Biblionet in de gemeente Eemsmond: 2014 en 2015

Transcriptie

1 Biblionet in de gemeente Eemsmond: 2014 en Inleiding en aanleiding Het subsidiebedrag voor Biblionet bleek vanaf 2013 niet voldoende te zijn om het huidige voorzieningenniveau te bekostigen. Zowel het niet langer indexeren van de subsidie, als sterk gestegen kosten waren daar debet aan. De begroting is (in 2012) voor 2013 met een noodgreep sluitend gemaakt. Toen werd al duidelijk dat het vanaf 2014 wenselijk is een andere koers te varen. Vanaf het voorjaar van 2013 is, in samenspraak met Biblionet Groningen, gezocht naar een toekomstbestendige vorm en structuur voor het bibliotheekwerk in de gemeente Eemsmond. Deze notitie is een uitwerking van de zoektocht. 1.2 Missie en visie Missie: waar zijn we als gemeente voor? In de nota Kunst en cultuurbeleid staat het volgende met betrekking tot de bibliotheekvoorziening in de gemeente Eemsmond: De gemeente zet in op behoud van de functie bibliotheek en op kwaliteit van het aanbod. Hieruit hebben we de volgende missie, meer specifiek gericht op de huidige situatie, geformuleerd: De gemeente Eemsmond faciliteert de bibliotheekvoorziening. Uitgangspunten hierbij zijn: het in stand houden van een fysieke bibliotheek en adequate dienstverlening die realiseerbaar zijn binnen de financiële kaders. De kwaliteit van de collectie en de educatieve dienstverlening passen bij de behoefte van de bewoners Visie: wat willen we wanneer bereiken? Om de bovenstaande missie te realiseren zijn de volgende doelstellingen geformuleerd: Voor iedere inwoner van de gemeente Eemsmond is de bibliotheekvoorziening toegankelijk (digitaal en/of fysiek) de bibliotheekvoorziening bestrijdt taalachterstanden en laaggeletterdheid (educatie en basisonderwijs) De bibliotheekvoorziening behoudt aantrekkingskracht in tijden waarin het gebruik terug loopt De bibliotheekvoorziening wordt efficiënt uitgevoerd Deze doelstellingen zijn leidend geweest bij de uitwerking van de scenario uitwerking om te komen tot een toekomstbestendige bibliotheekvoorziening in de gemeente Eemsmond. De wanneer-en-hoezijn-de-doelstellingen-gerealiseerd vraag wordt aan het einde, in de tabel beantwoord. 1.3 Leeswijzer In deze notitie wordt eerst beschreven wat er de afgelopen periode heeft plaatsgevonden rondom Biblionet Groningen. Daarop volgt een korte beschrijving van de relevante ontwikkelingen die een rol spelen in de nabije toekomst. Vervolgens wordt de uitwerking van een scenario voor een toekomstbestendige bibliotheekvoorziening in de gemeente Eemsmond beschreven. In paragraaf vijf wordt, aan de hand van tabellen, uitgewerkt hoe de scenario uitwerking zijn beslag krijgt in de tijd. Ten slotte wordt kort ingegaan op de deelbegroting voor 2014 van Biblionet Groningen. 1

2 2. Recente ontwikkelingen Biblionet 2.1 Een korte terugblik: 2012/begin 2013 Tot 2013 was Biblionet op clusterniveau georganiseerd. Eemsmond maakte deel uit van het cluster Hunsingo. In 2012 is een toekomstscenario bibliotheken voor het cluster Hunsingo opgesteld, waarin de opties zijn opgenomen die zouden kunnen bijdragen aan toekomstbestendige bibliotheekvoorzieningen in het gebied. De aanleiding was dat de subsidies niet meer voldoende waren om het bestaande voorzieningenniveau te handhaven. De drie kernfuncties lezen, leren en informeren vormden de kern van de bibliotheek in de toekomst. De digitalisering en de bezuinigingen door zowel gemeenten als de provincie waren voor Biblionet de belangrijkste ontwikkelingen waarop moest worden geanticipeerd. In december 2012 heeft het college kennisgenomen van het document, deze is toen overigens per abuis naar de raadsleden verzonden. Vervolgens heeft het college in maart van dit jaar besloten dat de scenario s verder dienden te worden uitgewerkt en de raad geïnformeerd over dit besluit middels een memo. Ten slotte is op 1 juli (formeel) de toekomst scenario bibliotheken ter kennisgeving aan de raad toegezonden. Daar is een memo aan toegevoegd met de stand van zaken van dat moment. 2.2 Verandering in samenhang: gezamenlijke visie op de uitvoering van het bibliotheekwerk in de provincie Groningen. In 2013 heeft een reorganisatie plaatsgevonden waardoor de clusterstructuur zoals die in de provincie Groningen bestond is losgelaten. De, soms pijnlijke, gevolgen van deze reorganisatie zijn in de loop van 2013 voor de gemeenten zichtbaar geworden. Medio 2013 zijn, in samenspraak met de VGG, de gemeenten op provinciaal niveau (in plaats van individueel) de gesprekken opgestart met Biblionet over deze gevolgen. Dit heeft geresulteerd in een gezamenlijke visie voor de middenlange termijn Verandering in samenhang Deze notitie schetst een beeld op hoofdlijnen. Hierbij komen aan de orde: de belangrijkste ontwikkelingen in de bibliotheekbranche, visie gemeenten en provincie, beleidsprioriteiten overheden en het profiel van Biblionet Groningen. Doel van de visie is voorkomen dat de bibliotheekvoorziening in de provincie sterk verschraalt door ongecoördineerde bezuinigingen. De lokale uitwerking van de visie is ondermeer afhankelijk van de financiële keuzes die gemeenten zelf maken. De voor de gemeente Eemsmond relevante onderwerpen die in de visie zijn opgenomen komen terug in dit advies. Om die reden wordt de inhoud van de visie op deze plaats niet verder uitgediept. De visie is als bijlage toegevoegd. De visie heeft geen formele status, maar wordt door de betrokken partijen gebruikt als uitgangspunt voor de toekomst van het bibliotheekwerk in de provincie Groningen. Naast deze ontwikkeling speelt ook nog de toekomst van het Groninger Forum in relatie tot de positie van Biblionet in deze. Gesprekken hierover tussen de bestuurlijke kopgroep, de gedeputeerde en de gemeente Groningen zijn eind september gepland. De uitkomsten van deze gesprekken worden niet voor het einde van 2013 verwacht. 2.3 Eemsmond en Biblionet: de gezette stappen sinds april 2013, in grote lijnen In maart van dit jaar heeft het college opdracht gegeven om toekomstscenario bibliotheken verder uit te werken en dat daarbij rekening moet worden gehouden met de financiële kaders die zijn 2

3 gesteld. 1 Vervolgens zijn de gesprekken hierover met Biblionet opgestart. Het idee was om te komen tot een menukaart waarbij nieuwe vormen van bibliotheekvoorzieningen (producten) met het bijbehorende financiële beeld zouden worden uitgewerkt. Omschakelen van oude vormen naar het denken in de mogelijkheden van nieuwe vormen heeft maanden gekost. Hierbij zijn verschillende mogelijkheden onderzocht. Steeds leidend bij dit onderzoek waren de financiële kaders enerzijds en anderzijds de zelfredzaamheid in samenhang met de behoefte van de dorpen. 2.4 Reorganisatie 2013/2014 Biblionet is geconfronteerd met ontwikkelingen die zo snel gaan dat ze met de aanpassingen steeds achter de feiten aan lijken te lopen. De laatste reorganisatie is in augustus 2013 afgerond. Deze reorganisatie zag vooral op de ontmanteling van het clustermodel en de aanpassing van de een structuur en was een direct gevolg van de eerste bezuinigingsgolf in overheidsland: ten opzichte van 2012 daalden de inkomsten van Biblionet met 1,7 miljoen euro: dat betekent 12 % bezuinigen in Deze zomer werd Biblionet geconfronteerd met signalen van gemeenten die wezen op de noodzaak om nog verder te gaan bezuinigen op het bibliotheekwerk. Een nieuwe reorganisatie bleek onontkoombaar. Deze reorganisatie heeft, net als de vorige, consequenties voor de werkgelegenheid. Echter de nieuwe reorganisatie is kenmerkend anders dan de vorige. Doordat deze voortvloeit uit gemeentelijke bezuinigingen wordt de nieuwe reorganisatie op gemeenteniveau uitgevoerd. Gesprek met het UWV hiertoe heeft op 23 augustus 2013 plaatsgevonden. De reorganisatie moet vervolgens vertaald worden naar een (nieuwe vorm van de) begroting van Biblionet en aanpassingen in de structuur. Vervolgens moeten de frictiekosten in de begroting worden opgenomen. De uitwerking hiervan krijgt zijn beslag in de gemeente specifieke deelplannen, ook wel deelbegroting genoemd. 24 september 2013 heeft, onder de vlag van de VGG een regionale bijeenkomst plaatsgevonden waarin door dhr. Middelveld (Raad van Bestuur Biblionet) is aangegeven dat Biblionet druk doende is met deze ontwikkeling te vertalen naar een totaalplaatje, waarbij voor alle 23 Groninger gemeenten een sluitende begroting wordt gemaakt. 2.5 Structuur provinciaal versus gemeentelijk De gemeenten, provincie en Biblionet willen de provinciale netwerkstructuur overeind houden. Dit betekent dat zaken als bijvoorbeeld de collectievorming naar een centraal punt worden gebracht. Een voordeel hiervan is dat ook de minder gangbare titels, waar klanten over de hele provincie gericht naar vragen, in de collectie kunnen worden opgenomen. De leners van alle deelnemende gemeenten hebben toegang tot deze collectie. Ook wordt het beleid voor de leesbevordering op provinciaal niveau bewaakt. De kosten van de consulenten die het beleid uitvoeren worden teruggebracht naar de gemeenten. 1 In eerste instantie is aangegeven dat Eemsmond de subsidie niet indexeert en dat daardoor het niveau van 2012 als uitgangspunt moest worden genomen. In een later stadium kwam daar een bezuinigingsopdracht van 10% bovenop. 3

4 3 Relevante ontwikkelingen in de nabije toekomst Naast de bezuinigingen spelen nieuwe wetgeving, krimp, digitalisering en toenemende beroep op de civil society een belangrijke rol bij het toekomstbestendig maken van het bibliotheekwerk. 3.1 Wetgeving De huidige wetgeving past niet meer bij de praktijk, om die reden is een actualisatie van de wetgeving aangekondigd. De nieuwe bibliotheekwet, waarin de taak van het Rijk ten aanzien van de digitale bibliotheek verankerd zal worden, zal niet eerder dan 2015 van kracht worden. De wet gaat uit van een uitname uit het gemeentefonds om daarmee centraal budget vrij te maken ten behoeve van de inkoop van digitale content. 3.2 Digitalisering en educatieve ondersteuning De digitalisering van de samenleving is een feit. Kinderen maken op steeds jongere leeftijd gebruik van het internet en social media. Dit vraagt om begeleiding. Daarom is media wijsheid een belangrijke onderdeel van de educatieve ondersteuning die Biblionet biedt. 3.3 Civil society en de inzet van vrijwilligers De civil society is een belangrijk fenomeen geworden in de sociale infrastructuur. Dit staat in direct verband met de opkomst van de WMO. Essentieel hierbij zijn werven en binden van vrijwilligers, faciliteren van organisaties en ondersteuning om vrijwillige inzet mogelijk te maken. De vanzelfsprekendheid dat de overheid alles regelt gaat niet meer op. De dagelijkse leiding, administratieve en financiële processen, automatiseringssystemen en klachtvraagafhandeling wordt door de betaalde krachten uitgevoerd. Biblionet zet vrijwilligers op dit moment vooral in bij de uitleentaken: 550 over de provincie verdeeld. In de toekomst zouden deze taken mogelijk kunnen worden uitgebreid, begrenst door de CAO voor openbare bibliotheken. 4. Het scenario voor een toekomstbestendige bibliotheekvoorziening in Eemsmond 4.1 De doelstellingen Bij de scenario uitwerking zijn we uitgegaan van de volgende doelstellingen: Voor iedere inwoner van de gemeente Eemsmond is de bibliotheekvoorziening toegankelijk (digitaal en/of fysiek); de bibliotheekvoorziening bestrijdt taalachterstanden en laaggeletterdheid (educatie en basisonderwijs); De bibliotheekvoorziening behoudt aantrekkingskracht in tijden waarin het gebruik terug loopt en De bibliotheekvoorziening wordt efficiënt uitgevoerd. 4.2 Behouden van de bibliotheek in Uithuizen en Warffum In de gemeente Slochteren is ervoor gekozen om alle bibliotheken te sluiten en hiervoor zogenaamde servicepunten in te richten. Voor Eemsmond is dit geen reële optie. Er wordt belang gehecht aan een adequate dienstverlening en daar past een echte bibliotheek bij. Om de dienstverlening te optimaliseren krijgt de bibliotheek van Uithuizen een centrumfunctie voor de gemeente. Dit betekent onder meer dat de openingstijden worden verruimd en de collectie wordt vergroot. Alle dienstverleningsmogelijkheden worden in Uithuizen uitgevoerd. In de praktijk zien we 4

5 dat de bibliotheek in Uithuizen al een centrale functie heeft: leners van Warffum, de kleinere vestigingen en de bibliobus maken in toenemende mate gebruik van Uithuizen. De bibliotheek in Warffum zal in de toekomst de functie van een servicepunt krijgen. Hierbij wordt niet ingezet op verruiming van openingstijden. Door het HHC heeft de bibliotheek in Warffum een bijzondere rol: met name door de uitgebreide mediatheek wordt er veel geleend door leden van buiten de gemeente. Het huidige dienstverleningsniveau blijft gehandhaafd. Voor beide bibliotheken bestaat de wens om te moderniseren, verbouwen en herinrichten. Hiervoor zal incidenteel budget geraamd worden. Met betrekking tot de kostenverdeling moeten nadere afspraken worden gemaakt met Biblionet. De panden in Uithuizen en Warffum zijn in eigendom van Biblionet. De portefeuillehouder heeft nadrukkelijk de wens uitgesproken dat Ability hierbij, waar mogelijk, ingezet wordt. 4.3 Sluiten van de vestigingen in Uithuizermeeden en Usquert De Toekomst scenario Bibliotheken van Biblionet uit 2012 wees al in de richting van het sluiten van de bibliotheken in Uithuizermeeden en Usquert. Dit scenario is als bijlage toegevoegd. De volgende omstandigheden liggen hieraan ten grondslag. In de eerste plaats het aantal abonnees. In de tweede plaats het gedrag van de leners van zowel binnen de gemeente als erbuiten. Daarnaast speelt bij de keuze voor Warffum ten nadele van Uithuizermeeden de combinatie met het HHC een belangrijke rol. De school draagt bij aan de kosten voor huisvesting, collectie en mediathecaris. Voorgesteld wordt om de vestigingen in Usquert en Uithuizermeeden per te sluiten. Op dat moment zijn de afhaalpunten nog niet gerealiseerd. Om dit hiaat op te vullen kan de bibliobus in beperkte mate worden ingezet. 4.4 Extra dienstverlening ten behoeve van het basisonderwijs De leesbevordering voor de doelgroep van 0-12 jarigen wordt als zeer belangrijk ervaren. Niet alleen door de gemeente, maar ook de bewoners van met name Uithuizermeeden hebben hiervoor aandacht gevraagd. Om die reden wordt een deel van de mensen en middelen die vrijvallen door de sluiting van de beide vestigingen ingezet voor extra dienstverlening aan het onderwijs. De medewerkers die hiervoor verantwoordelijk zijn worden consulent en/of medewerker leesbevordering en informatievaardigheden genoemd. Hier is ook de rol met betrekking tot mediawijsheid of mediabewustzijn van met name jongeren ondergebracht. 4.5 Nieuwe vorm: afhaalpunten In gesprek met Biblionet zijn verschillende vormen de revue gepasseerd en doorgerekend. Voor Eemsmond was het van belang een vorm te ontwikkelen die tegemoet komt aan het verlies van de dienstverlening in brede zin die ontstaat door het sluiten van twee bibliotheken en het opzeggen van de bibliobus. Echter daarnaast speelt uiteraard het kostenplaatje een evidente rol. Om tegemoet te komen aan de financiële kaders kan dit alleen worden gerealiseerd met behulp van vrijwilligers en zonder vaste lasten als bijvoorbeeld huurkosten. De voorziening die hiervoor ontwikkeld is wordt afhaalpunt genoemd. Hierbij kunnen, via internet, de boeken e.d. worden besteld. Deze worden via de centrumbibliotheek verzameld en op de afhaalpunten bezorgd. De vrijwilligers op de afhaalpunten worden voorzien van een laptop zodat zij in de gelegenheid zijn om de leners zonder internetaansluiting te helpen bij het bestellen van de boeken. 5

6 Het is de bedoeling dat in 2014 met de kernen (dorpsverenigingen e.d.) de locaties voor de afhaalpunten worden gekozen. Daarnaast is het realiseren en de inrichting van de afhaalpunten afhankelijk van de aanmelding van de vrijwilligers in de kernen zelf: zonder vrijwilligers is deze voorziening niet te realiseren. De termijn van de realisatie is daarom mede afhankelijk van de draagvlak in de kernen. Het is de bedoeling dat de afhaalpunten vanaf 2015 de bibliobus en de kleine bibliotheken volledig gaan vervangen. Vooralsnog wordt rekening gehouden met afhaalpunten voor de kernen Uithuizermeeden, Usquert en Roodeschool. Dit komt doordat vanuit die kernen al concreet is aangegeven dat daar een behoefte is om iets te realiseren. Het gesprek met Kantens, Oldenzijl, Oosteinde, Oudeschip, Rottum en Stitswerd volgt na de voltooiing van het proces in Uithuizermeeden, Usquert en Roodeschool. 4.6 Bibliobus en frictiekosten: keuze voor de korte termijn In 1994 heeft het Algemeen Bestuur van Stichting Provinciale Bibliotheekcentrale Groningen (PBCG), waarvan Biblionet de rechtsopvolger is, een besluit genomen over een rechtvaardige verdeling van de kosten als gevolg van het opzeggen van de bibliobus. Toen is besloten dat de stichting niet mag werken met een opslag voor de bibliobus om bedrijfsrisico s af te dekken. Daarbij is vastgesteld dat het rechtvaardig is dat de opzegger de achterblijvende kosten als afkoopsom vergoedt. Hierbij is gekozen voor een afkoopsom die gelijkgesteld is aan de jaarkosten van de opgezegde uren. PBCG en Biblionet Groningen hebben dit sindsdien consequent toegepast. Overigens was de gemeente Eemsmond vertegenwoordigd in het toenmalige Algemeen bestuur. Deze afspraak heeft behoorlijke financiële consequenties: na opzeggen van de bibliobus moet nog een jaar lang het volle pond worden betaald. Meerdere gemeenten overwegen op dit moment de bibliobus op te zeggen. Echter de hoogte van de frictiekosten wordt door verschillende gemeenten te hoog gevonden. Om die reden wordt, in samenwerking met de VGG, onderzocht of er op een andere manier kan worden omgegaan met deze frictiekosten. In afwachting van de uitkomsten heeft Eemsmond de opzegging van de bibliobus geschorst. Het is overigens wel de bedoeling dat de bibliobus in ieder geval vanaf 1 januari 2015 wordt opgezegd. De bibliobus zou in de tweede helft van 2014, indien nodig, ingezet kunnen worden in Uithuizermeeden. Hiervoor moet wel geschoven worden met de beschikbare sta-uren. 5. Bibliotheek in Eemsmond De toekomstbestendige bibliotheekvoorziening in Eemsmond wordt gefaseerd uitgevoerd. In de tabel is weergegeven wat, waar, wanneer gerealiseerd zou kunnen worden. Bibliotheek voorziening 2013 Bibliotheek voorziening 2014 Bibliobus x x - Bibliotheek voorziening 2015 Warffum bibliotheek servicepunt servicepunt Uithuizen bibliotheek centrumbibliotheek centrumbibliotheek Uithuizermeeden bibliotheek Bibliobus/afhaalpunt afhaalpunt Usquert bibliotheek Bibliobus/afhaalpunt afhaalpunt Roodeschool bibliobus Bibliobus/afhaalpunt afhaalpunt 6

7 Kantens bibliobus bibliobus afhaalpunt Oldenzijl bibliobus bibliobus afhaalpunt Oosteinde bibliobus bibliobus afhaalpunt Oudeschip bibliobus bibliobus afhaalpunt Rottum bibliobus bibliobus afhaalpunt Stitswerd bibliobus bibliobus afhaalpunt Tabel 1. Bibliotheekvoorziening in Eemsmond: wat, waar en wanneer Voor de afhaalpunten in de dorpen Kantens, Oldenzijl, Oosteinde, Oudeschip, Rottum en Stitswerd geldt dat deze gerealiseerd worden indien er in die dorpen daartoe een behoefte is en er voldoende vrijwilligers kunnen worden geworven. Zoals eerder in deze notitie is opgemerkt: het proces naar de realisatie van afhaalpunten in deze dorpen volgt (meteen) nadat dit proces voor Uithuizermeeden, Usquert en Roodeschool is afgerond. De verschillen tussen de centrumbibliotheek en het servicepunt zijn minder groot dan de verschillen met de afhaalpunten. In het onderstaande tabel is opgenomen wat de verschillen zijn. Centrum bibliotheek Servicepunt Afhaalpunt Aanmelden leden Ja ja Nee Bestellen boeken Ja Ja ja Collectie aanwezig Ja beperkt nee Lenen boeken Ja ja ja Lenen mediatheek Ja ja ja Informatiefunctie Ja beperkt nee Formatie (on)bemand professionals en vrijwilligers vrijwilligers en op afstand professionals vrijwilligers Multifunctionele accommodatie Wenselijk altijd altijd Openingstijden groot deel van de week en minimaal 2 keer per week minimaal 1 keer per week avondopenstelling Tabel 2: voorziening en functies 6. De deelbegroting van Biblionet voor 2014 De Deelbegroting Bibliotheekdienstverlening Gemeente Eemsmond 2014 van Stichting Biblionet Groningen is als bijlage opgenomen. Uitgangspunten bij de nieuwe deelbegroting van Biblionet voor 2014 zijn: - bibliobus blijft in 2014 rijden voor huidige urenaantal; - bibliotheek in Usquert sluit; - bibliotheek in Uithuizermeeden sluit; - de bibliotheek in Warffum blijft open en krijgt de functie van een servicepunt; - de bibliotheek in Uithuizen blijft open en krijgt een centrumfunctie voor de gemeente met verruiming van openingstijden; 7

8 - leesbevordering voor de doelgroep 0-12 jaar belangrijk. Daarom wordt een deel van de mensen en middelen die vrijvallen door sluiting Usquert en Uithuizermeeden ingezet voor dienstverlening aan het onderwijs en - deel van het collectiebudget van de vestigingen die sluiten schuiven door naar de twee bibliotheken die open blijven. De deelbegroting is sluitend, maar de kosten voor de huur van de bibliotheek in Uithuizermeeden vloeien niet terug in de gemeentekas ( ,-). Dit heeft consequenties voor de gemeentelijke begroting. Met het wegvallen van deze huurinkomsten is nog geen rekening gehouden omdat de besluitvorming door de raad feitelijk nog niet heeft plaatsgevonden. Het tekort over all zou daarmee ,- hoger uitvallen. Voor de bibliotheekvoorziening is in de begroting van Eemsmond voor 2014 nog geen rekening gehouden met de taakstellende bezuiniging van de subsidie voor de bibliotheekvoorziening van 10%. Echter, bij de opstelling van de deelbegroting door Biblionet is hier al wel op geanticipeerd. Het verschil ( ,-) zou kunnen worden gebruikt voor de huur en de incidentele kosten die moeten worden gemaakt voor de aanschaf van laptops e.d. ten behoeve van de afhaalpunten. Zie voor de hoogte van de subsidie van de gemeente Eemsmond voor Biblionet Groningen tabel 3. Het tekort in de deelbegroting voor 2014 bedraagt ,-. Deze wordt door Biblionet onttrokken aan de eigen bestemmingsreserve Herinrichting Eemsmond ( 1.500,-) en de Bestemmingsreserve Aankoop media ( ,-) , , ,- (-10%) Tabel 3: begroting gemeente Eemsmond, subsidie Biblionet