Werkinstructie Saneringsorders aanmaken met behulp van de ordergenerator

Transcriptie

1 Werkinstructie Saneringsorders aanmaken met behulp van de ordergenerator Doc.nr: PO

2 Documentbeheer Versiebeheer Versie Auteur Datum Aard wijziging 1.0 Joost Kramer Definitief overdracht vanuit project DTG app naar Processen E&A Standaardaansluitingen Doc.nr: PO

3 Distributiebeheer. In onderstaand overzicht staan de namen aan wie de Excel-tool, de ordergenerator, gestuurd moet worden wanneer er een nieuwe versie. Deze personen zijn er verantwoordelijk voor dat de oude versie door de nieuwe versie vervangen wordt en voor de communicatie binnen hun team. Locatie Groningen (locatie Kolham) Drenthe (Locatie Emmen) Overrijsel-West (Locatie Zwolle) Overrijsel-Oost (Locatie Hengelo) Brabant-West (Locatie Breda) Brabant-Midden (Locatie Tilburg Brabant-Oost (Locatie Den Bosch Limburg Noord (Locatie Venlo) Limburg Zuid (Locatie Maastricht) Naam Wietse Venekamp Pieter Mollema Trijntje de Weerd Soraya Beuken Anita Bouma John Ekelmans Tan Nguyen Albert van Kempen Gerda Kok Paul Doomen Fred van den Munckhof Alain Stuivenvolt Laurette Rutjes Ton Coeleveld Leon Hintzen / Karel Kohn Rob Bloemen / Nol Perdok Sjef Pluijmakers Functie Doc.nr: PO

4 Inhoudsopgave 1 Inleiding 5 2 Voorbereiding Opdracht voor saneren huisaansluitingen Installateursbestand aanvragen Te saneren adressen definiëren Te saneren adressen aanvullen met EAN codes Aanmaken Installateursbestand Controleren van het installateursbestand Installateursbestand opslaan 8 3 CS-orders aanmaken m.b.v. de Ordergenerator Selectiescherm Ordergenerator SD/ CS-order(s)aanmaken SD/ CS-order(s) controleren Archiveren 14 4 Orders verwijderen 14 Bijlage A: controleren installateursbestand. 15 Doc.nr: PO

5 1 Inleiding Om het saneringsproces te kunnen ondersteunen met de DTG-app moet er voor elke meterwisseling een individuele CS order aangemaakt worden. Deze werkinstructie beschrijft hoe met behulp van de ordergenerator deze CS-orders automatisch, voor de meterwisseling bij saneringen, aangemaakt kunnen worden en vervolgens door de monteur met de DTG-app gereed gemeld kunnen worden. Vanwege een technische beperking mag elke SD order maximaal 20 CS orders bevatten, de ordergenerator zorgt hier automatisch voor. De CS orders worden alleen gebruikt voor het digitaal technisch gereed melden van de meterwisselingen. Het aansturen van de aannemer en de verrekening van het uitgevoerde werk blijft op de huidige wijze plaatsvinden. Doc.nr: PO

6 2 Voorbereiding Voordat de ordergenerator gebruikt kan worden, moeten eerst - eenmalig - de volgende zaken geregeld worden: Autorisaties: Voor de medewerkers die Saneringsorders aan gaan leggen in Odysseus, P79, dienen er autorisaties aangevraagd te worden voor: o de SAP transactie: ZX_SD_BCHSAN; o en om orders van het type ZVSM (saneren meters) aan te mogen leggen. Deze autorisatie dient de kerngebruiker via een GEMS aan te vragen. Aanmaken directory structuur en plaatsen Excel programma De ordergenerator werkt alleen als er een vaste structuur is, waarbij bepaald is waar het programma moet staan en waar de input- en exportbestanden moeten staan. Hiervoor dient op de netwerkschijf van de regio, waar alle gebruikers toegang toe hebben, een map aangemaakt worden. Hieronder is het voorbeeld voor Zwolle uitgewerkt: \SWFEZ0036\Divdep5\INFRAOV_022-Aansluitingen-Zwolle\Ordergenerator In de map: Ordergenerator dienen de twee volgende sub-mappen aangemaakt worden Export Source data Het excel programma waarmee de selectie wordt gemaakt voor de uit te voeren saneringen, moet in de map Ordergenerator geplaatst worden. Daarmee ziet het als volgt uit: Per vestiging is het eerste gedeelte van het pad hetzelfde: \SWFEZ0036\Divdep5\. Per vestiging dient hier het vestigingsspecifieke pad ingevuld worden. Doc.nr: PO

7 2.1 Opdracht voor saneren huisaansluitingen Wie: Asset Management, is verantwoordelijk voor het bepalen welke adressen er gesaneerd moeten worden. Wat: Te saneren adressen aanleveren aan INFRA Hoe: Volgens het (regionale) proces saneringen 2.2 Installateursbestand aanvragen. Input voor de ordergenerator is een installateursbestand, in de volgende paragrafen staat beschreven hoe dit bestand aangevraagd moet worden 2.2 Te saneren adressen definiëren Wie: INFRA Wat: Aanmaken adressenbestand met daarin de te saneren adressen De volgende gegevens zijn hiervoor nodig: Postcode Huisnummer Eventuele toevoegingen. 2.3 Te saneren adressen aanvullen met EAN codes Voor de te saneren adressen dienen eerst de EAN codes opgezocht te worden. Stap 1: EANcodes zoeken bij postcode-huisnummer combinaties Inputbestand, het maken van dit inputbestand staat beschreven in paragraaf 2.2., plaatsen op de EDWH X-drive: X:\Apl\EDWH\Productie\KM\in\053_Postcode-huInfranr_verrijken_Zelfservice In deze map staat ook de gebruikershandleiding, hierin staat ook de outputlocatie in vermeld. Als de handleiding erbij wordt gepakt door de gebruikers komen ze altijd bij de juiste output. Het output bestand is een generiek outputbestand wat voor meerdere doeleinden gebruikt wordt, voor het aanvragen van het installateursbestand worden alleen de EAN codes hieruit geselecteerd. 2.3 Aanmaken Installateursbestand Voor het aanmaken van het Installateursbestand wordt het bestand gebruikt wat in paragraaf 2.3 beschreven staat. Stap 2: EANcodes klaarzetten voor verrijking tot installateursbestand Inputbestand plaatsen op de PFM interfaceserver: \\sw0env238\pfm\in\external_files\174_installateursbestand_infra Ook in deze map staat een gebruikershandleiding waarin staat beschreven hoe je bij de output komt. Doc.nr: PO

8 2.5 Controleren van het installateursbestand Wie: INFRA Wat: Controleer of het aangeleverde installateursbestand aan de eisen voldoet Het uitganspunt voor de ordergenerator is namelijk dat er voor elk adres er altijd een E- en een G- meter gewisseld moeten worden. Elk adres moet hiervoor twee unieke EAN nummers hebben. Wanneer het om een Duo netbeheerder gaat, kan aan deze randvoorwaarde niet worden voldaan. (Enexis beschikt niet over de klant- en metergegevens die horen bij de andere meter.) De saneringen die door een Duonet beheerder uitgevoerd worden, moeten telefonisch terug gemeld worden. Hoe: In Bijlage A staat beschreven hoe het installateursbestand gecontroleerd kan worden 2.6 Installateursbestand opslaan Wie: INFRA Wat: Plaats het installateursbestand in de juiste map en geef het de verplichte naam: Enexis -Order data Hoe: Kies: Bestand -> Opslaan als en plaats het in de aangelegde map Source Data, met als bestandsnaam: Enexis Order data. Doc.nr: PO

9 Nadat dit bestand de eerste keer geplaatst is, is het bij een nieuw bestand het gemakkelijkste om dit bestand te overschrijven. Doc.nr: PO

10 3 CS-orders aanmaken m.b.v. de Ordergenerator Open het Excel-bestand: Order generator 2015 en sta het gebruik van Macro s toe, 3.1 Selectiescherm Ordergenerator Met de knop: DATASET LADEN lees je het opgeslagen installateursbestand in. (2) Verrijken van de data door de werkvoorbereider Verrijken gegevens door IS (1) Selectiemogelijkheden om aan te geven waarvoor de saneringsopdrachten moeten worden aangemaakt. (3) Exportbestand wordt gecreëerd = input voor de ordergenerator Vervolgens moeten in het scherm de volgende gegevens ingevuld worden: Klantnummer; altijd: ICD4008 Projectomschrijving; format: REG-SAN-JP-proj.nm (bijv. OVW-SAN-15-PltsStr) Leverdatum; deze wordt default op de volgende dag gezet Plandatum; deze wordt default op 31/12 gezet Vestiging; Keuzelijst Uitvoerder. Keuzelijst, aannemer. Doc.nr: PO

11 Hierna kan een selectie vanuit het totale installateursbestand gemaakt worden op: Plaats, of Postcode, of Straat + Huisnummer, huisnummers = even, oneven, alle. Kies hierbij voor een indeling die past bij de werkuitgifte aan de aannemer: Per week, per straat of per wijk. Je deelt nu het installateursbestand op in hapklare brokken Klik op de button: SELECTIE MAKEN Er wordt nu een.txt-bestand aangelegd. Dit bestand Is de input voor SAP en wordt automatisch weggeschreven in de map Export. In verband met de beperkingen tussen SAP en Tibco, verdeelt de ordergenerator het txt-bestand in clusters van 10 adressen/ 20 CS-orders. Hier hoeft de gebruiker geen extra handelingen voor te verrichten. De excel-ordergenerator genereert in het tabblad export een leesbaar uittreksel. Dit is te gebruiken om de geëxporteerde data te controleren op volledigheid en juistheid. 3.2 SD/ CS-order(s)aanmaken Open in de SAP P79 de SAP-transactie: ZX_SD_BCHSAN Vervolgens dient het.txt-bestand ingelezen te worden in SAP. Je haalt dit bestand op uit de map Export Doc.nr: PO

12 Na het inlezen dienen, afhankelijk van de vestiging, de onderstaande gegevens ingevoerd te worden. Verkooporganisatie Distributiekanaal Productgroep Verkoopkantoor Verkoopgroep Doc.nr: PO

13 3.3 SD/ CS-order(s) controleren Nadat het hele bestand verwerkt is, krijgt de gebruiker onderstaand scherm te zien. Als eerste moeten de aantallen gecontroleerd worden. In de ideale situatie is het aantal ingelezen orders gelijk aan het aantal aangelegde orders. Afhankelijk van de foutmelding dient de gebruiker de adressen te controleren. Dit volgens de reguliere methodes in SAP SD (bijvoorbeeld transactie VA03, SD-order weergeven). Nadat uitgezocht is welke adressen niet aangemaakt zijn, dan zijn er twee keuze mogelijkheden. 1. Gaat het om grote aantallen orders die niet automatisch aangemaakt zijn, dan moeten de gegevens van de orders die wél goed verwerkt zijn, handmatig uit het Installateursbestand gehaald worden * 1. Herhaal de stappen in Hoofdstuk 3 (toepassen ordergenerator) en Hoofdstuk 4 (inlezen in SAP). Controleer de inhoud en volledigheid van het.txt-bestand dat je met de generator hebt aangelegd. Wellicht zijn sommige gegevens niet geëxporteerd en kan SAP het daardoor niet inlezen. 2. Als het inlezen van bepaalde adressen keer op keer niet lukt: Leg een GEMS-melding van de fout aan t.b.v. Ketenmanagement. Zend hierbij het ingelezen.txt-bestand mee, zodat men kan analyseren of daar de fout in zit of niet. Doc.nr: PO

14 3.4 Archiveren Hierna dient het.txt-bestand verplaatst te worden van de map Export naar een gewenst archief *2,. Dit doe je om te voorkomen dat hetzelfde bestand nog een keer ingelezen wordt en er zodoende dubbele SD-orders aangemaakt worden. *1: Open het originele installateursbestand. Verwijder in Excel de regels van de adressen die WEL in SAP zijn geschoten. (voor verwijderen regels in excel: raadpleeg Office werkinstructies) *2: Kies een archieflocatie waar het bestand te herkennen is als bestand voor de generator. Zo heb je tevens naslag welke adressen en orders zijn aangelegd. 4 Orders verwijderen Wanneer er ten onrechte orders aangemaakt zijn, of een meterwissel om bepaalde reden niet doorgaat dan kunnen deze orders door Ketenbeheer verwijderd worden. Doc.nr: PO

15 Bijlage A: controleren installateursbestand. Voordat een bestand ingelezen wordt in de ordergenerator moeten er twee controles uitgevoerd worden: 1. Controleren of er niet numerieke serienummers in het bestand staan. 2. Controleren dat er per HAUS waarde, twee unieke EAN codes aanwezig zijn. 1.1 Controleren of er niet numerieke serienummers in het bestand staan. Dit is mogelijk door een filter te zetten op de kolom Serienummer, vervolgens dient deze lijst doorgelopen worden om zo de niet numerieke serienummers op te zoeken. Deze niet numerieke serienummers moeten uit het bestand verwijderd worden. Doc.nr: PO

16 2.1 Controleren dat er per HAUS waarde er twee unieke EAN codes aanwezig zijn. Hiervoor dienen de volgende stappen doorlopen te worden. 1. Het invoegen van een draaitabel: Invoegen Draaitabel 2. Voor de locatie voor het draaitabelraport dient gekozen te worden voor een Nieuw werkblad Doc.nr: PO

17 3. De draaitabel wordt gemaakt worden door HAUS te selecteren en deze te plaatsen bij Rijlabels en waarden 4. Dit geeft een tabel met daarin alle HAUS-nummers plus de bijbehorende waarde. Door een filter op: Aantal van HAUS te zetten, zijn de HAUS nummers waarbij er maar één EAN code aanwezig snel te achterhalen. 5. Vervolgens worden deze handmatig uit het bronbestand verwijderd. 6. Als laatste stap dient het tabblad met daarin de Draaitabel verwijderd te worden en kan het bestand opgeslagen worden. 7. Hierna kan wordt het bestand ingelezen in de ordergenerator. Doc.nr: PO