HANDLEIDING. Op beurzen niet te kijk staan. TFC TrainingsMedia

Transcriptie

1 HANDLEIDING Op beurzen niet te kijk staan TFC TrainingsMedia

2 Video Arts Limited Nederlandstalige bewerking: TFC TrainingsMedia Oorspronkelijke titel: How Not To Exhibit Yourself In Nederland en België uitgebracht door: TFC TrainingsMedia, Velp (Nederland) / Bestelnummer handleiding: Handleiding voor het gebruik van het TFC-programma nr.: 1006 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, of op welke andere wijze ook zonder voorafgaande, schriftelijke toestemming van de uitgever. 2 Op beurzen niet te kijk staan

3 Inhoud Blz. 1. Inleiding... 5 Over Op beurzen niet te kijk staan Synopsis van de video... 7 Scène 1: Sam en Henrie Mayday in Sams kantoor... 7 Scène 2: De avond tevoren: verkoopstaf in de stand... 7 Scène 3: De avond tevoren; Henrie en Webster... 7 Scène 4 en 5: De ochtend van de eerste dag... 8 Scène 6: Meteen namen en adressen achterhalen... 8 Scène 7: De gegevens van iedere bezoeker vastleggen... 8 Scène 8: Naarmate de beurs voortduurt... Henrie en Webster... 9 Scène 9: Sam en de verkopers Discussieonderwerpen Inleiding Zaken doen vanuit de beursstand Bezoekers aanmoedigen de stand te betreden Openingszinnen Namen en adressen achterhalen Gastvrije houding Handout De checklist van Webster Alvorens het programma te vertonen Op beurzen niet te kijk staan 3

4 4 Op beurzen niet te kijk staan

5 1. Inleiding Over Op beurzen niet te kijk staan Het eerste doel van de video Op beurzen niet te kijk staan is verkopers ervan bewust te maken dat het bemannen van een stand op een beurs of tentoonstelling een speciale benadering vereist; verkoopervaring en gezond verstand alleen zijn niet genoeg. U kunt dat doel bereiken door de video gewoon te vertonen. Wanneer u de video echter een tweede keer vertoont, zullen de deelnemers nieuwe aandachtspunten identificeren, en zullen de leerpunten beter blijven hangen. U kunt de deelnemers dan vragen om tijdens de tweede vertoning te letten op specifieke aspecten van het verkopen op beurzen en tentoonstellingen. De training zal maximaal effect sorteren als u de tweede vertoning laat volgen door een discussie. Dat is vooral zeer nuttig voor deelnemers die op korte termijn zelf in de stand zullen staan; tijdens de discussie kunnen ze zelf ontdekken hoe ze de leerpunten kunnen toepassen in hun eigen stand, op hun eigen producten en diensten. Het doel van deze handleiding is u te helpen de leerpunten uit de video te relateren aan de trainingsbehoeften van uw deelnemers. Discussie: voorbereiding Wanneer u een goede discussie op gang wilt brengen, moet u zich eerst vertrouwd maken met de opzet van de video; daarom is het van belang dat u het programma minstens een en bij voorkeur twee keer bekijkt. De synopsis van de video kan een nuttig hulpmiddel bij uw voorbereiding zijn. Het programma is niet alleen onderhoudend, maar brengt ook een aantal zeer belangrijke aspecten van het verkopen op beurzen en tentoonstellingen naar voren. In de video ziet u wat er kan gebeuren als u uw medewerkers in de stand een aantal essentiële adviezen en waarschuwingen onthoudt; daarmee worden ook de inspanningen van vele anderen in de organisatie teniet gedaan. Het belangrijkste is, dat voor verkopen op beurzen goede wil, gezond verstand en verkoopervaring alleen gewoon niet voldoende zijn. Op beurzen niet te kijk staan 5

6 Het is raadzaam om tijdens het bekijken van de video aantekeningen te maken. Die kunt u onderverdelen in vijf categorieën, zoals dat ook gedaan is in het derde hoofdstuk, Discussieonderwerpen. Discussie: begeleiding Het is van belang dat de deelnemers tijdens het bespreken van de leerpunten zelf actief een bijdrage leveren aan de discussie. U kunt met behulp van de discussiepunten uit hoofdstuk drie en uw eigen aantekeningen de deelnemers stimuleren om bepaalde aspecten verder uit te diepen, zodat alle belangrijke punten aan bod komen. Houd de discussie in de hand; laat de deelnemers niet afdwalen naar algemene onderwerpen of hete hangijzers als bezetting en ontwerp, waar zij in veel gevallen toch niets aan kunnen veranderen. (Mochten er belangrijke aandachtspunten naar voren komen, dan kunnen die genoteerd en doorgespeeld worden naar het management.) De discussie moet betrekking hebben op hun eigen gedrag, op hoe ze kunnen productiviteit en effectiviteit op de beurs kunnen vergroten. Het onderwerp van discussie is dus wat zij kunnen doen, niet wat anderen zouden moeten doen. Samenvatting U kunt de training afsluiten door een samenvatting van de belangrijkste leerpunten te geven; daarbij kunt u de checklist op de handout gebruiken. U kunt bijvoorbeeld steeds het kopje voorlezen, en de deelnemers dan vragen de belangrijkste punten te noemen. Een andere waardevolle toepassing van het programma (vooral als u het maar een keer hebt kunnen vertonen) is de video opnieuw te vertonen na de eerste echte beursdag of vlak voor aanvang van de tweede dag, als de deelnemers wat praktijkervaring hebben opgedaan. Dit is zeker het overwegen waard, omdat het de leerpunten een nieuwe dimensie geeft. 6 Op beurzen niet te kijk staan

7 2. Synopsis van de video Scène 1: Sam en Henrie Mayday in Sams kantoor In deze eerste scène ontdekken we dat beurzen en tentoonstellingen een hele andere verkoopsituatie opleveren. Het is niet de thuisbasis van de klant, noch die van de verkoper. En omdat er zoveel bezienswaardigheden te zien zijn, komt de klant in een bepaalde stemming, een soort verhoogde alertheid, een ongewone openheid voor mogelijke ontwikkelingen, verandering en nieuwe ideeën. Scène 2: De avond tevoren: verkoopstaf in de stand Frank, Fred en Roy lopen alles in de stand nog even na: speciale presentatie, het documentatiemateriaal, de bezoekerskapstok, enz., en ze gaan na of ze op de hoogte zijn van de ligging van de belangrijkste punten in de hal, zoals de telefoons, bank, gevonden voorwerpen, dichtstbijzijnde toiletten, restaurants en liften. Fred voegt daar nog aan toe dat ze er netjes uit moeten zien en makkelijke schoenen moeten dragen; allemaal belangrijke elementen van de voorbereiding voor elke beurs en tentoonstelling. Scène 3: De avond tevoren; Henrie en Webster Webster wijst Henrie op belangrijke punten die de verkopers over het hoofd hebben gezien. Ze schijnen namelijk niet te beseffen dat ze daar staan om zaken te doen, om te verkopen, afspraken te maken voor bezoeken na de beurs en namen en adressen van potentiële klanten te verzamelen. Er is echter geen enkel systeem om bezoekersgegevens te noteren, om verzoeken om inlichten of afspraken voor na de beurs vast te leggen. En in plaats van te zorgen voor een goede nachtrust, zodat ze uitgerust aan de beurs konden beginnen, bleven ze tot na middernacht op; een goedbedoelde beginnersfout. Op beurzen niet te kijk staan 7

8 Scène 4 en 5: De ochtend van de eerste dag a) Bezoekers aanmoedigen de stand te betreden. Webster legt Henrie uit hoe verkopers onbewust bezoekers ontmoedigen de stand te betreden: door de ingang te blokkeren; door het zicht op aantrekkelijke uitstallingen te belemmeren; door een cipier-houding aan te nemen; door overijverig, verveeld of ongeïnteresseerd te kijken; door samen te klitten. Webster legt dat u, om een bezoeker in de stand te krijgen, diens aanvankelijke schroom moet overwinnen. b) De openingszin. Als er eenmaal een bezoeker in de stand is, maken de verkopers opnieuw een aantal klassieke fouten, waarmee elke mogelijkheid op een goed zakelijk gesprek in de kiem gesmoord wordt; de bezoeker negeren, schaduwen, of bespringen, of nog erger, de dodelijke openingszin: Kan ik u helpen?. Als de bezoeker daarop namelijk Nee, dank u antwoordt, kan de verkoper het gesprek niet op een beleefde manier voortzetten. Daarna zien we een aantal andere openingszinnen, die de verkoper in staat stellen een gesprek te beginnen met de bezoeker. Scène 6: Meteen namen en adressen achterhalen We zien een aantal bezoekers in de stand. Webster bespreekt in de volgende scène welke mensen dat waren, en zet daarbij een aantal klassieke tijdverspillers op een rijtje: collega s; oude bekenden; mensen met klachten; concurrenten. Hij benadrukt hoe belangrijk het is om aan het begin van het gesprek te achterhalen wie de bezoeker is, en waar hij interesse in zou kunnen hebben. Scène 7: De gegevens van iedere bezoeker vastleggen Een belangrijke potentiële klant betreedt de stand. Fred heeft zich niet voorbereid en noteert niet de naam en functie van zijn bezoeker. Wanneer hij de potentiële klant moet voorstellen aan de financieel directeur, noemt hij van geen van beiden naam of functie, of het doel van het gesprek. Webster vertelt hoe we bezoekers in categorieën kunnen onderverdelen; de duidelijk geïnteresseerden, die in ieder geval contact op zullen nemen; de duidelijk niet geïnteresseerden, die het u niet lastig zullen maken en die trouwens ook gemakkelijk te herkennen zijn, en de zwevende kiezers, wiens interesse u zou kunnen wekken. Aan die potentiële klanten moeten de verkoopmedewerkers extra aandacht besteden. Webster gebruikt de foto s van scène 6 om duidelijk te maken hoe u het kaf van het koren kunt scheiden. 8 Op beurzen niet te kijk staan

9 Scène 8: Naarmate de beurs voortduurt... Henrie en Webster Webster wijst erop dat er niet één brochure is meegenomen; het al te zorgvuldig gerangschikte patroon ontmoedigt de bezoekers. Verder wordt het naarmate de dagen verstrijken steeds rommeliger in de stand; kopjes en schoteltjes, tassen en koffers, kranten, volle asbakken, vuile glazen; kortom, de stand ziet er uitgewoond uit. Webster gooit zijn boekje met leerpunten weg met de woorden: opzet geslaagd. Scène 9: Sam en de verkopers De schoonmaker raapt het boekje met leerpunten op; het blijkt Sam Mayday te zijn. Hij neemt de leerpunten door met de verkopers, en herhaalt wat het doel is van elke beurs en tentoonstelling: Directe verkopen, afspraken maken voor bezoeken na de beurs en namen en adressen verzamelen van potentiële klanten. Op beurzen niet te kijk staan 9

10 10 Op beurzen niet te kijk staan

11 3. Discussieonderwerpen Inleiding Het doel van een discussie is, de deelnemers de gelegenheid te geven de belangrijkste leerpunten te relateren aan hun eigen situatie, en hun tijd op de beurs zo effectief mogelijk te benutten. De discussieonderwerpen zijn onderverdeeld in vijf categorieën, die corresponderen met de checklists van Webster in de video (zie ook handout 1). U vindt bij elk onderwerp tevens een aantal suggesties voor discussie. 1. Zaken doen vanuit de beursstand Het doel van beurzen en tentoonstellingen is orders afsluiten, afspraken te maken voor na de beurs en namen en adressen van potentiële klanten verzamelen. Maar waarin verschilt de verkoopsituatie op de beurs van de normale verkoopsituatie? U kunt de gesprekken niet vooraf plannen. U kunt geen afspraken maken; de mensen komen gewoon. U moet zo snel mogelijk het doel van het gesprek identificeren. U moet zoveel mogelijk informatie achterhalen. U ondervindt geen moeilijkheden om langs secretaresses en receptionisten te komen. Beslissers zijn gemakkelijker te benaderen; vaak komen ze zelfs naar u toe. Buitenlandse potentiële klanten (soms met taalproblemen) kunnen u benaderen. Er zijn andere mensen waar u op terug kunt vallen. Hoeveel andere verschilpunten zijn er nog? Op beurzen niet te kijk staan 11

12 2. Bezoekers aanmoedigen de stand te betreden Wat moet u doen (en laten) om bezoekers aan te moedigen uw stand te betreden? Wat schrikt mensen af? Waarom moet u altijd een badge met uw naam dragen? Wat moet u doen (en wat niet)? Zorg dat u niet voor presentatiemateriaal en dergelijke staat - waarom is dat zo belangrijk? Wat zijn verkeerde gelaatsuitdrukkingen? Vraag de deelnemers om zelf eens rond te kijken tijdens een beurs of tentoonstelling, en voorbeelden van verkeerd gedrag te verzamelen. Hoe kunt u vermijden dat u er moe uit gaat zien? 3. Openingszinnen Wat is een goede openingszin wanneer u iemand aanspreekt van wie u nog niets weet? 1. Wat zouden goede openingszinnen zijn met betrekking tot produkten of diensten die u in de stand toont? Is dit iets anders dan u momenteel gebruikt? Heeft u onze nieuwe... al gezien? Welke eisen stelt u aan een...? 2. Met welk soort openingszinnen kunt u meer over uw bezoeker te weten komen? Heeft u onze... al eens gebruikt? Houdt u zich ook bezig met...? 4. Namen en adressen achterhalen Wat zijn goede manieren om de identiteit, functie en interesses van de bezoeker te achterhalen? Vraag de deelnemers om een lijst te maken van de soorten bezoekers die zij in hun stand willen hebben, en die in volgorde van belangrijkheid te rangschikken. U kunt hen daarbij de volgende vragen stellen: 12 Op beurzen niet te kijk staan

13 Voor welke produkten wilt u potentiële klanten vinden? Welk niveau beslisser? (Hoofd Inkoop, Directeur) Binnen- of buitenland? Welke regio? Grote of kleine organisaties? De deelnemers kunnen nu een top tien van potentiële klanten maken. Ook van belang is: Wanneer moeten potentiële klanten doorverwezen worden naar gespecialiseerde medewerkers? Is daar een vaste procedure voor? Hoe raakt u tijdverspillers kwijt? Wie verleent u een gastvrij onthaal, en wanneer? De deelnemers kunnen waarschijnlijk van tevoren wel inschatten welk soort vragen ze zullen krijgen over de organisatie en haar produkten; het assortiment, in welke landen de organisatie werkt, levertijden, exportmogelijkheden, krediet- en kortingsregelingen, bijzonderheden over leasing, enz., kortom, wat kunnen de deelnemers van tevoren uitzoeken om beslagen ten ijs te komen? 5. Gastvrije houding Stel de deelnemers de volgende vragen: Welke kleinigheden zult u al gauw over het hoofd zien naarmate de dagen verstrijken? Wat kunt u doen om te zorgen dat de stand er steeds even netjes en representatief uitziet als op de eerste dag? Hoe royaal kunt u zijn met documentatiemateriaal? Hoe kunt u ervoor zorgen dat de voorraad tijdig wordt bijgevuld? U kunt de deelnemers opnieuw aanraden eens bij andere stands te gaan kijken om ideeën op te doen. Op beurzen niet te kijk staan 13

14 14 Op beurzen niet te kijk staan

15 4. Handout De handout in dit hoofdstuk mag, in tegenstelling tot de rest van deze handleiding, worden gekopieerd voor gebruik tijdens een training op basis van het programma Op beurzen niet te kijk staan. Op beurzen niet te kijk staan 15

16 Handout De checklist van Webster Deze handout bevat een overzicht van de belangrijkste leerpunten uit de video. 1. Het doel van deelnemen aan beurzen en tentoonstellingen is zaken doen: Directe verkopen Afspraken maken voor bezoeken na de beurs Namen en adressen verzamelen van potentiële klanten 2. Sommige houdingen kunnen bezoekers afschrikken: De cipier (waarmee bezoekers ontmoedigd worden de stand in te komen) De stoepier De neplach De verveelde ik hoor hier niet -blik Gezellig bijeenklitten Moedig bezoekers aan om de stand te betreden door een gastvrije houding aan te nemen 3. De bezoeker die binnenstapt: Niet bespringen Niet schaduwen Spreek bezoekers oog in oog aan Vermijd Kan ik u helpen? 4. Achterhaal meteen namen en adressen. Tijdverspillers waarvoor u op moet passen: Collega s Vaste klanten Concurrenten Mensen met klachten Klaplopers 16 Op beurzen niet te kijk staan

17 Handout (vervolg) 5. Houd de stand netjes. Geen medewerkers op bezoekersstoelen Voorwerpen en uitstallingen op hun bewust gekozen plaatsen laten Geen halfvolle glazen, kopjes, schotels en plastic bekers laten slingeren Geen volle asbakken Geen rondslingerde bagage (koffertjes, tassen) Geen persoonlijke eigendommen in het zicht Geen vertrouwelijke papieren laten slingeren Een tentoonstellingsstand is geen plechtige oefening in vlagvertoon. Het doel is, zaken doen, nieuwe contacten leggen en nieuwe markten aanboren. Ze kunnen aangeven welke aspecten van hun vergadertechnieken voor verbetering vatbaar zijn. Ze kunnen aangeven welke activiteiten bijdragen tot kortere, productievere vergaderingen. Ze onderkennen het belang van de voorzittersrol. Op beurzen niet te kijk staan 17

18 Alvorens het programma te vertonen Hieronder is een beperkte checklist opgenomen, die betrekking heeft op technische zaken verbandhoudend met het gebruik van de video. APPARATUUR Laat apparatuur en videocassette na transport altijd minstens 1 uur acclimatiseren in de ruimte waarin u ze gebruikt. Controle beeld en geluid (recorder en monitor beide ingeschakeld?); één van de belangrijkste knoppen op de videoapparatuur is de tracking-knop. Is het beeld onrustig of streperig, stel dan allereerst de tracking-knop van de videoapparatuur bij. VIDEO S Tijdig (tenminste 5 dagen voor vertoning) aanvragen en aanvraagbevestiging controleren. Postkamer waarschuwen dat de video wordt verwacht. Video na ontvangst (laten) draaien om te controleren of u de juiste video hebt voor uw doel en opdat u vertrouwd bent met eventuele bijzonderheden. Video direct na gebruik terugzenden op de door TFC aangegeven wijze. 18 Op beurzen niet te kijk staan