Voortgangsrapportage & controle ter plaatse. Voorlichtingsbijeenkomst Subsidieontvangers - Deelsessie B

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Voortgangsrapportage & controle ter plaatse. Voorlichtingsbijeenkomst Subsidieontvangers - Deelsessie B"

Christian van der Meer
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Voortgangsrapportage & controle ter plaatse Voorlichtingsbijeenkomst Subsidieontvangers - Deelsessie B

2 Wat wordt van u verwacht bij een voortgangsrapportage en controle ter plaatse? Presentatie: Frank Molema (senior beheerder)

3 Inhoud Voortgangsrapportage Controle ter plaatse Ruimte voor vragen

4 VOORTGANGSRAPPORTAGE

5 Mijn SNN Voortgangsrapportages Voorschotten Eindafrekening

7 Mijn SNN - Algemene vragen Inhoudelijke voortgang Realisatie ten opzichte van de planning Haalbaarheid doelstellingen Haalbaarheid planning Knelpunten te verwachten

8 Mijn SNN - Indicatoren

9 Mijn SNN - Facturen Facturenbijlage per rapportageperiode (in het geval van samenwerkingsprojecten uitgesplitst naar projectpartner/medebegunstigde) Factuurdatum Betaaldatum Crediteur Omschrijving factuur (verdeling Ind./Exp.) Factuurbedrag Inclusief of exclusief BTW (kan per begunstigde of activiteit verschillen) Onderverdeling naar kostensoort Relatie met (eventuele) aanbestedingen

10 Mijn SNN - Uren Urenbijlage per rapportageperiode (in het geval van samenwerkingsprojecten uitgesplitst naar projectpartner) Medewerker Omschrijving werkzaamheden incl. periode Aantal uur Gehanteerd uurtarief voorcalculatorisch Gehanteerd uurtarief nacalculatorisch

11 CONTROLE TER PLAATSE

12 Controle ter plaatse - uitgangspunten Alle projecten, minimaal één CTP. Verplichting vanuit EFRO Eerder of vaker bij specifieke risico s. Afweging ter plaatse of behind desk in risicoanalyse Controle wordt schriftelijk aangekondigd Mogelijke aanvullende controles door CA/AA/EC

13 Controle ter plaatse - aandachtspunten 1. Inhoudelijke voortgang 2. Opbouw projectdossier / financiële administratie 3. Aanbesteding(en) 4. Promotie en Publiciteit 5. Aanvullende en overige voorwaarden 6. Afronding controle

14 1. Inhoudelijke voortgang Fysieke stand van zaken Tempo van het project Afwijkingen / wijzigingen

15 2. Opbouw projectdossier / financiële administratie Is er een apart dossier / code in de projectadministratie? Bevat het dossier alle relevante correspondentie? Zijn de juiste controles zichtbaar op de documenten / in de administratie? Deelwaarneming facturen en betaalbewijzen Deelwaarneming urenstaten / tarieven Onderbouwing van het uurtarief (indien gewijzigd t.o.v. voorgaande periode) Urenregistratie (getekend digitaal of fysiek) Bewijsstukken voor onderbouwing tarief Nacalculatie

16 3. Aanbesteding(en) In het geval van Europese aanbestedingen: het aanbestedingsdossier, met daarin o.a. Aankondiging van de opdracht Publicatie Selectiecriteria Gunningscriteria Procesverbaal / gunningsmatrix

17 3. Aanbesteding(en) - controle Deelwaarneming opdrachtverstrekkingen bij vermoeden dat kosten boven de aanbestedingsdrempel uitkomen Controle op het volgen van de juiste procedures, termijnen, naleving selectieprocedure, gunningsmatrix, correspondentie enz. Bij fouten 25% of zelfs 100% correctie op de kosten

18 4. Promotie en publiciteit In alle externe communicatie omtrent het project dient te worden vermeld dat het project mede mogelijk gemaakt is door een bijdrage van de betreffende subsidieregeling. (art. 6.1 uit standaardvoorwaarden) Verplichting om minimaal één publiciteitsuiting te doen tijdens het project Aanwezigheid van bouwbord indien van toepassing. 25% aan oppervlakte bouwbord voor EFRO-uiting Publiciteitsuitingen op bijvoorbeeld folders, website, in presentaties, nieuwsbrieven e.d. Bij vragen eerst voorleggen aan het SNN Bij fouten correctie op de kosten

19 5. Aanvullende en overige voorwaarden Aanvullende voorwaarden uit de verleningsbeschikking Staatssteun Artikel 16 (toegankelijkheid)

20 6. Controle ter plaatse - Afronding Bevindingen van de controle per brief Hoor- en wederhoor Bevindingen d.m.v. slotbrief Eventuele correcties conform categoriseringstabel Gevolgen bijdrage Opvolging

21 Vragen?

22 Bedankt voor uw aandacht!

Vergelijkbare documenten

Workshop voortgangsrapportage

Workshop voortgangsrapportage Open Innovatie-Alliantie Groot Composiet Noord-Holland Kansen voor West Waarom is het Programmabureau zo lastig? Europees geld Regelgeving Europees: algemeen en specifiek Nationaal: algemeen en specifiek,