Handleiding FIRA Platform

Transcriptie

1 2015 Handleiding FIRA Platform Inkoop

2 Contents Voorwoord... 2 Wat doet FIRA?... 3 Wat biedt FIRA jou als inkoper?... 4 Wat biedt FIRA onze leveranciers?... 5 Hoe werkt het FIRA Platform?... 6 Bijlagen Wat is MVO, principes & kernthema s Toelichting medailles CSR Scorecard Inloggen op het FIRA Platform Contactgegevens... 16

3 Voorwoord Uw organisatie heeft ervoor gekozen het FIRA Platform te gebruiken voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI). Met behulp van het FIRA Platform kun je de dialoog aangaan met jouw leveranciers en partners. Blijf jezelf altijd de vraag stellen; hoe kan ik mijn bijdrage aan duurzaamheid vergroten? Namens het FIRA Team wensen wij jou heel veel succes in de gesprekken met jouw leveranciers & partners en hopen dat deze handleiding jou daarbij veel ondersteuning biedt. Met vriendelijke groet, Floor Schneider Lex de Bruijn

4 Wat doet FIRA? FIRA is een onafhankelijk verificatiebureau dat MVO-informatie van bedrijven en instellingen verifieert. Hiermee wordt MVO bespreekbaar op basis van betrouwbare informatie. Het FIRA Platform is een online register waar bedrijven (leveranciers) hun MVO-prestaties zichtbaar en zo transparant maken voor klanten (inkopers), dit bevordert de ketentransparantie. FIRA toetst, waardeert, interpreteert en vergelijkt de prestaties van leveranciers. Inkopers kunnen hierdoor besluiten nemen op basis van betrouwbare informatie. Het FIRA Platform sluit nauw aan bij internationale richtlijnen.

5 Wat biedt FIRA jou als inkoper? Het FIRA Platform is een instrument om continue in dialoog te blijven met leveranciers over duurzaamheid. FIRA begeleidt leveranciers bij het zetten van de volgende stap naar een duurzame bedrijfsvoering. Vanuit onze omgeving worden steeds hogere eisen gesteld aan verantwoord inkopen. Het kunnen aantonen in welke mate jouw leverancier verantwoord handelt is hier een onderdeel van. Verantwoord inkopen wordt steeds complexer, de issues verschillen per categorie of zelfs per bedrijf. Het FIRA Platform maakt MVO-prestaties (duurzame initiatieven, certificaten, keurmerken etc.) van leveranciers inzichtelijk. Je krijgt inzicht in de risico s en kansen en de mogelijkheden tot samenwerking met leveranciers. Je kunt leveranciers gemakkelijk met elkaar vergelijken. Dit bevordert de natuurlijke marktwerking en duurzame innovatie. Bovendien bespaart het tijd en resources. De informatie online beschikbaar en actueel.

6 Wat biedt FIRA onze leveranciers? FIRA vergroot de zichtbaarheid van leveranciers in de markt. Alle inspanningen op het gebied van duurzaamheid worden zichtbaar voor inkopende organisaties. (Potentiële) klanten zien direct hoe de leverancier zich onderscheidt ten opzichte van concurrenten en welke kansen dit biedt voor de samenwerking. Het FIRA Platform voorkomt het invullen van talloze (tender) vragenlijsten over duurzaamheid. Daarnaast ondersteunt het FIRA Platform bedrijven bij het implementeren en/of structureren van het MVO-beleid.

7 Hoe werkt het FIRA Platform? Het Platform werkt volgens het principe Rapporteren, Monitoren, Stimuleren. De leverancier maakt met behulp van het FIRA Platform een MVO-verslag. De verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling van MVO komt te liggen bij de leverancier. FIRA toetst en beoordeelt de prestaties, waarna de inkoper de leverancier kan stimuleren te verbeteren. MVO-verslagen: een ontwikkelaanpak Een leverancier kan kiezen tussen verschillende type MVO-verslagen (zie afbeelding). Hoe hoger de medaille des te meer componenten het MVO-verslag bevat en des te meer diepgang in de controle. De medailles vormen een stappenplan om MVO steeds beter te verankeren in de bedrijfsvoering. Bedrijven die al ver zijn met MVO kunnen meteen naar een hogere medaille. (Zie bijlage voor meer uitleg.)

8 LET OP: FIRA schrijft geen inhoudelijk MVO-eisen voor aan leveranciers! FIRA schrijft geen inhoudelijk eisen voor omdat er diverse oplossingen voor MVO-uitdagingen zijn. FIRA selecteert wel de belangrijkste MVO-onderwerpen voor elke leverancier en stimuleert het bedrijf hierover te rapporteren. Hierdoor wordt de leverancier ook uitgedaagd om zelf passende maatregelen te kiezen. De inkoper ziet welke MVO-onderwerpen zijn opgepakt en kan met de leverancier in dialoog gaan over kansen en bedreigingen (onderwerpen die niet of onvoldoende zijn opgepakt) mede op basis van de inkoop MVO-eisen. Voor weergave van de MVO-prestaties gebruikt FIRA twee middelen (zie bijlagen voor meer uitleg). Medailles: De medailles geven weer in hoeverre de leverancier het MVO-proces heeft doorlopen. Bij elke medaille geeft de leverancier meer informatie weer en wordt het bedrijf dus transparanter. CSR Scorecard: De CSR (MVO) Scorecard laat in één oogopslag zien op welke belangrijke MVO-onderwerpen de leverancier activiteiten heeft ontwikkeld en wat de impact is van die activiteiten.

9 Verificatieverklaring: feedback over de kwaliteit van het MVO-beleid FIRA verifieert de MVO claims van de leverancier. Dit houdt in dat elke gemaakte bewering wordt gecontroleerd door FIRA. Indien er kanttekeningen nodig zijn tav het MVO-rapport schrijft FIRA een Comment. De comment kan een risico zijn, een kans, een groeistap voor de leverancier of louter context. Waar relevant worden FIRA comments in het rapport per onderdeel weergegeven. FIRA schrijft ook een samenvatting. Deze wordt weergegeven in het rapport en maakt eveneens onderdeel uit van de verificatieverklaring. De samenvatting begint altijd met Balance & Completeness : op welke onderwerpen heeft de leverancier zich ontwikkeld en op welke onderwerpen is verdere ontwikkeling gewenst. We encourage. Concrete aanknopingspunten in de verklaring zijn te vinden bij zinnen die beginnen met We encourage. Op deze punten kan de leverancier nog groeien.

10 Wat zijn de kosten voor leveranciers? De tarieven gelden voor een standaard-organisatie. Mocht een organisatie bestaan uit meerdere holdings, BV s, business-units en/of vestigingen in het buitenland, dan zal FIRA een prijsopgave op maat doen. De kosten voor een CSR Profile zijn 200 per keer. De kosten voor Platina zijn afhankelijk van de grootte en complexiteit van de leverancier en kunnen niet standaard worden berekend. Bij de prijsberekening wordt rekening gehouden met reeds verleende certificaten.

11 Bijlagen Wat is MVO, principes & kernthema s Toelichting medailles CSR Scorecard Inloggen op het FIRA Platform? Checklist voor Inkopers Contactgegevens FIRA

12 Wat is MVO, principes & kernthema s Maatschappelijke verantwoordelijkheid is de verantwoordelijkheid van een organisatie voor de effecten van haar besluiten en activiteiten op de maatschappij en het milieu, via transparant en ethisch gedrag dat: Een bijdrage levert aan duurzame ontwikkeling, inclusief gezondheid en het welzijn van de maatschappij; Rekening houdt met de verwachtingen van stakeholders; In overeenstemming is met toepasselijke wetten en overeenkomt met internationale gedragsnormen; Is geïntegreerd in de hele organisatie en in haar betrekkingen in praktijk wordt gebracht. Principes van MVO Kernthema s van MVO

13 Toelichting medailles Het Platform hanteert een aantal procesniveaus: CSR Profile, Brons, Zilver, Goud en Platina. De procesniveaus geven aan in hoeverre duurzaamheid is verankerd binnen de organisatie of in hoeverre de leverancier transparant is over hun MVO beleid. CSR Profile (nog geen medaille) De leverancier wordt gevraagd om op basis van een aantal specifieke MVO onderwerpen te rapporteren welke activiteiten men onderneemt. Er wordt een sense check gedaan op de content maar er wordt nog niet geverifieerd. Het eindproduct is een CSR Scorecard. Commitment & Inventarisatie: Wat doen we al aan MVO? Omvat de daadwerkelijke MVO-prestaties (certificaten, keurmerken, best practices, plannen, etc.) voor zowel de eigen bedrijfsvoering, de producten/diensten én de keten. Tevens de algemene kenmerken van de leverancier incl. een MVO-verklaring en mogelijke verbeterplannen. Materialiteit: Doen we de goede dingen Zilver bevat een methodiek om op een grondige manier te evalueren welke MVO-onderwerpen voor de leverancier belangrijk zijn. Dit geldt voor zowel de bedrijfsvoering, de producten/diensten én de toeleveringsketen. Het belang wordt bepaald door de leverancier in combinatie met de onderwerpen die stakeholders belangrijk vinden. Samen de materiële onderwerpen. Management Approach: Hoe gaan we het aanpakken? Nu duidelijk is welke onderwerpen belangrijk zijn en waarom (MVO-rapport Zilver) wordt de aanpak geschetst. Hoe gaan we het doen, doen we al genoeg, hoe zorgen we ervoor dat we dit blijven doen, welke verbetertrajecten moeten we starten, wie is waarvoor verantwoordelijk, hoe gaan we de impact van onze MVO-prestaties meten, etc. Uiteraard is behoorlijk bestuur een belangrijk onderwerp in MVO-rapport Goud. Implementatie: Doen we het echt? De beoordeling tot MVO-rapport Goud wordt op afstand beoordeeld (documentatiebeoordeling). De implementatietoets bestaat uit een diepgaand onderzoek dat on site wordt uitgevoerd.

14 LET OP: Een medaille geeft aan in hoeverre een leverancier MVO heeft verankerd in de bedrijfsvoering. Het is dus geen inhoudelijke kwalificatie van de MVO-prestaties en ook geen indicatie over hoe goed de leverancier presteert op het gebied van MVO. Voor een inhoudelijk overzicht kunt u de CSR scorecard en/of het statement Alle bedrijven met dezelfde medaille hebben hetzelfde proces doorlopen. De MVOprestaties kunnen echter verschillen. Stel twee bedrijven behalen MVO-rapport Brons. Leverancier A laat zien welke MVO-business gerelateerde zaken geregeld zijn. Leverancier B draagt alleen plannen aan en heeft geen maatregelen genomen inzake business relateerde MVO-onderwerpen. De CSR Scorecard en de verificatieverklaring bieden dit inzicht wel! Je kunt direct zien wat leverancier A of B doet. De medaille geeft deze informatie dus niet. CSR scores worden weergegeven op onderwerp niveau. Er is geen totaalscore voor de Leverancier omdat dit per definitie geen eerlijke vergelijking biedt. Elk bedrijf is verschillend!

15 CSR Scorecard De CSR Scorecard geeft enerzijds aan welke MVO-onderwerpen voor de leverancier van belang zijn en anderzijds op welke wijze het bedrijf de onderwerpen invulling geeft. Op basis van de input van de leverancier kent FIRA een score toe voor dat onderwerp: Kwart 1: de leverancier heeft expliciete intentie voor dit onderwerp Kwart 2: de leverancier heeft specifieke MVO-maatregelen gedefinieerd Kwart 3: de leverancier meet de impact van de MVO-prestaties Kwart 4: de impact is verbeterd NB Voor kwart 3 en 4 is verificatie nodig, deze worden toegekend vanaf MVO-rapport Brons.

16 Inloggen op het FIRA Platform Je kunt inloggen in het Platform op (de login-link vind je rechts bovenaan op de home page). Je ontvang een persoonlijk login. Bestaande uit 3 componenten: Company: NAAM BEDRIJF Username: XXXX Password: XXXX Let op: de inloggegevens zijn hoofdlettergevoelig. Mocht je jouw login niet meer weten, neem dan contact op met info@fira.nl. Bedrijven zoeken Bedrijven zoek je door naar de Search -pagina te navigeren. Hier vind je de leveranciers die een contract hebben met FIRA. Je maakt de lijst kleiner door deze te filteren (bijvoorbeeld op sector). Verder de drie knoppen die van belang zijn om de MVO-prestaties van de leverancier te vinden: Download Statement Met deze knop vraag je de verklaring op van een specifieke leverancier. De verklaring bevat een samenvatting van de comments. CSR Report Met deze knop open je het volledige rapport van een specifieke leverancier. Je kunt gebruik maken van de buttons links om de inhoud van het rapport zelf samen stellen. Open de CSR Scorecard en lees de management samenvatting voor de leverancier. Compare selected suppliers Voor deze knop dien je eerst meerdere leveranciers te selecteren (filter op sector en kies maximaal 4 bedrijven). Je krijgt de bedrijven naast elkaar gepresenteerd en kunt deze vergelijken op diverse eigenschappen. Gebruik de buttons links om de inhoud van het rapport zelf samen stellen.

17 Contactgegevens Het FIRA Platform is in samenwerking met enkele top-100 bedrijven opgezet. Voor meer informatie ga naar De grondleggers van FIRA en het Platform zijn Floor Schneider en Lex de Bruijn. FIRA Sustainability B.V. Postbus AP Nijmegen Voor vragen: neem contact op met Floor Schneider of Lex de Bruijn.