenadres (conform KvK) Correspondentieadres U doet dat op de volgende manier: U drukt op de button Aanpassen die staat achter het gegeven waarvoor u een aanpassing wilt doorgeven. 7

9 10.Salarisopgave U kunt op Inzendportaal.nl op twee manieren salarissen doorgeven: de gegevens online invoeren of via een bestand opgeven. Klik hiervoor links bovenin op het kopje Mijn bedrijf. Klik vervolgens op Salarisopgave Stap 4: Controleer of u voor iedere werknemer de wijziging heeft verwerkt. U ziet dit onder Salarisopgave status achter Niet aangepast. TIP U kunt het scherm Salarisopgave 2015 ook aanroepen met de toetsencombinatie CTRL+SHIFT+S. Optie 2 - Salarisopgave via bestand opgeven Stap 1: U klikt op Via een bestand. Optie 1 - Salarissen online invoeren Stap 1: U klikt op Handmatig opgeven. Stap 2: Klik op de button Salarisopgave 2015 downloaden. Stap 3: Sla het bestand op. Stap 2: Selecteer de persoon voor wie u het salaris per 1 januari wilt doorgeven (klik op Alle werknemers handmatig verwerken als u voor iedereen een wijziging wil doorgeven). Stap 3: Wijzig de salarisgegevens en druk op de button Volgende. Stap 4: Pak het bestand uit (het bestandsformaat is.zip). Stap 5: Open het uitgepakte bestand. Stap 6: Voer de wijzigingen in de loongegevens door in de Excelsheet. U kunt via de button Indexeren de salarissen automatisch laten herberekenen met een eigen indexatiepercentage. U kunt de wijzigingen ook handmatig doorvoeren. 8

10 Stap 7: Sla het bestand op. Het bestand krijgt automatisch de extensie.csv. Doe dit op door te klikken op de button Maak upload. Stap 8: Druk op de button Klaarzetten in het verzendbakje. 11. Nevengebruiker toevoegen De hoofdgebruiker van Inzendportaal.nl kan ook een nevengebruiker aanmelden. Klik hiervoor rechts bovenin op het knopje. Klik vervolgens op Beheer gebruikers en rechten. Stap 9: Selecteer het.csv-bestand dat u zojuist heeft opgeslagen. Klik vervolgens op de button Nu plaatsen. De wijzigingen worden vervolgens toegevoegd aan het verzendbakje. U kunt ze daarna verzenden. Het kan enige tijd duren voordat het bestand gedownload en geüpload is. Dit heeft te maken met het aantal werknemers in uw onderneming. Als u de bestandextensie.csv wijzigt, kan het bestand daarna niet meer door ons worden ingelezen. U meldt een nevengebruiker op de volgende manier aan: Stap 1: Klik op Nieuwe gebruiker toevoegen. Stap 2: Voer onder Persoonlijke gegevens de gegevens in van de nevengebruiker en druk op de button Volgende. Stap 3: Bepaal welke rechten de nevengebruiker krijgt en druk op de button Volgende. 9

11 Stap 4: Voer onder Accountgegevens de gewenste gegevens in. Druk vervolgens op Opslaan. 12. Een administratiekantoor of andere werkgever machtigen Via Inzendportaal.nl kunt u een andere werkgever of uw administratiekantoor machtigen om voor u wijzigingen door te geven. Klik hiervoor rechtsboven op het icoontje en selecteer Beheer gebruikers en rechten. Het op te geven wachtwoord moet aan de volgende eisen voldoen: minimaal acht karakters minimaal 1 cijfer minimaal 1 speciaal karakter (bijvoorbeeld!@#) een combinatie van hoofd- en kleine letters eerdere wachtwoorden mogen niet opnieuw gebruikt worden, tot 15 wachtwoorden terug wachtwoord mag niet gelijk zijn aan de gebruikersnaam Gegevens van de nevengebruiker wijzigen Stap 1: druk op de button Nieuwe machtiging verstrekken. Selecteer bij Opties de button Bekijken/ Wijzigen om de gegevens van de nevengebruiker aan te passen. Druk op de button Opslaan om wijzigingen te bewaren. Selecteer bij Opties de button Verwijderen om een nevengebruiker te verwijderen. Als u een nevengebruiker hebt verwijderd, bestaat het account niet meer. Stap 2: Selecteer Administratiekantoor als u uw administratiekantoor wilt machtigen of Werkgever als u een andere werkgever wilt machtigen. Het werkgeversnummer bestaat uit 6 cijfers, eventueel met voorloopnullen. Het administratiekantoornummer bestaat uit een hoofdletter A, gevolgd door 5 cijfers. Klik op Zoek. 10

12 Stap 3: Bepaal welke rechten u wilt geven aan de partij die u machtigt. Als u dit heeft gedaan klikt u op de button Volgende. U komt nu in het overzichtsscherm terecht. Heeft u alles goed gevuld? Klik dan op de button Akkoord en vervolgens op Machtiging indienen. Wilt u nog iets wijzigen klik dan op Aanpassen. Wilt u het doorgeven van alle wijzigingen annuleren? Klik dan op de button Verzendbakje leegmaken. Uw wijzigingen worden nu allemaal verwijderd. 14. Uitloggen Als u klaar bent met het inzenden van gegevens logt u uit. Klik daarvoor op de button Uitloggen rechtsboven in het beginscherm. 13. Verzendbakje Ingevoerde wijzigingen worden niet direct verzonden maar opgeslagen in het Verzendbakje. U kunt deze vinden door rechtsboven in het beginscherm te klikken op de button Verzendbakje. In het verzendbakje ziet u de wijzigingen die u zojuist heeft aangemaakt. U kunt de wijziging nogmaals bekijken en deze eventueel aanpassen. Wilt u toch geen wijziging doorvoeren? Dan kunt u deze in het Verzendbakje ook verwijderen. Zijn de wijzigingen juist? Klik dan op de button Alle wijzigingen verzenden. 11

13 STAG Postbus ga Den Haag Prinses Beatrixlaan ak De Haag t +31 (0) f +31 (0) MS