Thema: Upgraden. Ruurd Wuestman, bestuurslid Dynamics NAV User Group Van mediator tot partner

Transcriptie

1 November 2009 Nummer 3 Thema: Upgraden Ruurd Wuestman, bestuurslid Dynamics NAV User Group Van mediator tot partner Verder Groep: standaardiseren voor een betere marktpositie Bart de Boer (ICT-manager bij Ferm) over upgraden op vrijdagmiddag Inzicht in ontwikkelproces van GAC: de gebruiker als uitgangspunt Growing Together

2 Colofon In deze GAC Today GAC Today is een periodieke uitgave van GAC Business Solutions in samenwerking met Brix Communicatie. Overname van artikelen is toegestaan, mits de bron wordt vermeld. Voor opmerkingen, suggesties en vragen kunt u contact opnemen met GAC GAC is Microsoft Dynamics NAV en CRM specialist binnen de volgende branches: Pagina 4-6 Pagina 7-9 Pagina Verder Groep is klaar voor verdere expansie Standaardiseren voor een betere marktpositie Bart de Boer, ICT-manager bij Ferm Upgraden op vrijdagmiddagb Geilleit Inzicht in ontwikkelproces van GAC De gebruiker als uitgangspunt De wet van de versnellende voorsprong Groothandel: Technische groothandels, medische groothandels, groothandels in bouwmaterialen, non-food consumptiegoederen, consumenten elektronica, kantoorartikelen en meubels. Zakelijke dienstverlening: Taxatie- en expertisebureaus, consultancy- en accountancybedrijven, financiële dienstverleners, IT-dienstverleners, welzijnsinstellingen en kinderdagverblijven. Productie: Bouwtoelevering, high tech/elektro en machine- en apparatenbouw. Pagina 15 Pagina Pagina Pagina Gastcolumn IT dat past! Wim Hutten (PricewaterhouseCoopers) Interview Jan Sillemann (Product Management Team Microsoft): upgraden om bij te blijven Ruurd Wuestman, (Dynamics NAV User Group) Van mediator tot partner Salaris, HRM en Verzuimbeheer van Mercash Alle personele processen gestroomlijnd In 1937 werd voor het eerst de wet van de remmende voorsprong beschreven. Volgens dit fenomeen leidt een voorsprong tot verminderde stimulans om vooruitgang op te zoeken. Met als resultaat dat een ander je vroeg of laat voorbijstreeft. Ik wil het anno nu graag hebben over de wet van de versnellende voorsprong. Want in dit automatiseringstijdperk bewijzen wij - samen met onze klanten, partners en Microsoft - dat vooruitgang juist leidt tot een extra versnelling. Met upgraden als belangrijk wapen in de strijd om (markt)leiderschap. Zo maakte de Verder Groep de strategische keuze om hun business processen te upgraden, om maximaal gebruik te kunnen maken van de kennis en informatie die intern voorhanden is. Zoals u kunt lezen in deze Today, bouwen wij met hen aan een stevige basis om deze strategie waar te maken. Dat upgraden geen tijd- en kostenverslindend traject hoeft te zijn, bewijzen wij samen met Ferm. Door vooruit te kijken en slim te bouwen aan een solide standaard, kunnen wij een waardevolle upgrade doorvoeren op een doorsnee vrijdagmiddag. Voor een eenvoudige upgrade is een solide basis nodig. Alleen dan kan worden voorspeld welke impact een verandering heeft op het grote geheel. Op de pagina s... tot en met... zetten wij uiteen hoe de verschillende afdelingen binnen GAC bouwen aan deze basis. Met als uitkomst de vier brancheoplossingen die wij tot op heden hebben gerealiseerd. Een ander ingrediënt voor succesvol upgraden is partnerschap. Dat bewijst onze relatie met HRM en Salaris partner Mercash. Zij bieden binnen het ecosysteem van Microsoft een serie modules die de personele processen van iedere willekeurige onderneming ondersteunen. Samen met Mercash hebben wij klanten in uiteenlopende branches verlost van de eeuwige strijd tegen eilandautomatisering. De oplossingen die zij bieden op het gebied van HRM en Salaris zijn naadloos gekoppeld met onze bedrijfsbrede pakketten. Maar ook de Dynamics NAV User Groep toont aan dat partnerschap loont. Door gebruikers, partners en Microsoft bij elkaar te brengen, stimuleren zij een permanente upgrade van de wereld die Dynamics NAV heet. Tot zover mijn inleiding op het thema van deze laatste Today van Gewaardeerde collega s als Wim Hutten van PricewaterhouseCoopers en Jan Silleman, voorman van het Product Management Team van Microsoft, vertellen u verderop in deze Today nog veel meer interessante dingen over upgraden. Doe er uw voordeel mee: maak werk van de wet op de versnellende voorsprong. GAC Business Solutions De Scheper 307 Pagina 22 Vanaf 1 januari 2010 BTW regelgeving voor diensten binnen de EU verandert Ik hoop u te zien (en spreken) tijdens de aanstaande Microsoft Convergence HP Oirschot Tel.: +31(0) Fax: +31(0) info@gac.nl Internet: Pagina 23 5 november in Rotterdam Microsoft Convergence 2009 Europe Erik van Driel Directeur GAC Business Solutions

3 Het lokale handelen maakt plaats voor onze kracht als groep Verder Groep is klaar voor verdere expansie Standaardiseren voor een betere marktpositie De Verder Groep is een internationaal georiënteerde handelsonderneming met drie divisies, allen gericht op de distributie van producten in verschillende industrieën. Vorig jaar koos de Liquids Divisie voor Microsoft Dynamics NAV met GAC Business Solutions als partner - als standaard ERP-oplossing voor alle 15 vestigingen, verdeeld over 13 landen. De Liquids Divisie produceert en levert industriële pompen voor uiteenlopende branches en activiteiten. Met de nieuwe ERP-oplossing wil de divisie een nog betere marktpositie krijgen. John Hoorneman, directeur van de Liquids Divisie Wij kunnen en willen dingen beter doen, ongeacht de ontwikkelingen in de markt. Daartoe moeten we gebruik maken van alle beschikbare kennis en ervaring. Dit pakket maakt dat mogelijk. De eerste implementaties, bij twee van de vijftien distributeurs, zijn bijna voltooid. Daarna zal de ontwikkelde standaard over de andere vestigingen worden uitgerold. De Verder Groep is een onafhankelijke leverancier van industriële pompen. Het collectief van distributeurs is met 250 medewerkers de grootste divisie binnen de Verder Groep. Wij zoeken passende oplossingen voor onze klanten, aldus Hoorneman. Hierbij maken wij gebruik van een gevarieerd assortiment: pompen uit eigen productie, producten onder private-label Verder en verschillende A-merken. Ons assortiment is dus gevarieerd en compleet. Hiermee bedienen wij bedrijven in bijvoorbeeld de bewerkings-, waterbehandelings-, levensmiddelen- en chemische industrie. Het merk Verder is bekend in vrijwel alle landen waarin de groep actief is, op Nederland en België na. Hier genieten de namen van de joint ventures - KNF Verder, Prominent Verder, Van Wijk & Boerma Pompen en Empo Verder - een betere bekendheid. Standaardisatie en verhoging efficiency Vorig jaar bleek de automatiseringsoplossing van de distributievestigingen Van Wijk & Boerma Pompen (Groningen) en Empo Verder (Aartselaar, België) dusdanig verouderd, dat men zich oriënteerde op een nieuw ERP-pakket. Hoorneman vertelt: De oorspronkelijke aanleiding was een gebrek aan support voor het verouderde systeem bij deze vestigingen. Niemand wist meer precies hoe het in elkaar stak, wat de continu teit in gevaar bracht. Er moest een modern pakket komen dat volledig ondersteund kon worden. We besloten daarom de hele divisie in een keer te voorzien van een gestandaardiseerd ERP-systeem. Standaardisatie en verhoging van de efficiency waren de eerste doelstellingen. Een andere belangrijke doelstelling was het vastleggen van kennis en informatie. Zo n honderd mensen zijn in een salesfunctie actief, wat relatief veel is. Zij zijn veel tijd kwijt met het vastleggen van inkomende informatie en verzoeken van klanten en met het uitsturen van de uiteindelijke aanbiedingen. Het nieuwe streven: één keer invoeren en vastleggen. Omvangrijk voortraject Vanwege de impact van het project op de Verder Groep was het voortraject behoorlijk omvangrijk. Een intern projectteam startte met een analyse van de salesprocessen binnen de hele divisie. Aan de hand hiervan werd een functioneel eisendocument (FED) opgesteld, dat inzicht gaf in de benodigde functionaliteiten. Ook werden referentiebezoeken afgelegd bij een aantal soortgelijke bedrijven. Een dergelijk groot project moet je breed aanvliegen. Omdat voor internationaal georiënteerde bedrijven vaak Dynamics AX wordt aangeraden, hebben we hier ook naar gekeken. De internationale bedrijven die wij bezochten, hadden echter moeite met het beheren van de database in Dynamics AX. Voor ons was dat een cruciaal punt. Daarnaast moesten er bij de inrichting van Dynamics AX meer keuzes worden gemaakt dan bij Dynamics NAV, terwijl deze al prima voldeed aan ons Functioneel Eisen Document. Uiteindelijk bestond de partnerselectie uit twee partijen, waaronder GAC. De potentiële business partner moest aan twee belangrijke vereisten voldoen. Hoorneman: Ten eerste inlevingsgevoel, het aanvoelen wat onze organisatie nodig had. Hierop scoorde GAC erg goed. Ook wilden wij vooraf graag weten welke personen er bij het project betrokken zouden zijn. We hebben alle cv s gezien en met de mensen gesproken en waren ook hier enthousiast over. Eerlijk en transparant Het projectteam van de Liquids Divisie en het team van GAC ging soepel en effectief van start. Maatwerk is zelden helemaal uit te sluiten, zeker bij een grote organisatie als de Verder Groep. Onze wens was dus om het tot een minimum te beperken. Tijdens de sessies met GAC werden de voor- en nadelen van onze wensen en de alternatieven uitvoerig besproken. De aspecten die wij zo prettig vonden aan GAC - inlevingsvermogen, kennis van onze branche en gekwalificeerde mensen - zijn ten volste waargemaakt, zo stelt Hoorneman. Mede door wisselingen in projectteams (zowel aan de kant van de Verder Groep als GAC) verliep de volgende fase moeilijker. De nieuwe personen hadden de einddoelstellingen niet helder genoeg voor ogen. Desondanks zijn Hoorneman en het projectteam tevreden over het contact en de samenwerking met GAC. De communicatie was eerlijk en transparant. Dingen die niet soepel liepen werden besproken en opgelost en ook het inschakelen van mensen waar nodig verliep goed. Groeiend enthousiasme Hoorneman stelt vast dat de implementatiefase over het geheel gezien conform verwachtingen is gelopen. Door de lange looptijd heeft hij op een bepaald moment de knoop doorgehakt en aangestuurd op de livegang. Hoewel het een spannend moment 4 Lees verder op pagina 6 5

4 was, heeft iedereen dit als positief ervaren. Het systeem werkte direct, de medewerkers waren snel weer aan het werk. Het is nu zaak voor de divisie om samen met medewerkers te kijken naar verdere optimalisatiemogelijkheden. Na enige tijd kwamen er functionaliteiten naar boven die niet naar behoren werkten, die we wel degelijk wilden gebruiken. De slag die wij nu maken heeft een behoorlijk menselijk aspect. Frustratie moet worden omgezet in enthousiasme. We zien nog steeds de mogelijkheden die we met de blauwdruk voor ogen hadden. Een deel daarvan is verwezenlijk, het andere deel nog niet. Het mooie is dat als je praat over de mogelijkheden, het enthousiasme bij de gebruikers wel groeit, en dat moet je hebben. Een tweede fase op weg naar de totale efficiencyverbetering, aldus Hoorneman. Meer overtuigingskracht Zodra de systemen bij Van Wijk & Boerma Pompen en Empo Verder optimaal werken, wordt de standaard geleidelijk uitgerold over de overige vestigingen. Volgens Hoorneman gaat Microsoft Dynamics NAV vooral tijdsbesparing opleveren in het verkoopproces. Er wordt nu ook gewerkt aan een referentiesysteem. Hoorneman: Door data over geleverde diensten en producten vast te leggen in het ERPsysteem, kunnen we straks kijken hoe een soortgelijke vraag door andere vestigingen is opgelost. Dit biedt zowel overtuigingskracht richting de klant, als voor onszelf als onderneming. We kunnen bij de klant refereren aan eerder geleverde diensten en zelf beslissingen nemen en aanbevelingen doen, op basis van adequate informatie over de hele linie van de Liquids Divisie. Het lokale handelen maakt plaats voor onze kracht als groep. in. De standaardisatie maakt dat wij ons beter kunnen positioneren op basis van actuele informatie. Daardoor wordt ons concurrentievoordeel groter. Ook onze beoogde expansie is een stuk makkelijker te realiseren. Ons ERP-systeem biedt alle informatie die nodig is, waar dan ook ter wereld. Iedereen kan straks overal direct aan de slag. Hoorneman is ervan overtuigd dat je zelf dingen beter moet doen, ongeacht ontwikkelingen in de markt of van concurrenten. Het nieuwe ERP-pakket ondersteunt deze visie. We hebben al een duidelijke efficiencyslag gemaakt door de implementatie. Het systeem zorgt ervoor dat er tijd en energie vrijkomt. Die energie willen we heel graag in de markt steken. Ook al is de markt er op dit moment nog niet helemaal klaar voor, we weten dat we straks enorm veel vruchten kunnen plukken. Onze beoogde expansie is een stuk makkelijker te realiseren. Bart de Boer, ICT-manager bij Ferm Upgraden op vrijdagmiddag Energie in de markt steken Onder andere het hoofdkantoor in Vleuten werkte al tien jaar met Navision voor administratieve processen. De voordelen van de nieuwe versie zijn duidelijk zichtbaar. Er is veel minder maatwerk nodig om onze processen te ondersteunen. Daarbij is het nu een systeem voor de hele divisie in plaats van een individuele keuze per vestiging. Hoorneman ziet de toekomst van de divisie binnen de Verder Groep positief Facts&Figures Verder Groep Ferm uit Zwolle kent de voordelen van een eenvoudig te upgraden bedrijfsoplossing als geen ander. De internationaal geörienteerde groothandel in gereedschap voor doe-het-zelvers koos drie jaar geleden voor een nieuwe partner en een herimplementatie van Microsoft Dynamics NAV. Het was het begin van een geheel nieuwe ERP-ervaring. De door ons uitgevoerde implementatie bracht hen van een bijna volledig door maatwerk gestuwde bedrijfsoplossing naar een vrijwel standaard omgeving. Het grootste voordeel voor Ferm?, aldus Bart de Boer, ICT-Manager bij Ferm. Wij kunnen moeiteloos iedere upgrade uitvoeren. Daardoor leunt onze bedrijfsvoering altijd op de meest actuele oplossingen, die in lijn liggen met internationale marktontwikkelingen, wetgevingen en technische mogelijkheden. 6 Het hoofdkantoor van de Verder Groep is gevestigd in Vleuten, waar het in 1959 werd opgericht door André Verder. Het familiebedrijf maakte in de afgelopen vijftig jaar een grote groei door en is al jaren een internationale speler. Het bedrijf met 450 medewerkers in 18 landen wordt momenteel geleid door Andries Verder. Drie divisies vormen samen de gehele Verder Groep. De kleinste is Process Handling, die zich in de Benelux richt op solids handling, waaronder geurreductie en hetelucht apparatuur. Ook is er de divisie Laboratory Handling, die machines maakt om vaste stoffen te malen en de kleine deeltjes te analyseren. De Liquids Divisie is de grootste divisie binnen de groep. Lees verder op pagina 8 7

5 Ferm De producten van Ferm komen vrijwel allemaal uit China, opdoen over internationale groothandels, om zo een standaard waar het tweede kantoor van de onderneming is gevestigd. oplossing te ontwikkelen die bij veel bedrijven uit te rollen is, Het gereedschap wordt in de markt gezet onder het eigen aldus Bart. De nieuwe omgeving leverde al meerdere malen Ferm-label, maar ook onder diverse private-labels van grote grote voordelen op voor Ferm. Zo werkte hun bedrijf in China winkelketens. De bedrijfsprocessen en ongeveer 80 medewerkers anderhalf jaar geleden nog met een lagere versie en wilden zij worden hierbij ondersteund door Microsoft Dynamics NAV. dit upgraden. GAC maakte een back-up, converteerde deze en Terug naar de standaard Drie jaar geleden nog hing de bedrijfsoplossing van Ferm volledig zette alles in de nieuwe versie terug op een vrijdagmiddag. De maandag daarna kon China gewoon weer aan de slag. Op nieuwe schermen in Trade+ na hebben zij er niets van gemerkt. Dankzij We verdienen onze investering dubbel en dwars terug aan elkaar met maatwerk. Daardoor waren nieuwe modules deze upgrades kunnen wij meegroeien met ontwikkelingen in die uitkwamen vrijwel onmogelijk te implementeren. Na vele de markt en blijft onze bedrijfsoplossing voldoen aan de laatste bijvoorbeeld voor het versturen van digitale facturen. Helaas in Dynamics NAV. Doordat we die hele structuur hebben releases van Microsoft Dynamics NAV aan zich voorbij te hebben technologieën en wetgevingen. wordt dit nog niet volledig ondersteund door Microsoft gestandaardiseerd, kunnen we dit soort zaken makkelijk laten gaan, besloot Ferm dat het genoeg was. Om mee te kunnen draaien en een standaard omgeving te krijgen was een complete herimplementatie nodig. Bart de Boer over dat moment en het selectietraject: We wilden koste wat kost naar de standaard. Tijdens het selectietraject spraken we meerdere partijen, maar Actuele inkoopinformatie en EDI Het grote voordeel van de bedrijfsoplossing voor het inkooptraject is dat alles geautomatiseerd verloopt, terwijl dit voorheen per fax of gebeurde. De gekoppelde documentatie bij de Dynamics NAV. Er zit een module Biztalk - in Dynamics NAV maar deze is veel te complex en te duur voor een kleine automatiseringsafdeling. Je wil het gewoon simpel houden, en dat is deze module niet. Momenteel gebruiken we een ander pakket dat EDI voor ons ondersteunt, maar aangezien EDI in de uitrollen. We hebben eenmalig kosten gemaakt om het allemaal op te tuigen, maar verdienen dit nu dubbel en dwars terug. Onafhankelijkheid Doordat de bedrijfsoplossing zo standaard is, heeft Ferm ook Trade+ van GAC gaf de doorslag. Deze kwam voor negentig procent overeen met hetgeen wij nodig hadden en voorzag ons dus in een standaard bedrijfsoplossing. Standaard en Upgraden Containerplanning is een cruciaal onderdeel van de processen bij Ferm. Dit werd voorheen nog in grote spreadsheets gedaan. Wij boden hier al een oplossing voor, maar deze voldeed nog niet aan de eisen van Ferm. Op basis van hun input ontwikkelden wij een nieuwe oplossing, die als standaard werd opgenomen in Trade+. inkooporders is een van de weinige maatwerkoplossingen. Dat is een heel specifiek aspect binnen onze bedrijfsvoering. Alle documenten, zoals technische specificaties en handleidingen, worden automatisch met de inkooporder meegestuurd. Het is van belang dat de juiste specificaties aan de order blijven hangen. Wanneer je een paar maanden later hetzelfde product bestelt, moeten de specificaties van dat moment blijven gelden. Je mag je leverancier niet afrekenen op wijzigingen hierin, terwijl wij tegen de oude voorwaarden hebben besteld. Daarnaast weet men zo zeker dat de medewerkers in China hetzelfde lezen als de toekomst een steeds prominentere rol in onze bedrijfsvoering en die van anderen zal krijgen, is het wel wenselijk dat Microsoft Dynamics NAV dit beter ondersteunt. Eenmalig investeren, voordelen plukken De groothandel kan vertrouwen op haar stabiele bedrijfsoplossing en dat maakt dat er ruimte is om verder te optimaliseren. Zo hebben zij begin dit jaar een servicewebsite gelanceerd die is gekoppeld aan Microsoft Dynamics NAV. Hier kunnen klanten onderdelen en accessoires bestellen en zelden te maken met foutmeldingen. Is dit toch aan de orde, dan is het in no-time opgelost door de helpdesk of door henzelf, omdat er niet in maatwerk gezocht hoeft te worden. Daarnaast heeft Microsoft talloze forums en informatie op internet. Er zijn wereldwijd zoveel gebruikers, dat veel issues opgelost kunnen worden door zelf informatie te vergaren. Een cruciaal voordeel volgens Bart is het feit dat Ferm haar onafhankelijkheid bewaart ten opzichte van haar partner: Met een grote hoeveelheid maatwerk ben je overgeleverd aan je softwarepartner. Zij hebben alle kennis in huis, terwijl het over jouw bedrijf gaat. Het is een wisselwerking. Wij kregen een oplossing waarmee medewerkers hier in Nederland. handleidingen van artikelen opvragen. Dat is een enorme Die onafhankelijkheid die wij nu ervaren, willen we niet meer we van upgrades kunnen profiteren. GAC kon kennis bij ons Ferm maakt veel gebruik van EDI in hun verkoopproces, efficiencyslag geweest. Onze medewerkers zijn veel minder kwijt. We werken goed samen met GAC, maar zijn niet van hen tijd kwijt aan telefoontjes en s, dat gaat nu allemaal afhankelijk. Zo kunnen we steeds op gelijke voet een stap vooruit geautomatiseerd via de website. Alles is ge ntegreerd en zetten. Op naar de toekomst, want Dynamics NAV 2009 staat gebaseerd op documentatie die is gekoppeld aan de artikelen weer voor de deur. Enkele van onze nieuwe klanten 8 Branche: Groothandel gespecialiseerd in bouwmaterialen Beschrijving: Kiwitz biedt een krachtig en compleet assortiment van specialistische bouwstoffen. Het leveringsprogramma bestaat uit: afdichtingsproducten, tegelzettersproducten, beton- en morteltechnologie en vloer- en wandsystemen. De oplossing: Trade+ op basis van Microsoft Dynamics NAV Website: Branche: Producerende en assemblerende industrie. Beschrijving: Anamet is producent en leverancier van hoogwaardige slangen voor industrieel gebruik. Metalen beschermslangen vormen de specialiteit, zowel voor de doorvoer van gassen en vloeistoffen alsmede het beschermen van elektrische bedradingen. De oplossing: Microsoft Dynamics NAV Website: Branche: Social media Beschrijving: Hyves is een gratis Nederlandse netwerksite met ruim zeven miljoen gebruikers. Het doel van deze website is het contact houden (of maken) met bestaande contacten en relaties. De oplossing: Microsoft Dynamics NAV Financieel Website: Branche: Farmaceutisch onderzoeksinstituut Beschrijving: TI Pharma voert crossdisciplinair onderzoek uit en biedt geavanceerde trainingsprogramma s, gericht op verbetering van de efficiëntie in het gehele proces van onderzoek naar - en ontwikkeling van farmaceutische geneesmiddelen. De oplossing: PSA+ Website: 9

6 Inzicht in ontwikkelproces van GAC De gebruiker als uitgangspunt Het ontwikkelen, implementeren en testen van software vormt de kern van ons bestaan. Voor u is het werken met software vooral pure noodzaak. Niet voor niets vertrouwt u op ons voor de implementatie van een gedegen automatiseringsoplossing. Maar in onze visie heeft u juist een groot aandeel in dit traject. Reden voor ons om deze visie en de bijbehorende werkwijze nader toe te lichten. Zodat ook u inzicht heeft in de manier waarop onze branchespecifieke totaaloplossingen tot stand komen. Microsoft is de fundamentele basis Onze totaaloplossingen zijn allen gebaseerd op Microsoft technologie. De basis wordt al jaren gevormd door Microsoft Dynamics NAV (voorheen Navision). Inmiddels integreren wij ook andere producten om tot allesomvattende, branchespecifieke oplossingen te komen. Voorbeelden hiervan zijn Microsoft Dynamics CRM en Microsoft SharePoint, maar ook andere producten die gebaseerd zijn op Microsoft technologie. Hoe ontstaat die wereldwijde standaard bij Microsoft? Welke visie en strategie hanteren zij? Deze vragen spelen een grote rol bij de totstandkoming van alle Microsoft producten en bij productontwikkeling binnen GAC. Fundament voor productiviteitsverhoging Microsoft Dynamics NAV wordt verkocht via partners zoals GAC. Microsoft faciliteert haar partnerkanaal met deze fundamentele, wereldwijde en flexibele softwarestandaard. Het leveren van goede bedrijfsoplossingen aan partners is het primaire doel, maar Microsoft wil ook rekening houden met de wensen en behoeften van eindgebruikers. Hiertoe heeft zij een duidelijke visie op het ontwikkelproces. Het voornaamste doel: productiviteitsverhoging. Daartoe heeft Microsoft een aantal voorwaarden gesteld, waaraan de te ontwikkelen functionaliteiten moeten voldoen: De oplossing moet bruikbaar en herkenbaar zijn, zodat ieder individu er prettig en efficiënt mee kan werken; De programmatuur moet flexibel in te richten zijn; Actuele informatie moet inzichtelijk worden gemaakt, als basis voor het nemen van beslissingen; Samenwerking moet worden gewaarborgd door de oplossingen, zodat verschillende systemen naadloos op elkaar aansluiten maar belangrijker nog: mensen optimaal kunnen samenwerken. Dimensies MS voor productontwikkeling Mensen eerst! Ons doel is om eindgebruikers hun werkzaamheden zo effectief, efficiënt en productief mogelijk uit te laten voeren. De werknemers van een onderneming zijn immers de drijvende kracht achter ieder bedrijf. Daarom zet Microsoft mensen op de eerste plaats bij de ontwikkeling van haar software. Zo hebben zij ge nvesteerd in de realisatie van het CustomerModel, dat tot stand is gekomen door op grote schaal medewerkers in uiteenlopende branches te interviewen. Op basis van dit onderzoek zijn verschillende rollen gedefinieerd. Daarna is in kaart gebracht welke informatiebehoefte zij hebben en hoe bedrijfsoplossingen kunnen bijdragen aan de effectiviteit van hun werkzaamheden. Customer Model Op basis hiervan is Microsoft functionaliteiten en oplossingen gaan ontwikkelen in de vorm van een rolgebaseerde gebruikersinterface (RTC). Dit zorgt voor standaard software die toch op maat is gemaakt voor de verschillende gebruikers en hun informatiebehoefte. De rolgebaseerde standaard is door partners en zelfs eindgebruikers flexibel in te richten, zodat het aan ieders wensen en behoeften voldoet. Ontwikkelstrategie gericht op uitdagingen Onze ontwikkelstrategie ligt in het verlengde van het CustomerModel van Microsoft. Wij richten ons hierbij op Groothandel, Productie en Dienstverlening en de specifieke uitdagingen binnen deze branches. Onze bedrijfsoplossingen zijn daardoor het beste afgestemd op de dagelijkse uitdagingen en gericht op een zo hoog mogelijk rendement voor organisaties. People Ready: behoeften van gebruikers centraal Ons doel is de wensen en behoeften van gebruikers centraal te stellen. Niet de oplossing staat centraal, maar de manier waarop men ermee wil werken. Dit wordt wel People Ready genoemd. Iedere individuele gebruiker moet zo optimaal mogelijk kunnen werken, met een hoge mate van effectiviteit en productiviteit. People Ready Markttrends en -ontwikkelingen Business marketeers en Product Managers van GAC houden de ontwikkelingen binnen de verschillende focusmarkten nauwlettend in de gaten. Trends en ontwikkelingen die momenteel worden geconstateerd, betreffen vooral de manier van werken. Een aantal aspecten en uitdagingen zijn waarschijnlijk herkenbaar voor u: Inspelen op de toenemende mobiliteit Werkplekken worden steeds flexibeler. Je kunt werken waar en wanneer het uitkomt: thuis, onderweg of op kantoor. Logistieke ondernemingen werken steeds meer met mobiele services, waardoor het kantoor minder belangrijk wordt. Van werkplek naar ontmoetingsplek De werkethiek verandert, het kantoor wordt steeds meer een ontmoetingsplek voor de nodige afspraken, gesprekken en het sociale contact met collega s in plaats van een werkplek. Van inspanningsverplichting naar resultaatverplichting Voorheen stond vooral de inspanningsverplichting centraal, het volmaken van uren. Organisaties werken steeds meer resultaatgericht. Een ieder wordt verantwoordelijk gesteld voor een te behalen resultaat. Hoe en in wat voor tijdsbestek dit te doen mag zelfstandig worden bepaald. Omgaan met een overschot aan informatie De huidige maatschappij confronteert mensen dagelijks met een enorme hoeveelheid informatie. Er is sprake van een overschot aan informatie, het filteren en selecteren hiervan wordt steeds moeilijker. Van reactief naar proactief projectmanagement Door proactief sturend te werken aan projecten worden ontwikkelingen sneller gesignaleerd, zodat daar direct op kan worden ingespeeld. Van backoffice naar frontoffice Bedrijven proberen kosten te besparen door zoveel mogelijk van backoffice te verschuiven naar frontoffice, zodat de opbrengst kan worden verhoogd. Elektronisch handel drijven Bestellingen per telefoon, fax of maken plaats voor elektronisch bestellen binnen de supply chain. Via webshops kan men inzicht verkrijgen in klant- en leveranciersgegevens, zodat men proactief kan leveren. Dankzij deze elektronische webshops is er altijd sprake van realtime gegevens. 10 Lees verder op pagina 12 11

7 Inzicht in ontwikkelproces van GAC Internationalisering Groothandels en productiebedrijven hebben vaak een internationaal karakter, waarbij een deel van hun handel afkomstig is uit het buitenland. Door elektronisch handel te bedrijven, wordt de supply chain versimpeld. Er zijn geen problemen meer door tijdsverschillen; een bestelling doen kan op ieder gewenst moment. Ook productiebedrijven kunnen de productie in verschillende landen vereenvoudigd aansturen. Overheidsinvloed neemt toe Ondernemingen voelen steeds meer de invloed van de overheid, voornamelijk waar het gaat om wetswijzigingen waaraan moet worden voldaan. Daardoor groeit de noodzaak van een flexibele bedrijfsoplossing, die snel kan worden aangepast aan de wet. Ontwikkelen op basis van wensen en behoeften Een team van softwarespecialisten werkt binnen GAC continu aan de verbetering van bestaande - en ontwikkeling van nieuwe oplossingen. Input uit onze focusmarkten is daarbij van groot belang. Ons ontwikkelproces start met de inventarisatie van signalen, wensen en behoeften uit de focusmarkten, om een People Ready product te ontwikkelen. een onderhoudscontract leggen nieuwe issues en behoeften neer bij onze accountmanagers en de helpdesk. Door deze kennis met elkaar te delen, kunnen wij een doelgroepanalyse maken. Dit resulteert in een rolgebaseerd wensen- en eisenpakket, welke wordt besproken in periodieke overleggen. Gezamenlijk wordt dan bepaald welke functionaliteiten van toegevoegde waarde zijn en moeten worden ontwikkeld. Dit resulteert vaak in een standaardoplossing. Het vertalen van specifieke wensen en behoeften van klanten naar een generieke standaardoplossing is onze grote kracht, maar tevens onze grootste uitdaging. Focus business oplossingen GAC Production+ voor productiebedrijven Ieder productiebedrijf wil zo efficiënt mogelijk produceren. Vooraf maakt men een kostencalculatie en een hierop gebaseerde verkoopprijs. Maar hoe reëel is deze verkoopprijs? Hoeveel wordt er nu echt verdiend aan die order? Door op een eenvoudige wijze materialen en activiteiten te registreren, vertelt Production+ waar de winst wordt gemaakt en waar nog verbetering mogelijk is. Binnen de suite is een grafisch planbord opgenomen. De productieplanning en de kritieke punten worden daarin helder en inzichtelijk. Naar eigen inzicht kan men schuiven met orders en bewerkingen, de consequenties op de beschikbare capaciteit is direct te overzien. Production+ stelt u ook in staat klanten via het web te bedienen en bestellingen te laten plaatsen. De integratie voorkomt dubbele invoer, ontzorgt de beheerder en biedt de organisatie realtime inzicht in de behoeften van de klant. Zijn de producten vaak varianten op een bepaald thema? Dan biedt de productconfigurator soelaas. Door een vraag- en antwoordspel wordt het product samengesteld, inclusief de prijstechnische consequenties. Het invoeren van een order vereist nauwelijks technische kennis, zodat iedereen prijscalculaties kan maken. rollen functionaliteiten Technologie Platform / product Grootste uitdaging is generieke oplossing De verschillende functies die binnen GAC worden bekleed, staan ieder op hun eigen wijze in contact met de markt. Zo signaleert een salesmanager de primaire behoefte van een potentiële klant. Tijdens een implementatietraject komen er nog meer wensen en behoeften aan de oppervlakte, die nodig zijn om de werkzaamheden van de organisatie te faciliteren. Klanten met Brancheoplossingen samen ontwikkelen Onze bedrijfsfilosofie Growing Together is gebaseerd op de formule Klant x GAC x Microsoft. Door alle krachten binnen deze groeiformule te bundelen, kan de kennis over bedrijfssoftware vanuit verschillende perspectieven worden gedeeld en verwerkt in de bedrijfsoplossingen. Zodat een concreet pluspunt ontstaat voor de eindgebruikers. Binnen deze bedrijfsfilosofie opereren wij graag als partner voor onze klanten. Wij zien onszelf niet alleen als leverancier van bedrijfssoftware. Om tot de best mogelijke oplossing te komen, is het nodig kennis te delen: de klant vanuit haar vakgebied en GAC vanuit haar kennis van automatisering. Veel van de standaard totaaloplossingen die GAC aanbiedt, zijn in samenwerking met klanten ontwikkelt tot een generiek en standaard softwarepakket. Wij geven u graag inzicht in de ontwikkelde producten, en de unieke manier waarop deze oplossingen tot stand zijn gekomen. Zakelijke dienstverleners werken met PSA+ Om kenniswerkers een flinke productiviteitsverbetering te kunnen bieden, moet hun primaire werkproces volledig worden ondersteund. Alleen dan kan een organisatie groei realiseren. De basis van PSA+ is daarom gelegd door middel van een gedetailleerde procesanalyse. Een specifiek onderdeel van de oplossing is een ge ntegreerd intranet. Hiermee worden onder andere mogelijkheden geboden voor online samenwerking, documentbeheer, kennisdeling en vele andere mogelijkheden. PSA+ biedt bovendien verschillende mogelijkheden om het noodzakelijke inzicht te creëren en goede managementinformatie te bieden. Hierbij kan gedacht worden aan Excel add-ins, geavanceerde reporting tools en een complete dashboard oplossing. 12 Lees verder op pagina 14 13

8 We bieden klanten en partners graag de ruimte om hun kennis te delen. In deze editie geeft gastcolumnist Wim Hutten van PricewaterhouseCoopers zijn visie op upgraden. Gastcolumn Gecontroleerde upgrade De complexiteit van de upgrade wordt sterk be nvloed door maatwerk. Hoe minder inzicht in het maatwerk, hoe lastiger de upgrade. Het onderscheid tussen maatwerk, add-on en maatwerk op de standaard en/of de add-on is in veel gevallen beperkt en daarmee onvoldoende inzichtelijk. Uiteraard is het op objectniveau wel zichtbaar (welke objecten zijn aangepast), maar de daadwerkelijke functionaliteit die er achter schuil gaat niet. PricewaterhouseCoopers helpt haar klanten bij een projectmatige benadering van upgrades, waarbij change management de basis is voor een gecontroleerd verloop. Om een upgradetraject in goede banen te leiden, maken wij bijvoorbeeld gebruik van de Sure Step methodologie van Microsoft. In het onderstaande figuur tonen wij de belangrijkste controlemomenten in zo n traject, gebaseerd op deze methode. Samen met onze klant en de implementatiepartner bepalen Groothandels gebruiken Trade+ Trade+ voldoet aan talloze wensen en eisen van groothandels. Zo achterhaalt u met het Supply Chain Dashboard per artikel waar de bottlenecks zitten met betrekking tot balans tussen vraag en aanbod. Met door uzelf te definiëren functies kunnen deze bottlenecks stap voor stap worden opgelost. Het dashboard biedt inzicht in inkooporders welke later worden ontvangen zodat op gekoppelde verkooporders automatisch actie kan worden ondernomen. Ook kunt u met één muisklik inzage krijgen in het tekort aan aanbod en voor welke vraag dit aanbod bedoeld is. Om klanten via het web te bedienen en verkopen te laten registreren biedt Trade+ een webshopomgeving. Deze deelt de informatie realtime met de centrale database. De integratie voorkomt dubbele invoer, ontzorgt de beheerder en biedt de organisatie realtime inzicht in de behoeften van de klant. Het is een belangrijk middel om sneller meer te kunnen verkopen, met minder moeite. IT dat past! Vanuit ons vakgebied als EDP auditors zien wij vaak cliëntomgevingen met een onbalans tussen organisatie, proces, applicaties en IT infrastructuur. Dit zien wij vaak bij bedrijven met een hoog ambitieniveau, welke bijvoorbeeld een snelle groei hebben doorgemaakt en hun IT-omgeving niet mee hebben laten lopen in deze groei en ambities. Het is moeilijk om een eenmaal opgelopen achterstand in te halen. Bedrijven worden in deze situatie uiteindelijk gedwongen om met een beperkte kwantitatieve en kwalitatieve capaciteit grote veranderingen door te voeren. Vaak gebeurt dit over de rug van een IT project. Dit is een van de belangrijkste redenen waarom veel ICT projecten niet slagen. wij gezamenlijk de controlemomenten en onderwerpen in het traject. Op drie of vier momenten meten wij de voortgang en status van de upgrade, zowel inhoudelijk als qua proces (hoe verloopt het project). Onze ervaring is dat een weloverwogen upgradekeuze en een pragmatische en projectmatige aanpak leidt tot het realiseren van de doelstellingen binnen de gestelde tijd en het gegeven budget. Upgrade de juiste keuze? Welzijnsorganisaties maken gebruik van Welzijn+ Welzijnsorganisaties kennen veel processen. Er zijn veel verschillende oplossingen te vinden die deze processen ondersteunen. Hierdoor neemt het gevaar van eilandautomatisering snel toe. Welzijn+ is een integrale bedrijfsoplossing die de financiële processen, de HRM- en salarisadministratie en de primaire werkprocessen ondersteunt en adequate managementinformatie verschaft. Welzijn+ is hét antwoord op eilandautomatisering en ondersteunt de specifieke zaken waarmee uw organisatie te maken krijgt, onder andere in het kader van WMO. Een geavanceerd Cliënt Volg Systeem maakt ons totaalpakket compleet. Een gestandaardiseerde koppeling zorgt ervoor dat primaire werkprocessen van hulpverleners en welzijnswerkers in cliëntgebonden trajecten worden ondersteund. Ons devies is dan ook dat bedrijven met (groei)ambitie dit ook moeten laten zien in de ICT strategie. Laat uw ICT meegroeien met de ambities van de organisatie. In de praktijk merken wij dat veel bedrijven onzeker zijn over de aanschaf of upgrade van ERP oplossingen. Biedt de oplossing mijn organisatie voldoende toegevoegde waarde? Als ik niet mee ga met de upgrade kan ik dan probleemloos een versie overslaan? Accepteer ik maatwerk en wat zijn de consequenties voor mijn bedrijfsspecifieke maatwerk wanneer ik naar een hogere versie wil? Wij gebruiken beproefde methodes om een keuze voor een upgrade objectief te onderbouwen. Onderzoek Onderbouw Beheers Scenario s: 1. Upgrade met maatwerk 2. Upgrade zonder maatwerk 3. Upgrade plus uitbreiding met nieuwe ad-onn Toegevoegde waarde 1. Goede aansluiting bij ontwikkelingen in de branche en ambities van het bedrijf? 2. Functionele fit met het proces? 3. Biedt voldoende technologische kansen 4. Wat levert het op (kosten/) Risico s bepaling, maatregelen en weging 1. Bepaal impact en risico s 2. Naam maatregelen, ofwel beperk risico s 3. Meet en stuur bij. 14 PricewaterhouseCoopers en Dynamics Het PwC Dynamics-team bouwt al vanaf 1999 kennis op rondom Dynamics en is uitgegroeid tot de trusted advisor op dit gebied. Onze kennis uit de Dynamics-audits en begeleiding van Dynamics-implementatieprojecten is geborgd via onze kennisinfrastructuur en gestandaardiseerd in aanpak, werkprogramma s en tools. In de afgelopen jaren zijn wij betrokken geweest bij ruim 200 Dynamics projecten. Wij zijn onafhankelijk en werken alleen vanuit een controlerende rol met focus op de kwaliteit van de implementatie of upgrade. Ons Dynamics-team heeft grondige kennis van de producten, de community van Dynamics-partners en ruime ervaring met optimalisatie- en upgradetrajecten. 15

9 Interview Jan Silleman (Product Management Team Microsoft) Wat houdt een upgrade van Microsoft Dynamics NAV in? Organisaties werken tegenwoordig vrijwel altijd geautomatiseerd. De Microsoft Dynamics NAV oplossing is één van Microsofts wereldwijde standaarden die organisaties hierin faciliteert. Voornamelijk op het gebied van inzichtelijkheid waardoor adequaat gehandeld kan worden, worden er met de ERP-oplossing grote slagen gemaakt in de groei van bedrijven. Ook tijdsbesparing en gebruiksvriendelijkheid zijn typische voordelen van het gebruik van een Microsoft Dynamics oplossing als bedrijfssoftware. Echter signaleren wij dat de markt en de maatschappij waarin een organisatie opereert, geen constante factor is. Deze is beweeglijk en veranderlijk. De bedrijfssoftware moet flexibel genoeg zijn om mee te veranderen. Wij stellen ons continu ten doel om functionaliteiten te verbeteren, een lage Total Cost of Ownership te realiseren en toch de eenvoud in het gebruik te behouden. Een minstens zo belangrijk doel vinden wij het realiseren van inzichtelijkheid in de primaire bedrijfsprocessen waar men naar kan handelen. Deze doelen, geijkt op het meebewegen van bedrijfssoftware met de veranderlijke markt, worden gerealiseerd doordat we nieuwe versies ontwikkelen. De klant kan dan haar huidige versie upgraden naar de nieuwe versie. Op deze manier kan de klant gebruik maken van de nieuwste functionaliteiten en technologische innovaties. Upgraden om bij te blijven De wereldwijde standaard Microsoft Dynamics NAV is de basis voor de brancheoplossingen van GAC. In het kader van het thema van deze GAC Today Upgrades interviewden wij Jan Sillemann. Sillemann, al meer dan veertien jaar werkzaam bij Microsoft, leidt vandaag de dag het wereldwijde Product Management Team. Hierbij is hij verantwoordelijk voor het productmanagement inclusief strategie, verticalisatie en partnerproductiviteit. Waar is een upgrade op gebaseerd? We plannen altijd een aantal versies in de toekomst en delen deze plannen met klanten en partners, zodat we kunnen samenwerken. Bij de ontwikkeling van nieuwe versies kijken wij naar de functionaliteiten die moeten worden aangepast, toegevoegd of ontwikkeld om meer voordeel te creëren voor onze eindgebruikers. Dit houdt voornamelijk verbeteringen op de volgende gebieden in: De oplossingen worden steeds meer toegespitst op de verschillende rollen en functies van de eindgebruikers en de functionaliteiten die zij nodig hebben tijdens werkzaamheden. De specifieke gebruikersomgeving, die wij Role Centers noemen, geven de gebruikers toegang tot informatie, processen en tools die zij nodig hebben om snel en efficiënt te werken; Technologische innovaties die het aansluiten op systemen, het delen van data en het versterken van relaties vereenvoudigen en die voldoen aan de veranderingen in de markt en technische ontwikkelingen; Het verlagen van de noodzaak tot maatwerk aanpassingen, om dichter bij een standaard oplossing te komen. Dit vermindert de complexiteit en heeft lagere kosten tot gevolg; Een betere integratie van Microsoft Dynamics applicaties organisatiebreed en met andere software-applicaties, voor verdere verbetering van processen en productiviteit. Waarom is een upgrade nodig? Is het niet mogelijk om op de huidige versie die wordt gebruikt verder te gaan? Wel of niet upgraden is een keuze die iedere organisatie voor zich moet maken. Echter zijn wij ervan overtuigd, dat upgraden naar een nieuwe versie essentieel is om te profiteren van veranderingen in de markt en/of organisatie. Vandaar dat het ontwikkelen van nieuwe versies vooral gericht is op het verbeteren van functionaliteiten, zodat gebruikers prettiger en effectiever kunnen werken. Upgraden is tevens van belang om op technologisch vlak bij te blijven. Technologie verandert constant en wordt vroeg of laat door de hele maatschappij overgenomen. Wij zijn continu bezig nieuwe technologieën te monitoren en toe te passen in ons ontwikkelproces. Tevens krijgen organisaties door het upgraden naar een nieuwe versie toegang tot nieuwe functionaliteiten, die we speciaal hebben ontwikkeld op basis van actuele behoeften en wensen. Hierdoor wordt de productiviteit van een onderneming en haar werknemers verhoogd. Dankzij technische ontwikkelingen kan men steeds meer gebruik maken van verschillende en nieuwe systemen. Upgraden naar de vernieuwste standaard versies zorgt ervoor dat deze systemen makkelijk kunnen worden ge ntegreerd met de bedrijfssoftware. Vaak zien wij dat bedrijven zich afzijdig houden van het upgraden van hun bestaande bedrijfssoftware. Een angst is dat upgraden een kostbaar en tijdrovend proces is dat geen afzienbare voordelen oplevert. Zijn er concrete voordelen van een upgrade te benoemen? De voordelen van een upgrade zijn absoluut te benoemen, maar hangen af van verschillende factoren. Zo is het afhankelijk van de versie die momenteel in gebruik is, welke functionaliteiten worden gebruikt en hoe de organisatie zich heeft ontwikkeld met de ondersteuning van de huidige versie. Met een nieuwere versie krijgen bedrijven de kans om hun bedrijfsvoering te laten groeien. Enkele typische voordelen die worden gerealiseerd bij het upgraden van bestaande bedrijfssoftware zijn: Een meer stabiel systeem van hogere kwaliteit; Een betere bedrijfsprestatie; Hogere processproductiviteit; Hogere gebruikersproductiviteit, de werknemer is productiever; Betere integratie, zowel intern als met andere systemen, aangepast op actuele verandering en technologische ontwikkelingen; Lagere kosten voor interne IT-werkzaamheden. Leidt een upgrade van Microsoft Dynamics NAV tot een onderbreking van de bedrijfsvoering? De grote nieuwe technologische innovaties bevatten een steeds flexibelere oplossingsarchitectuur. Deze architectuur en Web Services maken het makkelijker dan ooit om bedrijfssystemen aan te passen aan veranderende eisen. Tegelijkertijd wordt een onderbreking van de bedrijfsvoering vermeden. De strakke integratie met onze Microsoft technologieën en een intu tieve gebruikerservaring maken het mogelijk volop gebruik te maken van bestaande applicaties. De intu tieve gebruikersomgeving verlaagt bovendien de trainingskosten. Op deze manier zorgen we ervoor dat interruptie van de huidige bedrijfsvoering vrijwel wordt uitgesloten. Een nieuwe versie moet immers een verrijking voor de onderneming zijn, geen negatieve ervaring. Wij signaleren ook vaak dat bedrijven weinig voelen voor een upgrade vanwege een gebrek aan kennis over de impact en de voordelen. Wat is uw visie hierop? Ook ik signaleer een gebrek aan kennis over het onderwerp upgrades. Voor ons automatiseerders is upgraden vanzelfsprekend, maar we kunnen er niet klakkeloos vanuit gaan dat dit voor iedereen geldt. We mogen eindgebruikers de voordelen van een upgrade naar nieuwe versies echter niet onthouden. Uiteraard creëren productontwikkeling en daarbij horende nieuwe versies van Microsoft Dynamics NAV niet de enige toegevoegde waarde voor gebruikers. Ook de branchespecifieke oplossing die jullie als partner van Microsoft ontwikkelen zorgt daarvoor. De visie is dat we samen, binnen het partnership, de voordelen van Microsoft Dynamics NAV bedrijfssoftware maximaal te benutten. Wij beschikken over twee whitepapers waarin de visie van Microsoft op productontwikkeling wordt beschreven. Wilt u meer weten over dit onderwerp, dowloaden deze dan via onze website: 16 NAV 17

10 Dynamics NAV User Group vervult verschillende rollen Van mediator tot partner Op 9 september bezocht Ruurd Wuestman, bestuurslid van de Dynamics NAV User Group (voorheen de Gebruikersvereniging Navision Software), ons hoofdkantoor in Oirschot. De ontmoeting resulteerde in verhelderende inzichten over het wie, wat en waarom van de Dynamics NAV User Group. Ook de rol die partners als wij hierin spelen werd aangehaald, evenals de functie van Microsoft. Het enerverende gesprek opende de deuren voor nauwe samenwerking met onze klanten, om gezamenlijk een optimale gebruikerservaring te realiseren. Geheel in lijn met ons eigen streven: Growing Together. De Dynamics NAV User Group bestaat sinds Twee gebruikers ondervonden identieke problemen bij het gebruik van hun Navision programmatuur (tegenwoordig Microsoft Dynamics NAV). Na onderling contact stuurden zij eind 1997 een brief naar andere Navision gebruikers, om het animo te peilen voor een belangenvereniging. De uitkomst spreekt voor zich, getuige het bijna 12-jarige bestaan van de vereniging. De User Group streeft naar het verhogen van de tevredenheid over het gebruik van Microsoft Dynamics NAV onder leden. Door onderling ervaringen en kennis uit te wisselen, stimuleert de vereniging ook een betere benutting van de software. Bestuurslid Ruurd Wuestman vertelt: Wij vervullen verschillende rollen voor onze leden. Door middel van nieuwsbrieven, het organiseren van informatiesessies en themadagen informeren wij onze leden over mogelijkheden en nieuws. Ook organiseren we eenmaal per jaar de Dynamics Experience in samenwerking met de zusteronderneming Dynamics User Group, die Dynamics AX en CRM vertegenwoordigd. Gedurende die dag staan Microsoft Dynamics NAV, AX en CRM functionaliteiten en aanverwante onderwerpen centraal. Samen met Jacques van de Meer (voorzitter) en Wouter Stil (secretaris), vormt Ruurd als penningmeester het bestuur van de vereniging. Mediators rol De User Group treedt op als mediator tussen gebruikers en Microsoft, bijvoorbeeld als een partner vragen en/of klachten onvoldoende beantwoordt, of als de samenwerking met de partner volledig is vastgelopen. Veel toegevoegde waarde zit ook in hun functie als informatieverstrekker, want niet alle gebruikers worden door hun partners goed op de hoogte gehouden. Gelukkig is dit niet bij alle partners het geval, maar het komt toch regelmatig voor. Er zijn veel Microsoft partners op de markt, van kleine eenmansondernemingen tot grote internationale solution centers. Regelmatig komt het voor dat een partner vindt dat haar taak er na de implementatie op zit. Informatieverstrekking zien zij als bijzaak, terwijl dit bij automatisering juist van cruciaal belang is, omdat marktomstandigheden en software-ontwikkelingen continu in beweging zijn. De informatiebehoefte van onze leden is groot, vanwege de grote rol die automatisering speelt binnen bedrijfsvoeringen, vertelt Ruurd. De User Group streeft naar een constructieve samenwerking met alle belanghebbenden (gebruikers, partners en Microsoft zelf). Ruurd: Het belang van alle betrokkenen is grotendeels hetzelfde. Uiteindelijk wil iedereen een goede implementatie van Microsoft Dynamics NAV, waarbij de kosten en het tijdsbestek binnen het redelijke blijven. Wij helpen onze leden hierbij. Sinds kort zijn we intensief met Microsoft in gesprek, om te kijken hoe we deze rol verder kunnen invullen. Bijvoorbeeld dat we gaan fungeren als klankbordgroep, om zo invloed te hebben op de ontwikkeling van functionaliteiten. De Dynamics NAV User Group is absoluut voorstander van upgrades. Zij constateren dat veel gebruikers zichzelf en de bedrijfsvoering tekort doen, door niet te upgraden. Wie kiest voor Microsoft Dynamics NAV kiest voor een standaard pakket dat zich doorontwikkelt. Hier betaalt men onderhouds- en licentiekosten voor. Door niet te upgraden, loopt men een hoop extra mogelijkheden en functionaliteiten mis. Ruurd signaleert dat maatwerk het grootste obstakel vormt: Maatwerk maakt een upgrade altijd kostbaarder en ingrijpender. Maar de hoeveelheid maatwerk kan door middel van nieuwe releases vaak worden verminderd. Maar niet alleen maatwerk weerhoudt gebruikers van een upgrade. Ook een teleurstellende ervaring tijdens een voorgaande upgrade bepaalt deze keuze. Wij denken dat over het algemeen een upgrade de productiviteit van een onderneming juist alleen maar kan verhogen. Ook al begrijpen wij wel waar gebruikers tegenaan lopen. Wij denken dat de twijfel vooral het resultaat is van onwetendheid en onzekerheid. Daarom zijn wij voornemens om projectgroepen op te zetten. Zodat gebruikers die willen upgraden ervaringen kunnen uitwisselen en aandachtspunten kunnen samenstellen. Op die manier gaat een gebruiker een stuk zelfverzekerder om met een upgrade en zullen de positieve effecten sneller merkbaar zijn. Convergence een goede eye-opener Het bestuur van de Dynamics NAV User Group was aanwezig tijdens de Microsoft Convergence van vorig jaar in Kopenhagen. Het primaire doel was contacten te leggen in de Microsoft wereld, maar al snel werd duidelijk dat de Microsoft Convergence meer biedt. Volgens Ruurd geeft de Convergence een helder inzicht in ontwikkelingen die voor iedereen van belang zijn. De nieuwste ontwikkelingen vanuit Microsoft en andere leveranciers worden kenbaar gemaakt. Dit is een uitgelezen kans om de nabije toekomst van bedrijfssoftware te bekijken. Op basis daarvan kan een automatiseringsstrategie worden bepaald. De Dynamics NAV User Group zal ook dit jaar weer aanwezig zijn, evenals GAC en vele andere partners en betrokkenen. Vanwege het nieuwe en kleinschalige karakter van de voorheen grootschalige Convergence, kan een meer intieme sfeer worden gecreëerd, is er meer aandacht voor omgevingsspecifieke uitdagingen en is de tijdsbelasting van dit leerzame evenement een stuk verminderd. Wij hopen dat veel gebruikers gebruik maken van de mogelijkheid om hun ogen te openen voor de toekomst. Dat doen wij in ieder geval wel. Gezonde driehoeksverhouding De Dynamics NAV User Group werkt hard aan de optimalisatie van het contact met onder andere Microsoft en de partners. De Vereniging blijft onafhankelijk, maar de visie is dat men enkel tot het gewenste doel kan komen als alle betrokken partijen een gezonde driehoeksverhouding met elkaar hebben. Zoals gezegd zijn we al een aantal keer met Microsoft in gesprek geweest over de verdere invulling van onze rol als User Group. Dit neemt steeds concretere vormen aan. De volgende stap is om ook met de partners een goede verhouding op de bouwen, zodat we met en van elkaar kunnen leren, besluit Ruurd. Kijk op voor meer informatie over de activiteiten, het bestuur en mogelijk lidmaatschap van de Dynamics NAV User Group

11 Salaris, HRM en Verzuimbeheer van Mercash 20 Alle personele processen gestroomlijnd Als partner van Microsoft maken wij deel uit van s werelds grootste ecosysteem op ERPgebied. Met onze branchepakketten Trade+, Production+, PSA+ en Welzijn+ voorzien wij in het overgrote deel van uw specifieke behoeftes. Sommige processen vergen echter zoveel specialisme, dat wij hiervoor vertrouwen op gewaardeerde partners uit het ecosysteem. Een goed voorbeeld is Mercash. Zij leggen zich volledig toe op de digitalisering en beheersing van personele processen: een vakgebied met een hoge bedrijfskritische factor. Fouten in de personeels- en salarisadministratie leiden immers snel tot ontevredenheid onder het personeel. Mercash heeft de taak op zich genomen om een stabiel en foutloos werkend systeem te bouwen voor Microsoft Dynamics NAV. Een taak die zij getuige onze installaties waarin Mercash is toegepast met veel verve vervullen. Mercash, gevestigd te Hoorn (Noord-Holland) is een Independent Software Vendor. Binnen het Microsoft Dynamics NAV-kanaal bieden zij brancheonafhankelijke oplossingen, die in nauwe samenwerking met Microsoft zijn ontwikkeld, getest en goedgekeurd. De twee belangrijkste modules zijn Mercash Salaris en Mercash HRM. Daarnaast bieden zij Mercash Verzuimbeheer, voor een waterdichte registratie van ziekteverzuim en verlof. De drie modules vormen gezamenlijk de ruggengraat voor iedere onderneming die groter wil worden, zonder grip op de personele processen te verliezen. Een klant die onder andere gebruik maakt van ons systeem is de Atlant Groep (zie GAC Today september 2007). Zij beschikten met ons systeem al over een ge ntegreerde basis en zetten de extra stap naar integratie van hun personele processen. Zo stelde Sjir Rouschop van de Atlant Groep: De oplossing van GAC, aangevuld met de software van Mercash maakt alles veel helderder. Upgrades verlopen makkelijker, er zijn minder cursussen nodig, het maken van rapportages en delen van informatie wordt simpeler. En het proces is minder afhankelijk van één persoon, omdat iedereen bij dezelfde informatie kan. Mercash Salaris. Onbetaalbaar gemak. Deze applicatie vormt een logisch geheel met Mercash HRM. Alle data die wordt vastgelegd tijdens de instroom-, doorstroom en uitstroomprocessen werkt automatisch door in de salarisberekeningen. Daarnaast houdt het systeem rekening met alle mogelijke wet- en regelgevingen die van toepassing zijn op uw organisatie. Jaarlijkse of periodieke wijzigingen op dit vlak (zoals een herziening van een CAO) worden door Mercash automatisch doorgevoerd in uw software. Dit bespaart u aanzienlijke kosten voor handmatige aanpassingen en controles. Ook herverloningen kosten geen extra geld meer; deze worden automatisch doorberekend. Ook Mercash Salaris is op enorm veel manieren in te richten en gebruiken. Enkele voorbeelden hiervan: Inrichting - Onbeperkt aantal regelingen ten behoeve van toeslagen, inhoudingen en reserveringen, zoals leningen, fietsplan en kilometervergoedingen per CAO; - Ouderschapsverlof en zorgverlof (kort en langdurig), met mogelijkheid automatische aanpassing deeltijdfactor PGGM. Invoer - Werknemer stamgegevens, fiscale en sociale gegevens; - Contractgegevens, zoals minimum- en maximumuren. Verwerking - Fulltimers, parttimers en oproepkrachten; - Automatische terugwerkende kracht (TWK) berekeningen bij premie of CAO-wijzigingen; - Automatische berekening en uitbetaling vakantiegeld. Uitvoer - Uitgebreide managementrapportages; - Integratie met Microsoft Office en Financieel Beheer; - Digitale aanlevering aan diverse arbodiensten, PGGM, Belastingdienst en loonaangifte. Mercash Verzuimbeheer. Het begint met registreren. Als aanvulling op haar modules Salaris en HRM biedt Mercash een module voor verzuimbeheer. Deze bestaat uit twee onderdelen: ziekteverzuim- en verlofregistratie. Per medewerker kunt u afwezigheid registreren en daar acties op uitvoeren. Indien nodig worden looncorrecties automatisch toegepast in Mercash Salaris. In de module Verzuimbeheer kunt u ook eigen unieke afwezigsheidcodes aanmaken, die Maakt u gebruik van Trade+, Production+, PSA+ of Welzijn+ en wilt u meer weten over de mogelijkheden van Mercash? Of moet u de overstap naar Microsoft Dynamics NAV nog maken en wilt u een totaaloverzicht van onze gecombineerde krachten? Neem contact op met GAC Business Solutions en wij helpen u op weg. GAC Business Solutions werkt samen met Mercash voor: SBOH, Atlant Groep, Hectas Bedrijfsdiensten, HintTech B.V., Magma IT Solutions, Marin, Pricewaterhouse Coopers NA, PWI, WEL.KOM, Kinderopvang Vianen, Wipneus Groep (KidsVision). corresponderen met bijvoorbeeld de reden van afwezigheid. Met deze functionaliteit creëert u een veelzijdig beeld van de afwezigheidsgeschiedenis. Trends of patronen kunnen eenvoudig worden herkend en aangepakt. Mercash HRM. Het ge ntegreerde alternatief. Er zijn talloze HRM-pakketten op de markt. Als op zichzelf staand systeem werken deze doorgaans prima. Maar wie gegevens uit het pakket wil uitwisselen met het centrale ERP-systeem of vice versa, loopt vaak tegen duur maatwerk of kostbare handmatige verwerking aan. Om maar niet te spreken van de ongemakken bij een upgrade. Mercash HRM sluit de gehele personele gegevensstroom aan op uw centrale ERP-pakket. Ook grafisch vormt Mercash HRM één geheel met uw systeem. De opbouw van HRM-software het werkscherm blijft optisch precies zoals u gewend bent van Trade+, Production+, PSA+ of Welzijn+, met in de menustructuur toevoegingen van hoofd- en submenu s. U kunt zich voorstellen dat de productiviteit per werknemer en de samenwerking tussen afdelingen onderling enorm verbetert. Iedereen ziet dezelfde data, iedereen spreekt dezelfde taal. Inhoudelijk gezien biedt Mercash HRM een enorme hoeveelheid mogelijkheden om instroom-, doorstroom- en uitstroomprocessen vast te leggen. Enkele voorbeelden: Werving en selectie (instroom) Vastlegging van de wervingscampagnes met koppeling naar projecten voor kosten, vacatures, sollicitanten, sollicitaties, correspondentie met sollicitanten, arbeidsverleden, extern dienstverband, etc. Beoordelingen (doorstroom) Vastlegging van functies met functie-eisen en -taken, competenties waarop beoordeeld kan worden, koppeling met functiebeschrijvingen, plannen van beoordelingsgesprekken, vastleggen en raadplegen van beoordelingen. Contractbeëindiging (uitstroom) Onder andere reden vertrek, verrekening kosten opleidingen, registratie inlevering bedrijfsverstrekkingen. Wilt u op de hoogte blijven van nieuws en ontwikkelingen op het gebied van HRM en Salaris? Meld uzelf aan voor de Mercash Nieuwsbrief via onder contact. Geldelozeweg 31, 1625 NW Hoorn, T E info@mercash.nl, I 21

12 Agenda Cursus Jaarafsluiting Rotterdam, 5 november aanstaande Microsoft Convergence 2009 Europe Het einde van het jaar 2009 komt snel in zicht. 22 BTW-regelgeving voor diensten binnen de EU verandert Vanaf 1 januari 2010 wordt de BTW-regelgeving aangepast. Dit brengt de nodige veranderingen en vragen met zich mee. Wat houdt de regelgeving in? Is dit ook op uw onderneming van toepassing? Welke gevolgen heeft dit voor uw bedrijfssoftware? Wij proberen zoveel mogelijk vragen voor u te beantwoorden. Regelgeving en gevolgen Kort samengevat wordt de BTW-afdracht voor grensoverschrijdende diensten binnen de EU verlegd van de leverende naar de afnemende partij. Momenteel geldt dit al voor de levering van goederen. Wanneer uw dienstverlenende onderneming internationaal georiënteerd is, zal dit gevolgen hebben voor uw bedrijfsadministratie en -software. De manier waarop u uw BTW-heffing moet doorvoeren wordt afhankelijk van het land waar u uw diensten exploiteert. Door middel van een softwarematige update die door Microsoft wordt ontwikkeld kunt u uw systeem aanpassen aan deze nieuwe wetgeving, zodat uw bedrijfsoplossing dit proces blijft ondersteunen. Update door GAC GAC biedt deze software update gratis aan voor klanten met een onderhoudscontract*. Natuurlijk helpen wij u ook graag bij de inbouw van deze update in uw Microsoft Dynamics NAV omgeving. Dat geldt zowel voor klanten met een onderhoudscontract, als voor klanten zonder deze overeenkomst. Een consultant zal uw bedrijfssoftware samen met u weer helemaal up-to-date maken. * De software update wordt door Microsoft beschikbaar gesteld vanaf versie Maakt u gebruik van een oudere versie, neem dan contact op met uw accountmanager voor een passende oplossing. Voorbereidingen die u kunt treffen Voorafgaand aan de update kunt u als onderneming al een aantal voorbereidingen treffen: Zorg dat u de juiste BTW-nummers van uw klanten in andere Europese landen registreert; Verzeker uzelf ervan dat al uw leveranciers in andere Europese landen het juiste BTW-nummer van uw onderneming hebben. Behoefte aan meer informatie? Voor meer informatie over de nieuwe regelgeving omtrent internationale BTW-afdracht kunt u contact opnemen met uw accountmanager of een productmanager van GAC Business Solutions, via het telefoonnummer Tevens vindt u op onze website een FAQ-document, dat antwoord geeft op veelgestelde vragen. Dat betekent dat het boekjaar moet worden afgesloten, alvorens u weer fris van start gaat in Daarom biedt GAC de mogelijkheid om een cursus van een halve dag te volgen, waarin u leert welke stappen u moet nemen om te kunnen boeken in het nieuwe boekjaar en wat u moet doen om uw oude boekjaar af te sluiten. Een aantal onderwerpen die worden behandeld: Aandachtspunten voor afsluiting Aansluitcontrole Voorraad Aansluitcontrole Debiteur/Crediteur Aansluitcontrole BTW Aansluitcontrole Vaste Activa Afsluiten boekjaar in Dynamics NAV Gegevensverwijdering Wanneer: 26 november, 4 en 14 december Tijdsduur: uur tot uur Waar: Hoofdkantoor GAC te Oirschot Heeft u interesse of wilt u meer informatie? Bel en vraag naar de afdeling educational services, of bezoek en schrijf uzelf en/of collega s direct in. KidsVision team op KindVak 2009 Van donderdag 5 tot en met zaterdag 7 november 2009 openen de deuren van de Brabanthallen te s-hertogenbosch zich voor de 15e jubileumeditie van KindVak. Ons KidsVision team is ook deze keer aanwezig. Zij tonen u graag de nieuwe release van onze totaaloplossing voor kinderopvangorganisaties. Bezoek ons op standnummer 315, kijk voor informatie op Op 5 november aanstaande vindt de Microsoft Convergence Europe plaats, met dit keer als standplaats Rotterdam. Microsoft heeft het internationale, meerdaagse evenement verruild voor een geheel vernieuwd concept. De strekking blijft natuurlijk hetzelfde: Microsoft deelt op deze dag relevante trends, ontwikkelingen, mogelijkheden en producten met partners en klanten van Microsoft Dynamics. Rotterdam is een van de vier evenementlocaties in Europa. Dankzij de lokale organisatie van het evenement kan dieper worden ingegaan op land- en marktspecifieke ontwikkelingen, die aansluiten op de omgeving en ervaringen van u en uw onderneming. De dag gehouden in Congres Centre Engels - biedt alle gebruikers van Microsoft Dynamics weer een exclusief kijkje in de keuken bij Microsoft, wat garant staat voor interessante informatie over de toekomst van de Microsoft Dynamics oplossingen. Ook dit jaar staan er weer vele onderwerpen en sprekers op het programma, waaronder Michael Park, Corporate Vice President Microsoft Business Solutions. Hij zal de dag openen met een keynote. Deze richt zich op de visie, strategie, innovaties en de roadmap voor product, sales en marketing van de Microsoft Dynamics suite. Vijf redenen om de Convergence bij te wonen: U leert hoe u de mogelijkheden van uw bestaande Microsoft Dynamics oplossing ten volle kunt benutten; Rotterdam is de plaats waar een van de vier edities van de Convergence Europe wordt gehouden. Het is dichtbij, maakt deelname nog makkelijker en is kosteneffeciënter; U krijgt de updates over de laatste ontwikkelingen op het gebied van Microsoft producten en technologieën bij expo; Leer de toekomststrategieën en plannen van Microsoft Dynamics kennen; Het is de mogelijkheid om uw netwerk te vergroten met andere Dynamics gebruikers, industrie experts en Microsoft medewerkers. Het volledige programma is de vinden op of op 23

13 Peter de Regt Operationeel Directeur Scholten Medische Groothandel Weten hoe Scholten werkt met Trade+? Bestel de dvd via Aldert Kadijk Product Marketing Manager Microsoft Business Solutions (NL) Harold Mulder Sales Manager Groothandel GAC Business Solutions Onze Groeiformule : de succesfactoren voor Scholten Scholten Medische Groothandel koos voor Trade+. En daarmee voor onze Groeiformule. Want door ons brede netwerk van klanten, partners en Microsoft met elkaar te combineren, realiseren wij groei. Op het gebied van bijvoorbeeld omzet, kennis en natuurlijk techniek. Want de basis van Trade+ wordt gevormd door Microsoft Dynamics NAV, door ons aangevuld met op groothandels toegespitste functionaliteiten. Peter de Regt, operationeel directeur van Scholten Medische Groothandel: Alleen al in het magazijn besparen we de orderpickers zo n 20 kilometer lopen per dag. Growing Together U wilt ook groeien! Ga naar en ontdek onze succesfactoren. GAC Trade + NAV GAC Business Solutions De Scheper HP Oirschot Telefoon +31(0) Fax +31(0) info@gac.nl Internet