Groeiende aandacht voor ICT-strategie, voorkeur voor integrale oplossingen

Transcriptie

1 Groeiende aandacht voor ICT-strategie, voorkeur voor integrale oplossingen ICT in de Marcom branche Trendonderzoek 2012

2 Inhoud Voorwoord 3 1. ICT-situatie en -behoefte 4 2. Strategie en beleid 7 3. Management informatie ICT-infrastructuur ICT-support en -ondersteuning 16

3 Voorwoord Het rapport dat voor u ligt, bevat de uitkomsten van het tweede Trendonderzoek Marcom & ICT 2012 geïnitieerd door Juicy Pear Media. Dit is een vervolg op het Trendonderzoek van We hebben veel positieve reacties ontvangen in 2009 over dit initiatief. De bijdrage die we leveren aan de (ICT-) kennis in de Marcom branche werd alom gewaardeerd en gerespecteerd. Ook het 2012 onderzoek heeft een aantal belangrijke resultaten opgeleverd, die we in dit rapport graag aan u presenteren. Uiteraard willen we alle mensen die hebben deelgenomen hartelijk bedanken voor hun medewerking. Het onderzoek is uitgevoerd bij adviesbureaus in marketing en communicatie, en reclamebureaus en ontwerpbureaus. Wat de bedrijfsgrootte betreft, was de ondergrens 10 medewerkers. In totaal zijn bijna 290 ICT-verantwoordelijken benaderd. Daarvan heeft bijna 16% de online enquête ingevuld. De response in 2012 is iets lager dan de response van 20% in Doel van het onderzoek is de identificatie van actuele trends en aandachtsgebieden in de branche op het gebied van ICT. Daarbij zullen we de resultaten van het Trendonderzoek 2009 ook betrekken. Met dit verslag kunt u zich wederom nader oriënteren op vijf belangrijke automatiseringsterreinen: de huidige ICT-situatie en behoeften; strategie en beleid; managementinformatie; ICT-infrastructuur; support en outsourcing. Het Trendonderzoek is uitgevoerd op initiatief van Juicy Pear Media. Juicy Pear Media is gespecialiseerd in de automatisering van bovengenoemde Marcom bedrijven, mediabedrijven, uitgeverijen en omroepen. Dit verslag van het onderzoek biedt u de mogelijkheid om de ICT-situatie bij uw bedrijf te vergelijken met die van branchegenoten. Hiermee heeft u informatie in handen om onderbouwd te kunnen beslissen over investeringen in ICT, met als doel het verbeteren van uw marktpositie en het verhogen van de rentabiliteit. Wij hopen dat de resultaten van het Trendonderzoek Marcom & ICT u hierbij zullen inspireren. Kasteel Dussen, mei 2012 Trendonderzoek Marcom & ICT

4 1. ICT-situatie en -behoefte De kwaliteit van de ICT-systemen binnen de branche zijn ruim voldoende maar er zijn grote verschillen Veel respondenten hebben positief gereageerd op de vraag in welke mate de huidige ICT-systemen de processen binnen het bureau ondersteunen. De projectadministratie en urenregistratie wordt als zeer belangrijk gezien door de deelnemers. De mate waarin ondersteuning wordt geboden voor de project- en urenadministratie is hoog. Ongeveer 35% vindt de ondersteuning voldoende en bijna 60% zelfs goed tot uitstekend. Dit zijn iets hogere percentages dan in Dat geldt zeker niet voor marketing en sales gerelateerde processen. Dit is het belangrijkste aandachtspunt voor bijna 50% van de respondenten. De mate waarin dit ondersteund wordt in de huidige informatie systemen laat een ander beeld zien dan voorgaande. 30% vindt de huidige ondersteuning slecht tot matig, 49% voldoende en 21% goed. Dit betekent dat bijna 1 op de 3 bureaus vindt dat de ondersteuning voor hun eigen marketing en sales processen structureel verbeterd dient te worden. Dit is in lijn met de resultaten van ondersteuning vanuit de software wordt door een derde als slecht tot matig ervaren. Ruim 30% vindt dit een voldoende tot goed. Over het algemeen kunnen we stellen dat ruim 80% een voldoende of hoger geeft voor de huidige informatie systemen en dat een kleine 20% een score heeft van slecht tot matig. Dus over de gehele linie zijn bij 1 op de 5 bureaus significante verbeteringen te realiseren. Bij ruim 40% van de bureaus zijn structurele verbeteringen te realiseren op een aantal deelprocessen. Inkoop gerelateerde processen worden door 22% van de respondenten als belangrijk ervaren. De 4 Groeiende aandacht voor ICT-strategie, voorkeur voor integrale oplossingen

5 Nieuwe werken Inkoop Marketing & Sales Urenadministratie Projectadministratie Financiele administratie HRM Document Management 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Slecht Matig Voldoende Goed Uitstekend Geen mening Grafiek 1: de mate van ondersteuning primaire processen door de ICT-omgeving Focus op het vinden en binden van klanten Het leggen van contacten met nieuwe klanten en het binnenhalen van opdrachten staan centraal in deze tijd van economische teruggang. Dit bleek ook uit het trendonderzoek van Uit de resultaten van 2012 blijkt dat bijna 30% van de respondenten de ondersteuning van marketing & sales als matig beoordeelt. Dit percentage was in % en is dus behoorlijk toegenomen. Desalniettemin, zoals we in 2009 concludeerden, is er hoop. De marketingfunctie van de bureaus staat hoog op de ICTagenda. Social media, zoekmachine en marketing scoorden het hoogst. De belangrijkheid van CRM, Customer Relationship Management, daarentegen is fors gedaald. In 2009 gaf nog 33% aan dit belangrijk te vinden. De één na hoogste score. In 2012 staat CRM op de negende plaats met een score van 18%. CRM-software ondersteunt het binden van bestaande klanten op basis van gestructureerde informatie terwijl marketing & sales oplossingen worden gebruikt voor het vinden van nieuwe relaties. Opmerkelijk is dat Social Media daarbij met stip op nummer 1 is binnengekomen. In 2009 was hier nauwelijks aandacht voor. In 2012 hebben maar liefst 49% van de respondenten Social Media aangegeven als belangrijk ICT-agenda punt. Trendonderzoek Marcom & ICT

6 Focus op inkoop In 2009 was slechts 18% van mening dat de inkoop functie slecht tot matig wordt ondersteund door de bedrijfssoftware. In 2012 is dit maar liefst bijna 30%. Nagenoeg 15% van de respondenten vindt de huidige ondersteuning niet langer goed tot uitstekend. Men is dus kritischer geworden ten aanzien van de inkoopfunctie. Een verklaring kan zijn dat bureaus kritischer zijn over hetgeen wordt uitbesteed aan derden. Besparingen om zodoende het projectrendement te verhogen liggen voor de hand. Min of meer kan dit ook voortvloeien uit de slechtere economische tijden. Cloud computing en het nieuwe werken In 2009 stond cloud computing voor bedrijfssoftware nog in de kinderschoenen. In 2012 heeft ruim 15% aangegeven dit een belangrijk onderdeel te vinden. Cloud of private cloud computing wint snel aan populariteit. Er zijn geen investeringen meer benodigd in hardware en software licenties. Dit verlaagt de drempel om gebruik te maken van professionele software oplossingen. Daarnaast zijn de ICT-kosten (o.a. onderhoud en beheer) structureel lager. In deze onzekere tijden geen overbodige luxe. Het zogenaamde nieuwe werken, het plaats- en tijdonafhankelijk uitvoeren van kantoorwerkzaam heden, neemt tevens toe in populariteit al dienen we te concluderen dat het aandeel met minder dan 10% beperkt is. Social Media 49% Zoekmachinemarketing 38% Projectadministratie 36% Media 33% marketing 31% E-commerce 24% Digitaal archief 24% Campagnemanagement 22% CRM 18% Contentmanagement 18% Multichannel 16% Cloud computing 16% Narrowcasting 13% Business Intelligence 13% Mediaplanning 13% Kwaliteitsbewaking 13% Toegang (webportals) 11% Documentmanagement 9% Media ordering en executie 9% Het Nieuwe Werken 9% Marketing Resource Management (MRM) 4% Toeleveranciersbeheer 2% Tabel 1: Prioritering van ICT-gerelateerde trends in Marcom branche 6 Groeiende aandacht voor ICT-strategie, voorkeur voor integrale oplossingen

7 2. Strategie en beleid De voorkeur voor geïntegreerde systemen neemt verder toe Strategische planning wordt de standaard Een aantal jaren geleden zat voor bureaus ICT nog in de operationele sfeer. Automatisering was niet meer dan een noodzakelijk kwaad. Nu blijkt 21% van de responderende bedrijven een strategisch ICTplan te hebben ontwikkeld. In 2009 was dit 26%. Een kleine daling dus. Dit geldt ook voor het aantal bedrijven dat bezig is met strategische ICT-planning. Dit was in % en in %. 45% (21% + 24%) van de bedrijven doet dus aan een strategische ICT-planning; iets lager dan in We leiden hieruit af dat bijna 1 op de 2 bedrijven innovatief automatiseren belangrijk vindt. De voordelen zijn onder andere te vinden in concurrentie voordeel, lagere operationele kosten en een verhoogd inzicht in de bedrijfsvoering. 55% nee 21% ja 24% zijn we mee bezig Grafiek 2: Aantal bedrijven met een strategisch ICT-plan Trendonderzoek Marcom & ICT

8 Duidelijk grotere voorkeur voor geïntegreerde oplossingen Terugkijkend naar het trendonderzoek 2009 had 46% een duidelijke voorkeur voor een geïntegreerd systeem. Dit percentage is toegenomen tot 55% in Het gebruik van best-of- breed deelsystemen is gedaald van 26% in 2009 naar 24% in % 50% % 30% 20% 10% 0% Integrale oplossing Best of breed Geen specifiek beleid Grafiek 3: Meer aandacht voor één integraal systeem Het automatiseringsbeleid weerspiegelt, zoals ook in 2009, dat de directie ICT als strategisch onderwerp ziet. Op dit moment is 26% van de bedrijven bezig met het selecteren of implementeren van nieuwe software, terwijl nog eens 31% dat binnen één tot drie jaar denkt te gaan doen. Dit was in 2009 respectievelijk 20% en 23%. Een flinke toename. Over een paar jaar werkt dus bijna de helft van de bedrijven met andere systemen. Daarbij heeft maar liefst 55% van de bureaus een duidelijke voorkeur voor integrale oplossingen. Best-of-breed systemen die worden samengesteld uit pakketten per deelproces - zijn met 24% steeds minder in trek. De mate van flexibiliteit is niet het argument om het bestaande systeem te vervangen 79% van alle respondenten is van mening dat de bestaande systemen voldoende of goed in staat zijn de ontwikkelingen van het bedrijf te volgen. Er is dus sprake van een hoge mate van flexibiliteit. Flexibiliteit is dus voor veel bedrijven niet de drijfveer om een ander ICT-systeem te overwegen. Grafiek 4: Vervanging van het bestaande systeem Grafiek 5: Kan het huidig systeem meegroeien met de ontwikkelingen van uw bedrijf? 5% anders 55% 2,6% slecht 2,5% uitstekend 22,5% later 31,6% goed 17,5% tussen 3 en 5 jaar 12,5% binnen 1 jaar 17,5% binnen 3 jaar 25,0% nu mee bezig (selectie) 18,4% matig 44,7% voldoende 8 Groeiende aandacht voor ICT-strategie, voorkeur voor integrale oplossingen

9 Standaardsystemen nader bekeken In het trendonderzoek van 2009 concludeerden we dat ICT een steeds grotere rol gaat spelen binnen Marcom bedrijven. Geïntegreerde systemen was de trend.we onderschrijven nog steeds deze conclusie. Bij alle bedrijven die we de afgelopen jaren hebben geautomatiseerd was er min of meer sprake van een verzameling deelsystemen in combinatie met Excel sheets. Eilanden automatisering noemen we dat. De verbinding tussen de eilanden, of afdelingen, gebeurt per boot. Relatief traag en er zinkt er helaas ook wel eens eentje. Met andere woorden beperkt inzicht en inefficiency. In 2012 zien we een grote trend richting de cloud. Geen investeringen in software licenties en hardware, maar op basis van een abonnement per gebruiker. De kosten gaan in dit geval niet voor de baten uit. Er is alleen één probleem. Geen enkel bureau heeft exact dezelfde wensen ten aanzien van het geïntegreerde systeem. Een 100% open cloud oplossing zal dus geen soelaas bieden. Het antwoord wat we hierop hebben is een private cloud oplossing. Alle voordelen van de cloud maar wel ruimte voor bedrijfsspecifieke eisen en wensen. Dit kan via specifieke inrichting van het systeem, de inzet van modules binnen het systeem en eventueel in combinatie met maatwerk. Het systeem draait dus geheel in de cloud en is 24/7 onafhankelijk van plaats te gebruiken voor management en medewerkers van Marcom bedrijven. Deze combinatie zorgt voor ICT-oplossingen waarmee Marcom bedrijven kunnen groeien en hun doelstellingen ten aanzien van efficiency en kwaliteit kunnen realiseren. De abonnementen per gebruiker voor professionele software zorgen voor transparante kosten en maakt een maandelijkse afstemming op basis van de werkelijke behoefte eenvoudig mogelijk. Henno Poesse, directeur product ontwikkeling Juicy Pear Media Trendonderzoek Marcom & ICT

10 3. Management informatie Aansturing en bewaking 23,7% nee 57,9% Ja 18,4% weet niet Grafiek 6: Kunt u vanuit beschikbare managementinformatie snel beslissen over de strategische koers van uw bedrijf? Geconsolideerde informatie vaak niet direct beschikbaar De vraag of er voldoende managementinformatie beschikbaar is om strategische beslissingen te kunnen nemen, wordt door 58% van de respondenten bevestigend beantwoord. Dit is iets lager dan in 2009, toen hadden 66% van de respondenten bevestigend geantwoord. Het aantal bureaus wat nee heeft geantwoord is gegroeid van 14% in 2009 naar 24% in Meer bedrijven worstelen dus met een adequate laagdrempelige informatievoorziening. 10 Groeiende aandacht voor ICT-strategie, voorkeur voor integrale oplossingen

11 Geen van deze processen HRM Financieel Urenadministratie Projectadministratie Marketing & Sales Inkoop 8% 10% 10& 21% 30% 39% 44% 59% 70% 73% 77% 78% 83% 83% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Grafiek 7: Direct beschikbare managementinformatie per bedrijfsdiscipline voor 2009 en 2012 De managementinformatie blijkt echter niet altijd direct beschikbaar te zijn. Zo kan nog maar 39% van de bedrijven snel marketing- en salesgegevens op tafel krijgen en slechts 10% beschikt over real-time HRM-informatie. Voor de project- en urenadministratie liggen deze percentages veel hoger, maar dat zijn dan ook primaire activiteiten. Een verklaring voor de verschillen in percentages zal liggen in het feit dat veel bureaus nog niet beschikken over een geïntegreerde oplossing in combinatie met laagdrempelige en flexibele rapportagetools. Daardoor ontbreekt ook het zicht op de samenhang tussen mensen, middelen, processen en prestaties. Opmerkelijk is dat informatie rondom marketing & sales is verbeterd en rondom inkoop is verslechterd. Beide zijn in belangrijkheid gestegen (zie grafiek 1 en 7). 17,1% uitstekend 7,3% slecht 9,8% matig 39,0% voldoende 26,8% goed Grafiek 8: Het bewaken van het projectrendement Bewaking van het projectrendement: bureaus zijn kritischer geworden Het inzicht in het rendement per project wordt nog steeds positief beantwoord. De percentages zijn echter structureel lager dan in Men wordt dus kritischer. In 2009 was 37% van mening dat het inzicht goed is en 24% uitstekend. Nu zijn deze percentages respectievelijk 27% en 17%. Er is dus nog volop ruimte voor verbetering. Zie hiervoor ook het onderdeel Aansturing en bewaking. Trendonderzoek Marcom & ICT

12 De aankoop van geïntegreerde systemen nader bekeken Bedrijfsbrede software of ERP software worden ook wel zogenaamde geïntegreerde systemen genoemd. Deze systemen automatiseren alle (back-office) processen. De projectadministratie, urenregistratie, financiële administratie, inkoop, traffic, klantbeheer (CRM), etc. in één systeem. Deze systemen ontsluiten dus alle bedrijfsgegevens voor alle medewerkers en management in één database. De toegang tot de database kan veelal verkregen worden vanuit verschillende omgevingen zoals desktop/server en online applicaties (denk bv. aan urenregistratie). De standaard software ondersteunt dus een op de gebruiker afgestemde userinterface. Deze ontwikkeling is nog niet bij alle aanbieders van dit soort geïntegreerde systemen gerealiseerd. De voordelen van een geïntegreerd systeem zijn legio. We noemen er een paar: Geen dubbele invoer van data. Alle bedrijfsgegevens eenvoudig benaderbaar en management rapportages laagdrempelig beschikbaar. Veelal grote mogelijkheden om processen te verbeteren en kosten te besparen door efficiënter werken en minder foutcorrecties. Operationele kosten voor het geheel zijn overzichtelijker en vaak ook lager. Eenvoudigere ondersteuning, één aanspreekpunt voor ICT. 12 Groeiende aandacht voor ICT-strategie, voorkeur voor integrale oplossingen

13 Wat is belangrijk bij de keuze van bedrijfsbrede software? Vooral voor bureaus van 10 mensen of meer: Een op de branche afgestemde oplossing welke vanuit de standaard veel ondersteuning biedt voor alle bedrijfsprocessen. Flexibiliteit dient groot te zijn. Elk bureau heeft specifieke werkwijzen in combinatie met een bepaalde bedrijfscultuur. Het dient mogelijk te zijn om het systeem naar je hand te zetten op basis van inrichting (parameters, keuzes, etc.). Daarnaast dient het mogelijk te zijn de applicatie uit te breiden (maatwerk). Bijvoorbeeld voor de ondersteuning van klantspecifieke processen. Maatwerk dient een acceptabele ROI te hebben. Integratie mogelijkheden voor nu en in de toekomst. Voor optimalisatie van processen, het verhogen van de klantbinding en/of service kan het wenselijk zijn het systeem op een veilige manier te integreren met andere interne en externe systemen en internet-, mobiele- en tabletapplicaties. Duur maatwerk voor systeemintegratie dient te worden voorkomen. De toekomst van het systeem dient geborgd te zijn. Dit begint met een langlopende roadmap voor toekomstige ontwikkelingen in het systeem van de leverancier/ ontwikkelaar. Aantallen gebruikers en het aantal landen is bepalend voor het ontwikkelbudget van de software. Het distributiemodel van de software. Bij meerdere aanbieders van de software is er minder afhankelijkheid van de leverancier. Frans Gemen, Algemeen directeur Juicy Pear Media Trendonderzoek Marcom & ICT

14 4. ICT-infrastructuur Alle platformen aanwezig Werken in een multi-platform omgeving Bij bijna de helft van de responderende bureaus wordt zowel met Apple als de Windows PC gewerkt. In vergelijking met het trendonderzoek 2009 is het opmerkelijk dat het aandeel Windows pc s is toegenomen van 10 naar 14%. Toegang tot de software De software voor de ondersteuning van de processen draait in 80% van de gevallen op een klassiek server based netwerk. Dit is een daling van 6% ten opzichte van Het aandeel web based netwerken is gegroeid van 11% in 2009 naar 20% in Dit zijn significante verschillen. Dit verklaart ook de toename in belangrijkheid van cloud computing. De aanleiding van deze toename komt niet voort uit het nieuwe werken, want de belangrijkheid van het nieuwe werken is als de op 3 na laatste ervaren door de respondenten. Cloud computing en het Nieuwe Werken worden nog wel eens in één zin genoemd maar feitelijk kunnen applicaties op een server based netwerk ook voor iedereen 24/7 onafhankelijk van plaats beschikbaar zijn. Cloud computing wil dus niet per definitie zeggen dat het om online (browser based) applicaties gaat. 14 Groeiende aandacht voor ICT-strategie, voorkeur voor integrale oplossingen

15 48,6% beide 14,3% PC 37,1% Apple Grafiek 9: Computergebruik Trendonderzoek Marcom & ICT

16 5. ICT-support en ondersteuning Zekerheid over de beschikbaarheid van systemen Goede afspraken over de support Wat de support van ICT-systemen betreft, is 27% van de respondenten op de expertise van eigen mensen aangewezen. Dit was in 2009 nog 36%. De gehele support in eigen beheer kan een risico zijn bij storingen. Het structureel borgen van de kennis (voor support en ondersteuning aan (nieuwe) gebruikers) is een belangrijk aandachtspunt. Over het algemeen kan men stellen dat dit percentage binnen het MKB in Nederland al jaren aan het dalen is. 26% van de bedrijven heeft support op afroep waarbij de uren op basis van nacalculatie worden berekend. Dit is hetzelfde als in Een Service Level Agreement (SLA) met de software leverancier wint aan populariteit en dus ook aan professionaliteit. Het aandeel met vastgelegde SLA s steeg van 31% naar 43%. In een SLA worden de afspraken ten aanzien van support vastgelegd. Veelal zijn dit response tijden, openingstijden, escalatie procedures, kosten, etc. 43,2% Service Level Agreement (SLA) 24,3% nacalculatie bestede uren 5,4% anders 27,0% in eigen beheer Grafiek 10: Supportregelingen 16 Groeiende aandacht voor ICT-strategie, voorkeur voor integrale oplossingen

17 Ja, voor systeembeheer 66% Ja, voor technisch applicatiebeheer 20% Ja, voor software (Software as a Service of Cloud) 14% Nee 34% Wordt onderzocht 0% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Grafiek 11: ICT-outsourcing Outsourcing groeit Maar liefst 66% van de bureaus heeft systeembeheer uitbesteed. Daarnaast is het technisch applicatiebeheer bij 20% in externe handen gelegd. De keuze voor ICT-outsourcing is begrijpelijk; zeker in deze tijd van 24-uurs (online) beschikbaarheid. Toch maakt maar zo n 14% gebruik van cloud services. Deze percentages liggen in lijn met de resultaten van Het uitbesteden van systeembeheer is toegenomen van 57% in 2009 naar 66% in Het aandeel dat gebruik maakt van diensten van derden neemt dus gestaag toe. Het beheren van de software wordt steeds minder gezien als een kerntaak. Veelal is de overgang van zelf doen naar uitbesteden een gevolg van de implementatie van een nieuw informatiesysteem. Trendonderzoek Marcom & ICT

18 18 Groeiende aandacht voor ICT-strategie, voorkeur voor integrale oplossingen

19 Meer informatie Heeft u vragen of opmerkingen over dit rapport, dan kunt u die doorspreken met Frans Gemen. Telefoon: +31 (0) fgemen@juicypear.nl Juicy Pear Media automatiseert Marcom organisaties met geïntegreerde, bedrijfsbrede software. We doen dit met behulp van Microsoft Dynamics NAV (voorheen Navision). Onze oplossing heet CreaSion en bestaat uit financiële administratie, projectadministratie, urenregistratie, inkoop, CRM, (web) integratie, reporting en documentmanagement software. Alles geïntegreerd in één systeem en laagdrempelig beschikbaar voor medewerkers. Met onze software zijn Marcom organisaties in staat om de productiviteit en efficiency substantieel te verhogen. CreaSion is geschikt voor Windows en Apple.

20 Juicy Pear Media Bezoekadres: Kasteel Dussen Binnen 1, 4271 BV Dussen Postadres: Frans Hanegraafstraat EK Hank Telefoon: +31 (0)