Veiligheidsmanagementsysteem

Transcriptie

1 Regionale Ambulance Voorziening Kennemerland Vastgesteld op het M-RAV 20 juni 2012 Laatste revisie door H-RAV op 9 september 2015 Regionale Ambulance Voorziening Kennemerland is een samenwerkingsverband van:

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Inleiding Aanleiding Verantwoordelijkheden Beleid en strategie Missie en visie Het veiligheidsmanagementsysteem Pijlers patiëntveiligheidsbeleid Cultuur Doelstellingen Veilig Incident Melden Doelstellingen Prospectieve en retrospectieve risico-inventarisatie Prospectieve risico-inventarisatie Retrospectieve risico-inventarisatie Doelstellingen Continu verbeteren Doelstellingen Patiënten participatie Doelstellingen

3 Inleiding 1.1 Aanleiding In navolging van andere sectoren, zoals de luchtvaart en de chemische industrie, is in de gezondheidszorg de aandacht voor de veiligheid toegenomen. Sinds 2005 is het thema patiëntveiligheid populair in Nederland. Patiëntveiligheid is het (nagenoeg) ontbreken van (de kans op) aan de patiënt toegebrachte schade (lichamelijk/psychisch) die is ontstaan door het niet volgens de professionele standaard handelen van hulpverleners en/of door tekortkoming in het zorgsysteem. De ambulancezorg is een onmisbare schakel in de acute zorg waarbij de juiste behandeling van de patiënt cruciaal is om gezondheidsschade of overlijden te voorkomen. Daarnaast kent de sector unieke overdrachtsmomenten, zowel in de acute als planbare situatie. Het waarborgen van een veilige omgeving voor patiënten is van zeer groot belang; óók binnen de ambulancezorg. De besturen van AZN, NVMMA en V&VN Ambulancezorg hebben daarom het programma Patiëntveiligheid voor de ambulancezorg ontwikkeld waarmee veiligheidsrisico s beheersbaar worden gemaakt en vermijdbare onbedoelde schade tot een minimum beperkt kan worden. Voor het verbeteren van de patiëntveiligheid is het belangrijk dat de organisatie de zwakke schakels in het zorgsysteem (= structuren, processen, procedures en personen) kent. Een goede basis om patiëntveiligheid te garanderen vormt een VeiligheidsManagementSysteem (VMS). Een gecertificeerd VMS stelt de organisatie in staat om de risico s voor de patiënt(en), medewerker en omgeving te beheersen en onbedoelde schade te verminderen. Definitie VeiligheidsManagementSysteem Het VMS is een systeem waarmee een organisatie continu risico s kan signaleren, analyseren, verbeteringen doorvoeren en beleid vastleggen, evalueren en aanpassen. Het is een integraal onderdeel van het kwaliteitsysteem van. Dit document behelst de strategie en het beleid met betrekking tot de implementatie en het beheer van een VeiligheidsManagementSysteem (VMS) binnen. In het beleidsdocument zal worden ingegaan op instrumenten die een VMS kenmerken. Onderdeel van dit beleid zijn doelstellingen met betrekking tot de onderdelen van het VMS. Dit beleidsdocument vormt het uitgangspunt voor het ieder jaar door de kwaliteitsfunctionarissen, onder verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder kwaliteit, op te stellen A3 kwaliteitsjaarplan. 1.2 heeft het veiligheidsmanagementsysteem (VMS)opgebouwd en 3

4 ingericht op basis van het HKZ-schema Ambulancezorg, waar het specifieke HKZ-schema Cliënt-/Patiëntveiligheid (2009) onderdeel van is. De HKZ-normen bevatten de basiseisen voor een VMS om risico s voor patiënten te beheersen en verminderen. heeft een veiligheidsbeheersysteem ontwikkeld dat veiligheid dicht bij de medewerkers brengt en niet een abstract element van het management is. Een VMS onderscheidt zes basiselementen, die later in dit beleidsplan uitvoerig worden beschreven, namelijk: Strategie en beleid Cultuur Veilig Incident Melden Risico-inventarisatie Patiënten participatie Continu verbeteren Het VMS van is gestructureerd volgens de PDCA-cyclus: Het VMSals onderdeel van een de PDCA-cyclus Plan (P) Do (D) Basis- en randvoorwaarden van het VMS zijn bepaald (als onderdeel van het kwaliteitshandboek) De basis- en randvoorwaarden van het VMS zijn geïmplementeerd Check (C) De onderdelen van het VMS worden gemeten en geanalyseerd (middels doelstellingen, prestatie-indicatoren, analysemethoden en rapportages). Act (A) Systematisch verbeteren en leren (middels een beoordeling van het VMS in de directiebeoordeling). Het VMS van richt zich niet alleen op patiëntveiligheid, maar ook op veiligheid van medewerkers, gebouwen, materialen en apparatuur en informatiebeveiliging. 1.3 Verantwoordelijkheden Directie en management Succesvol veiligheidsmanagement is alleen mogelijk met de volledige steun en inzet van de directie. Bestuurlijk ligt daarom de verantwoordelijkheid voor veiligheid bij het management van de. Die kan alleen worden ingevuld als zij de juiste informatie ontvangt vanuit de deelnemende organisaties. Het management moet daarom de 4

5 informatieverzameling goed (laten) inrichten. De directie is verantwoordelijk voor het organiseren en monitoren van het toezicht op naleving van procedures en protocollen. Het is de verantwoordelijkheid van het management van de deelnemende organisaties om onoverzichtelijke of complexe handelingen, of waar beperkte kennis een risico met zich meebrengt, te beschrijven in werkinstructies en protocollen. De ambulancezorgverlener is verantwoordelijk voor het naleven van deze richtlijnen. Het management van de deelnemende organisaties dient zorg te dragen voor het up-to-date houden van de documenten uit het kwaliteitssysteem. Ook is het management verantwoordelijk voor het bewaken van de bekwaamheid, vaardigheid en scholing van de mensen die met protocollen werken. Tot slot ligt met betrekking tot patiëntveiligheid een verantwoordelijkheid bij het management om een veiligheidscultuur te creëren, best practices te verspreiden binnen de ambulanceteams en de uitvoering hiervan aan te sturen. De directie en Medisch Manager Ambulancezorg (MMA) zijn verantwoordelijk voor de veiligheid van patiënten en medewerkers binnen de ambulancezorg. De MMA en de leidinggevenden zorgen ervoor dat het VMS ingebed wordt in de organisatie en dat het ambulancepersoneel wordt gestimuleerd en uitgedaagd om veiligheid te integreren in de dagelijkse werkzaamheden. Operationeel medewerkers Patiëntveiligheid is een integraal onderdeel van de werkzaamheden van iedere medewerker binnen de. Het is de verantwoordelijkheid van medewerkers om veiligheid te borgen en onveilige situaties waar mogelijk weg te nemen en anders direct te melden. Medewerkers dragen bij aan de veiligheidscultuur door over veiligheid te praten, incidenten te melden en inzichtelijk te werken volgens duidelijke procedures en protocollen. Afwijking van een protocol of procedure moet worden gemeld en geregistreerd, voorzien van een onderbouwing waarom men is afgeweken. 1.4 Hoofddoelstellingen Doelstellingen Het VMS is onderdeel van de RAV HKZ-certificering. Patiëntveiligheid maakt onderdeel uit van het HKZ-certificaat binnen. maakt jaarlijks, conform de Kwaliteitswet Zorginstellingen, een rapportage betreffende patiëntveiligheid en neemt deze op in het jaarverslag van de deelnemende organisaties. Een rapportage betreffende patiëntveiligheid zal minimaal één keer per jaar besproken worden binnen het directieoverleg van. 5

6 2. Beleid en strategie 2.1 Gelet op de aanhoudende ontwikkelingen binnen de sector en de steeds veranderende eisen die gesteld worden aan verantwoorde ambulancezorg, is zich er sterk van bewust dat er continu gestreefd dient te worden naar organisatorische en procesmatige oplossingen om de kwaliteit te waarborgen. is een proactieve en ondernemende organisatie waar aandacht is voor resultaat, medewerkers en inzicht in de organisatie. In het gehele bedrijfsproces staan de wensen en behoeften van patiënten centraal. Mede hierom richt zich op het leveren van maatwerk, waarbij patiëntenzorg afgestemd dient te worden op het individu in plaats van op de gemiddelde patiënt. is een coöperatie met uitgesloten aansprakelijkheid, die wordt bestuurd door een bestuur onder toezicht van een Raad van Commissarissen. Het bestuur van RAV Kennemerland wordt gevormd door de bestuurders van Ambulance Amsterdam Kennemerland (verder aangeduid als AAK), VRK/GGD Ambulancezorg Kennemerland (verder aangeduid als GGD Kennemerland) en Witte Kruis Kennemerland (verder aangeduid als Witte Kruis). De besluitvorming van dit bestuur vindt plaats op basis van het unanimiteitsbeginsel. Omwille van spoedeisendheid/acute noodzaak kan de voorzitter hiervan afwijken. Het organogram is weergegeven in het onderstaande figuur. Figuur. Organisatiestructuur 6

7 2.2 Missie en visie De onderaannemers van de coöperatie zorgen gezamenlijk voor hoogwaardige, klantgerichte, doelmatige mobiele zorg. hanteert daarbij de volgende missie: Het leveren van kwalitatief hoogwaardige ambulancezorg. De bijbehorende visie luidt als volgt: levert kwalitatief hoogwaardige en verantwoorde ambulancezorg aan alle aan haar toevertrouwde patiënten. De ambulancezorg wordt geleverd door bekwame en gemotiveerde medewerkers, die niet alleen de patiënt centraal stellen, maar daarbij ook oog hebben voor innovaties en verbeteringen. investeert in een positief werkklimaat en vakbekwaamheid. Door adequate opleidingen, goede loopbaanmogelijkheden en realistische en uitdagende ambities is in staat medewerkers te motiveren en te binden. RAV Kennemerland is niet alleen een toonaangevende aanbieder van ambulancezorg, ook is zij een actieve en betrouwbare partner in de keten met andere aanbieders van acute zorg en met partners bij rampenbestrijding en crisisbeheersing. Zij is zich bewust dat het leveren van verantwoorde zorg aan de patiënt alleen kan plaatsvinden in goede samenwerking en afstemming met ketenpartners, zowel bij dagelijkse als grootschalige hulpverlening. De partners binnen werken nauw samen en maken onderling, in overleg met de zorgverzekeraars, bindende afspraken. Daarnaast werkt RAV Kennemerland samen met andere partners in de zorgsector, de openbare orde en veiligheid, en het openbaar bestuur. voert haar taken op een transparante wijze uit en zet de beschikbare middelen zo efficiënt en effectief mogelijk in. Deze visie wordt echter alleen bereikt door te beschikken over de juiste cultuur en het stellen van ambitieuze doelen. tracht haar ambities te verwezenlijken door: Te allen tijde de patiënt centraal te stellen binnen het geheel van bedrijfsprocessen; Het zijn van een toonaangevende partner in de totale zorg- en veiligheidsketen; Transparantie te bieden in geleverde prestaties; Een continue focus op innovatie met als doel het bieden van vooruitstrevende zorg aan de patiënt, in samenwerking met ketenpartners. 2.3 Het veiligheidsmanagementsysteem De ambulancezorg wordt onder andere gekenmerkt door het verlenen van zorg onder moeilijke omstandigheden. Aan het gehele zorgproces zijn risico s verbonden voor patiënten, centralisten en ambulancepersoneel. Het vraagt continu om inspanning om de risico s tot een aanvaardbaar minimum terug te brengen. Binnen de visie van ligt de verantwoordelijkheid voor de veiligheid van patiënten en hulpverleners bij iedereen die direct en indirect betrokken zijn bij het zorgproces. 7

8 Het veiligheidsmanagementsysteem van behelst niet alleen patiëntveiligheid, maar heeft ook betrekking op medewerkerveiligheid, medicatieveiligheid en veiligheid in en door materialen en middelen. Het VMS heeft betrekking op meldkamercentralisten en ambulancehulpverleners. Medewerkerveiligheid Patiëntveiligheid is niet alleen afhankelijk van de procedures die hiermee samenhangen maar ook van de mate waarin deze procedures opgevolgd worden en de bekwaamheid van het personeel van de. Medewerkerveiligheid wordt binnen RAV Kennemerland gekenmerkt door: Bij het daartoe ingestelde opleidingscentrum opgeleide bekwame ambulanceverpleegkundigen. Ambulanceverpleegkundigen zijn BIG geregistreerd en bijscholing vindt plaats conform de daarvoor geldende (arbo-)wet en regelgeving. Bij het daartoe ingestelde opleidingscentrum opgeleide ambulancechauffeurs. Bijscholing vindt plaats conform de daarvoor geldende (arbo-)wet -en regelgeving. Conform wet- en regelgeving opgeleide en bijgeschoolde centralisten. De centralisten werken middels een adequate triage en logistiek. Tevens heeft de meldkamer 24/7 uur minimaal één verpleegkundige centralist beschikbaar. Deze draagt de verantwoordelijkheid voor de afhandeling van de meldingen binnen de meldkamer ambulancezorg die specifieke verpleegkundige kennis vereisen. Aandacht voor ergonomie bij de aanschaf van nieuwe materialen en middelen. Ketenafspraken inzake bijstand van politie en brandweer in de hulpverlening. Ketenafspraken inzake overdrachtsmomenten. Hierbij gaat het om procedures voor letsel en of aandoeningen in levensbedreigende en/of spoedeisende situaties in die gevallen waarin niet wordt voorzien in de geldende landelijke protocollen. Bij de overdracht van patiënten zijn de protocollen betreffende letsel/aandoening, trauma zoals landelijke en (specifiek) regionaal vastgesteld. Er zijn maatregelen genomen ten behoeve van de hygiëne. De RAV hanteert hiervoor de landelijke richtlijn Infectiepreventie (WIP). Medicatieveiligheid Tevens is een belangrijk onderdeel van patiëntveiligheid de medicatieveiligheid. De volgende onderdelen heeft ontwikkeld om de medicatieveiligheid binnen de organisatie te waarborgen: Systematisch vastleggen en monitoren van risico s voor patiënten en risicofactoren bij de toediening van medicatie. Dit wordt in onder meer gedaan door het initiëren van verbeteracties naar aanleiding van klachten, veilig incident melden (VIM), VMS, protocol-adherentie en het rapport van de Toezichthoudende Apotheker. Doelstellingen hiervan zijn: - Het analyseren van (potentiële) incidenten, waarbij de veiligheid van de patiënt is bedreigd. - Het voorkomen en/of terugdringen van potentieel vermijdbare fouten. - Het voorkomen en/of terugdringen van andere gebruikers gerelateerde risico s die de medicatieveiligheid kunnen verminderen. - Het bevorderen van medicatie risk management bij het ambulancepersoneel, waarbij de dubbelcheck tijdens de bereiding en voor de toediening cruciaal is. 8

9 Toezichthoudende apotheker die bij de deelnemende organisaties periodiek het gebruik, de opslag en de vernietiging van medicatie controleert en daarover de betreffende organisatie adviseert. Veiligheid in en door materialen en middelen neemt patiënt- en medewerkerveiligheid ook mee in de beoordeling van (nieuwe) materialen en middelen. De volgende aandachtspunten heeft de organisatie bij de aanschaf en het gebruik van materialen en middelen: Patiënt- en medewerkerveiligheid wordt meegenomen in het Pakket van Eisen bij projecten gerelateerd aan de aanschaf van materialen en middelen, onder meer bij de aanschaf van nieuwe voertuigen of medische inventaris. Binnen Icarus, het ICT-innovatieproject waar aan deelneemt, staat patiëntveiligheid hoog in het vaandel. Het doel van Icarus is om een belangrijke verbetering van de kwaliteit en samenwerking in de zorg te boeken, waardoor doelmatiger en veiliger kan worden gewerkt. Om een efficiëntere en effectievere triage op de meldkamer ambulancezorg te realiseren, is in 2013 een uniform triagesysteem genaamd ProQA (Professional Quality Assurance)op de meldkamer ambulancezorg geïmplementeerd. Kwaliteit van aanname evenals een consistente en uniforme verwerking van (112-)meldingen spelen hierbij een grote rol. Kenmerken van ProQA zijn: o o o o o o o o De beste zorg aan de individuele zorgvrager is leidend voor het systeem; Het systeem voldoet aan een hoge sensitiviteit en specificiteit, zodat zo min mogelijk onder en over getrieerd wordt; Het systeem voorziet in een eenduidige doorverwijzing naar andere zorgverleners waar een secundaire triage kan plaatsvinden; Het systeem ondersteunt de centralist bij een eenduidige indicatiestelling en het geven van melderinstructies op basis van de zorgvraag; Het systeem voorziet in een gestandaardiseerd uitvraagsysteem; Het systeem ondersteunt het gehele zorgproces op de meldkamer; Het systeem biedt de mogelijkheid om in het kader van kwaliteitszorg op systematische wijze onderzoek te doen naar de sensitiviteit en specificiteit van de MKA; Het systeem legt op systematische wijze vast hoe de telefonische triage verloopt en wat de triage beslissingen zijn geweest per individueel geval en op populatieniveau. werkt aan het optimaliseren van haar navigatiesysteem, zodat aanrijdtijden geminimaliseerd worden en de voorbereidingstijd op de hulpverlening gemaximaliseerd. Deelnemende organisaties van hanteren een privacy- en beveiligingsbeleid conform vigerende wet- en regelgeving om veilig te werken met informatie over medewerkers en/of patiënten. 9

10 2.4 Pijlers patiëntveiligheidsbeleid De volgende pijlers karakteriseren het patiëntveiligheidsbeleid van. Pijlers patiëntveiligheidsbeleid De patiënt staat centraal in alle bedrijfsprocessen in. Patiëntveiligheid is onderdeel van deskundigheidsbevordering binnen. Patiëntveiligheid is integraal onderdeel van het kwaliteitssysteem van. Een veiligheidsmanagement behelst naast patiëntveiligheid ook medewerkerveiligheid, medicatieveiligheid en veiligheid van en door materiaal en middelen. Het management monitort het behoud van de VMS-certificering binnen RAV Kennemerland. De medewerkers en leidinggevenden van hanteren een prospectieve opstelling ten aanzien van het beperken of voorkomen van veiligheidsrisico s binnen de organisatie in het algemeen en de eigen directe omgeving in het bijzonder. De medewerkers en leidinggevenden van reageren adequaat bij het vaststellen van een onveilige situatie en nemen, als dat mogelijk is, het gevaar weg. heeft een veiligheidscultuur, waarbij medewerkers en leidinggevenden van elkaar aanspreken op onveilig gedrag. 10

11 3. Cultuur De veiligheidscultuur is de mate van het algemene besef omtrent het belang van veiligheid voor de patiënt, begeleiders, medewerker en de bedrijfsvoering. Het bevorderen van een goede veiligheidscultuur kenmerkt zich door preventie, leren van gemaakte fouten en stellen van veiligheid boven hiërarchische verhoudingen. zal zich hierin verder ontwikkelen van een reactieve naar een proactieve lerende cultuur. Binnen de RAV is werken aan veiligheid onderdeel van het dagelijks werk. Veiligheid behoort tot ieders verantwoordelijkheid en er wordt een sfeer van openheid en bereidheid om van elkaar te leren nagestreefd. Door de inzet van verschillende instrumenten, zoals het VIM, functioneringsgesprekken, werkoverleg, algemene nieuwsbrief over incidenten, wordt getracht de veiligheidscultuur steeds te verbeteren. zal tevens, naast de door de branche ontwikkelde patiëntveiligheidskaart, kijken naar de ontwikkeling van een medewerkersveiligheidskaart voor in de ambulancevoertuigen. Op deze veiligheidskaart staan de richtlijnen en speerpunten van het veiligheidsbeleid van. Veiligheid is daarnaast een vast onderdeel van de opleidingen en trainingen die worden aangeboden aan de medewerkers van. Binnen is in 2012 een nulmeting uitgevoerd om het niveau van de veiligheidscultuur vast te stellen. Sindsdien wordt minimaal tweejaarlijks een meting uitgevoerd om de ontwikkeling van de veiligheidscultuur binnen de RAV vast te stellen. Hierop kunnen vervolgens passende interventies toegepast worden. 3.1 Doelstellingen Doelstellingen m.b.t. cultuur initieert activiteiten om de bewustwording omtrent patiëntveiligheid bij de medewerkers zowel op de meldkamer als op de ambulance - te bevorderen. creëert en handhaaft een cultuur waarin veilig gewerkt kan worden en waarin medewerkers van de RAV veilig incidenten kunnen melden ( no blame cultuur). faciliteert en stimuleert het gebruik van instrumenten die binnen het patiëntveiligheidsprogramma van AZN beschikbaar zijn gekomen. voert minimaal iedere twee jaar een meting uit naar de ontwikkeling van de cultuur van veiligheid binnen de, die zal leiden tot passende interventies. 11

12 4. Veilig Incident Melden Het VIM is bedoeld om (snel) zicht te krijgen op het hoe en waarom van ongewenste gebeurtenissen in het ambulancezorg proces. Daarbij staat niet de vergissing van de persoon centraal, maar de condities waaronder mensen werken en de wijze waarop de zorg is georganiseerd. Een enkele menselijke fout leidt zelden tot schade bij de patiënt. Meestal treedt schade pas op na een aaneenschakeling van fouten, die onvoldoende of niet opgemerkt zijn tijdens controlemomenten. Het management zal daarom geen informatie uit het VIM-systeem gebruiken voor repressieve maatregelen. Door het analyseren van incidenten en bijna-incidenten door de VIM-commissie is het mogelijk om onderliggende oorzaken op te sporen. De organisatie kan vervolgens verbeterplannen maken om de incidenten in de toekomst zoveel mogelijk te voorkomen. De directie zal in besprekingen met zorgverzekeraars verslag doen over de consequenties/verbetermaatregelen die voortvloeien uit het advies. Medewerkers in de ambulancezorg worden gestimuleerd om onvoorziene en mogelijk schadelijke gebeurtenissen zoals fouten, bijna-fouten, complicaties en incidenten te melden en te bespreken zonder te hoeven vrezen voor disciplinaire maatregelen of juridische procedures. Daarmee komt extra informatie beschikbaar waarvan de RAV kan leren. Het registreren van bedrijfsongevallen/prikaccidenten en ongewenste omgangsvormen vallen ook onder VIM. Voor medewerkers is het makkelijker om te melden, aangezien de differentiatie in meldingsprocedures wordt teruggebracht. Het VIM-systeem biedt voldoende mogelijkheden om de meldingen volgens de HKZ- en ARBO-richtlijnen te laten verlopen. Het aantal meldingen zal een reeks aan positieve gevolgen opleveren: 1. De zwakke plekken van de werkprocessen worden inzichtelijk gemaakt. 2. Door deze informatie kunnen maatregelen worden genomen die risicomomenten in de acute zorgverlening verminderen. 3. Hierdoor kan de kwaliteit van zorg worden verbeterd. 4. Tevens zal de patiëntveiligheid worden verhoogd. De VIM-procedure van is ingebed in het VMS. De resultaten leveren de input voor verbeteracties: de zogenaamde plan-do-check-act (PDCA) cyclus. De rapportages van alle meldingen met trendrapportages worden ter advisering aan de directie overhandigd. Het management brengt verslag uit over de consequenties/ verbetermaatregelen die voortvloeien uit het advies. 4.1 Doelstellingen Doelstellingen m.b.t VIM evalueert jaarlijks de procedure voor veilig en efficiënt melden van incidenten en past deze aan waar nodig. faciliteert en stimuleert deelname door de RAV en de professionals aan (landelijke en/of regionale) initiatieven om inzicht te krijgen in aantal en soorten meldingen (bijvoorbeeld een nationale meldweek). analyseert de VIM-meldingen, onderzoekt trends en heeft een proactieve houding met betrekking tot het opstellen van verbeteradviezen richting het 12

13 Doelstellingen m.b.t VIM management van de organisatie. Binnen vindt een structurele rapportage richting het management en de directie plaatst met betrekking tot het aantal ingediende meldingen en het aantal opgestelde verbeteradviezen. Het management van doet verslag over de consequenties die voortvloeien uit het advies. 13

14 5. Prospectieve en retrospectieve risico-inventarisatie Risicovolle processen zijn bekend bij de ambulanceteams. Dit zijn de zorgprocessen die kunnen leiden tot schade aan de patiënt, wanneer ze niet optimaal worden uitgevoerd. Gedacht kan worden aan medicatiefouten, onvolledige informatie bij overdracht van patiënt(- en) en procedurele of protocollaire problemen. De risicovolle processen worden structureel prospectief geanalyseerd teneinde preventieve maatregelen/barrières in het zorgproces te kunnen inbouwen. Een onderdeel van een VMS is daarom de prospectieve en retrospectieve risico-inventarisatie. Hierbij wordt de cliëntveiligheid vanuit twee invalshoeken benaderd. 5.1 Prospectieve risico-inventarisatie Bij de prospectieve risico-inventarisatie worden scenario s bedacht die zich kunnen voordoen en de veiligheidsrisico s die hieruit naar voren komen, worden verder geanalyseerd. Op grond van deze analyses worden processen en protocollen aangepast, werkinstructies afgegeven en opleidingen en trainingen verzorgd met als doel de zorg voor patiënten veiliger te maken en risico s weg te nemen. Binnen zullen processen in een multidisciplinair team worden geanalyseerd. Middels een stroomdiagram worden eerst de achtereenvolgende stappen binnen het zorgproces in een stroomdiagram gezet. Vervolgens worden voor elke stap de risicovolle momenten (failure modes) die kunnen optreden benoemd. Gedacht kan worden aan medicatiefouten, onvolledige informatie bij de overdracht van patiënt(en) en procedurele of protocollaire problemen. De risicovolle processen worden structureel prospectief geanalyseerd teneinde preventieve maatregelen / barrières in het zorgproces te kunnen inbouwen. Voor een prospectieve risico-inventarisatie zijn er verschillende methodes beschikbaar, De hanteert de SAFER methode. SAFER methode SAFER is een methode waarmee proactief een proces kan worden geanalyseerd om potentiële incidenten op te sporen en te voorkomen, vóórdat deze ontstaan. Safer is gericht op het systematisch opstellen van doemscenario s, waarbij zowel de oorzaken als de gevolgen worden bepaald, evenals de kans dat het scenario plaatsvindt. Het geselecteerde zorgproces wordt volledig in kaart gebracht. Daarna worden systematisch alle manieren waarop het zorgproces kan falen (de zogenaamde faalwijzen) benoemd en beoordeeld op hun potentiële effect en kans op optreden. Na het benoemen van de oorzaken van de faalwijzen worden acties bedacht die de kans op het ontstaan van de faalwijzen kunnen verkleinen en het effect ervan kunnen beperken. 5.2 Retrospectieve risico-inventarisatie Bij een retrospectieve risico-inventarisatie wordt op grond van veiligheidsincidenten continu lering getrokken en verbeteringen worden doorgevoerd. Informatie over incidenten die de cliëntveiligheid bedreigden worden vanuit meerdere invalshoeken (systeemdenken) verzameld. Bronnen zijn: VIM-melding door een zorgverlener, In- en externe klachtenbehandelingen. Interne en externe audits voor HKZ en ISO-kwaliteitsnormeringen. Terugkoppelingen van bevindingen door ketenpartners, zoals huisartsen, spoedeisende hulp, GGZ crisisdienst, GHOR, politie, brandweer en gemeente. 14

15 Feedback uit het structurele overleg met het cliëntenberaad/zorgbelang, waarbij ook prospectief scenario s worden besproken. Calamiteitenrapportages. Voor een retrospectieve risico-inventarisatie zijn er verschillende methodes beschikbaar: PRISMA methode De PRISMA-methode is een retrospectieve analysemethode. Een PRISMA analyse start met het formeren van een (klein) team. Aan de hand van beschikbare gegevens en interviews met de betrokkenen wordt een chronologische reconstructie van het incident gemaakt. Middels logica wordt vervolgens vanuit het incident via de directe naar de basisoorzaken geredeneerd. Dit wordt weergegeven in een oorzakenboom. De basisoorzaken kunnen als technische, organisatorische en menselijke factoren geclassificeerd worden. De resultaten van meerdere analyses geven een goed beeld waar de zwakke punten liggen, zodat gericht verbeteringen kunnen worden gerealiseerd. SIRE methode SIRE (Systematische Incident Reconstructie en Evaluatie) is een gestructureerde manier om een incident te reconstrueren (wat is er gebeurd?) en te evalueren (waarom is het gebeurd?). Het betreft een retrospectieve risicoanalyse. Door middel van het analyseren van incidenten worden basisoorzaken van het incident inzichtelijk. Vervolgens kunnen aanbevelingen worden gedaan om de kans op soortgelijke incidenten in de toekomst te verminderen. Een SIRE methode is een uitgebreide analysemethode en wordt opgebouwd uit zeven stappen: 1. Informatie verzamelen, 2. Informatie ordenen, 3. Onderzoeksgebied afbakenen, 4. Oorzaken identificeren (aan de hand van een visgraatmethode of PRISMA-methode, 5. Veiligheid- en kwaliteits-verbeteringen opstellen, 6. Rapporteren en 7. Afronden. zal structureel prospectieve en retrospectieve risicoanalyses uitvoeren binnen de organisatie. Daarbij zal gebruik worden gemaakt van de meest passende analysemethode voor de RAV. 5.3 Doelstellingen Doelstellingen m.b.t. risico-analyses De kritische momenten en processen binnen het ambulanceproces van RAV Kennemerland zijn bekend. heeft in een procedure de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor risico-inventarisaties op procesniveau en op individueel cliëntniveau vastgelegd, zowel prospectief als retrospectief. brengt op proactieve wijze risicovolle processen in kaart en maakt de aanwezige risico s beheersbaar. De organisatie voert met een vastgestelde frequentie een prospectieve risicoanalyses uit in een multidisciplinair team. Voor de retrospectieve risicoanalyses maakt gebruik van de meest passende analysemethode voor de organisatie. De leden van de Centrale VIM-commissie zullen getraind worden in deze analysemethode. 15

16 6. Continu verbeteren omarmt initiatieven voor verbetering van de veiligheid vanuit de werkplek en biedt waar mogelijk instrumenten om medewerkers hierin te faciliteren. Daarnaast zijn er binnen de RAV analyses beschikbaar van de verschillende VMSonderdelen en is er een veiligheidssysteem ontwikkeld. Het management van de RAV evalueert haar beleid op gebied van patiëntveiligheid periodiek. heeft een systeem met in- en externe audits geïmplementeerd en is, HKZ gecertificeerd, conform de TWAZ. Hiermee wordt van elkaar geleerd op het gebied van veiligheid en wordt de complete zorgstandaard verbeterd. Andere instrumenten waarin het continu verbeteren centraal staat zijn: Ritboncontrole en ritbonbespreking binnen de deelnemende organisaties van RAV Kennemerland (individueel en plenair). Het scholingsprogramma van. Metingen van protocol adherentie middels ProQa in op de Meldkamer Ambulancezorg. Trauma-evaluatie. VIM. Signalen & klachten van patiënten. Deelname aan wetenschappelijk onderzoek. Calamiteitenanalyse 6.1 Doelstellingen Doelstellingen m.b.t continue verbeteren zet verbeteracties in op inhoudelijke thema s. streeft naar een open, lerende cultuur binnen de organisatie. evalueert jaarlijks haar beleidsplan patiëntveiligheid. Het management rapporteert in de kwartaal- en jaarrapportage over de voortgang van het patiëntveiligheidsproject Binnen is een systeem beschikbaar om verbetervoorstellen in te kunnen dienen. 16

17 7. Patiënten participatie Patiënten worden actief betrokken bij het onderwerp veiligheid (onder andere middels de patiëntveiligheidskaart van AZN). De RAV zal dit bewerkstelligen door patiënten te informeren over hun rol hierbij. De patiëntenorganisaties worden waar mogelijk betrokken bij de beleidsvorming en het initiëren van verbeteracties. Eens per drie jaar zal binnen een patiënttevredenheidsonderzoek worden gehouden, waaruit de RAV verbeterpunten benoemt. Daarnaast beschikken de deelnemende organisaties van over een klachtenprocedure, waar analyses worden uitgevoegd en verbetervoorstellen worden geformuleerd aan de hand van signalen en klachten, om risico s in de toekomst te vermijden. 7.1 Doelstellingen Doelstellingen en planning m.b.t. patiëntenparticipatie heeft een patiëntveiligheidskaart beschikbaar voor de ambulancezorg en deze is inzichtelijk voor (begeleiders van) patiënten. (De deelnemende organisaties van) heeft een interne en externe klachtenprocedure beschreven. In wordt iedere drie jaar een patiënttevredenheidsonderzoek gedaan. 17