Word-macro s voor redacteuren en dtp ers

Transcriptie

1 Jan Jansen Word-macro s voor redacteuren en dtp ers EEN HANDLEIDING een uitgave van Amsterdam, 2011 janjansen@xs4all.nl

2 1999, 2011 Van Oldenbarneveldtstraat 18 hs 1052 KA AMSTERDAM tel

3 Inhoud 1 Inleiding Het probleem Uitgangspunten Stijlen 4 2 Werkwijzen Werkwijze voor de auteur Werkwijze voor de redacteur Werkwijze voor de opmaker 9 3 Beschrijving en gebruiksaanwijzing van de macro s Overzicht van sjablonen en macro s De ruimop-macro De macro rom_cijfers_kk De macro kk_codes_omz De vervang-macro De macro ondomz De macro divomz De macro s en_vn en vn_en De macro enverz en vnverz De macro dtpprep De macro kopnrs_omz De macro codeer_stijlen De macro vervang_codes De macro s codeer_qxp en codeer_ind De macro s codeer_index_qxp en codeer_index_ind 29 4 Voorbeeld van technische auteursinstructies 32 5 Demo-bestanden 34

4

5 Word-macro's voor redacteuren en dtp ers Inleiding 3 1 Inleiding 1.1 Het probleem De auteur/vertaler wil graag dat de kopij er visueel aantrekkelijk uitziet en prettig leest, maar hij moet vreemde codes als {9} intypen. Waarom eigenlijk? Wat moet de redacteur/persklaarmaker doen als de auteur niet volgens de instructies heeft gewerkt en chaotisch opgemaakte manuscripten aanlevert? Is alle opmaak verwijderen de enige oplossing? Als de opmaker de noten als apart bestand aangeleverd wil hebben, moet de redactie dan de auteurs verbieden Word-noten te maken? Wat moet de opmaker doen, als de redactie zijn werk niet goed heeft gedaan? Moet hij de kopij ontdoen van alle opmaak en helemaal opnieuw beginnen door met de muis kopje voor kopje bladzij voor bladzij aan te klikken? Uitgeverij en grafische industrie staan vaak met de ruggen naar elkaar toe. Die twee drempels overwinnen, die tussen auteur en redacteur en die tussen redacteur en opmaker, en dan één integrale aanpak van het hele traject. Met alle flexibiliteit die een uitgever nodig heeft. Liefst nog meer flexibiliteit dan nu. Dat kan. 1.2 Uitgangspunten Die flexibele aanpak hebben we ontwikkeld vanuit vier uitgangspunten. Uitganspunt 1 De auteur maakt niet op in Word, maar hij markeert de relevante tekstsoorten met stijlen. Stijlen (t/m Word 2003 opmaakprofielen genoemd) kunt u zien als labels voor tekstsoorten (zoals koppen), waaraan een vorm gekoppeld is. De Word-stijlen leveren een tijdelijke vorm voor auteur (en redacteur). Bij importeren van de kopij in InDesign of QuarkXPress kunnen de Word-stijlen worden vervangen door de stijlen of typogrammen van het opmaakprogramma met de defintieve vorm. In 1.3 gaan we dieper in op stijlen. Als de auteur gewend is om tekstsoorten te coderen met codes als {kop1}, mag dat ook. Uitgangspunt 2 De auteursinstructie moet zo eenvoudig mogelijk zijn. Als een probleem eenvoudig kan worden opgelost met een macro (een programma in Word), hoeft niemand de auteur daarmee lastig te vallen. Daardoor kan de auteur zich concentreren op wat hij écht goed moet doen. Zo mag de auteur hoofdletterwoorden (bijv. ANWB) gewoon met hoofdletters intikken, want met een macro kunnen ze achteraf gemakkelijk worden omgezet in kleine letters met kleinkapitaal. Uitganspunt 3 De auteur moet handige Word-functies, zoals Word-voetnoten en -tabellen, kunnen gebruiken. En als dat een probleem is voor de opmaker, dan laten we die deze functies door een macro omzetten.

6 Word-macro's voor redacteuren en dtp ers Inleiding 4 Zo hebben we een macro ontwikkeld die voetnoten in een apart bestand plaatst en op de nootplaats in de tekst een superieur cijfer zet met een vast nummer, als de opmaker dat wil. Uitgangspunt 4 De werkwijze is onafhankelijk van het vervolgtraject of van het opmaakpakket dat wordt gebruikt. De auteur en de redactie kunnen altijd op dezelfde manier werken. Pas na het redactionele traject kunnen macro s specifieke codes genereren: QuarkXpress-, InDesign- en zelfs XMLcodes. Voor het geval de kopij niet aan de voorwaarden voldoet, is er een macro ontwikkeld om fouten zoveel mogelijk te repareren. Op basis van deze uitgangspunten hebben we een complete set van macro s voor redactie en opmaker ontwikkeld om de auteursinstructie eenvoudig te houden en ongerechtigheden uit manuscripten te verwijderen: de ruimop-macro om automatisch taal- en spelfouten te corrigeren: de vervangmacro Word-functies (tabellen, noten, automatische nummers) om te zetten, die voor de opmaker lastig te verwerken zijn specifieke opmaakcodes te genereren die de kopij voorbereiden voor import in het opmaakprogramma. In 3.1 worden de macro s gedetailleerd besproken. 1.3 Stijlen Er zijn twee soorten stijlen: alinea- en tekenstijlen. Een alineastijl geldt altijd voor een hele alinea, een tekenstijl voor een of meer tekens of woorden binnen een alinea. Een kop is dus altijd een alineastijl en een trefwoord een tekenstijl. (In InDesign heten ze paragraph en character style, in QuarkXPress alinea- en tekstypogrammen). Door stijlen te gebruiken kan de auteur inhoudelijk blijven denken: dit is een paragraafkop, en hij kiest de bijbehorende stijl (bijv. k2 of kop2). Hij hoeft niet te weten hoe hij de vorm van die kop moet aangeven: die vorm komt vanzelf mee. Zo blijft hij bij zijn leest: bij tekstschrijven en tekstopbouw. Tekstsoorten t1 platte tekst t2 voorbeeld t1ops1 opsomming niveau 1 t1ops2 opsomming niveau 2 voetnoten Kopsoorten k1 hoofdkop k2 paragraafkop k3 subparagraafkop k4 tussenkop Termsoorten w1 naam/titel w2 trefwoord fig. 1. Voorbeeld van tekstsooorten in een uitgavenreeks Aan het werken met stijlen gaat een degelijke voorbereiding vooraf. Eerst inventariseert de redactie alle tekstsoorten die in de uitgave kunnen voorkomen. Als er een vertaling gemaakt wordt of als een uitgave gemaakt wordt in een bestaande serie, is precies bekend welke dat zijn.

7 Word-macro's voor redacteuren en dtp ers Inleiding 5 Daarna kan de redactie een sjabloon (laten) maken met voor elke tekstsoort een stijl. Wij raden aan om niet de ingebouwde stijlen van Word zelf te gebruiken, omdat die van naam kunnen veranderen, als de tekst wordt geopend in een andere taalversie. Zo wordt Kop 1 gewijzigd in Heading 1 door de US-versie van Word. Dit is ook het geval bij de verschillende taalversies van het opmaakpakket. Als de redactie zelf namen kiest, weet iedereen altijd zeker welke naam een stijl heeft. Sommige macro s moeten koppen kunnen herkennen. Dat kunnen ze alleen doen als de kopstijlen de volgende systematische namen hebben: k+nr (k1, k2, enz.), h+nr (h1, h2 enz.), kop+nr (kop1, kop2, enz.) of kop+soort (kop-hstk, kop-par). Als u deze namen gebruikt, kunt u optimaal van de macro s profiteren. Omdat we er rekening mee houden dat auteurs de ingebouwde stijlen van Word gebruiken en u een Engelse versie van Word gebruikt, mogen Heading+spatie+nummer (bijv. Heading 1) en Kop+spatie+nummer (bijv. Kop 1) ook. In Word2011 is het niet meer mogelijk om zelf een stijlenwerkbalk te maken, maar de stijlen kunnen wel bij de zogeheten snelle stijlen in het start-menu worden gezet. fig. 2 Hoewel we er voorstander van dat auteur en redacteur denken in tekststructuren en dus stijlen gebruiken, blijft het in onze methode mogelijk dat de auteur binnen alinea s in plaats van een tekenstijl cursief, vet, onderstreping en kleinkapitaal gebruikt. Dan is het later echter moeilijk en soms onmogelijk om onderscheid te maken tussen bijv. een beklemtoning, een vreemdtalige term of een (boek)titel. Gebruik geen koppelteken in stijlnamen, maar underscores, dus niet kop-1 maar kop_1. Daarmee voorkomt problemen als de kopij later in een HTML of XML-omgevoing terecht komt.

8 Word-macro's voor redacteuren en dtp ers Werkwijzen 6 2 Werkwijzen 2.1 Werkwijze voor de auteur De auteur ontvangt van de redactie een auteursinstructie en een sjabloon met een stijl voor elke tekstsoort die voorkomt in de publicatie. Dit sjabloon moet hij op zijn computer installeren. Daarna kan hij in Word het gewenste sjabloon kiezen via Bestand, Nieuw, mijn sjablonen, en gaan werken aan zijn manuscript. Aan de hand van de auteursinstructie markeert hij de tekstsoorten met de gewenste stijl. Als de redacteur of de opmaker toch graag codes als {k1} wil, kunnen zij deze met de macro codeer_stijlen (zie ) genereren aan de hand van de stijlen, en de stijlen zelf naar wens verwijderen. Zo kan de auteur prettig werken, terwijl de redactie en de opmaker de tekst toch precies krijgen, zoals zij willen. Indien de auteur geen probleem heeft met het aanbrengen van codes of er al helemaal aan gewend is, mag hij dat overigens gewoon blijven doen. Als er tabellen kunnen voorkomen in de tekst, kan de auteur het beste echte Wordtabellen met cellen maken, die later gemakkelijk kunnen worden omgezet in tab-gescheiden tekst. Bij deze omzetting komt er keurig één tab bij elke kolomscheiding. Als de auteur met tabs en spaties probeert zaken recht onder elkaar te krijgen, zijn zulke tabellen moeilijker te verwerken. En het kost de opmaker meer tijd. In hoofdstuk 4 geven we een voorbeeld van een auteursinstructie. 2.2 Werkwijze voor de redacteur In veel gevallen worden manuscripten afgedrukt en op papier geredigeerd en gecorrigeerd. Voordat dit gebeurt, kan de redacteur eerst de kopij redigeerklaar maken, zoals wij dat noemen. Dat bestaat uit de volgende stappen. Controle op gebruik van stijlen De redacteur kan controleren of en hoe de auteur stijlen heeft toegepast: Open demo2b.docx en klik rechtsonder in het stijlenvakje op het -symbool om de stijlen te beheren.

9 Word-macro's voor redacteuren en dtp ers Werkwijzen 7 Kies in het stijlenvenster Lijst: Stijlen in gebruik, Dit lijstje laat zien welke stijlen de auteur heeft gebruikt. Om te controleren of de auteur de stijlen consequent heeft gebruikt, kan de redacteur met de cursor over de tekst gaan en in de stijlenlijst rechts bekijken welke stijl is toegekend aan een alinea of woord. Maar Word heeft een handiger optie: als een tekstelement (bijv. een kop k1) is geselecteerd, kunnen ook alle andere elementen met die stijl geselecteerd worden. Dan wordt alle tekst met die stijl geblokt. In fig. 4 kunt u zien, dat op deze manier alle kopjes met de stijl k2 geselecteerd zijn. fig. 4 Door dit te doen met elke stijl van het stijlenlijstje, kan de redacteur controleren hoe de auteur heeft gewerkt en of hij de stijlen correct heeft toegepast. Kopij opschonen Na controle op de stijlen, laat de redacteur de kopij opschonen door de ruimop-macro. In slechte, maar zelfs in goede kopij, komen toch altijd nog allerlei typefouten voor, zoals dubbele spaties, foutieve spaties ( zoals hier ), dubbele tabs en nog veel meer. Daarvoor hebben we de macro ruimop ontwikkeld, die dit soort fouten herstelt, maar nog veel meer kan doen, zoals het kleinkapitaal maken van hoofdletterwoorden als ANWB, vanaf twee of drie letters. In de auteursinstructie hoeft daarom niets te staan over hoofdletterwoorden, want met de ruimop-macro komt dat vanzelf goed. De ruimop-macro bespaart de redacteur en/of de corrector tijd en hij verhoogt de kwaliteit van de kopij. Bovendien zorgt die ervoor dat de auteursinstructie aanzienlijk kan worden vereenvoudigd. In 3.1 worden de opties van deze macro gedetailleerd besproken. De ruimop-macro kan een groot aantal fouten corrigeren, maar geen chaotische en ongestructureerde manuscripten structureren. In dat geval zijn er drie opties:

10 Word-macro's voor redacteuren en dtp ers Werkwijzen 8 Als de auteur een rommeltje heeft gemaakt van de alineastijlnamen, bijv. voor platte tekst en koppen, maar daarbinnen wel goed heeft gemarkeerd, kan de redacteur (na het opruimen van de standaardfouten met de ruimop-macro) de foutieve alineastijlen verwijderen door alles te selecteren met Ctrl A, en aan alle alinea s de stijl Standaard toekennen. Vervolgens kent hij aan elke alinea de juiste stijl toe óf de juiste code, bijv. {kop1} en {t1}. Als zowel de markering van de alinea s als die van de tekstelementen binnen de alinea s onbruikbaar is, maar het feit dát alle tekstelementen gemarkeerd zijn goed is, kan de redacteur de macro ruimop alle vet, cursief en afwijkende corpsgrootte laten omzetten in onderstrepingen. Met de macro ondomz kan de redacteur of de persklaarmaker alle onderstrepingen één voor één nalopen en er de juiste stijl aan toekennen. Een beperking hierbij is dat alleen stijlnamen k1 t/m t9 of kop1 t/m kop9, t2 t/m t9 en w1 t/m w8 mogelijk zijn. De redacteur is natuurlijk vrij om aan die namen zelf een betekenis toe te kennen. Als de markeringen totaal onbruikbaar zijn, kan hij de gehele tekst plat maken door alles te selecteren en in het stijlenmenu Opmaak wissen te kiezen. Daarna moet alle relevante tekstsoorten helemaal opnieuw worden gemarkeerd. Dit kan veel werk betekenen voor de redacteur/persklaarmaker, maar als die het niet doet, moet de opmaker het later alsnog doen. Romeinse cijfers kleinkapitaal maken Met de macro romeinse_cijfers kan de redacteur getallen van een en/of twee cijfers kleinkapitaal maken. Spel en taalfouten corrigeren Met de vervang-macro laat de redacteur automatisch honderden spelfouten corrigeren, o.a. die het gevolg zijn van de laatste spellingswijziging, zoals produkt en publikatie. Met de macro kunt u ook veelvoorkomende contaminaties en andere fouten (bijv. ten alle tijde ) verbeteren.in worden de mogelijkheden van deze macro en de manier waarop het resultaat gecontroleerd kan worden, gedetailleerd besproken. In tegenstelling tot de ruimop-macro wijzigt de vervangmacro de tekst en daardoor is hij een puur redactionele macro. Noten omzetten Met de macro en_vn kan de redacteur eindnoten omzetten in voetnoten, en met de macro vn_en voetnoten in eindnoten. Bij het redigeren kan het handig zijn als er voetnoten gebruikt worden in plaats van eindnoten, want dan hoeft de redacteur/persklaarmaker niet te bladeren. Als er toch eindnoten moeten worden aangeleverd, kunnen die na de redactie altijd weer worden omgezet in eindnoten. De noten blijven automatisch genummerd. Als de redacteur de noten al graag in een apart bestand wil, kan hij dat laten doen door de macro en_verz of vn_verz. Het nadeel daarvan is dat de nummering niet meer klopt als er nog een noot bij of af moet. Koppeltekens (divisies) omzetten. De meeste auteurs hebben geen idee van de verschillende streepjes die er zijn, zoals koppelteken, n-streep, m-streep en min-teken, en gebruiken het streepje op het toetsenbord het koppelteken of de divisie overal voor. Zo kan met de ruimop-macro de combinatie spatie+koppelteken+spatie al worden vervangen door spatie+n-streep+spatie. Maar dat kan de macro alleen als er een spatie voor en een spatie achter het streepje staan.

11 Word-macro's voor redacteuren en dtp ers Werkwijzen 9 Met de macro divomz kan de redacteur alle overige divisies één voor één nalopen en per divisie het juiste streepje kiezen. Na deze stappen is de kopij redigeerklaar en nu pas is het zinvol om de kopij printen, waarna de redacteur/persklaarmaker kan gaan corrigeren en redigeren. Bij het invoeren van de correcties kunnen opnieuw foutjes als dubbele spaties ontstaan. Dus voordat de kopij naar de opmaker gaat, laat de redacteur de kopij nogmaals opschonen met de ruimop-macro. Omzettingen uitvoeren van Word-functies t.b.v. de opmaker Afhankelijk van de afspraken met de opmaker kan de persklaarmaker de Word-functies omzetten die de opmaker moeilijk kan verwerken. Hiervoor kan hij de macro s dtpprep en automnromz gebruiken. Als de opmaker coderingen als {k1} wil hebben, kan hij de macro codeer_stijlen toepassen. Wie welke macro s toepast, hangt af van de werkwijze van de uitgeverij of de redacteur haalt het manuscript door de macro s heen en geeft het dan aan de persklaarmaker. of de redactie besteedt deze werkzaamheden uit aan een persklaarmaker en die past de macro s toe voordat hij begint te redigeren. 2.3 Werkwijze voor de opmaker Het werk van de redacteur/persklaarmaker controleren Als de redacteur en persklaarmaker hun werk niet of niet goed hebben gedaan, kan de opmaker alsnog de kopij opschonen en fouten corrigeren met behulp van de macro s die bij de werkwijze van de redacteur aan de orde zijn geweest. Het gebruik van de vervangmacro, die ingrijpt in de tekst, is natuurlijk voorbehouden aan de redacteur. Als de kopij correct met stijlen gemarkeerd is, kan de opmaker de nodige omzettingen laten doen door omzettingsmacro s de noten alsnog naar wens in een apart bestand laten zetten met de macro s vn_verz of en_verz en automatische nummering in koppen omzetten in vaste nummers (dtpprep-macro) Word-tabellen met cellen omzetten in tab-gescheiden tekst (dtpprep-macro) Met de macro dtpprep kan hij bovendien extra stijlen laten aanbrengen, zoals aan de eerste alinea na een kop of witregel, en aan cijfers. Daarna kan hij de kopij importeren in het opmaakprogramma. Als daarin een stylesheet met stijlen of typogrammen klaar staat, springen alle elementen direct in de goede vorm. Als de opmaker er niet zeker van is dat er geen verborgen opmaak in de kopij meer aanwezig is of liever uitgaat van harde codes kan hij die laten genereren. Daarvoor dienen de codeermacro s: codeer_stijlen, die aan het begin van elke alinea een code plaatst met de naam van de geldende stijl, bijv. {k1}. Deze codes zijn nog algemeen, dus niet specifiek voor QuarkXpress of InDesign. Het is ook mogelijk om voor XML-codes te kiezen, bijv. <k1>. vervang_codes, die aan de hand van een aanpasbare Word-tabel codes vervangt door andere; bijv. {9} door {kop1}. Deze optie is interessant als er al een stylesheet voorhanden is met ingevulde stijlnamen. codeer_qxp, die specifeke codes genereert voor QuarkXPress. codeer_ind, die specifeke codes genereert voor InDesign.

12 Word-macro's voor redacteuren en dtp ers Werkwijzen 10 D.m.v. de eerste twee codeermacro s kunt u ook XML- en HTML-codes genereren als <H1> voor een kop en <p> voor een alinea. In fig. 5 ziet u het hele traject in schema, vanaf het gedetailleerd uitgaveplan (waarin de redactie de belangrijkste tekstelementen heeft laten vastleggen) tot en met de flexibele aansluiting op het vervolgtraject. 1 gedetailleerd uitgaveplan en auteursinstructie 2 tekst creëren en markeren 3 redigeerklaar maken 4 manuscriptbewerking 5 controle en fiat auteur schone gemarkeerde kopij (Word-brondocument) 6 DTP-klaar maken (InDesign / QuarkXpress) omzetten in XML of HTML 7 stijlblad laden on line tekst laten binnenlopen laatste hand leggen opgemaakte proef fig. 5. De zeven fasen van het ideale prepress-traject

13 11 3 Beschrijving en gebruiksaanwijzing van de macro s 3.1 Overzicht van sjablonen en macro s Het pakket dat u via of op cd hebt verkregen, omvat: het sjabloon rpmacros.dotm met de redactie- en productiemacro s twee demosjablonen met stijlen: infoboek.dotx en hboreeks.dotx de bestanden verv-tabel1.docx t/m verv-tabel10.docx. Deze tabellen zijn nodig voor de vervangmacro, die automatische correcties uitvoert. Zie Het bestand vervangtabel-coderingen.docx is nodig voor de macro vervang_codes. het bestand speciale_tekens.docx om te testen of speciale tekens correct worden geïmporteerd door het opmaakprogramma. De totale set redactie- en productiemacro s bestaat uit de volgende macro s: macro omschrijving redactie productie 1 ruimop herstellen van fouten in kopij! 2 rom_cijfers_kk romeinse cijfers kleinkapitaal maken! 3 kk_codes_omz kleinkapitaalcodes als {kk}..{ekk} omzetten in kleinkapitaal (opmaak) 4 vervang automatische correctie van meer dan taalen spelfouten!! 5 ondomz onderstrepen omzetten! 6 divomz divisies of koppeltekens omzetten! 7 en_vn eindnoten omzetten in voetnoten! 8 vn_en voetnoten omzetten in eindnoten! 9 enverz eindnoten verzamelen als tekst in een apart bestand 10 vnverz voetnoten verzamelen als tekst in een apart bestand 11 kopnrs_omz automatische nummers in koppen omzetten in vaste nummers 12 nrs_en_bullets_omz nummers en opsommingstekens in automatisch genummerde lijsten omzetten in vaste nummers en vaste bullets 13 dtpprep schone gemarkeerde kopij gereed maken voor DTP (QuarkXPress, InDesign)!!!!!!!!!! 14 codeer_stijlen stijlen omzetten in codes!! 15 vervang_codes namen van codes vervangen, bijv. {9} door {kop1}! 16 codeer_qxp specifieke codes (tags) genereren voor QuarkXPress! 17 codeer_ind specifieke codes genereren voor InDesign! 18 codeer_index_qxp Word-indexverwijzigingen omzetten in QuarkXPress-codes 19 codeer_index_ind Word-indexverwijzigingen omzetten in InDesigncodes!! Hoe u de macro s moet installeren, staat in installatie_macros_en_sjablonen_mac.pdf. Voor een goede weergave van de menu s is het nodig dat op uw Mac het lettertype Arial is geactiverd in Suitcase of in de letterbibliotheek.prijsinformatie vindt u op pag. 38.

14 De ruimop-macro Met deze macro kan de redacteur de standaard slordigheden uit elke soort manuscripten verwijderen voordat de eigenlijke redactionele bewerking (of persklaarmaken) plaatsvindt. U kunt de macro het volgende laten doen (zie ook fig. 6): de zachte afbreekstreepjes verwijderen, die kunnen storen bij de definitieve opmaak alle witregels verwijderen of dubbele witregels laten vervangen door enkele Wij bevelen aan alleen de dubbele witregels te vervangen door enkele, want witregels maken de kopij in de redactiefase overzichtelijk en bovendien kan de opmaker ze later nog eenvoudig verwijderen met de dtpprep- en de codeermacro s het wit (tabs en/of spaties) aan het begin van elke alinea verwijderen, of alleen na een witregel het wit aan aan het begin van alinea s vervangen door één tab; let op of er tabellen in de tekst staan die met tabs zijn opgemaakt, want als er regel (rij) daarin met een tab begint, wordt die ook verwijderd fig. 6

15 13 de inspringing van 1e regel van een alinea, gedefinieerd in de alineaopmaak, vervangen door een Tab het wit (tabs en/of spaties) voor harde return of regeleinde verwijderen. dubbele spaties vervangen door enkele dubbele tabs vervangen door enkele; hierdoor worden ook dubbele tabs opgeruimd in tabellen die met tabs zijn opgemaakt spatie voor leestekens (punt, puntkomma, dubbele punt, vraagteken en uitroepteken) verwijderen spatie bij ( haakjes ) verwijderen, dus de spatie ná haakje openen en vóór haakje sluiten spatie na euro, guldenteken en paragraafteken vervangen door een vaste (niet afbreekbare) spatie, waardoor deze tekens en het daarop volgende getal altijd op één regel blijven; idem bij s morgens, s avonds e.d. streepje met een spatie ervoor en erachter - een gedachtestreep - vervangen door een n- streepje opsommingen met streepje en asterisk (bijv -[Tab] en *[spatie]) aan het begin van een alinea vervangen door een opsommingsstijl met bullet: de stijl ops1 voor niveau 1 en de stijl ops2 voor niveau 2 (een opsomming binnen een opsomming) koppelteken tussen getallen (bijv. bij ) vervangen door een vast streepje, dat de getallen bij elkaar houdt op één regel rechte aanhalingstekens vervangen door gekrulde (als die optie juist heeft uitgestaan bij de auteur) afwijkende aanhalingstekens (` ) vervangen door standaard aanhalingstekens ( en } het aanhalingsteken bij k, m, n, r, s en t vervangen door een apostrof; deze apostrof is door Word omgezet in een aanhalingsteken als in de Autocorrectie-opties van de auteur/ vertaler vervangen van "rechte aanhalingstekens" door gekrulde aanhalingstekens aan heeft gestaan drie punten (...) vervangen door een beletselteken ( ) tekst, kapitaal gemaakt met Lettertype Hoofdletters, omzetten in hoofdletters, kleinkapitaal of tekst zonder die opmaak. hoofdletters (behalve de eerste letter) in geheel kapitaal getypte koppen vervangen door kleine letters. De macro ziet als kop: alinea s met stijl k1, h1, kop1, kop 1, heading 1 enz. en alinea s met ervoor en erna een witregel, die bovendien gemarkeerd zijn met vet, onderstreept of corpsgrootte. N.B. Deze optie niet kiezen als er in koppen geheel kapitale woorden of woorden met een beginkapitaal moeten blijven staan of als de koppen niet gemarkeerd zijn. hoofdletterwoorden als ANWB vanaf twee of drie letters omzetten in kleinkapitalen. N.B. Deze optie niet kiezen als er kapitale woorden in koppen staan, die niet kleinkapitaal mogen worden. hoofdletters in een kleinkapitaal gebied vervangen door kleine letters, want kleinkapitaal werkt niet op hoofdletters Ij vervangen door IJ (zoals in IJmuiden) leestekens en spaties aan begin en eind die zijn meegenomen bij een vet, cursivering of onderstreping ontdoen van deze opmaak idem bij harde returns aan begin en eind die worden meegenomen bij vet, cursief of onderstreept de stijl van hyperlinks verwijderen, die door Word automatisch is aangebracht bij URL s als de auteur de desbetreffende Autocorrectie-optie aan had staan. het superieur (superschrift) bij de e na een getal dat door de autocorrectie van Word e automatisch gemaakt wordt verwijderen (voorbeeld: 1 wordt 1e) aan alle alinea s platte tekst met de stijl Standaard (in de NL-versie) of Normal (in de US-versie) de stijl t1 toekennen

16 14 vet, cursief en coprsgrootte in inconsequent en rommelig gemarkeerde manuscripten vervangen door onderstrepingen. Het feit dát tekstonderdelen gemarkeerd zijn, is meestal prima. De onderstrepingen kunt u met de macro ondomz (zie fig. 10) consistent en snel vervangen door stijlen voor koppen (bijv. k1), tekstsoorten (zoals t2) of tekenstijlen zoals w1 (voor bijv. jargon). eindnoten omzetten in voetnoten. De controle van voetnoten is voor de persklaarmaker handiger dan die van eindnoten. Ze kunnen na de fase van het persklaarmaken weer worden omgezet in eindnoten door de macro vn-en. Nadat de wijzigingen van (of door) de redacteur zijn ingevoerd, raden we aan om de macro nogmaals uit te voeren, omdat er altijd foutjes als overbodige spaties kunnen ontstaan. De ruimop-macro is een onmisbaar hulpmiddel voor elke redacteur. Veel manuscripten zijn ineens niet meer hopeloos! De macro rom_cijfers_kk Met de macro romeinse_cijfers kunt u getallen van een of twee hoofdletters vervangen door kleine letters met kleinkapitaal. Een hoofdletter met een punt erachter, bijv. in C. Van Vliet, wordt opgevat als een initiaal en wordt dus niet kleinkapitaal gemaakt. Getallen van drie hoofdletters zijn in deze macro niet opgenomen, want die kunnen worden vervangen door de ruimop-macro d.m.v. de optie hoofdletterwoorden vanaf drie letters vervangen door kleine letters met kleinkapitaal. fig De macro kk_codes_omz Als de auteur kleinkapitaal met codes als {kk}anwb{ekk} of <kk>anwb <\kk> heeft gemarkeerd, kunt u die met de macro kk_codes_omz omzetten in kleinkapitaalopmaak. Staan er hoofdletters tussen de codes, bijv. bij {kk}anwb{ekk}, dan worden die omgezet in kleine letters De vervang-macro De vervang-macro kan voor u ruim bekende spel-, type- en taalfouten corrigeren: fouten die het gevolg zijn van de laatste spellingswijziging, zoals produkt en publikatie veelvoorkomende contaminaties en pleonasmen, bijv. ten alle tijden en meest optimaal foutieve meervoudsvormen, bijv. pleonasmes; als de macro het GB volgt, wordt dit vervangen door pleonasmen. ontbrekende trema s bijv. bij industriele foutieve of juist ontbrekende tussen-n, bijv. berengoed woorden die aan elkaar (veelvoorkomend) of juist los van elkaar moeten worden geschreven (te midden) met (pietje-precies) of zonder koppelteken (vicevoorzitter) woorden die met een hoofdletter (Kamerlid) of juist met een kleine letter (boeddhisme) worden geschreven.

17 15 De macro maakt gebruik van 10 vervangtabellen, verv-tabel1.doc(x) t/m verv-tabel10.doc(x), en volgt naar keuze de officiële spelling van het Groene Boekje (GB) of de spelling van het Witte Boekje (WB). In de vervangtabellen zijn 8700 correcties (vervangingen) opgenomen conform beide boekjes, plus 950 conform het GB en 680 conform het WB. In elke tabel kunnen maximaal 5000 vervangingen worden vastgelegd. fig. 8 In verv-tabel1.doc(x) staan bekende spel-, type- en taalfouten met het correcte alternatief. Voorbeelden zijn de vervanging van frapant door frappant, van absorbtie door absorptie en van ad random door door at random. In verv-tabel2.doc(x) staan geografische termen, die zonder streepje moeten of juist met, en termen die vaak foutief gespeld worden. Voorbeelden zijn de vervanging van Bahrain door Bahrein en van Zuid Afrika door Zuid-Afrika. In verv-tabel3.doc(x) staan woorden die in het Engels correct zijn (bijv. babies), maar die in het Nederlands anders gespeld worden, aan elkaar worden geschreven of juist niet. Deze tabel kunt u onaangevinkt laten bij teksten die (veel) Engelstalige passages bevatten. In verv-tabel4.doc(x) staan woorden die in het Frans correct zijn (bijv. décharge), maar die in het Nederlands anders gespeld worden of hun accent verloren hebben (decharge). Deze tabel kunt u onaangevinkt laten bij teksten die (veel) Franstalige passages bevatten.

18 16 In verv-tabel5.doc(x) staan woorden die los of aan elkaar moeten worden geschreven, of met of zonder koppelteken/trema/apostrof. Voorbeelden zijn de vervanging van derde wereldland door derdewereldland, van zoëven door zo-even, van anti-apartheidsbeweging door antiapartheidsbeweging en van ambiguiteit door ambiguïteit. De macro verwijdert het koppelteken na anti, pro, meta, enzovoort (anti-apartheidsbeweging), behalve als deze worden gevolgd door een hoofdletter(pro-amerikaans) of kleinkapitaal (anti-anwb). In verv-tabel6.docx staan woorden die wel of juist geen tussen-n moeten hebben. De tussenn is bij het WB een vrije kwestie, maar vaak geeft het WB wel een voorkeur of meest gebruikelijke schrijfwijze. Die wordt in verv-tabel6 gevolgd.voorbeelden zijn de vervanging van bakkenbaard door bakkebaard (GB+WB), van bokkepootje door bokkenpootje (GB) en van bokkenpootje door bokkepootje (WB). In verv-tabel7.docx staan woorden waarvan de eerste letter (en evt. volgende letters) een kleine letter moet(en) zijn in plaats van een hoofdletter. Als u kiest voor de officiële spelling (GB), wordt Middeleeuwen vervangen door middeleeuwen. Als u kiest voor het WB, gebeurt het omgekeerde. IVF wordt altijd vervangen door ivf. De macro verwijdert zonodig ook kleinkapitaal bij woorden die ten onrechte kleinkapitaal gemaakt zijn, bijv. bij IVF. De macro voert de vervangingen in verv-tabel7 op een speciale manier uit en daarom mag u ze niet naar een andere tabel verplaatsen. In verv-tabel8.docx staan woorden waarvan de eerste letter (en evt. volgende letters) een hoofdletter moet(en) zijn in plaats van een kleine letter. Zo moet aboriginal (GB+WB) worden vervangen door Aboriginal. De macro voert de vervangingen in verv-tabel 8 op een speciale manier uit en daarom mag u ze niet naar een andere tabel verplaatsen. Als u optie 8 aanvinkt, wordt automatisch de opties Hoofdletterwoorden kleinkapitaal maken vanaf drie letters aangevinkt, omdat in tabel 8 ook de correctie van kleingetypte hoofdletterwoorden als anwb is opgenomen. In verv-tabel9.docx staan vervangingen waarin het gebruik van hoofdleters en kleine letters precies moet worden gevolgd. Een voorbeeld is de vervanging van Één door Eén. Als u deze vervanging in verv-tabel1 zou zetten, wordt ook één vervangen door eén. Verv-tabel10.doc(x) is nog leeg. Die kunt u zelf vullen met bijv. voorkeurstermen. In verv-tabel11.doc(x) kunt u correcties opnemen van wijzigingen die ten onrechte uitgevoerd worden, want er kunnen altijd onvoorziene uitzonderingen voorkomen. Zo kwam in een manuscript anti-lady Di voor. Daar wordt ten onrechte het koppelteken verwijderd. Als deze combinatie in veel van uw publicaties of documenten voorkomt, kunt u in vervtabel11 de vervanging van antilady Di door anti-lady Di opnemen om de fout te herstellen. Tabel 11 loopt altijd automatisch mee (en staat dus ook niet in het menu.) De vervangtabellen zijn normale Word-bestanden. U kunt ze dus gewoon openen in Word en aanpassen aan uw wensen. In de eerste kolom staat een j (altijd vervangen), een g (vervangen conform GB), of een w (vervangen conform WB). Als u een woord niet wilt laten vervangen kunt u de rij verwijderen, maar ook de j, g of w verwijderen of wijzigen in een n. Sommige termen moeten in een bepaalde context wel worden vervangen maar in een andere niet. Voorbeelden daarvan zijn als eerste en als laatste. Deze termen kúnnen correct zijn, maar worden vaak verkeerd gebruikt. Met als eerste wordt vaak bedoeld (het) eerst of ten eerste en met als laatste vaak ten slotte. Deze termen kunnen we door de macro ook

19 17 alleen laten markeren met een oranje kleur, door ervóór de m (van markeren) te zetten in plaats van j, g of w. fig. 9 In de tweede kolom wordt aangeven of een woord alleen moet worden vervangen als het een heel woord betreft en niet een deel van een woord. Een voorbeeld hiervan is de vervanging van vakant door vacant. Dat moet alleen bij het hele woord, want vakantie is goed. In de derde kolom staan de foutieve woorden en in de vierde kolom de correcte woorden. Kolom 5 is voor toelichting en commentaar. U kunt aan elke tabel rijen met vervangingen toevoegen via Tabel, Invoegen, Rijen boven/onder; dit hoeft niet op alfabet, maar mag ook onderaan na de laatste rij, want daarna kunt u de tabel desgwenst sorteren: Selecteer de rijen met vervangingen (niet de eerste rij en lege rijen onderaan), kies Tabel, Sorteren, Sorteren op Kolom 3. N.B. Voordat u de macro start, moet u er voor zorgen dat Wijzigingen bijhouden (in het Extra-menu of in het Controleren-lint) uit staat. Controle Natuurlijk wilt u ook kunnen controleren wat de macro gedaan heeft. Dat gaat als volgt: Voordat u de vervangmacro uitvoert, slaat u eerst het document op, als u dat nog niet gedaan hebt (bijv. vertellingen-voorvervang.doc). Na de vervangingen slaat u het resultaat op onder een nieuwe naam (bijv. vertellingennavervang.doc). Zorg ervoor dat de optie wijzigingen bijhouden (in het Extra-menu) uitstaat. Zorg dat er een leeg document op het scherm staat en kies Extra, Documenten samenvoegen. Selecteer in het linkervak het oorspronkelijke document (van vóór de vervangingen) en in het rechtervak het gereviseerde document ( na de vervangingen) en klik OK. Nu verschijnt het oorspronkelijke document met weergave van de wijzigingen Kies zonodig in het Controleren-lint, Markeringen weergeven, Voorkeuren, Wijzigingen weergeven met ballonnen. Sla dit bestand alvast op onder een nieuwe naam (bijv. vertellingen-nacontrole) Word herkent slechts twee soorten wijzigingen (revisies): toevoegingen en verwijderingen. De vervanging van een woord wordt door Word gezien als de verwijdering van het oorspronkelijke woord plus de toevoeging van het nieuwe.

20 18 U kunt (met de rechtermuisknop) elke wijziging afzonderlijk accepteren of negeren. U kunt ook alleen de niet-terechte wijzigingen negeren en daarna in de werkbalk Redigeren kiezen om alle overige wijzigingen in één keer te accepteren. Als u een vervanging ongedaan wilt maken, moet u zowel de verwijdering van het oorspronkelijke als de toevoeging van het nieuwe woord negeren, dus zowel de wijziging in de tekst zelf als in de marge. Als alle wijzigigingen verwerkt zijn, slaat u het bestand weer op De macro ondomz Met de macro ondomz kunt u de onderstrepingen die u desgewenst met de macro ruimop verkregen hebt omzetten in stijlen k1 t/m k9 of kop1 t/m kop9, t2 t/m t9, w1 t/m w8 (zie fig. 10). Deze stijlen moeten uiteraard wel in het sjabloon gedefinieerd zijn. Ook kunt u de onderstreping verwijderen, vervangen door vet of cursief, of laten staan. Vooraf kiest u welke stijlen voor de koppen beschikbaar zijn (k1-k9 of kop1-kop9). Vervolgens loopt de macro de onderstrepingen één voor één na, en u kunt bij elke onderstreping een keuze maken. fig. 11 fig De macro divomz Met de macro divomz kunt u divisies (koppeltekens) vervangen. Vooraf kiest of u een hele of een halve kastlijn wilt als gedachtestreep. Vervolgens loopt de macro de divisies één voor één na, en u kunt bij elke divisie een keuze maken (zie fig. 11): bij samengestelde woorden kunt u kiezen voor divisie laten staan of wissen een streepje dat de auteur -helaas zo- intypte als gedachtestreepje, kunt u omzetten in een gedachtestreep; een spatie wordt waar nodig toegevoegd u kunt de divisie vervangen door een vaste divisie bij samengestelde woorden die niet mogen worden afgebroken u kunt de divisie vervangen door een min-teken of door een spatie u kunt een spatie wissen, als er na het koppelteken ten onrechte een spatie staat u kunt niet-voorziene correctie uit te voeren, bijv. de vervanging door een deelstreep (/).

21 De macro s en_vn en vn_en Voetnoten kunt u omzetten in eindnoten via Invoegen, Voetnoot, Opties, Alle Voetnoten, Wijzigen en vervolgens Alle voetnoten wijzigen in eindnoten. Omdat deze optie nogal weggestopt is, hebben we daarvoor de macro vn_en gemaakt. Met de macro en_vn kunt u eindnoten wijzigen in voetnoten De macro enverz en vnverz QuarkXpress en InDesign herkennen Word-noten en plaatsen ze aan het einde van de tekst, ook als het om voetnoten gaat. De nootopmaak van Word wordt overgenomen; de automatische nootnummers, zowel in de tekst als in de noot, worden vaste nummers. Om meer grip te krijgen op de noten vragen veel opmakers om de noten apart als tekst aan te leveren. Als de auteur Word-noten heeft gemaakt, kan de opmaker de macro s enverz (eindnoten verzamelen) en vnverz (voetnoten verzamelen) gebruiken. Deze verzamelen de nootteksten in een apart document als tekst met (niet superieure) nummers. In de oorspronkelijke kopij komen in plaats van de noten superieure cijfers (d.m.v. stijl eind- of voetnootmarkering). U kunt de noten laten doornummeren over de totale tekst of per hoofdstuk, maar dan moeten de hoofdstukken gescheiden zijn door een sectie-einde en mogen er geen sectieeinden voorkomen in andere gevallen. Na afloop kunt u beide bestanden apart bewaren. Door deze macro s kunnen auteurs en redacteuren profiteren van Word-nootfunctie en kunt u als opmaker de noten toch als apart bestand krijgen, als u dat wilt De macro dtpprep De aansluiting van QuarkXpress en InDesign op Word is goed. Word-stijlen en opmaak als vet, cursief en verkleind kapitaal worden naadloos overgenomen. De alinea- en de tekenstijlen van Word bijv. worden door QXP en InD herkend. Als de opmaker van te voren een stylesheet maakt met dezelfde stijlnamen, en daarin de kopij importeert, worden de geïmporteerde stijlen vervangen door de stijlen van het opmaakprogramma. De tekstelementen springen dan direct in de uiteindelijke vorm. Maar door de goede importfilters wordt ook alle rommel meegenomen, zoals fontwisselingen. Rommelige Word-kopij is dus in QXP en InD even rommelig. Alleen als de auteur systematisch en consequent gewerkt heeft en alleen de afgesproken Word-opmaak heeft gebruikt, kunt u de kopij als Word-bestand importeren. Toch worden niet alle functies van Word door elk opmaakprogramma overgenomen. QXP herkent zonder speciale extensies de nummers in automatische genummerde koppen niet. InD neemt ze wel over en maakt er vaste nummers van. InD neemt ook de Word-indexverwijzigingen over, waarmee een index (register) gegenereerd kan worden; QXP niet. De macro dtpprep kan een aantal aansluitingsproblemen verhelpen. Met deze macro kunt u bijv. automatische nummers omzetten in vaste nummers die wél overkomen. U kunt bovendien een aantal andere zaken regelen, zoals het markeren van de eerste alinea na koppen en witregels, en het toekenen van een cijferstijl aan getallen, zodat u de opmaker ze later een mediaevalfont kan toekennen. Door de macro dtpprep kunnen auteurs en redacteuren profiteren van automatische nummering e.d. en kan de opmaker die toch aangeleverd krijgen zoals hij ze wil. Bovendien kan de opmaak nog verder geautomatiseerd worden. Als in het opmaakpakket een stijlblad klaar staat waarin voor alle stijlen de definitieve opmaak is vastgelegd, krijgen de kopijelementen direct en volledig de gewenste vorm. De opmaker hoeft bijna geen zaken meer aan te klikken en handmatig op te maken. Wel moet hij de tabellen nog opmaken en natuurlijk alles controleren. Deze macro heeft de volgende opties:

22 20 automatische nummers in kopstijlen omzetten in vaste cijfers en de kopstijlen vervangen door nieuwe stijlen met de naam kop-1 etc. Deze omzetting is nodig voor Quark XPress, niet voor InDesign. Aan het nummer kan hij vervolgens ook een aparte stijl toekennen, bijv. kop1nr. Een voorwaarde is dat de stijlen van de koppen de namen kx, hx, kopx, Kop x of Heading x hebben, waarbij x een nummer is, bijv. k1, h1, kop1, kop 1 of Heading 1. Als de koppen in het manuscript niet genummerd zijn, kunt u ze door de macro alsnog laten nummeren in het gewenste aantal niveaus. tabellen omzetten in tab-gescheiden tekst, wat veel opmakers wensen, en aan elke rij de de stijl tabel toekennen, waarop u kunt zoeken in het opmaakprogramma. (Indien deze stijl niet aanwezig is, maakt de macro hem.) alle witregels verwijderen, als u de witruimten wilt definiëren in de typogrammen. de stijl Standaard/Normal, als die nog aanwezig is, vervangen door t1. Op die manier ligt de markering van de platte tekst vast en heeft u geen last van de verschillende taalversies van Word en het opmaakpakket. aan elke eerste alinea van de platte tekst na een kop en/of een witregel de stijl t1eerste toekennen. Daardoor kunnen ze in het opmaakprogramma apart worden behandeld, bijv. als ze niet moeten inspringen in tegenstelling tot gewone alinea s. fig. 12 elke eerste alinea markeren van een andere tekstsoort na een kop of witregel met een aparte stijl, bijv. t2eerste. de n-streepjes (halve kastlijnen) die u voor gedachtestreepjes gebruikt in de kopijfase, omzetten in m-streepjes (hele kastlijnen) als dat in de definitieve opmaak gewenst is. In de redactieface kunt u hierdoor altijd n-streepjes gebruiken, terwijl de opmaker toch de gewenste kastlijntjes krijgt. de tekststijl cijfer toekennen aan cijfers (behalve aan cijfers in koppen en aan superieure en inferieure cijfers) en de stijl tabel-cijfer aan cijfers in Word-tabellen met cellen en aan aan cijfers in met tabs opgemaakte tabellen mits die tabel de stijl tabel heeft. Door deze optie kunt u tabelcijfers onderscheiden van cijfers in de tekst.

23 21 Als de gehele publicatie uit één fontfamilie (bijv. Garamond) wordt gezet, kunt u kiezen voor één stijl cijfer. In het geval van meerdere fontfamilies kiest u voor stijlen afhankelijk van de tekstsoort. Een getal in een alinea t2 of t2ops1 zal dan stijl t2-cijfer krijgen. Getallen in noten krijgen de stijl noten-cijfer. De macro maakt zonodig zelf de benodigde cijfer-stijlen. In Word worden ze zichtbaar gemaakt met een rode kleur. Pas in het opmaakpakket leveren ze daadwerkelijk bijv. een mediëvalfont op met de gelijknamige typogrammen (of styles). Deze optie is niet nodig als u in het opmaakprogramma bij het font kunt instellen waarmee cijfers automatisch mediëval gezet worden. Het toekennen van de cijferstijlen vindt plaats voordat de tabel eventueel wordt omgezet in tabgescheiden tekst, waardoor de cijfers erin toch als tabelcijfers gezien worden. de bullet in een opsommingsstijl vervangen door een vaste bullet+tab bij een opsommingsstijl van niveau 1, en een Tab+n-streep+Tab bij een opsommingsstijl van niveau 2. Dit is nodig voor QuarkXpress, want dit programma kent geen opsommingsstijl met ingebouwde bullet en neemt de bullet ook niet over. Voor InDesign is het niet nodig, want dit programma neemt de bullet over als vast teken en de stijl eveneens, maar die raakt zijn ingebouwde bullet kwijt. De bullet kan door de opmaker in InDesign eventueel gemakkelijk worden vervangen. N.B. De macro dtpprep mag u maar één keer uitvoeren! De macro kopnrs_omz Voor het omzetten van automatische nummers in koppen is de macro automnromz beschikbaar, die desgewenst ook witregels kan toevoegen. Deze macro is ok opgenomen in dtpprep, maar zonder de mogelijkheid om witregels toe te voegen. Zie ook Deze macro kunt u alleen gebruiken als de stijlen van de koppen de namen kx, kopx, Kop x of Heading x hebben. Met deze macro kunt u ook ongenummerde koppen alsnog nummeren. fig De macro codeer_stijlen Als de auteur Word-stijlen heeft gebruikt en de opmaker harde codes wil, dan kan de persklaarmaker of de opmaker de macro codeer_stijlen gebruiken. Deze macro heeft de volgende opties: aan het begin van elke alinea een harde codering plaatsen met de naam van de geldende stijl, waarbij u kunt kiezen uit vier manieren van coderen; een code met t1, bijv. {t1} plaatsen aan het begin van elke alinea met de stijl Standaard; de alineastijlen na afloop verwijderen;

24 22 de bullet in opsommingsstijlen omzetten in vaste bullet+tab bij niveau 1 (bijv. bij t1ops1) en in Tab+n-streep+Tab bij niveau 2 (bijv. bij t1ops2). Dit is nodig als de kopij later wordt geïmporteerd in QuarkXPress of InDesign, omdat bij het verwijderen van de Word-stijl de bullet verloren gaat en de beide opmaakprogramma s geen bullet kan worden gedefinieerd in een stijl. fig. 14 Kopij met stijlen fig. 15 Kopij met codes na de macro codeer_stijlen Als in een met stijlen gemarkeerde tekst een alineacodering voorkomt voor een speciale tekstsoort, bijv. {t9}, plaatst de macro geen extra code voor platte tekst ({t1} of {plat}). Deze tekstsoort blijft gelden tot de eerstvolgende code, witregel of alinea met een andere stijl dan Standaard.

25 23 De macro codeer_stijlen genereert algemene codes. Hierna kunt u de macro s codeer_qxp of codeer_ind gebruiken om specifieke codes voor QuarkXPress of InDesign te genereren De macro vervang_codes Met de macro vervang_codes, kunt u codes vervangen, bijv. {9} door {kop1}. Deze macro is interessant als er al een stylesheet voorhanden is met ingevulde stijlnamen. De macro voert de vervangingen uit die in de tabel vervangtabel_coderingen.doc gedefinieerd zijn. Deze tabel kunt u zelf aan uw eigen wensen aanpassen. fig. 16 Deze tabel staat in de map wordvervangtabellen (in uw documentenmap). Als u steeds dezelfde tabel gebruikt, kunt u deze standaardtabel aanpassen aan uw wensen en hem daar laten staan. Als u voor een uitgave een andere tabel wilt gebruiken, maakt u een speciale versie met dezelfde naam en zet deze in dezelfde map als de kopij De macro s codeer_qxp en codeer_ind In de praktijk is het importeren van Word-documenten alleen zinvol als de tekst systematisch en consequent met stijlen is gemarkeerd en elke opmaker weet dat dit bijna nooit het geval is. De belangrijkste oorzaken van onbruikbare opmaak en ongestructureerde kopij zijn: uitgebreid en inconsequent gebruik van Word-opmaak door opmakende auteurs; de chaos van stijlen die ontstaat als een publicatie wordt geschreven door een groep auteurs en de verschillende bijdragen bij elkaar worden gevoegd. Bij het importeren in QXP komen deze allemaal mee; bij InD alleen de stijlen die al gedefinieerd zijn in het stylesheet; opmaak die meekomt door knippen en plakken van tekst uit andere bronnen (bijv. de stijl Normaal web van tekst op een website). Om van de ongewenste opmaak af te komen slaan veel opmakers de kopij op als ASCII- of als Unicode-bestand. Maar daarmee gaat ook alle goede opmaak verloren, zoals cursief, vet en kleinkapitaal. Die moet dan in de opmaakfase geheel opnieuw worden aangebracht, waarbij ook weer fouten kunnen ontstaan. Hoe kun je nu de goede opmaak bewaren en toch afkomen van de storende opmaak? Hiervoor zijn twee macro s ontwikkeld, codeer_qxp voor QuarkXpress en codeer_ind voor InDesign. Met deze macro s zijn met een druk op de knop de bovengenoemde problemen opgelost. Maar de macro s doen meer: naar wens kunnen zij teksttypogrammen aanbrengen voor hyperlinks, cijfers, (echte) kleinkapitalen (ook binnen cursieve en bold teksten). En onderscheid maken tussen nieuwe alinea s met en zonder een witregel, en veel meer. Een voorwaarde voor het gebruik van de codeermacro s is dat de alinea s gecodeeerd zijn met codes als {kop1}. Deze codes kunnen worden aangebracht door de auteur, redacteur of

26 24 de opmaker. Bij een passage van alinea s van dezelfde tekstsoort, bijv. t1, hoeft alleen de eerste van een code te zijn voorzien, bijv. {t1}. Als de auteur Word-stijlen heeft gebruikt en geen coderingen heeft aangebracht, kunt u met de macro codeer_stijlen deze codes genereren. Zie De codeermacro s zorgen zetten deze alineacodes om in specifieke codes voor het opmaakprogramma. Bijvoorbeeld: {kop1} wordt voor InD omgezet in <pstyle:kop1> en voor QXP. Bovendien zetten de macro s vet, cursief, onderstreept, kleinkapitaal binnen een alinea om in specifieke codes. Een voorbeeld: cursief kan voor QXP worden omgezet in <I>...<I> en in <cstyle: Italic>...<cstyle:> voor IND. Deze codes blijven bewaard bij het opslaan als Unicode-bestand. Andere opmaakinformatie, zoals een fontwisseling, wordt niet opgeslagen. De macro codeer_qxp heeft de volgende opties: Codes voor alineatypogrammen worden zonodig omgezet in de juiste specieke codering voor QuarkXpress, U kunt kiezen uit vier manieren van coderen. De macro kan slechts één soort codes tegelijk omzetten. De andere worden als tekst beschouwd. Als van een reeks alinea s alleen de eerste gecodeerd is, zal de macro zonodig bij elke alinea de codering herhalen, behalve bij koppen. De macro herkent koppen aan de code: deze moet bevatten k+nummer, kop+nummer, Kop+nummer, Heading+nummer of h+nummer, bijv. {k1}, {h2}, {kop2}, {Kop1}, {Kop 1} en {Heading 1}. Lokaal bold, cursief en kleinkapitaal in alinea s kunnen contextgevoelig, afhankelijk van het alineatypogram, worden gecodeerd met een teksttypogram, bijv. kop1-i (= Italic in kop1) of plat-ih (= Italic-kleinkapitaal in platte tekst). Het voordeel hiervan is dat u in QXP precies het gewenste font dus ook een echt kleinkapitaal font kunt kiezen en dat u ook de mogelijkheid hebt om te spatiëren. Bij eenvoudige documenten kunt u ook kiezen voor coderen van bold, cursief en kleinkapitaal met <B> (bold), <I> (Italic) en <H> (verkleind kapitaal). Als er geen alineatypogrammen in de tekst staan, zijn contextgevoelige coderingen niet mogelijk. Onderstrepingen kunnen worden gecodeerd met <U> (underline) of als cursivering. De macro volgt de keuze voor al of niet contextgevoelige coderingen. U kunt de onderstrepingen ook laten verwijderen. Getallen kunnen worden voorzien van een teksttypogram, bijv. plat-cijfer, plat-cijferi (cursief cijfer in de platte tekst) en tabel-cijfer. De diverse soorten cijfers kunnen hierdoor eenvoudig apart worden vormgegeven. Deze optie is alleen beschikbaar bij contextgevoelig coderen. Hyperlinks kunnen kunnen worden gecodeerd m.b.v. een teksttypogram, bijv. plathyperlink.. Deze optie is alleen beschikbaar bij contextgevoelig coderen. Als de hyperlinks niet worden gecodeerd, worden ze platte tekst. Aan de eerste alinea na een kop en/of een witregel kan een apart typogram toegekend worden, bijv. plat-1e. Voorwaarde is dat koppen de volgende systematische namen hebben: k+nr (k1, k2, enz.), h+nr (h1, h2 enz.), kop+nr (kop1, kop2, enz.) of kop+soort (kop-hstk, kop-par). In QXP kunt u bijv. de eerste regel van plat wel een inspringing toekennen, maar de eerste regel van plat-1e niet. Een tab aan het begin van een alinea kan worden vervangen door één of twee n-spaties of door één of twee m-spaties, maar kan ook blijven staan (niet vervangen worden) of verwijderd worden. Als u al aan de eerste alinea na een kop of een witregel een apart typogram laat toekennen, kiest u hier voor verwijderen, want dat zou dubbelop zijn.