Trajectfinanciering in de OGGZ Valleiregio

Transcriptie

1 Trajectfinanciering in de OGGZ Valleiregio Beschrijving van de systematiek Gemeente Ede BMC maart 2012 dr.ir. E.H. van der Meer MBA A.W.H.L. Vogels MSc Projectnummer: Correspondentienummer: ZO /13

2 INHOUD HOOFDSTUK 1 INLEIDING 2 HOOFDSTUK 2 BOUWSTENEN EN TRAJECTEN 3 HOOFDSTUK 3 SCREENING 5 HOOFDSTUK 4 ADMINISTRATIE 8 HOOFDSTUK 5 UITVOERING 9 HOOFDSTUK 6 MONITORING 10 HOOFDSTUK 7 RISICOBEHEER 11 HOOFDSTUK 8 VOORUITBLIK 12 1/13

3 Hoofdstuk 1 Inleiding De gemeente Ede is de centrumgemeente voor de Valleiregio op het gebied van de maatschappelijke opvang (MO) en verslavingszorg (VZ). De gemeente is gecommitteerd aan een integrale benadering van de dienstverlening en heeft onlangs besloten om trajectfinanciering in te voeren. In de afgelopen periode is hiervoor een systematiek ontwikkeld in overleg met gemeenten en instellingen. De intentie is om deze per 1 januari 2013 te gaan hanteren en hiermee in de komende periode ervaring op te doen. Met trajectfinanciering worden meerdere doelen nagestreefd, waaronder integraliteit, transparantie (van de geleverde diensten), consistentie (bijvoorbeeld ten aanzien van screening van nieuwe cliënten), resultaatsturing en bevordering van ondernemerschap. Hierdoor dienen uiteindelijk zowel de kosten te worden beheerst als de kwaliteit te worden geborgd. De hier gepresenteerde systematiek heeft alleen betrekking op centrumtaken en niet op taken die vallen onder de lokale Wmo-aanpak, zoals preventie, nazorg en ambulante dienstverlening (met uitzondering van ambulante verslavingszorg). Mogelijk kan de systematiek in de toekomst naar één of meerdere van deze domeinen kunnen worden uitgebreid. 2/13

4 Hoofdstuk 2 Bouwstenen en trajecten Een uitvoerige inventarisatie heeft geleid tot het in figuur 2.1 weergegeven overzicht van bouwstenen van MO/VZ-trajecten. Algemeen Vraagbepaling Opvang Begeleiding Hulpverlening Contractbeheer Veldregie Intake Overdracht naar andere CG Screening Aanvullende diagnostiek Afgeven beschikking Administratie Bed, bad, brood Handhaving rust en orde Inning eigen bijdrage WWB cliënten Inning eigen bijdrage niet-wwb cliënten BG psychosociaal (crisis / beg. Wonen) BG psychiatrisch BG verslaving BG dubbeldiagnose BG zorgmijders Dagbesteding psychosociaal Dagbesteding overig Behandeling Toeleiding naar werk Materiële hulp Schuldsanering adreslozen Schuldsanering overige Legenda Centrumgemeente In eerste instantie centrumgemeente. Na goedkeuring indicatie AWBZ. N.B. de financiering verandert wanneer een deel van de AWBZ wordt overgeheveld naar de Wmo per Lokale gemeente. Zorgverzekeringswet (GGZ Zvw) Instellingen Figuur 2.1 Bouwstenen en financiers van MO/VZ-trajecten Indien het model wordt beperkt tot de bouwstenen die geheel of gedeeltelijk door de centrumgemeente (Ede) worden bekostigd, ontstaat het schema dat is weergegeven in figuur 2.2. In dit schema worden drie soorten bouwstenen onderscheiden: Bouwstenen met een vaste vergoeding per cliënt Van deze bouwstenen kan redelijk goed worden ingeschat hoe groot de betreffende inspanning is. Dit maakt het mogelijk om vooraf een vast bedrag toe te zeggen aan de betreffende instelling. Bouwstenen met een flexibele vergoeding per cliënt Van deze bouwstenen is bij aanvang moeilijk in te schatten hoe lang de werkzaamheden zullen duren. Er wordt daarom gewerkt met een dagtarief en een maximumaantal dagen (bijvoorbeeld het aantal dagen dat nodig is om een AWBZ-indicatie te verkrijgen). Het dagtarief kan worden vermenigvuldigd met een zogenoemde wegingsfactor als het gaat om zorg aan meerdere personen. Deze factor kan variëren tussen 1 (kosten van een traject met één persoon) en 2 (kosten van twee personen). Bouwstenen met een (vaste) vergoeding per jaar Deze bouwstenen zijn niet of nauwelijks te koppelen aan trajecten en worden jaarlijks overeengekomen (zoals in de oude systematiek). Het gaat om de bouwstenen contractbeheer en veldregie, die respectievelijk door de gemeente Ede en de VGGM (GGD Gelderland-Midden) worden uitgevoerd. 3/13

5 Algemeen Vraagbepaling Opvang Begeleiding Hulpverlening Contractbeheer Veldregie Intake Overdracht naar andere CG Screening Afgeven beschikking Administratie Bed, bad, brood Handhaving rust en orde BG psychosociaal (crisis / beg. Wonen) BG psychiatrisch BG verslaving BG dubbeldiagnose BG zorgmijders Dagbesteding psychosociaal Dagbesteding overig Schuldsanering adreslozen Vaste vergoeding per jaar Vaste vergoeding per cliënt Flexibele vergoeding per cliënt Vaste vergoeding per cliënt Figuur 2.2 Bouwstenen die geheel of gedeeltelijk worden gefinancierd door de centrumgemeente Met het gebruik van vaste en flexibele bouwstenen wordt een balans nagestreefd tussen sturing op resultaten en facilitatie van maatwerk. De systematiek wordt in de hiernavolgende hoofdstukken nader uitgewerkt. Voor een gedetailleerde omschrijving van de bouwstenen wordt verwezen naar het kostprijsmodel dat deel uitmaakt van de systematiek. 4/13

6 Hoofdstuk 3 Screening Proces Screening is het proces waarin de problematiek van een cliënt in kaart wordt gebracht en wordt vertaald naar passende trajecten. Er wordt onderscheid gemaakt tussen screening voor, herbevestiging en screening na : Screening voor Dit proces vindt plaats na een intake (en een eventuele onsuccesvolle overdracht naar een andere centrumgemeente). Aan de hand van een gesprek met de cliënt, het reeds ingevulde intakeformulier en contact met het lokale zorgnetwerk wordt vastgesteld of er sprake is van een noodzaak tot MO of VZ (of eventueel alsnog een overdracht naar een andere centrumgemeente). Vervolgens wordt een specifiek traject vastgesteld of een warme overdracht geregeld naar het lokale zorgnetwerk. Afsluitend wordt een onderbouwd advies geschreven ten behoeve van een B&W-besluit. Herbevestiging De initiële screening biedt in veel gevallen onvoldoende zekerheid ten aanzien van met name de vereiste duur van opvang en begeleiding (de flexibele bouwstenen). Daarnaast kan een cliënt bezwaar aantekenen tegen een B&W-besluit, hetgeen het nodig maakt om de situatie opnieuw te beoordelen. In de praktijk zal daarom regelmatig sprake zijn van een additionele screening of herbevestiging in de eerste weken na een intake. De werkwijze kan variëren. Soms is telefonisch contact of het lezen van documentatie voldoende. In uitzonderlijke gevallen dient de initiële screening volledig te worden overgedaan. Screening na Dit proces vindt plaats op het moment dat de hoofdaannemer van mening is dat de cliënt kan uitstromen. Aan de hand van een gesprek en documentatie wordt vastgesteld of MO of VZ kan worden stopgezet. Indien dit het geval is wordt een warme overdracht verzorgd naar het lokale zorgnetwerk. Bij de screening wordt gebruikgemaakt van de zogenoemde zelfredzaamheidsmatrix van de GGD in Amsterdam. Deze matrix maakt het mogelijk om verschillende domeinen (inkomen, huisvesting, gezinsrelaties en dergelijke) te scoren op een schaal van 1 tot 5. De matrix legt niet alleen een goede basis onder de screening, maar maakt het op termijn ook mogelijk om de effectiviteit van trajecten te beoordelen. 5/13

7 Resultaat Het screeningsproces leidt tot een specifiek advies ten aanzien van het te doorlopen traject (ten behoeve van een B&W-besluit). Dit advies wordt opgeleverd aan de hand van het hieronder weergegeven bouwstenenformulier. Proces Bouwsteen Eenheid Wegingsfactor Toegekend Maximaal Opvang Hulpverlening Vraagbepaling Begeleiding Centrumgemeente Aantal eenheden Leger des Johanniter Heils opvang Iriszorg Centrale Toegang Maximaal Intake Keer Overdracht naar andere Keer centrumgemeente Screening Keer Afgeven beschikking Keer Administratie keer Bed, bad, brood Dag 1,6 90 Handhaving rust en orde Dag 1,4 90 BG psychosociaal dag 1,8 90 BG psychiatrisch dag 2 90 BG verslaving dag 2 90 BG dubbeldiagnose dag 1 90 BG zorgmijders dag 1 90 Dagbesteding psychosociaal dag 1,4 90 Dagbesteding overig week 1,4 13 Schuldsanering adreslozen Keer Figuur 3.1 Formulier voor het specificeren van een traject (bouwstenenformulier) In het formulier wordt per bouwsteen het volgende aangegeven (NB Grijze cellen worden in de regel niet bewerkt): het aantal eenheden dat wordt afgenomen (en de afnemende instelling). Alleen als de eenheid dag of week is kan het aantal groter zijn dan 1; de wegingsfactor die wordt toegepast (bij trajecten met meerdere personen). Deze factor kan niet groter zijn dan de aangegeven maximale waarde. De trajectspecificatie dient uiteraard te worden onderbouwd vanuit de scores in de zelfredzaamheidsmatrix. Hiertoe heeft de VGGM reeds enkele normen bepaald, maar deze dienen waar mogelijk nog specifieker (per bouwsteen) te worden uitgewerkt. Uiteraard geldt hierbij dat rekening moet worden gehouden met verantwoordelijkheden die onder de lokale gemeenten vallen. Gestreefd moet worden naar zo weinig mogelijk instroom, zo veel mogelijk ambulante oplossingen en zo goedkoop mogelijke MO/VZ-trajecten. Het ingevulde bouwstenenformulier wordt samen met het zelfredzaamheidsformulier en het intakeformulier beschikbaar gesteld aan zowel de gemeente Ede als de VGGM. Inbedding Er zijn twee mogelijkheden om screening in te bedden: bij de instellingen zelf of bij een centrale instelling. In het eerste geval wordt het volledige screeningsproces uitgevoerd door professionals binnen de instellingen (inclusief het schrijven van het advies richting B&W). Instellingen worden hierbij verplicht om alle screeningsresultaten vast te leggen en te verwerken in de interne rapportagesystematiek. 6/13

8 De centrale instelling (VGGM) heeft inzage in alle screeningsresultaten en kan zo nodig ingrijpen in individuele beoordelingen. Ook rapporteert de centrale instelling periodiek haar bevindingen aan de gemeente Ede. In het tweede geval wordt screening uitgevoerd door één of twee centrale screeners die in dienst zijn bij bijvoorbeeld de VGGM. Deze screeners werken zo veel mogelijk op de locatie van de hoofdaannemers en zijn snel inzetbaar. Het contact met de instellingen is enerzijds informeel en inhoudelijk van aard, anderzijds past professionele afstand, gezien de impact die keuzes van screeners hebben op de besteding van gemeentelijke gelden. De gemeente Ede houdt in samenspraak met de VGGM toezicht op het functioneren van de screeners. De VGGM bespreekt de (werking van) de zelfredzaamheidsmatrix binnenkort met de instellingen en ontwikkelt hiertoe een passend formulier. Hiermee treedt op korte termijn het eerste inbeddingsmodel in werking. In de komende maanden kan dit model op effectiviteit worden getoetst, zodat tegen het eind van het jaar eventueel kan worden overgestapt naar het centrale model. Om de effectiviteit te beoordelen kan onder meer worden gekeken naar de hoeveelheid, geschiktheid en tijdigheid van vastgestelde trajecten, en de hoeveelheid doorverwijzingen tussen instellingen onderling. 7/13

9 Hoofdstuk 4 Administratie Om de financiering van trajecten te kunnen administreren is een eenvoudig kostprijsmodel ontwikkeld, waarin aan de hand van het ingevulde bouwstenenformulier vergoedingen voor instellingen worden berekend. Het model is gemaakt in Excel, zodat eenvoudig bestanden per cliënt kunnen worden opgeslagen en bedragen kunnen worden overgezet naar een verrekenoverzicht. Het model wordt in verschillende stadia van een traject gebruikt: Na een advies van de screener De gemeente kopieert eenvoudigweg de gegevens van het bouwstenenformulier naar het kostprijsmodel en bepaalt daarmee de vergoedingen. Deze vergoedingen kunnen reeds informeel aan de betreffende instelling(en) worden medegedeeld. Het bestand (model) wordt opgeslagen met een naam die aangeeft dat het om een advies gaat (bijvoorbeeld adviescliëntx.xls ). Na een B&W-besluit De gemeente voert eventuele aanpassingen door in het kostprijsmodel en verstrekt het besluit (met vermelding van de vergoeding) aan de instelling(en). Het bestand wordt bijvoorbeeld opgeslagen met de naam besluitcliëntx.xls. Na een herbevestiging De gemeente registreert (eventuele) wijzigingen en bevestigt de vergoeding(en) richting de instelling(en) formeel of informeel, afhankelijk van de status die het traject op dat moment heeft. Het bestand wordt respectievelijk opgeslagen als adviescliëntx v2.xls of besluitcliëntx v2.xls. De uitbetaling van vergoedingen kan bijvoorbeeld iedere twee maanden (blijven) plaatsvinden. Ook is het mogelijk om te (blijven) werken met vaste bevoorschotting en verrekening aan het eind van het jaar. Het is belangrijk dat alle cliënten worden geadministreerd, inclusief crisisopvang, passanten en gestopte trajecten. In dergelijke gevallen zal er uiteraard sprake zijn van een beperkter aantal bouwstenen en/of dagen. In de komende maanden ontstaat dan een goed beeld van alle geleverde diensten en kunnen er reële afspraken worden gemaakt voor /13

10 Hoofdstuk 5 Uitvoering De systematiek van trajectfinanciering wordt met een beperkt aantal instellingen overeengekomen. Op dit moment gaat het om het Leger des Heils, Johanniter Opvang, Iriszorg en de VGGM. Het spreekt vanzelf dat deze instellingen hun werkzaamheden in grote lijnen uitvoeren conform de vastgestelde bouwstenen (en hun beschrijvingen). Hierbij geldt een inspanningsverplichting ten aanzien van de flexibele bouwstenen: de hoeveelheid inzet van personeel dient minimaal gelijk te zijn aan de hoeveelheid die is opgegeven ter bepaling van de dagvergoeding. Alleen als hieraan wordt voldaan komt een instelling in aanmerking voor een eventuele uitbreiding van het aantal toegekende dagen (binnen het gestelde maximum). Binnen deze kaders kunnen (en moeten) instellingen streven naar efficiënte afhandeling van vastgestelde trajecten. Men kan bijvoorbeeld zelf bepalen of specifieke bouwstenen of delen daarvan worden uitbesteed aan derden (onderaannemers). Wel geldt hierbij dat de hoofdaannemers aansprakelijk blijven voor het gehele traject. Verder is de systematiek niet normatief of limitatief ten aanzien van de wijze waarop hulpverleners hun dagelijkse werk doen; zij kunnen (en moeten) hun eigen professionele afwegingen blijven maken. De kwaliteit van deze afwegingen wordt uiteindelijk getoetst door het proces van screening voor en screening na. 9/13

11 Hoofdstuk 6 Monitoring De invoering van trajectfinanciering vereist dat instellingen (hoofdaannemers) de volgende cliëntgegevens systematisch gaan bijhouden: de scores van de zelfredzaamheidsmatrix (bij instroom, herbevestiging en uitstroom); de geleverde bouwstenen, het aantal dagen per bouwsteen en de wegingsfactoren. In technische zin is het waarschijnlijk niet moeilijk om deze informatie toe te voegen aan de systemen waarmee instellingen werken. Ook binnen de huidige online zorgmonitor is de informatie naar verwachting eenvoudig toe te voegen (deels wordt deze al uitgevraagd, maar op afzonderlijke tabbladen). Trajectfinanciering is dan ook geen obstakel om de huidige systemen te continueren. Wel wordt geconstateerd dat met name de zorgmonitor (nog) niet optimaal functioneert. Zo blijken cijfers regelmatig niet te kloppen en kost het invullen van de monitor extra werk voor de instellingen. De instellingen willen graag dat het systeem wordt gekoppeld aan de eigen systemen. De vraag is echter of er geen eenvoudiger oplossingen zijn. Onderzocht moet worden of een oplossing waarbij hoofdaannemers hun gegevens afzonderlijk aanleveren in een vast format niet net zo effectief is. 10/13

12 Hoofdstuk 7 Risicobeheer Het werken met vergoedingen per traject brengt het risico met zich mee van (incidentele) budgetoverschrijdingen. Dit risico kan met de volgende maatregelen worden beheerst: Kostprijzen instellen op een normale besteding van 90% De kostprijzen voor de verschillende bouwstenen dienen zodanig te worden overeengekomen met de instellingen dat deze bij normale volumes leiden tot een besteding van 90% van het beschikbare centrumbudget. Passende prijzen kunnen worden vastgesteld aan de hand van de volumeanalyse die reeds is opgeleverd. Het hanteren van een budgetplafond van 110% Overeengekomen dient te worden dat kostprijzen bij besteding van meer dan 110% van het beschikbare centrumbudget (als gevolg van hoge volumes in een bepaald jaar) automatisch ( omgekeerd evenredig ) worden verlaagd voor het daaropvolgende jaar. Het hanteren van een budgetbodem van 60% Om de continuïteit van de dienstverlening te garanderen kan hoofdaannemers in ieder geval 60% van hun normale subsidie worden gegarandeerd ter dekking van hun vaste kosten. Eventueel kan in het percentage per instelling worden gevarieerd, afhankelijk van de specifieke kenmerken van de betreffende instellingen (verwachte volumes, vaste lasten et cetera). Met deze maatregelen kan op termijn een buffer ontstaan waarmee specifieke investeringen of incidentele kosten kunnen worden betaald. 11/13

13 Hoofdstuk 8 Vooruitblik Zoals genoemd wordt trajectfinanciering per 1 januari 2013 ingevoerd. Om de systematiek dan probleemloos te laten werken dienen de komende maanden goed te worden benut. De belangrijkste werkzaamheden worden hieronder kort toegelicht. Bouwstenen en trajecten Momenteel verzorgt de gemeente Ede in sommige gevallen nog de materiële hulp en schuldsanering voor inwoners van andere valleigemeenten. De gemeente kan de komende maanden gebruiken om deze dienstverlening af te bouwen of hiervoor kosten in rekening te brengen. Bij afbouw dient Ede voor goede afspraken te zorgen met andere gemeenten, gezien de effecten van schuldsanering op de toekenning van een woning. Conform de wetgeving biedt de gemeente Ede (eerste) opvang aan cliënten van buiten de regio die niet willen of kunnen worden doorverwezen. Onderzocht kan worden of de kosten in dergelijke gevallen naar de betreffende centrumgemeente kunnen worden doorbelast. Screening Instellingen dienen medewerkers aan te wijzen die vooralsnog de screening gaan verzorgen. De medewerkers dienen onder meer te leren werken met de zelfredzaamheidsmatrix en het bouwstenenformulier. Vóór de zomer van 2012 dient de gemeente in samenspraak met de VGGM vast te stellen of er moet worden overgestapt naar het model met een centrale screener, onder meer op basis van een beoordeling van de (hoeveelheid, geschiktheid en tijdigheid van) vastgestelde trajecten en de hoeveelheid doorverwijzingen tussen instellingen onderling. Na de zomer van 2012 dient met de betreffende instantie(s) contractueel te worden vastgelegd wie de screening uitvoert, waar deze aan dient te voldoen en wat hiervoor wordt betaald. Administratie De gemeente Ede dient te bepalen waar de administratie binnen de organisatie wordt belegd. Aan de hand van een reeds opgesteld functieprofiel dient er een medewerker te worden aangewezen om de administratie uit te voeren. Deze medewerker dient wegwijs te worden gemaakt in de systematiek en de werking van het kostprijsmodel. Aan de hand van de reeds opgeleverde volumeanalyse dienen voorlopig te hanteren kostprijzen te worden vastgesteld. Wanneer voldoende ervaring is opgedaan, kan het interessant zijn om de systematiek uit te breiden naar de ambulante dienstverlening van afzonderlijke regiogemeenten. Sommige van de huidige bouwstenen kunnen hier mogelijk voor worden hergebruikt. Eventueel kan dan ook opnieuw worden bekeken of de krachten (en budgetten) rondom lokale bouwstenen kunnen worden gebundeld. 12/13

14 Uitvoering In de eerste maanden dient de gemeente samen met de VGGM nauwlettend in de gaten te houden welke effecten de systematiek (eventueel) heeft op bijvoorbeeld de werkwijze van professionals en de inzet van onderaannemers door instellingen. Afhankelijk van de observaties kan de gemeente bijvoorbeeld beslissen om met meer hoofdaannemers te gaan werken. Instellingen hebben aangegeven op dit moment diverse knelpunten te ervaren bij het realiseren van onder meer korte doorlooptijden. De informatie die met de systematiek van trajectfinanciering wordt verkregen kan meer duidelijkheid bieden omtrent dergelijke knelpunten en bijdragen aan gerichte oplossingen. Na de zomer van 2012 dienen met alle hoofdaannemers nieuwe contracten/ subsidiebeschikkingen te worden aangegaan. De werkwijze rondom screening, administratie, uitvoering, monitoring en risicobeheer dient hierin (formeel) te worden vastgelegd, alsmede de vergoedingen die worden verstrekt voor gerealiseerde bouwstenen. Monitoring De gemeente dient samen met de VGGM te verzekeren dat instellingen gegevens rondom screening en uitvoering van trajecten goed bijhouden. Alleen met deze informatie kunnen verantwoorde keuzes rondom screening en uitvoering worden gemaakt en realistische kostprijzen worden vastgesteld. De gemeente dient samen met de VGGM te beoordelen of het gebruik van de zorgmonitor wordt gecontinueerd. Indien dit het geval is, dient het systeem geschikt te worden gemaakt voor de registratie van de nieuw te monitoren gegevens. Daarbij moet worden nagegaan of het nodig is om koppelingen te leggen naar systemen van instellingen of dat andere maatregelen de betrouwbaarheid van gegevens kunnen verbeteren. Bij stopzetting van de zorgmonitor moet er een standaardformat worden ontwikkeld waarin instellingen hun gegevens aanleveren en moet er een aanleveringsproces worden ingericht. Risicobeheer De gemeente Ede dient de systematiek met een normbesteding van 90%, een budgetplafond van 110%, een budgetbodem van 60% en de besteding van eventuele buffers organisatorisch, bestuurlijk en contractueel vast te leggen. 13/13