vanas medical vanas engineering Optimalisatie van medicatiebeheer in ziekenhuizen Dispenser E-lock Rotomat

Transcriptie

1 vanas medical Optimalisatie van medicatiebeheer in ziekenhuizen Dispenser E-lock Rotomat vanas medical vertegenwoordigt zowel de mogelijkheden van Vanas Engineering nv als van Vanasoft nv in de medische sector vanas engineering division W A R E H O U S E E Q U I P M E N T

2 Waarom computergestuurde medicatiekasten? Computergestuurde medicatiekasten, in het Engels vaak omschreven als Unit-Based Cabinets (UBCS), kunnen een belangrijke bijdrage leveren tot het verhogen van de medicatieveiligheid en het stroomlijnen van de medicatielogistiek om fouten bij gebruik van medicatie te vermijden. Het elektronisch voorschrift elimineert vergissingen als gevolg van een moeilijk leesbaar geschrift of het verwisselen van look-a-likes. Een geautomatiseerde geneesmiddelendistributie reduceert sterk het risico op fouten bij het picken en toedienen van medicatie maar veronderstelt dan wel een computergestuurde medicatiekast. Optimalisatie medicatielogistiek Het gebruik van UBCS laat toe de ganse logistiek rond medicatie te optimaliseren: Controle op verbruik, voorraad en vervaldatum van medicatie MINI DISPENSER Verhogen medicatie- en patiëntveiligheid De geneesmiddelenstroom in een ziekenhuis is een vrij ingewikkeld proces: het voorschrift is een opdracht van de arts, de apotheker en verpleegkundigen zorgen er voor dat de medicatie tot bij de patiënt geraakt. Er komt heel wat informatie bij kijken: de dosis, de frequentie, tijdstippen, wijze van toediening, enz. Met het oog op het verhogen van de medicatie- en dus patiëntveiligheid, willen steeds meer ziekenhuizen dit complexe proces van medicatietoediening informatiseren en automatiseren volgens het Closed Loop principe: Beter beheer van consignatievoorraden Inperken van geneesmiddelenmisbruik Optimalisatie voorraadbeheer: kleinere voorraden, geen stockbreuken, automatische herbevoorradingslijsten Minder administratie waardoor meer tijd beschikbaar komt voor de echte kerntaken van apothekers en verpleegkundigen Medicatiekasten kunnen gedecentraliseerd opgesteld worden. Hierdoor kan een betere dienstverlening gewaarborgd worden, 24 uur op 24 uur Vlotte behandeling van retours Uitgebreide rapporteringstools laten een beter beheer van de ganse supply chain toe Door een betere registratie van alle verbruikte medicatie en facturatie aan patiënt of ziekenfonds worden belangrijke financiële verliezen voor het ziekenhuis vermeden Toedieningsregistratie Patiëntendossier (EPD) Elektronisch voorschrift Checkscan & toedienen Distributie systeem Klaarzetten per patiënt (pick&pack) 2 vanas.medical your storage solution is our business

3 vanas medical Computergestuurde medicatiekasten van Vanas Engineering worden geleverd met de applicatiesoftware Pharmalogic van het zusterbedrijf Vanasoft nv. Pharmalogic is een krachtig Warehouse Management systeem (WMS), afgestemd op de logistieke processen en noden binnen de ziekenhuisapotheek (zie verder p. 8). Computergestuurde medicatiekasten van Vanas Engineering zijn inmiddels operationeel in een 100-tal ziekenhuizen binnen en buiten België. Zij werden geïnstalleerd op diverse afdelingen zoals: apotheek - verpleegeenheden - daghospitaal - chest pain unit - intensieve zorgen - oncologie - operatiekwartier - post operatieve - spoed - steriele kamers - brandwondencentrum - verloskunde... Hieronder een greep uit onze referenties: België OLV ziekenhuis Aalst Stedelijk ziekenhuis Aalst ZNA ziekenhuizen Antwerpen GZA ziekenhuizen Antwerpen Imeldaziekenhuis Bonheiden AZ Klina Brasschaat Hôpital Iris Sud (St Pierre) - Brussel Hôpital St-Jean Brussel UCL (St-Joseph) -Brussel AZ Sint-Blasius Dendermonde Emmaüs ziekenhuis Duffel, Mechelen UZA Edegem UZ Gent AZ Jessa Hasselt AZ Sint-Elisabeth Herentals CAZ Sint-Franciscus Heusden-Zolder CHR Huy RZ Jan Yperman Ieper AZ Groeninge Kortrijk CHU Tivoli La Louvière Heilig Hartziekenhuis Leuven UZ Leuven Hôpital St-Joseph Luik Clinique de l Espérance Luik Militair Hospitaal Neder-over-Heembeek AZ Damiaan Oostende Maria ziekenhuis Noord-Limburg Overpelt AZ Heilig Hart Roeselare Stedelijk ziekenhuis Roeselare AZ Ronze AZ Nikolaas Sint-Niklaas AZ Sint-Trudo Sint-Truiden AZ Sint-Andries Tielt AZ Heilig Hart Tienen AZ Vesalius Tongeren AZ Sint-Rembert - Torhout AZ Turnhout AZ Sint-Augustinus Veurne AZ Jan Portaels Vilvoorde AZ OLV van Lourdes Waregem Rusthuizen OCMW Brugge Noorwegen Bergen Prison, Bergen Betanien hospital, Betanien Sykehuset in Ostfold, Frederikstad Sykehuset Modum Bad Sykehuset in Ostfold, Moss Namsos Legevakt, Namsos Oya Helsehus, Oya Sykehuset Stokmarknes Zweden Boras Hospital, Boras Zwitserland Schulthess Klinik, Zurich tel.+32 (0)

4 vanas engineering DISPENSER De dispenser is een compact, modulair opslag- en distributie systeem voor onder andere: verdovende middelen, geneesmiddelen, kleine prothesen, implantaten... De schuifladen gaan telkens slechts zover open dat enkel het gevraagde aantal genomen kan worden. De lades zijn verkrijgbaar in diverse afmetingen (hoogtes en breedtes) en over 26 hoogteposities (niveaus). voordelen gecontroleerde in- en uitname van medicatie of andere op niveau van het individuele product (unidose) automatisch genereren van lijsten, vb. medicatie per patiënt, ophalen van herbevoorradingslijsten, ophalen van artsenlijsten, terugkoppeling van verbruiken voor facturatie enz interface mogelijk met bestaande beheersoftware of apotheekpakket reeds aanwezig in het ziekenhuis eenvoudig in gebruik opname en teruggave mogelijk medicatie of medische hulpmiddelen zijn 24/24h beschikbaar 4 vanas.medical your storage solution is our business

5 vanas medical e-lock schuifladenkast & compartment control De Lista schuifladenkasten zijn al jaren synoniem voor hoogwaardige Zwitserse kwaliteit. Een E-lock kast is voorzien van een individuele ladevergrendeling. Deze kasten worden gebruikt voor opslag en distributie van o.a.: medicatie, perfusies, verbandmaterialen, prothesen, implantaten, Sommige medicatie of medische hulpmiddelen hebben echter meer bescherming nodig dan andere. Compartment Control (CC) zorgt hierbij voor een flexibele oplossing door van een schuifladenkast een dynamisch, logistiek instrument te maken met meer rendabiliteit en extra veiligheid: Elke lade kan gecompartimenteerd worden door inbouw van inzetramen. Elk vak is afsluitbaar en kan individueel aangestuurd worden. De aparte vakken zijn in verschillende afmetingen verkrijgbaar waardoor iedere lade individueel kan ingericht worden. Er zijn 7 verschillende modules beschikbaar, respectievelijk met 2, 4, 6, 9, 12, 18 of 36 vakken per lade. Het systeem kan aangepast worden in functie van eventuele nieuwe vereisten, wanneer bvb. de inhoud wijzigt. Bijkomende modules kunnen op ieder moment geïntegreerd worden. Zo is de investering over een langere periode gewaarborgd. voordelen gecontroleerde in- en uitname van medicatie, verbandmaterialen, enz. op niveau van de volledige lade of compartiment. één PC/touchscreen voor één of meerdere kasten E-lock mogelijk op alle Lista schuifladenkasten, CC inbouwbaar in bestaande Lista schuifladenkasten mogelijkheid tot stockeren van grotere volumes opstelling: apart of in combinatie met andere opslagsystemen bvb. als uitbreiding van een dispenseropstelling automatisch genereren van lijsten, vb. medicatie per patiënt, ophalen van herbevoorradingslijsten, ophalen van artsen lijsten, terugkoppeling van verbruiken voor facturatie, enz interface mogelijk met bestaande beheersoftware of apotheekpakket reeds aanwezig in het ziekenhuis eenvoudig in gebruik opname en teruggave mogelijk medicatie of medische hulpmiddelen zijn 24/24h beschikbaar tel.+32 (0)

6 vanas engineering vakkenkast Voor de gecontroleerde opslag van producten met lage intrinsieke waarde in grotere volumes (verbandmaterialen, instrumenten, perfusies...) De elektronisch vergrendelde deuren van elk vak kunnen voorzien worden van een kijkvenster uit plexiglas. De handgreep van de vrijgegeven deur licht op via een LED. Deuren verkrijgbaar in 3 verschillende hoogtes: 154, 254 of 515 mm) Wordt in principe ingezet als slavekast. Indien gebruikt als masterkast is het noodzakelijk om naast de kast een touch PC te voorzien. Katheterkast Speciaal ontwikkeld voor de gecontroleerde opslag van katheters. Leverbaar in modules met 3 vakken met elektronisch vergrendelbare deuren. Elk vak voorzien van 100% uittrekbare panelen (1500 mm hoog) die aan beide zijden voorzien zijn van verstelbare haken voor de ophanging van katheters. 6 vanas.medical your storage solution is our business

7 vanas medical Hänel Rotomat De Hänel Rotomat is een verticale carrousel om geneesmiddelen compact op te slaan. Bij picking worden de producten naar de gebruiker gebracht en niet omgekeerd. Mogelijkheid voor opstelling van werktafels en klaarzettafels Ter hoogte van de Rotomats kunnen allerhande werktafels en klaarzettafels opgesteld worden in diverse uitvoeringen (mobiel of vast, al dan niet voorzien van schuine oplegborden, in de hoogte verstelbaar enz.) voor de voorbereiding van de medicatiedistributierondes. Opstelling in combinatie met andere machines Rotomats kunnen perfect gecombineerd worden met ontblisterings- en herverpakkingsautomaten om een semi-geautomatiseerde organisatie van de medicatiebedeling te bewerkstelligen. Door Vanasoft werd bijhorende software ontwikkeld. Pharmalogic.Extended is een WMS-systeem (warehouse management system) dat is afgestemd op de logistieke processen binnen een ziekenhuisapotheek. (zie p. 10) De inzet van Rotomat carrousels laat toe sterk te besparen op de benodigde oppervlakte voor de stockage van geneesmiddelen en eveneens op de pickingtijd. Ook gekoelde Rotomats die een temperatuur kunnen garanderen variërend tussen de 3 en 8 graden zijn verkrijgbaar. Door het gebruik van Rotomats kan de vrijgekomen grondoppervlakte aangewend worden voor andere activiteiten die de efficiëntie van de picking verhogen of die de ergonomie van de apotheekwerking ten goede komen : Meer loopruimte De uitname-opening van een Rotomat bevindt zich op ergonomische hoogte. Meerdere personen kunnen simultaan pickings uitvoeren, hetzij lijst per lijst of in batch. Pickings zijn mogelijk per patiënt, per afdeling, per cluster... Samen met de apotheekverantwoordelijke bekijkt Vanas Engineering de meest ideale opstelling voor de carrousels. Vanas Engineering beschikt over logistieke medewerkers die samen met de betrokken ziekenhuisverantwoordelijken de meest optimale inplanting van de Rotomat carrousels kunnen bestuderen in het kader van de totale goederenstroom (externe leveringen, intern goederenverkeer, loketfunctie, pickings, retours, reservaties ) om en rond de apotheek. tel.+32 (0)

8 vanas engineering medicatiewagens Naargelang de gevraagde functionaliteit, kunnen verschillende types van wagens worden aangeboden. Het is mogelijk om via een draadloze netwerkverbinding de medicatietoedieningen real time door te sturen naar uw Elektronisch Patiëntendossier. In combinatie met barcodescanning - check patiënt + check medicatie(vak) - is dit de laatste stap om een volledige closed loop te realiseren in medicatieveiligheid. verdovingskoffer werkwijze elke anesthesist heeft zijn persoonlijke verdovingskoffer de verbruiken (voorschriften) worden manueel of elektronisch doorgegeven naar het apotheekpakket (evoorschrift) het apotheekpakket registreert verbruik en tarificatie op basis van de individuele verbruiken van de verdovingskoffers wordt de centrale verdovingskast aangevuld de anesthesist meldt zich aan op die kast en kan met één klik zijn persoonlijke verdovingskoffer herbevoorraden, zonder daarbij patiënten te moeten ingeven. verpakkingsmachine herverpakken van toe te dienen medicatie verzegeling van het product en/of pakket verschillende soorten formaten van zakjes, naargelang de behoefte barcodelabel van pakket en/of individueel product kan aangestuurd worden vanuit CENTRALE voorraadkast (Rotomat) of DECENTRALE voorraadkast (Dispenser of E-lock) voor acuut ziekenhuis en/of chronische zorg Basisfunctionaliteiten centrale vergrendeling modulaire indeling mogelijk lichtgewicht ingebouwd afvalbakje Add-ons wifi-mogelijkheid (autonomie d.m.v. batterij) touchscreen opbergbakken voor spuiten/naalden... extra werkvlakje enz... 8 vanas.medical your storage solution is our business

9 vanas medical software Vanasoft, een zusterbedrijf van Vanas Engineering, is gespecialiseerd in de ontwikkeling van logistieke software. Jarenlange expertise in logistieke toepassingen vormen de basis voor de ontwikkeling van software die beantwoordt aan de specifieke noden omtrent de opslag en distributie van geneesmiddelen en medische hulpmiddelen in ziekenhuizen en andere instellingen in de zorgsector. Zowel bij onze industriële als bij onze medische toepassingen blijft de mogelijkheid om te kiezen voor een gestandaardiseerde oplossing of maatwerk die volledig aan uw wensen beantwoordt. Er werden reeds diverse softwaretools ontwikkeld die de logistieke processen verbeteren en/of de medicatieveiligheid verhogen: WMS-software voor opslag en distributie van geneesmiddelen in de centrale apotheek, al dan niet in combinatie met een carrouselsysteem (Rotomat). Drop-to-light systeem voor snelle en foutloze picking van vb. perfusies in het centrale magazijn. Software voor beheer en opslag van stalen (bloed, urine) in een gekoeld carrouselsysteem. Software voor de geautomatiseerde distributie van geneesmiddelen en verdoving op afdelingsniveau via Dispenser en E-lockkasten Software voor het beheer van afdelingsvoorraden via een Canban-systeem. Controlesoftware bij de toediening en registratie van medicijnen (bedside scanning) o p s l ag en distribu t i e va n geneesmiddelen en medische hulpmiddelen voorraadbeheer picking time management ZIS interface historiek systeemintegratie interface medicatie beheer W e b V i e w e r Report i n g i n s l ag i n t e r n p i c k i n g Goods IN Manueel Batch-inslag Labeling Check scanning Verplaatsen Inventaris Bulk to pick (replenishment) Manueel Orderpicking Batchpicking Auto-distributie Checkscanning Picking list Distributielijst Klaarzetlijst Drop-To-Light Naschrift Herbevoorradingslijst Goods OUT H a r dwa r e Interfac i n g vanasoft Rotomat E-lock Dispenser Batch Printing Scanning DTL (Drop-To-Light) data IN W a r e h o u s e Manag e m e n t data OUT Artikeldata Ontvangstdata Distributielijst Picklist E-voorschrift Artikelbeheer Locatiebeheer Zonebeheer Vaste locaties Vrije locaties FiFo/LiFo Bulklocatie vs picklocatie Lotcontrole Vervaldatumbeheer Blokkeren van locaties Inslagbevestiging Pickbevestiging Verbruiksbevestiging Kostenplaats Inventariscorrectie Voorraadniveau MS SQL-Serv e r tel.+32 (0)

10 vanasoft pharmalogic.extended Pharmalogic.Extended is een WMS-systeem (Warehouse Management System) dat afgestemd is op de logistieke processen binnen de apotheek en kan zowel met een carrouselsysteem (vb. Hänel Rotomat) als in combinatie met klassieke rekken gebruikt worden. Naast het beheer van de locaties en de voorraad is het mogelijk om per product het lotnummer en de vervaldatum bij te houden. Dit geeft o.a. de volgende voordelen: u kan te allen tijde een lijst opvragen van alle vervallen producten en hun locaties om deze achtereenvolgens naar de uitnameopening van de Rotomat te laten brengen. u kan alle locaties opvragen voor een bepaald product of waar een bepaald lotnummer is opgeslagen. Pharmalogic.Extended is voorzien van een bi-directionele interface en communiceert met het centrale apotheeksoftwarepakket of het ZIS (ziekenhuisinformatiesysteem). Er werden reeds interfaces gerealiseerd met de apotheekpakketten van Infohos, Partezis, Cegeka, Medsoc, Polymedis alsook met specifieke ziekenhuissystemen in universitaire ziekenhuizen. distributielijsten per afdeling of per patiënt de werkelijk gepickte aantallen per afdeling of per patiënt inventaris- of voorraadaanpassingen Na het inlezen van de distributielijsten, kan in Pharmalogic. Extended beslist worden om lijst per lijst af te werken of om meerdere lijsten samen te nemen. Bij gegroepeerde lijsten moet de Rotomat minder bewegingen uitvoeren omdat geneesmiddelen die voor verschillende lijsten nodig zijn in één keer gepickt kunnen worden. Er kan alsnog geopteerd worden om producten per order en eventueel per patiënt uit te splitsen. Volgende gegevens kunnen uitgewisseld worden: artikelgegevens (formularium) vervaldatum en lotnummer per herbevoorrading centrale apotheek ZIS / Apotheeksoftware Pharmalogic Extended Inslaglijsten Distributielijsten / voorschriften Retours Naar de afdeling Bevestiging of correctie inslag/picking Distributielijst Retours Manuele inslag/picking 10 vanas.medical your storage solution is our business

11 vanas medical Technische fiche: Basisfuncties Artikelbeheer - artikelmasterdata Import artikeldata uit Excel Locatiebeheer - vast/vrij/fifo Beheer van bufferstock (wat niet onmiddellijk in Rotomat kan) Zoeken - snelzoeken met strings of onderdelen van strings Voorraadbeheer - minimum voorraad - maximum voorraad Inventariscontrole - nulcontrole/stock correctie Alarmlijst è herbevoorrading Beheer van lotnummer en vervaldatum per artikel Historiek - rapportering met export naar Excel Gebruikersbeheer paswoord/badge Database - backup MS SQL, MS Access Automatische import van artikelfiche Automatische orderimport uit apotheekpakket: inslag/picking Automatische orderbevestiging naar apotheekpakket: inslag/ picking Automatisch export/import van stocksynchronisatiebestand Orderpicking met routeoptimalisatie Batchpicking met routeoptimalisatie en onmiddellijke uitsplitsing Extensies & opties Beheer afdelingsvoorraad via canban systeem Aanpassingen en interfacing op maat kanban systeem Een mooi alternatief van geautomatiseerd beheer, wanneer de afdelingsvoorraad niet opgeslagen wordt in een medicatiekast, is het beheer via een kanban of 2-bin systeem. Op de afdeling bevindt zich dan een rek of een (niet-computergestuurde) kast waarbij, per artikel, 2 identieke locaties voorzien worden. Wanneer de eerste locatie leeg is, begint men te picken uit de tweede. Ondertussen wordt de eerste locatie opnieuw aangevuld tot zijn maximum voorraad. Wanneer de tweede locatie leeg is, begint men opnieuw te picken uit de eerste enz. Dit logistieke proces kan perfect beheerd worden door Pharmalogic.Extended in combinatie met een handterminal. Elke locatie op de afdeling moet voorzien worden van een barcode die uniek is voor het product dat er gestockeerd wordt. Per tijdsinterval (dag, halve dag, om de 2 dagen) passeert de apotheker of assistent op de afdeling, scant de afdelingscode alsmede alle artikelnrs. van producten waarvan één locatie leeg is. Van zodra terug in de apotheek, wordt het geheugen van de handterminal doorgestuurd naar Pharmalogic. Extended die voor elke afdeling de overeenkomstige picklist zal genereren. centrale apotheek Pharmalogic.Extended canban locaties Afdeling 1 Afdeling 2 Afdeling N tel.+32 (0)

12 vanasoft pharmalogic.dispenser Deze software wordt gebruikt voor het beheer en de aansturing van de geautomatiseerde distributiesystemen zoals: Dispenser (pag. 4) E-lock schuifladenkast (pag. 5) CC schuifladenkast (pag. 5) Vakkenkast (pag. 6) die herbevoorraad worden vanuit de centrale apotheek en op diverse afdelingen geïnstalleerd kunnen worden. Ziekenhuis Informatie Systeem (ZIS) Pharmalogic.Dispenser software is zeer gebruiksvriendelijk en verzorgt de toegangscontrole, het artikel-, locatie- en voorraadbeheer van de systemen en is integreerbaar met bestaande apotheekpakketten en ziekenhuisinformatiesystemen. Via eenvoudige touchscreen-interfaces kan het verplegend personeel heel snel en op een gebruiksvriendelijke manier geneesmiddelen of andere medische hulpmiddelen, op een gecontroleerde wijze, uit de kasten halen. De uitgifte gebeurt steeds op naam van een patiënt en wordt automatisch doorgegeven aan het apotheekpakket. Op basis van de verbruiken wordt door uw tar-fac-pakket correct gefactureerd en worden herbevoorradingsdocumenten aangemaakt. Formularium Toegangscontrole Patiëntendata Verbruiken Herbevoorrading Niettegenstaande op een snelle manier, via een gebruiksvriendelijke userinterface, producten kunnen uitgenomen worden heeft een Dispenser het hoogste beveiligingsniveau. Men voert achtereenvolgens volgende handelingen uit: identificatie via user-id & paswoord fingerprint controle badge reader barcodescanner in functie van bevoegdheden (arts, verzorgende, verpleegkundige, apotheker) wordt toegang verleend tot bepaalde functies selectie van de patiënt uit een lijst, die verschijnt na keuze uitname selectie van de arts (indien aan de patiënt nog geen arts gekoppeld is) selectie van product aantal eenheden van het product 12 vanas.medical your storage solution is our business

13 vanas medical vanasoft Technische fiche Pharmalogic.Dispenser Basisfuncties Beveiligd aanmelden via login en paswoord Uitname Bevoorraden (manueel of via e-bevoorradingslijst) Retour Inventaris Ophalen patiëntenlijst eigen afdeling uit ZIS Ophalen patiëntenlijst van een andere afdeling uit ZIS Ophalen artsenlijst Doorsturen van acties (uitname, bevoorrading, retour, inventaris naar ZIS Historiek van alle acties Nooduitname MS SQL, MS Access Extensies & opties Logon via vingerafdruk Uitname op elektronisch voorschrift Instellen standaard arts Gereserveerde lade of locatie voor patiëntvoorraad Afdruk uitnameticket of ogenblikkelijk naschrift Zoeken op generieke naam of alternatieven Identificatie patiënt via scanning dossiernummer Bufferuitname (alles ingeven om vervolgens alles na elkaar uit te nemen) Producten voorradig op andere afdeling? Consultatie historiek op afstand Ingave uitnamelijst van op afstand Logische en fysische sets Aanpassing en interfacing op maat (HL7, ASCII op databaseniveau) Technische fiche Pharmalogic.Manager Basisfuncties Gebruikersbeheer manager en kasten op afdeling Ophalen patiënt gegevens uit ZIS via HL7 of ASCII Doorsturen verbruik naar ZIS via HL7 of ASCII Uitgebreide historiek van de activiteiten op de afdelingen Geneesmiddelenbeheer (formularium) Geneesmiddelenbeheer voor kasten op afdeling Locatiebeheer van de kasten op afdeling Artsenbeheer Manuele en automatische rapportering: naschriften, verbruikslijsten Manuele en automatische aanmaak van herbevoorradinslijsten MS SQL, MS Access Extensies & opties Aanpassingen en interfacing op maat (HL7, ASCII op databaseniveau) Herbevoorrading In beide architecturen worden de herbevoorradingslijsten in de apotheek afgedrukt per kast, hetzij door Pharmalogic hetzij door ZIS. Deze lijsten dienen als pickinglijsten in de apotheek maar kunnen eveneens elektronisch verstuurd worden naar Pharmalogic.Dispenser. Integratie met ZIS (Ziekenhuisinformatiesysteem) rechtstreeks De medicatiekasten, die op verschillende plaatsen in het ziekenhuis staan, communiceren rechtstreeks met het ZIS. De IT-infrastructuur blijft beperkt in die zin dat men in de apotheek geen bijkomende software, PC s of servers dient te installeren. Alle nodige info is reeds beschikbaar in het apotheekpakket / ZIS aanmelden Pharmalogic Manager ZIS patiënten onrechtstreeks (zie schema hiernaast) Indien geen rechtstreekse interfacing met ZIS of apotheekpakket mogelijk is, kan er in de apotheek gewerkt worden met een centrale software Pharmalogic.Manager. Deze software communiceert enerzijds met alle kasten en anderzijds met het ZIS-systeem. Pharmalogic.Manager dient op elke individuele kast geïnstalleerd te worden en wordt complementair aan Pharmalogic. Dispenser gebruikt. verbruiken herbevoorrading tel.+32 (0)

14 vanasoft elektronisch voorschrift Een elektronisch voorschrijfsysteem is niet louter een systeem waarbij de arts voorschriften opmaakt via een laptop of PC ipv ze manueel uit te schrijven, maar het maakt daarentegen wel deel uit van een EPD-systeem (elektronisch patiëntendossier). In zo n systeem wordt het voorschrift geïnitieerd door de arts die voor een welbepaalde patiënt een geneesmiddel voorziet voor een welbepaalde termijn en volgens een welbepaalde posologie. Na elektronische validatie door de apotheek resulteren deze voorschriften in klaarzetlijsten die gegenereerd kunnen worden per patiënt en vervolgens opgeroepen kunnen worden op de Dispenser of E-lockkast. Op basis van deze lijsten worden de schuiven van de medicatiekasten automatisch aangestuurd en kunnen de geneesmiddelen klaargezet worden. Eén en ander wordt automatisch bevestigd in het EPD en tot slot dient de verpleging enkel nog te bevestigen dat het geneesmiddel werd toegediend. klaarzetten bedside scanning Dit is een controlesoftware die gebruikt wordt om het laatste traject van het geneesmiddel tussen de kast en de patiënt te beveiligen. Bedside scanning is een toepassing die steeds gebruikt wordt in combinatie met een EPDsysteem. Bij het afwerken van de klaarzetlijst gaat de medicatie van elke individuele patiënt in een respectievelijk bakje. Dit bakje wordt voorzien van een barcode die ter plaatse wordt afgedrukt. In het geval het bakje een vaste barcode heeft, wordt deze ingescand. Alvorens de medicatie toe te dienen aan de patiënt, wordt de polsbarcode van de patiënt en de barcode op zijn geneesmiddelenbakje gescand. Deze worden met elkaar vergeleken. Indien overeenstemming, zal de toe te dienen medicatie vervolgens nogmaals geverifieerd worden op juistheid. Proces 1) elektronisch voorschrift 2) medicatie in bakjes/zakjes per patiënt klaarzetten 3) barcodelabel printen 4) barcodelabel op medicatiebakje/zakje kleven 5) transport naar patiënt / bed 6) vooraleer medicatie toe te dienen wordt er gecheckt: - patiëntid = ID op medicatiebakje/zakje - medicatie = medicatie op huidig voorschrift - OK = toedienen - niet OK = medicatie wijzigen 7) confirmatie toediening Verpleegafdeling - Medicatiebeheer Apotheek 14 vanas.medical your storage solution is our business

15 vanas medical Pharmalogic.labo Dit pakket wordt gebruikt in combinatie met een gekoeld carrouselsysteem (zie Hänel Rotomat p. 7)). Stalen (vb. bloed, urine,...) worden bewaard in geconditioneerde omstandigheden voor een voorafbepaalde periode. Pharmalogic.Labo identificeert elk buisje op basis van een dossiernummer en houdt de locatie bij waar het bewaard wordt in het carrouselsysteem. Achteraf kan door eenvoudige scanning van een barcode (dossiernr.) het carrouselsysteem automatisch aangestuurd worden om de respectievelijke stalen naar de uitgifte-opening te brengen. Via checkscanning wordt gecontroleerd of men effectief het juiste staal genomen heeft. pharmalogic.pickstation Deze software wordt ingezet in het magazijn van de apotheek voor het optimaliseren van het verzamelproces van gepalletiseerde of in kartonnen dozen verpakte goederen zoals bv. perfusies. Onder iedere locatie van de respectievelijke goederen hangt een Drop-To-Light module. Deze modules zijn verbonden met een PC waarop de distributielijsten per dienst of per patient worden aangeleverd door het apotheekpakket of het ZIS (Ziekenhuis Informatiesysteem). Bij selectie van een distributielijst, zullen de displays onder alle te picken producten oplichten en het benodigde aantal aangeven. De bediener hoeft dus niet langer te zoeken waar de producten opgeslagen zijn, want het volstaat om de opgelichte modules te volgens en het aangegeven aantal te nemen. Door een druk op de knop wordt bevestigd dat de artikelen genomen zijn. Drop to Light flow rek Pharmalogic IN checkscanning ZIS Distributielijsten OUT Drop to Light display Technische fiche: Basisfuncties Gebruikersbeheer en toegangscontrole Automatisch locatiebeheer Identificatie van de stalen via barcode Opvragen van stalen via scanning barcode Controlescanning bij uitgifte van stalen Controle maximale opslag van stalen Historiek van de bewegingen MS SQL, MS Access Extensies & opties Aanpassingen en interfacing op maat Technische fiche: Basisfuncties Gebruikersbeheer en toegangscontrole Locatiebeheer Uni-directionele importinterface voor distributielijsten Aansturing Pick To Light modules Manuele Picking Picking per distributielijst Historiek van de bewegingen MS SQL, MS Access Extensies & opties Bi-directionele interface voor bevestiging van picking Aanpassingen en interfacing op maat tel.+32 (0)

16 CASES Apotheek emmaus vzw AZ Sint Maarten, campus leopoldstraat Mechelen Toepassing Opslag en geautomatiseerde distributie van geneesmiddelen. Opstelling 2 geïnformatiseerde carrousels (Hänel Rotomat) De apotheek van het AZ Sint Maarten (campus Leopoldstraat) te Mechelen besliste in 2008 om naast de 2 bestaande kasten in de campus Zwartzustersvest, 2 bijkomende carrouselkasten aan te kopen voor de automatisering van het pickingproces op deze campus. De apotheek van AZ Sint Maarten is het resultaat van een fusie van twee ziekenhuizen. Dit resulteerde vanzelfsprekend in meer geneesmiddelen (in kwantiteit) en meer uitgiftes van geneesmiddelen in een zelfde tijdspanne. De geneesmiddelen worden verdeeld per dienst of per individuele patiënt. De Rotomat heeft een compacte constructie, benut maximaal de beschikbare hoogte onder het plafond en realiseert zo een plaatswinst van ca. 60%! De Rotomat werkt volgens het be proefde carrouselsysteem wat betekent dat de producten naar de gebruiker komen en niet andersom. Dit resulteert in tijdwinst. In combinatie met de software Pharmalogic.Extended wordt een hoge productiviteit bereikt met een minumum aan personeel (meer mensen beschikbaar voor andere taken). Deze software zorgt voor een optimale opslag van de geneesmiddelen rekening houdend met de vervaldatum en de lotnummers van de producten. Procedure Er is een bi-directionele interface met de apotheeksoftware Infohos. Infohos stuurt de verschillende elektronische distributielijsten naar Pharmalogic.Extended. De geneesmiddelen worden gepickt per patiënt of per dienst. De Rotomats worden op een geoptimaliseerde manier aangestuurd om een maximum aan pickings te realiseren met een minimum aan machinebewegingen. De uitnameopening is voorzien van diodes die de exacte locatie van het betreffende geneesmiddel aanduiden. De informatie van de picking (omschrijving, naam van de dienst of de patiënt, aantal, ) wordt aangegeven op het display van de Rotomat. Het aantal wordt bevestigd of gecorrigeerd via het klavier van de Rotomat. Deze bevestiging of aanpassing wordt onmiddellijk teruggestuurd naar Infohos. 16 vanas.medical your storage solution is our business

17 vanas medical Intensieve zorgen verpleegafdelingen ZNA - Jan Palfijn ziekenhuis Merksem Apr. Stan Smets Er werd vastgesteld dat er vaak een groot verschil bestond tussen het aantal geleverde producten en het aantal gefactureerde producten, omdat een groot aantal van de toegediende producten niet geregistreerd werd. Men wou het financieel verlies beperken door een betere registratie en snellere facturatie. Zo werd door Vanas medical een gecontroleerd opslag- en distributiesysteem geïnstalleerd voor verdoving en geneesmiddelen op de afdeling intensieve zorgen. De Dispenser is een compact en modulair systeem voor de opslag en distributie van verdovende producten en geneesmiddelen. De E-lock schuifladenkasten worden gebruikt voor opslag en distributie van geneesmiddelen, perfusieoplossingen en ook meer volumineuze medische producten. Toepassing Gecontroleerde distributie van geneesmiddelen op de afdeling intensieve zorgen. Procedure Iedere interactie tussen de gebruiker en het systeem gebeurt via het touchscreen. De gebruiker meldt zich aan via zijn naam gevolgd door een vingerafdrukcontrole. Na selectie van de patiënt en voorschrijvende arts, krijgt de gebruiker de lijst van geneesmiddelen te zien. Na selectie van het geneesmiddel en het gewenste aantal, wordt de overeenkomstige lade ontgrendeld (hetzij in de Dispenser, hetzij in de E-lockkast). Bij de Dispenser gaat de lade slechts zover open dat enkel het gevraagde aantal genomen kan worden. Bij de E-lock schuifladenkast wordt een volledige lade ontgrendeld. Zodra de lade opnieuw gesloten is, wordt het verbruik automatisch doorgegeven aan het apotheekpakket voor facturatie. Dit betekent een enorme administratieve vereenvoudiging! In de apotheek worden de voorschriften a posteriori afgedrukt ter ondertekening door de betreffende arts. De overschakeling naar geïnformatiseerde systemen is voor de gebruikers probleemloos verlopen en de beoogde resultaten werden sneller gerealiseerd dan verwacht: Vóór de opstelling werd slechts 50% van de geleverde hoeveelheid gefactureerd. Een vergelijking van de resultaten over dezelfde periode een jaar later toonde een stijging tot 90% aan. Opstelling 1 Dispenser - met Pharmalogic.Dispenser 4 E-Lock kasten 1 koelkast met elektronische vergrendeling tel.+32 (0)

18 CASE: CASES zna Stuivenberg ziekenhuis Antwerpen Opstelling Verlies van geneesmiddelen Niet aangerekende geneesmiddelen Controle over de verdoving zijn zowat de voornaamste redenen geweest voor de aankoop van de geautomatiseerde opslagsystemen. De voorraad op de verschillende diensten is nu opmerkelijk lager dan voorheen, er gaat niks verloren en elk gebruikt stuk wordt terug aangevuld. De herbevoorrading van de kast wordt volledig door de apotheek gedaan. Stockcontrole en vervaldata wordt goed opgevolgd. Er is minder administratie in de apotheek. Op de afdelingen: Intensieve (I.T.E.) Hemato - Oncologie Steriele Kamer Verpleegeenheid - brandwondencentrum staan telkens volgende systemen: Dispenser - aangestuurd door Pharmalogic.Dispenser E-Lock kasten en koelkast met slot De Dispenser wordt hier voornamelijk voor de verdoving gebruikt. In de E-Lock kasten worden specialiteiten zoals perfusies, katheters, verbanden en canules opgeslagen. 18 vanas.medical your storage solution is our business

19 vanas medical spoedafdeling Universitair Ziekenhuis Antwerpen De medicatiekasten zijn zeer gebruiksvriendelijk en bieden zowel voor de gebruiker als voor de apotheek voordelen: Nogal wat verpakkingen gelijken op elkaar. Door gebruik te maken van de medicatiekasten worden vergissingen quasi volledig uitgesloten en de veiligheid opgevoerd. Beter beheer en permanente voorraadcontrole van decentrale apotheek. Communicatie met ZIS (ziekenhuis informatica systeem) Sluitende controle van de verbruiken dus ook geen verlies aan gegevens voor facturatie. Opstelling Afdelingen Spoed en Chest Pain Unit (C.P.U.) Operatiekwartier en ontwaakzaal zijn uitgerust met: Dispenser - aangestuurd door Pharmalogic.Dispenser E-Lock kasten en koelkast met slot Iedere dienst bepaalt zelf de inhoud van de automatische medicatiekasten maar in feite wordt zowat alle medicatie (dienstvoorraad) er in opgeslagen met uitzondering van bloedtransfusieproducten. tel.+32 (0)

20 CASE: CASES UZA - Universitair ziekenhuis Antwerpen Apr. Frederick Troosters In 2007, na een proefperiode van één jaar, werd besloten om naast de reeds aanwezige opstellingen op spoedgevallen, recovery, operatiekwartier en CPU, 18 verpleegafdelingen uit te rusten met Dispenser-E-lock-koelkast combinaties. Elke verpleegafdeling verkreeg op die manier haar eigen pickingvoorraad aan geneesmiddelen in een 80/20 ratio: 80% van de benodigde medicatievoorraad bevindt zich in de verpleegafdeling, tegenover 20% wordt betrokken van de centrale apotheek. De koppeling van Pharmalogic.Dispenser met het e-voorschrift van Qcare is de sleutel tot dit succesverhaal. Zowel voorraad- als persoonlijke medicatie worden gestockeerd in de kastencombinatie; de verpleegkundige kiest zelf het ogenblik van klaarzetten, terwijl ook de apotheek met souplesse de bevoorrading kan organiseren. Het aantal retourproducten naar de apotheek is fors afgenomen en niet toegediende medicatie wordt, na controle, terug in de Vanaskast geplaatst en gecrediteerd bij de patiënt. Vanaf datzelfde ogenblik komt het onmiddellijk ter beschikking voor picking voor een andere patiënt. Idem voor het papierwerk: geen voorschriften, leveringslijsten, dubbele controles meer! Bovendien kan bij een eventueel tekort of eventuele stockbreuk, in het netwerk van kasten nagegaan worden in welke opstelling(en) zich het ontbrekende product bevindt. Procedure De arts schrijft de medicatieopdracht elektronisch voor in Q-care. Dit elektronisch medisch voorschrift vertrekt dan naar de apotheek ter validatie, naar het planningsblad voor de verpleegkundige en naar de Vanaskast. De (hoofd) verpleegkundige beslist zelf wanneer hij/zij de medicatie voor de volgende 24u wenst klaar te zetten. Hij/zij roept aan de Vanaskast de betreffende patiënt op en geeft de kast opdracht de voorgeschreven medicatie vrij te geven. Deze wordt in medicatiewagens geplaatst en bij de volgende ronde(s) toegediend. Aanvullen vanuit de apotheek gebeurt snel en efficiënt, louter op basis van verbruik; de patiëntgegevens zijn immers reeds automatisch verwerkt. 20 vanas.medical your storage solution is our business